đồ án tốt nghiệp quản lý kho vật tư trong công nghệ thông tin

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận
quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô
hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong
phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này trong kho không
phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.
Phần mềm quản lí vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống quản
lí đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hoá cũng như các nhiệm vụ nhập kho,
xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê.
Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành
công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt
Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua
đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thốn mang
nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các nghành với một
phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất
đi sự chính xác.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công
tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hoá,vật tư,
nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lí
doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lí do chọn đề tài
Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày
càng cao, do đó để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và
hoàn thiện hơn. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn
mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lí sao cho

1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lí vật tư trong các

doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu rất lớn vì số lượng hàng hoá được nhập và
xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính xác, đồng thời thời gian cũng là
yếu tố quan trọng.
Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lớn quản lí hàng hoá bằng
phương pháp thủ công và bán thủ công. Như vậy em nhận thấy nếu có một phần
mềm quản lí vật tư đáp ứng được các yêu cầu của nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của
của công việc thì đây sẽ là một thị trường lớn cho phần mềm quản lí vật tư.
Mục đích nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề án này nhằm mục đích là tổ chức lại một số bộ phận của
doanh nghiệp cũng như của tổ chức. Đồng thời nâng cao hiệu quả của công việc
cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn.Việc quản lí cũng trở nên tốt hơn
không mất nhiều thời gian và việc quản lí theo một thể thống nhất.
CHƯƠNG I
CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÍ VẬT TƯ
I. NỘI DUNG BÀI TOÁN QUẢN LÍ KHO
1. Quản lí nhập
Sau mỗi lần hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ chi
tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá trong kho. Khi mặt hàng nào đó trong kho
sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí. Ban

2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua
hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra
số lượng và chất lưọng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không. Sau khi
kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã đảm bảo thì bộ phận quản lí kho
lập phiếu nhập kho. Những hàng hoá không đáp ứng được yêu cầu chất lượng và số
lượng sẽ được bộ phận quản lí kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp
cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hoá. Một số hàng hoá khi xuất bán cho khách

hàng vì một lí do nào đó không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng được
đưa về nhập kho chờ xử lí. Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và
thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm
chí cả tuần.
2. Quản lí xuất
Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở đay
có thể là mua lẻ hoặc mua buôn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và
gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi
thông báo về số lượng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của
khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao cho khách hàng
bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lí. Bộ
phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất
kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất.
Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng được lưu vào trong sổ chi tiết hàng hoá
để tiện đối chiếu kiểm tra.
3.Quản lí tồn
Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng. Hàng
hoá được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.

3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ
1.Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu
của công nghệ, tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một hệ thống thông tin
không thể một thực đơn có sẵn. Trước hết cần phải biết vận dụng các hiểu biết về
tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thômh tin, về quá trình
hình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một hệ thống thông tin
thích hợp cho nó.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo cách

hiểu của nhà tin học thì hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các
thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT
được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với
các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước…Kết quả xử lí (Output) được chuyển đến các
đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
2. Phân loại hệ thống thông tn trong tổ chức.
Có hai cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng. Một cách lấy
mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại còn một cách lấy nghiệp vụ mà
nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.
2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
HTTT xử lí giao dịch TPS(Transaction Processing System): là một HTTT
nghiệp vụ, nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực
hiện việc ghi nhận các gaio dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của
tổ chức.
HTTT quản lí MIS (Management Information System). HTTT quản lí trợ
giúp cho các hoạt động quản lí của tố chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện,

4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lí trên cơ sở các qui trinh thủ tục
cho trước.
HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). Hệ thống là
một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lí của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp
các dữ liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho
các nhà quản lí.
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Hệ thống chuyên gia là một hệ thống trợ
giúp ra quyết định ở mức độ chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của
các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận
để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau.Hệ thống có thể xử lí và dựa vào
các quy luật suy diễn để đưa ra các quyết định rất hữu ích và thiết thực.

HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infofmation System for
Competitive Advantage). HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến
lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là
những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một người cung cấp và cũng
có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ
thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức). Hệ thống là công
cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược).
2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong quản lí được phân chia theo cấp quản lí và trong mỗi cấp
quản lí chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách
phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật và HTTT
tác nghiệp.
HTTT quản trị quan hệ khách hàng là hệ thống kinh doanh và sản xuất. Hệ thống
này cung cấp các thông tin đầu ra có tính tin học hoá cao. Đó là các báo cáo về
khách hàng và dự án đang thực hiện.

5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3. Mô hình biểu diễn HTTT
Cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người
mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một HTTT đó là: mô hình
logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong.
Mô hình lôgic: Mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lí phải thực hiện,
các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lí và thông tin mà hệ thống
sản sinh ra.
Mô hình vật lí ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống
như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra,
phương tiện để thao tác với hệ thống…
Mô hình vật lí trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống, tuy
nhiên không phải là cái nhìn cảu ngưồi sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật.H

III. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHO HTTT QUẢN
LÍ
1. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong
các hạot động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài
chính và thời gain định trước. Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp,
vận động trong môi trường cũng phức tạp. Có ba nguyên tắc cơ sở chung để phát
triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
1.1. Nguyên tắc sử dụng các mô hình
Một hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình lôgic, mô hình vật lí
ngoài và mô hình vật lí trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã
thấy ba mô hình này quan tâm từ những mức độ khác nhau.
1.2.Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng

6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá.
Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét
chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
1.3. Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và từ mô
hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế.
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liê
chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp
chủ yếu sự mô tả mô hình vật lí ngoài của hệ thống.
2. Các giai đoạn phát triển một HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ
theo những giai đoạn nhất định
2.1.Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Mục đích của gai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc những

người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án.
2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên
cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định
những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt
được .
2.3.Giai đoạn thiết kế lôgic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin cho phép loại bỏ đựơc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những

7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ
bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra(nội dung của output), nội dung của cơ
sở dữ liệu(các tệp các quan hệ giữa các tệp), các xử lí và hợp thức hoá sẽ phải thực
hiện(các xử lí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input). Mô hình logic sẽ phải
được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
2.4.Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô
hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây
dựng các phương án và các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi
một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống
nhưng chưa phải là mô tả chi tiết.
2.5.Giai đoạn thiết kế vật lí ngoài
Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiến
hành. Thiết kế vật lí bao gồm hai tài liệu cần có là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả
các đặc trưng của một hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu

dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với
phần tin học hoá.
2.6.Giai đoạn triển khai kĩ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của HTTT có
nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp
các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như tài liệu mô tả
hệ thống.
2.7.Giai đoạn cài đặt và khai thác
Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
được thực hiện bởi việc triển khai kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển đổi được thực
hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ được thiết
lập một cách cẩn thận nhất.

8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3.Phân tích hệ thống thông tin
3.1. Các phương pháp thu thập thông tin
3.1.1.Phỏng vấn
Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho
hầu hết các dự án phát triển HTTT . Phỏng vấn cho phép thu thập được những
thông tin xử lí theo cách khác với mô tả trong tài liệu.
3.1.2.Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch
sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính các tiêu chuẩn và định,
cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của
các thông tin đầu vào cũng như đầu ra.
3.1.3.Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin với số lượng lớn và trên một phạm vi rộng thì dùng tới
phiếu điều tra.
3.1.4.Quan sát

Việc thực hiện phương pháp quan sát giúp cho chúng ta thấy những gì không thể
hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan sát sẽ
có khi gặp khó khăn vì bị người quan sát để ý khi đó họ sẽ không thực hiện đúng
qui trình như ngày bình thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi
tiết”Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hang” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu,
quan sát và phỏng vấn.
3.2. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin
3.2.1.Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control)
Sơ đồ luồng thông tin IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ:

9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
-Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:

Thủ công Giao tác người –máy Tin học hoá toàn phần

- Kho dữ liệu


Thủ công Tin học hoá
3.2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu

10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin
nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các

lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng
chịu trách nhiệm xử lý, sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần để làm gì
Ký pháp chung cho sơ đồ DFD
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến
trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là bộ phận nào
hoặc cá nhân nào.
Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, một chức năng,
các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có sự thay đổi thì phải có tên
phù hợp.
Bản sao đơn hàng

Tiến trình xử lý: Được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến
đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới tổ chức thành
thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động chủa hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi
cho các tiến trình hay bộ phận khác.

11
Khách hàng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Kho dữ liệu: Dùng để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. Các kho dữ
liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa.
Hồ sơ khách hàng

Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram ): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần một lần là
nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: Nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân

rã (Explotion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp đó là
mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi.
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra:
Bước 1: Xác định các đầu ra.
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
Nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
- Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.

12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính.
Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là nhũng thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu)
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ
những thuộc tính khác.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem
xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những
thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các
danh sách con (có ý nghĩa dưới một góc độ quản lý).
Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính
định danh của các danh sách gốc.
- Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào

toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ
thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá
thành một danh sách con mới.
Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới này với một tên riêng cho phù hợp
với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
- Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
Chuẩn hoá mức 3.NF quy định rằng: Trong một danh sách không được phép có sự phụ
thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y,
mà thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách
chứa quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X
- Mô tả các tệp

13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu.
Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm
phía bên trên. Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân.
Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu
Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo rất nhiều danh sách và mỗi
danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập.
Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo
thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của
những danh sách đó lại với nhau.
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
Xác định các bản ghi cho từng tệp.
Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi.
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có
quan hệ một- nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó.
4.Khái quát về công cụ sử dụng đề tài
4.1.Ngôn ngữ lập trình

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình được sử dụng làm công cụ thiết kế , xây
dựng các chương trình. Việc lựa cọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng. Visual
Basic là ngôn ngữ lập trình đa năng được dùng để giải quyết nhiều bài toán khác nhau là
ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện cho phép lậ trình hướng đối tượng và xây dựng ứng
dụng chạy trên Internet. Visual Basic cung cấ nhiều công cụ điều khiển sẵn có để hỗ trợ
cho lậ trình viên nhất là lậ trình ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó cung cấp các khẳ năng lập
trình trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở độ vừa phải. Là ngôn ngữ lập trình
dễ học. Đó chính là lí do chọn ngôn ngữ lập trình để giải quyết bài toán.

14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHO
HÀNG
I.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.Sơ đồ chức năng kinh doanh
2.Mô tả hoạt động quản lí kho bằng sơ đồ luồng thông tin(IFD)
2.1.Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Thời điểm Nhà cung cấp Quản lý kho

15
Quản lí hàng tồn kho
Quản lí nhập kho
Nhận và kiểm tra
hoá đơn bán hàng
Lập phiếu xuất kho
Quản lí xuất kho
Nhận và kiểm tra
hàng hoá
Lập phiêú nhập kho

Vào sổ chi tiết hàng
hoá
Vào sổ chi tiết hàng
hoá
Đưa kết quả kiểm kê
Điều chỉnh chênh
lệch
Kiểm kê
Báo cáo
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Khi có hàng nhập
về kho

16
Thông tin về
hàng nhập
Nhận và kiểm
tra hàng nhập
Lập phiếu nhập
kho
Vào sổ chi tiết
Phiếu nhập
kho
Sổ chi
tiết
hàng
hoá
Phiếu giao
hàng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

2.2.Quá trình xuất bán cho khách hàng

Thời điểm Khách hàng Bộ phận kho
Khi có yêu cầu mua
hàng
Nhận và kiểm tra
hoá đơn
Vào sổ chi tiết
hàng hoá
17
Phiếu xuất
kho
Lập phiếu xuất kho
Sổ chi
tiết hàng
hoá
Hoá đơn bán
hàng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2 3.Quá trình báo cáo, kiểm kê hàng hoá.
Thời
điểm
Bộ phận kho Ban lãnh đạo
Theo
yêu cầu
của lãnh
đạo
hoặc
định kì
3.Mô tả hoạt động quản lý hàng tồn kho bằng sơ đồ DFD

3.1.Sơ đồ ngữ cảnh

Lập
báo cáo
Kiểm tra lại quá
trình nhập, xuất
Sổ kiểm kê
Vào sổ kiểm
kê
Thực hiện
kiểm kê
Đối
chiếu với
sổ chi
tiết hàng
hoá
18
Báo cáo về
hàng hoá
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3.2.Sơ đồ DFD mức 0

3.3.Sơ đồ DFD mức 1

20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

3.3.1.Sơ đồ DFD quản lý nhập kho.

21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3.3.2.Sơ đồ DFD quản lý xuất hàng

22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3.3.3. Sơ đồ DFD của quá trình kiểm kê, báo cáo.
II. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thông mới

24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ta sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thông qua các đầu ra.Trong các
nghiệp vụ liên quan đến kho hànghì các đầu ra chủ yếu là:Phiếu nhập và phiếu
xuất.

25