149 hoàn thiện công tác Kế toán Nguyên vật liệu

Lời nói đầu
Kế toán nguyên vật liệu (NVL) là một phần của công tác kế toán trong
doanh nghiệp kinh doanh. Nó xử lý và cung cấp thông tin về tình hình mua sắm
các yếu tố đầu vào là các nguyên vật liệu của quá trình sản xuất, cũng nh tình
hình kho sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Thông qua kế toán NVL doanh nghiệp có đợc những tài liệu cần thiết để
xác định chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó xác định giá thành sản phẩm, dịch
vụ là chỉ tiêu quan trọng để xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp,
hiệu quả sử dụng vốn đồng thời giúp quản lý tốt hơn chi phí cho các yếu tố đầu
vào này.
ở Việt Nam từ khi áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 1/1/99 thay đổi cách
tính thuế, thu thuế của Nhà nớc từ đó làm ảnh hởng đến việc tính giá thành thực
tế nguyên vật liệu nhập kho cũng nh công tác hạch toán nguyên vật liệu thì việc
hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL sao cho phù hợp
với điều kiện mới, phù hợp với chính sách mới của Nhà nớc, của bộ Tài chính
cũng nh phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp là điều cần thiết.
Xuất phát từ đó, chuyên đề này đợc viết nhằm mục đích góp phần làm hiểu
thêm công tác kế toán NVL cũng nh thực trạng của công tác này tại các doanh
nghiệp để từ đó thấy đợc những mặt còn tồn tại, đề xuất những ý kiến với hy
vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL. Với phơng
pháp nghiên cứu chuyên đề tìm ra những tồn tại và đề xuất ý kiến thì: Bản
chuyên đề này ngoài lời nói đầu và phần kết luận gồm có 2 phần chính.
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL.
Phần II: Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế
toán NVL trong các doanh nghiệp kinh doanh.
1
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL
I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện:
Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ng-
ời. Để sản xuất ra nhiều của cải vật chất, các nhà doanh nghiệp phải quan sát
hành vi kinh tế (mua bán, thu chi). ghi chép lại, hệ thống, tổng hợp, phân tích và

đa ra những thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả cao. Công
việc đó gọi là hạch toán kế toán. Xã hội càng phát triển, nền kinh tế càng đi lên
thì vai trò của kế toán càng trở nên quan trọng nó trở thành công cụ đắc lực
trong việc quản lý kinh tế.
Nh vậy việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho phù hợp với sự phát triển
và đổi mới của nền kinh tế là điều tất yếu.
Đặc biệt trong điều kiện nớc ta hiện nay khi chuyển đổi nền kinh tế từ tập
trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng với những đổi mới thực sự trong cơ chế
quản lý kinh tế - tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thích ứng
với cơ chế mới luôn luôn đợc đặt ra và cần thiết.
Kế toán nghiệp vụ xuất nhập - là một mảng quan trọng trong hệ thống kế
toán nói chung, do vậy việc hoàn thiện công tác này cũng là điều tất yếu, nhất là
từ khi luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ 01/10/99 thì hoàn thiện công tác này
sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tính đúng, tình đủ giá nhập - xuất NVL từ đó làm
cơ sở cho việc tính đúng giá thành sản phẩm - một trong những chỉ tiêu quan
trọng của mỗi giá trị sản xuất kinh doanh trong kinh tế thị trờng.
II. Một số vấn đề cơ bản về nguyên - vật liệu.
1. Khái niệm NVL và nhiệm vụ hạch toán NVL.
* Khái niệm NVL là đối tợng lao động đợc biểu hiện bằng hình thái vật
chất khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, trị giá NVL chueyẻn 1 lần
vào chi phí sản xuất kinh doanh.
2
* Nhiệm vụ hạch toán NVL.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết vật liệu nhập, xuất, tồn kho bằng thớc đo
hiệu vật và tiền.
- Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của
doanh nghiệp.
- Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù
hợp với các đối tợng sử dụng.
- Tham gia vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả

kiểm kê.
- Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL, đối
chiếu với định mức dự trữ để kịp thời xuất hiện vật liệu thừa thiếu so với định
mức từ đó đề xuất với doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời kế hoạch cung cấp đảm
bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và liên tục.
2. Phân loại NVL:
Theo vị trí tác dụng của NVL đối với quy trình công nghệ sản xuất sản
phẩm, có thể chia thành các loại nh sau:
- NVL chính: là những NVL khi tham gia vào qúa trình sản xuất nó kết
hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoai của sản phẩm,
làm tăng thêm chất lợng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hay có thể
làm quá trình sản xuất đợc tiến hành một cách thuận lơị.
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
kinh doanh nó tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nh
than, củi, xăng, dầu
- Phụ tùng thay thế: là những bộ phận phụ tùng, chi tiết máy doanh nghiệp
muavào để thay thế khi sửa chữa TSCĐ.
- Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc
doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản.
- Phế liệu là những vật liệu không còn tình năng tác dụng đối với quy trình
công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi đợc do sản phẩm
hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý TSCĐ hoặc các nguyên nhân khác.
3
- Các loại vật liệu khác: là những vật liệt mang tính đặc thù riêng có trong
một số doanh nghiệp, ngoài các loại vật liệu kể trên nh bao bì, vật đóng góp, vật
liệu sử dụng luân chuyển.
Theo nguồn nhập nguyên liệu có thể chia thành:
- NVL mua vào.
- NVL đợc cấp.
- NVL tự sản xuất gia công.

- NVL nhận vốn góp liên doanh.
NVL đợc viên trợ, biếu tặng.
- NVL phát hiện thừa trong kiểm kê.
3. Xác đinh giá NVL nhập - xuất kho.
a. Giá NVL nhập kho:
Giá thực tế NVL nhập = giá mua + chi phí mua trực tiếp ghi hoá đơn có 2
trờng hợp:
+ Nếu doanh nghiệp phải áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ thì thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế của NVL nhập kho.
Chi phí mua trực tiếp: là chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế kho bãi, chi phí
hao hụt trong định mức và trên định mức.
- Với NVL tự sản xuất gia công:
Giá thực tế của NVL = giá thành thực tế của NVL đã sản xuất gia công
- Với NVL đợc cấp:
Giá thực tế của NVL = giá ghi trên trên hoá đơn của bên cấp
- Với NVL nhận vốn góp liên doanh.
Giá thực tế của NVL = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị
- Với NVL đợc biếu tặng, viện trợ:
Giá thực tế của NVL = giá mua trên thị trờng của NVL cùng loại
4
b. Giá NVL xuất kho:
+ = +
Tuỳ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp về số lợng danh điểm vật liệu,
số lần nhập xuất, điều kiện kho bãi . để doanh nghiệp lựa chọn 1 ph ơng pháp
tính giá xuất thích hợp.
Các phơng pháp tính giá xuất thờng dùng:
<1> Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FiFo) theo phơng pháp này mặt
hàng nào nhập trớc sẽ xuất trớc theo giá thực tế của lần nhập đó, khi hết mới
tính đến mặt hàng tiếp theo.
<2> Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LiFo): Theo phơng pháp này mặt

hàng nào nhập sau cùng sẽ đợc xuất trớc, khi hết mới tính đến mặt hàng nhập tr-
ớc nó tiếp theo.
<3> Phơng pháp bình quân theo một lần nhập: Theo phơng pháp này cứ
sau 1 lần nhập kế toán phải tính giá bình quân để làm căn cứ xuất kho.
<4> Phơng pháp bình quana cả kỳ: Theo phơng pháp này cứ sau 1 kỳ kế
toán tính giá bình quân để làm căn cứ tính giá xuất của các nghiệp vu trong kỳ.
<5> phơng pháp giá hạch toán: Theo phơng pháp này hàng nhập kho và
xuất kho cứ tính theo 1 giá tuỳ ý (gọi là giá hạch toán). Tới cuối kỳ khi xác định
đợc giá thực tế, kế toán điều chỉnh giá thực tế theo giá hạch toán thông qua hệ
số giá.
<6> Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này giá xuất
của mặt hàng nào thì đợc tính ngay giá nhập của mặt hàng đó gắn với từng mặt
hàng va từng lần cụ thể.
III. Kế toán NVL theo phơng pháp KKTX:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên thích hợp với các doanh nghiệp quy mô
lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền,
điều kiện bảo quản thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất. Theo phơng
pháp này kế toán ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất NVL hàng ngày theo
từng lần phát sinh trên tài khoản 152.
5
Ưu điểm của phơng pháp này là ghi chép phản ánh kịp thời tình hình biến
động va số hiện có của NVL, tăng cờng công tác quản lý NVL, đảm bảo an toàn
cho NVl trong quá trình bảo quản, số liệu tài liệu do kế toán cung cấp.
Tuy nhiên nhợc điểm của nó là ghi chép nhiều, có thể làm giảm năng suất
lao động của kế toán và đòi hỏi điều kiện bảo quản nguyên kiệu phải thuận lợi
cho việc theo dõi tình hình nhập xuất.
1. Kế toán nhập kho NVL.
Khi nhập kho NVL, kế toán ghi vào bên nợ tài khoản 152, tuỳ theo nguồn
nhập mà ghi có các tài khoản liên quan.
- Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối

thợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế:
Nợ 152: giá mua NL cha có thuế GTGT
Nợ 133: thuế GTGT đợc khấu trừ
Có 111,112,141,331: số tiền theo giá thanh toán
- Mua NVL sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối
tợng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
Nợ 152: giá thanh toán gồm cả thuế GTGT.
Có 111, 112, 141, 311
- Trờng hợp doanh nghiệp mua NVL đồng thời sử dụng cho 2 hoạt động
sản xuất kinh doanh thuộc 2 đối tợng chịu thuế khác nhau (theo phơng pháp
khấu trừ hay trực tiếp hay không chịu thuế GTGT) doanh nghiệp đợc phép hạch
toán NVL theo giá mua cha có thuế và toàn bộ thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào
tài khoản 133, cuối kỳ tính phân bổ cho sản phẩm chịu thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ để khấu trừ thuế và phân bổ cho sản phẩm không thuộc đối tợng
chịu thuế GTGT ghi vào giá vốn hàng bán. Ví dụ cho trờng hợp này nh: Mua
nho về dùng bán nớc giải khát và nấu rợu.
- Mua NVL nhập kho phát sinh thiếu cha rõ nguyên nhân kế toán ghi sổ
nhập kho theo số thực nhập và căn cứ vào biên bản kiểm nhận, kế toán ghi trị
giá NL thiếu tổn thất vào TK 1381:
Nợ 152: giá mua NVL thực nhận.
6
Nợ 1381: giá mua NVL thiếu
Nợ 133: thuế GTGT đợc khấu trừ theo hoá đơn.
Có 331: tổng số tiền phải trả ngời bán.
Khi xác định đợc nguyên nhân thiếu, tổn thất, tùy theo nguyên nhân và
cách xử lý mà ghi vào các tài khoản liên quan:
+ Nếu do bên bán xuất nhầm, bên bán chờ đền bù:
Nợ 152: trị giá NVL nhập kho
Có 1381
+ Nếu do bên bán xuất nhầm nhng không có nguyên liệu để bù, doanh

nghiệp đợc giảm trừ phần số tiền phải trả:
Nợ 311: tổng số tiền theo giá thanh toán
Có 1381: giá mua cha có thuế GTGT.
Có 133: thuế GTGT.
+ Nếu đợc quy trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng:
Nợ 1388: giá thanh toán của NVL lúc mua vào
Có 1381: giá mua cha có thuế GTGT
Có 133: thuế GTGT đầu vào
+ Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức, hội đồng quyết định ghi vào chi
phímua NL:
Nợ 152: trị giá NL thiếu tổn thất trong định mức.
Có 1381
+ Nếu thiếu hụt tổn thất do nguyên nhân khách quan, ngoài khả năng khắc
phục của ngời chịu trách nhiệm (bất khả kháng) kế toán ghi vào chi phí bất th-
ờng.
Nợ 821: trị giá NL thiếu tổn thất.
Có 1381
- Mua NVL nhập kho phát hiện thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ
nhập kho cả NL thừa:
7
Nợ 152: giá mua NL thực phẩm
Nợ 133: thuế GTGT theo hoá đơn
Có 331: số tiền phải trả ngời bán theo hoá đơn
Có 3381: giá mua của Nl thừa
Khi xác định đợc nguyên nhân:
+ Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả Nl thừa, bên bán
đồng ý:
Nợ 3381: giá mua cha có GTGT
Nợ 133: thuế GTGT đầu vào
Có 331: tổng số tiền phải trả thêm ngời bán

+ Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán
Nợ 3381
Có 152: trị giá Nl trả lại bên bán
+ Nếu do dôi thừa tự nhiên, bên mua đợc hởng kế toán ghi vào thu nhập
bất thờng:
Nợ 3381: Trị giá Nl dôi thừa tự nhiên
Có 721
Tuy nhiên trờng hợp nhập kho Nl mua vào, phát sinh thiếu (thừa) xác định
ngay nguyên nhân thì tuỳ theo từng nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào tài
khoản liên quan, không cần ghi qua tài khoản 1381 và 3381.
- Nếu nhập kho NL có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc NL sai
hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào tài khoản 002:
Nợ TK 002: Trị giá Nl bảo quản hộ
Khi xuất kho trả lại bên bán:
Có 002: Trị giá Nl trả lại bên bán
- Nhập kho NL tự sản xuất gia công:
Nợ 152
Có 154: Giá thành thực tế của Nl
8
- Nhập kho NVL đợc cấp, biếu tặng, viện trợ và nhận vốn góp liên doanh:
Nợ 152: Trị giá thực tế của NVL nhập kho
Có 411
- Nhập kho NVL không dùng hết ở bộ phận sản xuất :
Nợ 152
Có 621: Chi phí NVL cho sản xuất
- Trờng hợp NVL đợc mua từ tháng trớc, nhập kho doanh nghiệp tháng
này. Khi nhận đợc phiếu nhập vật t phản ánh số NVL này kế toán căn cứ vào
chứng từ nhập kho NVL và giá mua ghi:
Nợ 152
Có 157

- Nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất :
Nợ 152
Có 621, 154, 142, 721
- Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu:
Nợ 152
Có 222
- Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế GTGT đợc khấu trừ:
+ Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ trong kỳ:
Nợ 3331: thuế GTGt phải nộp
Có 133: thuế GTGT đợc khấu trừ
+ Số thuế GTGT không đợc khấu trừ trong kỳ:
* Nếu đợc tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ 632: giá vốn hàng bán.
Có 133: thuế GTGT đợc khấu trừ
* Nếu đợc tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán sau:
Nợ 142: Chi phí trả trớc
9