Tải bản đầy đủ (.pdf) (34 trang)

CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.63 MB, 34 trang )

MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access
Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin.
Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu
khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với
các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn
sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau:
• Thế nào là cơ sở dữ liệu
• Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn)
tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào
• Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu
• Cách khởi động Access
• Môi trường làm việc của Access
• Wizards trợ giúp như thế nào
• Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access
• Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access
• Cách thoát khỏi Access
Bài 1: Làm quen với Access

Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần
phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn
hiểu chúng.

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một
tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.


Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có
thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn
phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh
sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao
tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ
liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản
lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.

Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng
thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ
các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm
về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:

Thế nào là một Table (bảng)?

Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có
nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin
trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các
khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa
cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3
bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ
liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu
Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần
thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2
minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để
chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng.


Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.
Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và
xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view

Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng
Thế nào là một Query (truy vấn)?

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên
dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả
tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng
truy vấn.

Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại
Hà Nội?
” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin
của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem.

Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản
phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng
đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ
em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ
liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để
đáp ứng truy vấn

Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một
phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới
dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ
ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu
học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu”


Thế nào là Form (biểu mẫu)?

Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin
chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm,
hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn
thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập,
xem và thay đổi thông tin.

Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử
dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút,
text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3,
bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ
form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form
cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng.

Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng
Record (Bản ghi) là gì?

Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách
hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa
thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin
riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng,
Access trình bày các bản ghi theo các dòng.

Trường (Field) là gì?

Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy,
một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có
một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay
doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường

riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại).

Hình 5: biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ
liệu.


MS Access - Chương 2: Học Access trong 1 giờ

Access là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, linh hoạt và dễ
sử dụng. Trong chương này, bạn sẽ bắt đầu đề cập đến khả năng của
Access.
Mặc dù tiêu đề của chương này là “Học Access trong 1 giờ”, tức là bạn sử
dụng Access rất nhanh. Như vậy, một giờ không thể đủ thời gian để nắm vững các tính
năng cao cấp được. Nhưng sẽ đủ thời gian để học các khái niệm cơ bản và tạo cơ sở dữ
liệu có thể sử dụng ngay.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:
• Cách tạo một cơ sở dữ liệu.
• Đặt tên cho cơ sở dữ liệu là gì và lưu ở đâu
• Cách tạo bảng sử dụng Table Wizard
• Các kiểu bảng có thể tạo bằng Table Wizard.
• Đặt tên cho một bảng như thế nào.
• Khóa chính là gì và cách chọn khóa.
• Cách nhập thông tin vào một bảng mới
• Cách thoát khỏi Datasheet
• Làm thế nào để thay đổi và xóa thông tin trong bảng.
• Khi nào thì thông tin thực sự được lưu.
Bài 5: Tạo một cơ sở dữ liệu riêng

Để tạo được cơ sở dữ liệu riêng, bạn sử dụng 3 phương pháp sau:


• Kích chuột vào công cụ
New (được miêu tả trên thanh công cụ, trông giống
như trang giấy trắng)

• Chọn
New Database từ menu File

• Ấn tổ hợp phím
CTRL + N

Tùy thuộc vào phương thức nào đã chọn ở trên, bạn sẽ thấy hộp thoại New
hiển thị như hình 1

Hình 1: Hộp thoại New
Hộp thoại New cho phép bạn chỉ định cách tạo một cơ sở dữ liệu mới. Có rất
nhiều lựa chọn ở tab General (hình 1) và hai tab khác trong hộp thoại. Các
lựa chọn đưa ra nhiều cách khác nhau để hoàn thành. Sự lựa chọn bạn thực
hiện trong hộp thoại New cung cấp như việc bắt đầu từ một điểm hoặc chọn
khuôn mẫu cho một cơ sở dữ liệu mới.

Mục đích của phần thảo luận này, đơn giản là đối tượng Database mặc định
được chọn như hình 1. Sau đó kích chuột vào nút
OK. Access hiển thị hộp
thoại File New Database (hình 2)

Hình 2: Hộp thoại File New Database
Hộp thoại File New Database trông khá quen thuộc. Nó cũng giống hộp
thoại Open Database mà bạn được biết ở Chương 1 “
Làm quen với Access”.

Nó cũng giống hộp thoại bạn sử dụng để tạo file trong các chương trình
Window khác. Để sử dụng hộp thoại File New Database, chỉ cần đặt tên cho
cơ sở dữ liệu và nơi để lưu trữ cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa.

Chọn tên cho Cơ sở dữ liệu

Bạn có thể đặt tên cho bất cứ cơ sở dữ liệu nào, nhưng tên file phải tuân theo
quy ước như sử dụng cho bất kỳ tên file nào trên đĩa. Không bao gồm đuôi
mở rộng (phần tên file phía bên phải dấu chấm). Acess cung cấp các đuôi
mở rộng dựa trên các quy tắc của nó.

Chú ý rằng hộp thoại File New Database liệt kê tất cả các file cơ sở dữ liệu
trong thư mục hiện thời. Nếu muốn thay thế cơ sở dữ liệu có sẵn (ghi đè lên
cơ sở dữ liệu đã có), tất cả những gì cần làm là bạn nhập tên tương ứng với
cơ sở dữ liệu cần ghi đè hoặc chọn file cơ sở dữ liệu từ danh sách.

Trong trường hợp tổng quát, bạn nên chọn tên cơ sở dữ liệu như được miêu
tả như trên. Trong chương này, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu chứa tên, địa
chỉ, số điện thoại của tất cả những người bạn của mình, vì vậy “
My friend”
là tên thích hợp cho cơ sở dữ liệu này. Nhập cụm từ “My friend” vào đó
nhưng KHÔNG ấn phím ENTER ngay.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu ở đâu?

Trong hộp thoại New Database, bạn có thể chỉ định nơi lưu giữ cơ sở dữ
liệu. Access cho phép bạn lưu các file dữ liệu thực tế ở bất cứ nơi nào. Có
thể đặt ở bất kỳ ổ đĩa, đường dẫn nào hoặc trên mạng máy tính. Trong
trường hợp bạn muốn đặt tất cả cơ sở dữ liệu có liên quan vào một thư mục
và cơ sở dữ liệu cá nhân vào thư mục khác, bạn nên lưu cơ sở dữ liệu My

friends vào thư mục chứa cơ sở dữ liệu cá nhân.

Sau khi xác định tên và vị trí cơ sở dữ liệu, kích chuột vào nút
Create.
Access tạo một cơ sở dữ liệu mới, sử dụng tên được cung cấp và hiển thị cửa
sổ Database như hình 3. Chú ý rằng tên của cơ sở dữ liệu hiển thị phía trên
cửa sổ Database.

Hình 3: Cửa sổDatabase cho một cơ sở dữ liệu mới.
Nếu nhớ lại chương 1, Access lưu trữ dữ liệu trong các bảng. Từ cửa sổ
Database này cho một cơ sở dữ liệu mới, chưa có danh sách các bảng. Trong
những phần sau đây, bạn sẽ học cách tạo một bảng.

MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần
Trong chương trước, bạn đã học cách tạo một cơ sở dữ liệu và tạo bảng,
cũng như cách nhập và sửa chữa thông tin trong bảng. Ở chương này,
bạn sẽ thiết lập dựa trên nền tảng của chương 2.


Khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:
• Cách thay đổi cấu trúc bảng sẵn có.
• Kiểu dữ liệu mà Access hỗ trợ
• Tại sao bạn nên thêm chú thích cho việc thiết kế bảng
• Các đặc tính của trường là gì và cách thay đổi chúng
• Cách thực hiện soạn thảo trong toàn bộ bảng
Bài 11: Thay đổi thiết kế bảng
Trong chương 2, bạn được biết về chế độ Design view, nó cho phép bạn
xem xét cấu trúc bảng mà không cần xem thông tin nó chứa. Bây giờ, hãy
mở cơ sở dữ liệu My Friends đã tạo ở chương 2.
Để quan sát được cấu trúc bảng (hay thiết kế), chọn tên bảng từ cửa sổ

Database và kích chuột vào nút
Design. Lần lượt như vậy, Access sẽ hiển thị
cửa sổ Design view như hình 1.

Hình 1: Cửa sổ Design view của bảng My Friends
Chú ý: Số và kiểu trường được trình bày trong cửa sổ
Design có thể thay đổi từ những trường được đưa vào trong
hình 1. Các trường đó phụ thuộc vào cách bạn đã trả lời câu
hỏi Talbe Wizard trong chương 2.
Sử dụng chế độ Design view, bạn có thể thay đổi cách bố trí bảng. Thêm
hoặc sửa các trường, thay đổi kiểu thông tin được lưu giữ trong trường, thêm
những lời chú thích và sửa đổi các đặc tính của một trường. Những phần sau
đây xem xét các hoạt động đó.
Thêm và sửa các trường
Phần lớn, cửa sổ chế độ Design view giống với cửa sổ Datasheet. Access
cho phép bạn thêm, di chuyển các trường hoặc thay đổi tên trường mà không
ảnh hưởng đến thông tin chứa trong trường hiện thời. Để thêm một trường,
chọn hàng trống đầu tiên trong cách sắp đặt (đây là dòng cuối cùng) hoặc
chèn thêm một dòng. Để chèn thêm một dòng, lựa chọn trường trước khi bạn
muốn chèn thêm trường mới. Sau đó, chọn Insert Row từ menu Edit hoặc
kích chuột vào công cụ Insert Row. Khi chèn một trường mới, Access sẽ
chuyển tất cả các trường sau nó xuống và chèn một trường trống vào đó.
Ví dụ, giả sử bạn muốn thêm một trường chứa tên đệm của những người có
trong danh sách. Thông thường, bạn đặt trường này giữa trường tên riêng và
tên họ. Để thêm, thực hiện các bước sau:
- Chọn dòng thứ 3 và đặt nó làm dòng hiện thời. (Đây là dòng mà xác định
trường LastName)

- Kích chuột vào công cụ Insert Row. Cách này sẽ thêm một dòng trống giữa
trường FirstName và LastName, hình 2.


Hình 2: Chèn một dòng trống trong bảng.
Bây giờ thì bạn có thể nhập tên trường mới. Trong trường hợp này, khi nhập
Middle Initial (có thể bao gồm cả dấu cách). Đó là tất cả để thêm một
trường. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ học cách xác định loại thông tin (text
(văn bản), numbers (số), …) mà trường mới sẽ chứa.
Khi làm việc với các trường trong bảng, sẽ có lúc bạn muốn di chuyển vị trí
một trường. Để chuyển vị trí một trường, chọn dòng chứa trường đó (chắc
chắn toàn bộ dòng được bôi đen), Giữ chuột trái, bạn có thể kéo trường tới
nhiều vị trí mới mà bạn muốn. Khi nhả chuột, Access di chuyển trường tới
vị tri mới. Di chuyển một trường không làm thay đổi dữ liệu của nó, cũng
không thay đổi dữ liệu ở các trường xung quanh.
Tên các trường nên chỉ rõ dữ liệu mà trường đó chứa. Trong cả quá trình,
thông tin bạn lưu giữ trong bảng có thể bị thay đổi. Để đổi tên của trường có
sẵn, đơn giản là chỉ cần chọn tên và đổi. Ví dụ, nếu muốn thay đổi tên của
trường PostalCode thành Zip code, chọn tên trường hiện thời và gõ
Zip
code
. Như vậy, có thể đổi tên trường StateOrProvince thành State. Kết quả
thay đổi tới cấu trúc bảng (sau khi thêm trường Middle Initial và đổi tên
trường StateOrProvince, Postalcode) như hình 3.

Hình 3: Thay đổi cấu trúc bảng
Trong toàn bộ thời gian, có thể không cần kiểm tra dữ liệu. Như vậy, Access
cũng cho phép bạn xóa các trường. Xóa một trường cũng giống cách xóa bản
ghi trong một bảng:
1. Sử dụng chuột, chọn toàn bộ dòng chứa trường mà bạn muốn xóa.
2. Nhấn phím DEL hoặc chọn Delete từ menu Edit. Nếu bạn đang xóa một
trường chứa dữ liệu, Access sẽ hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ, hình 4


Hình 4: Access hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ.
Để xóa trường, cùng với tất cả thông tin trước đó chứa bên trong nó, kích
chuột vào nút Yes
Chú ý: Nếu bạn xóa một trường do nhầm, ngay lập tức sử
dụng tùy chọn Undo từ menu Edit,. Nếu bạn thực hiện nhiều
thay đổi khác nhau cho cấu trúc bảng, việc xóa trường (và
nội cung của nó) không thể khôi phục.
Thay đổi kiểu dữ liệu
Để lưu giữ một phần thông tin có hiệu quả, Access cần biết kiểu dữ liệu của
nó. Kiểu dữ liệu chỉ rõ loại thông tin trường sẽ chứa. Access cho phép bạn
chỉ rõ 9 kiểu dữ liệu khác nhau, chi tiết trong bảng 1.
Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
AutoNumber
Số tự đọng - Access tự động điền các số có thứ tự mỗi
khi bạn thêm bản ghi.
Currency
Giá trị kiểu tiền tệ - Số chính xác tới 15 số thập phân
phía bên trái của dấu chấm và 4 số thập phân phía bên
phải.
Date/Time
Kiểu ngày giờ - Số miêu tả ngày hoặc giờ trong
khoảng từ 100 đến 9999
Hyperlink
Một địa chỉ siêu liên kết tới tài liệu khác, URL, hay vị
trí trong một tài liệu
Memo Kiểu ghi nhớ - Có độ dài tối đa lên tới 64000 ký tự
Number Kiểu số - Một giá trị số
OLE Object
Những đối tượng như đoạn âm thanh hay các hình ảnh
đồ họa (OLE là một kỹ thuật nhúng và kết nối đối

tượng, bạn sẽ được biết rõ hơn trong Chương 17, “Sử
dụng OLE”)
Text
Kiểu văn bản - Gồm nhiều ký tự có độ dài tối đa 255
ký tự
Yes/No Kiểu logic - Cho giá trị đúng hoặc sai.
Bảng 1: Các kiểu dữ liệu hỗ trợ bởi Access.
Nếu bạn làm việc với máy tính lâu dài, bạn sẽ thấy rất quen với một vài kiểu
dữ liệu được đưa ra trong bảng 1. Đó là những kiểu dữ liệu cơ bản hầu như
có trong mọi thông tin có thể lưu trữ.
Trong cột Data Type của cửa sổ Design view, Access hiển thị kiểu dữ liệu
hiện thời của mỗi trường. Nếu bạn muốn thay đổi các kiểu dữ liệu, chọn kiểu
dữ liệu cho trường bạn muốn đổi.
Ví dụ, giả thiết đã có một trường Christmas Card trong bảng. Mục đích của
trường là chỉ báo cho bạn liệu người này có thiệp Christmas trong danh sách.
Trường này phù hợp với kiểu dữ liệu Yes/No, nhưng Access tự động thiết
lập cho dữ liệu là kiểu Text (văn bản). Như vậy, bạn phải thay đổi nó với
một kiểu dữ liệu khác.
Để làm được, lựa chọn dòng Christmas Card từ cột Data Type. Bạn sẽ để ý
thấy một mũi tên nhỏ xuất hiện phía bên phải của kiểu dữ liệu. Nếu kích
chuột vào mũi tên, một danh sách sẵn có xổ xuống. Tất cả việc cần làm là
chọn một kiểu dữ liệu. Trong trường hợp này, chọn Yes/No. Khi trở lại chế
độ Design view, Access sẽ đổi các giá trị trong trường.

Chú ý: Thay đổi kiểu dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian của
tiến trình, phụ thuộc vào nhiều bản ghi có trong bảng. Khi
bạn thay đổi một kiểu dữ liệu, Access sẽ thực hiện chuyển
đổi dữ liệu sẵn có trong trường thành kiểu dữ liệu mới. Nếu
nó không thể thực hiện được, bạn sẽ mất dữ liệu đã được lưu
trước đó trong trường.

Thêm lời chú thích
Khi thiết kế một bảng, bạn lựa chọn các trường mà bảng lưu giữ, mỗi trường
đều có kiểu dữ liệu. Để giúp bạn giải thích những vấn đề cho người khác có
thể cập nhật bảng, Access cho phép đặt những lời chú thích về mỗi trường
trong bảng. Bằng cách đọc những lời chú thích đó, bạn hoặc những người
dùng khác nhanh chóng biết được tại sao những lựa chọn cụ thể đó được tạo.
Trong chế độ Design view, bạn có thể đặt các lời chú thích về các trường ở
cột thứ 3 của mỗi dòng. Nội dung của trường miêu tả không ảnh hưởng tới
quá trình làm việc của Access, việc miêu tả trường đơn giản là chỗ đặt tài
liệu hoặc đưa ra lời chú thích cho mục đích của trường. Sau này, bạn có thể
quên là tại sao bạn đã gộp một trường trong bảng. Nếu bạn tạo một lời chú
thích bây giờ, về sau bạn sẽ không phải bận tâm.
Để thêm một lời chú thích, đơn giản là lựa chọn ô trong cột thứ 3 của dòng
định chứa nội dung chú thích. Bạn có thể nhập lời chú thích tối đa 283 ký tự.
Trong chương 9, “Tạo các biểu mẫu tùy ý”, bạn sẽ học cách miêu tả trường
Tìm hiểu các thuộc tính
Bạn đã được lưu ý vùng phía cuối của cửa sổ Design, đó là vùng Field
Properties (các thuộc tính của trường).
Properties đơn giản là các đặc điểm
được kết hợp với một trường hay một đối tượng. Cửa sổ Design cho phép
bạn thay đổi thuộc tính được kết hợp với các trường.

Hình 5: Vùng Field Properties
Mỗi kiểu thuộc tính kết hợp với một trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của
trường đó. Ví dụ, một trường Text có đặc tính là độ dài (cũng được biết như
thuộc tính Field Size) kiểm soát mức tối đa mà các ký tự đạt được trong một
trường. Mặt khác, một
OLE Object (như âm thanh hay hình ảnh) không có
thuộc tính như vậy bởi vì một độ dài không có ý nghĩa.
Để thay đổi một thuộc tính của trường, chọn dòng chứa trường đó rồi lựa

chọn thuộc tính hoặc nhập thuộc tính mới. Những phần sau sẽ giải thích một
số thuộc tính đó.
Chú ý: Thay đổi một vài thuộc tính có thể dẫn tới mất dữ
liệu. Ví dụ, nếu bạn rút ngắn độ dài của một trường văn bản,
sau đó nhiều trường chứa giá trị dài sẽ bị cắt bớt. Trong
trường hợp đó, bạn có thể bị mất dữ liệu, Access sẽ đưa ra
cảnh báo đầu tiên trước khi nó được thay đổi.
Phụ đề
Caption (phụ đề) là một nhãn mà Access sử dụng để đề cập tới một trường.
Trong chế độ Datasheet view, phụ đề xuất hiện phía trên cột của trường.
Access cũng sử dụng thuộc tính Caption trong các vị trí khác, như các nhãn
để hướng dẫn. (Bạn sẽ được hiểu rõ hơn trong chương 9)
Đặc tính Caption có tối đa 255 ký tự. Nếu bạn không đưa ra một Caption,
Access sử dụng tên trường để thay thế.
Định dạng
Thuộc tính Format (định dạng) miêu tả việc định dạng mà Access sử dụng
để hiển thị một giá trị trong trường. Thuộc tính này chỉ tác động đến cách
Access hiển thị dữ liệu, chứ không thay đổi giá trị đã được lưu giữ trong
bảng. Bạn có thể thiết lập các định dạng khác nhau cho nhiều kiểu dữ liệu
khác nhau. Ví dụ, Access cung cấp các định dạng khác nhau để điều chỉnh
cách một ngày tháng được hiển thị. Như vậy, đối với trường currency, bạn
có thể hiển thị giá trị tiền tệ dựa vào các định dạng khác nhau.
Để quan sát được các định dạng sẵn có cho một trường cụ thể, chọn thuộc
tính Format và kích chuột vào mũi tên xuất hiện phía bên phải hộp thoại
property. Ví dụ, nếu bạn chọn trường Birthdate (trường có kiểu dữ liệu
Date/Time), sau đó kích chuột vào thuộc tính Format, mũi tên xuất hiện phía
bên phải hộp property. Nếu kích chuột vào mũi tên, bạn sẽ thấy một danh
sách các thuộc tính sẵn có của trường. Thuộc tính tên được hiển thị phía bên
trái danh sách, trong khi các ví dụ về sử dụng thuộc tính này ở phía bên phải.


Hình 6: Thuộc tính Format
Nếu định dạng sẵn có không phù hợp với nhu cầu, bạn có thể tạo một định
dạng tùy chỉnh bằng cách sắp xếp một chuỗi các ký tự cùng nhau để chỉ định
cách các giá trị trong trường xuất hiện. Định dạng các ký tự mà bạn sử dụng
sẽ phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trong trường: Numeric hoặc Currency,
Date/time, Yes/No, hoặc Text, Memo.
Định dạng các mã cho kiểu dữ liệu Numeric hay Currency được trình bày
trong bảng 2
Ký tự Ý nghĩa
0
Đưa ra một vị trí thay thế cho một số. Access hiển thị
một số hoặc số 0
#
Đưa ra một vị trí thay thế cho một số. Access hiển thị
một số hoặc một ký tự trắng
. Dấu chấm thập phân
, Dấu phẩy ngăn cách giữa các số hàng nghìn
E-, E+, e-
, e+
Cách ký hiệu hóa
% Tỉ lệ phần trăm
\ Hiển thị ký tự tiếp theo như một chữ
-, +, $, (, ) Hiển thị như một ký tự chữ
*
Sử dụng ký tự sau như ký tự đủ (làm đầy các ký tự trắng
trong định dạng)
Bảng 2: Định dạng các mã tùy ý cho kiểu dữ liệu Numeric, Currency.
Ví dụ, nếu bạn muốn trình bày một định dạng tùy chỉnh cho trường
Currency là các số 1234.5678 và -1234.5678 được hiển thị như sau:
*******$1,234.57

(*******$1,234.57)
Bạn có thể sử dụng thuộc tính Format sau:
**$#,##0.00;(**$#,##0.00)
Chú ý rằng, thực tế có hai định dạng theo lý thuyết được tách ra bởi dấu
chấm phẩy. Access sử dụng định dạng dấu chấm phẩy phía bên trái nếu giá
trị trong trường là dương và định dạng bên phải nếu giá trị âm
Bảng 3 đưa ra chi tiết các mã định dạng tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng cho
các trường với kiểu dữ liệu Date/Time
Ký tự Ý nghĩa

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay
×