một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên vật liệu tại điện lực ba đình

Đề tài : một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực
ba đình - hà nội.
Phần một
Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu
trong các doanh nghiệp.
I)Những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu:
1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu:
Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố:
- Lao động.
- T liệu lao động.
- Đối tợng lao động.
Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã
hội. Đối tợng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất cứ quá
trình sản xuất nào. Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động ở đây chính là các loại vật
liệu. Theo Mác, bất kỳ một loại vật liệu nào cũng là đối tợng lao động song không
phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tợng lao động thay
đổi do tác động của yếu tố con ngời thì khi đó nó mới trở thành vật liệu. Ví dụ nh các
loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhng than đá, sắt, đồng,
thiếc... khai thác đợc trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các nghành công nghiệp
chế tạo, cơ khí...
Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi
phí tơng ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lơng, chi phí khấu hao t liệu lao
động. Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa và lao
động sống.
Vậy vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con
ngời tác động. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữ
quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lu động.
Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tợng lao động trong tình trạng sử dụng tốt
mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm công nghiệp
mới.
Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu đợc xếp vào hàng tồn

kho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ.
2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động
sản xuất kinh doanh:
Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vào của
quá trình sản xuất.
Xét trên các phơng diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng của
vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh:
- Vật liệu là đối tợng lao động biểu hiện dới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ
bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản
phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có
đầy đủ, kịp thời, đúng chất lợng hay không. Nếu vật liệu có chất lợng tốt, đúng
quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lợng sản phẩm tạo
khả năng cạnh tranh trên thị trờng.
- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản
xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn
hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản
phẩm.
- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá
trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này thể hiện ở chỗ
chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần.
- Vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ của doanh
nghiệp, vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận
chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu
quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu
giá thành, chất lợng sản phẩm...
3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu:
Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm, đòi
hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải đợc tổ chức khoa học hợp lý.
Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lu động của doanh

nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm. Để tổ chức tốt vật liệu thì công tác
quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau:
- Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc
trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ
kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và
thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp
xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện
cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra.
- Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự
trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu vật t phục vụ sản
xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định
mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ
chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật t không
những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không
ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
- Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm
lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến
quản lý, hạch toán nh đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho với kế toán
trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu.
Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiện
không thể thiếu đợc trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện kế toán phải phản ánh
kịp thời đầy đủ số lợng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình
chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu
thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu.
4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và
nhiệm vụ của kế toán:
Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản
xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Vật liệu chiếm tỉ
trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Để đạt đợc mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi

nhuận thì mục tiêu trớc mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu chặt chẽ là
góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần
kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu
hồi... , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu
cần thiết cho sản xuất.
Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và có
làm tốt điều này mới tạo đợc tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận. Xuất
phát từ những điều nh trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau:
Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị.
Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thớc đo hiện
vật và tiền tệ.
Chọn phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị.
Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tợng chịu chi phí.
Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhân
thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời.
Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việc theo
dõi.
Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cách
khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu.
5) Phân loại và tính giá vật liệu:
Phân loại vật liệu:
Vật liệu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả
hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thống nhất tên
gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy
cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và
quản lý vật liệu.
Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau
đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chia

thành:
- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ
thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc
dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao
động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc
chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau...).
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất,
kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt...
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy
móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...)
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn
cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên
cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác
định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, số
hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt
trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khác
nh:
Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất).

Phân loại theo quyền sở hữu.
Phân loại theo nguồn tài trợ.
Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi
phí, vật liệu thờng đợc chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp.
Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị
đa ra quyết định một cách nhanh nhất.
Tính giá vật liệu:
Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các
doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu đợc đa vào tài sản lu
động và thờng có tỷ lệ cao trong tài sản lu động. Do độ lớn tơng đối vật liệu nên sai
sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ
tiếp theo. Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thờng xuyên. Khi có
nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại
vật liệu.
Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo
quy định, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Nguyên tắc này đợc kế toán
Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2. Tuỳ theo
doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà
trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).
Giá thực tế nhập kho:
Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán
cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,
chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi...) trừ các khoản giảm
giá hàng mua đợc hởng.
Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế

biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển,
bốc dỡ, hao hụt trong định mức...).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:
Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp
nhận (nếu có).
Với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối
thiểu.
Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng
(+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
Giá thực tế xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể
sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán,
nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:
Phơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất
dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:
Giá thực tế
vật liệu xuất dùng
=
Số lợng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị bình
quân
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:
Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) :
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Ưu điểm:
+ Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất
trong kỳ.
+ Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần
nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
- Nhợc điểm:
Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán
nói chung.
Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Giá đơn vị
bình quân cuối
kỳ trớc
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
- Ưu điểm:
Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
- Nhợc điểm:
Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ
này.
Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị
bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
- Ưu điểm:
Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.
- Nhợc điểm:

Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng với những
doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện kế
toán bằng máy vi tính.
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (First in, First out):
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói
cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong tr-
ờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.
- Ưu điểm:
+ Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế.
+ Phản ánh đợc sự biến động của giá vật liệu tơng đối chính xác.
- Nhợc điểm:
+ Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
Theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc, doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị
vật liệu đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu.
+ Khối lợng công việc hạch toán nhiều.
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần
nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( Last in, First out):
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,
ngợc lại với phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ở trên. Phơng pháp nhập sau - xuất trớc
thích hợp trong trờng hợp lạm phát.
- Ưu điểm:
Doanh thu hiện tại đợc phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
- Nhợc điểm:
+ Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.
+ Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật
liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.

+ Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lu động của doanh nghiệp đợc phản ánh thấp
hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn
nhận là kém hơn so với khả năng thực tế.
Phơng pháp trực tiếp ( Specific unit cost):
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô
và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi
xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp này còn
có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và th-
ờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt. Phơng pháp này
thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập
kho.
- Ưu điểm:
+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.
+ áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lợng danh điểm nguyên
vật liệu ít nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
- Nhợc điểm:
Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến
hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
(hoặc tồn kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán vật liệu
xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ)
x
Hệ số giá
vật liệu
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu

tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Hệ số giá
vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
- Ưu điểm:
Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp
để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
- Nhợc điểm:
+ Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán,
phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu
và có trình độ kế toán tuơng đối tốt.
Các phơng pháp này có ảnh hởng đến chi phí vật liệu và giá thành sản phẩm.
Trong một thị trờng ổn định giá không đổi, việc lựa chọn phơng pháp tính giá là
không quan trọng lắm. Tuy nhiên, trong một thị trờng không ổn định, khi giá lên
xuống thất thờng, mỗi phơng pháp có thể cho một kết quả khác nhau. Thực tế, nếu
giá mua nhập vật liệu tăng lên qua các kỳ thì phơng pháp nhập trớc - xuất trớc cho
giá thành sản phẩm thấp nhất, ngợc lại phơng pháp nhập sau - xuất trớc cho giá thành
sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ
dự trữ nằm giữa hai phơng pháp trên. Phơng pháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu
nào đợc xuất dùng. Phơng pháp giá hạch toán sử dụng giá hạch toán ổn định trong
các kỳ kế toán.
Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phơng pháp thích hợp với đặc điểm sản
xuất của doanh nghiệp. Theo các nguyên tắc đợc thừa nhận (GAAP), nguyên tắc nhất
quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phơng pháp giống nhau từ kỳ này
sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh đợc của số liệu. Nguyên tắc này không có
nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phơng pháp. Doanh nghiệp có
thể thay đổi phơng pháp tính giá xuất nhng phải có sự thông báo công khai; ghi đúng,

đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hởng của sự thay đổi.
Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phơng pháp nhập trớc - xuất
trớc, phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phơng pháp trực tiếp là những ph-
ơng pháp đợc chấp nhận hạch toán chi phí. Phơng pháp nhập sau - xuất trớc là phơng
pháp hạch toán thay thế cho các phơng pháp hạch toán chuẩn: nhập trớc - xuất trớc và
phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Trong kế toán Việt Nam, các phơng
pháp này đều đợc chấp nhận là phơng pháp hạch toán chi phí. Nh vậy, việc lựa chọn
phơng pháp tính giá xuất kho ở Việt Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực
Quốc tế.
II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong
các doanh nghiệp:
1) Hạch toán chi tiết vật liệu:
Vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu
một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải
đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu. Vật liệu là một trong
những đối tợng kế toán, là tài sản cần phải đợc tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ
về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại,
nhóm, thứ... và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ
sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết vật liệu đợc hiểu là việc các doanh
nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng
các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cờng công tác quản
lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng.
Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu
nh:
- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của
Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn khác
nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t - (Mẫu số 05 - VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT)
...
Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng một trong ba phơng pháp:
Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ
số d. Mỗi phơng pháp có u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp dụng riêng. ở một số nớc
nh Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản nh một dạng hạch toán phụ. Kế toán Mỹ
chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu. Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất
tồn về số lợng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm.
a) Phơng pháp thẻ song song:
Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho
vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải
mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng
danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho.
ở kho:
Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật t về mặt số l-
ợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật t.
Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt
lợng theo từng danh điểm vật t.
ở phòng kế toán:
Kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t cho từng danh điểm vật t tơng ứng
với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về
mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ
kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật t phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch
toán vào thẻ kế toán chi tiết vật t và tính ra số tiền. Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ

nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng
thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ
vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị
của từng loại vật t. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán
tổng hợp.
Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật t còn mở sổ đăng
ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác
của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.
- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số
lợng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế
chức năng của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại
vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và
trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán cha cao.
b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một b-
ớc phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nh
phơng pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán vật t không mở thẻ kế
toán chi tiết vật t mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của
từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối
tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ
vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lợng vật t trên sổ
đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ
hoặc
sổ
chi
tiết
vật
t
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
kho vật t
Kế toán tổng
hợp


Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
- Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép có giảm bớt so
với phơng pháp thẻ song song.
- Nhợc điểm:
+ Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.
+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành
vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
+ Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập,

xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót.
Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép lớn.
+ Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì
doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng
tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều
nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
c) Phơng pháp sổ số d:
Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch
toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán
về mặt số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá
bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê xuất
Kế toán tổng hợp
tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán
chính xác, kịp thời.
Theo phơng pháp sổ số d, công việc cụ thể tại kho giống nh các phơng pháp
trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho,
xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và
nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t.
Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh
điểm vật t vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc
ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi
về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng
từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền
và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính đ-
ợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho
vật t. Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu
giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính
ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t. Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột số
tiền trên sổ số d (số liệu trên sổ số d do kế toán vật t tính bằng cách lấy số lợng tồn
kho x giá hạch toán).
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
- Ưu điểm:
+Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối
luợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.
+ Kế toán thực hiện kiểm tra thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho
trên thẻ kho cũng nh bảo quản hàng trong kho của thủ kho.
- Nhợc điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của
từng nhóm vật liệu.
- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu,
nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình
nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.
2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:
Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trờng, để đa ra các
quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải có những
thông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau và đặc
biệt là thông tin của bộ phận tài chính.

ở các nớc nh Anh, Mỹ..., để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng hệ
thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Sự kết hợp của hai hệ thống cho
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ số d
Kế toán tổng hợp
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất,
tồn kho vật t
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựa chọn
nhà cung cấp nào...
Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế
toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định
kỳ. Nh vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trong việc lựa
chọn phơng pháp theo dõi hàng tồn kho.
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao
gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia
tăng (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật t theo hạn mức, ... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ
thể.
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách
nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng,
qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để
ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật t", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập
kho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi
giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên
phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách
thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên

bản.
Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ
khác nhau. Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì sử
dụng "Phiếu xuất vật t". Phiếu này đợc lập thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh
vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ
kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập
định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật t theo hạn mức".
Phiếu này đợc lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh,
sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau khi
đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với
thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng
kế toán.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho
khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.
Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh
nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ".
a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên (perpetual inventory method) là phơng pháp
theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách
thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phơng pháp
này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với
những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên
xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dầu vậy,
phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách
kịp thời, cập nhật. Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có
thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và
nguyên vật liệu nói riêng. Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu đợc

hạch toán vào giá phí hàng tồn kho, những khoản chi phí không nằm trong giá phí
hàng tồn kho và đợc tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi
phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí này là cần thiết trong quá trình sản xuất trớc
một giai đoạn sản xuất tiếp theo. ở Việt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọc chuẩn
mực vào hạch toán vật liệu.
Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị
hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi
tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
- Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật
liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá
tăng...).
- Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo
giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợc h-
ởng...)
- D nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.
Tài khoản 151 "Hàng mua đi đờng": Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên,
vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán)
- Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
- Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho
các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng .
- D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan
khác nh 133, 331, 111, 112...
Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các
doanh nghiệp tính thuế VAT theo ph ơng pháp khấu trừ:
Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng
pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép đầy
đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Nh vậy

khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế
đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ.
Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh
nghiệp tính thuế VAT theo ph ơng pháp trực tiếp:
Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp (đơn vị cha thực
hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp
kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi
mua vào, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán.
Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu:
Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh
doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trờng hợp giảm
vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152.
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
TK 111,112,331... TK 152
TK1331
TK 621
TK 627,641,642,241
TK 151
Mua v.l nhập kho
Xuất v.l chế biến S.P
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
TK 128,222,136
TK 412,1381,642
TK 1388,154
TK 411
TK 154
TK 412,3381
TK 311,3388

Nhập v.l đi đờng
V.l cấp trên cấp
Nhập v.l đơn vị tự
Đánh giá tăng v.l,
Vay NH, đơn vị
khác để mua v.l
Xuất v.l cho quản lý,
Mang v.l đi góp vốn,
Đánh giá giảm v.l
Xuất v.l cho vay
kỳ trớc
hay nhận góp vốn LD...
sản xuất
Kiểm kê thừa v.l
mang đi gia công,
chế biến
Thiếu khi k.kê
cấp cho cấp dới
bán hàng, phân xởng, XDCB
TK 128,222
Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 111,112,331... TK 152
TK 621
TK 627,641,642
TK 128,222,136
TK 151
TK 411
TK 154
Mua v.l nhập kho
Nhập v.l đi đờng

V.l cấp trên cấp
Xuất v.l chế biến S.P
Xuất v.l cho quản lý,
kỳ trớc
hay nhận góp vốn LD
bán hàng, phân xởng
(Tổng giá thanh toán)
b) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ:
Phơng pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phơng pháp không
theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t,
hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản
ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định
lợng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các
mục đích khác trong kỳ theo công thức:
Giá trị vật liệu xuất
dùng trong kỳ
=
Giá trị vật liệu
tồn kho đầu kỳ
+
Tổng giá trị vật liệu
tăng thêm trong kỳ
-
Giá trị vật liệu
tồn kho cuối kỳ
Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức
ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá,
vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán. TK sử dụng:
TK 611 Mua hàng (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theo dõi

tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
- Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.
- Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và
tồn kho cuối kỳ.
TK 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t.
TK 152 Nguyên liệu, vật liệu:
- Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
TK 412,1381
TK 1388,154
TK 412,3381
TK 311,3388
Nhập v.l đơn vị tự
Đánh giá tăng v.l,
Vay NH, đơn vị
khác mua v.l
Mang v.l góp vốn,
Đánh giá giảm v.l
Xuất v.l cho vay
sản xuất
Kiểm kê thừa v.l
mang đi gia công,
chế biến
Thiếu khi k.kê
Cấp cho cấp dới
- Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.
- D nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.
TK 151 Hàng mua đang đi trên đờng:
- Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.
- Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.
- D nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác
có liên quan nh 133, 331, 111, 112... Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống
nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Ph ơng pháp hạch toán
: Đầu kỳ: căn cứ giá thực tế vật liệu đang đi đ-
ờng và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào tài khoản 611. Trong kỳ: Khi mua vật liệu, căn
cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh trực tiêp vào tài
khoản 611. Cuối kỳ: căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu cha sử
dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định giá trị vật liệu xuất dùng của từng
loại cho sản xuất, kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định đợc do
kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục.
Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
(tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
TK 627,641,642
TK 621TK 611TK 151,152
TK 111,112
TK 133
TK 411...
Kết chuyển trị giá v.l
tồn kho, đi đờng đầu kỳ
Tính vật liệu xuất cho chế
biến sản phẩm
P.á các ng.vụ mua, nhập vật
liệu trong kỳ
Nhập v.l từ các nguồn khác
Tính vật liệu xuất cho
các mục đích
Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đờng cuối kỳ
TK 111, 112
TK 138, 334, 821, 642

Giá trị thiếu hụt, mất mát
Giảm giá đợc hởng và giá trị
hàng mua trả lại
Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
(tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
TK 412
TK 412
Đánh giá tăng vl
Đánh giá giảm vl
TK 627,641,642
TK 621TK 611TK 151,152
TK 111,112
TK 411...
Kết chuyến trị giá v.l
tồn kho, đi đờng đầu kỳ
Tính vật liệu xuất cho chế
biến sản phẩm
P.á các ng.vụ mua, nhập vật
liệu trong kỳ
Nhập v.l từ các nguồn khác
Tính vật liệu xuất cho
các mục đích
Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đờng cuối kỳ
TK 412
TK 412
Đánh giá tăng vl
Đánh giá giảm vl
TK 111, 112
TK 138, 334, 821, 642
Giá trị thiếu hụt, mất mát

Giảm giá đợc hởng và giá trị
hàng mua trả lại
3) Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá vật
liệu:
a) Kế toán kiểm kê vật liệu:
Tổ chức kiểm kê đợc tiến hành theo quy định chung của Nhà Nớc về việc lập
Báo cáo kế toán, Bảng cân đối, và là quy định về hạch toán vật liệu doanh nghiệp.
Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng, giá trị của từng loại
vật liệu hiện có tại doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng,
phát hiện kịp thời và xử lý các trờng hợp hao hụt, h hỏng ứ đọng, mất mát, kém phẩm
chất. Công tác kiểm kê phải đợc tiến hành định kỳ sáu tháng, một năm trớc khi lập
các báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của doanh nghiệp tiến hành. Ban kiểm
kê sử dụng các phơng tiện cân, đo, đong, đếm...xác định số lợng vật liệu có mặt tại
kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lợng của từng loại. Kết
quả kiểm kê sẽ đợc ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 -VT). Biên bản đợc lập cho
từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng ngời phụ trách. Kết quả kiểm kê gửi lên cho
phòng kế toán đối chiếu với sổ sách.
Sơ đồ 8 : Hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê

b) Kế toán đánh giá lại vật liệu:
Khi đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch để
ghi:
Nợ TK 152
TK 721
TK 152
TK 621, 627, 641, 642
TK 338(3381)
TK 002
TK 111, 334, 138(1388)
TK 642

TK 138(1381)
Vật liệu thừa xác định là
của doanh nghiệp
Vật liệu thừa cha rõ
nguyên nhân chờ xử lý
Vật liệu thừa là
của đơn vị khác
Vật liệu thiếu do cân,
đo, đong, đếm sai
VL thiếu trong ĐM hay ngoài ĐM nhng
đợc cấp thẩm quyền cho phép tính vào
chi phí kinh doanh
Yêu cầu ngời phạm lỗi bồi
thờng số vật liệu thiếu
Vật liệu thiếu cha rõ nguyên
nhân chờ xử lý
Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Khi đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi:
Nợ TK 412 Khoản chênh lệch
Có TK 152
4) Hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp:
So với kế toán các nớc Anh, Mỹ..., hệ thống sổ sách kế toán Việt Nam khá
phức tạp với nhiều loại sổ sách và việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Việc hạch toán
của Anh, Mỹ chủ yếu sử dụng trên máy nên chỉ áp dụng một hình thức nhật ký chung
đơn giản, dễ làm mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin.
ở Việt Nam để tổ chức hạch toán vật liệu, các doanh nghiệp có thể áp dụng
một trong các hình thức chế độ kế toán Việt Nam hớng dẫn:
a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký
chung:
Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật ký

chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào sổ cái. Ngoài nhật ký chung, kế
toán có thể mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): đợc sử dụng cho một số loại
nghiệp vụ phát sinh nhiều. Sổ này có tác dụng nh chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt
số lần ghi vào sổ cái. Ngoài ra có tác dụng nh nhật ký chung.
- Đặc điểm:
+ Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ.
+ Tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
+ Phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trớc khi lập báo cáo vì
sổ cái đợc phản ảnh ở một số trang sổ riêng biệt.
Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt.
Sổ cái .
Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.
Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung đợc thực hiện theo sơ
đồ sau: Sơ đồ 9