kỹ năng lập báo cáo kỹ thuật

K NĂNG L P BÁO CÁO K Ỹ Ậ Ỹ
THU TẬ
Nhóm01: Đ ng Vĩnh Trungồ
Lê Xuân Th ng Nh tố ấ
Nguy n Th Maiễ ị
Nguy n M nh Linhễ ạ
Nguy n Văn Ti nễ ế
Giáo viên HD: ThS. Th c Bình C ngạ ườ
1
Văn
nói
Văn
vi tế
Giao
ti pế
1. Gi i thi uỚ Ệ
KyNangLapBaoCao-20112
Truy n ề
đ t v ạ ề
k ỹ
thu tậ
Giao
ti p k ế ỹ
thu tậ
Báo cáo
k ỹ
thu tậ
Đ nh nghĩa Ị

ISO 5966 “Documentation – Presentation of
scientific and technical reports” :


“Báo cáo kỹ thuật hay khoa học mô tả 1 quá trình
nghiên cứu hoặc nghiên cứu và các kết quả phát triển
hoặc mức độ tân tiến hiện tại trong lĩnh vực cụ thể của
khoa học hoặc công nghệ.”

Báo cáo kỹ thuật

Báo cáo về các chủ đề kỹ thuật

Được viết trong “ngôn ngữ khoa học và công nghệ” (các
quy tắc trình bày, phân đoạn và khái niệm đặc biệt…)
3KyNangLapBaoCao-2011
Báo cáo về các cuộc thí nghiệm
Báo cáo về kiểm thử và các phép đo
Các bài báo hay báo cáo về công việc
nghiên cứu trong các tập san khoa học
Báo cáo cuối khóa học, luận án tiến sỹ.
Các báo cáo dự án…
LĨNH VỰC ÁP DỤNG
4KyNangLapBaoCao-2011
YÊU CẦU

Các báo cáo kỹ thuật phải có 1 yêu cầu cao về thứ
tự hệ thống, logic bên trong, toàn vẹn…

Báo cáo kỹ thuật nên có sự rõ ràng–clarity

Người đọc phải hiểu được các chủ đề được viết trong
báo cáo kỹ thuật 1 cách chính xác đúng như tác giả nghĩ

về nó mà không cần bất cứ sự phản hồi hoặc câu hỏi nào
từ tác giả.
5KyNangLapBaoCao-2011
MỤC ĐÍCH VÀ KHÓ KHĂN

Mục đích

thể hiện ý tưởng của bạn và kết quả công việc

theo cách chuyên nghiệp và có lợi

Khó khăn

Khó cho các kỹ sư và nhà khoa học tự nhiên

Theo cách logic, có thể phát triển rõ ràng và thú vị để
tạo nên ấn tượng trong người nghe của bạn rằng công
việc này được thực hiện bởi 1 người chuyên nghiệp
có kinh nghiệm.
6KyNangLapBaoCao-2011
2. LẬP KẾ HOẠCH BÁO CÁO KỸ THUẬT

Sử dụng cách tiếp cận có hệ thống

Các bước làm cần thiết dưới đây có thể được
nhóm trong các giai đoạn lập kế hoạch, khởi tạo
và hoàn thành (với các kiểm tra)
7KyNangLapBaoCao-2011
2.1 TỔNG QUAN CÁC BƯỚC YÊU CẦU
8KyNangLapBaoCao-2011

Checklist 2-1 Các b c công vi c yêu c u đ t o báo cáo d ánướ ệ ầ ể ạ ự
•
Ch p nh p và phân tích nhi m v - Accept and analyze the taskấ ậ ệ ụ
•
Ki m tra ho c t o các tiêu đ - check or create the titleể ặ ạ ề
•
Thi t k 1 c u trúc 4 đi m – design a 4 point structureế ế ấ ể
•
Thi t k 1 c u trúc 10 đi m – design a 10-point structureế ế ấ ể
•
Tìm ki m, đ c và trích d n các b c công vi c tài li u - Search, read and ế ọ ẫ ướ ệ ệ
cite literature Work steps
•
Thêm chi ti t văn b n (trên máy tính) đ c th c hi n – elaborate the text ế ả ượ ự ệ
(on computer) to be performed
•
T o ho c ch n các hình, b ng – create or select figures and tables partly ạ ặ ọ ả
parallel
•
Phát tri n các c u trúc chi ti t ho c ch ng l n – develop the detailed ể ấ ế ặ ồ ấ
structure or overlapping
•
Th c hi n ki m tra cu i – perform the final checkự ệ ể ố
•
In, copy b n g c ho c t o file PDF – print copy originals or create PDF fileả ố ặ ạ
•
Sao l u và k t n i báo cáo – copy and blind the reportư ế ố
•
Phân ph i báo cáo t i ng i nh n đ c xác đ nh – distribute the report to ố ớ ườ ậ ượ ị
the defined recipients

2.1 TỔNG QUAN CÁC BƯỚC YÊU CẦU (2)

Bắt đầu đủ sớm để tạo báo cáo kỹ thuật của bạn–không bao
giờ muộn hơn sau 1/3 thời gian tổng cộng dự án của bạn.
9KyNangLapBaoCao-2011
Nguyễn Thị Mai
10
2.2 nhi m v c a báo cáoệ ụ ủ
Checklist 2-2 Phân tích nhi m v đ vi t báo cáo k thu tệ ụ ể ế ỹ ậ
•
Ai đã xác đ nh nhi m v ?ị ệ ụ
o
Chuyên gia ho c 1 tr lý (trong tr ng h p báo cáo đ c vi t trong ặ ợ ườ ợ ượ ế
quá trình h c t p c a b n)ọ ậ ủ ạ
o
1 ng i h ng d nườ ướ ẫ
o
Đ i phá t tri nộ ể
o
Công ty t v nư ấ
o
Khách hàng
o
Chính b n (ví d b n vi t 1 bài báo cho 1 t p chí khoa h c)ạ ụ ạ ế ạ ọ
•
B n có hi u đúng nhi m v hay không?ạ ể ệ ụ
•
Tôi vi t báo cáo cho ai? ế
•
N i dung nào c n có trong báo cáo?ộ ầ

•
Các b c công vi c là c n thi t?ướ ệ ầ ế
•
Nh ng giúp đ và tr lý nào tôi c n?ữ ỡ ợ ầ
o
Tr giúp b i con ng i, ví d : chuyên gia đ a ra l i khuyênợ ở ườ ụ ư ờ
o
Tr giúp b i các thi t b , ví d : máy in laser màuợ ở ế ị ụ
o
Tr giúp b i thông tin, ví d : tài li u khoa h c ợ ở ụ ệ ọ
11
2.2 nhi m v c a báo cáo (2)ệ ụ ủ

Hơn nữa, trong suốt quá trình lập kế hoạch của báo cáo,
các câu hỏi sau nên được trả lời :

Tiêu đề của báo cáo nên là gì? (phát triển 1 đề nghị và
thảo luận nó với khách hàng hoặc người hướng dẫn)

Bước công việc nào không có trong kế hoạch cần
được hoàn thiện?

Kiến thức cơ sở, sở thích, mong đợi nào mà người
đọc báo cáo phải có?

Các bước công việc nào là chủ chốt?
12
TÊN
TIÊU
ĐỀ

Kích thích sự tò mò của người
đọc.
Bao hàm các chủ đề hoặc các
từ khóa chính
Rõ ràng, ngắn gọn,xác thực.
2.3. Đặt tên tiêu đề
13
Các b c đ t tên tiêu đướ ặ ề
1. Viết ra nhiệm vụ của chương trình.
2. Viết các từ khóa định rõ đặc điểm của báo cáo
3. Tìm các tiêu đề mới bằng cách kết hợp các từ
khóa theo cách khác nhau
4. Đọc to tiêu đề lên để đánh giá một cách khách
quan chúng.
5. Chọn cái hay nhất
14
Ví dụ đặt tên tiêu đề
15
1. Các t ừ
khóa
Đ ng đ tộ ấ
Nh t B nậ ả
Th m h aả ọ
Thiệt hại
2. K t h p các t khóaế ợ ừ
Thi t h i đ ng đ t Nh t B nệ ạ ộ ấ ở ậ ả

Th m h a Nh t B nả ọ ở ậ ả

Th m h a đ ng đ t Nh t ả ọ ộ ấ ở ậ

B nả

Th m h a đ ng đ tả ọ ộ ấ
Đặt tên cho một bài báo nói về hậu quả động đất ở Nhật Bản
Chọn cái hay nhất: Thảm họa động đất ở Nhật Bản
Ví dụ đặt tên tiêu đề
16
1. Các t ừ
khóa
Báo cáo
K thu tỹ ậ
L p k ho chậ ế ạ
Cấu trúc
Chuẩn bị
2. K t h p các t khóaế ợ ừ
L p k ho ch báo cáoậ ế ạ

L p k ho ch báo cáo k thu tậ ế ạ ỹ ậ

Chu n b cho báo cáo k thu tẩ ị ỹ ậ
Chu n b c u trúc báo cáoẩ ị ấ
Đặt tên tiêu đề báo cáo nhóm01
Chọn cái hay nhất: Lập kế hoạch báo cáo kỹ thuật
Cấu trúc của báo cáo kỹ thuật
Một cấu trúc tốt:

Phạm vi và lĩnh vực ứng dụng rõ ràng

Đánh số các đơn vị và các phần rõ ràng


Có tính chất mẫu phát biểu.
17
Tiêu đề

Tính logic và trình tự các bước công việc trong
Báo cáo kỹ thuật thể hiện qua:

Cách đánh số mục trong báo cáo

Cách dùng tiêu đề
18
Tiêu đề

Sử dụng những thuật ngữ như

Chương, tiểu chương.

Mục, tiểu mục.

Điều khoản, điều khoản phụ.

vv …
19
Ví dụ thiết kế không hợp lý
1. Giới thiệu
1.1. Mở đầu
2 .Vấn đề cơ bản của sản xuất bột kim loại
20
Ví dụ thiết kế hợp lý
1 Giới thiệu

1.1 Mở đầu
1.2 Mục tiêu của tác phẩm này
2 Vấn đề cơ bản của sản xuất bột kim loại
21
Tiêu đề

Thể hiện chính xác nội dung của phần tài liệu mà
nó đại diện

Ngắn gọn, rõ ràng, chính xác
22
Tiêu chuẩn về tiêu đề tài liệu

Tiêu chuẩn logic .

Tiêu chuẩn hình thức.

Tiêu chuẩn bố trí.
23
Tiêu chuẩn logic

Đánh số mục xác định mức độ phân cấp trong
báo cáo.

Chương 0 có thể được sử dụng cho lời nói đầu /
lời tựa, lời giới thiệu

Mỗi mục bao gồm ít nhất hai mục con tương
đương về vai trò (nếu có mục con)


Khi viết một Báo cáo kỹ thuật , tác giả luôn luôn
phải giữ tính nhất quán logic từ đầu tới cuối.
24
Tiêu chuẩn hình thức

Những tuyên b ố cho m t nhi m v , l i nói ộ ệ ụ ờ
đ uầ , tóm t tắ n i dung luôn luô n có ộ thể lấy
làm m t tiêu độ ề.

Khi kết thúc một tiêu đề không bao giờ sử dụng
đánh dấu chấm câu như dấu ba chấm ,dấu hỏi,
dấu chấm than, vv …

Tránh xây dựng các tiêu đề như là một câu hoàn
chỉnh hoặc như một điều khoản chính của một
hoặc nhiều lớp con
25