quản trị vận hành thiết kế sản phẩm & dịch vụ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC






GVHD: TS. Nguyễn Quỳnh Mai

Nhóm 5 – MBA12B:
1. Vũ Ngọc Nam
2. Trần Ngọc Huy
3. Nguyễn Quỳnh Như
4. Bùi Thị Tuyết Nhung
5. Trương Toàn Phong








Tháng 12/2013

Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VẤN ĐỀ
1.1. Lý do lựa chọn đề tài
Về cơ bản, thiết kế sản phẩm là tâm điểm của quản trị sản xuất, tác động trực tiếp
đến quá trình sản xuất, sản phẩm và ảnh hưởng đến đầu ra. Thiết kế sản phẩm là sự tổng
hòa của hầu hết các yếu tố liên quan đến sản xuất như đáp ứng nhu cầu của thị trường và
mong muốn của khách hàng, đảm bảo tính cạnh tranh so với sản phẩm của đối thủ cạnh
tranh, phù hợp nguồn lực về công nghệ của doanh nghiệp, nguồn nguyên vật liệu… Thiết
kế tốt tạo ra những sản phẩm có lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và mang lại hiệu quả
cao cho xã hội.

Đối với một sản phẩm dịch vụ, việc thiết kế sẽ như thế nào? Sản phẩm dịch vụ
khác với sản phẩm hàng hóa thông thường, dịch vụ là sản phẩm vô hình, quá trình sản
xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên không thể lưu trữ, chất lượng dịch vụ được khách
hàng đánh giá một cách chủ quan, chủ yếu phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ, thái độ của
nhân viên và trang thiết bị của nhà cung cấp.

Qua đề tài này, chúng tôi muốn phân tích quá trình thiết kế một sản phẩm dịch vụ
thực tế t ại Việt Nam thông qua sự kiện “Panasonic Office Beauty” nhằm quảng bá các
sản phẩm làm đẹp của công ty Panasonic, công ty Hakuhodo Việt Nam chịu trách nhiệm
chính trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện này.

Đề tài này ứng dụng mô hình thiết kế và quản lý dịch vụ (Service design and
management model) gồm 8 bước của tác giả Rohit Ramaswarmy (1996) để phân tích và
đánh giá quá trình thiết kế và thực hiện dịch vụ thực tế đồng thời đưa ra những khuyến

nghị để cải thiện chất lượng thiết kế dịch vụ tổ chức sự kiện này.

1.2. Khái niệm
Các khái niệm về thiết kế và quản lý dịch vụ:
 Dịch vụ: Các giao dịch được thực hiện giữa các nhà cung cấp (dịch vụ) và khách
hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. (Ramaswamy, 1996)
 Thiết kế: “Thiết kế là những gì liên kết sự sáng tạo và đổi mới. Nó định hình các
ý tưởng để trở thành những đề xuất thực tiễn và hấp dẫn người dùng hoặc khách
hàng. Thiết kế có thể được mô tả như sự triển khai sáng tạo đến một mục đích cụ
thể nào đó.” (George Cox, trưởng khoa Thiết kế, Đại học Luân Đôn)
 Thiết kế dịch vụ: Một phương pháp phân tích có hệ thống để xây dựng nên các
quy trình dịch vụ có thể mang lại kết quả mong đợi về chất lượng và chi phí.
(Ramaswamy, 1996)
 Quản lý dị ch vụ: Phương pháp kiểm soát và cải tiến các quy trình dịch vụ đã
được thiết kế nhằm đảm bảo cho các quy trình này tiếp tục hoạt động với chất
lượng cao. (Ramaswamy, 1996)
1.3. Mô hình thiết kế và quản lý dịch vụ
Đây là mô hình được Rohit Ramaswamy đưa ra năm 1996.
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
3
Mô hình gồm tám giai đoạn từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng tới khi kết thúc
vòng đời của sản phẩm dịch vụ. Mỗi giai đoạn không chỉ đơn thuần là một hoạt động
nhất định mà bao gồm m ột nhóm các hoạt động xảy ra đồng thời hoặc theo trình tự thời
gian xuyên suốt vòng đời của dịch vụ. Vòng đời của dịch vụ kết thúc khi có sự thay đổi
của các điều kiện của thị trường, của đối thủ cạnh tranh, của công nghệ hay sự thay đổi từ
phía khách hàng ở mức độ mà các quy trình dịch vụ hiện tại trở nên lỗi thời không tiếp
tục đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nữa và yêu cầu cần có các thiết kế mới ra đời.
Tới đây quá trình thiết kế lại được bắt đầu lại từ đầu (Ramaswamy 1996).

Mô hình gồm tám giai đoạn như sau:



1. Giai đoạn 1: Xác định các thuộc tính thiết kế
Xác định nhu cầu khách hàng và những thuộc tính cần thiết của dịch vụ để thỏa
mãn những nhu cầu này.

Trong giai đoạn này nhà thiết kế cần phải xác định được đối tượng khách hàng
chính của dịch vụ. Từ đó sử dụng các phương pháp thu thập thông tin để xác định những
nhu cầu mà khách hàng mong đợi từ dịch vụ. Từ các nhu cầu này, nhà thiết kế cần phải
đưa ra các thuộc tính của dịch vụ có thể thỏa mãn được các nhu cầu của khách hàng và
quyết định các thuộc tính quan trọng nhất.

2. Giai đoạn 2: Xác định các tiêu chuẩn thiết kế
Đối với mỗi thuộc tính đã xác định, nhà thiết kế cần xác định mức độ yêu cầu của
khách hàng đối với thuộc tính đó kết hợp với việc phân tích thị trường và các đối thủ
cạnh tranh để đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể cho mỗi thuộc tính.

3. Giai đoạn 3: Đưa ra và đánh giá các ý tưởng thiết kế
Trong giai đoạn này, nhà thiết kế cần xác định được các chức năng chính mà dịch
vụ cần phải có để đáp ứng được khách hàng. Sau đó tổng hợp các chức năng này thành
một quy trình để từ đó nhà thiết kế đưa ra các ý tưởng cho thiết kế tổng thể dịch vụ, đánh
giá từng ý tưởng và so sánh các ý tưởng với nhau để lựa chọn một ý tưởng cho thiết kế cụ
thể.
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
4

4. Giai đoạn 4: Phát triển thiết kế chi tiết
Đây là giai đoạn nhà thiết kế phân chia ý tưởng tổng thể thành các thành phần nhỏ
hơn. Đưa ra các lựa chọn cho từng thành phần, đánh giá và so sánh các lựa chọn này và
quyết định sử dụng một lựa chọn được dự đoán là có hiệu quả nhất. Sau đó nhà thiết kế
cần đánh giá lại thiết kế tổng hợp, đưa ra các thiết kế bổ sung nếu cần thiết.

5. Giai đoạn 5: Thực hiện theo thiết kế chi t iết
Ở giai đoạn năm, nhà thiết kế cần lên kế hoạch thực hiện cho toàn bộ dự án, kế
hoạch thực hiện thử nghiệm, kế hoạch truyền thông, kế hoạch quản lý dịch vụ và thực
hiện toàn bộ dự án theo kế hoạch đặt ra.

6. Giai đoạn 6: Đo lường hoạt động
Giai đoạn này cần chọn ra các thuộc tính quan trọng để đo lường, thực hiện đo
lường và so sánh với các tiêu chuẩn thực hiện đã đưa ra ở giai đoạn hai. Đồng thời thiết
lập các quy trình phân tích và báo cáo. K ết quả của giai đoạn này là xác định được các
thuộc tính nào thỏa mãn, thuộc tính nào không đặt tiêu chuẩn và điều chỉnh khi cần thiết.

7. Giai đoạn 7: Đánh giá mức độ thỏa mãn

Giai đoạn này thực hiện đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ.

8. Giai đoạn 8: Cải tiến thiết kế
So sánh kết quả đạt được với mục tiêu tài chính và mong đợi của khách hàng với
dịch vụ. Lựa chọn ra một hoặc nhiều t huộc tính chưa đạt tiêu chuẩn và tiến hành cải tiến.


Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05

5

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Công ty Hakuhodo là một công ty lâu đời nhất về lĩnh vực quảng cáo tại Nhật
Bản. Ông Hironao Seki sáng lập Hakuhodo vào tháng 10 năm 1895 với mục tiêu chính là
môi giới địa điểm quảng cáo và phân phối sỉ các ấn phẩm giáo dục. Tháng 10/2003, công
ty sáp nhập với Hakuhodo DY Holdings và một số công ty khác thành lập công ty truyền
thông và giải trí Hakuhodo D Y Media Partners Inc.

Hiện nay, Hakuhodo đã phát triển ra khắp thế giới thông qua hệ thống văn phòng
ở nhiều thành phố lớn tại Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Úc.
Hakuhodo có mặt tại Việt Nam vào năm 2002 thông qua công ty Hakuhodo & Saigon
Advertising Co., Ltd., trụ sở tại TP.HCM nhằm cung cấp các giải pháp marketing cho các
khách hàng Nhật Bản tại Việt Nam. Tháng 4/2012, Hakuhodo Nhật Bản góp 80% vốn
thành lập công ty Hakuhodo Vietnam Co., Ltd để mở rộng kinh doanh tại Việt Nam.
Tên c
ông ty

Hakuhodo Vietnam



Đ
ịa chỉ

T
ầng 5, Saigon Center, 65 L
ê L
ợi, Quận 1.

Đi
ện thoại:

0084 838250140

S
ố Fax:

0084 838250143



Chi nhánh

Tên chi nhánh: Hakuhodo & Saigon Advertising


Địa chỉ: Tầng 10, Saigon Center, 65 Lê Lợi, Quận 1, TP.HCM


Ngày thành
lập
16/04/2012
V
ốn điều lệ

1.500.000 USD

Kinh doanh
T
ổ chức chiến l
ư
ợc, tiếp thị, quảng cáo, nghi
ên c
ứu thị
trường, tổ chức sự kiện


H
ỗ trợ
ngôn ngữ
Anh, Nhật, Việt nam
Email





Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
6

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ SỰ KIỆN
3.1. Tổng quan sự kiện
- Tên gọi sự kiện: Panasonic Beauty Kick-off

- Mục tiêu:
 Giới thiệu 4 sản phẩm mới trong bộ sưu tập Panasonic Beauty make-up.
 Khởi động vòng thi chung kết “Panasonic Beauty Miss”.
 Tổ chức buổi giao lưu với Á hậu hoàn vũ VN 2008 Dương Trương Thiên
Lý và ca sĩ Phương Linh.
 Kích thích tiêu dùng các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp
- Đối tượng khách hàng chính muốn nhắm tới và các chị em phụ nữ.
- Thời gian: 16h00 – 20h00 thứ 6, ngày 14/12/2012
- Địa điểm: Cresent Mall, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, TPHCM .
3.2. Quy trình thực hiện
3.2.1 Đàm phán

- Họp và nhận yêu cầu từ phía đối t ác Panasonic
- Yêu cầu của Panasonic:
o Ngân sách 1 tỷ
o Sự kiện tổ chức thu hút trên 900 người tham gia
o Tương đồng với sự kiện chung
- Xem xét và phản hồi yêu cầu:
o Ngân sách: 1.3 tỷ
o Tổ chức ở Cresent Mall
o Khách mời: Á hậu hoàn vũ VN 2008 Dương Trương Thiên Lý
o Dự kiến khoảng 1200 khách tham gia
- Ký hợp đồng
3.2.2 Thiết kế sự kiện

- Địa điểm: Cresent Mall, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, TPHCM .
- Thời gian: 17h – 20h thứ 6, ngày14/12/2012
- Chủ đề: “ PANASONIC BEAUTY KICK OFF EVENT”
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off

Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
7
- Số lượng khách mời: 100 (người)
- Số lượng khách tham quan dự kiến: 1,200 (người)
Hình ảnh:

- Công việc chuẩn bị chung
Nội dung Người thực hiện Tổ chịu trách nhiệm
Xin gi
ấ
y phép

Phong

T
ổ

hành chính

Thi
ế
t k
ế

qu
ả
ng cáo

Huy Long

T
ổ

thi
ế
t k
ế

Thư mời, kịch bản MC Phú Cường Tổ thiết kế
L
ự
a ch
ọ
n đ
ố
i tác trang trí

Phú Cư
ờ
ng

T
ổ

thi
ế
t k
ế

Treo băng rôn

M
ỹ

H
ằ
ng

T
ổ

h
ậ
u c
ầ
n

G
ử
i thư m
ờ
i

Phan Anh

T
ổ

h
ậ

u c
ầ
n

Lựa chọn đối tác dịch vụ Quốc, Khoa Tổ hậu cần

Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
8



- Kế hoạch sự kiện chi tiết (bảng timeline)
T
ừ

Đ
ế
n

Chương t
rình

Mô t
ả

Ánh sá
ng

Âm thanh

Trình chi
ế
u

Ghi chú

SÂN KH
Ấ
U

17:00

17:10

Trò ch
ơi

M C hư
ớ
ng d
ẫ
n trò ch
ơi

Game 1:
-Hình cô gái tóc thẳng +hình cô gái tóc
xoăn
‐> Máy tạo kiểu tóc

Game 2:
- Hình cô gái không cừơi +hình cô gái
cười tự tin khoe hàm răng

‐
> Máy chải răng bằng sóng âm
Bình
thường
S
ố
ng đ
ộ
ng
BGM
Trình chi
ế
u
logo
Quà:

50 vé
megastar

17:10

17:15

B
ố
c thăm may m

ắ
n

15 gi
ả
i

18:00

18:10

Trò ch
ơi

M C hư
ớ
ng d
ẫ
n trò ch
ơi

Bình
thường
S
ố
ng đ
ộ
ng
BGM
Trình chi

ế
u
Logo
18:10

18:10

B
ố
c thăm may m
ắ
n

15
gi
ả
i

18:10

18:40

Đón khách

PG đón khách VIP:

Bình
thường
BGM

Trình chi
ế
u
Logo

18:40

18:50

D
ọ
n bàn cocktail

Bình
thường
BGM

Trình chi
ế
u
Logo

18:50

18:55

FLASHMOB

Flashmob c
ủ

a 50 dancer

Highlight

Nh
ạ
c

flashmob
S
ố
ng đ
ộ
ng


18:55

19:00

MC m
ở

đ
ầ
u
chương trình
Nh
ạ
c MC

M C xuất hiện trên sân khấu chào đón mọi
người
Bình
thường
Nh
ạ
c MC

live
Trình chi
ế
u
Logo

19:00

19:02

Gi
ớ
i thi
ệ
u khách
VIP
M C gi
ớ
i thi
ệ
u VIP

Bình
thường
Nh
ạ
c chào
đón khách
VIP
S
ố
ng đ
ộ
ng

M icro
chân
đứng cho
VIP
19:00

19:05

Di
ễ
n văn khai m
ạ
c

M C m
ờ

i VIP lên SK phát bi
ể
u, VIP đ
ọ
c
xong hết MC dịch
Bình
thường
Nh
ạ
c chào
đón khách
S
ố
ng đ
ộ
ng

4 ngư
ờ
i
mẫu + SP
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
10
VIP

chu
ẩ

n b
ị

19:05

19:10

SILHO UETTE

CLIP

Gi
ả
i lao

Clip
Silhouette
Clip h
ậ
u trư
ờ
ng


19:10

19:20

Gi
ớ

i thi
ệ
u s
ả
n
phẩm
M C gi
ớ
i thi
ệ
u v
ề

s
ả
n
ph
ẩ
m cùng 4 ngư
ờ
i
mẫu
Highlight

S
ố
ng đ
ộ
ng

Trình chi
ế
u
logo

19:20

19:21

TVC

M C m
ờ
i m
ọ
i ngư
ờ
i xem đo
ạ
n TVC

TVC chiếu 2 lần + clip Silhouette
Off

Clip h
ậ
u
trường
TVC
Clip h

ậ
u trư
ờ
ng
TVC
Á H
ậ
u
Dương
Trương
Thiên Lý

chuẩn bị
19:21

19:25

DTTL
TALKSHOW
Sau TV
C,
DTTL bư
ớ
c ra giao lưu v
ớ
i M C

highlight

Live Nh

ạ
c
TVC
k
ế
t clip
silhouette pause
lại
Chuyên
gia sản
phẩm
chuẩn bị
Live

Nh
ạ
c s
ố
ng





19:25

19:35


MC gi
ớ
i thi
ệ
u chuyên gia s
ả
n ph
ẩ
m
xuất hiện giao lưu với MC
Bình
thường
live

Trình chi
ế
u
Logo
Phư
ơng
Linh
chuẩn bị
Expert Demo (PB mang counter + SP ra)

SP:
- M áy xông hơi mặt nanoe
- Hair styling machine EH ‐HW17-

‐K/P/W645 (3 màu) / EH ‐HW18-
-
‐
K645
- M áy uốn mi EH2351 / EH
‐
SE60
Live


19:35

19:45

MUSIC SHOW

M C gi
ớ
i thi
ệ
u ca s
ĩ Ph
ương Linh 1 bài:

Em Trong M ắt Tôi
Bình
thường
MD

Clip Effect

10 ngư
ờ
i
mẫu
chu
ẩ
n b
ị

19:45

19:55

BEAUTY
CREATOR SHOW

(Ti
ế
p n
ố
i màn trình di
ễ
n c
ủ
a PL, màn hình
pause lại ở BG
‐

‐

> nhạc nổi lên
‐

‐
>
model diễn)
Highlight

Fashion
music
Trình chi
ế
u
Logo + Live
10
contestan
t stanby +
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
11
10 bó hoa
standby
19:55

20:00

Công b
ố

M C xư
ớ
ng tên 10 ngư
ờ
i đăng ký d
ự

thi
đầu tiên
Highlight

Unveil
music
Unveil Clip +
live
Pháo hoa
chuẩn bị
20:00

20:03

B
ắ
t đ
ầ
u cu
ộ
c thi

VIP + MC xu

ấ
t hi
ệ
n đ
ể

khai m
ạ
c cu
ộ
c thi.
Sau khi tuyên bố pháo hoa được bắn lên +
âm nhạc nổi lên
Bình
thường
Live Nh
ạ
c
Kick off
Trình chi
ế
u
Logo + Live
ABC
chuẩn bị
20:03

20:08

Th

ờ
i trang

Trình di
ễ
n

Highlight

CD

Trình chi
ế
u
Logo
Trang
phục có
màu hồng

20:08

20:13

K
ế
t thúc

M C xu
ấ
t hi

ệ
n và chào t
ạ
m bi
ệ
t

Bình
thường
BGM

Trình chi
ế
u
Logo







3.2.3 Phân công công vic

Stt Hạng mục Đơn vị Số lượng Người TH Thời gian ĐV TH
1
Thiết kế ba ckdrop, standee, phướn dọc, banner,
sơ đồ chỉ dẫn
Huy Long
2 Lên danh s ách khách mời. Phú Cường

3 Thiết kế bruchure Huy Long
4 Thiết kế thiệp mời Huy Long
5
Liên lạc c ác đối tá c: MC, dàn dựng, âm thanh ánh
sáng,
Phú Cường
1 Treo phướn dọc đường + banner Cái 50 Mỹ Hằng
2 Gửi thư mời đến khách mời chương trình. khách 50 Phan Anh
3 Gửi thư mời đến báo chí. Báo 4 Phan Anh
3 In ấn: Backdrop, standee. Mỹ Hằng
5
Chuyển kịch bản MC cho MC, kịch bản tổng thể
cho các đơn vị
Phan Anh
30/12/2012-
01/12/2012
A Trang trí và dàn dựng
1 Hệ thống sàn sân khấu Cái 1 Huy Long
2 Backdrop sân khấu Cái 1 Mr Cường
3 Bục phát biểu Cái 1 Huy Long
4
Ghế cho khách (xếp kiểu rạp hát hai dãy đầu có
bàn VIP nơ đỏ, c òn lại nơ vàng)
Cái 100 Phan Anh
5
Bàn đại biể u VIP ( khăn trải bàn và nơ ghế màu
đỏ)
Cái 18 Mỹ Hằng
6 Standee cho chư ơng trình Cái 2 Mr. Vũ
B

1 Máy bắn kim tuyến C.Trình 1 Huy Long
2 Âm thanh ánh sá ng C.Trình 1 Phú Cường
C
1 MC Người 1 Mr. Quốc
2 Ca sĩ Người 1 Mr. Quốc
3 Chụp hình Máy 1 Mr. Khoa
4
Chuẩn bị quà tặng cho c hương trình (chủ yếu là
thiết bị làm đẹp Panasonic)
Phần 15 Huy
5 Dịch vụ thuê xe chiếc 2 Huy
6 Nước suối Chai 50 Huy
D
1 Thông cáo báo chí Bản 5 Ms. Loan
2 Danh sách khách mời t ham dự Bộ 3 Ms. Loan
3 Danh sách đơn vị tham gia Bộ 3 Ms. Loan
4 Danh sách báo đà i Báo 4 Ms. Loan
5
Rút lại kịch bản tổng thể, nội dung c hương trình,
kịch bản MC (nếu c ó thay đổi)
CT 1
Loan+Mr.
Quốc
6 Clip chương trình CT 2
Loan+Mr.
Quốc
Đón khách
1
Khai mạc Event, Báo c áo của các Đại biểu, Bế
mạc

Chủ tịch
HĐQT
Ban Tổ chức
2 Đón khách và hướng dẫn khách mờ i vào bà n. Tổ thư ký
3 Check Báo đài Tổ thư ký
4 Phổ biến thể lệ tham gia bốc thăm trúng thưởng Ban tổ chức
5 Tiếp chuyện báo chí Ban tổ chức
6 Chăm sóc khách mời, khách hàng tìêm năng. Tổ thư ký
7 Kiểm tra nhà cung cấp Ban hậu cần
Chương trình
1 Âm thanh, ánh sáng Tổ thiết kế
4 Giám sát s ảnh Ban Tổ chức
5 Giám sát khu vực bên ngoài khuôn viên Ban hậu cần
6 Hỗ trợ chạy chương trình Tổ thiết kế
7 Chụp hình làm tư liệu Ban hậu cần
8 Quay phim làm tư liệu Ban hậu cần
9 Chạy chương trình Tổ thiết kế
1 Thanh toán chi phí cho nhà cung cấp
15/12/2012-17/12/2012
Tổ thư ký
2 Set up lại sảnh tiệc 15/12/2012 Ban Tổ chức
3 Đánh Giá hiệu quả công việc Ban Tổ chức
4
Đánh Giá hiệu quả chương trình (số lượng người
tham dự, công tác tổ chức, báo đài đăng tin)
Ban Tổ chức
6 Cảm ơn đơn vị báo đài 15/12/2012
Ban T
ổ
ch

ứ
c
7 Thu thập báo đăng tin 16/12/2012
T
ổ
th
ư
ký
07/12/2012-10/12/2012
14/12/2012
14/12/2012
15/12/2012-20/12/2012
SAU CHƯƠNG TRÌNH
TRONG CHƯƠNG TRÌNH
Tổ thiết kế
Tổ hậu cần
TRƯỚC CHƯƠNG T RÌNH 7 NGÀY
14/11/2012-
30/11/2012
29/11/2012-
05/12/2012
07/12/2012-
08/12/2012
8/12/2012-
09/12/2012
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Sản xuất kỹ thuật
Check lại các đơn vị cung cấp
Dữ liệu - dữ kiện
TRƯỚC CHƯƠNG T RÌNH 1 THÁNG

Tổ thư ký
TRƯỚC CHƯƠNG T RÌNH 15 NGÀY
Tổ thiết kế
Tổ hậu cần
Tổ thiết kế

Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
13
3.2.4 Bng d trù chi phí t chc s kin

I GiẤY PHÉP SỞ VHTT
1 Giấy phép tổ chức chương trình 1 GP 6,000,000 6,000,000
2 Giấy phép quảng cáo ngoài trời Treo băng rôn, banner, poster 1 GP 7,000,000 7,000,000
3 Giấy phép họp báo 1 GP 2,000,000 2,000,000
4 Giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức Tại điểm tổ chức sự kiện 1 GP 4,000,000 4,000,000
5 Giấy phép tổ chức gameshow, cuộc thi 1 GP 7,000,000 7,000,000
II GIẤY PHÉP SỞ THƯƠNG M ẠI
1 Giấy phép tổ chức khuyến mãi 1 GP 8,000,000 8,000,000
2 Giấy phép quảng cáo sản phẩm 1 GP 10,000,000 10,000,000
III THUÊ ĐỊA ĐIỂM CRESCENT MALL
1 Thời gian set-up 1 Buổi 10,00 0,000 30,00 0,000
2 Thời gian diễn ra sự kiện 1 Buổi 30,00 0,000 80,00 0,000
IV CHI PHÍ KHÁC
1 Điện, máy lạnh phát sinh Chi phí cần nếu kéo dài thêm thời gian 1 Giờ 3,000,000 3,000,000
2 Nước phục vụ 1 Buổi 500,000 500,000
3 Bồi dưỡng vệ sinh 2 Người 100,000 200,000
4 Bảo vệ tại địa điểm 2 Người 100,000 200,000
V TIỆC TEA-BREAK, COCKTAIL 50 Khách 100,000 5,000,000

VI NHÂN SỰ HỖ TRỢ
1 Y tế 1 ngày làm việc 1 Xe 1,000,000 1,000,000
2 PCCC 1 ngày làm việc 1 Nhóm 2,000,000 2,000,000
3 Vệ sinh lưu độ ng 2 Xe 500,000 1,000,000
VII Ý TƯỞNG
1 Kế hoạch tổng thể 1 KB 13,00 0,000 13,00 0,000
2 Kịch bản chương trình 1 KB 6,000,000 6,000,000
3 Kịch bản MC 1 KB 6,000,000 6,000,000
4 Thiết kế tất cả ấn phẩm phục vụ chương trình Thư mời, tờ rơi, băng rôn, banner, backdrop, thẻ đeo… 1 Bộ 5,000,000 5,000,000
5 Thiết kế sân khấu & phối cảnh 3D 1 Mẫu 12,000,000 12,000,000
VIII TRANG TRÍ ĐƯỜNG PHỐ
1 Băng rôn in hiflex (KT 1m x 8m) 250 m2 40,000 10,00 0,000
2 Banner (KT 0 .6m x 2m) 300 m2 60,000 18,00 0,000
IX IN ẤN
1 Thiệp mời 200 Bộ 10,000 2,000,000
2 Vé mời - Tờ rơi 500 Tờ 2,000 1,000,000
3 Poster in PP keo (KT 0.4m x 0.6m) 200 Tấm 5 0,000 10,00 0,000
4 Poster in offset 250 Tờ 15,000 3,750,000
X DÀN DỰNG - TRANG TRÍ
1 Sân khấu (KT cao 1m x rộng 16m x sâu 8m) 1 Bộ 50,00 0,000 50,00 0,000
2 Âm th anh - Ánh sáng 1 Bộ 50,00 0,000 50,00 0,000
3 KTV trực âm thanh - ánh sáng Chi phí cho 1 buổi làm việc 1 Ng ười 500,000 500,000
4 Màn hình, máy chiếu 100 inch 1 Bộ 5,000,000 5,000,000
5 Ghế xoay, ghế da 6 Cái 30,000 180,000
6 Cảnh tr í cho sân khấu chính theo mùa Noel 1 Bộ 6,000,000 6,000,000
7 Phông nền, căng khung 12 m2 220,000 2,640,000
8 Pháo hoa k im tuyến 2 Viên 500,000 1,000,000
XI Ê KÍP THỰC HiỆN
1 Tổng đạo diễn 1 Người 30,00 0,000 40,00 0,000
2 Trợ lý đạo diễn 1 Người 7,000,000 10,000,000

3 Biên tập nội dung, gameshow 1 Người 10,00 0,000 10,00 0,000
4 Biên đạo múa 1 Người 5,000,000 5,000,000
5 Nhân sự quản lý & chạy chương trình 4 Người 2,000,000 8,000,000
XII NHÂN SỰ THAM GIA BIỂU DIỄN
1 MC 1 Người 3,000,000 3,000,000
2 Vũ đoàn 2 Bài 4,000,000 8,000,000
3 Ca sĩ Phương Linh 1 Sho w 20,000,000 20,000,000
4 PG, PB 8 Người 400,000 3,200,000
XIII BẢO HIỂM
1 Toàn chương trình 1 Gói 50,00 0,000 50,00 0,000
2 Người tham dự 1500 Người 200,000 300,000,000
XIV HẠNG MỤC KH ÁC
1 Chụp hình KT 13cm x 18cm 100 Tấm 1 5,000 1,500,000
2 Quay phim to àn chương trình 1 DVD 4,000,000 4,000,000
3 Thuê sân tập 1 Buổi 5,000,000 5,000,000
4 Hoa Dùng cho trang trí và tặng khách VIP 1 Gói 3,000,000 3,000,000
5 Đồng phục nam (áo thun) 30 Cái 100,000 3,000,000
6 Đồng phục nữ (váy) 20 Bộ 200,000 4,000,000
7 Văn phòng phẩm 1 Gói 3,000,000 3,000,000
XV TỔNG CỘNG
849,670,000

3.2.5 Qun lý cht lng công vic

Event diễn ra thành công, các bộ phận trong quá trình tham gia Event cần chú ý
quản lý chất lượng công việc.
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
14

a.
Qun lý cht lng dch v thuê ngoài

- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuy ên nghiệp, có kinh nghiệm tổ chức các
chương trình tương tự: chú ý các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, có kinh
nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện tương tự tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Dịch vụ thuê phòng Event:
 Địa điểm: Cresent Mall, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, TPHCM.
 Trang trí: Trang trí, lắp đặt sân khấu phải thẩm mỹ, phù hợp với sự kiện,
cần thiết kế trình ban giám đốc trước khi thực hiện.
 Kỹ thuật: Hệ thống nguồn điện, âm thanh, ánh sáng, trình chiếu phải đảm
bảo. Yêu cầu có máy phát điện thay thế trong trường hợp mất điện và các
thiết bị dự phòng phục vụ sự kiện.
- Bộ phận hướng dẫn, hỗ trợ: Sắp xếp quầy lễ tân ở trước sảnh phòng Event.
- Dịch vụ thuê xe: Thuê xe chuyên chở trang thiết bị đến nơi đúng lúc
- Dịch vụ lễ tân: trang phục phù hợp, giao tiếp tiếng Anh – Việt.
- Dịch vụ chụp ảnh
- Kiểm tra sự chuẩn bị của bên cho thuê dịch vụ trước khi diễn ra sự kiện:
 Kiểm tra công tác chuẩn bị phòng Event vào tối 13/12, chạy thử, tổng
duyệt nếu được.
 Làm việc trước với Lễ tân, Thợ ảnh, Hướng dẫn viên phục vụ trong quá
trình diễn ra Event.
b.
Qun lý c ht lng công tác chun b, hu cn

- Phương tiện di chuyển:
 Chuẩn bị phương tiện đầy đủ, chủ yếu chuyên trở trang thiết bị
 Thời gian: theo kế hoạch liên quan (trước 07 ngày).
- Hậu cần:
 Gửi giấy mời, xác nhận khách mời, thẻ đại biểu tham dự theo kế hoạch đề

ra.
 In ấn, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, báo cáo, thông tin liên lạc đầy đủ, chính
xác.
 Chuẩn bị phần thưởng cho các trò chơi và văn nghệ.
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
15
 Chuẩn bị nước uống.
 Chuẩn bị văn phòng phẩm, các dụng cụ sơ cấp y tế cần thiết.
c.
Qun lý c ht lng t chc thc hin

- Trình diễn đẹp mắt, mang tính thẩm mỹ cao.
- Chương trình trò chơi phù hợp , năng động mang tính giáo dục đoàn kết và
tương tác cao.
- Văn nghệ: giải trí, sáng tạo, thư giản thể hiện cao.
- Lên danh sách khách mời, xác nhận lịch trình, thông tin liên lạc để thuận tiện
cho việc tiếp đón, hỗ trợ nếu khách mời cần.
- Nơi sự kiện diễn ra sạch sẽ, thoáng mát, an toàn
- Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ thông tin
- Bộ phận hỗ trợ cần liên hệ các bộ phận liên quan để chuẩn bị đầy đủ các thông
tin và nắm thời gian sự kiện diễn ra để chủ động trong quá trình làm việc.
d.
Kế hoạch quản lý rủi ro

- Về con người:
 Giao việc cho những cá nhân có đủ khả năng, “chọn mặt gửi vàng”; tiến
hành đào tạo nhân sự cho từng khâu của Event; có biện pháp kiểm soát
chất lượng công việc: báo cáo hằng ngày, chia nhỏ các cấp quản lý…

 Người tham dự: đảm bảo thu hút người tham dự từ nội dung đến hình
thức; có cách để đảm bảo số lượng người tham dự; có biện pháp kiểm
soát quá trình tham dự, đảm bảo an toàn cho người tham sự.
 Cộng tác viên: Có đủ năng lực theo yêu cầu .
- Về thời gian: Không đúng t iến độ  Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng
timeline đã đề ra để đảm bảo tiến độ, lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức.
- Về nhà cung cấp: Nhà cung cấp ko uy tín Lựa chọn những nhà cung cấp uy
tín, đã từng hợp tác với nhau.
- Về cơ sở hạ tầng  đảm bảo an ninh, y tế, cứu hộ.
- Khả năng tài chính:
 Bộ phận hậu cần chuyên trách về mặt tài chính: kiểm soát tài chính,
nguồn lực của công ty.
Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
16
 Cần có khâu đánh giá ý tưởng để đảm bảo tính hợp lý với điều kiện chung
và phù hợp với khả năng tài chính của Event (chênh lệch 10% ngân sách)
3.2.6 Đánh giá s kin

Hạng mục Đánh giá
M
ụ
c tiêu truy
ề
n thô
ng qu
ả
ng cáo

PR qua b
áo

ch
í

t
ố
t
, treo bă
ng r
ôn

v
à

b
ả
ng

qu
ả
ng

cáo khá tốt ( chưa treo 2 con đường theo kế
hoạch)
M
ứ
c đ
ộ

h
ấ
p d
ẫ
n khách hàng

1300 kh
ác
h

tham d
ự
, 78 kh
á
ch m
ờ
i

tham gia

T
h
ờ
i gian

Kh
á

t

ố
t
, tr
ễ

so v
ớ
i

k
ế

ho
ạ
ch

15ph

Thi
ế
t k
ế

màu s
ắ
c

Ph
ù

h
ợ
p

theo y
êu

c
ầ
u

c
ủ
a thi
ế
t

k
ế

b
an đ
ầ
u
, m
àu

sắc dễ nhìn và thu hút
Gi
ấ

y t
ờ

T
ố
t

Trang trí sân kh
ấ
u

Đ
ẹ
p
, d
ễ

nh
ìn

v
à

đúng

k
ị
ch

b

ả
n

K
ỹ

thu
ậ
t
-

âm thanh ánh sáng

Kh
á

t
ố
t

nh
ưng

khi b
ắ
t

đ
ầ
u

âm

thanh h
ơi

nh
ỏ
, r
è

H
ậ
u c
ầ
n
-

v
ậ
n chuy
ể
n

Kh
á

t
ố
t

MC, ca s
ĩ, nhóm nh
ả
y, PG

T
ố
t
, nh
óm

nh
ả
y

theo
đánh

gi
á

c
ủ
a

nh
óm

l
à

c
òn

chưa tốt
Ph
ả
n h
ồ
i sau event

Kh
á

t
ố
t
, kh
á
ch t ham gia kh
á

h
ài

lòng

v

ề

s
ả
n

phẩm cũng như đêm event
Gi
ả
i quy
ế
t tình hu
ố
ng

Nhanh g
ọ
n
, đ
úng

quy tr
ình
, tuy ph
ầ
n

trao đ
ổ
i

v
ớ
i

Á hậu hơi lâu, đánh giá cao sự linh hoạt khi vắng
quản lý chương trình của Panasonic
Thu d
ọ
n, ki
ể
m kê

Kh
á

t
ố
t
, qu
à

t
ặ
ng

đư
ợ
c

ph
át

h
ế
t
, thô
ng tin kh
á
ch
hàng thu thập được tốt nhưng vẫn có nhiều t hông
tin chưa được đầy đủ
Chi ph
í

ph
á
t sinh

T
ăng

5% so v
ớ
i

k
ế

ho

ạ
ch

Set up

T
ố
t

Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
17



CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN THEO MÔ HÌNH 8 BƯỚC

STT

Mô hình 8 b
ư
ớ
c

Đánh giá


Ki
ế

n ngh
ị


1

Xác đ
ị
nh nhu c
ầ
u và
dịch vụ cần thiết
L
à
m theo y
êu

c
ầ
u

c
ủ
a

kh
ác
h hang

M

ặ
c

d
ù

ch
ương

tr
ình

đư
ợ
c

th
ự
c

hi
ệ
n

ở

Đ
ông

Nam Á, nhưng văn hoá cũng như thị hiếu có

phần khác nhau do đó cần tham gia sâu hơn
như khảo sát thị trường giúp cho sản phẩm tạo
ấn tượng hơn.
2

X
ác

đ
ị
nh

ti
êu

chu
ẩ
n

thực hiện
Ph
ù

h
ợ
p

v
ớ
i

y
êu

c
ầ
u

c
ủ
a

Panasonic nh
ư
:

Địa điểm đông người qua lại( Crescent Mall)
Chi phí 1.1 tỷ < hợp đồng 1.3 tỷ
T
ố
t

3

L
ự
a

ch
ọ

n

ý

tư
ở
ng

Đ
ư
a ra 4 ph
ương

á
n, v
à

Panasonic l
ự
a

ch
ọ
n

ch
ủ

đề Hồng
T

ố
t

4

L
ên

chi ti
ế
t

ch
ương

trình
Thi
ế
t

k
ế

ch
ương

tr
ình

kh

á

t
ố
t

v
à

ch
ương

tr
ình

chạy khá hiệu quả
T
ố
t

5

L
ậ
p

k
ế

ho

ạ
ch

v
à

th
ự
c

hiện
Th
ự
c

t
ế

di
ễ
n

ra theo k
ế

ho
ạ
ch

đ

ề

ra, ch
ênh

l
ệ
c
h
ít

so với dự kiến
T
ố
t

6

So s
án
h v
ớ
i

ti
êu

chuẩn
Đ
ị

a

đi
ể
m

thu h
út

nhi
ề
u

kh
ác
h

Chi phí nằm trong 1.3 tỷ
Nhân sự chạy tốt chương trình
T
ố
t

7

Đánh

gi
á

m
ứ
c

đ
ộ

tho
ả

mãn
Panasonic d
anh

gi
á

kh
á

t
ố
t

v
ề

ch
ương

tr
ình

nhưng có một vài điểm cần lưu ý về âm thanh,
ánh sang.
C
ầ
n

đánh

gi
á

m
ứ
c

đ
ộ

h
ài

long c
ủ
a

ngư
ờ

i

tham
dự
Khảo sát ý kiến của đối thủ cạnh tranh
8

C
ả
i

thi
ệ
n

hi
ệ
u qu
ả

C
ó

k
ế

ho
ạ
ch

c
ả
i

thi
ệ
n

v
ề

chi ph
í

Ch
ấ
t

lư
ợ
ng
, n
ộ
i

dung ch
ương

tr
ình

v
à

ý

tư
ở
ng

Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai
Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off
Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05
19



CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN


Nhìn chung hoạt động thiết kế dịch vụ của công ty tương đối tốt, công ty đã xây dựng
được các thuộc tính mà dịch vụ cần có để thõa mãn những nhu cầu khách hàng. Bên
cạnh các khâu thực hiện tốt như chuẩn bị, thiết kế chi tiết dịch vụ, vẫn còn một số hoạt
động cần cải thiện như phân tích kết quả và báo cáo, khảo sát đánh giá mức độ hài lòng
của khách hàng, chưa so sánh giữa các lần thực hiện và cải tiến công việc, chưa lưu trữ
hồ sơ cần thiết để có thể rút kinh nghiệm cho lần sau. Công ty cũng cần có khâu khảo sát,
nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, đưa ra ý tưởng mới nhằm làm phong phú hơn cho sự
lựa chọn của khách hàng.