tài liệu hữu ích môn kế toán hành chính sự nghiệp.pdf

Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CHẾ ĐỘ KẾ TỐN
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Mục tiêu chung:
• Giúp cho người học khái qt hố, hệ thống hoá, những nội dung cơ bản của
chế độ kế tốn áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, trước hết là nội
dung của chế độ kế tốn hiện hành.
• Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài
khoản, sổ sách và báo biểu kế toán theo ché độ kế toán phù hợp với đặc điểm
của đơn vị hành chính sự nghiệp.
1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp ban hành được biên soạn trong tài liệu này đã
thay thế Quyết định số 999-TC QĐ CĐKT ngày 02-11-1996 bằng QĐ Số: 19/2006/QĐBTC, ngày 30 tháng 03 năm 2006.
Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp được áp dụng cho:
- Cơ quan nhà nước
- Đơn vị sự nghiệp
- Tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN
- Tổ chức có nhiệm vụ thu, chi NSNN các cấp: Văn phòng Quốc hội; Văn phịng
Chủ tịch nước; Văn phịng Chính phủ; Tịa án nhân dân và viện Kiểm sát nhân
dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện;
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức chính trị- xã hội nghề
nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí NSNN
- Đơn vị sự nghiệp được NSNN đảm bảo một phần hoặc tồn bộ kinh phí
- Tổ chức quản lý tài sản quốc gia
- Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí NSNN
- Các hội; Liên hiệp hội; Tổng hội;
- Các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động;
- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả tòa án quân sự và Viện kiểm sat quân sự (trừ các
doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân)

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức khơng sử dụng kinh phí NSNN (trừ các đơn vị sự
nghiệp ngồi cơng lập, gồm: đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; các Tổ chức
phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội; Tổng hội tự cân đối thu, chi; tổ chức xã hội; tổ
chức xã hội- nghề nghiệp tự cân đối thu, chi; Tổ chức khác khơng sử dụng kinh
phí NSNN

1


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

1.2. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Để thu thập thơng tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng
kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu
và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán là
những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong việc sử
dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của các đơn vị HCSN đã phát sinh và thực
sự đã hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị HCSN đều được phản ánh
vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các
yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Tuỳ thuộc vào quy mơ và tính chất hoạt động của từng đơn vị HCSN, trên cơ sở hệ
thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà Nhà nước ban hành, kế
toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó, hướng dẫn các
cá nhân và bộ phận liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân
chuyển chứng từ.

S
TT

1

A
I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
II
1
2
3
4

TÊN CHỨNG TỪ

SỐ HIỆU

2
Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định
này

Chỉ tiêu lao động tiền lương
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Giấy báo làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm
Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí)
Bảng thanh tốn tiền thưởng
Bảng thanh tốn phụ cấp
Giấy đi đường
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hợp đồng giao khoán cơng việc, sản phẩm
Bảng thanh tốn tiền th ngồi
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng kê thanh tốn cơng tác phí
Chỉ tiêu vật tư
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm,

3

2

LOẠI
CHỨNG
TỪ KẾ
TOÁN

BB HD
4
5

C01a-HD
C01b-HD
C01c-HD
C02a-HD
C02b-HD
C03-HD
C04-HD
C05-HD
C06-HD
C07-HD
C08-HD
C09-HD
C10-HD
C11-HD
C12-HD

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

x
x
x
x
x

C 20 - HD
C 21 - HD
C 22 - HD
C 23 - HD

x
x
x
x


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

5
6
III
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
IV
1
2
3
4
5
6
7

hàng hố
Bảng kê mua hàng
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản
phẩm, hàng hoá
Chỉ tiêu tiền tệ
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tạm ứng
Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt
Nam)
Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quí, đá quí)
Giấy đề nghị thanh toán
Biên lai thu tiền
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo,
tập huấn
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo,
tập huấn

Chỉ tiêu tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hồn
thành
Bảng tính hao mịn TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

6

Chứng từ kế tốn ban hành theo các văn
bản pháp luật khác
Vé
Giấy xác nhận hàng viện trợ khơng hồn lại
Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại
Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ
Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng
viện trợ
Hố đơn GTGT

7

Hố đơn bán hàng thơng thường

8
9
10
11

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Hố đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền)
Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có
hố đơn

B
1
2
3
4
5

3

C 24 - HD
C 25 - HD
C 30 - BB
C 31 - BB
C 32 - HD
C 33 - BB
C 34 - HD

x
x
x
x
x
x

x

C 35 - HD

x

C 37 - HD
C 38 - BB
C 40a- HD

x
x
x

C 40b- HD

x

C 50 - BD
C 51 - HD
C 52 - HD
C 53 - HD
C54 - HD

x
x
x
x
x

C55a - HD
C55b - HD

x
x

01 GTKT3LL
02 GTGT3LL
03PXK- 3LL
04 H02- 3LL
04/GTGT

x
x
x
x
x
x


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

12
13

Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau,
thai sản
14 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền
mặt

15 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển
khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi
16 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
17 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt
18 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản
19 Bảng kê nộp séc
20 Uỷ nhiệm thu
21 Uỷ nhiệm chi
22 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt
23 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản,
chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi
24 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư
25 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt
26 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản
27 Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư
.......................
Ghi chú:
- BB: Mẫu bắt buộc
- HD: Mẫu hướng dẫn
1.3. HỆ THƠNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN
STT

SỐ
HIỆU
TK

TÊN TÀI KHOẢN

PHẠM VI
ÁP DỤNG

GHI CHÚ

LOẠI TK 1: TIỀN VÀ
VẬT TƯ

1

2

3
4

5

111
1111
1112
1113
112
1121
1122
1123
113
121
1211
1218
152

Tiền mặt

Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Tiền đang chuyển
Đầu tư tài chính ngắn hạn
Đầu tư chứng khốn ngắn hạn
Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
Nguyên liệu, vật liệu
4

Mọi đơn vị

Mọi đơn vị

Chi tiết theo
từng TK tại
từng NH, KB

Mọi đơn vị
Đơn vị có phát
sinh
Mọi đơn vị

Chi tiết theo

Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế tốn HCSN

6
7

153
Cơng cụ, dụng cụ
155
Sản phẩm, hàng hoá
1551 Sản phẩm

Mọi đơn vị
Đơn vị có hoạt
động SX, KD

lý
Chi tiết
theo sản
phẩm,
hàng hố

Mọi đơn vị

Chi tiết theo
yêu cầu quản
lý

1552 Hàng hoá
LOẠI TK 2: TÀI SẢN
CỐ ĐỊNH

8

9
10
11

12

211
2111
2112
2113
2114
2115
2118
213
214
2141
2142
221
2211
2212
2218
241
2411
2412
2413

TSCĐ hữu hình

Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc, thiết bị
Phương tiện vận tải, truyền dẫn
Thiết bị, dụng cụ quản lý
Cây lâu năm, súc vật làm việc và
cho sản phẩm
Tài sản cố định khác
TSCĐ vơ hình
Hao mịn TSCĐ
Hao mịn TSCĐ hữu hình
Hao mịn TSCĐ vơ hình
Đầu tư tài chính dài hạn
Đầu tư chứng khốn dài hạn
Vốn góp
Đầu tư tài chính dài hạn khác
XDCB dở dang
Mua sắm TSCĐ
Xây dựng cơ bản
Sửa chữa lớn TSCĐ

Mọi đơn vị
Mọi đơn vị

LOẠI TK 3: THANH TOÁN

13

14
15

16

311
3111
3113
31131

Các khoản phải thu
Phải thu của khách hàng
Thuế GTGT được khấu trừ
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng
hoá, dịch vụ
31132 Thuế GTGT được khấu trừ của
TSCĐ
3118 Phải thu khác
312
Tạm ứng
313
Cho vay
3131 Cho vay trong hạn

Mọi đơn vị
Đơn vị được
khấu trừ thuế
GTGT

Mọi đơn vị
Đơn vị có dự
án tín dụng

3132 Cho vay q hạn
3133 Khoanh nợ cho vay
331
Các khoản phải trả

Mọi đơn vị
5

Chi tiết theo
yêu cấu
quản lý

Chi tiết
từng đối
tượng
Chi tiết
từng đối
tượng
Chi tiết


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

3311 Phải trả người cung cấp

từng đối
tượng

19
20

3312
3318
332
3321
3322
3323
333
3331
33311
33312
3332
3334
3337
3338
334
335

21
22

336
337

23

341

Kinh phí cấp cho cấp dưới

24

342

Thanh toán nội bộ

17

18

Phải trả nợ vay
Phải trả khác
Các khoản phải nộp theo lương
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Kinh phí cơng đồn
Các khoản phải nộp nhà nước
Thuế GTGT phải nộp
Thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Phí, lệ phí
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế khác
Các khoản phải nộp khác
Phải trả công chức, viên chức
Phải trả các đối tượng khác

Mọi đơn vị

Các đơn vị có

phát sinh

Mọi đơn vị
Chi tiết theo
từng đối
tượng

Tạm ứng kinh phí
Kinh phí đã quyết tốn chuyển
năm sau
3371 Ngun liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ tồn kho
3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn
thành
3373 Giá trị khối lượng XDCB hồn
thành
Các đơn vị
cấp trên

Chi tiết
cho từng đơn
vị

Đơn vị có phát
sinh

LOẠI TK 4 –
NGUỒN KINH PHÍ

25

411

Nguồn vốn kinh doanh

Đơn vị có hoạt
động SXKD

26

412

Chênh lệch đánh giá lại tài sản

27

413

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

28

421

Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
6

Đơn vị
có phát sinh
Đơn vị có

ngoại tệ

Chi tiết
theo từng
nguồn


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

29

30

31

32

33
34

4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động
thường xuyên
4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản
xuất, kinh doanh
4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt
Đơn vị có đơn
hàng của Nhà nước
đặt hàng của
Nhà nước
4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác

431
Các quỹ
Mọi đơn vị
4311 Quỹ khen thưởng
4312 Quỹ phúc lợi
4313 Quỹ ổn định thu nhập
4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
441
Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng Đơn vị có đầu
cơ bản
4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp
tư XDCB dự
4413 Nguồn kinh phí viện trợ
án
4418 Nguồn khác
461
Nguồn kinh phí hoạt động
Mọi đơn vị
4611 Năm trước
46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
46112 Nguồn kinh phí khơng thường xun
4612 Năm nay
46121 Nguồn kinh phí thường xun
46122 Nguồn kinh phí khơng thường xun
4613 Năm sau
46131 Nguồn kinh phí thường xun
46132 Nguồn kinh phí khơng thường xun
462
Nguồn kinh phí dự án
Đơn vị có

4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp
dự án
4623 Nguồn kinh phí viện trợ
4628 Nguồn khác
465
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn
của Nhà nước
đặt hàng của
Nhà nước
466
Nguồn kinh phí đã hình thành
Mọi đơn vị
TSCĐ
LOẠI TK 5CÁC KHOẢN THU

35

36

511
5111
5112
5118
521
5211

Các khoản thu
Thu phí, lệ phí
Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
Thu khác

Thu chưa qua ngân sách
Phí, lệ phí
7

Đơn vị có
phát sinh
Đơn vị có
phát sinh

Chi tiết từng
nguồn KP


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

37

5212 Tiền, hàng viện trợ
531
Thu hoạt động sản xuất, kinh
doanh

Đơn vị có HĐ
SXKD

LOẠI TK 6-CÁC KHOẢN CHI

38

631

39

635

40

643

Chi phí trả trước

41

661
6611
66111
66112
6612
66121
66122
6613
66131
66132
662
6621
6622

Chi hoạt động
Năm trước
Chi thường xuyên

Chi không thường xuyên
Năm nay
Chi thường xuyên
Chi không thường xuyên
Năm sau
Chi thường xuyên
Chi không thường xuyên
Chi dự án
Chi quản lý dự án
Chi thực hiện dự án

42

Chi hoạt động sản xuất, kinh
doanh
Chi theo đơn đặt hàng của Nhà
nước

LOẠI TK 0- TÀI KHOẢN NGỒI
BẢNG

1
2

001
002

3
4
5

6

004
005
007
008
0081
0082
009
0091
0092

7

Tài sản th ngồi
Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia
cơng
Khốn chi hành chính
Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
Ngoại tệ các loại
Dự toán chi hoạt động
Dự tốn chi thường xun
Dự tốn chi khơng thường xun
Dự tốn chi chương trình, dự án
Dự tốn chi chương trình, dự án
Dự tốn chi đầu tư XDCB

8

Đơn vị có hoạt

động SXKD
Đơn vị có đơn
đặt hàng của
Nhà nước
Đơn vị có phát
sinh
Mọi đơn vị

Chi tiết theo
động SXKD

Đơn vị có
dự án

Chi tiết theo
dự án


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

1.4. HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN
Đặc điểm chung về các hình thức sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị Hành chính sự
nghiệp

Đặc điểm

Những mẫu sổ
đặc thù theo các
hình thức sổ kế
tốn

Các hình thức kế tốn áp dụng trong các đơn vị HCSN
Hình thức
Hình thức
Hình thức
Nhật ký Sổ Cái
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
x
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp
Nhật ký chuyên
Bảng tổng hợp chứng từ
chứng từ gốc
dùng
gốc cùng loại
cùng loại
Sổ đăng ký chứng từ ghi
x
x
sổ
Sổ Cái nhật ký
Sổ Cái theo hình
Sổ Cái theo hình thức
thức NKC
CTGS

Những mẫu sổ
thống nhất giữa Sổ, Thẻ chi tiết

Sổ, Thẻ chi tiết
các hình thức sổ
kế tốn
1.4.1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung

Sổ, Thẻ chi tiết

Chứng từ kế toán

(1)

(2)
(2)
Sổ Nhật ký
đặc biệt

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

SỔ NHẬT KÝ CHUNG
(4)

(3)

Bảng tổng hợp
chi tiết

SỔ CÁI
(3)

(4)
(5)
(5)

Bảng cân đối
số phát sinh

(5)

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
9

(5)


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế tốn HCSN

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên
sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có

mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ
phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh,
tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ
Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ
Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp
chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối
số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp
trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
1.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế
(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết
xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của
mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở
cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những
chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần

trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của
cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái
10


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số
phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào
số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng
(cuối q) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ
Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
Tổng số phát sinh
Tổng số phát sinh
“Phát sinh” ở phần
=
Nợ của tất cả các
=
Có của tất cả các
Nhật ký
Tài khoản
Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản

=

Tổng số dư Có các tài khoản

Chứng từ kế toán
(1)

(1)
(2)

Sổ quỹ

(2)

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết

Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán cùng
loại

(3)

(2)

Bảng tổng
hợp chi
tiết

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

(3)

(4)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

(4)

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được
kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ
của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng
tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối
tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
11


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

1.4.3. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi
sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số
thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế
toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán

(1)

(1)

(2)
(2)

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng
từ kế tốn cùng loại

(2)

Sư,thẻ
th kế
k
Sổ,
to¸n
chi
tốn chitit

tiết

(2)
Sổ đăng ký
CTGS

CHỨNG TỪ GHI SỔ

(4)

(2)
(3)
Sổ Cái

(4)

(5)

(4)
Bảng cân đối số
phát sinh

Bảng tổng
hợp chi
tiết

(5)

(5)

(5)

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
12


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi
sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được
dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ
được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh
Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập
Bảng Cân đối số phỏt sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát
sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng
Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư
Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng
tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng
trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.4.4- Hình thức kế tốn trên máy vi tính

(1)

CHỨNG TỪ
KẾ TỐN

PHẦN MỀM
KẾ TOÁN

(1)

BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI

(3)

SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

(4)
(2)

MÁY VI TÍNH

Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính
a. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
13

- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản
trị


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn
được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình
thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ
kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của
hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
b- Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số
liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin
đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế
toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng
tay.
1.5- HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN
ST
T
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9

1- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở
Ký hiệu Phạm vi
TÊN SỔ
mẫu sổ
áp dụng

2
3
4
Nhật ký- Sổ Cái
S01- H
Chứng từ ghi sổ
S02a- H
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
S02b- H
Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ S02c- H
ghi sổ)
Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký S03- H
chung)
S04- H
Sổ Nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
S05-H
Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt)
S11- H
Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
S12- H
14


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

10

Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ

S13- H

11

Sổ kho (Hoặc thẻ kho)

S21- H

12

S22- H

16
17
18
19
20
21

Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng
cụ, sản phẩm, hàng hố
Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu,
công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Sổ tài sản cố định
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi
sử dụng
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng)
Sổ theo dõi dự tốn ngân sách
Sổ theo dõi nguồn kinh phí

Sổ tổng hợp nguồn kinh phí
Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán

22

Sổ chi tiết doanh thu

S51- H

23
24

Sổ chi tiết các khoản thu
Sổ theo dõi thuế GTGT

S52- H
S53- H

25
26
27
28
29

Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại
Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm
Sổ chi tiết chi hoạt động
Sổ chi tiết chi dự án
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư
XDCB)

Sổ theo dõi chi phí trả trước
Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc

S54- H
S55- H
S61- H
S 62 - H
S63 - H

13
14
15

30
31

Đơn vị có ngoại
tệ
Đơn vị có kho
vật liệu,
dụng cụ, sản
phẩm, hàng hố

S23- H
S31 - H
S32 - H
S33- H
S34- H
S41- H
S42- H

S43- H
S45- H

Đơn vị có đầu tư
chứng khốn
Đơn vị có hoạt
động
sản xuất kinh
doanh
Đơn vị có nộp
thuế
GTGT

Đơn vị có dự án
Đơn vị có hoạt
động SXKD

S71- H
S72- H

2- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên)
STT
TÊN SỔ
Ký hiệu mẫu sổ
1
2
3
Sổ
tổng
hợp

quyết
tốn
ngân
sách
và
nguồn
khác
của
Mẫu
số
S04/CT1
đơn vị
H
1.6. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN
15


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

- Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán
cấp cơ sở
NƠI NHẬN
KỲ
S
TÊN BIỂU BÁO CÁO
Tài Kh Cấ Thống
HẠN
T Ký hiệu
chín o
p

kê
LẬP
T
biểu
h (*) bạ trê
(*)
BÁO
n
c
CÁO
1
2
3
4
7
8
5
6
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản
Q,
x
x
năm
2 B02- H Tổng hợp tình hình kinh phí
Q,
x
x
x
x
và quyết tốn kinh phí đã sử

năm
dụng
3 F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt
Quý,
x
x
x
x
động
năm
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
Q,
x
x
x
x
năm
5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự tốn kinh
Q,
x
x
x
phí ngân sách tại KBNN
năm
6
F02Bảng đối chiếu tình hình tạm
Quý,
x
x
x

3bH
ứng và thanh tốn tạm ứng
năm
kinh phí ngân sách tại KBNN
7 B03- H Báo cáo thu- chi hoạt động sự
Quý,
x
x
x
nghiệp và hoạt động sản xuất,
năm
kinh doanh
8 B04- H Báo cáo tình hình tăng, giảm
Năm
x
x
x
TSCĐ
9 B05- H Báo cáo số kinh phí chưa sử
Năm
x
x
x
dụng đã quyết toán năm trước
chuyển sang
1 B06- H Thuyết minh báo cáo tài chính
Năm
x
x
0

Ghi chú: - (*) Chỉ nộp báo cáo tài chính năm
- Những đơn vị vừa là đơn vị dự toán cấp I, vừa là đơn vị dự tốn cấp III nhận
dự tốn kinh phí trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch UBND do cơ quan Tài
chính trực tiếp duyệt quyết tốn thì báo cáo đó gửi cho cơ quan Tài chính.

16


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

Danh mục báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tổng hợp quyết toán áp dụng cho đơn
vị kế toán cấp I và cấp II
Số
TT

Ký hiệu

TÊN
BÁO CÁO
TỔNG HỢP

1

2

3

Kỳ
hạn
lập

NƠI NHẬN BÁO CÁO
Tài
Kho Cấp Thống kê
chính
bạc trên

4

5

6

7

8

1

Mẫu số B02/CT- Báo cáo tổng hợp
H
tình hình kinh phí
và quyết tốn kinh
phí đã sử dụng

Năm

x

x

x

x

2

Mẫu số B03/CT- Báo cáo tổng hợp
H
thu- chi hoạt động
sự nghiệp và hoạt
động sản xuất, kinh
doanh

Năm

x

x

x

x

1

Mẫu số B04/CT- Báo cáo tổng hợp
H
quyết toán ngân
sách và nguồn khác

của đơn vị

Năm

x

x

x

x

Lưu ý: - Đơn vị dự toán cấp II chỉ gửi báo cáo tài chính cho đơn vị dự tốn cấp I
- Đơn vị dự tốn cấp I gửi cơ quan Tài chính, Thống kê, Kho bạc
1.7- TRÍCH LƯỢC HỆ THỐNG MỤC LỤC NSNN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1207/T.C/Q.Đ/NSNN
ngày 25/12/1996 của Bộ Tài chính)

HỆ THỐNG MỤC LỤC NSNN

Chương/ Loại/ Khoản/ Nhóm/ Tiểu nhóm/ Mục/ Tiểu mục
C / L / K / N / TN / M/ TM

17


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

Chương A
NSNN trực thuộc TW

CHƯƠNG

Chương B
NSNN trực thuộc Tỉnh

Chương C
NSNN trực thuộc Huyện

Chương D
NSNN trực thuộc Xã

LOẠI, KHOẢN

01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16

17
18
19
20

Nông nghiệp - lâm nghiệp - thủy lợi
Thủy sản
Công nghiệp khai thác mỏ
Công nghiệp chế biến
Sản xuất phân phối điện, khí đốt và nước
Xây dựng
Thương nghiệp, sửa chữa các xe có động cơ, đồ dùng cá nhân
và gia đình
Khách sạn
Giao thơng vận tải, kho bãi và thơng tin liên lạc
Tài chính, tín dụng
Hoạt động văn học và công nghệ
Các hoạt động liên quan đẾn kinh doanh tài sản, dịch vụ , tư
vấn
Quản lý nhà nước và an ninh quốc phòng, đảm bảo xã hội bắt
buộc
Giáo dục và đào tạo
Y tế và các hoạt động xã hội
Hoạt động văn hóa, thể thao
Hoạt động đảng, đồn thể, xã hội
Hoạt động phục vụ cá nhân và cộng đồng
Hoạt động làm th, cơng việc gia đình trong các hộtư nhân
Hoạt động của các tổ chức và đoàn thể quốc tế

NHÓM, TIỂU NHÓM, MỤC, TIỂU MỤC

18


Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Thu thường xuyên
Thu về chuyển nhượng quyền sử dụng và bán tài
sản Nhà nước
Thu viện trợ khơng hồn lại
Thu nợ gốc các khoản cho vay và thu bán các cổ
phần của Nhà nước
Thu vay của Nhà nước
Chi thường xuyên
Chi đầu tư phát triển
Cho vay hỗ trợ quĩ và cho hỗ trợ của Nhà nước
Trả gốc các khoản vay của Nhà nước

19

Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN

1.8. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỦ YẾU TRONG QUAN HỆ TÀI CHÍNH
Sơ đồ 1
TRÌNH TỰ LẬP DỰ TỐN VÀ PHÂN PHỐI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

3) Giao nhiệm vụ Ngân
sách

CƠ QUAN TÀI CHÍNH

2) Dự tốn
CƠ QUAN CHỦ QUẢN

3) Giao nhiệm vụ
Ngân sách
2) Dự tốn

1) Thơng báo dự kiến ngân
sách

CƠ QUAN TÀI
CHÍNH
ĐỊA PHƯƠNG

1) Thơng báo dự kiến ngân
sách
2) Dự tốn
4) Phân phối ngân sách

2) Dự toán
CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG
NGÂN SÁCH
T.Ư

4) Phân phối ngân
sách

Đ.P

Sơ đồ 2
TRÌNH TỰ TIẾP NHẬN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

CƠ QUAN NGÂN SÁCH
NHÀ NƯỚC

20