khảo sát hệ thống xác định mục tiêu

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
CHƯƠNG 3:
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
CHƢƠNG 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG –
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
2
 Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu.
 Bài 2: Khảo sát chi tiết.
 Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
 Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu thập
thông tin cho quá trình phân tích.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
3
 Nội dung bài học
 Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.
 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.
 Xác định các rủi ro và các trở ngại
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
4
 Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.
 Thông thƣờng thì một hệ thống mới đƣợc xây dựng là nhằm
để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập
 Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới
thƣờng bắt đầu từ việc khảo sát sơ bộ và đánh giá hệ thống

cũ đó
 Mục đích của khảo sát hiện trạng:
 Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trƣờng hoạt động của hệ
thống.
 Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ
thống.
 Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần đƣợc kế thừa và các chỗ
bất hợp lý của hệ thống, cần đƣợc nghiên cứu khắc phục.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
5
 Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.
 Các mục đích chủ yếu của giai đoạn khảo sát sơ bộ có thể
phát biểu là:
 Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp
với xí nghiệp, ngƣời sử dụng và HTTT
 Xác định phạm vi của bài toán.
 Xác định nhóm ngƣời sử dụng, những ngƣời mà sẽ có thể bị chi
phối bởi sự phát triển hệ thống.
 Viết báo cáo, tài liệu dựa trên những phát hiện của việc khảo sát
ban đầu để có đƣợc cách nhìn bao quát, đầy đủ dƣới góc độ quản
lý dự án và những gợi ý để tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp
theo
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
6
 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.
 Việc khảo sát đƣợc thực hiện theo các nội dung sau:

 Tìm hiểu môi trƣờng xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ
cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.
 Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều
hành, sự phân cấp các quyền hạn.
 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phƣơng thức
xử lý các thông tin trong đó.
 Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức để
làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin.
 Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lƣu chuyển và xử lý
các thông tin và tài liệu giao dịch.
 Thống kê các phƣơng tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
 Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện
trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tƣơng lai.
 Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hƣớng giải quyết
 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
7
 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.
 Kết thúc giai đoạn khảo sát sơ bộ những câu hỏi sau đây sẽ
đƣợc làm rõ:
 Tại sao cần tiến hành khảo sát?
 Điều gì cần làm tiếp tục?
 Cần thực hiện trong bao lâu?
 Giá thành là bao nhiêu?
 Mạng lại lợi ích và có trở ngại gì?
 Kết quả của giai đoạn khảo sát sơ bộ là Hồ sơ khảo sát
 Các mô tả chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt
động của đơn vị cơ sở.

 Các yêu cầu cải tiến, phạm vi công việc tin học hoá, tính khả thi
của công việc và hiệu quả đem lại của công việc.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
8
 Xác định các rủi ro và các trở ngại
 Cần đặc biệt quan tâm tới các vấn đề ảnh hƣởng tới công
việc:
 Thiếu sự ủng hộ của nhà quản lý cấp cao:
 Không xác định được giới hạn vấn đề:
 Quá lạc quan:
 Vượt quá khả năng:
 Không làm người dùng thoả mãn:
Bài 2: Khảo sát chi tiết.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
9
 Nội dung bài học
 Mục đích của việc khảo sát chi tiết
 Nội dung khảo sát chi tiết và đánh giá hiện trạng.
 Xác định rủi ro và các trở ngại
Bài 2: Khảo sát chi tiết.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
10
 Mục đích của việc khảo sát chi tiết
 Mục tiêu của việc nghiên cứu, khảo sát chi tiết là tìm những
giải pháp tối ƣu về kỹ thuật, tài chính, thời gian tổ chức,….
 Kết quả của giai đoạn này là báo cáo về các yêu cầu của ngƣời

sử dụng, xác định dòng thông tin, đánh giá lựa chọn các giải
pháp.
 Khảo sát chi tiết đƣợc thực hiện theo hai hƣớng:
 Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu
 Xác định nguồn thông tin, yêu cầu về thông tin
Bài 2: Khảo sát chi tiết.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
11
 Phƣơng pháp thực hiện.
 Cần khảo sát để tìm hiểu xem hệ thống đang làm gì một
cách chi tiết, cụ thể là:
 Các nguồn thông tin
 Phần cứng/ phần mềm đang sử dụng.
 Các quy trình.
 Các biểu và báo cáo đang dùng.
 Tổ chức nhân sự.
 Chi phí.
 Chu kỳ và tần suất hoạt động.
Bài 2: Khảo sát chi tiết.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
12
 Lập hồ sơ khảo sát.
 Nội dung chủ yếu của khảo sát chi tiết là chi tiết hóa các quá
trình và các phƣơng thức tác động qua lại giữa các quá trình
và toàn bộ hệ thống.
 Khó khăn chủ yếu khi khảo sát hệ thống là sự tƣơng tác của các thủ
tục bởi vì các tƣơng tác đó thƣờng không diễn ra đơn giản.
 Có thể có những tƣơng tác sau:

 Tƣơng tác giữa các bộ phận.
 Tƣơng tác không chính thức.
 Tƣơng tác hợp thức nhƣng không thƣờng xuyên.
 Tƣơng tác đặc biệt nhƣng không hợp thức.
Bài 2: Khảo sát chi tiết.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
13
 Lập hồ sơ khảo sát.
 Hồ sơ đầu vào gồm:
 Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì.
 Mục đích: Dùng cho việc gì.
 Khối lƣợng: Kích thƣớc.
 Tƣờng thuật: Mô tả từng báo cáo.
 Nội dung chi tiết: Thông tin đƣợc bố trí nhƣ thế nào? đƣợc biểu diễn ra sao?
đƣợc đƣa ra nhƣ thế nào?
 Ngƣời sử dụng: Ai nhận tài liệu.
 Địa điểm: Cần phân phát ở đâu.
 Địa điểm: Cần phân phát ở đâu.
 Kiểm tra: Quản lý khi nào và ra sao.
 Hồ sơ đầu ra gồm:
 Mô tả chức năng.
 Mô tả các trƣờng dữ liệu.
 Quan hệ của nó với các đầu ra.
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
14
 Nội dung bài học
 Xác định phạm vi và các hạn chế

 Xác định các mục tiêu và ƣu tiên cho dự án.
 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi
 Lập kế hoạch triển khai dự án.
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
15
 Xác định phạm vi và các hạn chế
 Phạm vi có thể bao trùm cả cơ quan hay chỉ đụng chạm một vài bộ
phận nhỏ của cơ quan, bao quát công tác quản lý toàn diện hay chỉ
giải quyết một vài công tác quản lý riêng biệt nào đó.
 Trong một cơ quan, tổ chức, dù lớn hay nhỏ, thì hệ thống quản lý
thƣờng bao gồm nhiều hệ con (nhƣ quản lý nhân sự, quản lý tài
chính, quản lý vật tƣ, quản lý sản xuất,…) và mỗi hệ con này lại
gồm nhiều hệ nhỏ hơn (chẳng hạn quản lý kho, xử lý đơn hàng, ).
 Có thể có ba loại hạn chế:
 Hạn chế về nhân lực.
 Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật.
 Hạn chế về tài chính
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
16
 Xác định các mục tiêu và ƣu tiên cho dự án.
 HTTT đƣợc xây dựng là nhằm vào các mục đích sau:
 Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý; đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật.
 Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động; tăng
thu nhập, hoàn vốn nhanh.
 Mang lại lợi ích sử dụng: nhanh chóng, thuận tiện.

 Khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống cũ; hỗ trợ các chiến
lƣợc phát triển lâu dài; đáp ứng các ƣu tiên, ràng buộc và hạn
chế đã đƣợc áp đặt.
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
17
 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
 Việc đƣa ra giải pháp vào giai đoạn này, nghĩa là vào lúc mới
chỉ tìm hiểu sơ bộ, khi chƣa có một sự phân tích sâu sắc và
một sự cân nhắc kỹ lƣỡng quả thật là có phần hơi sớm. Tuy
nhiên việc đó không thể trì hoản vì các lý do sau đây:
 Trƣớc hết là bên sử dụng không thể chờ đợi lâu hơn.
 Mặt khác, bên xây dựng hệ thống cũng cần có một sự xác định
giải pháp nhƣ thế.
 Việc đƣa ra một giải pháp “thô” nhƣ thế chỉ bao gồm các
quyết định đại thể:
 Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp
chính để đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng.
 Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp
chính để đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng.
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
18
 Lập kế hoạch triển khai dự án.
 Gồm các công việc chính sau đây:
 Lập hợp đồng triển khai dự án.
 Dự trù thiết bị và kinh phí.
 Tổ chức nhóm làm việc.

 Sự điều hành dự án.
 Xác định tiến trình dự án.
Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu
thập thông tin cho quá trình phân tích.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
19
 Nội dung bài học
 Phƣơng pháp phỏng vấn (Phƣơng pháp 1)
 Phƣơng pháp sử dụng phiếu điều tra (Phƣơng pháp 2)
 Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phƣơng pháp 3)
 Phƣơng pháp quan sát hệ thống (Phƣơng pháp 4)
Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu
thập thông tin cho quá trình phân tích.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
20
 Phƣơng pháp phỏng vấn (Phƣơng pháp 1)
 Phỏng vấn là một phƣơng pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và
thông dụng nhất. Phƣơng pháp này đặc biệt hữu hiệu khi ngƣời phân
tích ít am hiểu trong lĩnh vực nghiệp vụ
 Những điều cần lƣu ý khi phỏng vấn:
 Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn.
 Thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn.
 Tình huống phỏng vấn.
 Câu hỏi mở.
 Câu hỏi trực tiếp.
 Những câu hỏi cần tránh.
Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu
thập thông tin cho quá trình phân tích.

29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
21
 Phƣơng pháp sử dụng phiếu điều tra (Phƣơng pháp 2)
 Sử dụng khi đối tƣợng phỏng vấn lớn.
 Điều tra là một phƣơng pháp thông dụng của thống kê.
 Sau khi thu đƣợc kết quả điều tra của mẫu, ngƣời ta suy ra kết quả cho toàn
bộ tổng thể với một mức chính xác nào đó.
 Khi thu thập thông tin trong HTTT ngƣời ta thƣờng áp dụng phƣơng pháp
điều tra chọn mẫu.
 Khi điều tra, ta phải chọn các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh
vực.
 Thông thƣờng, phiếu điều tra bao gồm các nội dung chính:
 Chức năng nhiệm vụ, tổ chức của bộ phận.
 Mô tả các quy trình hoạt động nghiệp vụ chính của bộ phận
 Việc trao đổi thông tin với các đơn vị khác (đầu vào, đầu ra, định kỳ
trao đổi)
 Các khó khăn, vƣớng mắc, các kiến nghị trong các khâu quản lý.
Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu
thập thông tin cho quá trình phân tích.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
22
 Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phƣơng pháp 3)
 Nghiên cứu tài liệu về hệ thống là bƣớc đầu tiên của quá trình phân
tích hệ thống và cũng là phƣơng pháp thu thập thông tin đầu tiên
thƣờng đƣợc áp dụng.
 Các tài liệu bao gồm toàn bộ các mẫu biểu đầu vào và đầu ra, các
quy định về quy trình hoạt động của đơn vị.
 Nghiên cứu về hệ thống đƣợc bắt đầu từ nghiên cứu môi trƣờng của

HTTT bao gồm:
 Môi trƣờng bên ngoài.
 Môi trƣờng kỹ thuật.
 Môi trƣờng vật lý.
 Môi trƣờng tổ chức.
Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu
thập thông tin cho quá trình phân tích.
29 December 2009
Hệ thống thông tin quản lý
23
 Phƣơng pháp quan sát hệ thống (Phƣơng pháp 4)
 Ngƣời phân tích dƣới dạng thực tập viên tới làm việc ở đơn vị trong
một thời gian nào đó.
 Các quan sát bắt đầu từ việc theo dõi quan sát các quy trình hoạt
động tiến tới xác định mục đích hoạt động chính của đơn vị.
 Tuy nhiên, phƣơng pháp quan sát hệ thống cũng có một số hạn chế.
 Hệ thống cũ sẽ bị thay thế nên không còn ý nghĩa nhiều nữa.
 Những ngƣời bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu.
 Việc quan sát cũng thƣờng đòi hỏi khá nhiều thời gian
 Bƣớc tiếp theo là tiến hành quan sát chi tiết
 Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu
 Xác định các nguồn thông tin, yêu cầu về thông tin