Tài liệu Truy cập và sử dụng các địa chỉ email chia sẻ – Phần 2 ppt

Truy cập và sử dụng các địa chỉ email chia sẻ – Phần 2

Các địa chỉ email chia sẻ ở đây chúng tôi nói đến là các địa chỉ
email dùng chung mà hầu hết các tổ chức đều sử dụng như
hoặc
Thường, mỗi một tổ chức đều muốn nhiều người có thể truy cập
vào các địa chỉ email này, quan trọng hơn nữa cũng có thể gửi
các thông báo để lựa chọn xem các reply được thấy đến từ một
địa chỉ email chia sẻ hoặc từ địa chỉ email của người dùng nào
đó.
Trong phần đầu tiên của loạt bài này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn một phương pháp mà ở
đó các danh sách phân phối có địa chỉ email chia sẻ là Mặc dù phương
pháp này nhìn chung làm việc khá ổn nhưng vẫn có một đòi hỏi về người dùng nào truy cập vào
danh sách có các quyền gửi các reply như thể chúng đến từ một địa chỉ emai chia sẻ hoặc các
chức năng chẳng han như Reply All có được sử dụng bên trong Outlook hay không. Phương pháp
tốt hơn trong sử dụng cho các địa chỉ email chia sẻ là tạo một mailbox chia sẻ, chính vì vậy trong
phần hai này, chúng tôi sẽ giới thiệu về cấu hìh đó vì nó có liên quan đến Exchange 2007.
Mailbox chia sẻ
Trong cấu hình mailbox chia sẻ, bạn có thể tạo đơn giản một mailbox người dùng có tên gọi
Info. Phương pháp như vậy có nghĩa rằng các chính sách địa chỉ email của Exchange 2007 mà
bạn đã định nghĩa cho miền của bạn sẽ gán cho mailbox này đúng địa chỉ SMTP. Cho ví dụ, nếu
chúng ta có một chính sách địa chỉ email được cấu hình cho miền neilhobson.com thì việc tạo
một mailbox Info có nghĩa rằng địa chỉ SMTP sẽ được tạo tự động là Khi
thực hiện xong vấn đề này, bạn hãy đặt các điều khoản cho người dùng để cho phép truy cập vào
mailbox chia sẻ và sau đó bổ sung mailbox cho Outlook profile của người dùng để họ có thể thấy
hai mailbox khi đã đăng nhập vào Outlook. Trong phần một của loạt này, chúng tôi đã sử lấy ví
dụ một số người dung của mình có tên Ann, Bob và Carol cần truy cập vào mailbox chia sẻ và vì
vậy chúng tôi sẽ tiếp tục sử dụng các tên này trong phần hai. Bên trong mailbox Info chia sẻ,
phân tách các thư mục có thể được tạo cho Ann, Bob và Carol để họ có thể kiểm tra các thông
báo nào họ đang làm việc. Chúng ta hãy xem xét đến quá trình thiết lập này.Thứ đầu tiên cần
thực hiện ở

đây là tạo một mailbox chia sẻ. Chúng tôi đã tạo một nhóm phân phối trong phần
một của bài này bằng Exchange Management Console, vì vậy lúc này chúng ta hãy tập trung vào
việc sử dụng Exchange Management Shell. Một trong số các bạn có thể khá hiểu biết việc tạo
những user, mailbox mới và có thể muốn bỏ qua phần này. Tuy nhiên bài viết này dành cho cả
những quản trị viên mới đối với Exchange 2007 chính vì vậy chúng tôi sẽ giới thiệu như vậy.
Để tạo một user mới và mailbox có liên quan từ Exchange Management Shell bạn có thể sử dụng
lệnh New-Mailbox. Lệnh này không chỉ tạo mailbox với tên ngụ ý của nó là nó còn tạo cả tài
khoản người dùng Active Directory luôn vì tài khoản người dùng này phải tồn tại để mailbox tồn
tại. Một thứ có thể cho phép trước khi chạy lệnh này là thiết lập một mật khẩu an toàn thông qua
management shell. Để thực hiện điều đó, bạn cần nhập một mật khẩu vào một biến và lưu nó với
tư cách một chuỗi bảo mật. Điều này có thể được thực hiện bằng lệnh dưới đây:
$Password = Read-Host “Password” –AsSecureString
Lệnh này sẽ lưu mật khẩu đã được cho của bạn vào biến Password để sau đó có thể được chuyển
tới lệnh New-Mailbox nhằm tạo mật khẩu cho tài khoản người dùng mới. Lệnh sử dụng để tạo
tài khoản người dùng mới và mailbox là:
New-Mailbox –UserPrincipalName –Alias Info –Name Info –FirstName
Info –DisplayName Info –Password $Password –Database “First Storage Group\Mailbox
Database” –OrganizationalUnit “Exchange Users”
Bản thân lệnh ở trên rất dễ hiểu. Cho ví dụ, -OrganizationalUnit chỉ định OU nào để tạo tài
khoản mới trong đó. Bạn cũng thấy được rằng chúng tôi đã thiết lập các thuộc tính Alias, Name,
FirstName and DisplayName với một giá trị Info để đơn giản hóa mọi thứ. Nếu mọi thứ chính
xác khi đó bạn sẽ thấy một màn hình như thể hiện bên dưới (hình 6).

Hình 6: Tạo User Account và Mailbox thông qua Exchange Management Shell
Khi tài khoản và mailbox đã được thiết lập, chúng ta cần cho phép Ann, Bob và Carol truy cập
vào mailbox để có thể mở với tư cách là một mailbox bổ sung trong các Outlook profile của họ
và xa hơn nữa là gửi email để nó xuất hiện nguồn gửi là Để thực hiện
điều đó, chúng ta có thể sử dụng Exchange Management Shell và lúc này sử dụng lệnh Add-
MailboxPermission. Lệnh đầy đủ được sử dụng là:
Add-MailboxPermission –Identity Info –User Ann –AccessRights FullAccess

Lệnh này được thể hiện cách sử dụng trong hình 7.

Hình 7: Bổ sung thêm các điều khoản cho Mailbox
Lệnh này cho phép Ann có sự truy cập đầy đủ vào mailbox Info. Bạn cần phải chạy lệnh tương
tự như vậy hay lần, khi chỉ định Bob và chỉ định Carol. Nếu bạn có nhiều người dùng để add thì
phương pháp có thể khác được sử dụng ở đây là sử dụng mảng bên dưới.
$FullAccessUsers = “Ann”, “Bob”, “Carol”
ForEach ($SingleUser in $FullAccessUsers) {Add-MailboxPermission –Identity Info –User
$SingleUser –AccessRights FullAccess}
Với phương pháp mảng, bạn có thể thấy được rằng mảng $FullAccessUsers được định nghĩa
bằng các alias cho mỗi người dùng mà chúng ta muốn cung cấp sự truy cập tới họ. Sau đó biến
$SingleUser sẽ được gán lần lượt cho mỗi username trong mảng. Giá trị của mỗi username sau
đó sẽ được thể hiện trong lệnh Add-MailboxPermission thông qua biến $SingleUser. Bạn có thể
sử dụng phương pháp mảng theo rất nhiều cách bên trong Exchange Management Shell.
Lúc này Ann, Bob và Carol có các điều khoản truy cập mailbox đầy đủ đối với mailbox mới, họ
có thể add mailbox Info với tư cách là một mailbox bổ sung vào Outlook profile của họ và truy
cập vào các nội dung bên trong mailbox này. Có các hướng dẫn đầy đủ về cách thực hiện điều đó
bằng sử dụng Outlook 2007. Đây là những gì cần được thực hiện cho Ann, Bob và Carol.
1. Trong Outlook 2007, bạn hãy vào Tools và chọn Account Settings.
2. Trong cửa sổ Account Settings, đánh dấu tài khoản Exchange như thể hiện trong hình 8,
sau đó kích nút Change…

Hình 8: Account Settings Window
3. Cửa sổ Change E-mail Account sẽ được hiển thị như thể hiện trong hình 9. Chọn nút
More Settings…

Hình 9: Thay đổi E-mail Account Window
4. Cửa sổ Microsoft Exchange sẽ được hiển thị. Kích tab Advanced khi đó bạn sẽ được thấy
cửa sổ mới xuất hiện như trong hình 10.