đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý thư viện

Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

















Hưng Yên, ngày … tháng ……. năm 2010
Giáo viên hướng dẫn
Th.s Nguyễn Minh Quý
1
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 1

Hưng Yên, ngày … tháng ……. năm 2010
Giáo viên phản biện
2
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 2

Hưng Yên, ngày … tháng ……. năm 2010
Giáo viên phản biện
3
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
MỤC LỤC
Nội dung Trang
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 1
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 1 2
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 2 3
MỤC LỤC 4
DANH MỤC CÁC BẢNG 9
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 12
LỜI CẢM ƠN 14
PHẦN I. MỞ ĐẦU 16
1.Lý do chọn đề tài 16
2.Khách thể và đối tượng nghiên cứu 16
3.Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 16
4.Mục đích nghiên cứu 16
5.Nhiệm vụ nghiên cứu 16
6.Phương pháp nghiên cứu 17
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 17
PHẦN II. NỘI DUNG 17
CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG 17
1.1.Quá trình khảo sát 17
1.1.1.Địa điểm khảo sát 17
Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại 17
1.1.2.Lịch trình khảo sát 17

4
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
1.2.Kết quả khảo sát thực trạng 17
1.2.1.Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát 18
1.2.2.Cơ sở vật chất kỹ thuật 18
1.2.3.Thực trạng quản lý thư viện tại trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi
và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu 18
1.2.4.Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại 20
1.2.5.Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới 20
1.2.6.Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới 21
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG 21
2.1.Quy trình nhập tài liệu 21
2.2.Quy trình mượn tài liệu 22
2.3.Quy trình trả tài liệu 23
2.4.Xử lý độc giả vi phạm 24
2.5.Quy trình xử lý tài liệu 25
2.6.Quy trình tìm kiếm thông tin 25
2.7.Quy trình làm thẻ thư viện 27
2.8.Quy trình hủy thẻ thư viện 28
2.9.Thống kê, báo cáo và in ấn 29
CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THEO UML 33
3.1. Các chức năng của hệ thống 33
3.1.1. Quản trị hệ thống 33
3.1.2. Quản lý tài liệu 34
3.1.3. Quản lý độc giả 34
3.1.4. Quản lý mượn, trả tài liệu 34
5
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
3.1.5. Tìm kiếm thông tin 35
3.1.6. Thống kê, báo cáo và in ấn 35

3.2. Biểu đồ Usecase 36
3.2.1. Danh sách Actor của hệ thống 36
3.2.2. Danh sách Use case của hệ thống 36
3.2.3. Vẽ biểu đồ Usecase 39
3.2.4. Đặc tả các Usecase 44
Giao diện (5.3.2. Giao diện form “Phân quyền”) 49
3.3. Biểu đồ lớp 66
3.3.1. Danh sách các lớp 66
3.3.2. Vẽ biểu đồ lớp 75
3.4. Biểu đồ tuần tự 77
3.4.1. Nhóm các chức năng Quản trị hệ thống 77
3.4.2. Nhóm chức năng Quản lý tài liệu 80
3.4.3. Nhóm chức năng Quản lý độc giả 82
3.4.4. Nhóm chức năng Quản lý mượn trả tài liệu 83
3.4.5. Chức năng Tìm kiếm thông tin 85
3.4.6. Chức năng Thống kê, báo cáo 85
3.4.7. Chức năng In ấn 86
CHƯƠNG IV. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 86
4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 87
4.1.1. Bảng “tblNguoidung” (Người dùng) 87
4.1.2. Bảng “tblChucnang” (Danh sách menu – chức năng) 87
4.1.3. Bảng “tblQuyenhan” (Danh sách quyền tương ứng với menu) 87
6
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
4.1.4. Bảng “tblQuyDinh” (Quy định thư viện) 88
4.1.5. Bảng “tblDKTaoThe” (Đăng ký tạo thẻ) 88
4.1.6. Bảng “tblDocGia” (Độc giả) 89
4.1.7. Bảng “tblLop” (Lớp) 90
4.1.8. Bảng “tblDonvi” (Đơn vị - ngành) 90
4.1.9. Bảng “tblTheloai” (Thể loại) 90

4.1.10. Bảng “tblTailieu” (Tài liệu) 90
4.1.11. Bảng “tblTLChiTiet” (Chi tiết tài liệu) 91
4.1.12. Bảng “tblTacGia” (Tác giả) 92
4.1.13. Bảng “tblNhaXB” (Nhà xuất bản) 92
4.1.14. Bảng “tblNhaCungcap” (Nhà cung cấp) 92
4.1.15. Bảng “tblNgonngu” (Ngôn ngữ) 92
4.1.16. Bảng “tblPhieunhap” (Phiếu nhập) 92
4.1.17. Bảng “tblMuontra” (Mượn trả) 93
4.1.18. Bảng “tblThanhlyTL” (Tài liệu thanh lý) 93
4.1.19. Bảng “tblXulyVP” (Xử lý độc giả vi phạm) 94
4.1.20. Bảng “tblViTriTL” (Vị trí lưu trữ tài liệu) 94
4.2. Biểu đồ quan hệ 94
CHƯƠNG V. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ GIAO DIỆN 95
5.1. Giao diện chính của phần mềm 95
5.2. Giao diện form “Đăng nhập” 97
5.3. Menu “Hệ thống” 98
98
5.3.1. Giao diện form “Hồ sơ người dùng” 98
7
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
5.3.2. Giao diện form “Phân quyền” 100
5.3.4. Giao diện form “Thay đổi mật khẩu” 102
5.3.5. Giao diện form “Sao lưu/Phục hồi dữ liệu” 103
5.4. Menu “Hồ sơ tài liệu” 104
104
5.4.1. Giao diện form “Biên mục tài liệu” 104
5.4.2. Giao diện form “In mã vạch” 107
5.4.3. Giao diện form “Thông tin phiếu nhập” 109
5.5. Menu “Hồ sơ độc giả” 111
5.5.1. Giao diện form “Đăng ký làm thẻ thư viện” 111

5.5.2. Giao diện form “In thẻ thư viện” 115
5.6. Menu “Quản lý mượn trả” 116
5.6.1. Giao diện form “Mượn tài liệu” 116
5.6.2. Giao diện form “Trả tài liệu” 119
5.6.3. Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm” 120
5.6.4. Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn” 121
5.7. Tìm kiếm thông tin 121
5.7.1. Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu” 121
5.7.2. Giao diện form “Tìm kiếm độc giả” 124
5.7.3. Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả” 124
5.8. Menu “Thống kê, báo cáo” 125
Báo cáo thống kê định kỳ gồm: tài liệu nhập mới, tài liệu đang được mượn, tài
liệu thủ thư cho mượn, tài liệu thanh lý, độc giả đang mượn tài liệu, độc giả vi
phạm 125
8
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
5.8.1. Giao diện form “Tài liệu đang được mượn” 126
5.8.2. Giao diện form “Tài liệu còn trong thư viện” 127
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 128
3.1. Kết luận 128
3.1.1. Kết quả đạt được 128
3.1.2. Hạn chế 129
3.1.3. Hướng phát triển 129
3.2. Khuyến nghị 129
PHẦN IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO 131
PHỤ LỤC 132
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1: Danh sách Actor của hệ thống 36
Bảng 3.2: Danh sách Use case của hệ thống 38
Bảng 3.3: Danh sách các thuộc tính Lớp Người dùng 66

Bảng 3.4: Danh sách các phương thức Lớp Người dùng 67
Bảng 3.5: Danh sách các thuộc tính lớp Chức năng 67
Bảng 3.6: Danh sách các thuộc tính Lớp DSDK Tạo thẻ 67
Bảng 3.7: Danh sách các phương thức Lớp DSDK Tạo thẻ 68
Bảng 3.8: Danh sách các thuộc tính Lớp Độc giả 68
Bảng 3.9: Danh sách các phương thức Lớp Độc giả 68
Bảng 3.10: Danh sách các thuộc tính Lớp Xử lý vi phạm 68
Bảng 3.11: Danh sách các phương thức Lớp Xử lý vi phạm 69
Bảng 3.12: Danh sách các thuộc tính lớp “Lớp” 69
Bảng 3.13: Danh sách các phương thức lớp “Lớp” 69
9
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Bảng 3.14: Danh sách các thuộc tính Lớp Đơn vị 69
Bảng 3.15: Danh sách các phương thức Lớp Đơn vị 70
Bảng 3.16: Danh sách các thuộc tính Lớp Thể Loại 70
Bảng 3.17: Danh sách các phương thức Lớp Thể Loại 70
Bảng 3.18: Danh sách các thuộc tính Lớp Tài liệu 71
Bảng 3.19: Danh sách các phương thức Lớp Tài liệu 71
Bảng 3.20: Danh sách các thuộc tính Lớp Tài liệu chi tiết 71
Bảng 3.21: Danh sách các phương thức Lớp Tài liệu 71
Bảng 3.22: Danh sách các thuộc tính Lớp Tác giả 72
Bảng 3.23: Danh sách các phương thức Lớp Tác giả 72
Bảng 3.24: Danh sách các thuộc tính Lớp Nhà xuất bản 72
Bảng 3.25: Danh sách các phương thức Lớp Nhà xuất bản 72
Bảng 3.26: Danh sách các thuộc tính Lớp Nhà cung cấp 72
Bảng 3.27: Danh sách các phương thức Lớp Nhà cung cấp 73
Bảng 3.28: Danh sách các thuộc tính Lớp Ngôn ngữ 73
Bảng 3.29: Danh sách các phương thức Lớp Ngôn ngữ 73
Bảng 3.30: Danh sách các thuộc tính Lớp Vị trí tài liệu 73
Bảng 3.31: Danh sách các phương thức Lớp Vị trí tài liệu 74

Bảng 3.32: Danh sách các thuộc tính Lớp Phiếu nhập 74
Bảng 3.33: Danh sách các phương thức Lớp Phiếu nhập 74
Bảng 3.34: Danh sách các thuộc tính Lớp Mượn trả 75
Bảng 3.35: Danh sách các phương thức Lớp Mượn trả 75
Bảng 4.1: Thông tin Người dùng 87
Bảng 4.2: Thông tin Chức năng 87
10
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Bảng 4.3: Thông tin Quyền hạn 88
Bảng 4.4: Thông tin Quy định thư viện 88
Bảng 4.5: Thông tin Đăng ký tạo thẻ 89
Bảng 4.6: Thông tin Độc giả 90
Bảng 4.7: Thông tin Lớp 90
Bảng 4.8: Thông tin Đơn vị - Ngành 90
Bảng 4.9: Thông tin Thể loại 90
Bảng 4.10: Thông tin Tài liệu 91
Bảng 4.11: Thông tin Tài liệu chi tiết 92
Bảng 4.12: Thông tin Tác giả 92
Bảng 4.13: Thông tin Nhà xuất bản 92
Bảng 4.14: Thông tin Nhà xuất bản 92
Bảng 4.15: Thông tin Ngôn ngữ 92
Bảng 4.16: Thông tin Phiếu nhập 93
Bảng 4.17: Thông tin Mượn trả tài liệu 93
Bảng 4.18: Thông tin Tài liệu thanh lý 94
Bảng 4.19: Thông tin Xử lý độc giả vi phạm 94
Bảng 4.20: Thông tin Vị trí lưu trữ tài liệu 94
11
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Thống kê, báo cáo tài liệu nhập mới 30

Hình 2.2: Thống kê, báo cáo tình trạng mượn tài liệu 30
Hình 2.3: Thống kê, báo cáo tài liệu thanh lý 31
Hình 2.4: Thống kê, báo cáo độc giả đang mượn tài liệu 31
Hình 2.5: Thống kê, báo cáo độc giả vi phạm 32
Hình 2.6: Thống kê, báo cáo tài liệu thủ thư cho mượn 32
Hình 3.1: Biểu đồ Use case tổng quát 39
Hình 3.2: Biểu đồ Usecase “Quản trị hệ thống” 40
Hình 3.3: Biểu đồ Usecase “Quản lý tài liệu” 40
Hình 3.4: Biểu đồ Usecase “Quản lý độc giả” 41
Hình 3.5: Biểu đồ Usecase “Quản lý mượn, trả tài liệu” 41
Hình 3.6: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm tài liệu” 42
Hình 3.7: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm độc giả” 42
Hình 3.8: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm thông tin mượn trả” 43
Hình 3.9: Biểu đồ Usecase “Thống kê, báo cáo” 44
Hình 3.10: Biểu đồ Usecase “In ấn” 44
Hình 3.11: Biểu đồ Lớp Hệ thống 75
Hình 3.12: Biểu đồ Lớp Độc giả 76
Hình 3.13: Biểu đồ Lớp Mượn trả 76
Hình 3.14: Biểu đồ Lớp Tài liệu 77
Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Đăng nhập 78
Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm người dùng 78
12
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Hình 3.17: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Sửa thông tin người dùng 79
Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Xóa người dùng 79
Hình 3.19: Biểu đồ tuần tự chức năng Thay đổi mật khẩu 80
Hình 3.21: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm tài liệu 81
Hình 3.22: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Sửa thông tin tài liệu 81
Hình 3.23: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Xóa tài liệu 82
Hình 3.24: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm độc giả 82

Hình 3.25: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng Xóa độc giả 83
Hình 3.26: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Quản lý mượn tài liệu 83
Hình 3.27: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Quản lý trả tài liệu 84
Hình 3.28: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng Xử lý vi phạm 85
Hình 3.29: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Tìm kiếm thông tin 85
Hình 3.30: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thống kê, báo cáo 86
Hình 3.31: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng In ấn 86
Hình 4.21: Biểu đồ quan hệ 95
Hình 5.1: Giao diện chính của hệ thống 96
Hình 5.2: Giao diện form “Hồ sơ người dùng” 100
Hình 5.3: Giao diện form “Phân quyền” 101
Hình 5.4: Giao diện form “Thay đổi mật khẩu” 102
Hình 5.5: Giao diện form “Sao lưu/Phục hồi dữ liệu” 103
Hình 5.6: Giao diện form “Biên mục tài liệu” 105
Hình 5.7: Giao diện form “In mã vạch” 108
Hình 5.8: Danh sách mã vạch tài liệu 109
Hình 5.9: Giao diện form “Thông tin phiếu nhập” 109
13
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Hình 5.10: Giao diện form “Đăng ký làm thẻ thư viện” 112
Hình 5.11: Danh sách thẻ thư viện 115
Hình 5.12: Giao diện form “Mượn tài liệu” 116
Hình 5.13: Giao diện form “Trả tài liệu” 119
Hình 5.14: Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm” 120
Hình 5.15: Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn” 121
Hình 5.16: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm đơn giản” 122
Hình 5.17: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm nâng cao” 123
Hình 5.18: Giao diện form “Tìm kiếm độc giả” 124
Hình 5.19: Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả” 125
Hình 5.20: Giao diện form “BCTK tài liệu đang được mượn” 126

Hình 5.21: Giao diện form “Tài liệu còn trong thư viện” 127
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian tìm hiểu và thực hiện đến nay đề tài “Xây dựng phần mềm
quản lý thư viện” đã hoàn thành. Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, chúng em
đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình.
Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy các cô đã trang bị những kiến thức
quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ
thuật Hưng Yên. Đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tận
tình giảng dạy, chỉ bảo, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết nhất trong
suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp
chúng em thực hiện đề tài tốt nghiệp này.
Chúng em xin cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Minh Quý và thầy Lê Quang Lợi đã
tận tình hướng dẫn, chỉ bảo chúng em trong suốt thời gian thực hiện đồ án tốt
nghiệp, giúp chúng em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp.
14
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, các chị trong thư viện trường Cao
đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu đã luôn
nhiệt tình và tạo điều kiện giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài.
Chúng em xin gửi lời cảm ơn gia đình và bạn bè đã luôn luôn động viên, ủng
hộ chúng em trong suốt quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp này.
Mặc dù đã cố gắng nỗ lực thực hiện đề tài với quyết tâm cao nhưng chắc hẳn
đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong sự đóng góp và hướng dẫn của các
thầy cô.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Hưng Yên, tháng 1 năm 2010
Nhóm sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hường
Nguyễn Thị Lương
Kiều Thị Thu Thủy

15
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
PHẦN I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, thư viện của các trường cao đẳng và trung cấp ở Hưng Yên (Cao đẳng Cơ
Điện và Thuỷ Lợi, Trung cấp Kinh tế Kỹ Thuật Tô Hiệu) chưa có một hệ thống nào
chuyên biệt để lưu thông tin sách và việc mượn trả. Với nhu cầu mở rộng và phát
triển thư viện, cùng với nhu cầu đó là sự gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả.
Bên cạnh đó là sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ
vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích. Vì vậy,
cần phải xây dựng một chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn
trả sách được dễ dàng và thuận lợi. Từ những yêu cầu này, nhóm chúng em quyết
định chọn đề tài tốt nghiệp là “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường Cao
đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi”.
2. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
Khách thể: Hệ thống quản lý thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi.
Đối tượng: Phần mềm quản lý thư viện sử dụng công nghệ mã vạch.
3. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi
Trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu
4. Mục đích nghiên cứu
Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện cho trường Cao đẳng Cơ Điện &
Thủy Lợi.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu nghiệp vụ quản lý thư viện (quản lý tài liệu, quản lý độc giả, quản lý
quá trình mượn trả…).
- Tìm hiểu các công cụ xây dựng chương trình (tìm hiểu mã vạch, tìm hiểu
LINQ).
16
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

6. Phương pháp nghiên cứu
- Phỏng vấn
- Quan sát
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Giúp chúng em hiểu về nghiệp vụ quản lý thư viện.
- Ứng dụng đề tài vào việc tối ưu hóa quá trình quản lý thư viện.
PHẦN II. NỘI DUNG
CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG
1.1. Quá trình khảo sát
1.1.1. Địa điểm khảo sát
Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại
- Thư viện trường Cao Đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi.
- Thư viện trường Trung Cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu.
1.1.2. Lịch trình khảo sát
- Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của thư viện trường Cao
đẳng nghề Cơ Điện và Thuỷ Lợi, trường trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô
Hiệu.
- Thu thập thông tin về các đầu sách của trường Cơ Điện và Thuỷ Lợi, trường
trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu.
1.2. Kết quả khảo sát thực trạng
- Tại trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và Thuỷ Lợi nhóm đã làm việc với:
Cô Chung (phó Phòng Đào Tạo – cô đã từng tham gia quản lý thư viện) - ĐT:
0983048503.
Chị Thủy là thủ thư của thư viện trường.
17
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
- Tại trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu nhóm đã làm việc với cô
Hạnh và chị Hà.
Qua quá trình khảo sát nhóm đã thu được kết quả như sau:
1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát

Trường Cao đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi: có Chị Thuỷ là thủ thư.
Trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu có cô Hạnh và chị Hà là thủ thư.
1.2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Các thư viện đều có sử dụng máy tính - hệ điều hành Windows và chưa có một
phần mềm chuyên biệt nào để quản lý thư viện, chưa có máy đọc mã vạch.
Các đầu sách được phân chia theo từng ngành (khoa) và được lưu trữ vào từng kho
sách, giá sách tương ứng.
1.2.3. Thực trạng quản lý thư viện tại trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi
và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu
Tất cả các dữ liệu về sách và báo tạp chí đều được lưu trữ trên giấy tờ sổ sách. Tài
liệu chủ yếu của thư viện là sách.
1.2.3.1. Quy trình nhập sách
Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tin các đầu sách vào sổ và cất giữ
hóa đơn và chứng từ liên quan.
Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách theo từng ngành và sắp xếp chúng vào đúng vị
trí lưu trữ.
1.2.3.2. Quy trình mượn sách
Đối với học sinh, sinh viên
Thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thuỷ Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ
Thuật Tô Hiệu đều chưa cho học sinh, sinh viên mượn sách về mà chỉ cho sinh viên
mượn sách để đọc tại thư viện. Ngoài ra học sinh, sinh viên chưa có thẻ thư viện mà
18
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
dùng thẻ học sinh, sinh viên để mượn trả sách. Học sinh chỉ được mượn một đến hai
cuốn sách mỗi lần.
Học sinh, sinh viên muốn mượn sách để đọc thì phải đưa thẻ học sinh, sinh viên và
thông báo tên sách cần mượn. Sau đó, thủ thư tìm đến các giá sách và nếu tìm thấy
sách theo yêu cầu của học sinh, sinh viên thì thủ thư đưa sách cho sinh viên mượn
và giữ lại thẻ sinh viên. Người thủ thư sẽ ghi lại tên học sinh, sinh viên và tên đầu
sách vào phiếu ghi danh. Nếu không thấy sách đó thì thủ thư thông báo sách đã

mượn hết hoặc không có trong thư viện.
Đối với cán bộ, giáo viên
Các giáo viên được mượn sách về và cũng được mượn sách để đọc tại thư viện. Khi
mượn sách thì thủ thư sẽ ghi tên giáo viên và tên sách mượn vào trong sổ.
1.2.3.3. Quy trình trả sách
Đối với học sinh, sinh viên
Sau khi đọc xong, học sinh phải trả đúng sách đã mượn. Thủ thư sẽ tìm và trả lại thẻ
cho sinh viên, đồng thời đánh dấu phiếu ghi danh là sách đã được trả.
Đối với cán bộ, giáo viên
Khi trả sách, thủ thư kiểm tra đúng sách đã mượn và họ đánh dấu là giáo viên đã trả
sách.
1.2.3.4. Thống kê báo cáo, in ấn
Cả hai thư viện này đều thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm. Họ thống kê
sách theo từng ngành và theo các tiêu chí sau:
Thống kê sách nhập mới.
Thống kê sách đang được mượn.
Thống kê sách còn trong thư viện.
Thống kê sách thanh lý.
1.2.3.5. Xử lý sách thanh lý
19
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Các loại sách được nhập về thông thường sau 5 năm sẽ được thanh lý 1 lần. Nhưng
thường những sách bị hư hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách không sử dụng đến
thì mới tiến hành thanh lý.
1.2.4. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại
Ưu điểm
- Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.
- Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết về tin học nhiều cũng có thể
làm được.
Nhược điểm

- Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài.
- Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công và
mất nhiều thời gian.
- Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức vào việc thống kê sách.
Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ công, không
khoa học.
1.2.5. Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới
Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã đề
xuất một phần mềm giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Hầu hết các thủ thư đều
mong muốn phần mềm cần phải đạt được yêu cầu sau:
- Phần mềm có giao diện dễ sử dụng.
- Cho phép lưu trữ được các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện
hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau.
- Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư.
- Tìm kiếm thông tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí.
20
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
- Không gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện.
1.2.6. Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới
Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện của trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và
Thủy Lợi, trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu, trường ĐHSPKT Hưng
Yên. Nhóm nhận thấy quá trình quản lý thư viện của các trường vẫn thực hiện rất
thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện.
Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm
của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo được các yêu cầu mà người dùng mong
muốn.
Hệ thống mới cần phải đạt đựợc các chức năng sau:
- Cập nhật thông tin:
+ Thông tin về sách báo, tạp chí,

+ Thông tin về độc giả (gồm học sinh, sinh viên và giáo viên).
+ Thông tin về người dùng (thủ thư,…)
- Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của độc giả.
- Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Phục hồi và sao lưu dữ liệu.
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
HỆ THỐNG
2.1. Quy trình nhập tài liệu
 Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về.
Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn, đồ án,
giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính.
 Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu
Ban kỹ thuật.
21
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
 Vai trò của quá trình nhập tài liệu
− Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả
− Nguồn tài liệu phong phú
 Các bước tiến hành
− Phân loại tài liệu. Ban kỹ thuật phân tài liệu thành các loại như:
+ Sách
+ Báo, tạp chí
+ Tài liệu tham khảo…
Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ bản,
điện – điện tử, cơ khí, động lực, kinh tế, thủy lợi….).
− Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài
liệu bao gồm cả mã số và mã chữ.
Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là mã tài
liệu.

Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo.
Đối với loại tài liệu sử dụng mã vạch thì ban kỹ thuật sử dụng phần mềm sinh
mã tự động cho từng tài liệu theo quy định đã đặt ra.
Mã được sinh ra không bị trùng lặp. Sau khi đã sinh mã họ sẽ in mã và gán mã
cho từng loại tài liệu.
− Sắp xếp tài liệu: Gán mã cho từng loại tài liệu xong, ban kỹ thuật sắp
xếp tài liệu vào các tủ tài liệu tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tạp chí,
tủ để tài liệu tham khảo…). Ban kỹ thuật phân tủ tài liệu ra thành các
tầng, giá, kệ để sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành.
2.2. Quy trình mượn tài liệu
 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành
chính).
Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài liệu được
mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện.
22
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
− Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình,
luận văn, đề cương.
− Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm:
sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD.
− Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí.
 Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu
Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường).
 Vai trò của quá trình mượn tài liệu
Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.
 Các bước tiến hành:
− Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn.
− Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống.
− Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa
thẻ thư viện. Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài

liệu => lấy thông tin về tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy
thông tin về độc giả.
Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn. Mẫu phiếu mượn tài liệu:
THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN VÀ THỦY LỢI
PHIẾU MƯỢN
Họ và tên:……………………………………………………………
Đơn vị (lớp): ………………………………………………………
Tên sách:……………………………………………………………
Số sách:………………………………………………………………
Ngày mượn: ……./……./…… Hạn trả: …… /……./…….
Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu. Đối với độc
giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả.
Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp tài liệu đó không còn thì hệ thống sẽ thông báo và thủ thư
thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn yêu cầu không còn”.
− Trường hợp hệ thống thông báo không có tài liệu này. Thủ thư sẽ
thông báo cho độc giả “Thư viện không có tài liệu bạn yêu cầu”.
2.3. Quy trình trả tài liệu
 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu.
23
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về.
 Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu
Ban thủ thư, độc giả.
 Các bước tiến hành:
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ
− Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư.
− Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch
để đọc thông tin tài liệu và độc giả, kiểm tra và so sánh thông tin với
phiếu mượn.

− Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì
thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho
độc giả.
− Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: Trả tài
liệu bị rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt.
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về
− Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư.
− Thủ thư kiểm tra tài liệu và sử dụng đầu đọc mã vạch để kiểm tra
thông tin tài liệu và độc giả.
− Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài liệu và
độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn
và trả thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: trả tài liệu,
tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì sẽ bị xử phạt.
Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí
lưu trữ nó.
2.4. Xử lý độc giả vi phạm
 Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu.
 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm.
Ban thủ thư, độc giả
 Vai trò của việc xử lý vi phạm
− Giảm tỉ lệ vi phạm của độc giả.
− Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện.
 Các bước tiến hành:
− Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm
− Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện
24
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
+ Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định. Đối
với những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định

của thư.
+ Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài
liệu đã mượn.
+ Trường hợp độc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài
liệu mà thủ thư phạt.
+ Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả
vửa phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời
hạn mượn tài liệu đó.
2.5. Quy trình xử lý tài liệu
 Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi
năm.
Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ.
 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu
Ban kỹ thuật
 Vai trò của việc xử lý tài liệu
− Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài
liệu.
− Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư
viện.
 Các bước tiến hành
− Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu
− Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu
cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa. Những cuốn
tài liệu này sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý. Sau khi bỏ các cuốn tài
liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá
sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và mượn trả.
2.6. Quy trình tìm kiếm thông tin
 Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu.
 Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm
Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư.

 Vai trò của việc tìm kiếm
25