Soạn thảo văn bản hành chính

Mục lục
PHẦN MỞ ĐẦU 3
Lý do chọn đề tài 3
PHẦN NỘI DUNG 4-21
Chương 1 . Tổng quan về doanh nghiệp 4-5
Chương 2 . Sưu tầm và sửa sai văn bản trong doanh nghiệp 6-16
Chương 3 . Dự thảo văn bản 17-21
PHẦN KẾT LUẬN 22
TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN 24
1
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Hiện nay có rất nhiều công ty trên thị trường việt nam nhưng vẫn còn rất nhiều công ty
còn khép kín về thông tin của doanh nghiệp. Tập đoàn hoa sen là một trong những tập đoàn
lớn của việt nam thường xuyên công bố thông tin cũng như các văn bản hành chính được
công ty sử dụng lên website của mình. Đây chính là lý do để em có thể dễ dàng tiếp cận và
tìm hiểu công ty một cách sâu hơn.
2
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. Tổng quan về doanh nghiệp
1.1.Tên doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
- Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
- Tên doanh nghiệp (tiếng Anh): HOA SEN GROUP
- Người đại diện theo pháp luật: Ông LÊ PHƯỚC VŨ – Chủ tịch Hội đồng Quản trị
1.2. Địa chỉ liên hệ :
- Tập đoàn Hoa Sen: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX.Dĩ An Tỉnh
Bình Dương. Tel 0650 3790 955. Fax 0650 3791 792
- Website : www.hoasengroup.vn
1.3. Lĩnh vực hoạt động : sản xuất vật liệu xây dựng , thép , mái tôn hoa sen
1.4. Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần

1.5. Quy mô :
Từ ngày thành lập, năm đầu tiên với vốn điều lệ chỉ có 30 tỷ đồng và có 22 cán bộ công
nhân viên, đến nay, Tập đoàn Hoa Sen đã có vốn điều lệ lên đến gần 1.008 tỷ đồng, với gần
3.700 cán bộ công nhân viên, trong đó có nhiều Cán bộ quản lý có tuổi đời còn rất trẻ, từ 23
đến 35, tạo nên sự năng động trong quá trình phát triển vượt bậc của Tập đoàn Hoa Sen.
1.6.Quá trình hình thành và phát triển :
Ngày 8/8/2001, nhằm ngày 19-6 Âm lịch, là ngày vía Đức Quan Thế Âm Bồ Tát, đánh dấu
sự ra đời của Tập đoàn Hoa Sen. Tập đoàn Hoa Sen có trụ sở chính đặt tại số 09 Đại lộ
Thống Nhất, Khu Công nghiệp Sóng Thần 2, Phường Dĩ An, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình
Dương.
Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - đã được chọn làm quốc hoa - làm tên gọi và biểu tượng
của mình. Điều đó có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh, kiên nhẫn, viên dung, thanh
lương, hành trực, ngẫu không và bồng thực. Ngoài ra, với triết lý hoạt động: TRUNG
THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn hóa doanh nghiệp của Tập đoàn Hoa Sen là sự
khác biệt, khẳng định sứ mệnh của một doanh nghiệp vì cộng đồng và vì sự phát triển của
đất nước, mà cụ thể Tập đoàn Hoa Sen đã đóng góp cho nền kinh tế quốc gia nhiều sản
phẩm chủ lực có giá trị cao, giải quyết công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia
và tài trợ cho các hoạt động từ thiện và xã hội.
Với nền tảng vững chắc được gầy dựng trong 12 năm qua, Tập đoàn Hoa Sen đang từng
bước khẳng định tầm vóc của một doanh nghiệp Việt Nam năng động trong hội nhập kinh
tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốc tế.
3
1.7. Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 1.1.Cơ cấu tổ chức của công ty
1.8.Những loại văn bản thường dùng trong doanh nghiệp
- Báo cáo
- Quyết định
- Nghị định
- Biên bản
- Công văn

4
Chương 2. Sưu tầm 5 loại văn bản khác nhau mà công ty đã sử dụng
1. Thông báo
Bảng sửa sai 1
STT Thành phần Lỗi sai Sửa sai
1 Tên cơ quan , tổ chức HOA SEN GROUP CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN HOA SEN
2 Số , ký hiệu của văn bản Số: 193/TB/HSG/2013 Số: 193/TB–HSG
5
3 Nơi nhận Nơi nhận:
- Như kính gửi ;
- Lưu .
Nơi nhận:
- Như kính gửi ;
- Lưu VT.
4 Chức vụ , họ tên người ký TRẦN NGỌC CHU Trần Ngọc Chu
5 Tên loại và T/y nội dung ( V/v : Thay đổi thông tin địa
chỉ Văn phòng đại diện Tập
đoàn Hoa Sen )
Về việc thay đổi thông tin địa
chỉ Văn phòng đại diện Tập
đoàn Hoa Sen
6 8a. Từ “ kính gửi ” và tên
cơ quan , tổ chức , cá
nhân
Kính gửi: Quý cơ quan , đối
tác , khách hàng.
Kính gửi:
- Quý cơ quan;
- Đối tác;

- Khách hàng.
2. Nghị quyết
6
Bảng sửa sai 2
STT Thành phần Lỗi sai Sửa sai
1 Tên cơ quan , tổ chức HOA SEN GROUP CÔNG TY CỔ PHẦN
TẬP ĐOÀN HOA SEN
2 Số , ký hiệu của văn bản Số : 02/NQ/ĐHĐCĐ/2014 Số: 02/NQ-HSG
3 Địa danh và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản
05 5
4 Căn cứ - Luật doanh nghiệp
- Điều lệ tổ chức …
- Biên bản kiếm phiếu
Luật doanh nghiệp
Điều lệ tổ chức …
Biên bản kiếm phiếu…,
5 Nơi nhận Nơi nhận :
- UBCKNN, Sở GDCK
TP.HCM;
- Sở KH & ĐT tỉnh Bình
Dương;
- Các cổ đông;
- HĐQT; BKS Công ty;
Nơi nhận:
- UBCKNN, Sở GDCK
TP.HCM;
- Sở KH & ĐT tỉnh Bình Dương;
- Các cổ đông;
- HĐQT; BKS Công ty;

- LưuVT.
7
- Lưu.
6 Nội dung văn bản Điều 1
Điều 2. Giao nhiệm vụ…
kỳ hội nghị sau.
Điều 1
Điều 2. Giao nhiệm vụ…kỳ
hội nghị sau./.
7 Chức vụ , họ tên người ký LƯU PHƯỚC VŨ Lưu Phước Vũ
8 Tên loại và T/y nội dung ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG CÔNG TY CỔ
PHẦN TẬP ĐOÀN HOA
SEN NIÊN ĐỘ TÀI
CHÍNH 2013 – 2014
( Được thông qua bằng
hình thức lấy ý kiến bằng
văn bản )
Đại hội đồng cổ đông công
ty cổ phần tập đoàn hoa
sen niên độ tài chính 2013
- 2014

3. Biên bản

8
9
10
Bảng sửa sai 3
STT Thành phần Lỗi sai Sửa sai

1 Tên cơ quan , tổ chức HOA SEN GROUP CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN HOA SEN
2 Số , ký hiệu của văn bản Số:02/BBKP/ĐHĐCĐ/HS
G/2014
Số: 02/BB-HSG
3 Địa danh và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản
05 5
4 Căn cứ - Luật doanh nghiệp
- Điều lệ tổ chức …
- Tờ trình….
- Các phiếu
Luật doanh nghiệp
Điều lệ tổ chức …
Tờ trình…
Các phiếu…,
5 Chức vụ , họ tên người ký LÊ VŨ NAM
LƯU PHƯỚC VŨ
Lê Vũ Nam
Lưu Phước Vũ
6 Tên loại và T/y nội dung BIÊN BẢN KIẾM
PHIẾU
( V/v lấy ý kiến cổ đông
bằng văn bản … )
BIÊN BẢN
Về việc lấy ý kiến cổ đông
bằng văn bản
7 Nội dung văn bản có giá trị pháp lý như
nhau.
có giá trị pháp lý như nhau./.

8 Nơi nhận Thiếu
Nơi nhận:
- Các cổ đông;
- HĐQT; BKS Công ty;
- LưuVT.
11
4. Công văn
12
Bảng sửa sai 4
STT Thành phần Lỗi sai Sửa sai
1 Quốc hiệu
2 Tên cơ quan tổ chức CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN HOA SEN
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN HOA SEN
13
3 Số , ký hiệu của văn bản Số: 11/CBTT/2013 Số: 11/HSG-HCNS
4 Tên loại và T/y nội dung V/v Bổ nhiệm Phỏ Tổng
Giám đốc
V/v Bổ nhiệm Phỏ Tổng Giám
đốc
5 Nội dung văn bản thông tin đã công bố./
Trân trọng cảm ơn và kính
chào !
thông tin đã công bố./.
Trân trọng cảm ơn và kính
chào.
6 Chức vụ , họ tên người ký Người thực hiện công bố
thông tin
VŨ VĂN THANH

Chủ Tịch HĐQT
LÊ PHƯỚC VŨ
NGƯỜI THỰC HIỆN
CÔNG VĂN
Vũ Văn Thanh
CHỦ TỊCH HĐQT
Lê Phước Vũ
7 8b. Từ “ nơi nhận ” và tên cơ
quan tổ chức, cá nhân
Nơi nhận :
- Ủy ban Chứng khoán Nhà
nước
- Sở GDCK TP.HCM
- Lưu văn thư
Nơi nhận:
- Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;
- Sở GDCK TP.HCM;
- LưuVT.
8 8a. Từ “ kính gửi ” và tên cơ
quan tổ chức, cá nhân
Kính gửi : Ủy ban Chứng
Khoán Nhà Nước
Đồng kính gửi : Sở Giao
dịch Chứng khoán Thành
phố Hồ Chí Minh
Kính gửi :
- Ủy ban Chứng
Khoán Nhà Nước;
- Sở Giao dịch
Chứng khoán Thành

phố Hồ Chí Minh.
9 Địa danh và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản
03 3
5. Quyết định
14

Bảng sửa sai 5
STT Thành phần Lỗi sai Sửa sai
15
1 Tên cơ quan , tổ chức HOA SEN GROUP CÔNG TY CỔ PHẦN
TẬP ĐOÀN HOA SEN
2 Số , ký hiệu của văn bản Số: 162/QĐ/HĐQT/2013 Số: 162/QĐ–HSG
3 Tên loại và T/y nội dung ( V/v: Ban hành Quy chế
Quản trị và sơ đồ cơ cấu
tổ chức của Công ty Cổ
Phần Tập đoàn Hoa Sen)
( V/v: Ban hành Quy chế
Quản trị và sơ đồ cơ cấu tổ
chức của Công ty Cổ Phần
Tập đoàn Hoa Sen)
4 Căn cứ - Căn cứ luật doanh
nghiệp
- Căn cư giấy chứng nhận
kinh doanh …
- Căn cứ thông tư ….
- Căn cứ chức năng…
Căn cứ luật doanh nghiệp
Căn cư giấy chứng nhận
kinh doanh …

Căn cứ thông tư ….
Căn cứ chức năng…,
5 Nội dung văn bản Điều 1:
Điều 2:
Điều 3:Thành viên …
quyết định này.
Điều 1.
Điều 2.
Điều 3. Thành viên …
quyết định này./.
6 Nơi nhận Nơi nhận :
- Cơ quan hữu quan;
- Như điều 3;
- Lưu.
Nơi nhận:
- Cơ quan hữu quan;
- Như điều 3;
- LưuVT.
7 Chức vụ, họ tên người ký Lê Phước Vũ Lê Phước Vũ
8 Địa danh và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản
09 9
16
Chương 3. Dự thảo văn bản
1. Thông báo
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SEN

Số: 200/TB-HSG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 6 năm 2014
THÔNG BÁO
Về việc nhận tiền khen thưởng cá nhân xuất sắc tháng 6
Nhằm khuyến khích và động viên các cá nhân tập thể đã có thành tích lao động xuất sắc trong
tháng 6 năm 2014 (file đính kèm). Được sự chỉ đạo từ ban lãnh đạo công ty, phòng Hành chính-
Nhân sự có thông báo khen thưởng như sau:
1. Cá nhân xuất sắc thưởng 500.000 đồng.
2. Tập thể xuất sắc thưởng 10.000.000 đồng.
3. Thời gian nhận thưởng tính từ ngày 10 tháng 6 năm 2014 đến 20 tháng 6 năm 2014.
Kính mong các cá nhân và tập thể có thành tích tốt đến nhận thưởng nhanh chóng. Nếu qua thời
gian này mọi tiền thưởng sẽ được xung công quỹ của công ty./.
Nơi nhận:
- Phòng Hành Chính-Nhân sự;
- LưuVT.
TRƯỞNG PHÒNG

( Đã kí )
Nguyễn Bá Hùng

17
18
2. Quyết định
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SEN

Số: 201/QĐ-HSG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 6 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bãi nhiệm chức vụ trưởng phòng Hành chính
GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005;
Căn cứ Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sen;
Căn cứ vào quyết định bổ nhiệm số 09/QĐ–HSG ngày 3 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ vào năng lực cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Bãi nhiệm ông Lê Trọng Tiến Trưởng phòng Hành chính từ ngày 02 tháng 6 năm
2014.
Điều 2. Ông Lê Trọng Tiến phải bàn giao lại toàn bộ công việc, sổ sách, hồ sơ, tài sản mà
mình đang phụ trách theo quy định cho ban lãnh đạo công ty.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký, phòng Hành chính, các phòng ban liên quan
và ông Lê Trọng Tiến có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận:
- Phòng Hành chính;
- LưuVT.
TỔNG GIÁM ĐỐC

( Đã kí )
19
Trần Ngọc Chu
20
3. Công văn
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SEN
Số: 202/HSG-BGĐ

V/v trả lời thư khiếu nại của khách
hàng

Kính gửi
:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 6 năm 2014
Trả lời thư khiếu nại ngày 06 tháng 06 năm 2014 của ông Trần Văn Thái về vấn đề giao hàng
chậm trễ, Ban Giám Đốc công ty đã thảo luận và có ý kiến như sau:
Ngày 05 tháng 06 năm 2014, do số lượng khách hàng quá đông nên công ty có gặp một số trục
trặc về vấn đề vận chuyển hàng. Chúng tôi đã rất nỗ lực khắc phục nhưng vẫn không thể giao hàng
kịp thời được. Vì vậy chúng tôi rất xin lỗi ông vì vấn đề chậm trễ này. Kính mong quý khách hàng
thông cảm cho công ty chúng tôi.
Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của Ban Giám Đốc Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
về thư khiếu nại của ông Trần Văn Thái. Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, đề nghị bà thông báo lại cho
chúng tôi bằng văn bản, chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.
Xin chân thành cảm ơn./.
Nơi nhận:
- Như trên ;
- LưuVT.
TỔNG GIÁM ĐỐC
( Đã kí )
Trần Ngọc Chu
21
Ông Trần Văn Thái.
22
4. Tờ trình
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

HOA SEN
Số: 210/TTr-HSG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 6 năm 2014
TỜ TRÌNH
Về việc xin kinh phí lắp đặt 2 máy Photocopy

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Hiện nay số lượng các văn bản cần in và photo rất nhiều nhưng công ty chỉ có một máy
photocopy nên thường xảy ra tình trạng nhân viên các phòng phải chờ đợi để đến lượt mình sử
dụng. Không những thế do mức độ sử dụng quá nhiều nên máy photocopy thường xuyên bị hỏng
khiến ảnh hưởng tới toàn bộ việc in ấn, photo tài liệu của toàn công ty.
Phòng Kế toán kính đề nghị lãnh đạo Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen phê duyệt kinh phí
mua và lắp đặt 2 máy photocopy cho các phòng ban trong công ty. Nhận thấy Công ty ITP có loại
máy chất lượng tốt, với kinh phí dự trù là 33.200.000 ( ba mươi ba triệu hai trăm nghìn đồng ) như
sau:
1. Canon IR 1024 giá 33.000.000 đồng/2 máy (ba mươi ba triệu đồng).
2. Chi phí vận chuyển, lắp đặt là 200.000 đồng (hai trăm nghìn đồng).
Phòng Kế toán kính đề nghị lãnh đạo Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen xem xét, phê duyệt
kinh phí lắp đặt hai máy photocopy.
Trân trọng kính trình./.
23
Nơi nhận:
- Như trên;
- LưuVT.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
( Đã kí )

Nguyễn Thị Luyến

5. Biên bản
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SEN

Số: 220/BB-HSG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 6 năm 2014
BIÊN BẢN
Họp hội đồng quản trị quý II năm 2014
1. Thời gian họp :
- Khai mạc: Lúc 20 giờ ngày 09 tháng 06 năm 2014.
- Địa điểm tại: Tầng 3 – phòng họp của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen.
- Nội dung họp: tình hình hoạt động của công ty trong 6 tháng đầu năm .
2. Thành phần dự họp :
- Thành viên có mặt 20 trên tổng số 20.
- Thành viên vắng mặt 0.
3. Chủ tọa cuộc họp:
Chủ tịch HĐQT Lê Phước Vũ.
4. Thư ký cuộc họp
Lê Thị Huyền.
24
5. Các báo cáo tại cuộc họp :
- Báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm.
- Báo cáo tình hình sử dụng vốn.
6. Thảo luận tại cuộc họp :
- Lợi nhuận đầu năm của công ty.
- Đề ra mục tiêu, phương hướng cho công ty trong thời gian tới.
7. Kết thúc kỳ họp:
Toàn bộ 100 % thành viên của công ty biểu quyết phương án đầu tư phát triển sản phẩm mới.

THƯ KÝ CHỦ TỌA
( Đã ký ) ( Đã ký )
Lê Thị Huyền

Lê Phước Vũ
Nơi nhận:
- HĐQT;
- LưuVT.
25