một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp tư nhân việt thắng

1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
@&?



NGUYỄN THỊ NGÂN

Đ
Đ
O
O
À
À


A
A
Ù
Ù
N
N


T
T
O
O
Á

Á
T
T


N
N
G
G
H
H
I
I
E
E
Ä
Ä
P
P

GVHD : Thầy ĐÀO CÔNG THIÊN
Lớp : 44DN
MSSV : 44D4046










Nha Trang, tháng 11 năm 2006

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN VIỆT THẮNG
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2

LỜI NÓI ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài :
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn chịu sự tác
động bởi các quy luật vốn có của nó. Sự sống còn của mỗi doanh nghiệp luôn diễn ra
hàng ngày, hàng giờ. Do đó để tồn tại và phát triển thì không chỉ riêng doanh nghiệp
nào mà hầu như tất cả các chủ thể sản xuất kinh doanh đều rất quan tâm đến công tác

tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, trong đó công tác tổ chức hạch toán kế toán có
một vị trí đặc biệt quan trọng trong công tác tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính
trong doanh nghiệp, nên công tác tổ chức hạch toán kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở doanh nghiệp.
Trong điều kiện hiện nay khi mà nguồn lực thông tin đặt lên hàng đầu thì chất
lượng của thông tin kế toán được coi như một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an
toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho quyết định kinh doanh. Chính vì vậy việc đổi
mới yêu cầu và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để thích nghi cơ chế quản lý
mới là một vấn đề nóng bỏng.
Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động, lĩnh vực ngành
nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý và trang thiết bị cũng như chính sách chế
độ của cơ quan nhà nước.
Do tính chất phức tạp của hoạt động kinh doanh hàng thủy sản và những khó
khăn riêng của Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng đã chi phối đến công tác hạch toán
kế toán ở doanh nghiệp. Trong thời gian qua công tác này còn có một số hạn chế về
nguyên tắc hạch toán lẫn phương thức hạch toán kế toán nên chưa trở thành công cụ
quản lý tài chính hữu hiệu. Để công việc sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả hơn
thì việc nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán ở Doanh nghiệp tư nhân Việt
Thắng là một việc làm hết sức cần thiết.
Xuất phát từ những vấn đề trên cùng với việc qua tìm hiểu thực tế công tác hạch
toán kế toán ở doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng tôi đã quyết định chọn đề tài : “Một
số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Doanh
nghiệp tư nhân Việt Thắng”. Đề tài tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức hạch toán
kế toán tại doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng trên cơ sở những mặt đạt được và những
tồn tại cần khắc phục từ đó đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tác
tổ chức hạch toán tại doanh nghiệp.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Ø Đối tượng nghiên cứu :

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
3
Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp trên
một số nội dung như : Tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán; tổ
chức các phần hành kế toán ở Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng.
ØPhạm vi nghiên cứu :
Nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt
Thắng
Số liệu minh họa : Tháng 7 Năm 2006
3. Phương pháp nghiên cứu :
- Quan sát thực tế
- Sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, điều tra.
5. Nội dung nghiên cứu :
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần mục lục đề tài bao gồm ba chương :
Chương 1 : Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán.
Chương 2 : Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tại Doanh nghiệp tư nhân
Việt Thắng.
Chương 3 : Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế
toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng.
6. Những đóng góp khoa học của đề tài :
- Đề tài hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác hạch toán kế toán tại
doanh nghiệp.
- Đề tài đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán của Doanh
nghiệp tư nhân Việt Thắng.
- Đề tài đã chỉ ra được những mặt đạt được và những mặt chưa đạt được trong
công tác tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp trong thời gian qua.
- Đề tài đã đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện thêm về công tác hạch
toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng.
Do thời gian thực tập có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết các
hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp và với khả năng kiến thức còn hạn hẹp

đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót nên tôi rất mong có góp ý, giúp đỡ của
thầy hướng dẫn và các thầy cô trong khoa Kinh Tế cũng như các cô chú anh chị
CBCNV trong Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng để tôi hoàn thiện đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Đào Công Thiên, các thầy cô trong khoa Kinh
Tế và các cô chú, anh chị trong doanh nghiệp đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành đồ
án tốt nghiệp.
Nha Trang, Ngày… tháng… năm2006
Sinh viên thực hiện
NGUYỄN THỊ NGÂN
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
4

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
5
1.1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm
Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ giữa các yếu tố cấu
thành bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính
giá thành, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của hạch toán kế toán bao
gồm :
· Tổ chức sổ sách kế toán;
· Tổ chức công tác kế toán;
· Tổ chức bộ máy kế toán.
Mỗi tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch
toán kế toán và đều là những mặt không thể tách rời trong hệ thống tổ chức hạch toán
kế toán.
1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán
Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt cung cấp thông tin có ích về
hoạt động sản xuất kinh doanh, nên hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán cần phải
được nhìn nhận một cách hoàn thiện và đúng đắn. Do vậy, tổ chức hạch toán kế toán
kế toán cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc sau :
1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý
Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm

tra về hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán. Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán
kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong hệ thống quản lý được thể hiện :
- Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị.
- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của quản lý.
- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ
chức quản lý.
- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần
quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý.
- Bảo đảm hoạt động của quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời
hoạt động kế toán, doanh nghiệp không thể hoạt động được nếu không có bộ phận kế
toán.
1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán
Trong mỗi thành phần kế toán cần được tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc
đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải được cụ thể hóa thích
hợp với những thành phần cụ thể.
Tùy tính phức tạp của từng đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và
lựa chọn hình thức kế toán thích hợp.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
6
Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế
toán, bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ của cán bộ kế toán được nâng cao có
thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp hình thức kế toán.
1.1.2.3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật
quản lý chuyên sâu
Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như các ngành kỹ thuật phải
hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế.
Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế : Hàng tồn kho,
nguyên vật liệu, TSCĐ, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục…
1.1.3. Cơ sở tổ chức hạch toán kế toán
Tổ chức hạch toán kế toán phải dựa trên các cơ sở sau :

- Đặc điểm của đối tượng và phương pháp kế toán- nguồn gốc của mọi nguyên
lý tổ chức hạch toán kế toán.
- Lý luận về tổ chức cần được ứng dụng cụ thể trong tổ chức hạch toán kế toán.
- Các chuẩn mực quốc tế về kế toán – chỗ dựa trực tiếp của từng quốc gia.
1.2. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu
trong tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp. Suy cho cùng thì chất lượng công
tác kế toán phụ thuộc vào trìng độ quản lý, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp
và sự phân công lao động hợp lý của các nhân viên trong phòng kế toán.
Tổ chứ bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung của bộ máy kế toán
bao gồm:
· Xác định số lượng nhân viên phải có, yêu cầu phải có về trình độ, nghề
nghiệp.
· Bố trí và phân công các nhân viên thực hiện các công việc cụ thể.
· Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa
bộ phận kế toán với các bộ phận khác có liên quan.
Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô của doanh
nghiệp, yêu cầu quản lý, trình độ nghề nghiệp, đặc diểm về tổ chức sản xuất, điều kiện
cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin.
1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Khi tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau :
- Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác thống kê và
nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay
thông tin kinh tế.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
7
- Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hóa và hiện đại hóa.
- Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị và nhu

cầu sử dụng thông tin bên ngoài.
1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kế
toán ( hay phòng kế toán – thống kê, kế toán – tài vụ ) thường có nhiệm vụ sau :
- Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước.
- Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời tất cả các chứng từ kế toán
của đơn vị.
- Tổ chức mọi công tác kế toán để thực hiện đầy đủ, có chất lượng mọi nội
dung công việc kế toán trong đơn vị.
- Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của hệ
thống báo cáo do các phòng ban khác lập.
- Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kế toán, hạch toán kinh tế, phân
tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên.
- Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện
các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp.
- Lưu trữ và bảo quản hồ sơ tài liệu, quản lý tập trung thống nhất số liệu kế
toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và
cho các cơ quan cấp trên theo quy định.
1.2.1.3. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác trong các doanh
nghiệp, cần phải tổ chức bộ máy kế toán sao cho gọn nhẹ. Việc tổ chức bộ máy kế toán
của doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức tổ chức bộ máy kế toán, vào đặc điểm tổ
chức và quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nhiệp, vào tình hình phân cấp quản lý,
khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính cũng
như yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ công nhân viên. Việc
tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ
với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức
công tác kế toán có thể tiến hành theo một trong các hình thức sau đây :
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung;
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán;

- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
1.2.1.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Đây là mô hình tổ chức công tác kế toán có đặc điểm: Toàn bộ công tác kế toán
được tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc
không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
8
vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi
chứng từ về phòng kế toán tập trung của doanh nghiệp.Trong một số trường hợp nhân
viên hạch toán ghi chép các sổ nghiệp vụ và lập báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu chỉ
đạo, điều hành bộ phận trực thuộc. Có trường hợp nhân viên hạch toán lập bảng kê
kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán tập trung.
- Ưu điểm :
Tạo điều kiện để dễ kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ quản lý và bảo đảm sự lãnh đạo
tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo
doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế
toán của doang nghiệp. Đồng thời tạo điều kiện cho việc phân công và chuyên môn
hóa công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật
tính toán, xử lý thông tin kế toán.
- Nhược điểm :
Hình thức kế toán tập trung bộc lộ một số nhược điểm như: Nếu hoạt động của
doanh nghiệp phân tán rải rác về trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tính toán, ghi
chép, xử lý thông tin chưa nhiều, chưa hiện đại thì việc kiểm tra giám sát của kế toán
trưởng và lãnh đạo doanh nghiêp đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như
công tác kế toán, không được kịp thời, đúng đắn, đầy đủ và gặp nhiều hạn chế.
- Điều kiện áp dụng :
Hình thức kế toán tập trung phát huy tác dụng tốt trong điều kiện quy mô sản
xuất vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có
khả năng đảm bảo về luân chuyển chứng từ ở các bộ phân sản xuất kinh doanh lên
doanh nghiệp được nhanh chóng kịp thời. Kế toán tập trung nâng cao được năng suất,

chất lượng công tác kế toán, phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo thống nhất của kế toán
trưởng về chuyên môn nhằm phục vụ nhanh chóng kịp thời, giúp giám đốc đơn vị có
những thông tin chính xác kịp thời chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung được thể hiện theo sơ đồ sau :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
9

Sơ đồ 1 : Bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

.2.1.3.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo hình thức bộ máy kế toán phân tán thì ngoài phòng kế toán doanh nghiệp,
các bộ phận đơn vị trực thuộc còn tổ chức bộ phận kế toán riêng với nhiệm vụ kiểm
tra, thu thập, xử lý chứng từ ban đầu và hạch toán chi tiết, tổng hợp các chi tiết, tổng
hợp các hoạt động của bộ phận mình tùy theo sự phân cấp quản lý trong các doanh
nghiệp. Phòng kế toán trong doanh nghiệp thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo của
các đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ chung toàn doanh nghiệp, lập báo
cáo tài chính theo quy định.
Ø Ưu điểm :
Theo hình tổ chức này thì việc kiểm tra, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh
ở các đơn vị trực thuộc rất kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Ø Nhược điểm :
Tuy nhiên nó bị hạn chế bởi việc tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung toàn
doanh nghiệp thường bị chậm, việc chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và kế
toán trưởng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đối với công tác kế toán
không được tập trung, bộ máy kế toán cồng kềnh.
Kế toán trưởng
Bộ phân tài
chính
Bộ phận kế toán
TSCĐ và đầu tư

dài hạn
Bộ phận kế toán
tiền lương và
BHXH
Bộ phận kế
toán tập hợp
chi phí và tính
giá thành
Bộ phận kế
toán thanh
toán và nguồn
vốn kinh
doanh
Bộ phấn kế
toán bán
hàng, doang
thu, thu nhập
và phân phối
KQKD
Bộ phận kế
toán tổng hợp
và kiểm tra kế
toán
Nhân viên kinh tế như các bộ phận trực thuộc
Bộ phấn kế
toán bán
hàng, doanh
thu, thu nhập
và phân phối
KQKD

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
10

Ø Điều kiện áp dụng :
Hình thức tổ chức công tác kế toán phát huy nhiều tác dụng trong điều kiện
doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán, các đơn vị trực thuộc
tương đối độc lập nhau.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức phân tán được thể hiện theo sơ đồ sau:


Sơ đồ 2 : Bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

1.2.1.3.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp là hình thức phối hợp ưu điểm của hai hình
thức tập trung và phân tán. Theo hình thức tổ chức này, công việc kế toán các hoạt
động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc xa văn phòng doanh nghiệp thì do
các đơn vị trực thuộc đó thực hiện, định kỳ tập hợp số liệu gửi về văn phòng kế toán
doanh nghiệp thực hiện cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn doanh nghiệp và lập
báo cáo tài chính toàn doanh nghiệp.
Ø Điều kiện áp dụng
Hình thức tổ chức công tac kế toán vừa tập trung vừa phân tán thích hợp với
những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh nhiều thành
phần, đơn vị, bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng doanh nghiệp.
Hình thức kế toán tổng hợp có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiến thực tế
hiện nay.
Kế toán tài sản
cố định và đầu
tư dài hạn
Kế toán
khác…

Kế toán trưởng
Kế toán ở các đơn vị trực thuộc
Bộ phận kế
toán văn
phòng
Bộ phận
kế toán
tổng hợp
Bộ phận tài
chính
Bộ phận
kiểm tra
kiểm toán
Kế toán vật
liệu
Kế toán tiền
lương và bảo
hiểm xã hội
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
11

Bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán được thể hiện theo
sơ đồ sau :


Sơ đồ 3 : Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

1.2.1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây :
- Bộ phận kế toán vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định;

- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm;
- Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản;
- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ;
- Bộ phận kế toán tổng hợp.
Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng thì phải bố trí nhân viên hạch toán
phân xưởng, chuyên trách công tác kế toán thống kê ở phân xưởng.
ª Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Bộ phận
tài chính

kế toán
khác…
Kế toán
vật tư
Kế toán t
ài
sản cố
định
Kế toán trưởng

Bộ phận
kế toán
tiền
lương và
BHXH
Bộ phận
kế toán
vật t
ư và
TSCĐ

Nhân
viên kinh
tế ở các
bộ phận
trực
thuộc
Bộ phận
kiểm tra
kế toán
Bộ phận kế toán
tổng hợp
Kế toán ở các đơn vị trực
thu
ộc

Bộ phận
kế toán
thanh
toán và
nguồn
vốn
Bộ phận kế toán
bán hàng, thu nh
ập
và phân phối kết
qu
ả

Kế toán
tiền lương

Kế toán
thanh toán

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
12

§ Bộ phận kế toán lao động tiền lương
+ Tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian
lao động, và kết quả lao động : Tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, phân bổ tiền
lương và BHXH vào đó tượng sử dụng lao động.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban
trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ sách
cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
+ Lập báo cáo về lao động tiền lương.
+ Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng
suất lao động.
§ Bộ phận kế toán vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định
+ Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, nhập xuất và tồn kho vật tư, CCDC, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua và
kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng và chất lượng mặt
hàng.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức
dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa,
ứ đọng, kém phẩm chất, xác định số lượng giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính
xác chi phí này cho các bộ phận sử dụng.
+ Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu về số lượng, hiện trạng và giá
trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo
quản, bảo dưỡng sử dụng TSCĐ.
+ Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động.

+ Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
sữa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
+ Hướng dẫn kiểm tra các phân xuởng, phòng ban thực thi đầy đủ các chứng
từ về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, phương pháp.
+ Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của nhà nước, lập các
báo cáo về TSCĐ tiến hành phân tích tình hình trang bị huy động bảo quản và sử dụng
nhằm nâng cao hiệu quả kế toán TSCĐ.
§ Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
+ Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản
phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp
với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp.
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản
xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và
công việc.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
13

+ Tham gia vào công việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ
tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan.
+ Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của các sản
phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế hoạch kế toán kinh tế của các phân xưởng, tổ
sản xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản
phẩm.
+ Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán phân loai các chi phí
nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất được nhanh chóng, khoa học.
+ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm
tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm.
§ Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử
dụng thanh toán quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.

+ Tính toán chi phí xây dựng mua sắm TSCĐ.
+ Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ
và chất kượng công trình.
+ Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản.
+ Phân tích tình hình kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư.
§ Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ
+ Phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác số tiền hiện có và tình hình biến động
tăng, giảm hằng ngày của tiền mặt tại quỹ. Hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ
lại ở mức thỏa thuận giữa ngân hàng và doanh nghiệp. Cuối mỗi ngày phải đối chiếu
số dư trên sổ sách kế toán và số thực tế tại quỹ để xử lý kịp thời những sai sót.
+ Giám đốc việc chấp hành chế độ thu chi, quản lý tiền măt, tiền gửi ngân hàng,
quản lý ngoại tệ, vàng bạc đá quý. Định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của doanh
nghiệp với số dư của ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch.
§ Bộ phận kế toán tổng hợp
+ Tổ chức việc ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ
thành phẩm, về các loại vốn các quỹ của doanh nghiệp. Xác định kết quả lãi, lỗ các
khoản thanh toán với ngân sách nhà nước với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ
doanh nghiệp.
+ Ghi chép sổ cái lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do
mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận kể
trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác trung thực các báo cáo của
doanh nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt.
+ Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động
kinh tế. Hướng dẫn các phòng, phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
14

kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp
dụng trong doanh nghiệp như: Quy định việc luân chuyển chứng từ phân công lập báo
cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban.

+ Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh
tế tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi
phạm.
+ Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh
nghiệp.
+ Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu số liệu kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và
cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài.
§ Cán bộ kế toán
Dù tổ chức kế toán theo hình thức nào thì chất lượng công việc kế toán cũng
phụ thuộc đội ngũ cán bộ kế toán.
s Nhân viên hạch toán phân xưởng
Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nhân viên hạch toán phân xưởng
có nhiệm vụ sau :
- Ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu tình hình sử dụng lao động, vật tư, thiết
bị, máy móc, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân xưởng để
phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất và phục vụ
sự chỉ đạo toàn diện, tình hình thống nhất tập trung công tác kế toán tình hình thống kê
của kế toán trưởng.
- Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và cuộc điều tra có liên quan.
- Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân
xưởng, tổ trưởng sản xuất cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban có liên
quan.
- Đình kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế
hoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng.
+ Đối với công tác xây dựng cơ bản nếu khối lượng vốn đầu tư xây dựng cơ
bản không lớn công việc không thường xuyên thì không tổ chức bộ phận kế toán xây
dựng cơ bản riêng mà do bộ phận tổng hợp kiêm nhiệm.
+ Đối với công tác tài chính, nếu doanh nghiệp chưa có điều kiện tổ chức thành
phòng tài chính riêng thì tổ chức một bộ phận tài chính trong phòng kế toán thống kê
do một phó phòng hoặc một cán bộ phụ trách. Bộ phận có nhiệm vụ sau :

Lập dự thảo kế hoạch tài chính đồng thời thống nhất với kế hoạch sản xuất kỹ
thuật của doanh nghiệp.
Trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt và trong phạm vi chế độ cho phép tùy theo
mỗi tính chất của mỗi hoạt động kinh tế mà huy động nguồn thích hợp, sử dụng vốn
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
15

hợp lý và tiết kiệm, bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện
với hiệu quả kinh tế cao.
Tổ chức thanh toán kịp thời đầy đủ đúng chế độ chính sách và các khoản phải
thanh toán của doanh nghiệp.
Trích lập và sử dụng các loại quỹ đúng chế độ, đúng mục đích.
Thường xuyên tiến hành kiểm tra tài chính đối với hoạt động sản xuất kinh
doanh, định kỳ phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với khách hàng đặc biệt là quy định
các điều kiện tài chính của hợp đồng.
s Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp có trình độ chuyên môn cao có
phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm
nhiệm.
- Vị trí của kế toán trưởng
+ Kế toán trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán,
thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm
nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của nhà nước.
+ Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc đồng thời chịu sự
chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiêp vụ chuyên môn của kế toán trưởng và của cơ quan
tài chính, thống kê cung cấp.
+ Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chuyển công tác, thi hành kỷ luât kế toán trưởng
do giám đốc đề nghị và cấp có thẩm quyền bổ nhiệm, giám đốc đơn vị quyết định.
- Trách nhiệm của kế toán trưởng:

+ Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh
nghiệp một cách hợp lý, khoa học.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác trung thực kịp thời, đầy đủ
toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp Nhà nước, các
khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản
tiền vay, các khoản nợ phải trả.
+ Xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản
hàng kỳ chuẩn bị đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất
mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời
đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý.
+ Lập đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán thống kê theo chế độ quy định.
+ Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
16

+ Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính
kế toán do Nhà nước quy định.
+ Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu, số liệu
kế toán thuộc bí mật Nhà nước.
+ Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ
cán bộ, nhân viên kế toán trong doanh nghiệp.
- Quyền hạn của kế toán trưởng :
+ Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại đơn vị đang
làm việc ở bất cứ bộ phận nào.
+ Khi kiểm tra công việc kế toán thì kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các
bộ phận trong doanh nghiệp, chuyển đầy đủ, kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc
kiểm tra. Những người có nhiệm vụ lập, ký duyệt và gửi các tài liệu, chứng từ có liên
quan đến công tác kế toán phải chịu trách nhiệm về những sai sót không xác thực,
không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định làm ảnh hưởng đến việc

kiểm tra kiểm soát.
+ Các báo cáo kế toán thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ áp dụng,
các tài liệu liên quan đến việc thanh toán, trả lương, thu chi tiền mặt… đều phải có chữ
ký của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý.
+ Kế toán trưởng có quyền báo cáo cho giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng
đơn vị cấp trên, cho Thanh tra Nhà nước hay Viện kiểm sát khi phát hiện những hành
động của bất cứ người nào trong đơn vị vi phạm những luật lệ, thể lệ đã quy định tùy
từng trường hợp.
+ Kế toán trưởng không được ký báo cáo chứng từ tài liệu không phù hợp với
luật lệ Nhà nước và chỉ thị cấp trên. Trường hợp giám đốc ra lệnh thực hiện việc mà
pháp luật nghiêm cấm, thì kế toán trưởng có quyền từ chối đồng thời phải báo cáo
ngay bằng văn bản cho thủ trưởng, kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng
cấp. Nếu kế toán trưởng không thực hiện đúng những quy định trên phải chịu trách
nhiệm như thủ trưởng đã ra lệnh.
+ Người nào có hành vi cản trở việc thực hiện trách nhiệm của kế toán trưởng
theo điều lệ đã quy định làm tổn hại tài sản của Nhà nước, gây rối loạn nề nếp quản lý
của doanh nghiệp sẽ truy tố trước pháp luật.
1.2.2. TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1.2.2.1. Những vấn đề chung về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến
động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và
căn cứ phân loại tổng hợp kế toán.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
17

Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra,
luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác
của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Ø ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán
- Về mặt quản lý : Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc

cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để đưa ra một quyết
định hợp lý. Vì vậy, tổ chức công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh
chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt
cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán : Chứng từ là cơ sở ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới
có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa thông
tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về mặt pháp lý : Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những
người có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để trọng tài Kinh tế giải
quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, vì vậy tổ chức tốt công tác chứng từ
kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn
đầu của công tác kế toán.
Ø Nguyên tắc tổ chức của chứng từ kế toán
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức
quản lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ
thuận với quy mô sản xuất, trình độ quản lý.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động
của tài sản.
- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu
quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong Nhà nước về biểu
mẫu chứng từ.
1.2.2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán
1.2.2.2.1. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ
Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị cần phải căn cứ vào các yêu cầu sau :
- Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ : Tên chứng từ,
tên đơn vị có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các cá nhân liên quan đến nghiệp vụ, ngày
tháng năm, số chứng từ, nội dung kinh tế của chứng từ, chữ ký của những người có
liên quan đến nghiệp vụ và các yếu tố cần thiết bổ sung của chứng từ.
- Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau

này, Thực tế các chứng từ còn chưa phản ánh hết các thông tin cần cho yêu cầu quản
lý sẽ khó khăn cho việc ghi sổ kế toán.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
18

- Phải dựa trên mẫu biểu do Nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ
chưa có trong quy địnhcủa Nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử dụng.
¬ Tóm lại, trong giai đoạn này phải xác định được danh mục các chứng từ kế
toán sử dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.2.2.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ
tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ
viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa không viết tắt, số tiền viết bằng chữ
phải khớp, đúng vứi số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải dược lập đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ. Đối
với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội
dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải
lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai
lần nhưng phải đảm thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy
định cho chứng từ kế toán.
1.2.2.2.3. Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ
mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký bằng bút bi hoặc bút
mực, không được ký bằng mực đỏ, phải thống nhất với chữ ký đã đăng ký theo quy
định.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, và dấu đóng trên chứng từ phải phù

hợp với mẫu dấu và chữ ký còn có giá trị tại Ngân hàng.
Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký
chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách
nhiệm của người ký.
1.2.2.2.4. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán :
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán ;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
19

Khi kiểm tra các chứng từ kế toán nếu có phát hiện hành vi vi phạm chính sách,
chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện
(không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số
không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm
thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
1.2.2.2.5. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ
Trong năm khi các chứng từ đã được ghi vào sổ thì chứng từ phải được bảo
quản tại nơi người giữ sổ, bởi vì còn có thể sử dụng lại để tiến hành kiểm tra giữa sổ
kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân tích sự sai sót và tìm hiểu nguyên nhân
dẫn đến nhầm lẫn, do vậy người giữ sổ kế toán phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ.
Khi kết thúc năm, báo các kế toán được duyệt thì lúc đó tài liêu kế toán được lưu trữ
theo chế độ.
Nội dung của bảo quản lưu trữ chứng từ :
- Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ

tự theo thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sự
thay đổi về nhân sự phải có biên bản bàn giao.
- Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu trữ :
Trước hết phải được phân loại theo nội dung và phải được đánh số chứng từ theo thời
gian năm tháng, loại chứng từ, loại nghiệp vụ,… hoặc ghi vào đĩa và lưu trữ đĩa. Phải
giao cho người có trách nhiệm bảo quản.
-Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ, nếu cần sử dụng lại thì phải có sự đồng ý của
kế toán trưởng.
1.2.2.3. Quy trình luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau :
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán :
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám
đốc doanh nghiệp ký duyệt;
-Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán ;
- Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán.
1.2.2.3.1. Chứng từ tiền tệ
Chứng từ tiền tệ dùng để quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp trong công tác
thu chi tiền mặt tại quỹ và ghi sổ kế toán.
Ø Trình tự luân chuyển :
ª Phiếu thu, phiếu chi : Được kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan hợp lệ,
sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập, xuất
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
20

quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc chuyển cho kế
toán để ghi vào sổ kế toán.
ª Giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng : Được người xin tạm ứng và
người thanh toán tạm ứng lập chuyển cho kế toán thanh toán thanh toán ký, sau dó
chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, trình lên cho thủ trưởng ký duyệt. Cuối cùng
dùng làm căn cứ để kế toán lập phiếu thu, phiếu chi và ghi vào sổ kế toán.

ªBiên bản kiểm kê quỹ, ngoại tệ, vàng, bạc, ngoại tệ,…Do người kiểm kê lập
và làm chứng từ trong việc quản trị chi tiêu tiền tệ của doanh nghiệp.
1.2.2.3.2. Chứng từ hàng tồn kho
Dùng làm căn cứ cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, ghi thẻ kho và kế toán tính
giá xuất kho khi cần.
Ø trình tự luân chuyển:
ª Phiếu nhập kho : Do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập và người
phụ trách ký, sau đó chuyển sang cho thủ kho làm thủ tục nhập kho hàng hóa, sản
phẩm, nguyên vật liệu, vật tư,… Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ ghi vào
thẻ kho và chuyển sang bộ phận kế toán để ghi sổ.
ª Phiếu xuất kho : Do bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập (tùy theo
chức năng quản lý và quy định của từng đơn vị). Sau khi làm thủ tục xuất kho, thủ kho
giữ một liên để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán tính giá xuất kho khi vào sổ kế toán.
ª Các chứng từ dùng để quản trị như : Biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật tư
còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa,… do ban kiểm kê lập
đồng thời phải có đầy đủ chữ ký của hững người liên quan. Những chứng từ này
không dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán mà phải có quy định của kế toán
trưởng và Giám đốc.
1.2.2.3.3. Chứng từ lao động tiền lương
Dùng làm căn cứ để kế toán tính lương và các khoản mang tính chất lương như
: Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH, phiếu xác nhận
sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ,…Đồng thời là chứng từ sử dụng trong
nghiệp vụ thanh toán lương cho CBCNV của doanh nghiệp như : Bảng thanh toán tiền
lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán BHXH…
ØTrình tự luân chuyển :
Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ
do tổ trưởng hay quản đốc phân xưởng hoặc người được ủy quyền lập căn cứ vào thực
tế thời gian lao động của công nhân, sản phẩm hay công việc hoàn thành theo từng kỳ
(ngày, tuần, tháng). Cuối tháng ký tên và chuyển toàn bộ chứng từ đó và các chứng từ
có liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH…về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu để

tính lương, BHXH, đồng thời kế toán lương lập bảng thanh toán lương, thưởng,
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
21

BHXH. Các bảng này sau khi lập xong nộp cho kế toán trưởng và thủ trưởng ký duyệt
để làm căn cứ lập phiếu chi, và ghi sổ sách kế toán. Các bảng này được lưu tại phòng
kế toán.
1.2.2.3.4. Chứng từ bán hàng
Các loại chứng từ trong lĩnh vực này gọi chung là hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ
dùng để xác định số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho
người mua do bộ phận bán hàng lập. Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi nhận doanh
thu vào các sổ liên quan và là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hóa trên
đường, lập phiếu nhập kho và thanh toán tiền mua hàng.
ØTrình tự luân chuyển :
ªHóa đơn mua hàng : Do người bán lập, người mua giữ làm chứng từ đi
đường. Sau khi hàng về đến doanh nghiệp thì kế toán vật tư dựa vào hóa đơn để lập
phiếu nhập kho sau đó đưa cho thủ kho ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán
thanh toán lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, chuyển cho thủ quỹ để ghi vào
sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
ª Hóa đơn bán hàng : Do bộ phận bán hàng lập khi phát sinh nghiệp vụ bán
hàng làm căn cứ thu tiền trong trường hợp thu tiền ngay, hay theo dõi thanh toán với
người mua. Hóa đơn bán hàng lập thành 3 liên, lập xong trình lên cho kế toán trưởng
ký duyệt, đưa cho người mua một liên. Cuối ngày nộp lại cho kế toán trưởng làm thủ
tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán liên quan.
1.2.2.3.5. Chứng từ TSCĐ
Đây là những chứng từ TSCĐ của doanh nghiệp :
Ø Trình tự luân chuyển :
Các chứng từ này đều được lập trong trong trường hợp giao nhận hay thanh lý
TSCĐ, trình lên cho kế toán trưởng và thủ trưởng ký duyệt, chuyển cho bộ phận kế
toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, và đưa vào lưu trữ.

1.2.3. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
1.2.3.1. Ý nghĩa nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
1.2.3.1.1. ý nghĩa
Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách
thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn kinh
doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh.
Khi phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp bằng các
tài khoản, chúng ta thu được một cách thường xuyên các thông tin về sự diễn biến của
chúng thông qua các giai đoạn tuần hoàn và tính chất các mối quan hệ đang phát sinh
trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối với bên ngoài. Sự phản ánh các thông tin
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
22

thông qua phương pháp tài khoản thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp
với nhu cầu quản lý nhất định. Do vậy tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây
dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản
xuất diễn ra ở một đơn vị tổng thể kinh tế.
1.2.3.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản
- Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình
trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý nhà nước cấp trên
cũng như quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp.
- Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý
gián tiếp của Nhà nước như các khoản nộp, chính sách giá cả, chính sánh thuế, chính
sách tài chính tín dụng.
- Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiểm tra phân
tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
Để đáp ứng được yêu cầu về tập hợp ghi chép số liệu phản ánh hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trên cơ sở đó hình thành các thông tin cần thiết

cho quản lý các doanh nghiệp thì hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng có
căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau.
Ø Nguyên tắc 1 :
Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện số lượng,
phân bố để trên cơ sở đó, đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn.
Nguyên tắc này phải căn cứ vào những chỉ tiêu quản lý tổng hợp trên các báo
biểu kế toán của doanh nghiệp để tiến hành lựa chọn, sử dụng những tài khoản tổng
hợp trong hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nước cho phù hợp.
Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách
thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn kinh
doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh.
Với điều kiện sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý doanh nghiệp, tiện lợi trong
công việc hạch toán hàng ngày cũng như quyết toán định kỳ sao cho với số lượng tài
khoản ít nhất có thể cung cấp nhiều thông tin thiết thực nhất cho công tác quản lý kinh
doanh.
Ø Nguyên tắc 2 :
Việc xây dựng hệ thống tài khoản phải gắn với cơ chế quản lý. Do cơ chế quản
lý được vận dụng bằng các hình thức với mức độ thích hợp cho các thành phần kinh tế
khác nhau, nên số lượng tài khoản sử dụng và chất lượng nội dung ghi chép của các tài
khoản có những khác biệt nhất định giữa các thành phần kinh tế.
Ø Nguyên tắc 3 :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
23

Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh chủ yếu
cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi
chép trên từng khoản được thực hiện theo trình tự sau :
- Mở các tài khoản : Các tài khoản được mô tả trên cơ sở việc chuyển số liệu từ
bảng cân đối vào các tài khoản có liên quan.
- Ghi chép trong năm : Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của các

tài khoản đối ứng trên cơ sở của định khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động
tăng giảm của tài sản và nguồn vốn kinh doanh cho phép theo dõi một cách liên tục và
có hệ thống sự vận động của chúng.
- Kết thúc tài khoản : Cuối niên độ kế toán cần phải kết thúc tài khoản hay còn
được gọi là khóa sổ kế toán. Đó là công việc tính tổng số phát sinh số dư cuối kỳ của
từng tài khoản.
Ø Nguyên tắc 4
Xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết cho từng doanh nghiệp. Hệ
thống tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp
phù hợp với nhu cầu thông tin cần thiết thu thập ở mỗi đơn vị kinh tế. Sự thống nhất
giữa hệ thống tài khoản tổng hợp và hệ thống tài khoản chi tiết là cơ sở cho việc kiểm
tra đối chiếu nhau.
1.2.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành
Toàn bộ các tài khoản sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế
toán. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng nhất của chế độ kế
toán của nước ta. Nó bao gồm các quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài
khoản, tiểu khoản, tên gọi của tài khoản, ký hiệu tài khoản và nội dung ghi chép của
từng tài khoản.
Việc phân loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
được căn cứ vào báo cáo tài chính kết hợp với sự tuần hoàn của vốn. Số lượng tài
khoản và tiểu khoản căn cứ vào tính chất của đối tượng kế toán trong các ngành kinh
tế căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý tài chính để quy định. Tên gọi của tài khoản
và tiểu khoản căn cứ vào nội dung kinh tế của đối tượng kế toán phản ánh trong tài
khoản hoặc tiểu khoản. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, ngoài tên gọi,
còn quy định thêm cho mỗi tài khoản tổng hợp cũng như tài khoản phân tích một số
điều khoản mang tính chất quy ước.
Hệ thống tài khoản thống nhất cần có phần giải thích rõ nội dung ghi chép của
từng tài khoản, quy định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và hướng dẫn cách
vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất trong các ngành kinh tế khác nhau nhằm phục
vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế thống nhất tập trung của Nhà nước. Tuy nhiên hệ thống

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
24

tài khoản kế toán cũng phải thường xuyên được đổi mới và bổ sung cho phù hợp với
tình hình kinh tế và yêu cầu quản lý của Nhà nước.
1.2.4. TỔ CHỨC VẬN DỤNG CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN
1.2.4.1 Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán
1.2.4.1.1. Khái niệm, ý nghĩa
Chu trình của kế toán bao gồm các công việc từ lập chứng từ hoặc tiếp nhận
chứng từ bên ngoài, luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép, phản ánh vào tài khoản
kế toán và cuối cùng lập báo cáo kế toán và phân tích kinh tế. Công việc lập chứng từ
có ý nghĩa quan trọng và quyết định đến chất lượng của công tác kế toán. Tuy nhiên
thông tin phản ánh trên chứng từ là những thông tin rời rạc về từng hoạt động riêng rẽ,
chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế các chứng từ ban đầu cần
được sắp xếp, phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trên chứng từ. Công việc này được thực hiện bằng phương pháp đối ứng tài
khoản mà việc biểu hiện tài khoản trên thực tế chính là bằng các sổ kế toán. Như vậy
sổ kế toán chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.
Do đặc tính của các đối tượng kế toán là mang lại tính hai mặt, tính vận động và
tính đa dạng phong phú nên cần thiết phải có hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán
khác nhau để phản ánh. Các sổ kế toán này không giống nhau về nội dung phản ánh,
về hình thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy nhiên giữa
các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra kế toán. Do
vậy tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng
đơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh, vào yêu cầu và trình độ quản lý cũng như năng lực của nhân viên kế toán, vào
khẳ năng trang bị phương tiện, trang thiết bi phục vụ công tác kế toán của đơn vị.
1.2.4.1.2 Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán
Để kết hợp được các loại sổ kế toán có kết cấu và nội dung khác nhau theo một

trình tự ghi chép nhất định trong cùng một quá trình hạch toán, đòi hỏi phải thực hiện
được các nhiệm vụ sau :
- Xác định rõ đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt
động kinh tế, tài chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay
nhỏ), khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít… đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình
độ kế toán (cao hay thấp, đồng đều hay không đồng đều), cũng như căn cứ vào điều
kiện và phương diện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế
toán cho phù hợp.
- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như
số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu …Tuyệt đối
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
25

không được áp dụng một cách chắp vá lai tạp, tùy tiện giữa các hình thức khác nhau,
gây khó khăn cho công việc kiểm tra đối chiếu.
- Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ
sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn( nếu có), cách thức thu thập xử lý
và tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau.
1.2.4.2. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
Khi tổ chức sổ kế toán cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau :
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống
sổ kế toán.
- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực và trình
độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học.
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một
trong các hình thức tổ chức sổ kế toán.
- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới.
- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng.
1.2.4.3. Các loại sổ kế toán

Để thuận tiện cho việc sử dụng các sổ loại kế toán người ta thường phân các
loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu như : Nội dung kinh tế, hình thức bên ngoài,
công dụng của nó, trình độ khái quát của nội dung phản ánh.
Ø Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, Có thể chia sổ kế toán thành các
nhóm sau :
+ Sổ tài sản cố định;
+ Sổ vật tư ( hàng hóa, sản phẩm, vật liệu, dụng cụ…);
+ Sổ chi phí sản xuất;
+ Sổ bán hàng;
+ Sổ thanh toán;
+ Sổ tiền mặt…
Ø Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chi sổ kế toán thành các loại sau :
+ Sổ một bên;
+ Sổ hai bên;
+ Sổ nhiều cột;
+ Sổ bàn cờ.
Ø Căn cứ vào hình thức bên ngoài thì chia sổ kế toán thành hai loại :
+ Sổ đóng thành tập : Gồm một số tờ với các số trang xác định được đánh số
thứ tự liên tục đóng lại thành tập.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com