tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại điện lực ba đình - hà nội

Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Phần một
Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp.
I)Những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu:
1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu:
Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố:
- Lao động.
- Tư liệu lao động.
- Đối tượng lao động.
Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật
chất cho xã hội. Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không
thể thiếu trong bất cứ quá trình sản xuất nào. Biểu hiện cụ thể của đối
tượng lao động ở đây chính là các loại vật liệu. Theo Mác, bất kỳ một loại
vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng
lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do
tác động của yếu tố con người thì khi đó nó mới trở thành vật liệu. Ví dụ
như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhưng
than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác được trong các quặng ấy lại là vật liệu
cho các nghành công nghiệp chế tạo, cơ khí
Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình
thành chi phí tương ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lương, chi
phí khấu hao tư liệu lao động. Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó
chính là chi phí lao động vật hóa và lao động sống.
1
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có
ích của con người tác động. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất,
vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lưu
động.
Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tượng lao động trong tình trạng
sử dụng tốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các

sản phẩm công nghiệp mới.
Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu được xếp
vào hàng tồn kho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp
các dịch vụ.
2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động
sản xuất kinh doanh:
Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là
đầu vào của quá trình sản xuất.
Xét trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí
quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh:
- Vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hóa, là một
trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là
cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc
rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất
lượng hay không. Nếu vật liệu có chất lượng tốt, đúng quy định sẽ tạo
điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo
khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia
vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị
2
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra
hình thái vật chất của sản phẩm.
- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần
toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một
lần.
- Vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự
trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong
chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên

việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử
dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của
doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá
thành, chất lượng sản phẩm
3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu:
Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản
phẩm, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải được tổ
chức khoa học hợp lý. Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm
soát tài sản lưu động của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản
phẩm. Để tổ chức tốt vật liệu thì công tác quản lý doanh nghiệp phải thực
hiện các yêu cầu sau:
- Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho
phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm
cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích
hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu
cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho
3
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc
nhập, xuất và theo dõi kiểm tra.
- Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ
giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường
hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ
đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng
định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý
và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không
những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải
không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên
tiến.
- Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi,

tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh
điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm
thời gian trong đối chiếu kho với kế toán trong công tác tìm kiếm
thông tin về từng loại vật liệu.
Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là
điều kiện không thể thiếu được trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện
kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu
nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử
dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích
tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu.
4
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và
nhiệm vụ của kế toán:
Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau
quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị
sản phẩm. Vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó
vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để
đạt được mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu
trước mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu chặt chẽ là góp
phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi
nhuận. Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán
vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả
các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp
đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất.
Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh
nghiệp và có làm tốt điều này mới tạo được tiền đề cho việc thực hiện các
mục tiêu lợi nhuận. Xuất phát từ những điều như trên, kế toán cần làm tốt
các nhiệm vụ sau:
 Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán

tại đơn vị.
 Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các
thước đo hiện vật và tiền tệ.
 Chọn phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị.
 Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tượng
chịu chi phí.
5
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
 Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các
nguyên nhân thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời.
 Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện
cho việc theo dõi.
 Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp
một cách khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu.
5) Phân loại và tính giá vật liệu:
Phân loại vật liệu:
Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng
nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật
liệu" nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá
hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại
vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu.
Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa
khác nhau đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán.
 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất,
vật liệu chia thành:
- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế
biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành
phẩm mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,
được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình

dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư
liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu
6
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà
phòng, giẻ lau ).
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay
thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị
(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh
nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn,
gạch, sắt )
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể
trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản
ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận
tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá
trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp
phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của
từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ
vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch
toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh
nghiệp.
7
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội

 Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân
loại khác như:
 Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản
xuất).
 Phân loại theo quyền sở hữu.
 Phân loại theo nguồn tài trợ.
 Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp
thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp,
nguyên vật liệu gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành
hai loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu
gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một
cách nhanh nhất.
Tính giá vật liệu:
Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản
phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu
được đưa vào tài sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu
động. Do độ lớn tương đối vật liệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu
có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ tiếp theo. Giá trị vật
liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thường xuyên. Khi có nghiệp
vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng
loại vật liệu.
Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật
liệu. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Nguyên
tắc này được kế toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về
8
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
hàng tồn kho (IAS) số 2. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo
phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có
thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay

không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ).
Giá thực tế nhập kho:
 Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của
người bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua
thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí
của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu
kho, lưu hàng, lưu bãi ) trừ các khoản giảm giá hàng mua được
hưởng.
 Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
 Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật
liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế
biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ).
 Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia
liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+)
với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
 Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá
trị thu hồi tối thiểu.
 Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường
tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
9
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Giá thực tế xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động
của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của
cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ
ràng:
 Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế
vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức:
Giá thực tế

vật liệu xuất dùng
=
Số lượng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách
sau:
 Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) :
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Ưu điểm:
+ Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất
nhập - xuất trong kỳ.
+ Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
- Nhược điểm:
Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công
tác quyết toán nói chung.
 Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:
10
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Giá đơn vị
bình quân cuối
kỳ trước
=

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
- Ưu điểm:
Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
- Nhược điểm:
Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả
vật liệu kỳ này.
 Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quân sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
- Ưu điểm:
Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.
- Nhược điểm:
Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng
với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không
nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính.
 Phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out):
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì
xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế
của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá
thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế
vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực
11
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong
trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
- Ưu điểm:
+ Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế.

+ Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác.
- Nhược điểm:
+ Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi
phí hiện tại.
Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu hiện tại được
tạo ra bởi giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu.
+ Khối lượng công việc hạch toán nhiều.
Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có
ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
 Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in, First out):
Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được
xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên.
Phương pháp nhập sau - xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.
- Ưu điểm:
Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
- Nhược điểm:
+ Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.
12
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
+ Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua
thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với
giá cao.
+ Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được
phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán
của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế.
 Phương pháp trực tiếp ( Specific unit cost):
Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn
chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng
(trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế
của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp

đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng
với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt. Phương pháp này
thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô
vật liệu nhập kho.
- Ưu điểm:
+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.
+ áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh
điểm nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
- Nhược điểm:
Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
 Phương pháp giá hạch toán:
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được
tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ).
13
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế
theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất
dùng
(hoặc tồn kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán vật liệu
xuất dùng (hoặc tồn kho cuối
kỳ)
x
Hệ số giá
vật liệu
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật
liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Hệ số giá

vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập
trong kỳ
- Ưu điểm:
Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch
toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử
dụng nhiều hay ít.
- Nhược điểm:
+ Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối
kỳ hạch toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh
điểm vật liệu và có trình độ kế toán tuơng đối tốt.
Các phương pháp này có ảnh hưởng đến chi phí vật liệu và giá
thành sản phẩm. Trong một thị trường ổn định giá không đổi, việc lựa
chọn phương pháp tính giá là không quan trọng lắm. Tuy nhiên, trong
một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường, mỗi phương
pháp có thể cho một kết quả khác nhau. Thực tế, nếu giá mua nhập vật
liệu tăng lên qua các kỳ thì phương pháp nhập trước - xuất trước cho giá
14
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
thành sản phẩm thấp nhất, ngược lại phương pháp nhập sau - xuất trước
cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phương pháp
giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa hai phương pháp trên.
Phương pháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu nào được xuất dùng.
Phương pháp giá hạch toán sử dụng giá hạch toán ổn định trong các kỳ kế
toán.
Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với
đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Theo các nguyên tắc được thừa

nhận (GAAP), nguyên tắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải
sử dụng phương pháp giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính
chất so sánh được của số liệu. Nguyên tắc này không có nghĩa là doanh
nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp. Doanh nghiệp có thể
thay đổi phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thông báo công
khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hưởng của sự
thay đổi.
Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phương pháp
nhập trước - xuất trước, phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ,
phương pháp trực tiếp là những phương pháp được chấp nhận hạch toán
chi phí. Phương pháp nhập sau - xuất trước là phương pháp hạch toán
thay thế cho các phương pháp hạch toán chuẩn: nhập trước - xuất trước
và phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Trong kế toán Việt
Nam, các phương pháp này đều được chấp nhận là phương pháp hạch
toán chi phí. Như vậy, việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho ở
Việt Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực Quốc tế.
15
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp:
1) Hạch toán chi tiết vật liệu:
Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau,
nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch
toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng
loại vật liệu. Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần
phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về
hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm,
thứ và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên
cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được
hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế
toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật

liệu cho phù hợp, nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung,
quản lý vật liệu nói riêng.
Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số
chứng từ ban đầu như:
- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)
- Hoá đơn cước phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)
16
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo
quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng
từ kế toán hướng dẫn khác như:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - (Mẫu số 05 - VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT)

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba
phương pháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu
luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có ưu điểm,
nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. ở một số nước như Mỹ, việc hạch
toán chi tiết rất đơn giản như một dạng hạch toán phụ. Kế toán Mỹ chỉ
dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu. Sổ kho theo dõi liên tục
nhập xuất tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ
cái tại mọi thời điểm.
a) Phương pháp thẻ song song:
Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập,
xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số

lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép
về mặt số lượng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 -
VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ
đăng ký thẻ kho.
 ở kho:
17
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư
về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở
cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng
số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư.
 ở phòng kế toán:
Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm
vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ
kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi
nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế
toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế
toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ
nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến
hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán
phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối
chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn
mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào
sổ.
Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song
song

18
Phiếu nhập
kho
Thẻ
hoặc
sổ
chi
tiết
vật
tư
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
kho vật tư
Kế toán
tổng hợp
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Ghi chú: Ghi
hàng ngày
Quan hệ
đối chiếu
Ghi cuối
tháng
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự
chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho
quản trị hàng tồn kho.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp
về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào
cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít
chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh

không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân
viên kế toán chưa cao.
b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở
cải tiến một bước phương pháp thẻ song song.
19
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại
kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế
toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư
theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở
tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật
tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật
tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán
tổng hợp.
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển


Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
20
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu

luân chuyển
Bảng kê xuất
Bảng kê nhập
Kế toán tổng
hợp
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
- Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có
giảm bớt so với phương pháp thẻ song song.
- Nhược điểm:
+ Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu
số lượng.
+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ
được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế
toán.
+ Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng
từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh
nhầm lẫn, sai sót. Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép
lớn.
+ Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn
kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập
báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có
nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi
tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình
nhập xuất hàng ngày.
c) Phương pháp sổ số dư:
Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ
chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là
kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép
của phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế

toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi
21
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm
tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số
liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như
các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp
toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định.
Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các
chứng từ nhập, xuất vật tư.
Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng
theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho
từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho
thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để
kiểm tra và tính thành tiền.
Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để
hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận
chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng
chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên
phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng
nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho
vật tư. Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ
sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu
tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được
dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do
kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).
22
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội

Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
- Ưu điểm:
+Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,
giảm bớt khối luợng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong
tháng.
+ Kế toán thực hiện kiểm tra thường xuyên đối với việc ghi chép
của thủ kho trên thẻ kho cũng như bảo quản hàng trong kho của thủ kho.
23
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ số dư
Kế toán tổng hợp
Phiếu giao nhận chứng từ
nhập
Bảng luỹ kế nhập,
xuất, tồn kho vật tư
Phiếu giao nhận chứng từ
xuất
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
- Nhược điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về
mặt giá trị của từng nhóm vật liệu.
- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm
vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi
chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.

2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:

Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trường,
để đưa ra các quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh
đạo cần phải có những thông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở
nhiều bộ phận khác nhau và đặc biệt là thông tin của bộ phận tài chính.
ở các nước như Anh, Mỹ , để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã
xây dựng hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Sự kết
hợp của hai hệ thống cho phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật
liệu nào với giá bao nhiêu, lựa chọn nhà cung cấp nào
Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói
chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc
phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà
nhập với kế toán quốc tế trong việc lựa chọn phương pháp theo dõi hàng
tồn kho.
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh
nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương
pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp
khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu
xuất vật tư theo hạn mức, tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.
24
Tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp
có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả
về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ
vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật
tư", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu" trên cơ sở
hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ
kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên
phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu,
sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng
người giao hàng lập biên bản.

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng
chứng từ khác nhau. Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường
xuyên với số lượng ít thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư". Phiếu này được lập
thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận
cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó
chuyển lên phòng kế toán.
Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh
nghiệp đã lập định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu
xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu này được lập thành hai liên, 1 liên giao
cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi
số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức,
thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho,
ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho
phòng kế toán.
Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập
"Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lưu lại ở phòng
25