đồ án tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản

Phân tích và thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản
Information
Lời nói đầu
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các
lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã
hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần
tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian
và nhân lực.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong
đó có công tác quản lý văn bản. Chính vì lẽ đó, ngay khi được học môn phân tích và thiết kế
hệ thống thong tin, nhận thức được vai trò quan trọng của việc tin học hóa trong công tác
quản lý, nhóm chúng tôi đã bắt tay vào thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống thong
tin quản lý văn bản” với hy vọng nếu đề tài thành công và có thể đưa vào ứng dụng sẽ có thể
giúp cho công tác quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn giản hơn, nhanh chóng
hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách.
Do thời gian thực hiện và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu
sót, rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chúng tôi hoàn thiện hơn.
ITổng quan về đề tài
II.Khảo sát hệ thống
III. Phân tích hệ thống
IV.Thiết kế hệ thống
V.Kết luận
Lời nói đầu
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng
trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để
đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thoát khỏi
cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực
để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng
quan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản. Chính vì lẽ đó, ngay khi được
học môn phân tích và thiết kế hệ thống thong tin, nhận thức được vai trò quan

trọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý, nhóm chúng tôi đã bắt tay vào
thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản” với hy
vọng nếu đề tài thành công và có thể đưa vào ứng dụng sẽ có thể giúp cho công tác
quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu
quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách.
Do thời gian thực hiện và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không thể tránh
khỏi những thiếu sót, rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chúng
tôi hoàn thiện hơn.
I. Tổng quan về đề tài
I.1 Lý do chọn đề tài
Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế
góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ
chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động
của bất cứ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập
nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác.
Trước đây, công tác quản lý văn bản, công văn được thực hiện thủ
công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp
không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày
nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công
nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với
các sản phẩm phần mềm ưu việt.
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản, chúng tôi nhận thấy trường
ĐHSP Hà Nội I là một trong những đơn vị sớm coi trọng và đầu tư cho công
tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác này. Gần đây nhà trường đã mạnh
dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công việc với mục
đích khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công.
Chính vì lẽ đó chúng tôi chọn trường ĐHSP Hà Nội I là đơn vị khảo
sát phục vụ cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thông tin “Quản lý văn
bản”.
I.2 Phương pháp thực hiện đề tài:

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích và
thiết kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm các hoạt động khảo sát, phân tích,
thiết kế, bổ sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực hiện song
song với nhau. Đặc biệt là hoạt động khảo sát, chúng tôi tiến hành nhiều
lần , song song với các hoạt động khác nhằm có những thông tin chính xác
nhất về hệ thống. Cụ thể:
Chúng tôi đã tiến hành 3 lần khảo sát. Lần 1- Tìm hiểu về hệ thống
hiện tại, các thức làm việc của hệ thống phục vụ cho giai đoạn khảo sát sơ
bộ. Ở lần khảo sát thứ 2- sau khi tìm hiểu thêm các tài liệu tham chiếu,
chúng tôi tiến hành đánh giá về hệ thống hiện tại( phát hiện các ưu - nhược
điểm). Trong quá trình phân tích hệ thống, chúng tôi tiến hành song song với
việc khảo sát lần 3 để một lần nữa thấy rõ hơn về hệ thống hiện tại, phân tích
về hệ thống này để phục vụ cho giai đoạn thiết kế.
Công tác phân tích được thực hiện song song với các bài giảng về
phần phân tích, ngay sau mỗi bài học, chúng tôi lại tiến hành phân tích: Về
chức năng, về dữ liệu… và được thực hiện song song cùng khảo sát
Do thời gian hạn chế nên chúng tôi chỉ dừng lại ở công tác thiết kế,
chưa thể đưa hệ thống vào kiểm thử.
II.Khảo sát hệ thống
II.1 Cơ cấu tổ chức của trường ĐHSP Hà
Nội I:
Trường ĐHSP Hà Nội I là một ngôi trường có truyền thống lịch
sử lâu đời. trường được thành lập ngày 11 tháng 10 năm 1951,đây là ngôi
trường đầu ngành trong hệ thống của các trường sư phạm, là trung tâm lớn
về đào tạo giáo viên và nghiên cứu khoa học, là nơi tạo ra nhiều nhân tài,
nhà khoa học cho đất nước.
Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường ĐHSP Hà Nội I:
Sơ đồ tổ chức

- Phòng Tổ chức
Cánbộ
- Phòng Đào tạo
- Phòng Sau đại
học
- Phòng Hành
- Nhà xuất bản ĐHSP
- Trung tâm Đào tạo từ
xa
- Trung tâm Thông tin
thư viện
- Trung tâm Nghiên cứu
- Toán - Tin
- Công nghệ
thông tin
- Vật lý
- Hóa học
- Sinh học
- Viện nghiên cứu Sư
phạm
- Các Trung tâm nghiên
cứu chuyên ngành
- LABO công nghệ dạy
học
chính Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch-
Tài chính
- Phòng Quản trị
- Phòng Công tác
Chính trị

- Phòng Quan hệ
Quốc tế
- Phòng Khoa học
Công nghệ
- Phòng Tạp chí và
TTKHCN
- Phòng Bảo vệ
- Phòng Y tế
Tiểu sử
- Trung tâm Nội trú sinh
viên
- Trung tâm Nghiên cứu
& Sản xuất Học liệu
- Trung tâm Khảo thí
- Trung tâm Công nghệ
Thông tin
- Các đơn vị và TT khác
- Sư phạm kỹ
thuật
- Ngữ văn
- Lịch sử
- Địa lý
- Giáo dục chính
trị
- Giáo dục mầm
non
- Giáo dục tiểu
học
- Tâm lý giáo dục
- Giáo dục quốc

phòng
- Quản lý giáo
dục
- Sư phạm tiếng
Anh
- Sư phạm tiếng
Pháp
- Bộ môn tiếng
Nga
- Giáo dục thể
chất
- Sư phạm âm
nhạc-mỹ thuật
- Giáo dục đặc
biệt
- Việt Nam học
- Khối THPT
Chuyên
- Trường thực
hành

Và một số thông tin về phòng Hành chính tổng hợp:
Tên đơn vị: Phòng Hành chính - Tổng hợp
Thông tin liên lạc:
• Địa chỉ cơ quan: Tầng 1, nhà Hành chính - Hiệu bộ Trường
ĐHSP Hà Nội, 136 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
• Số điện thoại: (84 4) 7547823
• Số Fax: (84 4) 7547971
• Email:
Ban lãnh đạo:

• Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Văn Hiền
o Phòng làm việc: Phòng 108, tầng 1, nhà Hành chính - Hiệu
bộ
o Số điện thoại: (84 4) 7547225
• Phó Trưởng phòng: ThS Nguyễn Nhật Tân
o Phòng làm việc: Phòng 109, tầng 1, nhà Hành chính - Hiệu
bộ
o Số điện thoại: (84 4) 7547425
Đội ngũ cán bộ: 14 (5 ThS, 3 CN, 6 cán bộ trung cấp).
1. ThS. Trần Hồng Thái
2. ThS. Nguyễn Tuấn Cường
3. CV. Lâm Hồng Mạnh
4. CV. Tô Thị Thuỳ Dương
5. CV. Lê Văn Long
6. NV. Đặng Văn Thêm
7. NV. Nguyễn Thị Vân Sinh
8. NV. Nguyễn Mạnh Hà
9. NV. Nguyễn Thị Tới
10.NV. Bùi Thị Chắc
11.NV. Lý Thu Hoà
12.ThS. Nguyễn Thị Hằng

Chức năng nhiệm vụ:
• Văn thư lưu trữ: - Quản lí sử dụng con dấu theo luật hành chính,
theo dõi các công văn đi và đến để trình Ban Giám hiệu, chuyển
công văn đã sao chụp đến các đơn vị và cá nhân có liên quan, công
chứng các văn bằng, chứng chỉ do trường cấp, đóng dấu các loại
văn bản hành chính, lưu trữ bản gốc của các loại công văn đi và
đến của trường, Chế bản, sao chụp các loại tài liệu theo yêu cầu
của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong toàn trường - Nhận và

chuyển các loại công văn nội bộ, thư báo đến các đơn vị và cá
nhân trong trường.
• Lễ tân: - Chuẩn bị phòng họp, hội trường, thiết bị, phương tiện kĩ
thuật cho các cuộc họp và đón tiếp khách - Quản lí các phòng họp,
phòng khách, hội trường B1 và phòng làm việc của Ban Giám
hiệu.
• Tổng hợp: - Theo dõi hoạt động của các đơn vị trong việc thực
hiện kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu; làm đầu mối cho việc
tổ chức các hoạt động chung của trường; dự thảo các loại báo cáo
định kì và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên; tổ chức hội nghị sơ
kết, tổng kết năm học theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu; tư vấn cho
Ban Giám hiệu trong việc lập kế hoạch công tác tuần, tháng cũng
như cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ công tác hành chính
của trường. Thực hiện việc đưa tin lên trang web của trường.
Lịch sử truyền thống
Phòng Hành chính - Tổng hợp là một trong những phòng
được thành lập sớm nhất để thực hiện chức năng hành chính nhà
nước trong trường ĐHSP Hà Nội. Cùng với quá trình xây dựng và
phát triển của trường ĐHSP Hà Nội, phòng Hành chính - Tổng hợp
cũng trải qua nhiều thời kỳ, thay đổi theo yêu cầu phát triển chung
của nhà trường.
Hiện tại phòng Hành chính - Tổng hợp có 14 cán bộ trong
đó có 5 thạc sĩ, 3 cử nhân. Tuy lực lượng cán bộ, công nhân viên
rất mỏng nhưng phòng vẫn phải đảm nhận một khối lượng công
việc rất lớn mang tính chất hành chính phục vụ toàn trường. Để
đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao, các cán bộ trong phòng được
chia làm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận được chuyên môn hóa để
thực hiện tốt nhất chức năng theo sự phân công trong phòng, tuy
nhiên vẫn có sự cộng đồng trách nhiệm và hỗ trợ nhau khi cần
thiết.

Trong nửa thế kỷ qua, với sự cố gắng của cán bộ, nhân viên:
phòng Hành chính - Tổng hợp đã thực sự góp phần vào quá trình
xây dựng và phát triển của trường Đại học Sư phạm Hà Nội - Đó
cũng chính là cơ sở để phòng vững bước đi lên trong giai đoạn mới
- Giai đoạn xây dựng trường ĐHSP trọng điểm.
Vừa qua, với mong muốn ngày càng nâng cao chất lượng
đào tạo của một trường ĐHSP trọng điểm, đáp ứng yêu cầu của thế
kỷ mới- thế kỷ phòng HCTH cũng đã bước đầu đưa hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động.

Thành tích khen thưởng:
• Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo (các năm học 1999-
2000, 2001-2002).
• Tập thể lao động giỏi xuất sắc của Trường liên tục từ năm học
1999-2000 đến năm học 2003-2004.
II.2 Mô tả quy trình hoạt động của hệ
thống hiện tại:
Hệ thống quản lý văn bản trường ĐHSP Hà Nội I đang sử dụng phần
mềm quản lý văn bản, hồ sơ, công việc của công ty máy tính Thanh Vân .
Các văn bản được lưu trữ được phân làm hai loại: Văn bản đến và văn bản
đi. Hệ thống hoạt động theo quy trình sau:
Đối với văn bản đến:
Khi có một văn bản mới được gửi đến(trực tiếp qua mạng nội bộ hoặc
gián tiếp qua đường bưu điện, máy fax…), nhân viên phòng hành chính sẽ
tiếp nhận văn bản,lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào sổ theo dõi,
phần mềm quản lý: Ngày đến, số đến, SHVB, trích yếu nội dung… Sau đó
tiến hành nhân bản văn bản đủ số lượng để gửi đến các đơn vị/ phòng ban
được nhận văn bản đến đã ghi trong văn bản.
Đối với các văn bản cần trả lời, phòng hành chính sẽ chuyển qua đơn
vị cần lấy ý kiến trả lời và tiến hành trả lời văn bản theo ý kiến đó.

Đối với văn bản đi:
Văn bản đi (bao gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban
giám hiệu hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được
chuyển đến phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các
thông tin: Ngày gửi, loại văn bản, số KH, trích yếu nội dung, nơi nhận…
trước khi được gửi đi.
Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống có thể
tìm kiếm văn bản đến và đi để tiến hành sao chép, chỉnh sửa, in ấn… theo
các mục đã được thống kê: theo ngày đến, theo khối phát hành, theo loại văn
bản, theo tình trạng xử lý hay văn bản chuyển xử lý.
Hàng tháng, nhân viên phòng hành chính sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn
bản đến- đi để báo cáo tình hình giải quyết các văn bản đến cũng như tình
hình văn bản đi.
Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo các mục đã được
thống kê :theo ngày tháng văn bản, theo nơi gửi – nơi nhận, theo loại văn
bản.
Vai trò của các bộ phận trong hệ thống quản lý văn bản của
trường:
- Phòng hành chính là bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận các văn
bản đã được phê duyệt của Ban giám đốc (hoặc uỷ quyền của
Ban giám đốc) đưa vào máy (nhập, scan,…) và gửi đến hệ thống
máy chủ.
- Ban lãnh đạo là những người có đủ thẩm quyền quy định các
thong tin hệ thống: quyết định loại văn bản, sổ văn bản, mức độ
khẩn, mậ, văn bản sẽ được chuyển đến ai thực hiện…
- Đơn vị / phòng ban: là các đơn vị trong trường có nối mạng máy
tính
II.3 Thông tin đầu vào :
Dữ liệu quản lý văn bản đến
1. Số thứ tự (số đến):……………………………………………

2. Ngày đến:…/…/…
3. Tên cơ quan ban hành:……………………………………
4. Số và ký hiệu văn bản:………………………………………
5. Ngày tháng văn bản (ngày ký):………………………………
6. Tên loại văn bản:………………………………………………
7. Trích yếu nội dung văn bản:……………………………………
8. Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật):………………………
9. Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc):…………………
10. Số tờ:…………………………………………………………
11. Ý kiến phân phối:………………………………………………
12. Thời hạn giải quyết:……………………………………………
13. File văn bản đến đính kèm:…………………………………….
Dữ liệu quản lý văn bản đi
1. Số và ký hiệu văn bản:
………………………………………
2. Ngày tháng văn bản:…/…/…
3. Tên loại văn bản:
……………………………………………
4. Trích yếu nội dung văn bản:
………………………………….
5. Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật):
……………………………
6. Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc):
……………………
7. Số trang:
………………………………………………………
8. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản:
………………………
9. Nơi nhận:
……………………………………………………

10. Số lượng bản phát hành:
…………………………………….
11. File văn bản đi đính kèm:
…………………………………
II.4 Thông tin đầu ra:
Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến”(420 x 297cm)
Số
đến
Ngày
đến
Tác
giả
Số
và ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và trích yếu
nội dung
Đơn
vị/người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đi”(420 x 297cm)
Số và ký
hiệu văn
bản

Ngày
tháng
Tên loại và trích yếu nội
dung
Nơi nhận Ký
nhận
Số
lượng
bản
Ghi
chú
Mẫu phiếu trình ký văn bản
1. Tên văn bản/ công việc:
2. Ý kiến chỉ đạo và xử lý:
Thời
gian chỉ
đạo
hoặc xử
lý
Chức vụ, họ tên
người chỉ đạo/ xử
lý
Nội dung trao đổi/ ý kiến xử lý
Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
Từ ngày đến ngày
Số
đến
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng và
tác giả

văn bản
Đơn vị/
người
nhận
Thời
hạn
giải
quyết
Tình
trạng
giải
quyết
Số,ký hiệu
văn bản
trả lời
Ghi
chú
Tổng số:
Đã xử lý:
Chưa xử lý:
Báo cáo tình hình văn bản đi
Từ ngày đến ngày
STT Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích
yếu nội dung
Đơn vị/
người nhận
Ghi chú
II.5 Đánh giá về hệ thống hiện tại:
Đây là lần đầu tiên nhà trường áp dụng một phần mềm vào hệ thống
quản lý công việc nên có thể thấy rất nhiều lợi ích mà phần mềm này mang

lại cho công tác quản lý, song cũng vì vậy mà còn tồn tại không ít khó khăn
và hạn chế cần xử lý.
Ưu điểm:
- Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn.
- Tự động hóa quá trình nhận, gửi công văn theo nhiều hình
thức.
- Lưu trữ công văn an toàn, tính bảo mật cao, lượng lưu trữ
lớn.
- Tìm kiếm, tra cứu công văn nhanh chóng, dễ dàng.
Nhược điểm:
- Phần mềm xây dựng và sử dụng trên mô hình mạng LAN
nên hệ thống người dùng còn nhỏ hẹp- nội bộ trường, không
hỗ trợ truy cập từ xa, hơn nữa do hệ thống mạng của trường
còn chưa đồng bộ, đôi khi còn gặp trục trặc nên phần mềm
chưa phát huy được hết tác dụng trong viêc xử lý công viêc
và công cụ(công tác tuần, giao ban).
- Trình độ và thói quen của người dùng hệ thống( ban lãnh
đạo - những người có quyền hạn cao nhất) còn yếu nên phần
mềm mới chỉ được dùng với chức năng chính là lưu trữ văn
bản.
III.Phân tích hệ thống
3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng:
Quản lý văn bản
Cập nhật VB đến
Trả lời VB đến
Quản lý VB đi
Tìm kiếm
Tìm kiếm
Cập nhật VB đi
Quản lý VB đến Cập nhật T

2
HT Thống kê
Cập nhật loại VB
Cập nhật sổ VB
Cập nhật cấp CQ
Cập nhật lĩnh vực
Cập nhật nơi LT
Cập nhật mức QT
TK theo loại
VB
TK theo ngày
tháng VB
TK theo nơi
gửi VB
TK theo nơi
nhận VB
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu ba mức:
a. Mức khung cảnh:
• Tác nhân ngoài:đơn vị nội bộ; CQ ngoài; ban
lãnh đạo
• Luồng dữ liệu:
+ “Văn bản đến” từ CQ ngoài vào quản lý văn bản
+ “Văn bản đi” từ quản lý văn bản đến CQ ngoài
+ “Văn bản đến” từ quản lý văn bản ra đơn vị nội
bộ
+ “Văn bản đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý văn
bản
+ “Yêu cấu thống kê” từ đơn vị nội bộ vào quản lý
văn bản
+ “Trả lời” từ quản lý văn bản ra đơn vị nội bộ

+ “Yêu cầu báo cáo”, “thông tin hệ thống” từ ban
lãnh đạo vào quản lý văn bản
+ “Kết quả” từ quản lý văn bản ra ban lãnh đạo
Văn bản đi
Văn bản đến
Văn bản đi Yêu cầu thống kê, T
2
hệ thống
Văn bản đến Kết quả
Yêu cầu tìm kiếm
Trả lời
b. Mức đỉnh:
- Kho dữ liệu : văn bản
- Luồng dữ liệu:
+ “Văn bản đến” từ CQ ngoài vào QLVB đến
+ “Văn bản đi” từ QLVB đến đến CQ ngoài
+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào QLVB đến
Cơ quan
ngoài
Quản lý
văn bản
Quản lý
văn bản
Đơn vị nội
bộ
Ban lãnh
đạo
+ “Trả lời” từ QLVB đến ra đơn vị nội bộ
+ “văn bản đến” từ QLVB đi đến đơn vị nội bộ
+ “văn bản đi” từ đơn vị nội bộ vào QLVB đi

+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào QLVB đi
+ “Trả lời” từ QLVB đi ra đơn vị nội bộ
+ “Thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào cập nhật
thông tin hệ thống.
+ “yêu cầu thống kê” từ ban lãnh đạo vào thống kê.
+ “Kết quả” từ thống kê tới ban lãnh đạo
- Chức năng QLVB đến đọc, ghi vào kho văn bản
- Chức năng QLVB đi đọc, ghi vào kho văn bản
- Chức năng cập nhật thông tin hệ thống ghi vào kho văn
bản
- chức năng thống kê đọc từ kho văn bản
VB đến thông tin HT
VB đi

Văn bản
VB đi
Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu thống kê
Trả lời Kết quả

c. Mức dưới đỉnh:
o Phân rã chức năng quản lý văn bản đến:
- Kho dữ liệu : văn bản
- Tác nhân ngoài: CQ ngoài, đơn vị nội bộ
- Luồng dữ liệu:
+ “Văn bản đến” từ CQ ngoài vào cập nhật VB
đến
QLVB đến
QLVB đến
Ban lãnh
đạo

Quản lý
VB đi
Quản lý
VB đi
Cơ quan
ngoài
Đơn vị nội
bộ
Yêu
cầu
tìm
kiếm
Tr
ả
lời
Cập nhật
T
2
HT
Cập nhật
T
2
HT
Thống kê
Thống kê
+ “VB đi” từ trả lời VB đến đến CQ ngoài
+ Yêu cầu tìm kiếm từ đơn vị nội bộ vào tìm kiếm
- Chức năng cập nhật VB đến ghi vào kho văn bản
- Chức năng tìm kiếm VB đến đọc từ kho văn bản
- Chức năng trả lời VB đến đọc từ kho văn bản

Văn bản đến
Văn bản

VB đi
o Phân rã chức năng quản lý văn bản đi:
- Kho dữ liệu : văn bản
- tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ
- Luồng dữ liệu :
+ “ Văn bản đi” từ đơn vị nội bộ vào cập nhật VB
đi
+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào Tìm
kiếm
+ “Trả lời” từ Tìm kiếm đến đơn vị nội bộ
- Chức năng tìm kiếm văn bản đi đọc từ kho Văn bản
- Chức năng cập nhật VB đi ghi vào kho Văn bản

Văn bản đi
Trả lời
VB
Trả lời
VB
Tìm kiếm
Tìm kiếm
Cập nhật
VB
VB đến
Cập nhật
VB
VB đến
Cơ quan

ngoài
Cập
nhật VB
đi
Cập
nhật VB
đi
Đơn vị nội
bộ
Yêu
cầu
tìm
kiếm
Trả
lời
Văn bản

Yêu cầu tìm kiếm
Trả lời
o Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống
- Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo
- Luồng dữ liệu:
+ “Thông tin về loại văn bản” từ Ban lãnh đạo vào cập nhật
loại văn bản.
+ “Thông tin về sổ văn bản” từ ban lãnh đạo vào cập nhật
sổ văn bản.
+ “Thông tin về cấp CQ” từ ban lãnh đạo vào cập nhật cấp
CQ
+ “Thông tin về lĩnh vực” từ ban lãnh đạo vào cập nhật lĩnh
vực.

+ “Thông tin về nơi lưu trữ” từ ban lãnh đạo vào cập nhật
nơi lưu trữ.
+ “Thông tin về mức quan trọng” từ ban lãnh đạo vào cập
nhật mức quan trọng
- Tất cả các chức năng phân rã của chức năng cập nhật thông
tin hệ thống đều ghi vào kho văn bản
Văn bản
Tìm
kiếm
Tìm
kiếm
Đơn vị nhận
Ban lãnh đạo
Cập nhật
loại VB
Cập nhật
loại VB
Cập nhật
sổ VB
Cập nhật
sổ VB
Cập nhật
cấp CQ
Cập nhật
cấp CQ
Cập nhật
lĩnh vực
Cập nhật
lĩnh vực
Cập nhật

nơi lưu trữ
Cập nhật
nơi lưu trữ
Cập nhật
mức quan
trọng
Cập nhật
mức quan
trọng
Thông
tin về
sổ VB
Thông
tin về
loại VB
Thông
tin về
cấp CQ
Phân rã chức năng thống kê:
Y/c TK theo loại VB Y/c TK theo nơi nhận
Kết quả Kết quả
Văn bản
3.3 Lược đồ dữ liệu:
a. Theo mô hình thực thể liên kết
- Các kiểu thực thể:
+ Văn bản
+ Cơ quan ban hành
+ Đơn vị nhận
+ Loại văn bản
+ Lĩnh vực

- Xác định các kiểu liên kết:
+ Cơ quan ban hành – văn bản(1-N): 1 cơ quan ban hành có
thể ban hành nhiều văn bản; 1 văn bản được ban hành bời 1
cơ quan.
+ Văn bản – đơn vị nhận(1-N): 1 văn bản có thể gửi đến
nhiều đơn vị nhận
+ Loại văn bản- văn bản(1-N): 1 loại văn bản có nhiều văn
bản.
Ban lãnh đạo
Thông
tin về
lĩnh vực
Thông
tin về
nơi lưu
trữ
Thông
tin về
mức
quan
trọng
Ban lãnh đạo
Thống kê
theo
lọaiVB
Thống kê
theo
lọaiVB
Thống kê
theo ngày

tháng VB
Thống kê
theo ngày
tháng VB
Thống kê
theo nơi
gửi VB
Thống kê
theo nơi
gửi VB
Thống kê
theo nơi
nhận VB
Thống kê
theo nơi
nhận VB
Y/c TK
theo
ngày
tháng
Y/c TK
theo
nơi gửi
Kết
quả
Kết
quả
+Lĩnh vực – văn bản(1-N): 1 lĩnh vực có nhiều văn bản
- Sơ đồ quan hệ thực thể:

- Xác định các thuộc tính của các kiểu thực thể:
+ Cơ quan ban hành:
Tên CQ ban hành, địa chỉ, SĐT, ngày ký, người ký.
+ Đơn vị nhận:
Tên ĐV nhận, địa chỉ, SĐT, ngày đến.
+ Loại văn bản:
Mã loại VB, Tên loại VB.
+ Lĩnh vực:
Mã lĩnh vực, Tên lĩnh vực.
+ Văn bản:
Số-KH VB,tên CQ ban hành, Tên ĐV nhận, ngày ký,
ngày đến, ngày hiệu lực, tiêu đề, trích yếu,Mã loại VB, Mã
lĩnh vực
- Sơ đồ thực thể liên kết:

Cơ quan ban hành
Tên CQ ban hành
Địa chỉ
SĐT
Ngày ký
Người ký
Đơn vị nhậnCơ quan ban hành
Văn bản
Loại văn bản
Lĩnh vực

Đơn vị nhận
Tên ĐV nhận
Địa chỉ
SĐT

Ngày đến
Văn bản
Số - KH VB
Tên CQ ban hành
Tên ĐV nhận
Ngày ký
Ngày đến
Ngày hiệu lực
Tiêu đề
Trích yếu
Mã loại VB
Mã lĩnh vực
b. Xây dựng lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ:
Bảng chuẩn hóa thực thể:
Tài liệu/ kiểu thực thể Văn bản
Danh sách thuộc
tính
1NF 2NF 3NF
Số - KH VB
Tên CQ ban hành
Tên ĐV nhận
Địa chỉ
SĐT
Ngày ký
Ngày đến
Ngày hiệu lực
Tiêu đề
Trích yếu
Người ký
Mã loại VB

Tên loại VB
Mã lĩnh vực
Tên lĩnh vực
Số - KH VB
Tên CQ ban hành
Ngày hiệu lực
Tiêu đề
Trích yếu
Mã loại VB
Mã lĩnh vực
Tên ĐV nhận
Địa chỉ
SĐT
Ngày ký
Người ký
Ngày đến
Tên loại VB
Tên lĩnh vực
Số - KH VB
Tên CQ ban hành
Ngày hiệu lực
Tiêu đề
Trích yếu
Mã loại VB
Mã lĩnh vực
Tên ĐV nhận
Tên CQ ban hành
Địa chỉ
SĐT
Ngày ký

Người ký
Tên ĐV nhận
Địa chỉ
SĐT
Ngày đến
Mã loại VB
Tên loại VB
Lĩnh vực
Mã lĩnh vực
Tên lĩnh vực
Mã lĩnh vực
Tên lĩnh vực
IV.Thiết kế hệ thống
4.1 Thiết kế lược đồ chương trình:
a. Các Modul chương trình:
Xây dựng chương trình quản lý văn bản gồm 3 modul
chính:
 Modul cập nhật, chỉnh sửa văn bản:
Cập nhật văn bản(đến-đi)
T
2
VB
modul tìm kiếm:
YC YC YC

KQ KQ
KQ
Xác định chức năng Ghi lại
Thêm Lưu
Chỉnh

sửa

T
2
VB
T
2
VB
T
2
VB
Xác định yêu cầu tìm kiếm Kết quả
Tìm
kiếm
theo
ngày
Tìm
kiếm
theo lĩnh
vực
Tìm kiếm
theo trích
yếu ND

Yêu cầu
Tìm kiếm
Kết quả
Kết quả