Hoàn thiện quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty Thép VN.doc.DOC

Mục lục
MễC LễC....................................................................................................................1
LấI Mậ đầU...............................................................................................................3
CHơNG I......................................................................................................................4
Cơ Sậ Lí LUậN Về QUY TRìNH XâY DNG V BAN HNH VăN BảN
QUảN Lí DOANH NGHIệP ...................................................................................4
I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp...........................................................4
1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp ............................................................................................................4
2. Chức năng của văn bản ..........................................................................................................................................7
3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản ....................................................................................................................9
4. Văn phong............................................................................................................................................................13
5. Ngôn ngữ..............................................................................................................................................................13
II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp ......................14
1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý ..................................................................................14
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản .........................................................................................................14
CHơNG II...................................................................................................................16
THC TRạNG Về QUY TRìNH XâY DNG V BAN HNH VăN BảN ậ
TặNG CôNG TY THéP VIệT NAM....................................................................16
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty.......................................................................16
1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................................................................16
2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty ..........................................................................................................17
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành...................................................................................................................18
4. Cơ chế hoạt động (những quy định chung)......................................................................................................23
II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty..........24
1. Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay...............................................................................................24
Tham mu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị theo dõi, phối hợp các mặt
hoạt động của Tổng công ty; công tác văn th lu trữ, th viện; thi đua khen thởng,
bảo vệ, y tế, tự vệ, phòng cháy chữa cháy và quan hệ với các cơ quan đại chúng,
bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên cơ quan Tổng công ty..............24
2. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty ................................................................................................24
3. Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản .........................................................................................25

CHơNG III.................................................................................................................30
MẫT Sẩ KIếN NGHị NHằM NâNG CAO QUY TRìNH XâY DNG V
BAN HNH VăN BảN ậ TặNG CôNG TY THéP VIệT NAM........................30
I. Nhận xét về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty ...............30
1. Ưu điểm...............................................................................................................................................................30
2. Hạn chế................................................................................................................................................................30
II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản ....31
1. Đội ngũ chuyên viên soạn thảo văn bản ..................................................................................................................32
2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản .................................................................................................................................32
1
3. Quy tr×nh ban hµnh v¨n b¶n ..............................................................................................................................34
KÕT LUËN................................................................................................................35
TΜI LIÖU THAM KH¶O........................................................................................36
2
Lời mở đầu
Sau khi tốt nghiệp các trờng đại học và cao đẳng phần lớn các sinh viên đợc nhận
vào làm việc ở các doanh nghiệp Nhà nớc, tổ chức xã hội nói chung cũng nh Tổng công
ty Thép Việt Nam nói riêng. Họ sẽ trở thành những công viên chức. Hoạt động của họ
đòi hỏi phải hiểu biết nhiều về văn bản nh: phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp
hoặc giúp thủ trởng cơ quan của mình giải quyết các công việc. Chất lợng làm việc của
các công viên chức phụ thuộc vào nhiều khâu. Trong đó khâu soạn thảo văn bản có một
ý nghĩa rất lớn, đồng thời cũng là hoạt động khó khăn nhất.
Vì vậy, văn bản và cách xây dựng - ban hành văn bản rất quan trọng trong đời
sống xã hội. Nó giúp cho các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức xã hội, các cá nhân giải
quyết một cách nhanh chóng, chính xác các yêu cầu của mình. Nhng trong các chơng
trình đào tạo của ta hiện nay, quy trình xây dựng và ban hành văn bản cha đợc quan tâm
đúng mức. Hiện nay, quy trình này vẫn còn cha có sự thống nhất và là một vấn đề lớn
nên làm cho nhiều công viên chức mới bắt tay vào nghề, cũng nh một số công viên chức
làm việc lâu năm bối rối.
Nâng cao chất lợng xây dựng và ban hành văn bản là một nhu cầu đòi hỏi trong

cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, nên em đã mạnh dạn chọn đề tài
Hoàn thiện một b ớc quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao
hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam để viết luận văn.
Kết cấu luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, toàn bộ nội dung luận văn tốt
nghiệp của em đợc chia thành 3 chơng:
Chơng I: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản quản lý
doanh nghiệp.
Chơng II: Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn
bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam.
Chơng III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng
và ban hành văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam.
Vì đây đề tài của em là một vấn đề mới, trình độ bản thân còn hạn chế và thời
gian thực tập không nhiều nên trong quá trình em viết còn có nhiều thiếu sót, em mong
nhận đợc sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo để đề tài đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
3
Chơng I
cơ sở lý luận về quy trình xây dựng và ban hành văn bản
quản lý doanh nghiệp
I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp
1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp
1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là phơng tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký
hiệu) nhất định trên một chất liệu nhất định. Với cách hiểu rộng nh vậy, văn bản còn có
thể gọi là vật mang tin đợc ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.
Theo nghĩa hẹp, văn bản còn đợc hiểu là những tài liệu giấy tờ đợc sử dụng trong
hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội và các cơ quan Nhà nớc ghi nhận mục đích,
hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, các văn bản dùng trong việc quản lý doanh nghiệp cha có nên các

doanh nghiệp vẫn áp dụng các văn bản quản lý của Nhà nớc để điều hành doanh nghiệp
của mình. Vì vậy, khái niệm văn bản quản lý trong doanh nghiệp và văn bản quản lý
Nhà nớc giống nhau: Là sản phẩm và phơng tiện hoạt động của giao tiếp, văn bản ngày
càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của con ngời. Đặc biệt trong
hoạt động quản lý doanh nghiệp, trong giao dịch giữa các cơ quan, doanh nghiệp Nhà
nớc với nhau, cơ quan doanh nghiệp với các tổ chức, công dân... Hơn thế nữa, văn bản
là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính
của doanh nghiệp
1.3. Phân loại văn bản
Văn bản đợc phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mục đích và nội dung
phân loại. Việc phân loại theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn hình
thức văn bản quản lý Nhà nớc bao gồm các loại sau đây:
4
1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống các văn bản đợc ban hành theo
thẩm quyền của hệ thống các cơ quan Nhà nớc và hình thức văn bản theo luật định.
Theo quy định Luật ban hành văn bản quản lý Nhà nớc (1996) và các văn bản h-
ớng dẫn thi hành Luật này văn bản quản lý Nhà nớc là những văn bản do cơ quan Nhà
nớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử
sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hớng xã hội chủ nghĩa và tạo
thành một hệ thống bao gồm:
a. Văn bản luật
- Hiến pháp (bao gồm: hiến pháp và các luật định về bổ sung hay sửa đổi hiến
pháp): văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề
cơ bản nhất của Nhà nớc nh: hình thức và bản chất của Nhà nớc; chế độ chính trị, chế
độ kinh tế, chế độ văn hoá và xã hội; quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân; hệ thống
tổ chức; nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan Nhà nớc. Hiến pháp là
bộ Luật cơ bản của Nhà nớc, là cơ sở căn cứ để hình thành một hệ thống pháp luật hoàn
chỉnh.
- Luật, bộ luật: Văn bản quản lý pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm cụ thể

hoá hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà
nớc.
b. Văn bản dới luật mang tính chất luật
- Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội. Văn bản quy phạm pháp
luật do Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội ban hành để ghi lại và chuyển đạt những
kết luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trơng, chính
sách, kế hoạch, biện pháp.
- Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dới luật, sau luật do uỷ ban thờng vụ
Quốc hội ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội
quan trọng tơng đối ổn định nhng cha có luật điều chỉnh.
5
- Lệnh của Chủ tịch nớc: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch ban hành để
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định.
- Quyết định của Chủ tịch nớc: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch nớc ban
hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật định.
c. Văn bản dới luật lập quy
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án Nhân dân tối cao, Hội
đồng Nhân dân các cấp.
- Nghị định của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tớng Chính phủ, Viện trởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối
cao, bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban
nhân dân các cấp.
- Chỉ thị của Thủ tớng Chính phủ, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trởng, thủ
trởng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc chính phủ, UBND các cấp.
- Thông t của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trởng, Thủ tớng cơ quan ngang
bộ, thủ trởng cơ quan thuộc Chính Phủ, Uỷ Ban liên tịch giữa các cơ quan Nhà nớc tổ
chức chính trị - xã hội.
1.3.2. Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp
luật do cơ quan, công chức Nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất

định nhằm đa ra quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tợng cụ thể, đợc
chỉ định rõ.
- Lệnh: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật
định nhằm đa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dới.
- Quyết định: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo
luật định nhằm đa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dới.
6
- Chỉ thị: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo
Luật định, có tính đặc thù nhằm đa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dới có quan
hệ trực tiếp về tổ chức với chủ thể ban hành.
- Điều lệ, quy chế, quy định: văn bản trình bày những vấn đề có liên quan đến
các quy định về hoạt động của một tổ chức, cơ quan nhất định. Có thể ban hành kèm
theo một văn bản khác nh quyết định, song cũng có thể ban hành một cách độc lập.
1.3.3. Văn bản hành chính thông thờng
Văn bản hành chính thông thờng dùng để chuyền đạt thông tin nh: công bố hoặc
thông báo về một chủ trơng, quyết định hay nội dung và kết qủa hoạt động của một cơ
quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch
chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nớc với tổ chức và công
dân. Văn bản hành chính thông thờng không đa ra các quyết định quản lý, do đó không
dùng để thay thế cho văn bản quản lý Nhà nớc hoặc văn bản cá biệt. Đây là một hệ
thống cơ bản đa dạng và phức tạp (ví dụ: công văn, thông báo, tờ trình...).
1.3.4. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan
Nhà nớc nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có
nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên,
không đợc tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã đợc mẫu hoá.
- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực nh tài chính, t pháp, ngoại giao...
- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực nh xây dựng, kiến trúc...
2. Chức năng của văn bản
2.1. Chức năng thông tin

Chức năng thông tin của mọi văn bản, nó tạo nên giá trị thực tế của văn bản. Văn
bản chứa đựng và chuyển tải từ đối tợng này sang đối tợng khác nhằm thoả mãn nhu
cầu thông tin của mọi đối tợng.
7
Các hình thức ghi tên và truyền tin hiện nay phong phú. Tuy thế, nhng trong hoạt
động quản lý sản xuất kinh doanh, văn bản vẫn là phơng tiện chủ yếu.
2.2. Chức năng quản lý
Chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động của
doanh nghiệp nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng này xuất hiện khi văn bản đợc sử dụng để thu thập thông tin, ban hành
tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Các bộ phận quản lý khi sử dụng các văn bản
để điều hành công việc là dựa trên chức năng quản lý của chúng.
2.3. Chức năng pháp lý
Chức năng này quan trọng, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các tổ chức cá
nhân khi hoạt động cho doanh nghiệp và thực hiện các nội quy của doanh nghiệp đề ra.
Chức năng này đợc thể hiện qua những việc sau: ghi lại các quy phạm pháp luật
và các về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội; là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các
doanh nghiệp; là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của
pháp luật hiện hành. Ban hành văn bản theo hớng này, các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền
lợi chính đáng của ngời lao động.
Về phơng diện pháp lý, văn bản và hệ thống văn bản quản lý có tác dụng rất quan
trọng trong việc xác định quan hệ pháp lý giữa ngời lãnh đạo và ngời - vị lãnh đạo trong
doanh nghiệp.
2.4. Chức năng văn hoá
Chức năng này tạo nền nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi ngời cùng hoạt
động trong doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp phát triển.
Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi ngời, mọi
lớp ngời về truyền thống của doanh nghiệp, gơng lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong

từng thời kỳ... Văn bản đợc hình thành với chất lợng cao xem nh biểu mẫu văn hoá có ý
nghĩa đối với đời sống con ngời.
8
2.5. Các chức năng khác
Ngoài các chức năng cơ bản trên, văn bản còn có những chức năng khác nh: chức
năng thống kê, kinh tế...
3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản
3.1. Những yêu cầu của văn bản
Là phơng tiện, công cụ để lãnh đạo điều khiển quá trình sản xuất kinh doanh và
quản lý trong một doanh nghiệp. Vì vậy, văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau:
3.1.1. Tính mục đích
Các loại văn bản về quản lý phải thể hiện đợc tính mục tiêu, giới hạn của nó. Phải
trả lời đợc các câu hỏi nh: Văn bản này làm ra để làm gì? Mức độ giải quyết đến đâu?
Văn bản có thống nhất với các văn bản khác hay không?...
Tính mục đích của văn bản quản lý phải quán triệt đầy đủ chủ trơng, chính sách
và các văn bản pháp quy của Nhà nớc hay trong doanh nghiệp, đồng thời phải phán ánh
một cách đúng đắn và đầy đủ những lợi ích và nguyện vọng của doanh nghiệp, cán bộ,
công nhân trong doanh nghiệp. Văn bản ban hành trái với pháp luật, với văn bản của
cấp trên sẽ bị huỷ bỏ hay đình chỉ thực hiện.
3.1.2. Tính khoa học
Văn bản về quản lý bao giờ cũng phải chứa đựng tính khoa học, nó thể hiện ở
chỗ văn bản phải có đủ thông tin cần thiết chính xác, rõ ràng.
Văn bản phải có đủ lợng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các
sự kiện, các số liệu phải chính xác, khách quan, kịp thời, nếu thận trọng phải ghi rõ
ngày tháng thu nhập số liệu ở phần ghi chú. Nội dung các mệnh lệnh, các ý tởng phải
hiện rõ ràng, rành mạch, không làm cho ngời đọc hiểu theo nhiều nghĩa.
3.1.3. Tính khả thi
Đây là một yêu cầu quan trọng. Văn bản yêu cầu đợc thực hiện phải phù hợp với
yêu cầu, năng lực, khả năng vật chất, hợp lý về tổ chức... với ngời thi hành. Đó là vấn đề
cốt lõi để xác lập trách nhiệm của họ trong các vấn đề cụ thể.

9
3.1.4.Tính đại chúng
Văn bản viết phải dễ hiểu, ai đọc cũng hiểu, trình độ nào đọc cũng hiểu - tức là
mọi ngời đọc văn bản chỉ có thể hiểu theo một cách nh nhau. Văn bản phải có nội dung
thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm tính phổ cập,
phổ biến, ngắn gọn, có sức thuyết phục.
3.1.5. Tính quy phạm
Văn bản có nhiệm vụ chủ yếu là truyền đạt ý nhà quản lý tới các phòng ban, đơn
vị trong doanh nghiệp, hay tới từng cá nhân trong doanh nghiệp. ý chí đó thờng là
mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán, hớng dẫn buộc các chủ thể phải thi hành. Văn bản pháp
quy phải quán triệt tính quy phạm, nó có thể bao gồm 3 phần: quy định, giả định và chế
tài. Văn bản có cấu tạo nội dung theo từng quy phạm thì mới dễ hớng dẫn, dễ thực hiện,
dễ nhớ, dễ hiểu và dễ thể hiện đợc tính nghiêm túc, chặt chẽ của văn bản.
3.2. Thể thức của văn bản
Văn bản quản lý hành chính Nhà nớc phải đợc xây dựng và ban hành đảm bảo
những yêu cầu về thể thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố nội dung và hình thức
đã đợc thể chế hoá. Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có
thể đợc bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu
văn bản đợc hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau
theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản.
Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây:
3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ)
- Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nớc;
- Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ
quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu;
- Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu);
10
- Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan
sinh sản ra văn bản ở dới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thờng, tên cơ quan sinh sản
ra văn bản in bằng chữ in hoa.

3.2.2. Số ký hiệu
- Đặt dới tên cơ quan ban hành;
3.2.3. Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dới Quốc hiệu.
3.2.4. Tên gọi và trích yếu văn bản
- Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định...) bao giờ cũng viết tên văn bản
liền với trích yếu;
- Vị trí đặt dới địa danh và thời gian;
- Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dới số và ký hiệu (trích yếu
phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn).
3.2.5. Dấu mật - khẩn
- Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thợng khẩn và hoả tốc.
- Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật.
3.2.6. Mẫu trình bày nội dung
- Theo tiêu chuẩn Nhà nớc TCVN - 5700 - 1992;
- Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản. Nội dung phải ngắn
gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ;
- Nội dung văn bản phải đợc viết dới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn
bản mà có cách trình bày khác nhau.
3.2.7. Chữ ký
- Bên dới chức danh, dới chữ ký là họ tên ngời ký;
- Không đợc ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi;
11
- Ngời ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung
văn bản mình ký;
- Việc ký văn bản phải đợc quy định rõ trong chế độ công tác văn th của doanh
nghiệp, đợc thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài
quy định.
3.2.8. Con dấu
- Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng.
Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp.

Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng.
- Nhân viên văn th phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không đợc cho ngời khác
mợn, khi đi vắng phải bàn giao cho ngời khác đợc thủ trởng chỉ thị. Con dấu phải giao
cho văn th lu trữ;
- Con dấu phải đợc giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không đợc mang về
nhà, theo ngời đi công tác. Ngời ký văn bản và ngời giữ đóng dấu không thể là một ng-
ời;
- Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực
đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ;
- Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ
khắc trên dấu.
3.2.9. Nơi nhận
- Là thành phần chỉ rõ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi
hành văn bản;
- Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc
trái, phía dới, tờ cuối cùng của văn bản (mục nơi nhận đối với các tổ chức cá nhân để
báo cáo, phối hợp thực hiện, để lu.);
- Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác;
12
- Nếu là công văn thờng thì có hàng chữ Kính gửi đơn vị nhận văn bản ngay d-
ới địa danh và ngày tháng năm.
4. Văn phong
Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản
vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác nh trạng
ngữ, định ngữ...
Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác
với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhng rõ
ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi ngời hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng
ngữ pháp làm cho nội dung đợc mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài
dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền

cảm.
Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc đợc nói đến
với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân. Văn phong phải có tính
khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, đợc sử dụng với cách diễn đạt
trong sáng.
5. Ngôn ngữ
- Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nớc, không dùng tiếng riêng của địa phơng
hoặc những từ cổ ít dùng;
- Dùng ngôn ngữ dân tộc, chỉ dùng những từ nớc ngoài khi nào từ ấy cha phiên
dịch ra tiếng Việt;
- Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tợng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong
văn bản hành chính rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.);
- Khi sử dụng tên các tổ chức quốc tế thông dụng thì viết tên chữ tiếng Việt và để
dấu ngoặc đơn tên viết tắt tiếng nớc ngoài.
13
II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp
1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý
Văn bản vừa là phơng tiện vừa là công cụ quản lý của doanh nghiệp, một công cụ
quan trọng để thực thi quyền lãnh đạo của giám đốc, là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận
quản lý trong một doanh nghiệp.
Văn bản chứa đựng tính quy phạm pháp lý, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. Văn
bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý.
Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ
kịp thời cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp có hiệu lực và hiệu quả.
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
2.1. Soạn thảo
- Lập chơng trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy
phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định.)
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo;

- Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo;
- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo.
2.2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp.
- Đây không phải bớc bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi
văn bản.
2.3. Thẩm định dự thảo
Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn
bản theo luật định hoặc tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phơng diện
sau đây:
14