Quản Lý Dự Án

Giới thiệu tóm tắt và nội dung thực hiện
1. Mục tiêu:
• Hiểu về các khía cạnh của giám sát dự án
• Sử dụng kỹ thuật Earned Value (EV) để đánh giá được tiến độ dự án
• Có ý tưởng chung về các chiến lược cải thiện phát triển nhanh dự án
• Nhận biết được tầm quan trọng của các phương pháp phát triển nhanh dự
án (Light methologies)
• Phân biệt được phương pháp phát triển truyền thống và phương pháp phát
triển nhanh
2. Các nội dung thực hiện:
3. Phương pháp tiếp cận:
4. Kết quả đề tài:
Tài liệu Tham khảo
 [1] “Scrum Methodology”,
/> [2] “Existing Agile Methods”, IntroToAgileMethods,
 [3] “Extreme Programming (XP) Methodology”,
/> [4] “Chapter 10: Rapid Development in IT Projects”, Managing
Information Techbology Projects
 [5] /> [6] “Chapter 9: Project Monitoring and Control”, Managing Information
Techbology Projects
 [7] “Chapter 3: Cost Management”, PreparingPMPExams_tech24
 [8] “Software_development_process”,
/>2
Mục lục
Chuong 9: Giám sát và phát triển dự án
1. Tổng quan
2. Giám sát dự án
3. Công thức tính cho giá trị kiếm được trong tiến trình giám sát các dự án
3.1. Giám sát tiến trình dự án với phân tích giá trị kiếm được
3.2 Kiểm soát chi phí dự án phát sinh
4. Tình trạng báo cáo: (Status Reporting)

5. Quản lý Thay đổi trong một dự án
6. Tóm tắt
Chương 10: Phát triển nhanh chóng trong dự án CNTT
1. Tổng quan
2. Tầm ảnh hưởng đến Phát Triển Nhanh Dự án
2.1 Quy trình
2.2 Con người
a)Tay nghề cao
b) Việc làm phù hợp
c) Tay nghề cao
d) Cân bằng trong đội
e) Giới hạn những người không đáp ứng
2.3 Sản phẩm
2.4 Công nghệ
3. Chiến lược cải thiện phát triển dự án
3.1 Tránh những sai lầm cổ điển)
a) Con người
b) Quy trình
c) Sản phẩm
d) Công nghệ
3.2 Chiến lược phát triển ứng dụng
a) Quản lý cơ bản
b) Kỹ thuật cơ bản
c) Chất lượng cơ bản
3.3 Quản lý rủi ro đối với việc tránh giảm thảm hại:
3.4 Lịch trình ứng dụng-Hướng theo thực tiễn
3.5 Tốc độ theo hướng thực tiễn
3.6 Lịch rủi ro theo hướng thực tiễn
3.7 Tầm nhìn theo hướng thực tiễn
4. Phương pháp Light methodologies

5. Lập trình XP
6. Tập hợp tinh hoa của Light Methodologies
7. Chức năng - phát triển bị động
8. Mã Nguồn Mở
9. Tóm tắt
10. Ghi chú
3
Chương 9: Giám sát và phát triển dự án
(Project Monitoring and Control)
1. Tổng quan:
Nếu thành công của dự án được bắt đầu với các kế hoạch dự án, như chúng ta đã nêu tại
đầu của chương 6, sau đó chức năng giám sát và kiểm soát quá trình duy trì tiến tới
thành công của dự án hoàn thành. (Giám sát và kiểm soát một dự án là việc kề cận để dễ
dàng hơn nếu các dự án đã được đúng kế hoạch.). Các công cụ này cũng là giai đoạn thử
nghiệm và rất nhiều. Tuy nhiên, để bắt đầu quản lý dự án mới hay đôi khi là thành viên
nhóm lẫn lộn về cách thức các công cụ được áp dụng cho tối đa hiệu quả và đặc biệt là
lý do tại sao các công cụ được sử dụng trong các tình huống cụ thể. Đó là cách tốt nhất,
do đó, nói về giai đoạn này (đôi khi gọi là việc triển khai giai đoạn thực hiện) như là
giám sát và kiểm soát giai đoạn, và để nói về hai thành phần riêngrẽ.
Thành phần đầu tiên, giám sát dự án được thực hiện thường xuyên nhất với giá trị kiếm
được trong quản lý (EVM). Kiếm được trong các mô tả về giá trị, như thế nào và tại sao
nó đi về, và cơ khí kiếm được trong giá trị của các đánh giá được mô tả chi tiết trong
Chương 2. Trong chương này chúng ta sẽ nói về cách làm thế nào để áp dụng các giá trị
để kiếm được trong một dự án, làm thế nào để làm phân tích, và những hậu quả của các
phân tích. Kết quả của việc giám sát các hoạt động là những gì chúng ta cần phải kiểm
soát hướng tương lai của dự án.
Thành phần thứ hai, kiểm soát dự án, sử dụng việc phân tích để xác định xem liệu bất cứ
điều gì cần phải được thay đổi như thế nào để thực hiện dự án là tiến trình và triển khai
các biện pháp thích hợp để có được sự trở lại của dự án trên theo dõi, nếu đó là cần thiết.
Chương này mở rộng trên các cuộc thảo luận trong Chương 2 về việc kiếm được trong

giá trị, và nó cũng thảo luận về kỹ thuật và các công cụ để nhận dự án trở lại theo dõi.
2. Giám sát dự án
Quản lý giá trị kiếm được là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả PMI nói chung, kiếm
được trong ứng dụng của phân tích giá trị để theo dõi tiến trình của dự án. Khái niệm về
giá trị kiếm được trong bài toán là cung cấp một cách chính xác để đánh giá dự án thực
tế của tiến trình dự án so với kế hoạch tiến bộ. Các DOD, như là một cách để xây dựng
một dự án đạt tiêu chuẩn theo phương pháp phân tích và báo cáo, phát triển trong giá trị
kiếm được. May mắn thay, những giá trị kiếm được trong phương pháp không chỉ phục
vụ mục đích cung cấp một cách tiêu chuẩn của báo cáo dự án tiến vào DOD, nhưng nó
bật ra được chính xác nhất, và đơn giản nhất để sử dụng, phương thức làm thế nào để
theo dõi một dự án được thực hiện.
Có một số giá trị kiếm được trong công thức được sử dụng để cung cấp khác nhau và vô
4
cùng quan trọng nhắc đến lành mạnh của các tiến trình dự án. Đó cũng là đáng xem xét
các công thức trước khi khởi chạy vào một ví dụ thực tế và phân tích.
3. Công thức tính cho giá trị kiếm được trong tiến trình giám sát các dự án:
Có ba thành phần quan trọng phải được chủ chốt trong giá trị kiếm được trước khi
phương pháp luận của giá trị kiếm được có thể được hiểu và được sử dụng. Họ đang có
giá trị kế hoạch (PV), các chi phí thực tế (AC), và giá trị kiếm được (EV). Ở giai đoạn
này, là dễ nhất để suy nghĩ về công việc trong điều kiện của toàn bộ dự án. Làm thế nào
các chi phí này thông thuộc vào các thiết lập của chi phí dự án sẽ trở nên hiển nhiên khi
chúng ta tiến trình trong các cuộc thảo luận.
PV là số tiền mà bạn sẽ ước tính chi phí về công việc. Đây là số tiền mà bạn ước tính chi
phí sẽ được cho một kế hoạch của lịch công việc, hoặc nói một cách khác, đó là chi phí
của việc lập kế hoạch làm việc.
AC thực tế là số tiền thanh toán cho các công việc như đúng tiến trình. Thông tin này
xuất phát từ các hoá đơn thanh toán, chi phí lao động, có nghĩa là, bảng lương, và mua
nguyên vật liệu cho các công việc sắp tới. AC là chi phí thực tế của các hoạt động thực
hiện công việc trên.
EV là số tiền ngân sách cho công việc đó thực sự thực hiện. Thuật ngữ này là một trong

những khó khăn nhất để hình thành khái niệm bởi vì nó thể hiện một phương pháp mới
để suy nghĩ về tiến trình. Cách đơn giản nhất của EV là suy nghĩ về điều này: Giả sử,
bạn có một công việc mà bạn sẽ ước tính chi phí 1000$ và sẽ có hai mươi tuần để hoàn
thành. Để đơn giản hóa việc giải thích, chúng ta sẽ dừng các thành phần công việc vào
một tuần, như được trình bày trong ví dụ 9-1.
ví dụ 9-1: Xác định PV và EV cho công việc và tiến bộ làm việc.
5
Trong ví dụ 9-1 được trình bày, tôi đã bị hỏng về công việc vào phân đoạn hàng tuần để
có thể giải thích các khái niệm về PV và EV, nhưng đặc biệt là EV. Kế hoạch tổng giá trị
chi phí của công việc hoàn thành, tất nhiên, 1000$, nhưng trước khi công việc đã hoàn
tất, là " đúng ngày" PV sẽ được xác định bằng cách thêm các chi phí của các phân đoạn
để đánh giá điểm. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ đánh giá những tiến trình vào cuối tuần
thứ năm. Do vậy, các PV đến nay là 5 lần năm mươi đô-la, hoặc $ 250. Nếu dự án trên
đã được đúng hạn, có nghĩa là, về việc lập kế hoạch đúng lịch trình, sau đó EV cũng
được 250$. Tuy nhiên, trong ví dụ, chúng ta đang nói rằng chúng ta đang thực sự trước
lịch trình đã hoàn thành và tương đương bảy tuần làm việc. Vì vậy, các EV là tổng chi
phí của các phân đoạn thực sự hoàn thành đúng ngày, hoặc 350$. Một cách khác của tính
toán. EV là nhân tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành hàng tuần với tổng số lần tác vụ
PV (7 / 20 x $ 1000 = $ 350).
Với sự hiểu biết ba thành phần chính (PV, AC, và EV) của các phương pháp quản lý giá
trị kiếm được, chúng ta có thể đi vào một ví dụ CNTT cho thấy làm thế nào để thực sự
giám sát tiến trình của dự án bằng cách sử dụng trong giá trị kiếm được.
3.1. Giám sát tiến trình dự án với phân tích giá trị kiếm được:
Phân tích giá trị kiếm được, chỉ đơn giản cho rằng, xác định như thế nào khi dự án được
thực hiện so với kế hoạch ban đầu. Việc sử dụng một ví dụ minh hoạ hay nhất trong
phân tích giá trị kiếm được. Ví dụ 9-2 là một ví dụ của một dự án CNTT bao gồm một số
nhiệm vụ được giao. Đương nhiên, điều này chỉ là một đại diện nhỏ của một dự án,
nhưng nó đáp ứng các nguyên tắc cơ bản của kỹ thuật.
ví dụ 9-2: Phân tích giá trị kiếm được của một dự án CNTT.
6

Trong ví dụ, chúng ta có một dự án CNTT đó là mười bốn tuần trong thời gian. Tại thời
điểm tuần sáu, chúng ta sẽ thực hiện một đánh giá thực hiện của tiến trình dự án. (Lưu ý
rằng các quản lý dự án và đội ngũ của mình sẽ được thực hiện tương tự như đánh giá ở
phần cuối của mỗi người trong tuần trước, nhưng để chứng minh phân tích kỹ thuật,
chúng ta chỉ sẽ xem xét các đánh giá sáu tuần.)
Cách thuận tiện nhất để thu thập dữ liệu giá trị kiếm được trong bảng mẫu. ví dụ 9-3 là
một ví dụ về thông thường trong bảng giá trị kiếm được của các loại được cung cấp bởi
hầu hết các chương trình phần mềm quản lý dự án.
Ví dụ 9-3: Earned bảng phân tích giá trị.
Earned Value Analysis
Task Name
Col. A
%
Complete
Col. B
Total
Task PV
Col. C
To Date
PV AC
EV
(Col. A ×
Col. B)
CV
(EV -
AC)
SV
(EV -
PV)
Requirements

Definition
100 $500 $500 $600 $500 - $100 0
7
Earned Value Analysis
Task Name
Col. A
%
Complete
Col. B
Total
Task PV
Col. C
To Date
PV AC
EV
(Col. A ×
Col. B)
CV
(EV -
AC)
SV
(EV -
PV)
Systems
Architecture
100 $5,000 $5,000 $4,500 $5,000 $500 0
Software Design 67 $3,000 $2,010 $2,100 $2,010 - $90 0
Hardware Design 83 $2,000 $1,340 $1,600 $1,660 $60 $320
Software Coding 25 $10,000
Điểm chính của việc phân tích là để xác định xem liệu chúng ta có đúng kế hoạch và

ngân sách. Từ ví dụ 9-2, dễ dàng nhìn thấy rằng sắp tới chúng ta có thực sự đúng lịch
trình. Chúng ta đã hoàn thành công tác quy hoạch đã được hoàn tất vào thứ sáu tuần,
chúng ta đã bắt đầu các phần mềm mã hóa công việc, và chúng ta đã hoàn thành các
nhiệm vụ thiết kế phần cứng hơn đã được dự đoán. Tuy nhiên, không có cách nào để
xem xét sửa đổi biểu đồ Gantt này và xác định xem về ngân sách chúng ta đã được thực
hiện bằng cách so sánh nào là hoàn thành so với những gì chúng ta đã chi tiêu. Nhưng
khi chúng ta xem xét các dữ liệu thu thập được trong bảng giá trị kiếm được (ví dụ 9-3),
các cột có nhãn CV (với giá khác nhau) cho biết báo cáo của chúng ta là hơn ngân sách.
Bởi vì CV là một con số tiêu cực, chúng ta biết rằng dự án là lên kế hoạch. Lưu ý thông
tin tích cực đó, một CV cho ngân sách theo điều kiện, tiêu cực hơn là trên ngân sách, và
số 0 có nghĩa là dự án là trên ngân sách. Tương tự, SV tích cực (hay lịch trình khác
nhau) có nghĩa là dự án trước lịch trình, đó là ví dụ trường hợp của chúng ta. Một phủ
định của SV sẽ có nghĩa là dự án là sau lịch trình, và không có nghĩa là dự án đúng lịch
trình.
Chú ý rằng trong phân tích, chúng ta phải xác định việc phát triển dự án của chúng ta tới
đâu để được quy hoạch tại thời điểm đánh giá. Chúng ta cũng nên biết bao nhiêu công
việc, mà chúng ta thực sự đã xong đến nay. Hai công việc đầu tiên, yêu cầu về định
nghĩa và thiết kế hệ thống kiến trúc, được hoàn tất khi chúng ta giám định tại thứ sáu
tuần. Vì vậy, tại thời điểm này, chúng ta đã có kế hoạch chi tiêu ngân sách tiền cho công
việc, và chúng ta hoàn thành công việc. Vì vậy, cả PV và EV cho mỗi công việc là bằng
với số tiền ước tính, 500$ và 5000$, tương ứng. Các công việc tiếp theo, thiết kế phần
mềm, là một trong ba tuần công việc, và chúng ta đã hoàn thành kế hoạch hai tuần làm
8
việc tại các điểm đánh giá. Một số các khu vực cho thấy rằng chúng ta đã làm, trên thực
tế, hoàn thành hai tuần, hay 67% công việc. Vì vậy, chúng ta có thể xác định PV đúng
ngày và EV đến nay nhân cho 67% của 3000$, ước tính cho PV về công việc.
Các công việc tiếp theo, mã hóa phần mềm, là khác nhau một ít. Chúng ta đã không có
kế hoạch để bắt đầu công việc đó cho đến khi tuần thứ sáu, hoặc thời gian của các cuộc
giám định. Vì vậy, các PV cho công việc là số không, nhưng một ít khu vực cho thấy
rằng chúng ta thực sự quản lý để bắt đầu công việc sớm và đã hoàn tất một tuần (hay 25

phần trăm mã hóa) rồi. Do vậy, các PV là số không, nhưng EV là 25% x 10000$, hoặc
2500$.
Các công việc thiết kế phần cứng cũng đã đi khá tốt, và chúng ta có thể nhìn thấy từ ví
dụ 9-2 mà chúng ta đã hoàn thành một nửa tuần công việc, nhiều hơn cho kế hoạch. Vì
vậy, các PV đến nay là 67 phần trăm (2 tuần tiến trình kế hoạch chia cho tổng số thời
gian công tác trong 3 tuần), và EV là 83 phần trăm (2,5 tuần tiến trình thực sự chia cho 3
tuần tổng số thời gian công tác). Các công việc khác không được lên kế hoạch để bắt
đầu, và không có việc làm đã xong cho chúng.
Chú ý trong bảng giá trị kiếm được mà các tổng số của PV, EV, và AC có thể được sử
dụng để xác định tổng chi phí khác nhau và lịch khác nhau cho dự án là tốt. Không chỉ
thực hiện điều này như là phục vụ cho một kiểm tra về toán học của bạn, nó cũng có ý
nghĩa nhiều hơn cho các lãnh đạo cấp cao. Sau khi tất cả, họ quan tâm là trong các tiến
trình của dự án; sự quan tâm của bạn đến các công việc mà có tác động tới tiến trình của
dự án.
Các biện pháp quan trọng trong giá trị kiếm được là các chỉ số chi phí hoạt động (CPI)
và chỉ số lịch trình hoạt động (SPI). Bởi vì những biện pháp này đại diện cho dự án tiến
bộ trong khoản của tỷ lệ phần trăm đô la chứ không phải là một con số, thật là quan
trọng và có nhiều ý nghĩa cho người cao niên hoặc để quản lý tài chính mọi người.
CPI được xác định bởi công thức sau đây:
EV / AC = CPI
Vì vậy, trong ví dụ của chúng ta, thì CPI là:
11.670 / 11.800 = .99
Con số này có thể được, có nghĩa là mỗi đồng đô la mà chúng ta chi trả cho dự án này,
là chúng ta nhận được 99 cents trở lại. Nếu CPI có tỉ lệ sẽ thấp hơn 1,0, sau đó nó cho
thấy rằng dự án là quá ngân sách, kết quả là chúng ta đã nhận khi chúng ta tính toán chi
phí là khác nhau. Tuy nhiên, sự khác biệt ở đây là CPI của 99 cents cung cấp tương đối
tốt hơn, đó là một cảm nhận tình hình xấu là thế nào. Nói cách khác, so sánh chi phí
9
bằng giá trị khác nhau – 130$ với một CPI của 99 cents, chúng ta biết rằng, mặc dù
chúng ta là qua ngân sách, chúng ta thực sự rất gần được về với ngân sách. Chúng ta

không có bất kỳ gì để thực hiện các thay đổi cho cách thức chúng ta là quản lý dự án.
Các biện pháp khác, SPI, chỉ đưa ra một cách tương tự như dự án, là trình chống lại kế
hoạch lịch trình. Các SPI là đại diện của các công thức:
EV / PV = SPI
Vì vậy, chúng ta có ví dụ một lần nữa, các SPI là:
11.670 / 8.850 = 1,32
Một số ít hơn 1,0 cho biết dự án là sau kế hoạch, bằng 1,0 có nghĩa là dự án là trên lịch,
và một số lớn hơn 1,0 có nghĩa là chúng ta có kế hoạch trước. Trong trường hợp này,
chúng ta là khoảng 30 phần trăm trước, nơi chúng ta đã có kế hoạch để được vào tuần
thứ sáu.
Những biện pháp này, CV, SV, CPI, và SPI là cách tuyệt vời để theo dõi tiến trình của
dự án. Những biện pháp này, cùng với những người khác, được bình đẳng với kiểm tra,
kiểm soát tốt cho các dự án, có nghĩa là, họ có thể được sử dụng để giữ cho các dự án có
thể chấp nhận được trong chu kỳ.
3.2 Kiểm soát chi phí dự án phát sinh:
Thành phần để kiểm soát một dự án là bằng cách sử dụng chi phí quản lý được xác định
bằng giá trị kiếm được trong phân tích. Một con đường duy nhất để sử dụng chi phí quản
lý để xác định có thể chắc chắn chấp nhận xa kế hoạch ngân sách và lịch trình mà chúng
ta có thể bỏ qua. Nói chung, khoảng 10% biến thể ở trên hoặc dưới các ngân sách kế
hoạch hoặc kế hoạch là khoảng tối đa có thể được bỏ qua. Từ kinh nghiệm, chúng ta biết
rằng một khi một dự án được hơn 15% thì ngưng kế hoạch của nó, nó không thể được
phục hồi cho hơn khoảng 10% kế hoạch ban đầu. Vì vậy, để giữ cho dự án này là kế
hoạch ban đầu của nó gần như có thể được, và chắc chắn để đóng khôi phục lại nếu nó
được tắt theo dõi.
Chắc chắn sau khi được thiết lập cho các ngân sách của dự án và lịch trình, sau đó một
vấn đề đơn giản là làm thế nào để xác định mỗi nhiệm vụ đóng tác vụ là của mình, bất
cứ khi nào đánh giá một kế hoạch được thực hiện. Các CPI và SPI có các biện pháp hoàn
hảo để theo dõi như thế nào khi dự án được thực hiện. Giả sử bạn có một dự án có CPI
và SPI giá trị hiển thị trong ví dụ 9-4.
Ví dụ 9-4: CPI và SPI cho việc kiểm soát đối với dự án.

10
Sau khi CPI và SPI được
tính cho từng thời kỳ, đó là
một nhiệm vụ dễ dàng để
chúng trên một biểu đồ như
một trong những ví dụ 9-5.
Kiểu vẽ biểu đồ này là một
cách dễ dàng thực hiện
trong bất kỳ hình thức nào
của bảng tính. Thông báo
rằng 10% giới hạn trên và
dưới dòng đã được đặt trên
các biểu đồ. Cả hai CPI và
SPI có thể được quan hệ
biểu đồ 1,0. Hãy nhớ rằng 1,0 có nghĩa là trên ngân sách và trên kế hoạch, do đó, bất kỳ
thay đổi nào là một tiềm năng cho quan tâm. Tuy nhiên, miễn là CPI và / hoặc SPI vẫn
trong giới hạn 10%, dự án được coi là theo đúng tiến trình kế hoạch, hoặc chấp nhận ít
nhất sự thay đổi của chương trình. Trong ví dụ của chúng ta, thì CPI và SPI được ngưng
đủ, để các đường dây 1,0 là không có cần thiết phải quan tâm. Nếu nó được ngưng tiến
trình, nó có thể được đưa lên kế hoạch trở lại một cách nhanh chóng để theo dõi. Vì vậy,
một ví dụ cho thấy khá ổn định và dự án chạy tốt. Tuy nhiên, nếu tất cả các đo lường
(hoặc CPI hoặc SPI) là tất cả trên cùng một bên của các đường dây giữa, và nếu họ đang
dần dần đi xa hơn đường đi và gần hơn với một trong những giới hạn, rõ ràng sau đó là
dự án đi ra khỏi kiểm soát. Trong trường hợp đó, có một nhu cầu là hành động ngay lập
tức để đưa dự án trở lại tầm kiểm soát.
Ví dụ 9-5: Theo dõi CPI và SPI.
Assessment Periods PV AC EV CPI SPI
Week 1 $10,000 $10,300 $9,500 .92 .95
Week 2 $6,000 $5,950 $6,250 1.05 1.04
Week 3 $7,500 $7,200 $7,400 1.03 .99

Week 4 $4,500 $4,650 $4,500 .97 1.0
Week 5 $9,250 $9,300 $8,950 .96 .97
11
Nhiều nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm thường xuyên hỏi là đó có cần thiết để có
một giới hạn thấp hơn, đặc biệt là đối với CPI. Tất cà, không phải là một điều tốt để có
một dự án dưới ngân sách? Vâng, có thể. Nhưng vấn đề là ngân sách có thể theo được,
có nghĩa là một nhiệm vụ, hoặc một phần của một công việc, không được thực hiện hay
không hoàn thành. Vì vậy, bất kỳ thời điểm nào một dự án thuộc ngân sách, người giữ
chức vụ quản lý dự án sẽ xác định nguyên nhân. Việc đó là điều quan trọng để xác định
lý do tại sao dự án là dưới ngân sách và theo lịch trình như trước đây, đó là lý do để xác
định tại sao dự án có thể là trên ngân sách và sau kế hoạch.
Kiểm soát dự án này cũng có nghĩa là sự hiểu biết làm thế nào tình trạng hiện tại của dự
án tác động vào tình trạng của dự án tương lai. Thông tin này được xác định bởi hai giá
trị kiếm được trong giá trị tính toán - ước tính mới tại dự án hoàn thành và các ước tính
về số tiền cần thiết để hoàn thành dự án.
Ước tính tại thời điểm hoàn thành (EAC) không chỉ là con số mà nhóm dự án quan tâm
về nó - nó cũng rất quan trọng đối với các lãnh đạo cấp cao. Do vậy, đây là một trong
những số mà luôn luôn là yêu cầu trong tình trạng báo cáo.
Các EAC được tính theo công thức:
BAC / CPI = EAC
Trong trường hợp này, BAC là ngân sách tại thời điểm hoàn thành, hoặc tổng số ngân
sách của dự án. Trở lại ví dụ về ví dụ 9-3, các BAC là 20500$, hoặc tổng của các ước
12
tính chi phí / ngân sách của mỗi công việc. Các CPI cho ví dụ được xác định bởi công
thức:
EV / AC = CPI
11.670 / 11,80 = .99
Vì vậy, EAC bằng:
20.500 / .99 =20.707 $
Trong trường hợp này, ngân sách mới tại thời điểm hoàn thành, 20707 $, cao hơn ước

tính ban đầu nhưng không phải bởi quá nhiều có thể có một nhu cầu quan tâm. Trong
thực tế, xem xét rằng dự án là nửa giai đoạn gần hoàn thành, một ước tính mới chỉ ít hơn
200$, nhiều hơn ước tính ban đầu là bất thường trong thời gian ngắn, ước tính ban đầu là
tốt nhất.
Một tính toán rằng cũng rất quan trọng đối với các lãnh đạo cấp cao, và đặc biệt quan
tâm đến trưởng ban quản trị, hoặc viên chức tài chính, là ước tính để hoàn tất (ETC).
Con số này cho các lãnh đạo cấp cao biết bao nhiêu tiền là cần thiết để hoàn thành dự án.
Nó rất quan trọng bởi vì nó là cơ sở để xác định có bao nhiêu số tiền mặt được yêu cầu
cho đến khi dự án hoàn thành.
ETC được tính bằng công thức sau đây:
BAC (hoặc ước tính mới nhất) - AC = ETC
Nói cách khác, đơn giản chúng ta chỉ ước tính mới nhất của chi phí dự án / ngân sách và
trừ vào số tiền mà đã thực sự được chi tiêu đến nay. Trong ví dụ của chúng ta, EAC mới
là 20.707 $. Các số tiền thực sự chi tiêu đến nay được tìm thấy trong bảng 9-3 và các ví
dụ là 11800$. Vì vậy, các ETC được tìm thấy bởi các công thức:
ETC = 20.707 - 11.800 = $ 8.907
Vì vậy, để hoàn thành dự án, chúng ta sẽ cần $ 8.907.
Tất cả các thông tin này là cần thiết để kiểm soát một dự án. Việc kiểm soát quá trình
không chỉ việc bao gồm xác định dữ liệu giá trị kiếm được, mà còn báo cáo cách mà tạo
điều kiện kiểm soát nó. Tiến trình, hoặc tình trạng, hoặc báo cáo này cung cấp các liên
kết rất quan trọng giữa phân tích và quản lý dự án để duy trì kế hoạch ngân sách và lịch
trình.
13
4. Tình trạng báo cáo: (Status Reporting)
Tình trạng báo cáo là mô tả về tiến trình của dự án, thông thường được cung cấp cho
lãnh đạo cấp cao và khách hàng đại diện thường xuyên trên cơ sở đúng đắn, và báo cáo
mỗi tháng. Tần số của báo cáo này, hay bất kỳ báo cáo nào, là một chức năng phức tạp
hoặc các dự án nào rủi ro như thế nào. Hầu hết các dự án CNTT rất phức tạp và có nguy
cơ rủi ro, ít nhất là liên quan đến các vấn đề lịch trình và công nghệ. Vì vậy, nó có khả
năng rằng quản lý dự án sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin-báo cáo thường xuyên hàng

ngày-chính thức, với ngay cả để thực hiện theo văn bản báo cáo hàng tuần, hoặc, ở một
số tối thiểu, là hàng tuần.
Ví dụ 9-6 là một ví dụ điển hình của một tình trạng báo cáo có định dạng, được thiết kế
để cung cấp một số thông tin rất cơ bản để người đọc. Nói cách khác, nó câu trả lời các
câu hỏi như thế này:
Điều gì đã được thực hiện trong khoảng thời gian báo cáo?
Các vấn đề về gì đã gặp và làm thế nào mà họ đã xử lý được?
Cái gì sẽ được thực hiện trong thời gian tiếp theo trong thời gian báo cáo?
Bạn có mong đợi bất kỳ vấn đề nào trong khoảng thời gian?
Ví dụ 9-6: Mẫu báo cáo tình trạng định dạng.
14