slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access

1
Môn học: Hệ quản trị CSDL Microsoft Access
Thời gian: 45 tiết
Chương trình học gồm 8 phần:

Phần 1: Các khái niệm cơ bản và giới thiệu về Ms Access

Phần 2: Bảng và Mẫu biểu đơn giản

Phần 3: Báo cáo và truy vấn đơn giản

Phần 4: Trao đổi dữ liệu và Switchboad

Phần 5: Quan hệ giữa các bảng 1-1, 1-n

Phần 6: Mẫu biểu con

Phần 7: Quan hệ nhiều - nhiều

Phần 8: Menu, Toolbar
Giới thiệu
Giới thiệu
2
Hình thức học:

Lý thuyết

Trình bày các nội dung bằng slide

Giáo viên trình bầy phần 1


Các nhóm trình bầy các phần khác và thảo
luận

Thực hành: làm các bài thực hành theo
từng phần
Cách thức thi và tính điểm:

Thi thực hành 60’
Giới thiệu
Giới thiệu
3
Các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu…
Làm quen với Hệ quản trị CSDL Microsoft
Access
Các thao tác trên bảng dữ liệu
Các quan hệ trong cơ sở dữ liệu
Phần I: Nội dung chính
Phần I: Nội dung chính
4
Cơ sở dữ liệu(Database) là gì:
Là tập hợp các dữ liệu có liên quan
Mô tả một hoặc nhiều vấn đề tuỳ theo yêu cầu sử dụng của
mỗi cơ quan, tổ chức
Được lưu trữ có tổ chức trong máy tính
Lược đồ CSDL:
Là bản thiết kế tổng thể của CSDL
Mô tả cấu trúc của CSDL
Rất ít thay đổi
Thể hiện của CSDL:
Là tập hợp thông tin mà lưu trữ trong CSDL tại một thời

điểm cụ thể
Các khái niệm
Các khái niệm
5
Ví dụ:
CSDL chỉ có một bảng HoSo như sau:
Các khái niệm
Các khái niệm
STT Họ tên Địa chỉ
1 Phạm Hữu Trí TP. HCM
2 Trần Hoài Phương Hà Nội
Lược đồ
CSDL
Thể hiện
của CSDL
6
Các mô hình d li u:ữ ệ

Mô hình quan hệ

Mô hình m¹ng.

Mô hình ph©n cÊp

Mô hình ph©n t¸n.

Mô hình híng ®èi tîng.
Mô hình quan h c s d ng ph bi n ệ đượ ử ụ ổ ế
nh t d a trên n n t ng c a i s quan hấ ự ề ả ủ đạ ố ệ
Các khái niệm

Các khái niệm
7
H qu n tr CSDL:ệ ả ị

Một tập hợp các phần mềm CSDL và cung c p các d ch v x lý ấ ị ụ ử
CSDL cho các nh ng ng i phát tri n ng d ng vaò ng i dùng cu i.ữ ườ ể ứ ụ ườ ố

HQTCSDL cung c p m t giao di n gi a ng i s d ng và d ấ ộ ệ ữ ườ ử ụ ữ
li u.ệ
Các Hệ quản trị CSDL phổ biến:

Microsoft Access

Microsoft Sql Server

Oracle

MySql

Fox Pro

DB2

Object Store (Theo mô hình hướng đối tượng)…
Các khái niệm
Các khái niệm
8
Trong CSDL quan hệ, dữ liệu được tổ chức theo các
bảng:
Bảng (Table):


Lưu trữ các thông tin về một thực thể xác định

Ví dụ: HocSinh, GiaoVien, Lop, CongTy…
Bản ghi (Record)

Là bộ giá trị mô tả một thể hiện (cá thể) cụ thể của thực thể

Là mỗi hàng của Bảng
Trường:

Là mỗi cột của bảng

Chứa các loại thông tin khác nhau của thực thể

Ví dụ: Họ tên, Ngày sinh, Địa chỉ
Các khái niệm
Các khái niệm
9
Các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu…
Làm quen với Hệ quản trị CSDL Microsoft
Access
Các thao tác trên bảng dữ liệu
Các quan hệ trong cơ sở dữ liệu
Nội dung chính
Nội dung chính
10
Start → Programs → Microsoft Access
(Hình 1).
Hiện ra hộp thoại sau đây (Hình 2):


Chọn
Blank access Database
để tạo mới cơ sở dữ liệu trống

Chọn
Access Database Wizards, pages and

Projects
để
tạo mới cơ sở dữ liệu sử dụng đồ thuật.

Chọn
Open an existing file
để mở file có sẵn.
Hình 1
Hình 1
Hình 2
Hình 2
Khởi động Access
Khởi động Access
11
Giả sử đã có sẵn cơ sở dữ liệu có tên
Tuyển sinh đại học.
Nếu tên file không có trong danh sách phía dưới thì chọn
More files…→
Open.
Tìm đến đúng đường dẫn chứa file.
Để mở file ta chọn tên file Kết quả thi đại học rồi nháy kép chuột hoặc ấn
Open.

Nháy đúp
Nháy đúp
Khởi động Access
Khởi động Access
12
Các đối tượng
Tables,

Querries, Forms, Reports, Pages,
Macros và Modules
nằm trong tập tin đơn lẻ
Database
.
Mỗi database phải chứa ít nhất một bảng, nó có thể chứa (hoặc
không) một hay nhiều đối tượng khác.
Muốn truy cập vào đối tượng nào, Click vào tên đối tượng tương
ứng nằm dưới mục
Objects.
Trước hết chúng ta xem xét các đối
tượng này là gì?
Các đối tượng
Database
Cửa sổ cơ sở dữ liệu
Cửa sổ cơ sở dữ liệu
13
Table (Bảng):
Table (Bảng):
Là nơi lưu trữ dữ liệu. Bảng được tổ chức theo các hàng, các cột. Mỗi
cột là một trường (Field), chứa một kiểu thông tin cụ thể. Mỗi hàng là
một bản ghi (Record) tạo thành từ các trường.

Trong hình dưới đây, họ tên, ngày sinh, STT, quê quán, số báo danh,
mã ngành là các trường. Còn một bản ghi là một hàng có chứa tất cả
yếu tố của các trường.
Mỗi bảng phải có ít nhất một khoá chính (primary key) - Đó là một
trường hoặc một nhóm các trường có giá trị khác nhau trên mỗi bảng
ghi
Khoá
chính
14
Là cửa sổ cho phép xem các bản ghi có sẵn hoặc tạo ra bản ghi mới vào
bảng trong CSDL.
Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một hay nhiều bảng cùng một lúc và in
ra hoặc hiển thị biểu mẫu.
Ví dụ:
Form (Mẫu biểu):
Form (Mẫu biểu):
15
Để tìm và gọi ra đúng dữ liệu ở các bảng phù hợp với các điều kiện đặt ra.
Một truy vấn cũng có thể cập nhật hoặc xoá bỏ nhiều bản ghi
Truy Vấn(Queries)
Truy Vấn(Queries)
Bảng truy vấn đơn giản
Lấy họ tên và tổng điểm
Chọn đối
tượng
truy vấn
16
Report (Báo biểu):

Là đối tượng trình bày biểu mẫu, tương tự mẫu biểu.


Dùng chủ yếu trong việc in ấn, không dùng cho mục đích nhập
liệu.
Page (Trang):

Là loại mẫu biểu đặc biệt, có thể xem, hiệu chỉnh bản ghi bằng
trình duyệt Web.
Macro:

Là các chuỗi hành động được lưu trữ trong Access, giúp tự
động nhiều thao tác và giúp cho đơn giản công việc.
Module:

Thủ tục viết bằng Visual Basic for Application (VBA)
Các Đối tượng khác
Các Đối tượng khác


17
Có hai loại khung nhìn: Chế độ thiết kế (
Design View
) và chế độ
xem dữ liệu (
Datasheet view
).
Các cách chuyển đổi khung nhìn:
3
3
1
1

2
2
Mô tả Design View
Mô tả Design View
18
Bảng trong chế độ thiết kế
Cửa Sổ Thiết Kế
Cửa Sổ Thiết Kế
Tên trường
Kiểu trường
Mô tả thêm
cho trường
Các thuộc tính
lựa chọn cho
trường tương
ứng
19
Text: Bao gồm các chữ cái, chữ số, và các
ký tự như &, %, = và ?. Text là kiểu dữ liệu
phổ biến nhất.
Memo: Tương tự như Text, nhưng có thể
chứa 65 535 ký tự, trong khi Text chỉ có thể
dài 256 ký tự.
Number: Gồm Byte, Integer, Long Integer,
Single, Double.
Date/time: Ngày giờ lưu trữ theo dạng
thức đặc biệt được xác lập trong phần thuộc
tính.
Autonumber: Access sẽ tự động điền trị số
cho từng bản ghi mới bổ xung. Có thể dùng

để xác lập làm trường khóa chính.
Yes/No: Dùng cho các trường chỉ có hai giá
trị Đúng/Sai
Các kiểu
dữ liệu
Các kiểu
dữ liệu
Các Kiểu Dữ Liệu.
Các Kiểu Dữ Liệu.


20
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
Field Size: Xác lập độ lớn
cho các dạng dữ liệu là
Text và số.
Khi cố gắng nhập một giá
trị trường số dài hơn độ
dài đã định thì Access tự
động không cho nhập tiếp.
Với text, số đã nhập vào
từ trước mà lại dài hơn độ
dài muốn xác lập lại thì
phần dài hơn sẽ bị cắt đi.
21
Format:
Là thuộc tính xác định phương
thức hiển thị trên màn hình của các
ký tự đã được nhập vào trong một

trường. Tuỳ theo loại dữ liệu mà có
các kiểu định dạng khác nhau.
Dưới đây là ví dụ về format của
trường có kiểu dữ liệu Date/Time
(Hình 1):
Input Mask:
Nhằm kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu, người ta dùng mặt nạ nhập
liệu. Nó xác lập cách thức mà dữ liệu nhập vào đều có dạng như thế.
Ví dụ như trường số điện thoại ta xác lập Input mask là: 99\-000\-000
Khi nhập số điện thoại ví dụ 09123456 thì nó hiển thị là: 09 123 456
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
22
Requiring Entries (Bắt buộc nhập liệu): Để đảm bảo các thông
tin then chốt luôn được nhập đầy đủ, ta có thể ấn định trường đó
bắt buộc phải nhập.
Làm điều này bằng cách chọn trường cần bắt buộc, chọn
Required, Yes
và sau đó Save lại. Dưới đây là một ví dụ mà
access đưa ra thông báo lỗi bắt buộc người dùng phải nhập đầy đủ
và nhập không đúng kiểu dữ liệu
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
23
Trạng thái dòng hiện tại trong bảng
Trạng thái dòng hiện tại trong bảng
Tam giác
chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa
(1)
Bút chì

cho biết đang làm việc với bản ghi đó
(2)
Khi dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, cái
bút chì
sẽ chuyển thành
tam
giác
để chỉ ra bản ghi vừa làm việc đã được lưu vào đĩa.
Dấu sao
xuất hiện bản ghi trắng ở cuối mỗi bảng. Khi thêm một bản ghi
vào cuối bảng dữ liệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận còn ký hiệu chọn
bảng ghi là cái bút chì.
Dấu

sao
sẽ chuyển xuống bản ghi trắng ở cuối
bảng sau khi nhập bất kỳ ký tự vào bản ghi mới
(3).
Mỗi bảng nhất thiết phải có
một khóa chính (Primary Key)(4).
1
1
2
2
4
4
3
3
24
Copy, Paste, Cac Doi tuong trong Db

Copy, Paste, Cac Doi tuong trong Db
Thao tác sao chép áp dụng cho mọi đối tượng trong Db
Minh hoạ với Bảng (Tables):

Có 3 cách để Copy hoặc Cut
<1>: Click chuột
phải vào đối tượng.
Chọn Copy hoặc
Cut trong menu
25
Copy, Paste, Cac Doi tuong trong Db
Copy, Paste, Cac Doi tuong trong Db
Thao tác sao chép áp dụng cho mọi đối tượng trong Db
Minh hoạ với Bảng (Tables):

Có 3 cách để Copy hoặc Cut
Cách 2:

Chọn đối tượng.

Chọn Copy hoặc Cut
trên thanh ToolBar