Bai giang môn kế toán hành chính sự nghiệp

CHƯƠNG 1:
NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Mục tiêu: Chương này cung cấp kiến thức tổng quan về kế toán HCSN, gồm nhiệm vụ,
yêu cầu của kế toán đơn vị HCSN, tổ chức công tác kế toán HCSN từ việc giới thiệu hệ thống
chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán đến hệ thống sổ sách áp dụng trong đơn vị HCSN. Ngoài
ra, chương này sẽ cung cấp các hình thức kế toán và phạm vi áp dụng cho từng loại hình kế
toán đơn vị HCSN.
1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà nước, đơn vị sự
nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh
tế, hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác
như: thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh, nhận viện
trợ, biếu, tặng, theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và
Nhà nước giao.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị có thể chia các đơn vị hành chính sự
nghiệp thành các loại sau:
+ Các cơ quan quản lý Nhà nước (Bộ, Sở, ), các cơ quan công quyền Nhà nước (toà án,
viện kiểm sát), nguồn kinh phí để đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu của các cơ quan này chủ yếu
do kinh phí ngân sách cấp và mang tính chất không hoàn lại.
+ Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, văn hoá,
thể thao, Các đơn vị này ngoài việc sử dụng kinh phí do ngân sách cấp còn có các khoản thu
mang tính chất sự nghiệp. Ví dụ như: viện phí, học phí, Các khoản thu này nhằm để bù đắp
chi phí trong quá trình hoạt động, không mang tính chất lợi nhuận.
+ Các cơ quan Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, xã
hội nghề nghiệp.
+ Các cơ quan an ninh quốc phòng.
- Xét trên giác độ quản lý tài chính thì các đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo
một hệ thống dọc trong từng ngành, trong quản lý kinh phí người ta phân chia thành các đơn vị
dự toán, cụ thể như sau:

+ Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN thuộc trung ương và
địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, UBND, Sở, Ban , Ngành, ). Đơn vị dự
toán cấp I có quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính đồng cấp để giải quyết các vấn đề có liên
quan đến quá trình quản lý, cấp phát kinh phí. Cụ thể:
Lập dự toán kinh phí toàn ngành để gửi cho cơ quan tài chính cùng cấp xét duyệt, nhận
và phân bổ kinh phí cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc, nhận xét duyệt báo cáo về tình hình
1
kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc, xét duyệt báo cáo về tình hình kinh
phí và quyết toán kinh phí toàn ngành gửi cơ quan tài chính xin xét duyệt.
+ Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I; chịu sự lãnh đạo trực
tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I. Đây là đơn vị trung
gian giữa đơn vị dự toán cấp I và đơn vị dự toán cấp III. Cụ thể:
Đơn vị dự toán cấp II: Lập dự toán của ngành trong phạm vi mình phụ trách để gửi cho
đơn vị dự toán cấp I, nhận kinh phí từ đơn vị dự toán cấp I, tiếp tục phân bổ cho các đơn vị dự
toán cấp III. Nhận xét duyệt báo cáo về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của
đơn vị dự toán cấp III trực thuộc, trên cơ sở đó tổng hợp thành báo cáo về tình hình kinh phí,
quyết toán kinh phí của đơn vị dự toán cấp II.
+ Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II; chịu sự quản lý về
tài chính và cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II. Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị dự
toán cuối cùng thực hiện dự toán.
Nếu các đơn vị HCSN là đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì kế toán đơn vị cấp này phải
làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và cấp III.
Các đơn vị HCSN, đơn vị dự toán chỉ có 2 cấp thì đơn vị dự toán cấp trên thương làm
nhiệm vụ của kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của kế toán cấp III.
Căn cứ để xác định đơn vị dự toán cấp I, II, III: Căn cứ vào mối quan hệ với cơ quan tài
chính hay là mối quan hệ giữa các đơn vị trong cùng ngành. Mối quan hệ này phụ thuộc vào cơ
chế quản lý của Nhà nước ta, đặc biệt là cơ chế quản lý Ngân sách nhà nước .
- Hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp rất phong phú, đa dạng, phức tạp, các
khoản chi cho các hoạt động chủ yếu được trang trải bằng các nguồn kinh phí của Nhà nước
cấp, kinh phí này thường không hoàn lại.

- Chức năng chủ yếu của đơn vị hành chính sự nghiệp là thực hiện các nhiệm vụ, các chỉ
tiêu của Nhà nước giao tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị. Thông thường
đơn vị hành chính sự nghiệp không tiến hành sản xuất - kinh doanh.
- Do chi tiêu chủ yếu bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp nên đơn vị phải lập dự toán
thu, chi, việc chi tiêu phải theo các định mức, tiêu chuẩn do Nhà nước quy định.
1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại các đơn vị
hành chính sự nghiệp. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi
và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị
* Nhiệm vụ:
- Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân
chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn
kinh phí; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh tại đơn vị (nếu có).
2
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện
các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý,
sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị; kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách,
chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới,
tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị dự toán cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan
quản lý tài chính theo quy định; cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây
dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn
kinh phí ở đơn vị.
1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp .
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản
và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính

toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có
được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán vật tư, tài sản
- Kế toán thanh toán
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ
- Kế toán các khoản thu
- Kế toán các khoản chi
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị
1.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
- Phải phù hợp với các chính sách, chế độ do Nhà nước quy định
- Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và tiết
kiệm các chi phí trong hạch toán kế toán
- Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị
- Phải phù hợp với trình độ tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán
1.2.3. Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự
nghiệp
1.2.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã
phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh
3
bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
a. Một số quy định về chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải
rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ,
không xé rời ra khỏi cuống, sử dụng mực tốt, không phai, không viết tắt.

- Nghiêm cấm các hành vi sau đây:
+ Giả mạo chứng từ kế toán
+ Hợp pháp hoá chứng từ kế toán
+Thủ trưởng và kế toán trưởng tuyệt đối không ký tên vào chứng từ trắng, mẫu in sẵn.
+ Chủ tài khoản và kế toán trưởng hay phụ trách kế toán ký séc trắng
+ Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất hoạt động kinh tế, tài chính phát
sinh.
+ Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán
+ Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu giữ
+ Sử dụng các chứng từ, biểu mẫu không hợp lệ
Mọi nghiệp vụ kế kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi Ngân sách
của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời,
chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành trong chế
độ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu
quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định
người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ cụ
thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng đơn vị quy định.
b. Nội dung chứng từ kế toán
Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 4 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu lao động, tiền lương
- Chỉ tiêu vật tư
- Chỉ tiêu tiền tệ
- Chỉ tiêu tài sản cố định
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:
1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu chi, phiếu thu, )
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

5. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
4
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của các
nghiệp vụ kế toán. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ
ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị) đóng dấu của
đơn vị
Đối với những chứng từ có liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ (nếu có) thì
đơn vị phải sử dụng theo đúng mẫu của chứng từ do Bộ Tài chính thống nhất ban hành và phát
hành. Những chứng từ làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm định khoản kế toán
Chứng từ kế toán gồm 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ gốc: là loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
hoặc vừa hoàn thành, là cơ sở để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan và cũng là cơ sở để lập
chứng từ ghi sổ
- Chứng từ ghi sổ: là chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các chứng từ gốc theo từng
nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, nhằm làm cho việc ghi sổ sách kế toán được thuận tiện, nhanh
chóng, đơn giản. Không phải lặp đi lặp lại những bút toán giống nhau.
c. Hệ thống danh mục chứng từ kế toán
1.2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Tài khoản kế toán là một phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng trong các đơn vị hành chính
sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, tình hình vận động của kinh
phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định
thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả
nước bao gồm tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài
khoản .
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản kế toán chung
cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng
riêng cho một số đơn vị thuộc một số loại hình, quy định rõ các tài khoản cấp 2 của một số tài

khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ - BTC
ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính
1.2.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán ngoài sự chi phối bởi quy mô hoạt động của đơn
vị còn chịu sự chi phối bởi các hình thức sổ kế toán mà đơn vị sử dụng. Tương ứng với mỗi
hình thức sổ kế toán đó sẽ có sự quy định hệ thống sổ sách kế toán riêng.
- Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chung
1.2.3.4. Lập và gửi Báo báo tài chính
Việc lập các Báo cáo tài chính là một khâu cuối cùng của một quá trình công tác kế
5
toán. Số liệu trong Báo cáo tài chính mang tính chất tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, và tình hình sử dụng từng
loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các
khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động của mỗi
đơn vị. Việc lập các Báo cáo tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có ý nghĩa rất to
lớn trong việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí và quản lý Ngân sách nhà nước của các cấp
ngân sách. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các
Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu quy định, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo. Tuy
nhiên, trong quá trình lập các báo cáo, đối với một số đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc các
lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể bổ sung, sửa đổi hoặc chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp
với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải được cơ quan chủ quản chấp thuận.
Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy
cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi.
1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn loại hình tổ
chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung, nửa phân tán), xác định
các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán , Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy

hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập được thông tin vừa chính xác, kịp thời, vùa
tiết kiệm được chi phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ
chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp
với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành, các đơn vị hành chính sự
nghiệp được chia ra làm 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp
III. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là do Ngân sách nhà nước
cấp và được phân phối và quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi
phát sinh ở đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài
chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và cơ quan tài
chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý Ngân sách nhà nước, phân cấp quản lý tài
chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng được tổ chức theo ngành
dọc phù hợp với từng cấp ngân sách, cụ thể: Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự
toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế toán cấp I và cấp
III. Khi đó, bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm một phòng kế toán với các bộ phận
cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế
toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu,
thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến
hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán trên về phòng kế toán trung tâm của
6
đơn vị.
Ở những ngành, cơ quan có đơn vị cấp dưới trực thuộc (chỉ có 2 cấp: cấp I và cấp III
hoặc có đầy đủ 3 cấp), bộ máy kế toán của ngành được tổ chức gồm một phòng kế toán của
đơn vị dự toán cấp I và các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc cấp II,
cấp III). Phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh
tế tài chính phát sinh tại đơn vị, tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các đơn vị
cấp dưới gửi lên, lập các Báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong
đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các phòng kế toán của đơn vị dự toán kế toán cấp dưới gồm

các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự
toán cấp dưới.
7
CHƯƠNG 2:
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Mục tiêu: Cung cấp các kiến thức về kế toán vốn bằng tiền bao gồm yêu cầu, quy định
quản lý vốn bằng tiền, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. Giới thiệu phần hành kế toán tiền
mặt và tiền gửi ngân hàng kho bạc, toàn bộ quy trình từ thu, chi tiền mặt đến gửi tiền, rút tiền
tại ngân hàng, kho bạc, cũng như phần hành kế toán tiền đang chuyển và đầu tư tài chính ngắn
hạn.
2.1. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
2.1.1. Những quy định và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại: Tiền mặt, vàng bạc, kim
khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
Kế toán vốn bằng tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp cần thực hiện những quy định sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà
nước.
- Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Về nguyên
tắc: vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hạch toán trên các sổ tài khoản vốn bằng tiền phải
được phản ánh theo giá thực tế tại thơì điểm phát sinh nghiệp vụ. Để đơn giản cho công tác kế
toán, các tài khoản tiền mặt , tiền gửi ngân hàng, kho bạc phát sinh bằng ngoại tệ được đổi ra
đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế được
phản ánh vào tài khoản 413 - chênh lệch tỷ giá.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được
quản lý về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước
Việt Nam. Các loại ngoại tệ được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ.
2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
- Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số hiện có, tình hình biến động, sử dụng
quỹ tiền mặt, giám đốc chặt chẽ việc chấp hành thu, chi, quản lý quỹ tiền mặt.

- Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình biến động tiền gửi kho bạc, ngân hàng,
các chứng chỉ, tín phiếu có giá, các kim loại quý, đá quý và ngoại tệ; giám đốc chặt chẽ việc
chấp hành chế độ quy định về quản lý tiền tệ, quản lý ngoại tệ, kim loại quý, đá quý và chế độ
thanh toán không dùng tiền mặt.
2.2. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
2.2.1. Kế toán tiền mặt
2.2.1.1. Nguyên tắc quản lý và hạch toán quỹ tiền mặt
Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ để
phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị
8
Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định, mức này tuỳ
thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được ngân hàng, Kho bạc nhà nước
thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện
hành.
Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt, đơn vị lập kế
hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, Kho bạc nhà nước thoả thuận số tiền được rút hoặc để lại từ các
khoản thu (nếu có) để chi tiêu.
Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị phải được tập trung
bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt do thủ quỹ chịu
trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ do thủ trưởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ, không được nhờ
người làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư hay kiêm nhiệm
công việc tiếp liệu, công việc kế toán.
Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 tiền mặt, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý thực tế nhập,
xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến
động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa
giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải tìm hiểu, xác định
nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý.
Kế toán phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền

tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và
kiểm kê quỹ của Nhà nước.
Trường hợp nhập quỹ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thì phải theo dõi số hiện có và tình
hình biến động giá trị của nó.
2.2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu (Mẫu C30-BB)
- Phiếu chi (Mẫu C31-BB)
- Biên lai thu tiền (Mẫu C38-BB)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C33-HD)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu C34,35-HD)
- Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn (Mẫu C40a, 40b-HD)
9
2.2.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng:
Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt sử dụng TK 111
- tiền mặt và các tài khoản khác có liên quan.
* TK 111 - tiền mặt:
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của
đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam , ngoại tệ . Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt,
ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá
quý đóng vai trò là phương tiện thanh toán) thực tế nhập, xuất quỹ.
Nội dung và kết cấu:
TK 111
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý đá quý.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng)
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có

giá.
- Thiếu hụt quỹ khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá giảm)
Các khoản tiền mặt, vàng, bạc, kim khí
quý, đá quý và các chứng chỉ có giá
còn lại cuối kỳ.
TK 111 - có 3 tài khoản cấp 2 sau:
TK 1111: Tiền Việt Nam
TK 1112: Ngoại tệ
TK 1113: Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý
* TK 007 - Ngoại tệ các loại:
Công dụng: TK này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo nguyên tệ của
các loại nguyên tệ ở đơn vị:
Nội dung và kết cấu:
TK 007
- Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) - Số ngoại tệ xuất ra(nguyên tệ)
Số ngoại tệ còn lại (nguyên tệ)
Tài khoản này không quy đổi các loại ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Kế toán chi tiết theo từng
loại nguyên tệ.
2.2.1.4. Ghi sổ kế toán :
A. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1. Rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 112
10
2. Khi nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 441, 461, 462, 465
Nếu rút dự toán, đồng thời ghi Có TK 008, 009

3. Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt, kế
toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 511
4. Khi thu được các khoản phải thu của khách hàng và các đối tượng khác hoặc được NSNN
hoàn thuế VAT bằng tiền mặt , kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 311(3111, 3113, 3118)
5. Khi thu hồi các khoản tạm ứng bằng tiền mặt hoặc được kho bạc cho tạm ứng:
Nợ TK 111
Có TK 312, 336
6. Khi thu hồi các khoản công nợ của cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới bằng tiền mặt (áp dụng
trong trường hợp đơn vị thu là đơn vị cấp trên), kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 342
7. Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý:
Nợ TK 111
Có TK 331(3318)
8. Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, lãi trái phiếu, bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 531,511(5118)
9. Thu tiền bán SP, HH, cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt nhập quỹ:
Nợ TK 111
Có TK 531
Có TK 3331 (33311) - Nếu có
10. Khi đơn vị vay tiền về nhập quỹ:
Nợ TK 111
Có TK 331 (3312)
11. Nhận vốn góp kinh doanh của công chức, viên chức bằng tiền mặt nhập quỹ
Nợ TK 111

Có TK 411
12. Đơn vị thực hiện dự án tín dụng tiếp nhận viện trợ không hoàn lại để cho vay, khi thu hồi
các khoản cho vay (nợ gốc) bằng tiền mặt của các đối tượng vay
Nợ TK 111
11
Có TK 313 (3131)
13. Thu hồi số kinh phí cấp dưới chi không hết nộp lên bằng tiền mặt
Nợ TK 111
Có TK 341
14. Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền mặt nhập quỹ
Nợ TK 111
Có TK 521 (Nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS)
Có TK 461, 462, 465, 441
15. Phát sinh khoản chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng):
Nợ TK 111
Có TK 413
16. Khi chi tiền mặt mua vật liệu, công cụ, hàng hoá,TSCĐ kế toán ghi:
NợTK152, 153, 155, 211, 213, 241, 631
Nợ TK 311(3113) Nếu có
Có TK 111
17. Khi chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế
toán ghi:
Nợ TK 211, 213
Có TK 111
Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình
thành TSCĐ:
Nợ TK 431, 441, 661, 662, 635
Có TK 466
18. Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình, dự
án, chi thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước chi hoạt động SX - KD bằng tiền mặt:

Nợ TK 241, 661, 662, 631, 635
Nợ TK 311(311) - Nếu có
Có TK 111
19. Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả lương bằng tiền mặt:
Nợ TK 331, 334, 335
Có TK 111
20. Chi tạm ứng bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 312
Có TK 111
21. Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 341
Có TK 111
22. Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt, các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi:
12
Nợ TK 342
Có TK 111
23. Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, kế toán ghi:
Nợ TK 333
Có TK 111
24. Nộp BHXH, mua thẻ BHYT, nộp kinh phí công đoàn bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 332 (3321, 3322, 3323)
Có TK 111
25. Chi quỹ cơ quan bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 431
Có TK 111
26. Số thiếu quỹ phát hiện khi kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 311
Có TK 111
27. Phát sinh các khoản chênh lệch giảm, khi đánh giá lại số dư ngoại tệ (trường hợp tỷ giá
ngoại tệ giảm):

Nợ TK 413
Có TK 111 (1112)
28. Khi đơn vị xuất tiền cho vay
Nợ TK 313 (3131)
Có TK 111
B. Ghi sổ kế toán
* Sổ kế toán chi tiết
Kế toán chi tiết tiền mặt sử dụng các sổ :
- Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S11-H)
- Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ (mẫu số S13-H)
* Sổ kế toán tổng hợp
Kế toán có thể chọn lựa một trong các hình thức ghi sổ kế toán để áp dụng cho đơn vị mình:
- Nhật ký sổ cái
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
Ứng với từng loại hình ghi sổ kế toán đó là các sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái; nhật ký
chung; chứng từ ghi sổ
2.2.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
2.2.2.1. Một số quy định kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc của các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: tiền Việt
Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc cần tôn trọng một số quy định sau:
13
- Kế toán phải tổ chức thực hiện theo dõi từng nghiệp vụ tiền gửi (tiền gửi về kinh phí
hoạt động, kinh phí dự án, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền gửi khác theo ngân
hàng, kho bạc). Định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn
cuối kỳ khớp đúng với số liệu của ngân hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo
ngay cho ngân hàng, kho bạc để điều chỉnh kịp thời.
- Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu
thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến Luật ngân sách hiện hành của Nhà nước

2.2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng:
- Giấy báo Nợ
- Giấy báo Có
- Bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc (kèm theo các chứng từ gốc: uỷ nhiệm thu, uỷ
nhiệm chi, bảng kê nộp séc),
2.2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc sử dụng tài khoản 112 - tiền gửi Ngân hàng, Kho
bạc
Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động của tất cả
các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân hàng, Kho bạc (bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, kim khí
quý, đá quý)
Nội dung và kết cấu:
TK 112
- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, kim loại
quý, đá quý, kim khí quý gửi vào Ngân
hàng, Kho bạc.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại
tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng)
- Các khoản tiền Việt Nam, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý rút từ tiền gửi Ngân
hàng, Kho bạc
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ
giảm)
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý còn gửi tại Ngân
hàng, Kho bạc.
TK 112 có 3 tài khoản cấp 2:
TK 1121: Tiền Việt Nam
TK 1122: Ngoại tệ

TK 1123: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
2.2.2.4. Ghi sổ kế toán
A. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1. Khi nộp tiền mặt vào Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 111
14
2. Khi thu được các khoản phải thu bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi:
Nợ TK112
Có TK 311, 312
3. Khi thu hồi các khoản công nợ của đơn vị cấp dưới hoặc cấp trên bằng tiền gửi, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 342
4. Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp ngoại tệ tăng), kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 413
5. Khi nhận kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, vốn kinh doanh, kinh phí đầu tư XDCB, bằng
chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 441, 461, 462, 465, 411
6. Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền gửi, kế
toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 511
7. Khi thu lãi cho vay, lãi tín phiếu, lãi trái phiếu bằng tiền gửi
Nợ TK 112
Có TK 511, 531
8. Thu bằng tiền gửi NH, KB do bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ
Nợ TK 112
Có TK 531

Có TK 333 (3331) Nếu có
9. Khi thu hồi các khoản cho vay bằng tiền gửi
Nợ TK 112
Có TK 313 (3131, 3132, 3133)
10. Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền gửi
Nợ TK 112
Có TK 521(Nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS)
Có TK 461, 462, 465, 441
11.Khi nhận được giấy báo Có của NH, KB về các khoản tiền đang chuyển đã vào TK của đơn
vị
Nợ TK 112
Có TK 113
12. Rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 112
15
13. Chuyển tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mua vật liệu, công cụ, hàng hoá,TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 152,153,155, 211, 213, 241, 631
Nợ TK 311(3113) - Nếu có
Có TK 112
14. Chuyển tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mua TSCĐ dụng ngay cho hoạt động hành chính sự
nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 211, 213
Có TK 112
Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:
Nợ TK 431, 441, 661, 662, 635
Có TK 466
15. Chuyển tiền gửi chi tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 312
Có TK 112

16. Khi thanh toán các khoản phải trả bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 112
17. Thanh toán các khoản phải nộp theo lương cho cơ quan BHXH, BHYT, kế toán ghi:
Nợ TK 332
Có TK 112
18. Khi nộp thuế, phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 333
Có TK 112
19. Kinh phí cấp cho cấp dưới bằng tiền gửi, kế toán ghi:
Nợ TK 341
Có TK 112
20. Khi nộp hoặc thanh toán các khoản vãng lai khác cho các đơn vị cấp trên, kế toán ghi:
Nợ TK 342
Có TK 112
21. Trường hợp cuối niên độ kế toán theo chế độ tài chính quy định đơn vị phải nộp lại số kinh
phí sử dụng không hết. Khi nộp lại kinh phí, kế toán ghi:
Nợ TK 461, 462, 465
Có TK 112
22. Khi chi bằng tiền gửi cho các mục đích đầu tư XDCB, chi hoạt động, chi thực hiện dự án,
chi hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 241, 661, 662, 631, 635
Có TK 112
23. Làm thủ tục chuyển tiền gửi NH, KB trả cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được
16
giấy báo Nợ
Nợ TK 113
Có TK 112
B. Ghi sổ kế toán:
* Sổ kế toán chi tiết:

- Sổ tiền gửi (Mẫu số S12-H)
- Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ (Mẫu số S13-H)
Ví dụ:
Có số liệu về thu, chi tiền mặt trong tháng 2/N tại đơn vị X như sau:
(ĐVT: 1000 đồng)
I. Số dư đầu kỳ của một số tài khoản:
TK111: 10.000
TK112: 280.600
Các tài khoản khác có số dư hợp lý
II. Trong tháng có một số nội dung kinh tế nghiệp vụ phát sinh sau:
1. Phiếu thu số 121 ngày 3/2: Rút Dự toán kinh phí hoạt động (DTKP) về nhập quỹ tiền mặt :
60.000
2. Phiếu chi số 172 ngày3/2: Đơn vị mua vật liệu nhập kho thanh toán bằng tiền mặt : 16.500
3. Phiếu chi số 173 ngày 4/2: Gửi tiền mặt vào ngân hàng: 20.000 (kèm theo giấy báo Có số
123 ngày 4/2 của NH)
4. Giấy báo có số 974 ngày 17/2 của KB về việc cơ quan tài chính cấp phát kinh phí cho đơn vị
bằng Lệnh chi tiền: 50.000
5. Giấy báo nợ số 985 ngày 20/2 của kho bạc về việc chuyển trả nợ cho công ty điện tử tiền
mua máy photocopy: 45.500
6. Phiếu thu số 146 ngày 22/2: Rút tiền gửi kho bạc về nhập quỹ TM, số tiền: 45.000 (giấy báo
Nợ số 994 ngày 22/3)
Y/C: Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng hãy:
17
CHƯƠNG 3:
KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
Mục tiêu: Kế toán vật liệu, dụng cụ tập trung vào việc phân loại và đánh giá vật liệu,
dụng cụ theo giá thực tế nhập kho và xuất kho. Chương này sẽ giới thiệu các phương pháp tính
giá vật liệu nhập kho và xuất kho. Từ đó vận dụng vào các đơn vị HCSN để hạch toán kế toán
phù hợp.
3.1. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ

3.1.1. Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu quản lý:
Vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là một yếu tố vật chất cần thiết,
phục vụ cho hoạt động hành chính sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Vật liệu khi sử dụng hình thái vật chất của nó bị mất đi hay bị biến dạng. Các đơn vị
cần tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá
cả, chi phí thu mua, quản lý chặt chẽ quá trình sử dụng vật liệu; tổ chức bảo quản vật liệu an
toàn cả về số lượng và chất lượng.
Đơn vị phải xây dựng định mức sử dụng, định mức dự trữ cần thiết cho nhu cầu công tác
đối với các loại vật liệu chủ yếu, định mức hao hụt trong quá trình bảo quản, nhằm đáp ứng
kịp thời nhu cầu vật liệu cho các hoạt động của đơn vị, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các
loại vật liệu.
Chỉ hạch toán vào tài khoản 152, TK153 giá trị nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ
thực tế nhập, xuất kho. Các loại nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ mua về sử dụng ngay
(không qua kho) thì không hạch toán vào tài khoản này.
Đối với loại công cụ dụng cụ lâu bền, có giá trị lớn, thời gian sử dụng trên 1 năm khi
xuất dùng phải hạch toán giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ vào các chi phí có liên quan, đồng
thời phải theo dõi chi tiết từng thứ công cụ dụng cụ theo từng bộ phận sử dụng cho đến khi báo
hỏng hoặc thu hồi vào bên Nợ TK 005 “công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng”
3.1.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình
hình nhập, xuất, tồn kho về số lượng, giá trị của từng thứ, từng loại vật liệu, dụng cụ.
- Giám đốc, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, tình hình hao hụt, dôi
thừa vật liệu, góp phần tăng cường quản lý sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm vật liệu, ngăn
ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí.
- Chấp hành đầy đủ các thủ tục, xuất kho vật liệu, kiểm nghiệm vật liệu.
- Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu cho các bộ phận có liên quan.
- Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng chế độ quy định của Nhà
nước.
3.2. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU, DỤNG CỤ
18

3.2.1. Phân loại vật liệu, dụng cụ
Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò
khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị, gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị.
- Nhiên liệu.
- Phụ tùng thay thế.
- Dụng cụ.
3.2.2. Đánh giá vật liệu, dụng cụ
Hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải
phản ánh theo giá thực tế.
3.2.2.1. Giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho:
- Giá thực tế mua ngoài nhập kho:
+ Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài: Được tính
theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (tổng giá thanh toán). Các chi phí có liên quan đến quá
trình thu mua vật liệu, dụng cụ (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp, ) được trực tiếp ghi vào
các tài khoản chi phí có liên quan
+ Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh:
Đối với đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế: giá thực tế của
vật liệu mua ngoài dùng vào hoạt động SXKD là giá mua không có thuế GTGT.
Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: giá thực tế của vật liệu,
dụng cụ mua ngoài là tổng giá mua phải thanh toán có cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
- Giá thực tế vật liệu, dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ
đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu, dụng cụ đó.
- Giá thực tế vật liệu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác
định trên cơ sở giá trị hiện còn của vật liệu, dụng cụ đó
3.2.2.2. Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho
Việc tính giá thực tế của vật liệu, dụng cụ xuất dùng trong kỳ có thể áp dụng một trong
các phương pháp sau:
- Giá thực tế bình quân gia quyền
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo phương

pháp bình quân. Công thức tính:
Giá thực tế VL,
DC xuất trong kỳ
=
Giá thực tế bình quân
cho một đơn vị VL, DC
x
Số lượng VL, DC
xuất trong kỳ
Giá thực tế bình
quân cho một đơn
vị VL, DC
=
Giá thực tế VL,DC tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL,DC nhập trong kỳ
Số lượng VL, DC tồn đầu kỳ + Số lượng VL, DC nhập trong kỳ
- Giá thực tế nhập trước, xuất trước:
19
Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất ra trước, xuất
hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói một cách
khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để
tính giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế
của vật liệu mua vào sau cùng.
- Giá thực tế nhập sau, xuất trước:
Theo phương pháp này giả định vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất ra trước tiên, xuất
hết số nhập sau mới xuất đến số nhập lần kế tiếp trước đó theo giá thực tê của từng lô hàng
nhập. Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập truớc, xuất trước.
- Giá thực tế đích danh:
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp có thể nhận dạng được từng thứ, từng nhóm
hoặc loại vật liệu, dụng cụ theo từng hoá đơn từ khi nhập kho đến khi xuất. Khi tính giá trị thực
tế của vật liệu xuất kho phụ thuộc vào số vật liệu xuất dùng và hoá đơn mua vật liệu đó.

Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách
biệt.
Ví dụ:
Trích tài liệu về nhập, xuất vật liệu, dụng cụ tại một đơn vị HCSN như sau:
I. Tổng hợp tình hình nhập:
Ngày tháng Chỉ tiêu Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền (đ)
1/11 Tồn đầu tháng 300 13.200 3.960.000
10/11 Nhập đợt 1 100 13.500 1.350.000
15/11 Nhập đợt 2 120 13.000 1.560.000
25/11 Nhập đợt 3 140 12.500 1.750.000
26/11 Nhập đợt 4 120 11.500 1.380.000
Cộng 780 10.000.000
II. Tổng hợp tình hình xuất:
Ngày tháng Số lượng xuất
5/11 200
12/11 150
18/11 100
30/11 300
Cộng 750
Yêu cầu: Tính giá vật liệu xuất kho theo các phương pháp:
Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước.
* Áp dụng phương pháp bình quân gia quyền (sau mỗi lần nhập):
- Giá thực tế của vật liệu xuất kho ngày 5/11 (xuất 200 kg vật liệu):
200 x 13.200 = 2.640.000
- Ngày 12/11 xuất kho 150 kg vật liệu:
20
Giá thực tế BQ 1 đơn vị =
350.13
200
000.350.1000.320.1

=
+
đ/ kg
Giá thực tế của VL xuất kho:
13.350 x 150 = 2.002.500
- Ngày 18/11 xuất kho 100 kg vật liệu:
Giá thực tế BQ 1 đơn vị =
103.13
170
000.13120350.1350
=
+ xx
đ/kg
Giá thực tế của VL xuất kho:
13.103 x100 = 1.310.300
- Ngày 30/11 xuất kho 300 kg vật liệu:
Giá thực tế BQ 1 đơn vị =
12014070
000.380.1000.750.1103.1370
++
++x
= 12.264,27
Giá thực tế của VL xuất kho:
12.276,27 x 300 = 3.679.282
* Áp dụng phương pháp bình quân gia quyền (cuối kỳ):
Đơn giá BQ vật
liệu xuất kho
=
300x13.200 + 100x13.500 + 120x13.000 +
140x12.500 + 120x11.500

= 12.820,5
300 + 100 + 120 + 140 + 120
- Giá BQ VL xuất kho ngày 5/11: 200 x 12.820,5 = 2.564.000
- Giá BQ VL xuất kho ngày 12/11: 150 x 12.820,5 = 1.923.075
- Giá BQ VL xuất kho ngày 18/11: 100 x 12.820,5 = 1.282.050
- Giá BQ VL xuất kho ngày 30/11: 300 x 12.820,5 = 3.846.150
* Áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước:
Ngày Giá thực tế đơn vị Số lượng (kg) Thành tiền (đồng)
1 2 3 4
5/11 13.200 200 2.640.000
12/11 150 1.995.000
13.200 100 1.320.000
13.500 50 675.000
18/11 100 1.325.000
13.500 50 675.000
13.000 50 650.000
26/11 300 3.695.000
13.000 70 910.000
12.500 140 1.750.000
11.500 90 1.035.000
* Áp dụng phương pháp nhập sau, xuất trước:
Ngày Giá thực tế đơn vị Số lượng (kg) Thành tiền (đ)
5/11 13.200 200 2.640.000
12/11 150 2.010.000
21
13.500 100 1.350.000
13.200 50 660.000
18/11 13.000 100 1.300.000
30/11 300 3.654.000
11.500 120 1.380.000

12.500 140 1.750.000
13.000 20 260.000
13.200 20 264.000
3.3. KẾ TOÁN NHẬP, XUẤT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ
3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu nhập kho (mẫu C20 -HD)
- Phiếu xuất kho (mẫu C21 -HD)
- Giấy báo hỏng, mất vật liệu, dụng cụ (mẫu C22 -HD)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu C23 -HD)
- Bảng kê mua hàng (mẫu C24 -HD)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, HH (mẫu C25-HD)
- Các chứng từ khác có liên quan
3.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
* Tài khoản 152 - Nguyên liệu, Vật liệu
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị
các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của đơn vị HCSN.
* Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị
các loại công cụ, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN.
* TK 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng:
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại dụng cụ lâu bền đang sử
dụng tại đơn vị. Đây là những dụng cụ có giá trị tương đối lớn có thời gian sử dụng dài, yêu
cầu phải được quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng đến khi báo hỏng. Dụng cụ lâu bền đang sử
dụng phải được kế toán chi tiết cho từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng người chịu
trách nhiệm vật chất. Trong từng loại dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải kế toán chi tiết theo
các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền
Nội dung và kết cấu:
TK 005
- Giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra để sử
dụng

- Giá trị dụng cụ lâu bền giảm do báo
hỏng, mất và các nguyên nhân khác
Giá trị dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng
tại đơn vị
3.3.3. Ghi sổ kế toán
22
A. Định khoản kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1. Đối với vật liệu, dụng cụ mua ngoài:
a, Trường hợp vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt
hàng của NN, kế toán ghi:
Nợ TK 152 ,153 (trường hợp VL, DC nhập kho)
Nợ TK 661, 662, 635 (trường hợp mua vật liệu, dụng cụ dùng ngay cho
hoạt động thường xuyên, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của NN)
Có TK 111, 112, 331, 312
b, Trường hợp mua vật liệu sử dụng cho hoạt động SX- KD:
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 631 (theo giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 311 (3113) (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111,112, 331, 312
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sản xuất kinh doanh hàng
hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 631 (theo giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 331, 312
c, Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu, kế toán ghi
Nợ TK 661, 662, 631, 635
Có TK 111, 112, 331, 312
2. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 441, 461, 462, 465, 411
3. Vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153
Có TK 331 (3318)
4. Trường hợp các loại vật liệu, dụng cụ vay mượn của các đơn vị khác, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153 (nhập kho)
Có TK 331 (3312)
5. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được viện trợ không hoàn lại,hoặc được tài trợ, biếu tặng
Nợ TK 152,153
Có TK 521(Nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách)
Có TK 441, 461, 462, 465
6. Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án,
thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước, hoạt động SXKD, XDCB, kế toán ghi:
Nợ TK 661, 662, 635, 631, 241
Có TK 152, 153
Đồng thời ghi Có TK 005: dụng cụ lâu bền đang sử dụng (áp dụng cho trường hợp xuất kho
23
dụng cụ lâu bền đang sử dụng)
Khi nhận được giấy báo hỏng, báo mất DC, kế toán ghi:
Nợ TK 005
7. Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng VL,DC:
- Đơn vị cấp trên khi cấp, kế toán ghi:
Nợ TK 341
Có TK 152, 153
- Đơn vị cấp dưới khi nhận, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153 (nếu nhập kho)
Có TK 461
8. Khi xuất kho vật liệu, dụng cụ cho vay, cho mượn:
Nợ TK 311
Có TK 152, 153
9. Vật liệu, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
- Phản ánh giá trị vật liệu, dụng cụ thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 311 (3118)
Có TK 152, 153
- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào các trường hợp cụ thể, kế toán ghi:
Nợ TK 334 (nếu trừ vào lương)
Nợ TK 111
Có TK 311 (3118)
10. Hạch toán vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động (cả số còn sử dụng
được và không còn sử dụng được): căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá ngày 31/12
kế toán lập ‘’Chứng từ ghi sổ” phản ánh toàn bộ giá trị vật tư tồn kho liên quan đến số kinh phí
hoạt động được NS cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo (Trong đó
ghi rõ: Giá trị vật tư tồn kho đến cuối ngày 31/12)
- Phản ánh giá trị vật tư vào chi hoạt động
Nợ TK 661
Có TK 337 (3371)
- Trong năm sau, khi xuất vật tư ra sử dụng, hoặc để thanh lý, nhượng bán kế toán ghi:
Nợ TK 337 (3371)
Có TK 152,153
B. Ghi sổ kế toán
a, Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ kho (mẫu số S21 - H)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S22 - H)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S22a - H)
b, Sổ kế toán tổng hợp
24
CHƯƠNG 4:
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Mục tiêu: Chương này sẽ cung cấp các kiến thức chung về TSCĐ; cách phân loại và
đánh giá TSCĐ. Từ đó kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh để ghi sổ kế toán, hạch toán
tăng, giảm TSCĐ. Ngoài ra chương này còn hướng dẫn việc tính toán hao mòn TSCĐ, hạch
toán hao mòn TSCĐ; hạch toán kế toán đối với các công trình đầu tư xây dựng cơ bản, hạch

toán sửa chữa lớn TSCĐ và đầu tư dài hạn.
4.1. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
4.1.1. Đặc điểm của tài sản cố định
Tài sản cố định là những tư liệu lao động và tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử
dụng dài. Những tư liệu lao động và tài sản khác được xếp là TSCĐ phải có đủ 2 tiêu chuẩn
sau:
- Có giá trị (nguyên giá) từ 10 triệu đồng trở lên
- Thời gian sử dụng trên 1 năm
Đối với các đơn vị HCSN một số TSCĐ được quy định là TSCĐ đặc thù như sau:
+ Những TSCĐ hữu hình (trừ nhà cửa, vật kiến trúc) có nguyên giá từ 5.000.000 đồng
đến dưới 10.000.000 đồng, thời gian sử dụng trên 1 năm được quy định là TSCĐ;
+ Những TSCĐ có nguyên giá từ 10.000.000 đồng trở lên nhưng dễ hỏng, dễ vở (đồ
dùng thuỷ tinh, sành, sứ) không quy định là TSCĐ trừ thiết bị thí nghiệm, nghiên cứu khoa
học;
Đặc điểm:
- TSCĐ có thời gian sử dụng lâu dài và không thay đổi hình thái vật chất ban đầu cho
đến khi nhượng bán hoặc hư hỏng phải loại bỏ, thanh lý.
- Trong quá trình tham gia hoạt động, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn của TSCĐ
được ghi giảm nguồn kinh phí hình thành TSCĐ (đối với tài sản dùng cho hoạt động chuyên
môn) hoặc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (đối với TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất
kinh doanh).
4.1.2. Nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định
- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị
TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và việc sử dụng tài sản ở đơn vị. Thông qua đó giám đốc
chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, sử dụng TSCĐ ở đơn vị.
- Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành
việc mua sắm, xây dựng, bàn giao đưa vào sử dụng, tài sản được cơ quan quản lý cấp phát trừ
vào kinh phí, tài sản tiếp nhận của đơn vị khác bàn giao hoặc được biếu, tặng, viện trợ,
- Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường tài sản trong đơn vị, lập kế hoạch
và theo dõi việc sửa chữa, thanh lý, khôi phục , mở rộng, đổi mới TSCĐ

25