286 Tìm hiểu việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Kiểm toán VN

đề án môn học kiểm toán tài chính
lời mở đầu
Chơng trình kiểm toán là bớc cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, là
những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn
thành và sự phân công lao động giữa các kiểm toán viên (KTV) cũng nh dự kiến về
những t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Thiết kế chơng trình kiểm
toán đúng đắn sẽ là cơ sở để KTV thu thập bằng chứng có giá trị góp phần đa ra các
nhận xét xác đáng về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán góp phần giữ vững và
nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty kiểm toán đối với khách hàng. Chính vì
tầm quan trọng đó mà chơng trình kiểm toán đợc thiết kế cho từng tài khoản trên
BCTC của doanh nghiệp đợc kiểm toán và đợc thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo ra đầy đủ
các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Không
những thế chu trình này còn liên quan đến rất nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian
kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán.
Do tầm quan trọng của việc thiết kế chơng trình kiểm toán và của chu trình mua
hàng và thanh toán nên em đã chọn đề tài Tìm hiểu việc thiết kế chơng trình
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Kiểm toán Việt nam.
Nhằm tìm hiểu công tác thiết kế chơng trình kiểm toán cho một chu trình kiểm
toán cụ thể từ lý thuyết đến thực tại.
Ngoài phần Mở đầu và kết luận bài viết chia làm 2 nội dung cơ bản:
Phần I. Cơ sở lý luận của việc thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán.
Phần II. Thực tế việc thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty kiểm toán Việt nam (VACO).
Trong bài viết em dùng phơng pháp biện chứng duy vật để lý giải dẫn dắt vấn đề
từ xa đến gần, từ những công việc của kế toán chu trình mua hàng và thanh toán tới
những hoạt động của KTV đối với chu trình này. Ngoài ra em còn kết hợp việc sử
dụng các bảng biểu để giải thích vấn đề một cách khoa học hơn.
Do hạn chế về thời gian nên bài viết chỉ đề cập đến những vấn đề liên quan trực
tiếp đến quá trình thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

trong phần ký luận. Và trong thực tiễn tại công ty VACO bài viết cũng chỉ mô tả
việc thiết kế chơng trình kiểm toán mà cha đa ra một chơng trình cụ thể đợc VACO
thiết lập cho một cuộc kiẻm toán tại một khách hàng cụ thể.



1
đề án môn học kiểm toán tài chính

NộI DUNG
Phần I: Cơ sở lý luận của việc thiết kế chơng trình kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán
I. Chơng trình kiểm toán và việc thiết kế chơng trình kiểm toán
1. Chơng trình kiểm toán
Chơng trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần
thực hiện, thời gian hoàn thành, và sự phân công lao động giữa các KTV cũng nh
dự kiến về những t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Trọng tâm của
chơng trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với từng
khoản mục hay bộ phận đợc kiểm toán.
Chơng trình kiểm toán đợc thiết kế phù hợp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích:
Sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc, và nhân lực, đảm bảo sự phối hợp
giữa các KTV cũng nh hớng dẫn chi tiết cho các KTV trong quá trình kiểm toán.
Đây là phơng tiện để chủ nhiệm kiểm toán (ngời phụ trách kiểm toán) quản lý,
giám sát cuộc kiểm toán thông qua việc xác định các bớc công việc đợc thực hiện.
Bằng chứng kiểm toán để chứng minh các thủ tục kiểm toán đã thực hiện. Thông
thờng sau khi hoàn thành một cuộc kiểm toán, KTV ký tên hoặc ký tắt lên chơng
trình kiểm toán liền với thủ tục kiểm toán vừa hoàn thành.

Việc lập chơng trình kiểm toán là bắt buộc cho mọi cuộc kiểm toán. Chuẩn mực
kiểm toán Việt Nam số 300 Lập kế hoạch kiểm toán (VSA 300) quy định chơng

trình kiểm toán phải đợc lập và thực hiện với mọi cuộc kiểm toán, trong đó xác
định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để thực
hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể. Khi xây dựng chơng trình kiểm toán KTV phải
xem xét các đánh giá về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát cũng nh mức độ đảm bảo
phải đạt đợc thông qua thử nghiệm cơ bản. KTV cần xem xét:
Thời gian để thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
Sự phối hợp từ phía khách hàng, từ trợ lý kiểm toán trong nhóm và sự tham gia của
KTV khác hoặc các chuyên gia khác.
2. Quy trình thiết kế chơng trình kiểm toán.


2
đề án môn học kiểm toán tài chính
Chơng trình kiểm toán của hầu hết các cuộc kiểm toán đợc thiết kế thành ba
phần: khảo sát nghiệp vụ, các thủ tục phân tích, và khảo sát chi tiết số d.
Mục tiêu kiểm toán của các hình thức khảo sát này là:
Sự tồn tại và phát sinh: KTV có trách nhiệm thu thập bằng chứng về sự tồn tại
của các tài sản bằng các kỹ thuật kiểm toán.
Quyền và nghĩa vụ: Đơn vị phải có quyền sở hữu với tài sản và có nghĩa vụ phải
thanh toán với các khoản công nợ đợc trình bày trên báo cáo tài chính. Do vậy KTV
cần phải kiểm tra chủ quyền với các khoản nợ phải trả, KTV cũng phải xem đó có
thực sự phải là nghĩa vụ của công ty không.
Sự ghi chép đầy đủ: KTV cần thu thập bằng chứng để chứng minh là mọi nghiệp
vụ, tài sản, công nợ đều đợc phản ánh đầy đủ trong BCTC.
Sự đánh giá: KTV cần thu thập bằng chứng để xem tài sản, công nợ có đợc đánh
giá đúng theo những chuẩn mực kiểm toán hiện hành hay không.
Sự ghi chép chính xác:KTV phải xác định quá trình tính toán, tổng cộng luỹ kế
các số liệu trên BCTC xem có chính xác hay không.
Trình bày và khai báo: Các nhà quản lí có trách nhiệm phản ánh trung thực về
tình hình tài chính, kết quả hoạt động và trình bày đầy đủ các thủ tục kiểm toán

thích hợp để đảm bảo cho việc thực thi các vấn đề trên.

Trên cơ sở các mục tiêu kiểm toán tổng quát, khi thiết kế chơng trình kiểm toán
cho từng khoản mục, KTV sẽ xác định những mục tiêu kiểm toán riêng biệt và đề
ra những thủ tục kiểm toán cần thiết cho khoản mục liên quan.
Kết quả thực hiện các khảo sát sẽ giúp mở rộng hay thu hẹp phạm vi áp dụng
các hình thức khảo sát cơ bản ( Khảo sát nghiệp vụ, thủ tục phân tích và khảo sát
chi tiết số d ).
Việc thiết kế các hình thức khảo sát kiểm toán đều gồm bốn nội dung : Xác định
thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gian thực hiện.
Các thủ tục kiểm toán cần sử dụng : Đây là những hớng dẫn chi tiết về quá trình
thu thập một loại bằng chứng cá biệt ở một thời điểm nào đó trong khi tiến hành
kiểm toán.
Quy mô chọn mẫu :Do đối tợng kiểm toán bao gồm nhiều loại nghiệp vụ khác
nhau với khối lợng nghiệp vụ phát sinh rất lớn, KTV không thể kiểm tra đợc hết
100% các nghiệp vụ phát sinh. Nhng những ngời sử dụng thông tin lại đòi hỏi KTV
phải có kết luận chính xác về các thông tin đó. Vì vậy KTV phải tiến hành chọn
mẫu theo phơng pháp kế hoạch để chọn đợc mẫu có tính đại diện, phản ánh đợc đặc
trng của tổng thể.
Khoản mục đợc chọn :khi quyết định đợc số lợng mẫu thì lại phải chọn mẫu có
tính đại diện, do vậy phơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên thờng hay đợc sử dụng ( Sử


3
đề án môn học kiểm toán tài chính
dụng bảng số ngẫu nhiên ). Ngoài ra, nếu nghiệp vụ nào bất thờng hoặc có số tiền
lớn thì cũng đợc xem xét đến mặc dù không có trong mẫu.
Thời gian thực hiện: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc các thủ tục kiểm toán
đã đề ra.Phần lớn các trắc nghiệm trực tiếp số d đợc thực hiện vào thời điểm cuối
kỳ ( kết thúc niên độ kế toán ). Tuy nhiên đối với các khách hàng muốn công bố

báo cáo tài chính sớm ngay sau ngày lập bảng cân đối tài sản, thì những khảo sát
trực tiếp số d tốn nhiều thời gian sẽ đợc làm từ giữa kỳ và KTV sẽ thực hiện các thủ
tục kiểm toán bổ sung vào cuối năm để cập nhật các số d đã kiểm toán giữa kỳ
thành số d cuối kỳ.
a. Thiết kế các thủ tục khảo sát nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát: Việc thiết kế các thủ tục kiểm toán khảo sát nghiệp vụ th-
ờng tuân theo phơng pháp luận, gồm bốn bớc sau:
+ Cụ thể hoá các mục tiêu KSNB cho từng khoản mục đang đợc khảo sát.
+ Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù mà có tác dụng làm giảm rủi ro kiểm soát
của từng mục tiêu KSNB.
+ Thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với từng quá trình kiểm soát đặc thù nói trên.
+ Thiết kế các thủ tục khảo sát chính thức nghiệp vụ theo từng mục tiêu KSNB có
xét đến nhợc điểm của hệ thống KSNB và kết quả ớc tính của các khảo sát kiểm
soát.
Quy mô chọn mẫu:Trong khảo sát nghiệp vụ, để xác định quy mô chọn mẫu ngời
ta thờng dùng phơng pháp chọn mẫu thống kê đợc sử dụng để ớc tính tỷ lệ của các
phần tử trong một tổng thể có chứa một đặc điểm hoặc thuộc tính đợc quan tâm.
Khoản mục đợc chọn: Sau khi xác định quy mô mẫu chọn, KTV phải xác định các
phần tử cá biệt mang tính đại diện cao cho tổng thể.
Thời gian thực hiện: Các cuộc khảo sát nghiệp vụ thờng đợc tiến hành vào thời
điểm giữa năm hoặc thời điểm kết thúc năm. Các khảo sát giữa năm đợc thực hiện
giúp kết thúc kiểm toán ngay sau ngày lập bảng cân đối kế toán vì đó cũng là mong
muốn của khách hàng và để giúp hãng kiểm toán giãn đều công việc suốt trong
năm. Với các khảo sát giữa năm, các khảo sát bổ sung sẽ đợc thực hiện ngay sau đó
đối với các nghiệp vụ từ ngày giữa năm đến ngày kết thúc năm.
b. Thiết kế các thủ tục phân tích
Các thủ tục phân tích đợc thiết kế để đánh giá tính hợp lý chung của các số d tài
khoản đang đợc kiểm toán. Trên cơ sở kết quả của việc thực hiện các thủ tục phân
tích đó, KTV sẽ quyết định mở rộng hay thu hẹp các khảo sát số d. Trong giai đoạn
thực hiện kế hoạch kiểm toán, quy trình phân tích còn bao hàm những thủ tục phân

tích chi tiết đối với các số d tài khoản và đợc thực hiện qua các bớc sau:


4
đề án môn học kiểm toán tài chính
Xác định số d tài khoản và sai sót tiềm tàng cần đợc kiểm tra.
Tính toán giá trị ớc tính của tài khoản cần đợc kiểm tra.
Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận đợc.
Xác định số chênh lệch trọng yếu cần đợc kiểm tra.
Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu.
Đánh giá kết quả kiểm tra.
c. Thiết kế các khảo sát chi tiết số d.
Việc thiết kế các khảo sát chi tiết số d cho từng khoản mục trên BCTC đợc tiến
hành theo phơng pháp luận nh sau:
Sơ đồ: Phơng pháp luận thiết kế các khảo sát chi tiết số
d
Đánh giá tính trọng yếu,rủi ro cố hữu đối với các khoản mục khảo sát
Đánh giá rủi ro kiểm soát với chu kỳ kiểm toán đang thực hiện
Thiết kế các cuộc khảo sát, khảo sát chính thức nghiệp vụ và các thủ tục phân
tích, dự toán kết quả.
- Thiết kế các khảo sát chi tiết số d của khoản mục đang đợc xét để thoả mãn
các mục tiêu kiểm toán đặc thù.
- Các thủ tục kiểm toán
- Quy mô chọn mẫu
- Khoản mục đợc chọn
Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu đối với các khoản mục đang khảo
sát:Thông qua ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ tính trọng yếu này cho
từng khoản mục trên BCTC, KTV sẽ xác định mức sai sót kế toán chấp nhận đợc
cho từng khoản mục. Sai số chấp nhận đợc của mỗi khoản mục càng thấp thì đòi
hỏi số lợng bằng chứng kiểm toán thu thập càng nhiều và do đó các khảo sát chi tiết

nghiệp vụ và khảo sát chi tiết số d sẽ đợc mở rộng và ngợc lại.
Rủi ro cố hữu cho từng khoản mục càng cao thì số lợng bằng chứng kiểm toán
phải thu thập càng nhiều và do đó các khảo sát chi tiết sẽ đợc mở rộng và ngợc lại.
Đánh giá rủi ro kiểm soát: Quá trình kiểm soát có hiệu quả sẽ làm giảm rủi ro
kiểm soát, do đó số lợng bằng chứng cần thu thập trong các cuộc khảo sát chính
thức nghiệp vụ và khảo sát chi tiết số d giảm xuống, chi phí kiểm toán giảm xuống
và ngợc lại.


5
đề án môn học kiểm toán tài chính
Thiết kế và dự đoán kết quả khảo sát kiểm soát, khảo sát nghiệp vụ và các thủ
tục phân tích : Các hình thức khảo sát kiểm toán này đợc thiết kế với dự kiến là sẽ
đạt đợc một số kết quả nhất định. Các kết quả dự kiến này sẽ ảnh hởng tới việc thiết
kế các khảo sát số d tiếp theo.

Thiết kế các khảo sát chi tiết số d để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù
của khoản mục đang xét : các khảo sát chi tiết số d đợc thiết kế dựa trên kết quả ớc
tính của các khảo sát kiểm toán trớc đó và chúng đợc thiết kế làm các phần :Thủ
tục kiểm toán, quy mô chọn mẫu và thời gian thực hiện.
Trên thực tế khi đã đợc thiết kế, các thủ tục kiểm toán ở các hình thức khảo sát
trên sẽ đợc kết hợp và sắp xếp lại theo một chơng trình kiểm toán. Chơng trình
kiểm toán ban đầu đợc thiết kế sớm trong cuộc kiểm toán và có thể cần phải sửa đổi
do hoàn cảnh thay đổi. Việc thay đổi chơng trình kiểm toán ban đầu không phải là
điều bất thờng vì việc dự kiến trớc tất cả các tình huống xảy ra là rất khó khăn.
Theo ISA 300, lập kế hoạch kiểm toán và chơng trình kiểm toán cần đợc sửa
đổi lại, nếu cần, trong suốt quá trình kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán phải
mang tính liên tục trong suốt cuộc kiểm toán do đó có những sửa đổi đáng kể trong
kế hoạch hoặc chơng trình kiểm toán cần phải đợc ghi nhận trong hồ sơ kiểm toán.
II. Chu trình mua hàng và thanh toán với việc thiết kế chơng trình

kiểm toán.
1. Khái niệm, đặc điểm,bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và
thanh toán.
Để đa ra khái niệm về mua hàng và thanh toán ta hãy xét quá trình vận động
tuần hoàn của vốn theo mô hình sau của Mac


6
đề án môn học kiểm toán tài chính
SLĐ
T-H . .................SX........................H- T
TLSX
Giai đoạn I Giai đoạn II Giai đoạn III
Nh vậy ta có thể đa ra khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán nh sau:
Mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu của quá trình tuần hoàn và chu chuyển
của vốn, là hành vi trao đổi Tiền-Hàng nhằm thực hiện giá trị của hàng hoávà là
tiền đề tạo ra giá trị thặng d cho Doanh nghiệp.
Theo Mac giai đoạn mua hàng và thanh toán bao gồm hai hành vi mua bán T-
SLĐ và T- TLSX. Hai hành vi này xảy ra trên hai thị trờng hoàn toàn khác nhau là
thị trờng sức lao động và thị trờng hàng hoá thông thờng. Trong phạm vi bài viết
này em chỉ xét hành vi T- TLSX trên thị trờng hàng hoá thông thờng, gồm mua
hàng hoá, dịch vụ nh: NVL, máy móc thiết bị, điện nớc, bảo trì...mà không xét tới
quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng và
phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Đặc điểm của chu trình mua hàng và thanh toán
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh, nó tạo ra các yếu
tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Chi phí cho việc mua hàng thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản
xuất kinh doanh.
Giai đoạn mua vào thờng phức tạp do phải sử dụng nhiều tiêu chuẩn về chất lợng,

số lợng, tính kịp thời cho sản xuất và cần đến sự phối hợp của nhiều bộ phận khác
nhau trong Doanh nghiệp nh bộ phận sản xuất, bộ phận thu nhận, bộ phận kho, bộ
phận kế toán...
Mua hàng có tính độc lập thấp thông thờng sản xuất ở giai đoạn nào thì mua vào
cho giai đoạn đó tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất và tiêu thụ thực tế.
Thanh toán là việc thực hiện nghĩa vụ của DN đối với nhà cung cấp. Nghiệp vụ
thanh toán chỉ phát sinh khi DN mua hàng theo phơng thức thanh toán trả chậm
tiền hàng hoặc trả trớc tiền hàng so với việc thực hiện giao nhận hàng. Trong cả hai
tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa DN với ngời bán. Khi DN ứng tr-


7
đề án môn học kiểm toán tài chính
ớc tiền hàng cho ngời bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở ngời bán. Khi DN
mua chịu vật t, hàng hoá, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả cho ngời bán.
- Giai đoạn mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều khoản mục trên
BCTC nh:Tiền, các khoản phải trả nhà cung cấp, hàng tồn kho, TSCĐ....
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để
có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng của ngời có
trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán
cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc.
Chu trình mua vào và thanh toán thờng bao gồm bốn chức năng cơ bản sau:
- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.
- Nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Ghi nhận các khoản nợ ngời bán.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.
Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đơn đặt hàng đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu

của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá
dịch vụ và quy định của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó
bảo đảm hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của
công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết.
Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các
nhu cầu thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép. Sau khi việc mua đã đợc
phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng đợc
gửi cho ngời bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, đợc giao vào một
ngày quy định. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị
để mua hàng hoá hay dịch vụ. Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời
bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì
đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc
thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Nhận hàng hoá hay dịch vụ.

Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu
trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan
đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận đợc, quá trình kiểm soát
thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác.



8
đề án môn học kiểm toán tài chính
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhận hàng nh một
bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thờng đợc gửi
cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Để
ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải đợc
kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi.

Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối
cùng sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá
khi hàng hoá đợc chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản
xuất hay đa đi tiêu thụ.
Ghi nhận các khoản nợ ngời bán.

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi
sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các
báo cáo tài chính và đến khoản thanh toán thực tế, do đó, kế toán chỉ đợc phép ghi
vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Các phần hành kế toán đợc thực
hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lắp các khoản nợ.

Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các
lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải so sánh mẫu
mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin
trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng ) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thờng
thì các phép nhân và các phép cộng tổng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hoá đơn.
Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.
Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả lu giữ
cho đến khi thanh toán. Thanh toán thờng đợc thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, sec
hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản đợc gửi cho ngời đợc thanh toán,
một bản sao đợc lu lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán.
Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh
toán.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các
loại chứng từ, sổ sách sau:
Yêu cầu mua hàng: Tài liệu đợc lập bởi bộ phận sử dụng (Nh bộ phận sản xuất) để
đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong doanh

nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng: Lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cung cấp
hàng hoá hay dịch vụ.


9
đề án môn học kiểm toán tài chính
Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): Tài liệu đ-
ợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận bởi khách hàng để
chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ ) thực tế.
Báo cáo nhận hàng: Đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của việc nhận
hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát ).
Hoá đơn của ngời bán: Chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng, đề nghị thanh
toán cho những hàng hoá dịch vụ đã đợc chuyển giao. Một hoá đơn thờng bao gồm
các chi tiết sau:
- Tên bên bán và bên mua, mã số thuế.
- Chủng loại hàng hoá hay dịch vụ.
- Số lợng.
- Giá đơn vị.
- Thành tiền.
- Thuế VAT và các loại thuế khác.
- Ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu.
Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi
lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một ),
cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của
các hoá đơn đó.
Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: Danh sách các khoản tiền phải trả
cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng trong sổ
hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ngời bán.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp hàng (th-

ờng là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất
định.
Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ
thống tài khoản. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh
hởng của chu trình gồm có các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền, hàng
tồn kho, nợ phải trả,... Nhìn chung đa số các tài khoản chịu ảnh hởng trong chu
trình mua vào và thanh toán có liên quan đến các chu trình nghiệp vụ khác.
2. Thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin
cậy của các thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc trong việc lập và trình bày Báo
cáo tài chính. Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán là đánh giá xem liệu các số d tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung


10
đề án môn học kiểm toán tài chính
thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc thừa nhận hay không.
Từ mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đối với chu
trình.
Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các mục
tiêu sau:
Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ ngời bán
với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm bảo bằng sự
tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó.
Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản
phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không
bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo chi phí
thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phù hợp với
hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bản giao nhận hàng hoá

hay dịch vụ.
Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng nh các
khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các
tài sản và công nợ cùng việc thực hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và
chi tiết.
Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua
vào phản ánh trên Báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và
nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, đối với các
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định
các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng
kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các khảo sát tuân thủ để
nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc điểm theo từng
mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các
thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng. Hay nói cách
khác căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán của chu trình mà KTV xây dựng một ch-
ơng trình kiểm toán phù hợp, nhằm phân bổ nhân viên của mình vào các phần công
việc cụ thể một cách hợp lý để thu thập đợc những bằng chứng kiểm toán có chất l-
ợng cao, trong một thời gian ngắn, tạo hiệu quả cao cho cuộc kiểm toán.
a. Thiết kế khảo sát công việc trong chơng trình kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán.
Khảo sát công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán là cách thức và
trình tự rà soát các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán trong quan hệ với sự tồn tại
và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, trớc hết là hệ thống kế toán. Thông th-
ờng, khảo sát công việc đợc sử dụng để xác định tính đúng đắn trong hệ thống kế


11
đề án môn học kiểm toán tài chính

toán từ việc tuân thủ các quy định về việc lập, xét duyệt và kiểm tra, sử dụng chứng
từ kế toán đến ghi sổ chi tiết mua hàng và thanh toán với ngời bán hoặc nhật ký
mua hàng đến kết chuyển các số phát sinh vào sổ cái. Khảo sát công việc hớng vào
hai mặt của tổ chức kế toán là thủ tục kế toán và độ tin cậy của các thông tin kế
toán, từ đó KTV sẽ thực hiện hai loại khảo sát trong khảo sát công việc là khảo sát
đạt yêu cầu và khảo sát độ vững chãi trong chu trình kiểm toán mua hàng và thanh
toán.
Khảo sát đạt yêu cầu trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là trình tự rà
soát các thủ tục của kế toán chu trình mua hàng và thanh toán hay thủ tục quản lý
có liên quan đến việc mua hàng và thanh toán.
Khảo sát độ vững chãi là trình tự rà soát các thông tin về giá trị trong phần
hành mua hàng và thanh toán của kế toán.Trong trờng hợp này KTV phải tính toán
lại số tiền trên chứng từ kế toán nh kế toán viên đã làm và so sánh số tiền trên các
chứng từ kế toán với sổ sách kế toán khác có liên quan nh sổ chi tiết nợ phải trả ng-
ời bán, sổ nhật ký mua hàng... Qua đó KTV có thể khẳng định mức độ thoả mãn
mục đích bảo đảm độ tin cậy của thông tincủa hệ thống kiểm soát nội bộ.
Do nghiệp vụ mua hàng và thanh toán xảy ra thờng xuyên nên KTV không thể
soát xét toàn bộ thủ tục của kế toán hay thủ tục quản lý cho tất cả các lần mua bán
đặc biệt lại càng không thể tính toán lại số tiền trên các chứng từ nh kế toán viên đã
làm vì nó mất quá nhiều thời gian, không đảm bảo hiệu quả của cuộc kiểm toán. Để
thiết kế thủ tục khảo sát công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán KTV
phải tiến hành chọn mẫu sau đó rà soát các thủ tục kiểm soát và kiểm tra giữa số
hiệu trên chứng từ và sổ sách kế toán.
Theo VSA 530 lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác khi thiết kế
các thủ tục kiểm toán, KTV phải xác định các phơng pháp thích hợp để lựa chọn
các phần tử kiểm tra. Các phơng pháp có thể đợc lựa chọn là:

- Chọn toàn bộ
- Lựa chọn các phần tử đặc biệt
- Lấy mẫu kiểm toán

Trong mua hàng và thanh toán ngời ta chia ra làm hai loại:
- Mua và thanh toán với nhà cung cấp máy móc thiết bị (TSCĐ).
- Mua và thanh toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và
các dịch vụ khác.

Với việc mua và thanh toán với nhà cung cấp máy móc thiết bị các nghiệp vụ th-
ờng ít xảy ra mặt khác khi xảy ra thì số tiền phát sinh thờng rất lớn nên với nghiệp
vụ này KTV phải tiến hành lấy mẫu là toàn bộ tổng thể. Với mua và thanh toán với
nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ...các nghiệp vụ xảy ra thờng xuyên


12
đề án môn học kiểm toán tài chính
thì KTV sử dụng phơng pháp lấy mẫu kiểm toán phi xác suất để rà soát và kiểm tra
các thủ tục kế toán đợc kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là các khoản
mua có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ
trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm
tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán. Các khảo sát
công việc đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua các bảng sau:
Các khảo sát công việc đối với nghiệp vụ mua hàng
MụC TIÊU KIểM
TOáN
QUá TRìNH KIểM
SOáT NộI Bộ
CHủ YếU
TRắC NGHIệM
ĐạT YÊU CầU
TRắC NGHIệM Độ
VữNG CH Iã

Các nghiệp vụ mua
hàng ghi sổ là của
hàng hoá và dịch vụ
nhận đợc (tính có căn
cứ hợp lý)
- Sự có thật của yêu
cầu mua hàng, đơn
đặt hàng mua, báo
cáo nhận hàng và hoá
đơn của ngời bán.
- Sự phê chuẩn các
nghiệp vụ mua hàng
ở cấp có thẩm quyền.
- Huỷ bỏ các chứng
từ phòng ngừa việc
sử dụng lại.
- Kiểm soát nội bộ
hoá đơn của ngời
bán, báo cáo nhận
hàng, đơn đặt mua và
các yêu cầu mua
hàng.
- Kiểm tra sự hiện
diện của các chứng từ
- Kiểm tra dấu
hiệu của sự phê
chuẩn.
- Kiểm tra dấu
hiệu của sự huỷ bỏ.
- Kiểm tra dấu

hiệu của kiểm soát
nội bộ.
- Xem xét lại sổ
nhật ký mua hàng, sổ
cái tổng hợp, và sổ
hạch toán chi tiết các
khoản phải trả đối
với các số tiền lớn và
không bình thờng.
- Kiểm tra tính hợp
lý và tính xác thực
của các chứng từ
chứng minh (hoặc
đơn của ngời bán,
báo cáo nhận hàng,
đơn đặt hàng, và yêu
cầu mua hàng).
- Đối chiếu hàng
tồn kho mua vào với
các sổ sách kế toán.
Kiểm tra các tài
sản mua vào.
Các nhiệp vụ mua
hàng đợc phê chuẩn
(sự phê chuẩn)
Sự phê chuẩn các
nghiệp vụ mua hàng
ở đúng cấp có thẩm
quyền
Kiểm tra dấu hiệu

của sự phê chuẩn.
Kiểm tra tính đúng
đắn của chứng từ
chứng minh.
Các nghiệp vụ mua
hàng hiện có đều đợc
vào sổ (tính đầy đủ)
Các đơn đặt mua đều
đợc đánh số trớc và
theo dõi.
Các báo cáo nhận
hàng đều đợc đánh số
trớc và theo dõi.
Theo dõi một chuỗi
các đơn đặt mua.
Theo dõi một chuỗi
các hoá đơn nhận
hàng.
Đối chiếu một hồ
sơ các báo cáo nhận
hàng với sổ nhật ký
mua hàng.
Các nghiệp vụ mua
hàng đợc ghi sổ đều
đợc đánh giá đúng
(tính giá)
Kiểm tra nội bộ các
quá trình tính toán và
các số tiền
Kiểm tra dấu hiệu

của việc kiểm tra nội
bộ.
So sánh các nghiệp
vụ ghi sổ trên nhật ký
mua hàng với hoá
đơn của ngời bán, báo


13
đề án môn học kiểm toán tài chính
cáo nhận hàng và các
chứng từ chứng minh
khác và thực hiện tính
toán lại các thông tin
tài chính trên hoá đơn
ngời bán
Các nghiệp vụ mua
hàng đợc phân loại
đúng đắn (sự phân
loại)
- Doanh nghiệp có
sơ đồ tài khoản đầy
đủ.
- Kiểm tra nội bộ
quá trình phân loại.
- Kiểm tra các thủ
tục vào sổ thủ công
và sơ đồ tài khoản.
- Kiểm tra dấu
hiệu của sự kiểm tra

nội bộ.
- So sánh sự phân
loại nghiệp vụ mua
hàng với sơ đồ tài
khoản tham chiếu
theo hoá đơn của
từng ngời bán.
Các nghiệp vụ mua
hàng đợc ghi sổ đúng
lúc (tính đúng thời
gian)
- Doanh nghiệp có
các thủ tục quy định
việc ghi sổ nghiệp vụ
càng sớm càng tốt
sau khi nhận đợc
hàng hoá và dịch vụ.
- Quá trình kiểm
tra nội bộ.
- Kiểm tra các thủ
tục vào sổ thủ công
và quan sát liệu có
hoá đơn nào của ngời
bán cha đợc ghi sổ
hay không.
- Kiểm tra dấu
hiệu của việc kiểm
tra nội bộ.
- So sánh ngày của
báo cáo nhận hàng và

hoá đơn của ngời bán
với ngày trên sổ nhật
ký mua hàng.
Các nghiệp vụ mua
hàng đợc ghi sổ đúng
đắn trên sổ hạch toán
chi tiết các khoản
phải trả và sổ kho;
chúng đợc tổng hợp
đúng đắn (chuyển sổ
và tổng hợp).
- Quá trình kiểm tra
nội bộ.
- Kiểm tra dấu hiệu
của việc kiểm tra nội
bộ.
- khảo sát tính chính
xác về mặt giấy tờ
bằng cách cộng tổng
số trong sổ nhật ký và
theo dõi quá trình
chuyển sổ vào sổ
hạch toán chi tiết các
khoản phải trả và sổ
kho.

Các trắc nghiệm công việc đối với nghiệp vụ thanh toán.
MụC TIÊU KIểM
TOáN
QUá TRìNH KIểM

SOáT NộI Bộ CHủ
YếU
TRắC NGHIệM
ĐạT YÊU CầU
TRắC NGHIệM
Độ VữNG TR Iã
Các khoản thanh toán
ghi sổ là của hàng
hoá và dịch vụ thực tế
nhận đợc (có căn cứ
hợp lý)
- Sự tách biệt trách
nhiệm giữa nhân viên
ghi sổ các khoản phải
trả với ngời ký phiếu
chi và các chứng từ
thanh toán.
- Thảo luận với ng-
ời ghi sổ và quan sát
các hoạt động.
- Xem xét lại sổ nhật
ký chi tiền, sổ cái
tổng hợp và các sổ
hạch toán chi tiết các
khoản phải trả đối với
các số tiền lớn và bất


14