hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời cảm ơn
Trớc hết, cho phép em đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo
trong khoa kế toán-trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, những ngời đã trực
tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành tối giai đoạn thực tập tốt
nghiệp này.
Em cũng xin đợc bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt của mình tới thầy giáo Th.S.
Tô Văn Nhật-Ngời đã trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều
trong suốt thời gian thực tập. Ngời đã dốc hết tâm huyết của mình để truyền đạt
và hớng dẫn em trong việc lựa chọn, nghiên cứu đề tài để có thể hoàn thành một
cách tốt nhất chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Và cuối cùng cho phép em đợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám
đốc, các anh chị trong Phòng Kiểm toán Dự án của Công ty Dịch vụ T vấn Tài
chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), đặc biệt là anh Nguyễn Minh Hải-Trởng
phòng Kiểm toán Dự án, chị Chi Thành-Kiểm toán viên phòng Dự án đã cho em
những kiến thức quý báu về thực tế cũng nh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành
tốt chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Vì điều kiện thời gian cũng nh hạn chế về mặt kiến thức cho nên chuyên
đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong nhận đợc
sự thông cảm và chỉ bảo của các thầy cô, các anh chị và những ngời quan tâm để
chuyên đề tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2003
Sinh viên
Nguyễn Thị Nga

Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu

Mọi hoạt động xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của những nhu cầu
nảy sinh. Chân lý ấy đã đợc thực tiễn chứng minh. Kiểm toán độc lập ra đời là
kết quả của xu thế quốc tế hoá, xu thế hội nhập hóa nền kinh tế mà trong đó việc
công khai các thông tin tài chính đòi hỏi phải thực sự trung thực và hợp lý. Theo
đó, chất lợng cuộc kiểm toán lại là kết quả của sự tồn tại và phát triển vủa hoạt
động kiểm toán độc lập này. Nó là yêu cầu đòi hỏi tất yếu của đối tợng sử dụng
dich vụ kiểm toán này và cũng là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức cung cấp
dich vụ kiểm toán này.
Chân lý trên một lần nữa lại đợc chứng minh, chất lợng cuộc kiểm toán
mà xét đến ở đây là chất lợng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính lại là
sản phẩm tổng hợp do chất lợng kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt
mang lại. Trong đó, chất lợng của chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh hởng
đến quyết định đến chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính này.
Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù các Công ty kiểm toán đều đã xây dựng
một chơng trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hết
các chơng trình kiểm toán này chỉ có ý nghĩa nh một tài liệu tham khảo do
không đảm bảo đợc sự đầy đủ và thuận tiện cho kiểm toán viên khi tiến hành
kiểm toán. Hơn nữa mức độ chi tiết của các chơng trình này cha cao, cha đợc vi
tính hoá.
Với những lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ T vấn
Tài chính Kế toán và Kiểm toán-AASC, em đã chọn đề tài Hoàn thiện quy
trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo
tài chính do AASC thực hiện cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Việc
nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra các quan
điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này.
Dựa trên phơng pháp luận: duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic,
nghiên cứu các chơng trình kiểm toán mẫu của các Công ty kiểm toán có uy tín
trong và ngoài nớc ., kết hợp với ph ơng pháp thu thập tài liệu: phỏng vấn, quan
sát trực tiếp, phân tích và tổng hợp Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu: cơ
sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và

đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này do AASC thực hiện tại hai
đơn vị khách hàng là công ty MBS và khách sạn Vega , từ đó đa ra một số phơng
hớng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của AASC.
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
3
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu
chuyên đề của em bao gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Phần II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện
Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do
AASC thực hiện
Phần I
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
5
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán trong kiểm toán tài chính
I. Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán
1. Vị trí, vai trò chu trình mua hàng và thanh toán
Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôn
có những quan điểm khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mức tổng
hợp toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và b y
tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệ thống phơng pháp kỹ

thuật của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình
độ nghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực.
(LTKT, tr 49). Trong đó, kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trng nhất của kiểm
toán bởi nó chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũng nh
trong quá trình phát triển, đợc thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập. (KTTC,
tr 9).
ở Việt Nam, theo quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân
(NĐ số 07/CP ngày 21/09/1994 của Chính phủ: " kiểm toán độc lập là việc
kiểm tra và xác nhận của kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm
toán độc lập và tính đúng đắn hợp lý của các tài liệu ". Nh vậy, kiểm toán độc
lập là hoạt động dịch vụ, t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo trợ, đợc quản lý
chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán. Do sự độc lập, khách quan
trong hoạt động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng.
Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của kiểm toán độc lập càng trở nên cần
thiết và khó có thể thay thế đợc. Mục đích của kiểm toán độc lập, trớc hết và cơ
bản không phải là lợi nhuận mà là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ
pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất và góp phần
tăng cờng quản lý tài chính ở đơn vị đợc kiểm toán. Và do đó, có thể khẳng định
rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ quan nhà nớc trong việc
kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các kiểm toán
viên độc lập xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC. Tuy nhiên, để có thể
xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì ngời kiểm toán viên trớc hết
phải là ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực
hiện một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kế
toán để lập nên BCTC đó.
Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho
ngời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinh
doanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Vì vậy, khi tiến hành
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41

7
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kiểm toán BCTC, kiểm toán viên cần phải chia BCTC thành các phần hành để
kiểm toán. Thông thờng có hai cách phân chia:
* Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ nh kiểm toán TK doanh thu,
TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả
* Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt
chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán động thời. Chẳng hạn, các nghiệp vụ về
mua hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số d các khoản phải trả ngời bán
đều nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những
khoản mục ở vị trí khác nhau nhng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặp
chẳng hạn nh hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Trong thực tiễn kiểm toán,
cách phân chia thứ hai đợc ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phơng thức tiếp cận
kiểm toán này logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau
giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình
chung của hoạt động tài chính. Với cách phân chia nh vậy, một chu trình hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình bán
hàng và thu tiền, chu trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và
thanh toán, chu trình tiền lơng và nhân viên, chu trình hàng tồn kho. Các chu
trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn có
của các nghiệp vụ kinh tế và từ đó thu gom đợc các đầu mối của các mối liên hệ
trong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng trong BCTC. Mối quan hệ này đ-
ợc thể hiện qua sơ đồ số 1.1 dới đây
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán
Tiền mặt
chu
trình
bán

hàng và
thu tiền
Chu
trình
huy
động và
hoàn
trả vốn
Chu
trình
mua
hàng và
thanh
toán
chu
trình
tiền l-
ơng và
nhân sự
Chu trình hàng tồn kho

Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
9
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chu trình
khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cách phân
loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn.
Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai
đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quá

trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Việc xem xét hai
loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá
trình mua hàng, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng,
có ảnh hởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Chi phí cho việc mua hàng chiếm
một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Hơn thế, số tài khoản chịu
ảnh hởng của chu kỳ mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả các chu kỳ khác
kết hợp lại. Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mất nhiều thời gian để
kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán hơn là đối với các chu kỳ khác.
2. Bản chất chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của
ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc (KTTC 201). Quá
trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục nh nguyên
vật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì Chu trình này
không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc
những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánh
giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Nh đã phân tích ở trên, chu
kỳ mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối
kế toán nh: tài khoản về tài sản, công nợ phải trả, tài khoản tiền và các tài khoản
phí tổn trên báo cáo kết quả kinh doanh Số l ợng các tài khoản liên quan và
chịu ảnh hởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đổ 2.1.
Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai
loại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 2.1 chỉ minh hoạ cho
trờng hợp mua hàng trả chậm.
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 2.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
Các khoản phải trả
Tiền gửi ngân hàng
Nguyên liệu mua vào
Hàng mua trả lại và đợc giảm giá
Chiết khấu mua vào
Phí tổn sản xuất
Tài sản cố định
Bảo hiểm trích trớc
Hợp đồng thuê
Phí tổn quản lý
Phí tổn lu động
3. Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán
Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ với
quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng và
thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau:
3.1.Xử lý các đơn dặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các b-
ớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi doanh
nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công
cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có
nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ
đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ở những doanh

nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung
cấp hàng.
- Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế
hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền
ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lợng cũng nh chủng
loại hàng hoá cần cung cấp). Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển
cho bộ phận mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn kiến nghị mua hàng
này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua
một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn đặt hàng của nhiều nhà cung cấp
khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà
cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết
khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán,
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại
hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định
mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của
những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột
và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn dặt mua hàng này.
Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (bản yêu cầu về sản phẩm hoặc
dịch vụ) đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu của
bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch
vụ và quy định của công ty. Trong đó sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua
hàng là phần chính thức của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ
đợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua
quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép
một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng
xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí
dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó

có thể yêu cầu sự phê chuẩn của họi đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơng
đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bằng
các viên chức nhất định, vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị
quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn
định trớc.
3.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ
do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng là một điểm
quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận
khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách. Khi hàng hoá nhận đợc, quá
trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian
đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhận
hàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao
thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để
thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng
hoá phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc
chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng
kế toán (nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Cuối cùng, sổ sách kế
toán sẽ phản ánh việc giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc
chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi
tiêu thụ.
3.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các
khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho.

Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban
đầu có ảnh hởng quan trọng đến các Báo cáo tài chính đợc lập và đến khoản
thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp
lý theo số tiền đúng. Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên máy vi tính sẽ
hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.
Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các
lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải
trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải so
sánh mẫu mã. giá, số lợng, phơng thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên
hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng
nếu hàng đã về. Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợc kiểm tra lại và
đợc ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các
khoản phải trả.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng ở chức năng này là quy định tất cả
những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc liên quan đến tiền mặt, các
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chứng khoán thị trờng và các tài sản khác (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Bên
cạnh đó, các chứng từ và sổ sách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ, và
các phiếu chi độc lập cũng là những quá trình kiểm soát cần thiết của chức năng
này.
3.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực
hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là
các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ này phải có sự
phê chuẩn của giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền. Các chứng từ thanh toán này
sau đó đợc sao làm nhiều bản mà bản gốc đợc gửi cho ngời đợc thanh toán, bản
sao đợc lu lại trong hồ sơ cho ngời đợc thanh toán.

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu
chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và
phê chuẩn). Trớc khi kí phiếu chi phải xem xét kĩ lỡng các chứng từ minh chứng
cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi
với ngời chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải đợc đánh
số thứ tự từ trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc
thay đổi ngời nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu
chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phơng pháp
để huỷ bỏ các chứng từ, chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để
chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phơng
pháp thờng dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh
nghiệp cần tiến hành đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức
năng trong chu kì sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện
pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh
toán nêu trên sẽ là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán một cách có
hiệu quả.
Với các bớc công việc cần thực hiện này, các chứng từ sổ sách đợc sử dụng
trong chu trình bao gồm: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo
hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn của ngời bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ
nhật ký chi tiền, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, sổ cái các tài khoản, bản
đối chiếu của nhà cung cấp, phiếu chi
Các bớc công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động của nghiệp
vụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 3.1
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ: 3.1. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
* Đối với nghiệp vụ mua hàng

Nhu cầu vật liệu hàng
hoá
Bộ phận kế hoạch
Kế hoạch cung ứng
Bộ phận cung ứng
Khai thác hàng
Cán bộ thu mua
Lập chứng từ kho
Trởng bộ phận cung ứng
Ký duyệt chứng từ
Thủ kho
Nhập kho
Kế toán
Ghi sổ chứng từ
Nhu cầu vật liệu hàng
hoá
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nhu cầu thanh toán
Kế toán quỹ
Lập chứng từ chi quỹ
Thủ trởng kế toán trởng
Duyệt chứng từ
Thủ quỹ
Chi quỹ
Nhân viên thanh toán
Nhận tiền và thanh toán
Kế toán
Ghi sổ
22

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Lu chøng tõ
* §èi víi nghiÖp vô thanh to¸n
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì điều quan
trọng cần phải xác định đợc mục tiêu kiểm toán cho bất kỳ một chu trình nghiệp
vụ kinh tế nào. Cũng nh vậy chu trình mua hàng với thanh toán cũng không nằm
ngoài quy luật chung ấy. Chu trình này dợc coi là một bộ phận cấu thành của
BCTC và do đó kiểm toán viên phảI xác định đợc mục tiêu đặc thù với chu trình
này. Có thể kháI quát các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán đối với các chu trình
mua hàng và thanh toán theo sơ đồ 4.1.
Sơ đồ: 4.1 Các bớc triển khai những mục tiêu kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán
Các Báo cáo tài chính
Chu trình mua hàng và thanh toán - Một bộ phận cấu
thành của Báo cáo tài chính
Xác nhận của Ban Quản trị về chu trình mua hàng và
thanh toán
Các mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình mua
hàng và thanh toán
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua
hàng và thanh toán
1.1. Xác nhận của ban quản trị đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Xuất phát từ trách nhiệm của ban quản trị là phải thiết lập trình bày và công
bố với các BCTC theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành đồng thời phải
chịu trách nhiệm về sự tin cậy, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính, từ
đó, căn cứ để kiểm toán viên xây dựng mục tiêu kiểm toán cho chu trình mua

hàng và thanh toán. Xác nhận của ban quản trị là căn cứ có giá trị cho kiểm toán
viên tiến hành kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toan quốc tế (ISA) số 580 và chuẩn
mực kiểm toán Việt Nam (VSA) 580 xác định: " KTV phảI thu thập bằng chứng
về việc Giám đốc đơn vị đợc kiểm toán thừa nhận trách nhiệm của mình trong
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
việc lập và trình bày BCTC trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ
kế toán hiện hành, đã phê duyệt BCTC ".
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu trình khác,
chúng gồm 5 xác nhận chung nh sau:
Xác nhận về sự hiện hữu: Ban giám đốc xác nhận các nghiệp vụ mua hàng
phản ánh trên sổ sách là thực sự sảy ra, số d tài khoản hàng tồn kho trên bảng
cân đối kế toán phảI thực sự tồn tại, nghĩa là phảI có hàng hoá trong kho.
Xác nhận về tính đầy đủ : Tất cả các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đều
phải đợc ghi chép và trình bày trên Báo cáo tài chính. Ban giám đốc xác nhận
không có khoản nợ phải trả nào bị để ngoài sổ"kế toán của đơn vị.
Xác nhận về sự đánh giá và sự phân bố : Mục tiêu xác nhận này đề cập
đến việc các khoản phải trả có dợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc ghi sổ
chính xác. Ban giám đốc doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các khoản cần
phải trả đợc ghi sổ thực sự là các khoản tiền mua hàng còn nợ nhà cung cấp chứ
không phải các khoản phải trả công nhân viên hay phải trả nợ cho một đối tợng
nào khác trong đơn vị.
- Xác nhận về quyền sở hữu và nghĩa vụ : Đơn vị có quyền sở hữu với
hàng hoá mua về và có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp. Ban
giám đốc cần xác nhận hàng hoá trong kho thực sự là của đơn vị và các khoản
phải trả là nghĩa vụ của đơn vị với nhà cung cấp.
- Xác nhận về sự trình bày: Ban giám đốc cần xác nhận lợng hàng hoá
mua vào và các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đều đợc trình bày trung thực và
đúng đắn trên BCTC theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và tuân thủ
các quy định kế toán hiện hành

1.2. Các mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Nhiệm vụ trớc hết trong chu trình này là việc kiểm toán viên xem xét
những xác nhận của ban quản trị về các chức năng của chu trình đợc trình bày ở
trên có trung thực hay không. Từ đó, KTV tiến hành xác định các mục tiêu kiểm
toán dựa trên các giải trình của Ban giám đốc.
Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập đ-
ợc các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọng
yếu trong việc tìm kiếm bằng chứng, mục tiêu kiểm toán cho chu trình này đợc
chia ra thành mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù.
Mục tiêu kiểm toán chung
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (USA) 200, đoạn 11, xác định: "Mục tiêu
của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý
kiến xác nhận rằng BCTC có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hiện hành hoặc đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh
trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không". Xuất phát từ mục
tiêu kiểm toán chung đối với BCTC ở trên,mục tiêu kiểm toán chung đối với chu
trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo nguyên tắc trên. Do vậy, mục đích
chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các
số d tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp với các
nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không. Từ mục tiêu chung
này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ: Các thông tin phản ánh tài sản hoặc
công nợ phải đợc đảm bảo rằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó
- Tính đầy đủ: Trái với mục tiêu về tính có thực quan tâm đến các nghiệp vụ
có số tiền bị báo cáo thừa, tính đầy đủ đề cập đến trờng hợp số tiền bị quên ghi
sổ. Trong chu trình mua hàng và thanh toán này tập trung vào tài khoản nợ phải
trả ngời bán, KTV cần lu ý trờng hợp các khoản phải trả không đợc ghi sổ. Đối

với mục tiêu này là xác nhận về tính đầy đủ của ban giám đốc.
- Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ: Với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên
BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng
nghĩa vụ của đơn vị. Để đạt đợc mục tiêu này, KTV cần kiểm tra các hợp đồng
mua bán, hoá đơn mua hàng, các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến các
khoản nợ phải trả. Mục tiêu này đối ứng với xác nhận của ban giám đốc về
quyền sở hữu và nghĩa vụ.
- Mục tiêu về sự định giá: Tiền và tài sản của doanh nghiệp phải đợc tính toán
đúng đắn trên hoá đơn và trên sổ sách kế toán. Đối với mục tiêu này, KTV cần
thu thập bằng chứng để xem các hàng hoá mua vào và các khoản công nợ có đợc
đánh giá đúng theo những chuẩn mực chung không, chính sách kế toán có phù
hợp và nhất quán không. Đây có thể là vấn đề trọng yếu, phức tạp đòi hỏi nhiều
đánh giá của KTV. Sự định giá chính xác các khoản mục hàng hoá mua vào sẽ
giảm đợc rủi ro trong quá trình kiểm toán.
- Mục tiêu về sự phân loại và trình bày: Các nghiệp vụ phát sinh có đợc hạch
toán vào đúng tài khoản và các tài khoản đó có đợc trình bày trên BCTC không.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản công nợ phải đợc phân loại
rõ ràng giữa nợ phải trả nhà cung cấp với nợ phải trả CNV, phải trả bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế; các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào cũng cần phải
đợc phân loại một cách đúng đắn với các tài khoản sản phẩm dở dang hay thành
phẩm trong khoản mục tồn kho. Mục tiêu này đối ứng với xác nhận về sự trình
bày của ban giám đốc.
33
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán hay
không, đặc biệt là các nghiệp vụ sát ngày kết thúc niên độ. Trong chu trình mua
hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phát
sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là không tham chiếu cho việc xác
định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng

chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm
tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc
điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu
và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng
xứng.
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Các cuộc kiểm toán BCTC dù đơn giản hay phức tạp, quy mô lớn hay nhỏ
thì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung đảm bảo tính khoa học,
tính hiệu năng và hiệu quả. ở đây, khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán , KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau:
Sơ đồ: 5.1. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Khảo sát các qúa trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán
Khảo sát chi tiết số d tài khoản của chu trình
mua hàng va thanh toán
Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Công bố báo cáo kiểm toán
Để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán khoa học và hiệu quả
cũng nh để thu thập bằng chứng kiểm toán có giá trị đầy đủ và thích hợp thì khi
33
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tiến hành kiểm toán , KTV cần phải tuyệt đối tuân theo các bớc theo sơ đồ 5.1
trên. Có thể khái quát 4 giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
nh sau:
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán
Có ba lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng
đắn:
+ Giúp cho KTV có thể thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và
có giá trị làm cơ sở để đa ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanh
toán .

+ Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.
+ Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ đẻ Công ty kiểm toán tránh xảy
ra những bất đồng với khách hàng.
Việc lập kế hoạch kiểm toán đã dợc quy định rõ trong các chuẩn mực
kiểm toán hiện hành, chuẩn mực kiểm toán thứ t trong 10 chuẩn mực kiểm toán
đợc thừa nhận rộng rãi đòi hỏi" Công tác kiểm toán phải đợc lập kế hoạch đầy đủ
và các trợ lý , nếu có, phải đợc giám sát đúng đắn". Đoạn 12 trong vsa số 300
cũng đã nêu rõ" Kế hoạch kiểm toán phải đợc lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập
một cách thích hợp nhằmdảm bảo: Bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của
cuộc kiểm toán , phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo
cuộc kiểm toán đợc hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán còn giúp
KTV phân công công việc giúp cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV khác
và chuyên gia khác về công việc kiểm toán ".
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là
phải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụ
thể phù hợp với bẩn chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ áp
dụng khi kiểm toán chu trình này.
Qúa trình lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bớc công việc chính sau:
33
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ: 6.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháplý của khách hàng
Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Tìm hiểu cơ cấu KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và chơng trình kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Đây là các bớc công việc quan trọng để giúp KTV lập kế hoạch kiểm toán
tổng quát. Trong giai đoạn này, nh đẫ đợc xác định trong Chuẩn mực kiểm toán

Việt Nam số 300, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề , công việc kinh doanh
của khách hàng, các chính cách chủ yếu của công ty, các bên liên quan, tìm hiểu
về hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá rủi ro và lên kế
hoạch kiểm toán cho từng chu tình nghiệp vụ nói chung và chu trình mua hàng
và thanh toán nói riêng. Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng có những
sai xót trọng yếu, đa ra đánh giá đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục
phân tích để xác định thời gian cầc thiết kế thực hiện kiểm toán và việc mở rộng
các thủ tục kiểm toán.
33
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Các thông tin về khách hàng có thể đợc thu thập bằng nhiều cách. Đối
với chu trình mua hàng và thanh toán, các thông tin vè khách hàng có thể thu
thập đợc qua các cách sau:
* Qua việc tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh và công việc kinh doanh
của khách hàng:
Văn bản chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG) số 4, đoạn 8, đã quy định: "
KTV cần phải hiểu biết thấu đáo về hoạt động kinh doanh của khách hàng cũng
nh ngành nghề kinh doanh mà khách hàng đang hoạt động sẽ giúp KTV phân
biệt các sự kiện, nghiệp vụ, thực tiễn và xét đoán chính xác các thông tin tàI
chính ".Riêng đới với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìm
hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động,
cơ cấu tổ chức, dây chuyền và các dịchvụ sản xuất , cơ cấu vốn, chức năng và vị
trí của kiểm soát nội bộ Qua những hiểu biết này, kiểm toán sẽ dễ dàng nhận
biết đợc hững chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ
cho mục dích sản xuất kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản,
trong giấy phép đầu t hay không. Mặt khác, " những hiểu biêt về tình hình kinh
doanh trên sẽ giúp cho KTV đánh giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh
doanh, xác định mức độ trọng yếu, đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp của
bằng chứng kiểm toán từ đó xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán, đồng
thời xác định các vùng phải chú ý đặc biệt trong việc kiểm toán chu trình mua

hàng và thanh toán.
* Qua xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán trớc và hồ sơ kiểm toán
chung
Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các thông tin chung về
khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng mà
còn cung cấp cho KTV "một khung" kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến giai
đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu trình
mua hàng và thanh toán nói riêng. Từ đó, trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán năm
trớc, kiểm toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và phơng
pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho năm hiện hành.
* Qua thảo luận, phỏng vấn
Qua các cuộc thảo luận với các nhà quản lý doanh nghiệp và những ngời
có trách nhiệm, KTV sẽ thu thập đợc các thông tin nh các quy định hiện hành có
ảnh hởng gì đến quá trình mua hàng hay tình hình tài chính hiện tại có ảnh hởng
gì đến việc thanh toán của đơn vị. Những kiến thức đó sẽ giúp KTV nhận dạng
việc nghiên cứu các trọng điểm đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán.
33
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Qua thị sát, thăm quan
Việc làm này giúp kiểm toán viên tiếp cận với hệ thống kiểm soát nội bộ,
có sự hình dung về quá trình sản xuất sản phẩm cũng nh phong cách kinh doanh
của khách hàng từ đó sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung. Chẳng hạn, qua
thị sát, KTV có thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn
phù hợp với nhu cầu sản xuất hay đã lỗi thời, lợng hàng hoá còn tồn đọng trong
kho là quá nhiều (gây ứ đọng vốn) hay ngợc lại quá ít (gây gián đoạn sản xuất).
* Qua phân tích sơ bộ
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 520, đoạn 9, đã nêu rõ: "KTV phải áp
dụng quy trình phân tích trong quá tình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình
hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro". Nh vậy,

với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục phân tích sơ bộ nh so sánh các
số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có thể phát hiện ra
những biến động hoặc những thay đổi bất thờng, từ đó lập một kế hoạch kiểm
toán thích hợp. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ
thờng đợc thực hiện bằng cách so sánh số d tài khoản phải trả nhà cung cấp năm
nay với năm trớc, đối chiếu số chênh lệch đó với lợng hàng hoá mua vào của
năm nay tăng hay giảm hơn so với năm trớc để tìm ra những bất hợp lý.
Nh vậy, để có thể xây dựng đợc một kế hoạch kiểm toán thích hợp, việc
thu thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan trọng. Thu thập thông tin về
khách hàng không chỉ tiến hành trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán mà nó đợc
thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 310,
đoạn 6, đã nêu rõ: "việc tìm tòi những thông tin cần thiết về hoạt động của đơn vị
là một quá trình liên tục và tích luỹ ".
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc các
mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về
nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang
tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối
với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. những thông tin này đợc thu thập trong
quá trình tiếp xúc với ban giám đốc công ty khách hàng. Trong giai đoạn lập kế
hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán này, bên cạnh việc xem xét
các thông tin về nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC nh
giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC, báo cáo kiểm toán, thanh tra
hay kiểm tra của năm hiện hành trong vài năm trớc, biên bản các cuộc họp cổ
đông, hội đồng quản trị và ban giám đốc, thì KTV cần tập trung xem xét các hợp
đồng và cam kết quan trọng đó là các hợp đồng mua Việc xem xét sơ bộ các
44
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hợp đồng sẽ giúp KTV tiếp cận với các nhà cung cấp thờng xuyên của khách
hàng, hình dung đợc những khía cạnh pháp lý có ảnh hởng đến tình hình tài

chính của đơn vị khách hàng, từ đó ảnh hởng đến khả năng thanh toán các khoản
nợ của khách hàng đối với nhà cung cấp.
Đánh giá trong yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tính
khách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu
thập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
* Đánh giá tính trọng yếu
Văn bản chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG) số 25, đoạn 5, đã chỉ rõ: "Trọng
yếu là khái niệm về tầm cỡ, bản chất của sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài
chính hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào
các thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc là sẽ rút ra những kết
luận sai lầm". "Khi lập kế hoạch và thực hành kiểm toán, KTV phải dự kiến hợp
lý việc tìm ra các sai phạm, hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm. Đó là những sai
sót nghiêm trọng trong mối tơng quan với các thông tin tài chính mà KTV phải
nhận xét" (IAG 25, đoạn 6).
Mức độ trọng yếu là giá trị của các sai sót dự tính nếu có thì có thể sẽ gây
ảnh hởng tới tính sát thực của việc trình bày thông tin trên BCTC từ đó ảnh hởng
đến quyết định của ngời sử dụng BCTC.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc
tính mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận đợc, xác định phạm vi của cuộc
kiểm toán và đánh giá ảnh hởng của các sai sót lên BCTC để từ đó xác định bản
chất, thời gian và phạm vi thực hiện các khảo sát kiểm toán. ở đây, KTV cần
đánh giá mức độ trọng yếu cho toàn bộ BCTC và phân bổ mức đánh giá đó cho
từng khoản một trên BCTC. Tuy nhiên, trong chu trình mua hàng và thanh toán,
các khoản nợ phải trả nói chung và nợ phải trả nhà cung cấp nói riêng luôn là
khoản mục trọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp. Vì chúng thờng đợc coi là
nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp đế khả năng thanh
toán của doanh nghiệp.
*Đánh giá rủi ro:
Theo VSA số 400 "rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và KTV đa

ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có những sai
sót trọng yếu".
Ba bộ phận của rủi ro kiểm toán là:
44
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Rủi ro tiềm tàng (IR): là khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong
BCTC chứa đựng sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có hay
không có hệ thống kiểm soát nội bộ.
Rủi ro kiểm soát (CR): Là khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát
hiện hoặc ngăn ngừa đợc gian lận hoặc sai sót.
Rủi ro phát hiện (DR): Là rủi ro xảy ra trong trờng hợp khi BCTC có chứa
đựng sai sót trọng yếu mà trong quá trình kiểm toán KTV và công ty kiểm toán
không phát hiện đợc.
Mô hình rủi ro kiểm toán: AR = IR * CR * DR
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV có thể nhận xét một số rủi ro
qua các tín hiệu sau:
Sơ đồ: 7.1. Tín hiệu các rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán
Tín hiệu Các rủi ro có thể
- Đơn đặt hàng có thể đợc lập không chính
thức hoặc không đợc phê duyệt bởi những ng-
ời có thẩm quyền
- Lập đơn đặt hàng mua hàng hoá, tài sản
hoặc dịch vụ để sử dụng vì mục đích cá nhân
- Hoá đơn nhận đợc đứng tên cá nhân hoặc
công ty khác
- Hàng đợc mua không vì mục đích sản xuất
kinh doanh của công ty.
- Việc thanh toán dựa trên các bản sao hoá
đơn chứ không phải các chứng từ gốc
- Thanh toán trùng cho hàng hoá mua vào

hoặc các thông tin trên hoá đơn gốc đã bị thay
trả
- Các khảon thanh toán không đợc minh
chứng, chẳng hạn nh không có hoá đơn, đặt
hàng
- Thanh toán cho những hàng hoá, dịch vụ
không tồn tại trên thực tế
- Thanh toán tiền cho giám đốc - Hàng hoá, dịch vụ mua từ giám đốc theo
những điều khoản đặt ra chứ không theo
những điều kiện giao dịch bình thờng
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả
luôn đợc đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợc
chiều nhau có nghĩa là mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và
ngợc lại (IAG 320, đoạn 10). Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua
hàng và thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm
toán KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ
tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nh phán đoán của KTV.
Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một
cuộc kiểm toán. Vấn đề nàt đã đợc quy định trong chuẩn mực nghiệp vụ ở điều
44
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thứ hai trong 10 chuẩn mực kiểm toán đợc chấp nhận rộng rãi (GAAS): "KTV
phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch
kiểm toán và để xác định đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch
kiểm toán và để xác định bản chất, thời gian, phạm vi của các cuộc khảo sát phải
thực hiện".
Theo ISA 400 đoạn 8 "hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính
sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý

chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể "hệ thống kiểm
soát nội bộ bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm
soát.
* Hiểu biết về môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hởng đến quá
trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh
nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm
tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của nhà quản lý doanh nghiệp (KTTC, tr
82). Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ
yếu sau: Chức năng, nhiệm vụ, phong cách của Hội đồng quản trị; Cơ cấu tổ
chức, chính sách nhân sự, ảnh hởng của các chính sách từ bên ngoài của nhà nớc,
đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ.
Môi trờng kiểm soát có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu qủa của các thủ tục
kiểm soát. Môi trờng kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát
nội bộ mạnh và một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh không phải là một sự đảm
bảo hoàn toàn tính hiệu quả của hệ thống đó. Vì một hệ thống kiểm soát nội bộ
mạnh còn phụ thuộc vào 2 yếu tố khác: hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm
soát.
* Hiểu biết về hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hứu hiệu không chỉ cung cấp nhứng thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát
các mặt hoạt động của đơn vị. Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán KTV cần nghiên
cứu về: chính sách kế toán, hình thức kế toán.
44
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trong đó:
Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở, các quy ớc, luật đinh, thủ
tục đã đợc ban giám đốc thông qua.
Hình thức kế toán: là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại chứng
từ và sổ sách kế toán, có tác dụng kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán và việc

chấp hành chính sách kế toán của đơn vị
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, hệ thống kế toán hữu hiệu phải
đảm bảo đợc các mục tiêu đặc thù sau: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ,
tình đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, sự định giá, sự phân loại và trình bày, tính đúng
kỳ.
* Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. Chuẩn mực kiểm toán
Việt Nam số 400, đoạn 26, quy định: "KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát
của đơn vị để xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán". Các thủ tục kiểm
soát đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ
ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự
hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:
+ Sự phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận
hay không. Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp
liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo
công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân
trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.
Sau đây là một số công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán phải
do 2 ngời độc lập tiến hành.
Sơ đồ: 8.1. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán mua hàng
và thanh toán
Công việc Tách khỏi
Lập đơn mua hàng Ký duyệt đơn mua hàng
Nhận hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến Kế toán vật t
Thanh toán Séc cho nhà cung cấp Ngời ký Séc
+ Việc uỷ nhiệm cho ngời có thẩm quyền phê duyệt phải tuân theo những
quy tắc nhất định. Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn
tiền nhất định nào đó thì do hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch

vụ có giá trị thấp hơn mmột giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và
44