bài giảng kế toán ngân hàng

Giáo trình KTNH (bản thảo)
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG
1.1. Đặc điểm cơ bản của kế toán Ngân hàng kinh doanh (NHKD)
1.1.1. Đặc điểm về đối tượng kế toán
Cũng như kế toán ở bất kỳ doanh nghiệp nào, đối tượng của kế toán NHKD là vốn
kinh doanh (quy mô, cơ cấu của vốn) của ngân hàng ở một thời điểm nhất định và quá
trình biến động của nó.
Tuy nhiên, vì NHKD là một trong các định chế tài chính trung gian mà chức năng
cơ bản là chức năng trung gian tài chính cho nên so với hoạt động kế toán của các doanh
nghiệp phi tài chính, đối tượng của kế toán NHKD có những đặc điểm cơ bản sau:
1.1.1.1. Đối tượng của kế toán NHKD liên quan rất nhiều đến đối tượng kế
toán của các chủ thể kinh tế - xã hội khác trong xã hội, bao gồm:
các doanh nghiệp phi tài chính và doanh nghiệp tài chính; khu vực
tài chính công; khu vực tài chính dân cư và cả các tác nhân nước
ngoài Sự liên quan này lại rất đa dạng.
Đó có thể là quan hệ tiền gửi, trong đó, các chủ thể đóng vai trò là người gửi tiền
theo dõi khoản tiền gửi như một Tài sản (Asset) trong khi NH lại theo dõi như một khoản
Nợ (Liability).
Đó có thể là quan hệ cấp tín dụng, trong đó, NH theo dõi khoản cho vay như một
Tài sản, trong khi người vay theo dõi như một khoản Nợ phải trả. Đó cũng có thể là một
quan hệ, trong đó NHKD đóng vai trò là một trung gian thanh toán với chức năng là
chuyển tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản của người hưởng
Đặc điểm này dẫn đến nhiều hệ quả khác nhau, đồng thời cho thấy khả năng kiểm
soát thông tin về nền kinh tế, về các chủ thể trong nền kinh tế thông qua kiểm soát thông
tin kế toán của các NH. Nó cũng cho thấy, nền kinh tế và các chủ thể sẽ bị tổn thương
không nhỏ, nếu các thông tin kế toán NH bị tác động sai lệch. Có thể rút ra một số kết
luận hữu ích cho công tác quản lý vĩ mô và quản lý NH:
- Việc kiểm soát thu nhập và qua đó, kiểm soát các hoạt động kinh tế ngầm, hạn
chế các tiêu cực trong xã hội sẽ có hiệu quả hơn nếu tỷ trọng thanh toán qua NH tăng lên.
- Ngoại trừ những trường hợp được pháp luật cho phép, bảo mật thông tin về khách

hàng là một trong những nguyên tắc hoạt động quan trọng của NHKD. Tuy nhiên, cần
nhận thức đúng về nguyên tắc bảo mật thông tin. Các thông tin về khách hàng chỉ được
những bộ phận liên quan và có quyền tiếp cận được biết, không được phép tiết lộ cho bất
kỳ ai ngoài những đối tượng trên. Nhưng điều này không có nghĩa NHKD là một lĩnh vực
cách ly, không được tiếp cận về thông tin. NHKD như bất kỳ tổ chức kinh doanh nào
khác, phải tuân thủ những yêu cầu công khai thông tin của các đối tượng hữu quan
(stakeholders). Vì vậy, cần phải xây dựng thật cụ thể những tiêu chuẩn về cung cấp thông
tin kế toán NHKD. Những thông tin nào được và phải cung cấp. Những thông tin nào chỉ
được tiếp cận hạn chế Chẳng hạn, thông tin về tiền gửi của từng khách hàng cụ thể
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
1
Giáo trình KTNH (bản thảo)
đương nhiên không thể công khai nhưng thông tin về toàn bộ hoặc một bộ phận tiền gửi
(ví dụ: bộ phận tiền gửi thanh toán, tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn ) của khách hàng phải
được công bố
- Trong bối cảnh hiện nay, khi cuộc cách mạng về công nghệ đang là một xu hướng
chủ đạo của hệ thống NH trên khắp thế giới cũng như ở Việt Nam, việc ứng dụng công
nghệ thông tin với mức độ ngày càng cao vào hoạt động NH nói chung, vào hệ thống kế
toán NH nói riêng có thể tạo nên những thách thức rất lớn về yêu cầu bảo mật và an ninh
thông tin. Sự tán phát, lây nhiễm virus máy tính; sự tấn công chủ động của các hacker vào
các hệ thống mạng máy tính của NH; khả năng phát tán, nhân bản tài liệu quá dễ dàng
sẽ là những thách thức lớn đối với quản lý vĩ mô cũng như từng NH. Nếu hệ thống
thông tin kế toán của NH không được bảo vệ tốt, hậu quả đối với nền kinh tế sẽ rất lớn.
1.1.1.2. Khác với các doanh nghiệp phi tài chính, hoạt động của NHKD là hoạt
động kinh doanh tiền tệ. Ngoại trừ một số tài sản cố định như trụ sở, phương tiện thiết
bị tài sản của NH chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn bằng tiền và các tài sản tài chính hay
còn gọi là các quyền tài chính (các khoản cho vay, đầu tư chứng khoán ). Mặt khác, về
cơ bản, quá trình vận động của vốn kinh doanh trong NH không diễn ra sự thay đổi hình
thái của vốn theo công thức vận động quen thuộc: T>>Sản xuất >>Sản phẩm>>T. Có thể
quan niệm NHKD như một doanh nghiệp cung ứng các dịch vụ nhưng là những dịch vụ

đặc biệt, những dịch vụ liên quan đến sự chu chuyển của tiền tệ. Vì vậy, sự vận động của
vốn trong NHKD chủ yếu là sự chu chuyển tiền tệ về phương diện sở hữu hoặc phương
diện quyền sử dụng.
Do điều này, tài sản trong NHKD không phân chia theo thông lệ thành tài sản lưu
động và tài sản cố định; và vì không có sản phẩm dở dang nên việc tính giá thành sản
phẩm không đặt ra; thu nhập và chi phí được kết chuyển theo từng kỳ và thường được
phân thành 2 loại chủ yếu: thu nhập lãi (interest income) và thu nhập phi lãi (noninterest
income); tương ứng là chi phí trả lãi (interest expenses) và chi phí ngoài lãi (noninterest
expenses).
1.1.1.3. Vận động vốn của NHKD ngược chiều với vận động vốn của các chủ thể
khách hàng. Như đã trình bày ở tiểu mục 1.1.1.1. ở trên, một khoản vốn mà NH hạch toán
như một tài sản thì khách hàng hạch toán như một khoản Nợ và ngược lại. Điều này đúng
đối với cả ba nghiệp vụ cơ bản của NH: nghiệp vụ huy động vốn; nghiệp vụ cấp tín dụng
và nghiệp vụ trung gian thanh toán.
Trong nghiệp vụ huy động vốn khi NH phát sinh một khoản Nợ từ tiền gửi của
khách hàng; phát hành giấy tờ có giá; vay của NHNN hay vay của các Tổ chức tín dụng
khác, NH sẽ ghi CÓ các tài khoản nguồn vốn liên quan như là một khoản tăng NỢ phải
trả thì các đối tác lại ghi NỢ trên các tài khoản tài sản như là một khoản phải thu. Ngược
lại, trong nghiệp vụ cấp tín dụng, NH sẽ ghi Nợ trên các tài khoản tài sản như là một
khoản phải thu thì các đối tác sẽ ghi CÓ trên các tài khoản nguồn vốn như là một khoản
phải trả. Cũng như vậy, trong nghiệp vụ trung gian thanh toán, khi NH ghi giảm tài khoản
của người trả, tức ghi giảm một tài khoản nguồn vốn, nó sẽ ghi NỢ tài khoản của người
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
2
Giáo trình KTNH (bản thảo)
này và ghi tăng tài khoản của người hưởng (tức ghi CÓ) nhưng các khách hàng liên quan
khi nhận được báo Nợ và báo Có sẽ hạch toán ngược lại.
1.1.2. Đặc điểm về chức năng- nhiệm vụ
Ngoài những chức năng thông thường của kế toán, thể hiện thành các nhiệm vụ cụ
thể như:

- Phản ánh trung thực, rõ ràng, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế - tài chính
phát sinh trong hoạt động ngân hàng
- Cung cấp thông tin kinh tế - tài chính cho các đối tượng hữu quan
- Giám sát quá trình vận động vốn kinh doanh của ngân hàng

Kế toán ngân hàng còn tham gia trực tiếp vào một số nghiệp vụ hoặc dịch vụ ngân
hàng, nhất là dịch vụ trung gian thanh toán. Đây là một đặc điểm rất đáng lưu ý của kế
toán NHKD. Bởi vì, với chức năng thông tin, kế toán về thực chất là một hệ thống thông
tin và kiểm tra và là một phân hệ của hệ thống quản trị doanh nghiệp. Nhưng khi tham gia
trực tiếp vào các hoạt động cung ứng dịch vụ, kế toán NHKD cũng đồng thời là một phân
hệ của hệ thống sản xuất và cung ứng dịch vụ của ngân hàng. Nó trực tiếp tạo ra giá trị
gia tăng, tạo ra thu nhập cho NHKD.
Sở dĩ có đặc điểm này là do, đối tượng của kế toán NHKD là tiền tệ, mà đối tượng
của hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ NHKD cũng chủ yếu là tiền tệ; quá trình
cung ứng dịch vụ NH cũng đồng thời là quá trình chu chuyển tiền tệ mà tổ chức và kiểm
soát quá trình này là một chức năng của kế toán NHKD.
Có thể minh hoạ đặc điểm này bằng nhiều ví dụ khác nhau. Sau đây là một vài ví
dụ tiêu biểu:
- Trong nghiệp vụ huy động vốn, phần lớn các thao tác nghiệp vụ như: ghi sổ, tính
toán lãi, thanh toán lãi và gốc đều là những thao tác kế toán.
- Trong nghiệp vụ cấp tín dụng, các thao tác nghiệp vụ như: giải ngân, lưu trữ hồ
sơ, tính toán thu nợ, thu lãi, hạch toán chuyển khoản, theo dõi và phản ảnh quá trình thu
nợ, chuyển nợ theo cấp độ rủi ro, cũng là những thao tác kế toán hoặc do bộ phận kế
toán thực hiện.
- Trong nghiệp vụ trung gian thanh toán, kế toán NHKD đóng một vai trò cực kỳ
quan trọng. Bởi vì, một cách đơn giản, bản chất của thanh toán qua NH là việc chuyển
tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản của người hưởng thông qua quá trình luân
chuyển chứng từ và thực hiện các bút toán trên sổ. Đây cũng chính là những thao tác
nghiệp vụ kế toán.
Một trong những hệ quả quan trọng của đặc điểm này là quá trình xử lý các

nghiệp vụ kế toán đồng thời là quá trình giao dịch với khách hàng. Thời gian mà một
khách hàng chờ đợi giao dịch được hoàn thành phụ thuộc khá nhiều vào thời gian xử lý
các thao tác nghiệp vụ kế toán NH. Chẳng hạn, khi khách hàng nộp một chứng từ thanh
toán (lệnh chi hoặc lệnh nhờ thu, séc ), để thực hiện được lệnh giao dịch này, NH phải
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
3
Giáo trình KTNH (bản thảo)
thực hiện các công đoạn: tiếp nhận chứng từ; kiểm soát chứng từ; luân chuyển chứng từ;
thực hiện bút toán; báo Nợ, báo Có Tất cả các công đoạn này về cơ bản là quá trình xử
lý nghiệp vụ kế toán. Chất lượng của quá trình xử lý này được phản ảnh tổng hợp trong
khái niệm chi phí giao dịch. Chi phí giao dịch (transaction/exchange cost) có thể hiểu là
những hao phí về thời gian, công sức, vật chất, tiền bạc và cả những hao tổn về tinh
thần để hoàn thành một giao dịch giữa NH và khách hàng.
Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán NHKD là tổ chức các
nghiệp vụ giao dịch với khách hàng, bảo đảm nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách
hàng, giảm chi phí giao dịch đồng thời hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro hoạt động
(Operational Risk). Rủi ro hoạt động nói ở đây là những rủi ro phát sinh trong quá trình
thực hiện các hoạt động nghiệp vụ do sự không phù hợp, sai lệch, trục trặc của hệ thống
thiết bị, của nhân viên hoặc quy trình Những rủi ro này có thể gây ra những hậu quả rất
lớn đối với NHKD.
Rõ ràng, tồn tại một mâu thuẫn có tính khách quan giữa yêu cầu tối thiểu hoá chi
phí giao dịch (tức tạo thuận tiện tối đa cho khách hàng) với yêu cầu tối thiểu hoá rủi ro
hoạt động. Chẳng hạn, nếu nới lỏng các yêu cầu kiểm soát, giảm bớt các thủ tục khách
hàng chắc chắn sẽ được hưởng lợi về chi phí giao dịch nhưng hệ quả tất yếu là gia tăng
mức độ rủi ro hoạt động, dẫn đến thiệt hại tài sản cho NH. Ngược lại, nếu tăng cường các
biện pháp kiểm soát rủi ro bằng cách siết chặt các khâu kiểm soát, các tiêu chuẩn về trình
tự, thủ tục tất yếu sẽ làm chi phí giao dịch gia tăng.
Chính do đặc điểm này, mà một nội dung chiếm dung lượng lớn của môn học kế
toán NHKD được dành để đề cập đến các hoạt động thanh toán qua ngân hàng bao gồm:
quan hệ thanh toán giữa khách hàng và ngân hàng (được gọi là hình thức thanh toán) và

quan hệ thanh toán giữa các NH hay giữa các NH với các trung gian thanh toán khác
(được gọi là phương thức thanh toán). Những nội dung này sẽ được đề cập chi tiết từ bản
chất, cơ sở pháp lý, thủ tục, quy trình chứ không chỉ đề cập đơn thuần về các bút toán.
Để giải quyết mâu thuẫn nói trên, kế toán NHKD phải không ngừng tìm kiếm các
giải pháp có hiệu quả. Một số các giải pháp đó đã được thực hiện, chẳng hạn:
(i) Tăng cường tính cập nhật và chính xác, loại trừ nhanh chóng các sai sót do vô ý
hoặc do cố ý trục lợi, bảo đảm hạn chế đến mức thấp nhất các gian lận bằng các biện
pháp:
- Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải được xử lý chứng từ và vào sổ ngay
- Tổ chức đối chiếu thường xuyên, lập bảng cân đối tài khoản mỗi ngày, nhằm một
mặt cung cấp các thông tin cập nhật và kiểm tra, kiểm soát phát hiện kịp thời các sai sót
và các sự cố khác.
- Tổ chức công tác báo nợ, báo có kịp thời cho các đối tượng khách hàng
- Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp đồng thời
(iii) Một giải pháp khác mà hệ thống NHKD đã thực hiện từ lâu là thiết lập chức
danh Kiểm soát viên (hay còn gọi là Kiểm soát viên độc lập). Đây là một chức danh trong
quy trình kế toán NHKD có chức năng kiểm soát lại và phê duyệt tính hợp lệ, hợp pháp
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
4
Giáo trình KTNH (bản thảo)
của chứng từ và tính chính xác của các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế - tài chính do kế toán
viên, cán bộ nghiệp vụ đã nhập vào hệ thống thông tin kế toán. Việc thiết lập chức danh
này là một đặc thù của kế toán NHKD nhằm tăng cường khâu kiểm soát, hạn chế các rủi
ro về tài sản.
(iv) Tuy nhiên, xét đến cùng, giải pháp vừa có tính cơ bản, triệt để nhất lại vừa phù
hợp với xu thế cách mạng công nghệ trong NH là đẩy mạnh các ứng dụng công nghệ
thông tin nhằm tăng cường mức độ tin học hoá, tự động hoá các hoạt động trong NHKD
nói chung, kế toán NH nói riêng. Điều này cho phép một mặt giảm chi phí giao dịch, tăng
các cơ hội tiếp cận dịch vụ ngân hàng ở mọi thời điểm và ở mọi khoảng cách không gian,
nói cách khác, loại bỏ các trở ngại về không gian và thời gian, mặt khác, vừa bảo đảm

thực hiện đầy đủ các yêu cầu kiểm tra, kiểm soát. Nhưng cũng như mọi giải pháp, giải
pháp này cũng tạo ra những thách thức. Ngoài những rủi ro hoạt động (virus, hacker )
như đã đề cập ở trên (tiểu mục 1.1.1.1), các NH còn phải đối diện với rủi ro công nghệ
(Technology Risk). Đó là rủi ro khi mà đầu tư công nghệ không tạo nên sự tiết kiệm chi
phí vì không tận dụng được sự tiết kiệm do quy mô (Economies of Scale) và tiết kiệm do
danh mục dịch vụ đa dạng (Economies of Scope). Vì vậy, đồng thời với việc ứng dụng
công nghệ hiện đại, các NH phải có giải pháp để kiểm soát tốt các rủi ro.
Nói thêm, xét trên bình diện toàn bộ hoạt động NH, yêu cầu tạo thuận tiện tối đa
cho khách hàng và yêu cầu kiểm soát rủi ro cũng là một mâu thuẫn chủ yếu và có tầm chi
phối rất rộng. Tuy nhiên, rủi ro trong trường hợp này bao gồm nhiều loại khác, chẳng hạn
trong hoạt động cấp tín dụng, nếu NH nới lỏng quá trình sàng lọc, hoặc tạo dễ dàng cho
khách hàng trong các yêu cầu về cung cấp thông tin, về các biện pháp bảo đảm NH sẽ tự
đặt mình vào tình trạng rủi ro tín dụng
Từ những phân tích về hai đặc điểm ở các tiểu mục 1.1.1 và 1.1.2 ở trên, có thể rút
ra một kết luận khác: nghiên cứu về kế toán NHKD ngoài việc tìm hiểu về các hoạt động
nghiệp vụ kế toán, một mục tiêu quan trọng khác, thậm chí quan trọng hơn, là nhận thức
sâu sắc về cơ chế vận hành của các hoạt động nghiệp vụ cũng như bản chất của các quá
trình cung ứng dịch vụ của NHKD dưới cách tiếp cận của kế toán. Cách tiếp cận này cho
phép người nghiên cứu có một cách nhìn vừa có tính hệ thống, vừa đi vào những khía
cạnh rất chi tiết. Ví dụ, chỉ có thể có một cái nhìn toàn cảnh và có hệ thống về các hoạt
động trong bảng và hoạt động ngoại bảng của NHKD thông qua nghiên cứu bảng cân đối
kế toán; hoặc chỉ có thể hình dung cụ thể nghiệp vụ cho vay theo hạn mức theo phương
thức một tài khoản hoặc theo phương thức hai tài khoản với cách thức giải ngân, thu nợ
tương ứng thông qua nghiên cứu từng trường hợp kế toán cụ thể Dĩ nhiên, không nên
tuyệt đối hoá cách tiếp cận này. Chỉ nên quan niệm đây là một cách tiếp cận cho phép bổ
sung một góc nhìn khác về các hoạt động của NHKD.
1.1.3. KTNH có nhiều nét tương đồng với kế toán các định chế tài chính trung
gian khác
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
5

Giáo trình KTNH (bản thảo)
Mặc dù có những đặc thù trong lịch sử hình thành và quy chế pháp lý nhưng nhìn
chung, hệ thống các định chế tài chính trung gian phổ biến ở các nước bao gồm 3 nhóm
chính:
- Các tổ chức nhận tiền gửi (Depository Institutions) mà điển hình là NH thương
mại;
- Các tổ chức tiết kiệm theo hợp đồng (Contractual savings Institutions) mà điển
hình là các Công ty bảo hiểm và các Quỹ trợ cấp hưu trí;
- Các trung gian đầu tư hay còn gọi là các định chế đầu tư (Investment
Institutions)
Liên hệ với hệ thống tài chính Việt Nam, về cơ bản các định chế tài chính cũng
tương đồng với cách phân loại trên, chẳng hạn, các Tổ chức nhận tiền gửi cũng bao gồm
các loại hình Ngân hàng, các Tổ chức tiết kiệm theo hợp đồng cũng bao gồm các loại
hình Công ty bảo hiểm nhân thọ; Bảo hiểm tài sản và tai nạn (thường được gọi là Bảo
hiểm phi nhân thọ); Bảo hiểm xã hội, các Trung gian đầu tư bao gồm các loại hình Công
ty tài chính; Quỹ đầu tư; Công ty đầu tư.
Tuy nhiên, về quy chế pháp lý, Luật Tổ chức tín dụng quy định phạm vi điều tiết
và qua đó tạo nên một tập quán về lập pháp (và lập quy) là xếp các tổ chức có hoạt động
tín dụng vào một nhóm, bao gồm: các loại hình Ngân hàng trung gian và các tổ chức tín
dụng phi ngân hàng như: Công ty tài chính và Công ty cho thuê tài chính.
Vì vậy, rất dễ thấy điểm tương đồng giữa kế toán NHKD và kế toán các tổ chức tín
dụng khác (các loại hình NH trung gian khác như: NH chính sách, NH phát triển, NH hợp
tác , các Công ty tài chính và Công ty cho thuê tài chính). Hệ thống tài khoản, hệ thống
báo cáo kế toán – tài chính hiện hành đều được áp dụng chung cho các Tổ chức tín dụng
chứ không chỉ cho NHKD.
Xét rộng ra, kế toán NHKD cũng có sự tương đồng ở mức độ khác nhau đối với kế
toán trong các định chế tài chính trung gian không phải tổ chức tín dụng như: Quỹ đầu tư,
Công ty đầu tư, các Tổ chức tiết kiệm theo hợp đồng (Công ty bảo hiểm ). Sự tương
đồng thể hiện ở những điểm sau:
- Về nguồn vốn: Các khoản Nợ của NHKD và các định chế tài chính đều dựa trên

huy động vốn của công chúng thông qua tiền gửi, phát hành các công cụ tài chính, hoặc
thu phí bảo hiểm.
- Về sử dụng vốn: Các tài sản của NHKD cũng như các định chế tài chính nói trên
đều chủ yếu ở dưới dạng các tài sản tài chính (các khoản cho vay hoặc đầu tư chứng
khoán )
Để minh hoạ, có thể xem Bảng cân đối kế toán rút gọn của các định chế tài chính
như sau:
Nguồn vốn (Sources of Fund) Tài sản (Assets)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
6
Giáo trình KTNH (bản thảo)
1. Nợ:
- Tiền gửi của khách hàng
- (hoặc) Phí theo hợp đồng
- Vốn vay phi tiền gửi
(nondeposit borrowings)
- Phát hành giấy tờ có giá
- Vay khác
2. Vốn chủ sở hữu
- Cổ phần
- (Hoặc) Chứng chỉ quỹ
1. Tiền mặt và tiền gửi tại các tổ
chức khác
2. Đầu tư chứng khoán
3. Cho vay và cho thuê
4. Tài sản cố định
Thực ra, như có thể thấy, sự khác nhau giữa các định chế tài chính tập trung nhiều
hơn ở cách thức huy động vốn (tức các khoản Nợ) và sự khác nhau rõ rệt nhất là giữa các
Công ty bảo hiểm và các định chế còn lại. Về tài sản, xét về chức năng tài chính trung
gian, sự khác nhau cơ bản không lớn.

Hoạt động của tất cả các định chế tài chính trung gian đều thường được chia làm
hai loại: các hoạt động trong bảng (On-balance sheet activities) và các hoạt động ngoại
bảng (Off-balace sheet activities).
Về thu nhập, tất cả các định chế tài chính trung gian có một đặc điểm chung là thu
nhập được hình thành từ 2 mảng lớn là thu nhập lãi và thu nhập phi lãi (hay ngoài lãi).
Thu nhập lãi là thu nhập từ các hoạt động cấp tín dụng và đầu tư chứng khoán nợ hoặc
chứng khoán vốn. Thu nhập phi lãi là thu nhập nhận được từ các dịch vụ tài chính có tính
đặc thù của từng loại hình. Về chi phí, trừ bảo hiểm, trong các loại hình còn lại, chi phí
hoạt động kinh doanh cũng thường được phân thành 2 nhóm là chi phí trả lãi và chi phí
ngoài lãi.
Từ phân tích trên, có thể rút ra kế luận: việc thiết kế hệ thống tài khoản, thiết kế
mẫu báo cáo kế toán – tài chính cũng như xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích hoạt động
kinh doanh của các định chế tài chính trung gian nên tính toán, cân nhắc đầy đủ đặc điểm
tương đồng này một cách hiệu quả.
1.2. Phân loại vốn kinh doanh và hệ thống tài khoản kế toán NHKD
1.2.1. Ý nghĩa của phân loại vốn kinh doanh trong NHKD
Vốn kinh doanh và sự biến động của vốn kinh doanh trong quá trình thực hiện các
chức năng của NHKD là đối tượng thông tin và kiểm tra của kế toán NHKD.
Việc phân loại vốn kinh doanh cũng tức là phân loại đối tượng kế toán NHKD có
hai ý nghĩa quan trọng:
- Trước hết, nó là cơ sở của phương pháp tài khoản trong kế toán ngân hàng. Bản
chất của phương pháp tài khoản là phân loại đối tượng kế toán ngân hàng (tức vốn kinh
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
7
Giáo trình KTNH (bản thảo)
doanh) thành các đối tượng chi tiết và thu thập thông tin của từng đối tượng chi tiết về sự
biến động (số phát sinh tăng hoặc giảm), tình trạng của chúng ở từng thời điểm nhất định
(số dư). Do đó, để thực hiện kế toán theo phương pháp tài khoản, điều cần làm trước tiên
là phải tiến hành phân loại vốn kinh doanh của ngân hàng theo những tiêu chí nhất định,
làm cơ sở cho việc xây dựng hệ thống tài khoản tương ứng. Điều này dẫn đến hệ quả, để

hiểu được lô-gíc khách quan của hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng, cần nghiên cứu
thấu đáo việc phân loại vốn kinh doanh trong NHKD.
- Thứ hai, phân loại vốn kinh doanh trong NHKD còn thể hiện cách tiếp cận các
hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Như đã đề cập ở trên, các hoạt động kinh doanh của
ngân hàng được chia thành 2 loại: hoạt động trong bảng và hoạt động ngoại bảng. Đặc
trưng của các hoạt động trong bảng là chúng làm biến động một khoản vốn kinh doanh
nào đó (về phương diện tài sản hoặc nợ), chẳng hạn, hoạt động cho vay sẽ làm biến động
tài sản cho vay, hoạt động huy động tiền gửi sẽ làm biến động khoản nợ là tiền gửi của
khách hàng. Các hoạt động trong bảng thường được phân loại theo từng nhóm căn cứ vào
các tiêu chí cụ thể mà tiêu chí quan trọng nhất là căn cứ vào tính chất của các dịch vụ
(hoặc nghiệp vụ) ngân hàng. Cách phân loại này chia các hoạt động trong bảng thành các
nhóm: hoạt động ngân quỹ; hoạt động huy động vốn; hoạt động cấp tín dụng, hoạt động
thanh toán và các hoạt động khác. Đây cũng là cách phân loại được quy định trong Luật
các Tổ chức tín dụng. Chương 3, Luật các Tổ chức tín dụng số 07/1997/QHX (có hiệu
lực thi hành từ 01/10/1998) quy định về hoạt động của tổ chức tín dụng đã chia các hoạt
động này thành 3 nhóm:
(i) Hoạt động huy động vốn, bao gồm: nhận tiền gửi; phát hành giấy tờ có giá; vay
vốn giữa các tổ chức tín dụng; vay vốn của Ngân hàng Nhà nước.
(ii) Hoạt động cấp tín dụng dưới các hình thức cho vay; chiết khấu thương phiếu và
giấy tờ có giá khác; bảo lãnh; cho thuê tài chính và các hình thức khác theo quy định của
Ngân hàng Nhà nước.
(iii) Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ, bao gồm các dịch vụ: mở tài khoản thanh
toán cho khách hàng; cung ứng các phương tiện thanh toán; thực hiện dịch vụ thanh toán
trong nước và quốc tế cho khách hàng; thực hiện các dịch vụ thu hộ, chi hộ; thu phát tiền
mặt cho khách hàng
(iv) Các hoạt động khác, bao gồm: góp vốn, mua cổ phần; tham gia thị trường tiền
tệ; kinh doanh ngoại hối và vàng; nghiệp vụ ủy thác và đại lý; kinh doanh và dịch vụ bảo
hiểm; dịch vụ tư vấn; bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá; cho thuê tủ két; cầm đồ
Rõ ràng có một sự liên hệ rất chặt chẽ giữa cách phân loại vốn kinh doanh theo
nguồn hình thành và theo kết cấu sử dụng với cách phân loại các hoạt động của ngân

hàng. Về cơ bản hoạt động huy động vốn thể hiện cơ cấu vốn theo nguồn hình thành như
là các khoản Nợ phải trả (liabilities), hoạt động cấp tín dụng, đầu tư chứng khoán, ngân
quỹ thể hiện cơ cấu vốn theo kết cấu sử dụng Ngoài ra, một đặc điểm rất quan trọng của
NHKD là tên gọi của một khoản vốn cũng thường đồng thời là tên gọi của một hoạt động
nghiệp vụ của ngân hàng. Vài ví dụ:
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
8
Giáo trình KTNH (bản thảo)
- Trong nghiệp vụ huy động vốn, tiền gửi của khách hàng là một khoản vốn nhưng
đồng thời cũng là nghiệp vụ huy động vốn qua hình thức tiền gửi; phát hành giấy tờ có
giá là tên gọi của một khoản vốn nhưng đồng thời cũng là nghiệp vụ huy động vốn thông
qua hình thức phát hành giấy tờ có giá
- Trong nghiệp vụ cấp tín dụng, cho vay ngắn hạn; cho thuê tài chính; các khoản
trả thay trong bảo lãnh; chiết khấu thương phiếu là tên gọi của những khoản vốn (về
phương diện tài sản) đồng thời cũng là tên gọi của các nghiệp vụ cấp tín dụng của
NHKD
1.2.2.Phân loại vốn kinh doanh của NHKD theo nguồn hình thành và theo kết
cấu sử dụng
Đối tượng của kế toán NHKD có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau tuỳ
mục đích nghiên cứu và hướng tiếp cận. Tuy nhiên, cũng như kế toán ở các lĩnh vực
khác, cách phân loại phổ biến mà kế toán NHKD sử dụng là cách phân loại theo nguồn
hình thành và theo kết cấu sử dụng vốn kinh doanh. Cách phân loại này cũng phù hợp với
những ý nghĩa được đề cập ở tiểu mục 1.2.1. nói trên.
1.2.2.1. Phân loại vốn kinh doanh của NHKD theo nguồn hình thành
Theo cách phân loại này, nguồn hình thành vốn kinh doanh của NHKD được phân
thành các loại sau:
(i) Nguồn vốn chủ sở hữu (Owners’ equities/Capital)
Một cách khái quát, có thể hiểu nguồn vốn chủ sở hữu trong NHKD là nguồn vốn
do các chủ sở hữu của ngân hàng (Nhà nước hoặc các cổ đông khác) đóng góp; kết quả
kinh doanh (lợi nhuận) được giữ lại cho hoạt động kinh doanh của chu kỳ kế tiếp dưới

các hình thức khác nhau và giá trị thặng dư do kết quả của việc phát hành cổ phiếu hoặc
do đánh giá lại giá trị sổ sách của tài sản
Vốn chủ sở hữu trong NHKD thường được chia thành các khoản như sau:
- Vốn điều lệ
- Lợi nhuận chưa phân phối
- Các quỹ hình thành từ lợi nhuận, bao gồm: quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, quỹ
đầu tư phát triển, quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen
thưởng, quỹ phúc lợi
- Chênh lệch đánh giá tỷ giá hối đoái, vàng bạc đá qúy; chênh lệch đánh giá lại tài
sản.
(ii) Các khoản Nợ (Liabilities) hay còn được gọi là Các khoản phải trả
Trong NHKD, các khoản Nợ được phân loại theo nhóm các nghiệp vụ bao gồm:
a. Vốn huy động
Vốn huy động là thành phần chiếm tỷ trọng cao nhất thể hiện nghiệp vụ huy động
vốn của NHKD dưới các hình thức:
+ Các khoản Nợ Chính phủ (tiền gửi của Kho bạc Nhà nước)
+ Vay Ngân hàng Nhà nước dưới các hình thức khác nhau như: vay tái cấp vốn;
vay thành toán bù trừ; vay hỗ trợ đặc biệt
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
9
Giáo trình KTNH (bản thảo)
+ Các khoản Nợ các tổ chức tín dụng khác, bao gồm tiền gửi của các tổ chức tín
dụng khác tại NH và tiền vay của NH đối với các tổ chức tín dụng khác
+ Tiền gửi của các tổ chức và cá nhân
+ Phát hành giấy tờ có giá
b. Nguồn vốn trong thanh toán
Đây là các nguồn vốn nảy sinh do quá trình thanh toán giữa các Ngân hàng và là
một nguồn vốn chiếm tỷ trọng tương đối quan trọng trong hoạt động Ngân hàng. Trong
quá trình thanh toán giữa các NH luôn tồn tại những quan hệ thu hộ, chi hộ giữa các NH
với nhau. Tùy thuộc quy chế của từng hệ thống thanh toán, việc quyết toán các khoản thu

hộ, chi hộ này có thể khác nhau về cách thức thanh, quyết toán; về thời gian quyết
toán Tuy nhiên, trên thực tế luôn tồn tại khoảng cách giữa thời điểm xảy ra nghiệp vụ
thanh toán và thời điểm quyết toán. Điều này có nghĩa là trong bất kỳ phương thức thanh
toán nào, các khoản thu hộ (tức là một khoản phải trả của NH đối với NH đối tác) và các
khoản chi hộ (tức một khoản phải thu của NH đối với NH đối tác) cũng đều có khả năng
phát sinh.
Một cách chính xác, ở một thời điểm bất kỳ, nguồn vốn trong thanh toán phản ảnh
chênh lệch dương (hiệu số) giữa tổng các khoản phải trả cho các NH khác với tổng các
khoản phải thu ở các NH khác [Tổng các khoản phải trả - Tổng các khoản phải thu >0],
hay thường được goi tắt là chênh lệch phải trả.
c. Vốn tài trợ, ủy thác đầu tư, cho vay, bao gồm: vốn nhận của các tổ chức, cá nhân
nước ngoài và trong nước; vốn nhận của chính phủ.
d. Các khoản phải trả khác, bao gồm các nguồn vốn hình thành từ các khoản phải
trả khác như: các khoản phải trả về xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định; tiền giữ hộ
và đợi thanh toán; thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; chuyển tiền phải trả và các
khoản chờ thanh toán khác; các khoản phải trả nội bộ; lãi và phí phải trả
1.2.2.2. Phân loại vốn kinh doanh theo kết cấu sử dụng
Phân loại vốn kinh doanh theo kết cấu sử dụng hay còn gọi là các khoản mục tài
sản (Assets). Một cách khái quát, tài sản có thể được định nghĩa: là những nguồn lực mà
NH đang sở hữu, có được từ giao dịch mà từ đó kỳ vọng sẽ gia tăng thêm hoặc sẽ mang
lại những dòng ngân lưu trong tương lai. Trừ một tỷ lệ nhất định các khoản dự trữ thanh
khoản và các tài sản cố định, tài sản của NHKD chủ yếu là các khoản đầu tư tài chính hay
còn gọi là tài sản sinh lời.
Theo cách phân loại này, vốn kinh doanh của ngân hàng được phân thành các
nhóm sau (được xếp theo thứ tự thanh khoản giảm dần):
(i) Vốn bằng tiền bao gồm:
- Tiền mặt bằng VND và ngoại tệ,
- Chứng từ có giá trị ngoại tệ, kim loại quý, đá quý;
- Tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước,
- Tiền, vàng gửi tại các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước

PGS.TS. Lâm Chí Dũng
10
Giáo trình KTNH (bản thảo)
(ii) Các khoản đầu tư tín phiếu chính phủ và các Giấy tờ có giá ngắn hạn khác
đủ điều kiện để tái chiết khấu với Ngân hàng Nhà nước. Đây là các khoản đầu tư có
mục đích dự trữ thanh khoản thứ cấp và có tính thanh khoản rất cao chỉ sau tiền mặt và
tiền gửi tại NHNN.
(iii) Các khoản đầu tư tài chính dưới hình thức chứng khoán, bao gồm chứng
khoán kinh doanh, chứng khoán đầu tư sẵn sàng bán và chứng khoán đầu tư giữ đến ngày
đáo hạn.
Ba khoản mục (i); (ii) và (iii) nói trên còn được gọi chung là vốn khả dụng và các
khoản đầu tư.
(iv) Các khoản vốn cấp tín dụng cho các tổ chức và cá nhân dưới các hình thức:
- Cho vay truyền thống các tổ chức tín dụng và các tổ chức cá nhân
- Chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và các loại giấy tờ có giá khác;
- Cho thuê tài chính
- Các khoản trả thay trong bảo lãnh
- Cho vay bằng vốn tài trợ, ủy thác

(v) Tài sản cố định và các tài sản có khác như công cụ lao động, góp vốn, đầu tư
dài hạn; các khoản phải thu bên ngoài như: ký quỹ, thế chấp, cầm cố, thanh toán với ngân
sách nhà nước ; các khoản phải thu nội bộ; góp vốn đồng tài trợ; lãi và phí phải thu.
Ngoài ra, ngược với nguồn vốn thanh toán đã đề cập ở tiểu mục 1.2.2.1.ii, ở một
thời điểm nhất định, nếu chênh lệch giữa tổng các khoản chi hộ với các tổng các khoản
thu hộ giữa NH với các NH khác là dương [tổng các khoản phải thu – tổng các khoản
phải trả > 0] hay còn gọi là chênh lệch phải thu thì khoản chênh lệch này được gọi là tài
sản trong thanh toán.
1.2.3. Tổng quan về hệ thống tài khoản kế toán NHKD
Hệ thống tài khoản kế toán NHKD cũng được thiết kế dựa trên những nguyên lý cơ
bản của kế toán. Vì vậy, ở đây chỉ đề cập những điểm có tính đặc thù của hệ thống tài

khoản kế toán NHKD.
1.2.3.1. Phân loại tài khoản kế toán NHKD
(ii) Phân loại theo nội dung kinh tế
Về thực chất, cách phân loại này dựa trên liên hệ lô-gíc giữa phân loại vốn kinh
doanh theo nguồn hình thành và theo kết cấu sử dụng (tài sản) vốn kinh doanh với kết cấu
của hệ thống tài khoản NHKD. Đây là cách phân loại rất quan trọng vì nó quyết định cấu
trúc của hệ thống tài khoản: phân chia các tài khoản theo loại, theo cấp cũng như cách
thức ghi chép, phản ảnh trên từng tài khoản.
Theo cách phân loại này, trong NHKD, hệ thống tài khoản được phân loại thành
các loại sau:
a. Tài khoản thuộc tài sản/tài sản có (Assets)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
11
Giáo trình KTNH (bản thảo)
Các tài khoản này phản ảnh tài sản của ngân hàng và các nghiệp vụ sử dụng vốn
khác tương ứng với cách phân loại vốn kinh doanh theo kết cấu sử dụng đã đề cập ở tiểu
mục 1.2.2.2.
Trong hệ thống tài khoản, các tài khoản thuộc tài sản, bao gồm các tài khoản được
tập hợp trong 3 loại:
- Loại 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư
- Loại 2: Hoạt động tín dụng
- Loại 3: Tài sản cố định và các tài sản có khác
Nhắc lại các kiến thức về nguyên lý kế toán, các tài khoản thuộc nhóm này có số
dư Nợ, số phát sinh tăng được ghi Nợ, số phát sinh giảm được ghi Có.
b. Các tài khoản thuộc nguồn vốn
Các tài khoản này phản ảnh các nguồn hình thành vốn kinh doanh của ngân hàng
tương ứng với cách phân loại vốn kinh doanh theo nguồn hình thành đã đề cập ở tiểu mục
1.2.2.1.
Trong hệ thống tài khoản, các tài khoản thuộc nguồn vốn, bao gồm các tài khoản
được tập hợp trong 2 loại, được sắp xếp theo thứ tự thanh khoản:

- Loại 4: Các khoản phải trả
- Loại 6: Nguồn vốn chủ sở hữu
Nhắc lại, các tài khoản thuộc nguồn vốn có số dư Có, số phát sinh tăng được ghi
Có, số phát sinh giảm được ghi Nợ.
c. Tài khoản sử dụng vốn hoặc nguồn
Đặc điểm chung của các tài khoản thuộc loại này là số dư của chúng ở một thời
điểm bất kỳ có thể dư Nợ hoặc dư Có, bao gồm:
- Các tài khoản có số dư Có hoặc số dư Nợ, ví dụ: tài khoản lợi nhuận chưa phân
phối (kết quả kinh doanh), các tài khoản phản ảnh quan hệ thanh toán giữa các NH trong
loại 5: thanh toán bù trừ, thanh toán liên hàng (trừ một số ít tài khoản thuộc loại để cả 2
số dư).
- Tài khoản để cả 2 số dư: Vì lý do kỹ thuật liên quan đến cách thức kiểm soát, đối
chiếu và quyết toán các khoản phải thu, phải trả giữa các NH theo từng phương thức
thanh toán cụ thể, một số tài khoản không bù trừ số dư mà để cả 2 số dư, ví dụ: tài khoản
thanh toán liên hàng đến để cả 2 số dư không bù trừ. Tuy nhiên, những tài khoản loại này
thường sử dụng kỹ thuật mở 2 tiểu khoản : tiểu khoản bên Nợ và tiểu khoản bên Có và
nói chung, đây chỉ là những ngoại lệ hiếm gặp.
d. Các tài khoản thu nhập và chi phí trong NHKD
- Tài khoản thu nhập
Bản chất của thu nhập là một khoản làm tăng vốn chủ sở hữu và tăng tài sản tương
ứng. Do đó, có thể coi tài khoản thu nhập là tài khoản nguồn vốn chủ sớ hữu.
Đặc điểm của các tài khoản thu nhập trong NH là sẽ được kết chuyển để tính lãi/lỗ
vào cuối năm tài chính. Do đó, tài khoản này chỉ có số dư khi chưa kết chuyển để tính
lãi/lỗ. Trong hệ thống tài khoản, nhóm tài khoản này thuộc loại 7 và được phân loại theo
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
12
Giáo trình KTNH (bản thảo)
thu nhập của từng hoạt động: thu nhập từ hoạt động tín dụng; thu nhập từ hoạt động dịch
vụ; thu nhập từ hoạt động kinh doanh ngoại hối; thu nhập từ hoạt động kinh doanh chứng
khoán; thu nhập góp vốn, mua cổ phần Cách phân loại cũng phù hợp với thông lệ quốc

tế.
Kết cấu của tài khoản này cũng tương tự kết cấu của các tài khoản nguồn vốn. Số
dư Có thể hiện số thu nhập lũy kế tính từ đầu năm tài chính đến thời điểm hiện tại. Số
phát sinh Có tập hợp các thu nhập phát sinh theo từng loại trong năm. Số phát sinh Nợ
phản ảnh số thu nhập đã ghi nhận trong kỳ nhưng đã thoái thu và kết chuyển số dư Có
cuối năm để xác định kết quả kinh doanh trong năm tài chính.
- Tài khoản chi phí
Trong hệ thống tài khoản kế toán NHKD, các tài khoản chi phí thuộc loại 8 và
cũng được phân loại tương ứng với tiêu chí phân loại thu nhập, tức phân loại theo nhóm
hoạt động. Cụ thể các tài khoản loại này được phân loại thành: chi phí hoạt động tín
dụng; chi phí hoạt động dịch vụ; chi phí hoạt động kinh doanh ngoại hối; và một số chi
phí chung khác
Kết cấu chung của các tài khoản này: số dư Nợ phản ảnh chi phí lũy kế từ đầu năm
chưa kết chuyển tính đến thời điểm hiện tại; số phát sinh Nợ tập hợp các chi phí phát sinh
trong năm; số phát sinh Có phản ảnh các khoản thu giảm các khoản chi tương ứng đã ghi
nhận và trường hợp kết chuyển số dư Nợ vào cuối năm tài chính để xác định kết quả kinh
doanh trong năm.
Chi phí trong NHKD thực chất là những khoản giảm trừ tài sản và giảm trừ vốn
chủ sở hữu (thu nhập). Một khoản chi phí tăng lên đồng nghĩa với việc làm giảm tài sản
có và nguồn vốn của ngân hàng.
Ở các thời điểm trong năm khi chưa kết chuyển chi phí để tính kết quả kinh doanh,
các tài khoản chi phí có số dư Nợ nhưng không phải là một loại tài sản (sản phẩm dở
dang). Lý do: NHKD là một doanh nghiệp cung ứng dịch vụ đặc biệt, nên trong kế toán
NHKD không có khái niệm sản phẩm dở dang. Số dư Nợ của các tài khoản chi phí về bản
chất chính là số khấu trừ thu nhập (ghi ngược vế số dư Có tài khoản thu nhập).
Vì ngộ nhận chi phí là một loại tài sản có nên trong thực tế đã nảy sinh những sai
sót trong thiết kế Bảng cân đối kế toán (balance sheet) khi rút số dư của tài khoản chi phí
như là một khoản mục tài sản mà không kết chuyển để khấu trừ khỏi thu nhập. Kết luận
rút ra là khi lập bảng cân đối kế toán nhất thiết phải kết chuyển số dư của tài khoản chi
phí để giảm trừ số dư tài khoản thu nhập. Bút toán kết chuyển chính là bút toán làm giảm

trừ tài sản và nguốn vốn một khoản bằng đúng số dư các tài khoản chi phí.
(ii) Phân loại theo phạm vi phản ảnh
Theo cách phân loại này, trong kế toán NHKD, các tài khoản được phân thành 2
loại:
a. Các tài khoản phản ảnh hoạt động nội bộ ngân hàng hay còn gọi là các tài
khoản nội bộ
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
13
Giáo trình KTNH (bản thảo)
Nói chung, đây là các tài khoản mà số dư của chúng không thể hiện thành một
khoản phải thu hay phải trả của NH đối với khách hàng. Ví dụ: tài khoản tiền mặt; tài
khoản tạm ứng và phải thu nội bộ; tài khoản thu nhập; tài khoản chi phí; tài khoản tài sản
cố định
b. Các tài khoản phản ảnh quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng
Số dư của các tài khoản loại này, ngược lại, thể hiện một khoản phải thu hay phái
trả của ngân hàng đối với khách hàng. Thuộc vào loại này, gồm có: các tài khoản cấp tín
dụng (loại 2); các tài khoản tiền gửi của khách hàng, phát hành giấy tờ có giá (loại 4).
Cách phân loại này có ý nghĩa khá quan trọng đối với công tác kế toán ngân hàng.
Đối với các tài khoản liên quan đến khách hàng như các tài khoản tiền gửi thanh toán và
cấp tín dụng, kế toán thường phải mở tài khoản chi tiết để theo dõi riêng từng khách
hàng. Ngoài ra, đối với những khách hàng có quy mô giao dịch đủ lớn, các giao dịch viên
phải được phân công theo dõi khép kín và chuyên môn hóa.
iii. Phân loại theo quan hệ với Bảng cân đối kế toán
Theo cách phân loại này, các tài khoản kế toán NHKD được chia thành 2 loại:
a. Tài khoản trong Bảng cân đối kế toán
Là những tài khoản mà sự biến động của chúng kéo theo sự biến động của Bảng
cân đối kế toán về cơ cấu hoặc về tổng số. Các tài khoản đề cập trong tiêu mục 1.2.3.1.i
đều là các tài khoản thuộc loại này.
b. Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán
Trong hệ thống tài khoản của NHKD, các tài khoản ngoại bảng được sử dụng để

phản ảnh các đối tượng sau:
+ Các đối tượng kế toán không được coi là tài sản đủ tiêu chuẩn nhưng cần theo
dõi để xử lý theo chức năng của ngân hàng, ví dụ: tài khoản tiền không có giá trị lưu hành
(bao gồm tiền mẫu, tiền lưu niệm, tiền nghi giả, tiền giả, tiền bị phá hoại chờ xử lý
+ Giá trị của các nghiệp vụ, dịch vụ ngoại bảng, ví dụ: các cam kết bảo lãnh cho
khách hàng; cam kết giao dịch hối doái; cam kết tài trợ cho khách hàng;
+ Các đối tượng đã có theo dõi trong bảng nhưng cần theo dõi chi tiết thêm hoặc
theo dõi ở một khía cạnh khác.
+ Các đối tượng không cấu thành tài sản hoặc nguồn vốn của ngân hàng.(giữ hộ,
thế chấp, cầm cố, thuê ngoài )
1.2.3.2. Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng hiện hành
Hệ thống tài khoản kế toán NHKD (hiện hành) được áp dụng theo hệ thống tài
khoản kế toán đối với các tổ chức tín dụng. Hệ thống này được ban hành mới theo Quyết
định 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 và được sửa đổi bổ sung bởi các Quyết định:
Quyết định 1146/2004/QĐ-NHNN ngày 21/09/2004; Quyết định 807/2005/QĐ-NHNN
ngày 01/06/2005; Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN ngày 10/07/2006 và Quyết định
02/2008/QĐ-NHNN ngày 15/01/2008.
Hệ thống tài khoản kế toán các Tổ chức tín dụng gồm các tài khoản trong bảng cân
đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được chia thành 9 loại:
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
14
Giáo trình KTNH (bản thảo)
- Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến loại 8).
- Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có 1 loại (loại 9).
Các tài khoản trong bảng và các tài khoản ngoài bảng được thiết kế theo hệ thống
số thập phân nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp III, ký hiệu từ 2 đến 4 chữ số.
(i) Tài khoản cấp I ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99. Mỗi loại tài khoản được bố
trí tối đa 10 tài khoản cấp I.
(ii) Tài khoản cấp II ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số
hiệu tài khoản cấp I, số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II trong tài khoản cấp I, ký hiệu từ

1 đến 9.
(iii) Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số
hiệu tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, ký hiệu
từ 1 đến 9.
Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc Ngân hàng
Nhà nước quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán tại các Tổ chức tín dụng.
Theo quy định chung của Ngân hàng Nhà nước về mở và sử dụng tài khoản cấp III
thì đối với Tổ chức tín dụng có khả năng ứng dụng công nghệ tin học để hạch toán, quản
lý và theo dõi được các chỉ tiêu tài khoản cấp III, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy
đủ, trên cơ sở đó, lập được các loại báo cáo theo đúng quy định hiện hành của Ngân
hàng Nhà nước, thì không bắt buộc phải mở và sử dụng các tài khoản cấp III quy định
trong Hệ thống tài khoản kế toán này mà có thể sử dụng trực tiếp các tài khoản cấp II
do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định để hạch toán; hoặc mở các tài khoản cấp
III, IV, V theo đặc thù và yêu cầu quản lý của tổ chức mình.
Tuy nhiên, để làm điều này, các Tổ chức tín dụng cần phải đáp ứng các yêu cầu cụ
thể sau:
a. Có quy trình nghiệp vụ cụ thể và phần mềm nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ
thuật theo quy định hiện hành để:
- Xử lý hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định của chuẩn mực và
chế độ kế toán;
- Tổng hợp, lập và gửi các loại báo cáo do Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước quy
định .
b. Được Ngân hàng Nhà nước có văn bản chấp thuận trước khi triển khai thực hiện.
Những Tổ chức tín dụng chưa thể ứng dụng công nghệ tin học để hạch toán, quản
lý, theo dõi các chỉ tiêu tài khoản cấp III thì bắt buộc phải mở và sử dụng các tài khoản
cấp III do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.
Trong một văn bản gần nhất so với thời điểm biên soạn giáo trình này (Quyết định
02/2008/QĐ-NHNN ngày 15/01/2008), NHNN quy định thêm: đối với các tài khoản theo
dõi các khoản nợ; các khoản bảo lãnh; chấp nhận thanh toán và cam kết cho vay không
hủy ngang vô điều kiện và có thời điểm thực hiện cụ thể phù hợp với quy định phân loại

nợ hiện hành, các NH được lập các chỉ tiêu các tài khoản nêu trên đến tài khoản cấp II
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
15
Giáo trình KTNH (bản thảo)
trên Bảng cân đối tài khoản kế toán gửi kèm theo Báo cáo phân loại nợ gửi NHNN và chỉ
tiêu báo cáo gốc khi có đủ các điều kiện nói ở trên và các điều kiện sau:
- Có hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo thực hiện phân loại nợ chính xác với
từng khoản vay/ khách hàng vay theo đúng quy định.
- Được NHNN đồng ý bằng văn bản về việc lập các chỉ tiêu nêu trên đến tài khoản
cấp II trên Bảng cân đối tài khoản kế toán
(iv) Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản tổng hợp do Tổng giám đốc,
Giám đốc các NH quy định để đáp ứng yêu cầu cụ thể về hạch toán các nghiệp vụ phát
sinh của từng NH. Việc bổ sung các tài khoản cấp III (đối với các NH được phép theo
quy định nói trên của NHNN), IV, V phải phù hợp với tính chất, nội dung của các tài
khoản cấp I, II, III do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã quy định.
(v) Về ký hiệu tiền tệ: Để phân biệt đồng Việt Nam, ngoại tệ và giữa các loại
ngoại tệ khác nhau, sử dụng ký hiệu tiền tệ: bằng số (ký hiệu từ 00 đến 99) để ghi vào
bên phải tiếp theo số hiệu tài khoản tổng hợp; hoặc bằng chữ (như: VND, USD ). Ký
hiệu tiền tệ cụ thể bằng số cũng được NHNN quy định thống nhất. Ký hiệu tiền tệ bằng
chữ theo quy ước của ISO.
(vi) Tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản kế toán NHKD
Tài khoản chi tiết (tiểu khoản) dùng để theo dõi phản ảnh chi tiết các đối tượng
hạch toán của tài khoản tổng hợp. Việc mở tài khoản chi tiết được thực hiện theo quuy
định chung của NHNN. “Ngoài ra, các NH được mở thêm tài khoản chi tiết theo yêu cầu
quản lý nghiệp vụ khi cần thiết” là điểm mới được NHNN quy định trong Quyết định
02/2008/QQD-NHNN. Thông thường, các tài khoản tiền gửi thanh toán và tài khoản cho
vay được theo dõi chi tiết theo khách hàng.
Theo quy định chung của NHNN, số hiệu tài khoản chi tiết được ghi thống nhất
gồm có 2 phần : phần thứ nhất là số hiệu tài khoản tổng hợp và ký hiệu tiền tệ; phần thứ
hai là số thứ tự tiểu khoản trong tài khoản tổng hợp.

Một tài khoản tổng hợp có dưới 10 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu
bằng một chữ số từ 1 đến 9. Trường hợp nó có dưới 100 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản
được ký hiệu bằng hai chữ số từ 01 đến 99. Tương tự, một tài khoản tổng hợp có dưới
1000 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng ba chữ số từ 001 đến 999
Số lượng chữ số của các tiểu khoản trong cùng một tài khoản tổng hợp bắt buộc
phải ghi thống nhất theo quy định trên (một, hai, ba chữ số ) nhưng không bắt buộc phải
ghi thống nhất số lượng chữ số của các tiểu khoản giữa các tài khoản tổng hợp khác nhau.
Số thứ tự tiểu khoản được ghi vào bên phải của số hiệu tài khoản tổng hợp và ký
hiệu tiền tệ. Giữa số hiệu tài khoản tổng hợp, ký hiệu tiền tệ và số thứ tự tiểu khoản, ghi
thêm dấu chấm (.) để phân biệt.
Ví dụ: Tài khoản 4221.37.18
4221 là số hiệu của tài khoản tổng hợp (Tài khoản Tiền gửi không kỳ hạn của
khách hàng trong nước bằng ngoại tệ).
37 là ký hiệu ngoại tệ (đồng USD).
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
16
Giáo trình KTNH (bản thảo)
18 là số thứ tự tiểu khoản của đơn vị, cá nhân gửi tiền.
Số thứ tự tiểu khoản của đơn vị mở tài khoản đã ngừng giao dịch và tất toán tài
khoản ít nhất sau một năm mới được sử dụng lại để mở cho đơn vị khác.
Trong thực tế, do phải thích ứng với các chương trình phần mềm kế toán và quản lý
khác nhau, các NHKD có thể có những sự khác biệt trong cách ký hiệu mã hóa về tài
khoản chi tiết, chẳng hạn, NHĐT và Phát triển Việt Nam quy định cách ký hiệu tài khoản
chi tiết khác nhau đối với 2 loại tài khoản: tài khoản giao dịch với khách hàng và tài
khoản nội bộ. Quy ước ký hiệu cũng khác nhau tùy thuộc chương trình phần mềm kế toán
sử dụng. Chẳng hạn, NH này quy định đối với các đơn vị sử dụng chương trình phần
mềm SIBS, cấu trúc tài khoản được thể hiện như sau:
X X X X. X X. X X X X X X X X X
1 2 3 4. 5 6. 7 8 9 10 11 12 13 14 15
A B C

- Nhóm A (vị trí 1 đến 4) là tài khoản tổng hợp (TK cấp I, II, III) do NHNN quy
định.
- Nhóm B (vị trí 5+6) là ký hiệu tiền tệ
- Nhóm C (vị trí 7 đến 15) là tài khoản chi tiết của từng loại nghiệp vụ do Ngân
hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam quy định thống nhất toàn hệ thống
Ví dụ: TK 4211.00.210401001
./ 4211: TK cấp III theo quy định của NHNN - TG không kỳ hạn của KH trong
nước bằng đồng VN
./ 00: ký hiệu tiền tệ (VND)
./ 210401001: Tiểu khoản TG thanh toán của cá nhân và TCKT
Riêng các tài khoản giao dịch với khách hàng độc lập với tài khoản chi tiết trong
Hệ thống tài khoản kế toán, có kết cấu như sau:
X X X . X X. X X. X X X X X X - X
1 2 3 . 4 5. 6 7. 8 9 10 11 12 13 - 14
A B C D
- Nhóm A (vị trí 1đến 3): là mã đơn vị
- Nhóm B (vị trí 4+5): là mã sản phẩm được quy định thống nhất trong toàn hệ
thống.
- Nhóm C (Vị trí 6+7): là ký hiệu tiền tệ theo Bảng ký hiệu tiền tệ tại Phụ lục 1.
- Nhóm D (vị trí 8 đến 13): là số thứ tự khách hàng sử dụng sản phẩm của Ngân
hàng tại từng đơn vị
- Vị trí 14: là mã khóa kiểm tra
Ví dụ : TK 310.10.37.000439.7 - TGTT của NHLD Lào Việt tại chi nhánh TP Hồ Chí
Minh của NH này
./ 310: Mã chi nhánh TP HCM
./ 10: Mã sản phẩm
./ 37: Mã tiền tệ (USD)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
17
Giáo trình KTNH (bản thảo)

./ 000439: Thứ tự NHLD Lào Việt sử dụng SP tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh của
NH này.
./ 7: Mã kiểm tra
Nói chung, cách thức ký hiệu cũng chỉ là một phép mã hóa tùy thuộc vào nhiều yếu
tố và vì vậy có thể thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, điều này không thực sự quan trọng
vì nó cũng chỉ là những thay đổi về hình thức.
Ghi chú: Hệ thống tài khoản do Thống đốc NHNN quy định sẽ được trình bày
trong phần Phụ lục của Giáo trình.
1.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ trong kế toán NHKD
1.3.1. Đặc điểm cơ bản của chứng từ trong kế toán NHKD
Đặc điểm cơ bản của chứng từ trong kế toán NHKD là số lượng chứng từ nhiều,
đa dạng về chúng loại và sự phức tạp trong luân chuyển chứng từ. Sở dĩ có đặc điểm
này là vì những lý do chủ yếu sau:
(i) Số lượng khách hàng của NHKD nhiều, các dịch vụ mà NHKD cung cấp lại rất
đa dạng. Yêu cầu của khách hàng do đó cũng rất đa dạng. Mặt khác, tất cả các quan hệ
giữa khách hàng và NH đều phải dựa trên cơ sở chứng từ vì chứng từ vừa là một phương
tiện giao dịch giữa NH và khách hàng, vừa là một bằng chứng pháp lý cho các giao dịch.
(ii) Phần lớn chứng từ do các chủ thể ngoài NH lập và NH tiếp nhận, xử lý. Trong
trường hợp này, chứng từ không phải do nhân viên kế toán NH lập. Các chủ thể ngoài
NH nói ở đây chủ yếu là các khách hàng có quan hệ giao dịch, hoặc các NH và các trung
gian thanh toán khác. Ví dụ: khi khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi, thay vì kế
toán lập Phiếu thu, khách hàng phải lập chứng từ là Giấy nộp tiền, khi khách hàng rút tiền
từ tài khoản tiền gửi thanh toán, thay vì kế toán lập Phiếu chi, khách hàng phải viết và
nộp chứng từ là Séc tiền mặt hoặc khi khách hàng rút tiền vay, họ cũng phải lập Giấy lĩnh
tiền
Có 2 lý do để giải thích đặc điểm này:
- Lý do thứ nhất, bằng cách này có thể nâng cao tính pháp lý của các giao dịch. Các
chứng từ do khách hàng lập và nộp vào phần lớn đều là các lệnh giao dịch và nhằm khởi
phát một giao dịch với NH. Vì vậy, chính khách hàng phải lập chứng từ, NH không thể
làm thay.

- Lý do thứ hai, quan trọng hơn, nó giúp giảm bớt khối lượng công việc của giao
dịch viên, chuyển công việc lập chứng từ cho khách hàng. Bởi vì, với khối lượng giao
dịch lớn trong cùng một thời điểm, các giao dịch viên rất dễ mắc sai sót, vả lại, thời gian
để hoàn thành các thao tác nghiệp vụ sẽ dài hơn.
(iii) Khối lượng chứng từ luân chuyển ra bên ngoài nhiều. Chẳng hạn, NH phải
thực hiện báo Nợ, báo Có cho các khách hàng, các khoản nợ của NH phần lớn đều thể
hiện dưới dạng các chứng từ tài chính hay là các công cụ tài chính mà người cho
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
18
Giáo trình KTNH (bản thảo)
vay/người gửi tiền sở hữu Ngoài ra, để thực hiện thanh toán giữa các NH, các NH phải
luân chuyển các chứng từ cho nhau và cho trung tâm thanh toán

Do đặc điểm nêu trên, phần lớn các chứng từ trong ngân hàng đều là các chứng từ
kết hợp. Chẳng hạn, các chứng từ liên quan đến tài khoản tiền gửi của khách hàng đều
vừa là chứng từ gốc vừa là chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Séc, Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy uỷ
nhiệm thu, Giấy nộp tiền Hoặc kết hợp giữa chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện,
ví dụ: Séc lĩnh tiền mặt kiêm phiếu chi; Giấy nộp tiền kiêm Phiếu thu; Giấy lĩnh tiền
kiêm Phiếu chi; Uỷ nhiệm chi được sử dụng kết hợp để báo Nợ, báo Có Mặt khác, việc
tổ chức luân chuyển chứng từ qua các công đoạn phải đảm bảo ở mức độ cao nhất tính
chất an toàn, bảo mật.
1.3.2. Những loại chứng từ chủ yếu trong kế toán NHKD
Căn cứ vào nội dung phản ảnh, các chứng từ chủ yếu và có tính đặc thù trong kế
toán NHKD được phân loại thành các nhóm sau:
(i) Chứng từ trong các nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ:
- Giấy nộp tiền; bảng kê các loại tiền nộp: Dùng trong trường hợp khách hàng nộp
tiền mặt vào tài khoản hoặc nhờ ngân hàng chuyển tiền cho một đối tượng khác ở một địa
phương khác.
- Giấy lĩnh tiền mặt; bảng kê các loại tiền lĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu cầu
lĩnh tiền mặt từ tiền vay.

- Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt từ tiền gửi thanh toán
- Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ.
- Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứng, công tác phí, tiền ăn ca, lương, thưởng ) hoặc
chi theo yêu cầu của khách hàng.
(ii) Chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng:
- Giấy đề nghị vay vốn
- Hợp đồng tín dụng
- Giấy nhận nợ.
- Các chứng từ về bảo đảm tiền vay (thế chấp, cầm cố, bảo lãnh vay vốn )
Các loại chứng từ trên là những loại chứng từ gốc rất quan trọng trong nghiệp vụ
cho vay cấp tín dụng của NHKD
- Các chứng từ phát tiền vay và chứng từ thu nợ, thu lãi; các chứng từ liên quan
đến xử lý nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ là những chứng từ ghi sổ.
(iii) Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Các lệnh thanh toán của khách hàng như Séc chuyển khoản và Bảng kê nộp séc,
Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy uỷ nhiệm thu
- Các chứng từ thanh toán vốn giữa các ngân hàng:
+ Giấy báo Có liên hàng đi; Giấy báo Nợ liên hàng đi (dùng trong phương thức
thanh toán liên hàng truyền thống)
+ Bảng kê thanh toán bù trừ (dùng trong thanh toán bù trừ truyền thống)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
19
Giáo trình KTNH (bản thảo)
+ Lệnh chuyển Có/Lệnh thanh toán Có; Lệnh chuyển Nợ/Lệnh thanh toán Nợ
(dùng trong thanh toán điện tử)
(iv) Phiếu chuyển khoản: Dùng làm chứng từ trong trường hợp thực hiện các bút
toán chuyển khoản nội bộ.
1.3.3. Chứng từ điện tử trong kế toán NHKD
Luật Kế toán của nước CHXHCNVN ban hành ngày 17/06/2003, có hiệu lực thi
hành từ 01/01/2004 định nghĩa chứng từ điện tử là “chứng từ kế toán được thể hiện dưới

dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua
mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán ”.
Trong NHKD, chứng từ điện tử được sử dụng chủ yếu trong các giao dịch điện tử
giữa khách hàng và NHKD hoặc trong hoạt động thanh toán vốn giữa các NH hoặc các
đơn vị NH với nhau và giữa NH với NHNN và các tổ chức khác.
Nghị định 25/2007/NĐ-CP ngày 08/03/2007 xác định hoạt động NH giao dịch
bằng phương tiện điện tử là tất cả các hoạt động NH quy định trong Luật Ngân hàng Nhà
nước và Luật các Tổ chức tín dụng Việt Nam ngoại trừ hoạt động phát hành hối phiếu và
các giấy tờ có giá khác.
Căn cứ vào Nghị định số 128/2004/NĐ-CP và Nghị định 25/2007/NĐ-CP nói trên,
thì về khía cạnh pháp lý của chứng từ điện tử, cần lưu ý những điểm quan trọng sau:
(i) Chứng từ điện tử dùng trong kế toán NHKD được chứa trong các vật mang tin
như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
(i) Chứng từ điện tử phải có đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải
được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.
Các nội dung chủ yếu của chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng:
- Tên và số hiệu của chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ;
- Nội dung của nghiệp vụ phát sinh;
- Chữ ký, họ và tên của người lập và những người có liên quan đến chứng từ theo
quy định của pháp luật.
Ngoài những nội dung trên, chứng từ điện tử trong nghiệp vụ kế toán NHKD còn
có những nội dung đáp ứng những quy định chung của chứng từ và có thể thêm những
nội dung khác theo từng loại nghiệp vụ.
(iii) Về các điều kiện cần có theo quy định pháp lý để có thể tham gia các giao dịch
điện tử:
a. Đối với Tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Được cung cấp dịch vụ ngân hàng theo quy định của pháp luật;
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
20
Giáo trình KTNH (bản thảo)
- Có địa điểm, mạng truyền thông, thiết bị truyền thông, các phương tiện điện tử
bảo đảm tính toàn vẹn và an toàn thông tin, đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý,
sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;
- Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ, khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật công nghệ,
nghiệp vụ ngân hàng.
b. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động
ngân hàng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Cam kết thực hiện các quy trình về giao dịch điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ
giao dịch điện tử quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Xác lập phương thức gửi, nhận chứng từ điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ
giao dịch điện tử.
iv.Về quan hệ giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy:
- Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch
thanh toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ thanh toán và khi đó
chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực giao
dịch, thanh toán.
- Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành
chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo
dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
- Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được
thực hiện theo quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ
điện tử và chứng từ bằng giấy.
Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng
giữa nội dung của chứng từ điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Người thực hiện
chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ

giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu. Chứng
từ điện tử đã thực hiện chuyển đổi được ghi thêm ký hiệu riêng để phân biệt.
v. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử:
- Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách phù hợp
với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gửi với nội dung của dữ liệu đó.
Chữ ký điện tử xác nhận người gửi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông
tin trong chứng từ điện tử
- Chữ ký điện tử phải được mã hóa bằng khóa mật mã. Chữ ký điện tử được xác
lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những
người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ
ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy.
- Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật lập mã thì phải thay đổi lại ký hiệu mật,
chữ ký điện tử, các khóa bảo mật và phải thông báo cho các bên có liên quan đến giao
dịch điện tử.
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
21
Giáo trình KTNH (bản thảo)
- Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khóa bảo mật
phải bảo đảm bí mật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu để lộ làm thiệt hại tài
sản của đơn vị và của các bên tham giao giao dịch.
Ghi chú: Độc giả có thể tham khảo thêm trực tiếp từ các văn bản pháp lý đã dẫn ở
trên.
Xu hướng sử dụng chứng từ điện tử sẽ là một xu hướng của tương lai. Nó mở ra
triển vọng ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để và đồng bộ trong ngân hàng.
Ưu điểm cơ bản của sử dụng chứng từ điện tử là nó cho phép đẩy nhanh các ứng dụng
của công nghệ thông tin, giúp tiết kiệm chi phí, đồng thời cho phép các khách hàng có thể
tiếp cận các dịch vụ của NHKD mà không bị hạn chế bởi các yếu tố thời gian và không
gian. Nhờ những ưu điểm trên, NHKD có thể mở rộng quy mô và đa dạng hóa thị trường
cho các sản phẩm của mình, đặc biệt các hoạt động bán lẻ.
Tuy nhiên, cũng như mọi lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin khác, vấn đề an

ninh, bảo mật luôn là những thách thức gay gắt cần phải vượt qua. Với một hệ thống
chứng từ giấy, mức độ kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn. Chứng từ điện tử cũng còn phải đối phó với
việc lây nhiễm virus và sự tấn công vào cơ sở dữ liệu của các hacker. Mức độ bảo mật của hệ
thống chứng từ điện tử cũng kém hơn một hệ thống dựa trên chứng từ giấy và sổ sách thủ
công. Ngoài ra, nhiều vấn đề pháp lý của hệ thống này cũng không dễ giải quyết một cách
hoàn hảo. Vì vậy, ngay cả những nước có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin ưu việt,
tỷ lệ sử dụng chứng từ giấy vẫn còn khá cao.
1.3.4. Nguyên tắc lập chứng từ trong kế toán ngân hàng
Ngoài việc phải bảo đảm các nguyên tắc chung của việc lập chứng từ kế toán, việc
lập chứng từ trong kế toán NHKD cần lưu ý thêm những điểm sau:
- Có những yếu tố tuyệt đối không được sửa chữa trên chứng từ: Số tiền bằng số và
bằng chữ, số hiệu tài khoản bên nợ và bên có, tên đơn vị trả tiền và nhận tiền, số giấy
chứng minh thư. Các loại chứng từ có in sẵn số sê ri, số chứng từ như Séc, Giấy báo liên
hàng là loại chứng từ không được sửa sai bất cứ yếu tố nào, nếu lập sai phải hủy bỏ (bản
viết hỏng phải gạch chéo và lưu lại để theo dõi) và lập chứng từ khác thay thế
- Các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng (trừ Giấy nộp tiền,
Bảng kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ
quyền) và đóng dấu đơn vị; chữ ký và mẫu dấu phải được đăng ký trước tại ngân hàng
nơi khách hàng giao dịch và do các thanh toán viên lưu giữ và đối chiếu.
- Các nhân viên ngân hàng tuỳ theo chức trách của mình khi xử lý và kiểm soát
chứng từ phải ký tên trên chứng từ theo mẫu chữ ký đã đăng ký trước (với kế toán trưởng
hoặc kiểm soát viên). Các chứng từ sau đây còn phải có chữ ký của Giám đốc ngân hàng
(hoặc người được uỷ quyền).
+ Các chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ.
+ Các chứng từ do nội bộ ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của khách hàng
thu nợ, thu lãi; chuyển nợ quá hạn.
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
22
Giáo trình KTNH (bản thảo)
+ Các chứng từ xuất nhập, thanh lý TSCĐ , CCLĐ nhỏ, vật liệu, vàng bạc đá quý.

+ Các chứng từ thuộc tài khoản vốn ngân hàng .
+ Các chứng từ thuộc tài khoản phải thu, phải trả.
+ Các chứng từ về chi nghiệp vụ ngân hàng, về tổn thất
Nhân viên ngân hàng không lập chứng từ cho khách hàng, trừ trường hợp người
gửi tiết kiệm không biết chữ.
1.3.5. Đặc điểm kiểm soát chứng từ kế toán NHKD
Một cách khái quát nhất, kiểm soát chứng từ là quá trình xác nhận chứng từ có đáp
ứng các tiêu chuẩn về thủ tục giao dịch và bảo đảm tính pháp lý đủ để làm bằng chứng kế
toán không. Nói cách khác, việc kiểm soát chứng từ tập trung vào 3 vấn đề cơ bản: tính
xác thực của chứng từ; tính hợp lệ của chứng từ và hợp pháp của chứng từ; điều kiện thực
hiện (nếu đó là một lệnh của khách hàng).
Do những đặc điểm của chứng từ kế toán NHKD (xem 1.3.1), chứng từ luân
chuyển trong ngân hàng thường phải qua 2 khâu kiểm soát là kiểm soát trước và kiểm
soát sau.
Việc kiểm soát trước do các thanh toán viên, cán bộ tín dụng, thủ quỹ mà chủ
yếu là các thanh toán viên thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng
Nội dung của kiểm soát trước bao gồm:
(i) Kiểm soát tính hợp lệ của hình thức chứng từ:
- Lập đúng phương pháp và trình tự quy định (số liên và nội dung của các liên )?
- Đảm bảo các nguyên tắc của việc lập chứng từ: Chứng từ có đúng mẫu không; có
được ghi chép đầy đủ các yếu tố; Có bị sửa chữa, tẩy xóa không; ?
(ii) Tính hợp pháp của chứng từ:
- Bản thân nghiệp vụ hợp pháp, phù hợp với các quy định hiện hành?
- Ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ không?
- Đủ chữ ký, dấu của những cá nhân, tổ chức có liên quan?
- Mẫu dấu và chữ ký đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký ?
(iii) Kiếm soát điều kiện thực hiện: Kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi, số dư hạn
mức được phép chi trả, số chỉ tiêu kế hoạch đã được thông báo
Việc kiểm soát sau hay còn gọi là kiểm soát lại do kiểm soát viên và/hoặc kế toán
trưởng thực hiện (một số trường hợp có sự giám sát của giám đốc ngân hàng) khi nhận

chứng từ từ bộ phận thanh toán viên, hoặc kế toán viên, thủ quỹ chuyển đến trước hoặc
sau khi vào sổ kế toán.
Nội dung kiểm soát lại nhằm kiểm tra lại các nội dung kiểm soát trước (trừ kiểm
soát số dư tài khoản và mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản) đồng thời kiểm soát chữ ký
của thanh toán viên hoặc kế toán viên hoặc/và thủ quỹ so với mẫu đã đăng ký.
Những chứng từ đòi hỏi phải có chữ ký của các cán bộ nghiệp vụ thuộc các phần
hành ngoài kế toán thì những người có trách nhiệm ký trên chứng từ cũng phải có trách
nhiệm kiểm soát chứng từ.
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
23
Giáo trình KTNH (bản thảo)
Ghi chú:
- Đối với chứng từ điện tử, yêu cầu cơ bản của việc lập chứng từ là phải đúng quy
trình, mẫu định dạng và đầy đủ các thông tin, phải ghi đầy đủ nội dung chứng từ điện tử
và người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ điện
tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung của chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ giấy phải được kiểm tra sự khớp đúng
giữa nội dung trên chứng từ điện tử với chứng từ giấy. Chứng từ điện tử được lập từ
chứng từ điện tử khác phải đảm bảo sự khớp đúng với nội dung chứng từ điện tử gốc.
- Trường hợp chứng từ điện tử được lập, kiểm soát qua nhiều bước phải kiểm tra:
+ Nội dung của chứng từ điện tử tại từng bước;
+ Chữ ký điện tử của người lập và người kiểm soát tại bước trước.
- Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác có trách nhiệm
ký trên chứng từ điện tử phải ký chữ ký điện tử lên chứng từ điện tử sau khi hoàn thành
phần việc được giao.
1.3.6. Đặc điểm luân chuyển chứng từ trong kế toán NHKD
Đặc điểm cơ bản nhất chi phối các quy trình, thủ tục luân chuyển chứng từ trong kế
toán NHKD là một nguyên tắc thường được gọi là nguyên tắc “an toàn tài sản”.
Thực chất của nguyên tắc này có thể diễn đạt là: trong mọi quan hệ với khách
hàng, NH phải ưu tiên bảo đảm chắc chắn tránh các sự cố vô ý hoặc cố ý gây thiệt hại

cho tài sản của NH.
Nguyên tắc này đề ra các quy định về luân chuyển chứng từ ở các mảng hoạt động
nghiệp vụ như sau:
1.3.6.1. Chứng từ thu tiền mặt
Đối với các chứng từ này, nguyên tắc này yêu cầu: thu đủ tiền mới vào sổ kế toán
(thủ quỹ thu đủ tiền, ký tên trên chứng từ, vào sổ quỹ, kế toán vào sổ sau) theo sơ đồ sau:
Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
(7)
(6)
(8)
(2) (3)
(1a) (5) (
(7)
(4)
(5)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
24
Khách
hàng
NKCT
TTV
MT
Kiểm
soát
Ngân quỹ
MT
(CSDL)
Sổ nhật ký
quỹ
Giáo trình KTNH (bản thảo)

(1b)
1. a. Khách hàng nộp chứng từ cho thanh toán viên để kiểm soát.
b. Khách hàng nộp tiền mặt cho ngân quỹ .
2. TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát .
3. Kiểm soát nhập dữ liệu trên máy tính, hoặc vào sổ nhật ký quỹ.
4. Chuyển chứng từ cho ngân quỹ .
5. Sau khi thu tiền ngân quỹ trả chứng từ cho kiểm soát
6. KS chuyển chứng từ thu có xác nhận đã thu tiền cho TTV.
7. TTV vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính
8. Chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký chứng từ.
1.3.6.2. Chứng từ chi tiền mặt
Đối với các chứng từ này, nguyên tắc này yêu cầu: ghi sổ trước, chi sau (Kế toán
ghi sổ trước, chuyển cho thủ quỹ chi tiền).
(xem sơ đồ ở dưới)
1. Khách hàng nộp chứng từ cho TTV (giấy lĩnh tiền, séc tiền mặt)
2. TTV nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ chi tiết (nêu chưa kế toán máy).
3. TTV chuyển chứng từ chi cho KS để kiểm soát lại.
4. KS nhập dữ liệu vào máy tính hoặc váo sổ nhật ký quỹ (nếu chưa thực hiện kếï
toán máy trên mạng).
5. KS chuyển chứng từ cho ngân quỹ.
6. Ngân quỹ chi tiền cho khách hàng theo chứng từ.
7. Sau khi chi tiền ngân quỹ trả chứng từ cho KS.
8. KS chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
(8)
(1) (3) (4)
(2)
(5)
(7)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng

25
Khách
hàng
NKCT
TTV
MT
Kiểm
soát
Ngân quỹ
MT
Sổ nhật
ký quỹ