Tìm hiểu Mô hình ERP của công ty Vinamilk

MỤC LỤC
1. Giới thiệu về hệ thống ERP
1.1. Khái niệm ERP
ERP-Hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise Resources
Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng
dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hóa các
quy trình quản lý, làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục
vụ cho doanh nghiệp.
1.2. Lịch sử hình thành của ERP
Khái niệm về ERP đã có từ những năm 60 của thế kỷ 20. Lúc đó ERP mới
đóng vai trò như là một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn được cải tiến, mở rộng các chức
năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau này:
Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu (MRP-Meterial Requirements
Planning)
Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu là nâng cao hiệu quả trong các việc quản
lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu
và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:
 Sản xuất cái gì?
 Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?
 Hiện nay đã có trong tay những gì?
 Những gì cần phải có nữa để sản xuất?
Giai đoạn 2: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu khép kín (Closed-loop MRP)
Ở giai đoạn này, không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ
thống còn có hàng loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ
nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. Đồng thời hỗ trợ
việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó. Sau khi thực
hiện kế hoạch hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với
kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện
thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.
Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất ( Menufacturing Resource Planning-

MRPII)
Giai đoạn này là sự mở rộng của giai đoạn Closed-loop MRP nhằm hoạch định
tài nguyên của các công ty, các nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ
thống đã chỉ ra việc hoạch dịn tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tai chính và có khả
năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời câu hỏi như: “Cái gì sẽ…Nếu…?”.
Hệ thống có rất nhièu chưc năng được liên kết chặt chẽ với nhau: Lập kế hoạch
kinh doanh, lạp kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng
thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch đinh khả năng cung ứng và hỗ trợ thục
hiẹn khả năng cung ứng nguyên vật liệu. Kết quả của các chức năng tích hợp trên là
bài báo cáo tài chính như: Kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng,
ngân quỹ, dự báo kho hàng…
Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Planning)
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển của ERP cho phép mở rọng
phạm vi quản lý và quản lý hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị
phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn, các công cụ dây chuyền
cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia…
Mục tiêu của ERP là nhằm giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua
sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ, tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây
chuyền cung ứng (SCM), tạo ra giá trị hợp tác kinh doanh thông qua sự cộng tác kinh
doanh.
1.3. Ưu, nhược điểm của hệ thống ERP
• Ưu điểm
 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: Với hệ thống ERP các phòng ban sẽ sử
dụng chung một hệ thống trong thời gian thực. Hẹ thống ERP tập trung các dữ
liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ
riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Nên đảm bảo
tính minh bạch, chính xác thông tin tránh được sự nghi ngờ, thắc mắc giữa các
phòng ban.
 Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho và xác định lượng

hàng tồn kho tối ưu. Nhờ đó, sẽ giảm lượng vốn lưu động đồng thời tăng hiệu
quả kinh doanh.
 Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp sắp xếp hợp lý các quy trình
quản lý nhân sự và tiền lương. Tăng sử dụng hiệu quả nhận sự, giam bớt các sai
sót gian lận trong tính lương.Hơn nữa, ERP còn hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự
theo dõi giờ giấc cong nhân,hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi.
 Công tác kế toán chính xác hơn: ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt những sai
sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công, dễ dàng
kiểm tra tính chính xác của các tài khoản, hỗ trợ các quy trình kế toán và các
biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng
 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng: Với ERP, đơn hàng của khách
hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ
khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận
Tài chính xuất hóa đơn
 Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ những yếu tố
kém hiệu quả, tránh sai sót trong việc lên kế hoạch sản xuất và giảm chi phí sản
xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
 Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ trong ERP
thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân
công công việc được rõ ràng, chi tiết hơn giảm bớt những rối rắm và các vấn đề
liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp.
• Nhược điểm
 Đòi hỏi các công ty phần mềm phải có các kiến thức về công nghệ thông tin và
am hiểu các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác
nhau.
 Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý quá trình sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp. Nên chi phí để triển khai hệ thống này cao hơn rất
nhiều so với các phần mềm đơn lẻ cộng lại.
1.4. Yêu cầu cần thiết đối với hệ thống ERP
 Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module): Ứng với từng chức năng

kinh doanh sẽ có một module phần mềm tương ứng. Ví dụ, phòng mua hàng sẽ
có module đặt hàng(Parchase). Phòng bán hàng sẽ có module phân phối và bán
hàng (Sale & Distribution)…Mỗi module chỉ đảm nhiệm một nghiệp vụ.Với
thiết kế module, doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả
năng.
 Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin
giữa các phòng, ban. Đảm bảo đồng nhất thông tin. Giảm vệc cập nhật, xử lý
dữ liệu ở nhiều nơi, cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ
giữa các phòng ban.
 Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các
trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh
giá hiệu quả sản xuất kinh doanh.
 Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thôn qua các lớp tham số hóa
quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế cần thiết lập các thông số để thích
ứng với thực tế( cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi tham số, người dùng
có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. Với cách này, doanh
nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn
thể hiện khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều doanh
nghiệp khác nhau trong hệ thống. Ngoài ra, hệ thống ERP còn có khả năng sửa
chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành ERP còn có tính
hướng dẫn (driver) cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh
nghiệp trong chương trình. Từ đó, thiết lập quy trình quản lý của mình và
hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
1.5. Triển khai hệ thống ERP
STT Các bước thực hiện
1 Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ chính,
thời gian và người thực hiện.
2 Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6
tháng, bao gồm cả cài đặt, hạy thử. Thời gian triển khai đặc biệt phj thuọc
vào động cơ của người thực hiện

3 Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyên
càn thiết( Material Requirement-MRP) thì hệ thống mới hoactj đọng trơn
tru được. Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch xử lý các trường hợp thiếu
linh kiện, danh sách các nhà cng cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để
xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiế bị. Dồng thời kiểm tra tính
chính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiét bị đến 98%.
4 Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ chính xác của hàng hóa
trong kho đến 95%.
5 Lịch trình- Lead Times: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu
dự án
6 Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và đầy
đủ của người cung cấp
7 Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết lạp và
xử lý đưn hàng bởi nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm
sai lệch cả hệ thống bán hàng
8 Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử dụng
để phân bộ nhân viên và đánh giá hiệu quả. Do vạy, têu chuẩn về nhân
viên phải chính xác. Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì
sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực.
9 Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP
10 Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần cứng
được cài đặt sẽ đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này
và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này.
11 Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong
quá trình triển khai như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế
hoạch năng suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu
kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất
70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức. Nhiệm vụ đào tạo cần được đề
cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp.
12 Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trong

của công việc này. Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống
mới và là gợi ý cho doanh nghiệp:
• Cân đối hàng lưu kho
• Địa điểm kho hàng
• Hóa đơn nguyên vật liệu
• Giao thức
• Dữ liệu khách hàng
• Dữ liệu nhà cung cấp
• Lịch trình
• Đơn hàng
• Thông tin tài chính kế toán
13 Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới
1.6. Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công
1.6.1. Nguồn nhân lực
 Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành.
 Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là
những người có năng lực.
 Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực hiện một mục tiêu chung.
 Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ.
1.6.2. Quy trình
 Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào
triển khai hệ thống ERP.
 Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Quy trình này được
nghiên cứu và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi.
 Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy
1.6.3. Công nghệ
 Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công
nghệ…)
 Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn
triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.

 Giam thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng
1.6.4. Ngân sách
 Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp trong vòng 3-5
năm mà vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư
 Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc
trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
2. Phân tích thực trạng và triển khai ERP của Vinamilk
2.1. Giới thiệu công ty
2.1.1. Giới thiệu chung
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam( Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết
định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển
Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt
Nam. Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở kế hoạch
và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 01/12/2003, Công ty là
doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp. Vốn điều lệ đăng ký hiện này của
công ty là 1.59 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ
đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông ben ngoài chiếm 36,89%.
2.1.2. Hoạt động của công ty
Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính:
Sản xuất và kinh doành sữa hộp, sữa bột, bột dinh dinh dưỡng, bánh, sữa tươi,
sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác. Ngoài ra, công ty Vinamilk
còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu,
ngoài ra còn kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản, kinh doanh kho bến bãi,
kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa
2.2. Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP
Công ty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành
công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam. Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và
còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các
nước khu vự Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á. Với mạng lưới nhà phân phối
rộng khắp. Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô

cùng phức tạp. Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công thì công
ty gặp phải một số khó khắn như sau:
 Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều
này dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản
phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều
chưa đạt hết công suất , tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong quá
trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
 Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xứ lý đơn hàng, hạch toán chi phí chưa đồng
bộ dẫn đến việc gia tăng chi phi sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
 Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót
mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch tóa theo kiểu thủ công, các cán bộ
quản lý cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và quy trình. Lượng
giáy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thẻ tránh khỏi mất mát,
hư hại.
2.3. Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP
Để áp dụng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua,
Vianmilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị
hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. Năm 1999, Vinamilk đã
áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và
hiện đang áp dụng. Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ
thông tin và hiện đại, ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể
ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM và BI.
2.4. Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk
2.4.1 Thực trạng về Công nghệ
Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk
Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp.
Hệ thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý
chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp
cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của
doanh nghiệp trên thị trường. Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản

lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm.
Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của
Oracle, SAP và Microsoft. Làm thế nào để có thể làm chủ và tích hợp
cả ba giải pháp này? Thay đổi quy trình phân phối
Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng
dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer
Relationship Management-CRM) của SAP. Đây là dự án giai đoạn hai
trong việc triển khai ERP của công ty này. Sau tám tháng, dự án ERP
giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển
khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối
khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này.
Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu
tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ
hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk
trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình
huống online hoặc o_ine. Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa
ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch.
Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có
thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ
cao hơn.
Trước khi có hệ thống SAP CRM : Thông tin phân phối của
Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và
các đại lý. Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định
phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở
trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương
trình khuyến mại. Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ
thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết
nối theo hình thức o_ine sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft.
Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để
ghi nhận các giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối

với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin. Chương trình
đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần
mềm ứng dụng. Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao
năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị
trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ
thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến
mãi trong hệ thống phân phối. Trong khi đó, đối tượng quan trọng
của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ
chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện.
Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin
(CNTT) của Vinamilk, cho đến nay hệ thống đã đáp ứng được các yêu
cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án. Sau khi triển khai và vận
hành tại 48 nhà phân phối, Vinamilk sẽ mở rộng hệ thống đến toàn
bộ 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008. Ứng dụng EPR trong
kế toán
Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp
phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán
theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ
dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình. Từ những lý do
cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu
quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch
địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP. (Mô hình ứng dụng ERP trong
ngành dịch vụ Ngân Hàng)
Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm,
cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo
chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy
PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng. Một hệ thống thông
tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ
của mỗi nhà phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể
phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu

cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được.
Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP
NetWeaver. Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ
thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng
tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán
hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống
(Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông
minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến
về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.
2.4.2 Thực trạng về quy trình:
Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của
Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các
phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán
hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business
Intelligence - BI). Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn
công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm
trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà
máy trên toàn quốc. Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất
đã trải qua 3 đợt chính. Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình
trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn
đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty. Bên cạnh 3 phân hệ ERP
chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu
thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó. Pythis đã
phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của
Vinamilk. Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án. Việc
chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn,
cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho
các đợt tiếp theo mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công
nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn.
Thực hiện việc khảo sát mô tả qui trình hiện tại : Phòng CNTT của

Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm:
nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu,
nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một phần mềm
của microsoft). Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn
ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất-thương
mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn
độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được
tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk. Ông Nguyễn An Nhân,
tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai tại 13
địa điểm cách xa nhau. Giao diện phần mềm toàn bằng tiếng Anh,
điều quan trọng là làm sao cho mọi nhân viên công ty sử dụng hiểu
được để vận hành? Rồi thì, mọi thứ phải được huấn luyện, đào tạo và
không ít thì nhiều, sẽ có những xáo trộn trong đội ngũ nhân viên của
Vinamilk…”. Trước bối cảnh đó, phía Pythis đã thành lập đội dự án
hơn 20 tư vấn nghiệp vụ và tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ
cao suốt 2 năm trời với dự án” .
2.4.3 Thực trạng về nhân lực
Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới
nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là
giai đoạn vô cùng khó khăn. Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã
vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu. Công ty đã có
phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ
thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào
tạo, huấn luyện. Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng
cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu chung. Cùng với các qui định,
tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động. Về cơ
cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân
viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản
lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời. Tuy
nhiên, vinamilk cũng như những doanh nghiệp đã áp dụng ERP ở

Việt Nam không thể không tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm
lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin của một số bộ phận nhân viên.
2.4.4 Thực trạng về ngân sách:
Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là
sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân
sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những
khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất
lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần
mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy
nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai,
tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ
tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng. Hiện
ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới
có thể bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng
hệ thống ERP này. Còn hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ
nào ở Việt Nam triển khai được. Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã
đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đô-la Mỹ.( Một khoản
lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP) Nhận xét về việc triển khai
ERP của Vinamilk.
3. Kết luận
3.1. Lợi ích và thành công đạt được
Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể kết luận sơ bộ
về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro
trong công tác kế toán. Với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác kế toán – tài
chính đã thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân
phối, điều hành công việc, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý
tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển
chuyển hơn. Các chức năng theo dõi đều được tiến hành theo thời gian thực.
Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn trước. Hạ tầng
CNTT được kiện toàn, đồng bộ , chuẩn hóa và củng cố. Bà Trang – Phó giám đốc

công ty cho biết từ năm 2002 đến nay Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu
đôla(trong đó bao gồm cả ERP) và khẳng định, nhờ đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ
sức tiếp thu các giải pháp lớn.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức cho nhân viên, hệ
thống đã đáp ứng tốt như cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung,
xuyên suốt và kịp thời.
Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối
có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình
SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft.
Riêng các đại lý sử dụng phần được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao
dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng các PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối
để cập nhật thông tin.
Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo
các yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân
phối, cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA.
3.2. Một số hạn chế Khi triển khai ERP
• Thiếu nguồn nhân lực: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng
đầu. Không riêng gì Vinamilk mà hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải khó
khăn về vấn đề nhân sự khi triển khai ERP. Đặc biệt là thiếu nguồn nhân lực có
kiến thức chuyên môn về ERP. Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử
nhân viên đi đào tạo, tập huấn.
• Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam,
nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền với doanh nghiệp. Vinamilk đã tốn
một khoản chi phí lớn cho đầu tư này.
3.3. Những khó khăn gặp phải
Tuy Pythis là doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt
Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình triển khai ERP của
Vinamilk là chưa đủ. Có thể thấy rằng việc cung cấp nguồn nhân lực, công nghệ và
nhân lực hàng đầu của Pythis cũng có giới hạn. Pythis là đối tác chiến lược của Oracle
tại Việt Nam nhưng để phát huy hoàn toàn khả năng của Oracle tại một doanh nghiệp

lớn như Vinamilk thì một mình Pythis là chưa đủ.
Dó đó, Vinamilk mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện
hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức tối đa. Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp
của Oracle cho các nhiệm vụ quản lý lõi và CRM của SAP để củng cố khả năng quản
lý khách hàng ở mức cao nhất. Ở một mức nào đó chức năng ERP của Oracle ở mảng
CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ(mà nguyên
nhân do Pythis). Điều này, khiến cho chi phí ERP của Vinamilk lại bị đội lên một lần
nữa. Đồng thời, khả năng đồng bộ hóa cho quá trình quản lý của các giải pháp cũng
giảm đi đáng kể.
Chi phí để đầu tư cho ERP và đưa nó vào hoạt động hoàn chỉnh là tương đối
lớn, yêu cầu không chỉ là về năng lực phần cứng, phần mềm mà còn cả năng lực của
con người. Hệ thống phần cứng được đầu tư lớn để có thể chạy được tất cả các
Module. Hệ thống phần mềm cũng cần phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới
nhất để cho việc quản lý được hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng, phần mềm có
thể mua được thì một vấn đề khác được nhắc tới mà đó lại vấn đề quan trọng then
chốt. Đó là năng lực, nhân lực cần có để có thể sử dụng được hệ thống này. Việc đầu
tư cho nhân lực, không phải ngày một, ngày hai mà là một quá trình dài. Vinamilk
muốn sử dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải
đầu tư cho nhân lực để có thể triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này không chỉ phải
am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng để vận hành hệ
thống.
Phần triển khai CRM và phân phối(distribution) cho các đại lý(vender) là
những Module khác hẳn trong bộ lõi trung tâm(core central) mà Vinamilk đã mua.
Ngoài ra, đặc điểm của Vinamilk là hiện đang triển khai đồng thời ba giải pháp
ERP của Oracle, SAP và Microsoft. Dó đó, làm cách nào để triển khai đồng thời ba
giải pháp một cách hiệu quả cũng là một thách thức.
3.4. Nguyên nhân đi tới thành công
• Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk, những định hướng
đúng đăn và quyết tâm đi đến cùng.
• Vinamilk có đội ngũ nhân viên CNTT chuyên nghiệp, ham học hỏi và nhanh

chóng tiếp cận công nghệ mới.
• Dự án được sự hỗ trọ của hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà
cung cấp giải pháp là Oracle, SAP và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH
KPMG.
• Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia(Pythis, Oracle,
Vinamilk, KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi chi tiết vào
những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải
quyết các vấn đề phát sinh.
3.5. Bài học kinh nghiệm
Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc tiếp thu công
nghệ mới; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp để phù hợp với quy trình phần mềm;
thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty. Bài học kinh nghiệm từ việc triển khai ERP của
vinamilk cũng là bài học cho các doanh nghiệp khác muốn triển khai, đó là:
• Lựa chọn đúng giải pháp
• Lựa chọn đúng đơn vị triển khai
• Lập kế hoạch triển khai dự án một cách chi tiết
• Tập trung vào những lợi ích đã xác định
• Lựa chọn đội triển trai dự án với các nhân viên có trình độ chuyên môn
• Đảm bảo có sự ủng hộ, cam kết hỗ trợ từ ban lãnh đạo
• Hạ tầng CNTT cần được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố
• Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và các nhà tư vấn.