phân tích thiết kế hệ thống thông tin

MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG 3
1.1. HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3
1.1.1. Khái niệm hệ thống 3
1.1.2. Hệ thống thông tin 3
1.1.3. Hệ thống thực và hệ thống con 4
1.1.4. Các giai đoạn triển khai một dự án xây dựng HTTT 5
1.2. XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 6
1.2.1. Các phương thức xử lý thông tin 6
1.2.2. Một số loại hệ thống tin học thường gặp 7
1.3. SỰ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 8
1.3.1. Vòng đời của hệ thống 8
1.3.2. Các bước xây dựng hệ thống thông tin 9
1.3.3. Chu trình phát triển hệ thống 11
1.3.4. Phương pháp mô hình hoá hệ thống 13
Chương 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 16
2.1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 16
2.1.1. Mục đích và yêu cầu công tác khảo sát 16
2.1.2. Chiến lược và quy trình khảo sát 16
2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT 17
2.2.1. Khảo sát công tác nghiệp vụ 17
2.2.2. Khảo sát nhu cầu xử lý thông tin 18
2.2.3. Thu thập thông tin, tài liệu 18
2.2.4. Viết báo cáo khảo sát 18
2.3. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN THÔNG DỤNG 19
2.3.1. Nghiên cứu tài liệu viết 19
2.3.2. Phương pháp quan sát 19
2.3.3. Phương pháp phỏng vấn 20
2.3.4. Phương pháp sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra 20
2.4. XÂY DỰNG DỰ ÁN 20

2.4.1. Xác định mục tiêu và phạm vi 20
2.4.2. Xây dựng giải pháp 21
2.4.3. Xây dựng kế hoạch triển khai 22
2.5. BÀI TẬP 1 23
Chương 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 27
3.1. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 27
3.1.1. Các khái niệm 27
3.1.2. Kỹ thuật phân rã 29
3.2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 32
3.2.1. Các khái niệm 32
3.2.2. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 32
3.2.3. Phân rã biểu đồ luồng dữ liệu theo mức 38
3.2.4. Mô hình vật lý và mô hình logic 43
3.3. ĐẶC TẢ TIẾN TRÌNH 46
3.3.1. Mục đích và yêu cầu đặc tả chức năng 46
1
3.3.2. Các phương tiện đặc tả chức năng 47
3.4. BÀI TẬP 50
Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 51
4.1. CÁC PHƯƠNG TIỆN MÔ TẢ DỮ LIỆU 51
4.1.1. Mã hoá các tên gọi 51
4.1.2. Từ điển dữ liệu 55
4.2. MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT 56
4.2.1. Các khái niệm của mô hình thực thể liên kết 56
4.2.2. Đặc tả mối quan hệ giữa hai kiểu thực thể 58
4.2.3. Mô hình thực thể liên kết mở rộng và hạn chế 60
4.2.4. Phương pháp phân tích theo mô hình thực thể liên kết 66
4.3. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ 77
4.3.1. Các khái niệm 77
a)Domain - Miền 77

b)Thuộc tính (Attribute) 77
c)Quan hệ 77
d)Lược đồ quan hệ 78
4.3.2. Phụ thuộc hàm 78
4.3.2.1. Các dạng chuẩn 78
a)Định nghĩa phụ thuộc hàm 78
b)Tính chất của các phụ thuộc hàm 79
4.3.3. Khoá tối thiểu 79
a) Khoá (Key) và siêu khoá (super key) của quan hệ 79
b) Khoá (Key) và siêu khoá (super key) của lược đồ quan hệ 80
4.3.4. Chuẩn hoá 80
4.3.4.1. Các dạng chuẩn 80
4.3.4.2. Chuẩn hoá 85
4.3.5. Phương pháp lập lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ 87
2
Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG
1.1. HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1. Khái niệm hệ thống
- Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
- Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần:
+ Các phần tử của hệ thống: Các phần tử rất đa dạng, có thể phần tử là một đối
tượng cụ thể,như trong hệ thống mặt trời phần tử là mặt trời, mặt trăng, trái đất,
sao hoả,…có thể phần tử là đối tượng trừu tượng, như một phương pháp, một
lập luận, một quy tắc,… Như vậy phần tử có thể rất khác biệt về bản chất không
những giữa các hệ thống khác nhau mà ngay cả trong cùng một hệ thống.
+ Các quan hệ giữa các phần tử: Các phần tử của một hệ thống không phải được
tập hợp một cách ngẫu nhiên, rời rạc mà giữa chúng luôn tồn tại những mối
quan hệ (hay các ràng buộc) tạo thành một cấu trúc (hay tổ chức).
+ Sự hoạt động và mục đích của hệ thống:

• Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển và sự hoạt
động. Sự tiến triển thể hiện là các phần tử và các quan hệ của hệ thống có
thể phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi. Sự hoạt động, tức
là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng
tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
• Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái
vào để tạo thành những cái ra nhất định.
1.1.2. Hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin (Information System) là hệ thống sử dụng công nghệ thông tin
để thu thập lưu giữ xử lý, truyền và biểu diễn thông tin.
- Là hệ thống bao gồm các bộ phận sau:
+ Phần cứng (các thiết bị)
+ Phần mềm
+ Con người
+ Các thủ tục, qui tắc quản lý, tổ chức
3
+ Các dữ liệu được tổ chức
được hình thành để làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền và biểu diễn thông tin.
- Chức năng của hệ thống thông tin:Hệ thống thông tin có 4 chức năng chính là
đưa thông tin vào, lưu trữ, xử lý và đưa ra thông tin.
+ Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào dưới dạng:
 Các dữ liệu gốc và một chủ điểm., một sự kiện hoặc một đối tượng nào
đó trong hệ thống.
 Các yêu cầu xử lý cần cung cấp thông tin.
 Các lệnh
+ Hệ thống thông tin có thể thực hiện:
 Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó.
 Sửa chữa thay đổidữ liệu trong bộ nhớ
 Thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới
 Thống kê, tìm kiếm, các thông tin thoả mãn một đìều kiện nào đó.

+ Hệ thống thông tin có thể lưu trữ các loại thông tin khác nhau với các cấu trúc đa
dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phương tiện xử lý thông tin, để phục vụ
cho các yêu cầu xử lý thông tin và phương tiện xử lý thông tin khác nhau.
+ Hệ thống thông tin có thể đưa dữ liệu vào các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị
như bộ nhớ ngoài, màn hình, máy in, thiết bị mạng hoặc các thiết bị điều khiển.
1.1.3. Hệ thống thực và hệ thống con
Hệ thống thực: Một hệ thống thực có thể được xem như một mô hình gồm 3 phần
hợp thành là hệ thống quyết định, hệ thống thông tin và hệ thống tác nghiệp. Các thành
phần này chính là các hệ thống con của hệ thống thực.
- Hệ thống quyết định: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia đề
xuất quyết định.
- Hệ thống thông tin: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia xử
lý thông tin (hệ quản trị). Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và
môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
- Hệ thống tác nghiệp: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia
trực tiếp thực hiện mục tiêu của hệ thống.
4
1.1.4. Các giai đoạn triển khai một dự án xây dựng HTTT
Việc phân giai đoạn tuỳ từng phương pháp và chỉ có tính tương đối. Để triển khai
một dự án xây dựng HTTT ta có thể chia thành các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1:
- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
- Tìm hiểu, phê phán để đưa ra giải pháp
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống. Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của
hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới (giai đoạn thiết kế logic).
Giai đoạn 3: Thiết kế tổng thể (Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể
trong hệ thống).
- Thiết kế tổng thể: Biểu đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết E-R.
Giai đoạn 4: Thiết kế chi tiết.
- Thủ công

- Kiểm soát phục hồi
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Chương trình
Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình.
Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì.
5
HT
Thông tin
HT
Quyết định
HT
Tác nghiệp
Thông tin ra
Thông tin vào
- Nguyên vật liệu
- Tiền
- Thông tin
- Nguyên vật liệu
- Tiền
- Thông tin
Môi trường
Hình 1.1. Hệ thống thực và các hệ thống con
1.2. XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH
1.2.1. Các phương thức xử lý thông tin
Xử lý thông tin bằng máy tính có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau:
a) Xử lý tương tác (interactive processing) và xử lý giao dịch (transactional processing)
- Xử lý tương tác: là xử lý thực hiện từng phần, xen kẽ giữa phần thực hiện bởi con
người và phần thực hiện bởi máy tính. Nói cách khác, trong xử lý tương tác, con người
dẫn dắt các quá trình xử lý, có thể ngắt và tham gia vào các quá trình xử lý. Trong quá
tình xử lý tương tác, máy tính đóng vai trò hỗ trợ cho các quá trình đó.

Xử lý tương tác là phương tiện lựa chọn cho các hệ thống phải xử lý nhiều thông
tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng các công thức, các phương trình
toán học. Con người phải thường xuyên vận dụng những kinh nghiệm công tác của
mình vào trong quá trình xử lý.
- Xử lý giao dịch: Trong xử lý giao dịch, xuất phát từ yêu cầu của con người, máy
tính thực hiện cho đến kết quả cuối cùng. Quá trình xử lý chon vẹn như vậy của máy
tính không có sự ngưng ngắt can thiệp từ bên ngoài vào được gọi là một giai dịch.
Ví dụ: Thủ tục rút tiền từ ngân hàng là một ví dụ về xử lý giao dịch. Khởi đầu là
kiểm tra lỗi các thông tin nhập vào, tiếp theo là kiểm tra sự tương thích của các thông
tin này với các dữ liệu đã có trong hệ thống. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, hệ thống đáp
ứng các yêu cầu của khách hàng.
b) Xử lý theo lô (batch processing) và xử lý trực tuyến (on - line processing)
- Xử lý theo lô: Trong xử lý theo lô, mỗi khi thông tin đến (hay khi yêu cầu xử lý
xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại tạo thành một nhóm (một lô
hay một mẻ) mới được xử lý một các tập thể.
Phương thức xử lý theo lô thích hợp với những tiến trình xử lý thông tin mà trong đó:
+ Việc truy cập thông tin được diển ra theo định kỳ.
+ Khuôn dạng và kiểu dữ liệu hoàn toàn xác định.
+ Thông tin khá ổn định trong khoảng thời gian giữa 2 tiến trình xử lý liên tiếp
- Xử lý trực tuyến: trong xử lý trực tuyến thì thông tin đến được đem xử lý ngay
trực tiếp, một cách cá thể và bất kể vào lúc nào.
Xử lý trực tuyến thường áp dụng cho việc hiển thị, sửa chữa nội dung các tệp dữ
liệu, cho việc phục vụ các giao dịch với khối lượng thông tin không nhiều, lại cần thực
6
hiện tại chỗ và cần được trả lời ngay. Vídụ, dịch vụ gửi tiền tại ngân hàng, các xử lý tại
phòng bán vé máy bay, tàu hoả , hoặc dịch vụ thông tin tại tổng đài thường là các xử lý
trực tuyến.
c) Xử lý thời gian thực ( real - time processing)
Xử lý thời gian thực là cách tiến trình máy tính phải bảo đảm các yêu cầu rất ngặt
nghẽo của hệ thống về thời gian.

Thông thường các xử lý thời gian thực xuất hiện trong các hệ thống có liên quan
với các hệ thống ngoài như hệ thống điều khiển đường bay của tên lửa hoặc các hệ
thống mô phỏng. Xử lý thời gian thực phải đảm bảo đồng bộ các tiến trình máy tính với
các hoạt động diễn ra trong thực tế
d) Xử lý phân tán (distributed processing)
Các xử lý phân tán có thể diễn ra tại các bộ phận ở những vị trí khác nhau, có
những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau.
Nói chung, với những hệ thống có xử lý phân tán, dữ liệu thường được bố trí ở
những vị ttrí địa lý khác nhau và được quy định dùng chung. Trong xử lý phân tán, với
một số thành phần dữ liệu, có thể cùng một lúc xảy ra nhiều thao tác như cập nhật sửa
chữa hoặc khai thác khác nhau. Vì vậy, một trong những vấn đề cần quan tâm đối với
các xử lý phân tán là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống.
1.2.2. Một số loại hệ thống tin học thường gặp
a) Hệ thống thông tin quản lý (Management information systems)
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của
một doanh nghiệp. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một CSDL chứa các
thông tin phản ánh tình trạng và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp.
Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân làm 2 mức:
- Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra
các bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay
truyền thống. Hệ thống lúc này còn được gọi là các hệ xử lý dữ liệu, như
các hệ: xử lý đơn hàng, hệ quản lý nhân sự, hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán,
…
- Mức cao, còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có
tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp
7
đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành. Hệ thống còn
được gọi là hệ hỗ trợ quyết định. Phần lớn các hệ hỗ trợ giúp quyết định
được xây dựng dựa trên CSDL mà còn dựa trên hạt nhân là các mô hình đã
được chon lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hỗ trợ giúp quyết định đưa ra các

phương án và đánh giá về các phương án này, sắp xếp chúng theo một tiêu
chuẩn nào đó. Người sử dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng
một phương án thực hiện.
b) Hệ thống điều khiển (Process control systems)
Đó là các hệ thống nhằm xử lý và điều khiển tự động các quá trình vận hành các
thiết bị sản xuất, viễn thông, quân sự,…Các hệ thống này phải làm việc theo phương
thức xử lý thời gian thực. Về kiến trúc vật lý , thì bên cạnh phần mềm, hệ thống này bao
gồm nhiều loại thiết bị tin học đa dạng.
c) Hệ thống nhúng thời gian thực (Embedded real - time systems)
Các hệ thống này được thực hiện trên các phần cứng đơn giản và nhúng trong một
thiết bị nào đó, như mobiphone, ô tô, … Các hệ thống này thường được lập trình ở mức
thấp, và cũng được thực hiện xử lý theo thời gian thực.
d) Phần mềm hệ thống (System software)
Các hệ thống này thiết lập nên hạ tầng kỹ thuật của các hệ thống máy tính, phục vụ
cho các phần mềm ứng dụng chạy trên đó. Đó có thể là hệ điều hành, chương trình dịch,
hệ quản trị CSDL,…
e) Các hệ thống tự động hoá văn phòng (Automated office systems)
Tự động hoá văn phòng là cách tiếp cận nhằm đa máy tính vào hoạt động văn
phòng, cho phép thâu tóm mọi việc tính toán, giao lưu, quản lý thông tin bằng máy tính.
Một số hệ thống tự động hoá văn phòng thường bao gồm hai hệ thống con chính,
đó là hệ thống xử lý văn bản, và hệ thống trợ giúp tính toán.
1.3. SỰ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
1.3.1. Vòng đời của hệ thống
Một hệ thống bất kỳ bao giờ cũng có một vòng đời cùng với các chu kỳ sống có
những đặc trưng riêng. Nó được sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị thay thế (loại bỏ)
bởi một hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn. Ta có thể chia vòng đời của một hệ
thống ra làm các giai đoạn sau:
8
Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tính từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây
dựng hệ thống thông tin được triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân

tích hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát nghiên cứu,
phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống. Hệ thống được thử nghiệm, cài đặt và đưa vào
sử dụng.
Giai đoạn khai thác và xử dụng: Thông thường đây là giai đoạn đoạn dài nhất
trong vòng đời của một hệ thống, trong giai đoạn này hệ thống được vận hành phục vụ
cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong quá
trình sử dụng, hệ thống được bảo trì, sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin
hoặc nhu cầu thông tin.
Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải
sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lượng và về cấu trúc) và thay đổi về nhu cầu
sử dụng (thay đổi nhiệm vụ và quy mô quản lý). Những sửa chữa và thay đổi trong hệ
thống làm cho nó trở nên cồng kềnh. Hoạt động kém hiệu quả  phải thay thế bằng một
hệ thống mới tiên tiến hơn, hiện đại hơn.
1.3.2. Các bước xây dựng hệ thống thông tin
Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý thông thường phải qua các
bước: lập kế hoạch xây dựng, phân tích, thiết kế, kiểm tra và cài đặt. Các bước này
không nhất thiết phải thực hiện tách rời nhau về thời gian mà có thể được thực hiện xen
kẽ nhau.
a) Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý
Nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn này là xác định được mục tiêu của hệ thống,
những thời điểm cùng kết quả cần đạt được của lịch trình khảo sát, phân tích và thiết kế
hệ thống. Trong giai đoạn này phải có được những hình dung cơ bản về hệ thống thông
tin quản lý cần xây dựng.
b) Khảo sát hệ thống
Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện
trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ thống thực và
nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu cầu đặt ra đối với hệ
thống thông tin cần xây dựng.
9
c) Phân tích hệ thống

Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý, như sơ đồ chức năng nghiệp
vụ, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình dữ liệu, trên cơ sở các kết quả khảo sát hệ thống
thực, cần làm rõ mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin. Các công việc
cần thực hiện là :
+ Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập được. Xác định
các phần tử trong hệ thống.
+ Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống.
+ Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin
cần có đối với hệ thống mới.
+ Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục để từ đó xây
dựng sơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực.
+ Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống.
d) Thiết kế hệ thống
Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống không phải là hai giai
đoạn hoàn toàn riêng rẽ. Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, người ta có thể phân tích sơ
bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó. Căn cứ vào kết quả phân tích
này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.
Các công việc thiết kế bao gồm:
+ Thiết kế dữ liệu: định ra các đối tượng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống.
+ Thiết kế chức năng: định ra module xư lý thể hiện các chức năng của hệ thống
thông tin.
+ Thiết kế giao diện: chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con người với máy tính.
+ Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý.
+ Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản
lý, hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính.
e) Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Nói chung với nhiều hệ thống thông tin, việc kiểm tra tính đúng đắn của các
module xử lý trong hệ thống là khó. Vì vậy , thông thường, người ta kiểm tra hệ thống
thông tin quản lý thông qua thử nghiệm. Việc thử nghiệm hệ thống trên một tập hợp
các dữ liệu chuẩn cũng khó thực hiện được trong thực tế, bởi vì không phải hệ thống

thực nào cũng có sẵn một tập hợp các dữ liệu chuẩn như vậy.
10
Người ta thường dùng các thông tin, dữ liệu thực tế đã qua xử lý bằng các phương
pháp khác để vận hành thử nghiệm hệ thống thông tin mới, rồi so sánh kết quả đã xử lý
theo các phương pháp khác hoặc với kết quả trên thực tế rút ra kết luận về tính đúng đắn
của các xử lý trong hệ thống mới
f) Nghiệm thu và cài đặt
Hệ thống được nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch phát
triển hệ thống ban đầu, Song song với khâu cài đặt cũng cần phải chú ý tới khâu huấn
luyện vận hành sử dụng hệ thống mới.
1.3.3. Chu trình phát triển hệ thống
Có nhiều loại chu trình phát triển khác nhau. Phần này trình bày vắn tắt một số chu
trình phát triển chính. Cũng cần phải lưu ý rằng, số lượng và tên các giai đoạn trong các
chu trình không giống nhau, mặc dù về cơ bản, nội dung của chúng gần như nhau.
a) Chu trình thác nước
Chu trình này mô tả sự phát triển hệ thống trên cơ sở phân chia các giai đoạn riêng
rẽ với nhau về thời gian. Điểm cốt yếu của chu trình phát triển này là các giai đoạn được
tiến hành kế tiếp nhau, giai đoạn sau được bắt đầu khi giai đoạn trước đó đã kết thúc,
không chờm nên nhau về thời gian. Chính vì vậy, chu trình thác nước cong được gọi là
chu trình tuyến tính.
Hình 1.2. Chu trình thác nước
Nhược điểm của chu trình phát triển thác nước không có sự quay lui để chỉnh sửa
khi phát hiện sai sót trong một khâu nào đó.
11
Phân tích
Thiết kế
Mã hoá
Kiểm định
Nghiệm thu
b) Chu trình tăng trưởng

Ý tưởng chính của phương pháp là dựa trên các bước tăng trưởng dần dần, cho
phép hoàn thiện hệ thống từng mảng một. Mỗi bước tăng trưởng thực hiện một tiến
trình tuyến tính để triển khi một phần có thể chuyển giao được của cả hệ thống. Quy
trình này lặp lại nhiều lần cho đến khi có một phương án hoàn chỉnh cho cả hệ thống.
Ví dụ: Trong một trường đại học, người ta dự định phát triển hệ thống quản lý đào
tạo. Các phân hệ được phát triển theo thời gian:
- Hệ thống quản lý tuyển sinh.
- Hệ thống quản lý sinh viên
- Hệ thống quản lý chương trình đào tạo
- Hệ thống quản lý thời khoá biểu, và
- Hệ thống quản lý giáo viên.
Các hệ thống này được phát triển dần dần, bàn giao xong hệ thống này với phát
triển tiếp hệ thống kia.
c) Chu trình xoắn ốc
Phương pháp này duy tri quá trình lặp một dãy các tiến trình mà qua mỗi lần thực
hiện, các tiến trình đó các mẫu được hoàn thiện dần. Theo một số tác giả thì chu trình
xoắn ốc được chia ra thành bốn giai đoạn chính:
+ Phát hiện các nhu cầu và xác lập các mục tiêu
+ Đánh giá các phương án
+ Thiết kế và lậ các nguyên mẫu
+ Thử nghiệm các mẫu
Các vòng lặp trên được tiếp tục cho đến khi xét thấy nguyên mẫu là tốt để có thể
chuyển sang sản xuất thực sự.
d) Chu trình lắp ráp các thành phần
Chu trình lắp ráp các thành phần dựa trên việc sử dụng các thành phần phần mềm.
Việc tạo lập hệ thống được thực hiện bằng cách lắp ráp các thành phần có sẵn. Vấn đề
quan trọng là cần phải xác định và thu gom các thành phần có khả năng sử dụng lại
càng sớm càng tốt. Các thành phần khác tham gia vào hệ thống có thể được điều chỉnh,
thích ứng từ các thành phần có sẵn hoặc được xây dựng từ số không.
12

Một số tác giả chia làm các giai đoạn:
+ Nghiên cứu, nhận thức, hình thành các giải pháp và xác định các thành phần
của hệ thống. Các kết quả của giai đoạn này là một tập hợp các thành phần có
khả năng áp dụng cho hệ thống đang tạo lập cùng với các giải pháp dựa trên
chức năng của các thành phần đó.
+ Đánh giá, lựa chọn các thành phần thích hợp của hệ thống
+ Tích hợp các thành phần. Kết quả của giai đoạn này là tạo được một thành
phần nào đó (hệ con) của hệ thống toàn thể trên cơ sở lắp ráp các thành phần.
+ Thử nghiệm và đánh giá kết quả.
1.3.4. Phương pháp mô hình hoá hệ thống
- Mô hình: Mô hình (model) là một dạng trừu tượng hoá của hệ thống thực.
- Mục đích của mô hình hoá:
+ Mô hình hóa để hiểu hệ thống.
+ Mô hình hoá để trao đổi,
+ Mô hình hoá để hoàn chỉnh hệ thống,
- Các thành phần của một phương pháp mô hình hoá hệ thống:
+ Tập hợp các khái niệm và mô hình: Mỗi phương pháp đều phải dựa trên
một số không nhiều các khái niệm cơ bản, và sử dụng một số dạng mô
hình nhất định kèm với các kỹ thuật để triển khai hay biến đổi mô hình
đó.
+ Một tiến độ triển khai: bao gồm các bước đi lần lượt, các hoạt động cần
làm, các sản phẩm qua từng giai đoạn, cách điều hành với tiến độ đó và
cách đánh giá chất lượng các kết quả thu được.
+ Các công cụ trợ giúp: Đó là các phần mềm hỗ trợ cho quá trình mô hình hoá.
- Các bước chính: Quá trình phát triển hệ thống trên cơ sở xây dựng các mô hình
được thực hiện theo một số giai đoạn như sau:
+ Nghiên cứu sơ bộ hệ thống: Giai đoạn này tập trung vào việc thu thập
các thông tin, tài liệu liên quan tới cấu trúc của hệ thống và các hoạt động
của hệ thống. Mô hình được xây dựng ở giai đoạn này thường ở dạng mô
hình vật lý. Mục tiêu của việc xây dựng mô hình ở giai đoạn này là để mô

tả cách thức thực hiện các công việc trong hệ thống
13
+ Phân tích hệ thống: Giai đoạn này tập trung vào phân tích chi tiết bản
chất của hệ thống. Các mô hình được xây dựng ở giai đoạn này tập trung
vào các câu hỏi: Hệ thống là gì, và làm những gì. Sản phẩm của giai đoạn
này là các mô hình về chức năng và các mô hình về dữ liệu.
+ Thiết kế hệ thống: Lựa chọn các giải pháp cài đặt nhằm thực hiện các kết
quả phân tích. Có thể coi việc thiết kế hệ thống là sự cài đặt cho mô hình
có được sau khi phân tích, trên cơ sở dung hoà các yêu cầu, các ràng buộc
và các sự kịên thực thể.
Trong các công việc đã nêu ở đây, xây dựng được coi là khâu có ý nghía quyết
định. Chất lượng của hệ thống cần xây dựng phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng của
mô hình. Cùng một hệ thống thực nhưng mục tiêu nghiên cứu khác nhau sẽ dẫn tới các
mô hình mô tả chúng cũng khác nhau
Do các hệ thống thực rất phức tạp, chúng có thểphức tạp theo mục tiêu, phức tạo
về dữ liệu hoặc phức tạp theo yêu cầu của người sử dụng, mà khó có thể mô tả mọi chi
tiết có liên quan tới hệ thống,. Vì vâỵ, căn cứ vào mục đích nghiên cứu mà tập trung vào
sự chú ý và các yếu tố quan trọng trong hệ thống và lựa chọn một quan điểm xem xét
thích hợp để tiếp cận hệ thống.
- Một số phương pháp mô hình hoá: Người ta thường mô hình hoá theo 2 dạng: mô
hình hoá hướng chức năng và mô hình hoá hướng đối tượng. Ta có một số phương pháp
nổi tiếng sau:
+ Các phương pháp "hệ thống": MERISE (H. Tardieu, A.Rochfeld 1976)
+ Các phương pháp chức năng hay cấu trúc:
 SA (De Marco 1978)
 SADT (Douglas T. Ross, 1977)
 SA-RT (Ward-Mellor, 1985; Hatley-Pirbhai, 1987)
+ Phương pháp theo sự kiện:
 State Charts (D. Harel, 1987)
 Phương pháp tích hợp (O. Foucaut, O. Thiéry 1996)

+ Các phương pháp hướng dữ liệu
 LCP, LCS (J.D Warnier, 1969-1970)
14
 E/A (H. Tardieu, P.Chen, 1976)
+ Các phương pháp hướng đối tượng:
 OOA/RD ( Shlaer - Mellor, 1991-1992)
 OOAD (G.Booch, 1992-1993)
 OMT (J.Rumbaugh, 1992)
 OOA/OOD (P.Coad, E.Yourdon, 1991)
 OOSE (I.Jacobson, 1992)
 Fusion (D. Coleman, 1994)
 SOART (P.Lavret, 1994)
 UML+RUP+Rational Rose (G.Booch, J.Rumbaugh, I.Jacobson,
1997)
15
Chương 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.1.1. Mục đích và yêu cầu công tác khảo sát.
Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựnglà nhằm để thay thế cho một hệ
thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập. Việc tìm hiểu nhu cầu của hệ thống mới thường
bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó.
Việc khảo sát hiện trạng nhằm mục đích là:
+ Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
+ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
+ Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý
của hệ thống cần được nghiên cứu và khắc phục.
Yêu cầu của công tác khảo sát: Việc khoả sát và điều tra cần đảm bảo được các
yêu cầu như sau:
+ Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại.
+ Không bỏ sót thông tin,

+ Các thông tin thu thập phải được đo đếm,
+ Không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự, sao cho mỗi
người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về một việc.
+ Không gây càm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải
luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ của cơ
quan, hay làm tăng thêm các mâu thuẫn trong cơ quan.
2.1.2. Chiến lược và quy trình khảo sát.
- Chiến lược điều tra: Một cuộc điều tra phải thực hiện theo một chiến lược được
cân nhắc kỹ càng từ trước. Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau (Hình 2.1):
+ Các nguồn thông tin điều tra,
+ Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra,
+ Các quy trình điều tra thích hợp.
16
Các triển khai một chiến lược điều tra:
- Quy trình khảo sát: Một quy trình khảo sát là một kế hoạch xác định việc khai
thác các nguồn điều tra cần được tiến hành theo trật tự nào, với các phương pháp nào và
nhằm thu thập những thông tin nào. Khi vạch ra một quy trình điều tra phải tuân thủ ba
nguyên tắc sau:
+ Quy trình điều tra phải hỗ trợ một cách đắc lực nhất cho phương pháp mô
hình hoá.
+ Quy trình điều tra phải được tiến hành từ tổng thể đến chi tiết và từ phải
được tiến hành từ trên xuống.
+ Quá trình điều tra phải được tiến hành lặp đi lặp lại.
2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT
2.2.1. Khảo sát công tác nghiệp vụ.
Mỗi một hệ thống có công tác nghiệp vụ riêng, ví dụ hệ thống kế toán cần phải
đẩm bảo nghiệp vụ kế toán, hệ thống quản lý tuyển sinh phải đảm bảo nghiệp vụ tuyển
sinh.v.v… Do đó khi xây dựng hệ thống ta cần phải nắm bắt được công tác nghiệp vụ
đối với hệ thống đó.
17

Các nguồn
điều tra
Các phương
pháp điều tra
Các phương pháp
mô hình hoá
Chọn các
nguồn và các
phương pháp
Chọn các
quy trình điều
tra thích hợp
Hình 2.1. Triển khai một chiến lược điều tra
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ cấu
tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.
- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành,
sự phân cấp các quyền hạn.
- Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức do nhà
nước hoặc cơ quan đó đưa ra làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin…
2.2.2. Khảo sát nhu cầu xử lý thông tin.
- Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng,
các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.
- Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất ra hướng giải quyết.
2.2.3. Thu thập thông tin, tài liệu.
- Thu thập và nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, các tẹp cùng với các phương thức xử lý
các thông tin đó.
- Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lư chuyển và xử lý các
thông tin và tài liệu giao dịch.
2.2.4. Viết báo cáo khảo sát.
Sau khi khảo sát cần viết báo cáo tổng hợp dựa trên những kết quả của khảo sát

hiện trạng để có được những thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đưa ra
những quyết định cho giai đoạn tiếp theo.
Qua các nội dung trên có thể thấy mục tiêu của người phân tích và thiết kế cần đạt
được trong giai đoạn này là :
+ Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ.
+ Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới.
+ Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới.
+ Vạch kế hoạch cho dự án triển khai hệ thống mới.
18
2.3. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN THÔNG DỤNG
2.3.1. Nghiên cứu tài liệu viết
Nghiên cứu tài liệu viết giống như quan sát hệ thống một cách gián tiếp. Thông
qua việc nghiên cứu tài liệu viết mà có được hình dung tổng quan về hệ thống. Các tài
liệu viết nghiên cứu có thể là:
+ Tài liệu giao dịch như: hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu,…
+ Tài liệu lưu trữ như: sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ sơ
cán bộ, hồ sơ dự án,…
+ Tài liệu tổng hợp như: các báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, báo cáo
kiểm kê,…
+ Tài liệu chuẩn bị cho các buổi họp hoặc báo cáo không địng kỳ
+ Tài liệu quy định, quy chế nghiệp vụ.
Qua đó ta có thể thu thập được nhiều loại thông tin, từ các hoạt động chung của cơ
quan, đến các dữ liệu cơ bản, các dữ liệu cấu trúc. Việc nghiên cứu tài liệu thường kết
hợp với phỏng vấn ở mức thấp.
2.3.2. Phương pháp quan sát
Quan sát nhằm giúp cho phân tích viên có được một bức tranh khái quát về tổ chức
cần tìm hiểu và cách thức quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong hệ thống thực.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, quan sát có thể giúp cho phân tích viên nắm bắt
được kỹ thuật xử lý công việc bằng các phương pháp truyền thống, để từ đó đưa ra kỹ
thuật xử lý cho hệ thống mới.

Ví dụ: khi theo dõi tiến trình xếp thời khoá biểu, chuyên gia tin học có thể học tập,
đúc rút những kinh nghiệm và tìm cách đưa những kinh nghiệm này vào trong các bảng
phân tích, thiết kế của mình, để cho sao lưu sau này.
Phương pháp quan sát này sử dụng 2 dạng quan sát, đó là quan sát chính thức và
quan sát không chính thức. Ví dụ: khi cần quan sát cách thức làm việc của cán bộ xếp
thời khoá biểu, chuyên gia tin học có thể đề nghị cùng làm việc với nhóm cán bộ này để
từ đó có điều kiện hiểu về công việc được đầy đủ hơn.
Việc quan sát thường đòi hỏi mất khá nhiều thời gian và việc quan sát tỉ mỉ không
phải là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin cần thiết cho việc phát triển hệ
thống máy tính.
19
2.3.3. Phương pháp phỏng vấn
Đây là phương pháp rất quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống, quá trình
phỏng vấn có thể cho những thông tin mà việc quan sát, nghiên cứu tài liệu viết không
thể cung cấp được.
Để có được chất lượng phỏng vấn tốt cần chú ý tới một số vấn đề sau:
+ Xây dựng kế hoạch phỏng vấn: Điểm quan trọng nhất trong kế hoạch phỏng
vấn là mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Ngoài ra cần phải xác định được danh
sách những người sẽ được phỏng vấn và kế phỏng vấn từng người.
+ Chuẩn bị câu hỏi có chất lượng tốt, phục vụ trực tiếp cho mục đích cuộc
phỏng vấn. Câu hỏi phải phù hợp với phạm vi liên quan của vấn đề đang được
quan tâm, phù hợp với đối tượng được phỏng vấn.
+ Thiết lập quan hệ tốt, mang tính hợp tác trong quá trình phỏng vấn.
+ Chuẩn bị tình huống phỏng vấn phải được lưu trong biên bản phỏng vấn và
nói chung phải có xác nhận kết quả phỏng vấn.
Chú ý trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn dẫn dắt các câu hỏi không được
thể hiện sự áp đặt, một định kiến chủ quan.
2.3.4. Phương pháp sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra
Nội dung chính của phương pháp này là xây dựng hành loạt các câu hỏi và có thể
đưa ra các phương án trả lời sẵn để người học hỏi diễn câu trả lời. Vấn đề quan trọng

nhất đối vớiphương pháp này là xây dựng được danh sách các câu hỏi có chất lượng.
Mỗi câu hỏi phải có phương án trả lời xác định, tránh những câu hỏi khó trả lời hoặc
câu trả lời không xác định. Các câu hỏi phải có tác dụng kiểm tra về độ tin cậy của
thông tin trong câu trả lời.
2.4. XÂY DỰNG DỰ ÁN
2.4.1. Xác định mục tiêu và phạm vi
a) Xác định mục tiêu
Một dự án có thể gắn với nhiều mục tiêu. Tuy nhiên, việc xác định đúng đắn của
các mục tiêu là vô cùng quan trọng, vì đây sẽ là cơ sở xem xét nghiệm thu sau này.
Thông thường thì một hệ thống thông tin được xây dựng là nhằm vào các mục tiêu sau:
20
+ Khắc phục những yếu kém hiện tại. Đáp ứng được những nhu cầu trong tương
lai, thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của cơ quan. Phù hợp với các hạn chế về thời
gian, chi phí, con người.
+ Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một
cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, an toàn.
+ Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế cán bộ, giảm chi phí hoạt động, tăng thu
nhập.
b) Xác định phạm vi
Cần xác định các phạm vi:
- Phạm vi vấn đề cần giải quyết:
Danh mục các vấn đề cần giải quyết, nội dung và phạm vi giải quyết của từng vấn
đề phải được thoả mãn giữa cơ quan chủ quản và những người phát triển hệ thống
Sơ đồ phân cấp của hệ thống thông tin quản lý cần xây dựng là cơ sở chính để lập
danh mục các vấn đề cần giải quyết trong hệ thống
- Phạm vi ảnh hưởng trong tổ chức
Toàn bộ dự án và từng công việc đều có ảnh hưởng tới tổ chức và các bộ phận
trong tổ chức. Cần phải xác định rõ ràng ảnh hưởng của từng công việc đến từng bộ
phận trong tổ chức, đặc biệt là những ảnh hưởng liên quan tới nhân sự, sau đó là ảnh
hưởng liên quan tới tổ chức thực hiện các công việc

- Phạm vi về nhân lực,vật lực tài chính
Phạm vi về nhân lực vật lực và tài chính là vấn đề thường xuyên phải quan tâm.
Cần phải chú ý tới từng khía cạnh của các hạn chế. Ví dụ, hạn chế về nhân lực không
chỉ giới hạn về số lượng người tham gia vào dự án, số người tham gia vận hành sau này,
mà còn là hạn chế về trình độ, về thời gian đào tạo sau này.
2.4.2. Xây dựng giải pháp
Trong giai đoạn khảo sát, chưa có sự phân tích chi tiết các thông tin thu thập được,
có thể đưa ra một giải pháp sơ bộ về phần cứng, phần mềm để có thể xác định được
mức độ đầu tư. Giải pháp sơ bộ cho dự án phải có được các thông tin:
+ Chiến lược đầu tư: phần cứng, phần mềm đào tạo.
+ Biện pháp và kỹ thuật giải quyết cho từng vấn đề
21
+ Kiến trúc tổng thể của dự án
+ Khả năng của hệ thống thông tin quản lý
+ Các chức năng chính của hệ thống thông tin quoản lí
Tiếp theo giải pháp sơ bộ là xây dựng giải pháp có tính khả khi. Để làm đựoc việc
này cần có phân tích chi tiết các kết quả khảo sát hệ thống về các nhiệm vụ, chức năng
của hệ thống thông tin, phạm vi giải quyết từng vấn đề và các ràng buộc thực hiện.
Giải pháp khả thi có thể được lựa từ một số giả pháp đề nghị. Các giải pháp này có
thể khác nhau về mức độ tự động hoá hoặc chi phí. Giải pháp khả thi có thể chỉ là dung
máy tính hỗ trợ cho một số công việc phức tạp: Có thể là xây dựng một hệ thống thông
tin hỗ trợ hầu hết các công việc trong tổ chức, kể cả công việc điều hành, nhưng không
gây ra nhiều thay đổi về cơ cấu tổ chức: có thể là tự động hoá ở mức cao, gây nhiều
htay đổi trong tổ chức. Dù là giải pháp nào thì tính khả thi luôn được xem xét trên
nhiều khía cạnh:
+ Khả thi về nghiệp vụ, tức là phải đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ
+ Khả thi về kỹ thuật, tức là đối với yêu cầu nghiệp vụ và ràng buộc thực
hiện, phải đảm bảo về kỹ thuật và công nghệ
+ Khả năng tài chính , nhân , vật lực
+ Hình thành các yếu tố đánh giá đối với hệ thống thông tin quản lý

2.4.3. Xây dựng kế hoạch triển khai
Một số thông tin cần thiết để lập kế hoạch triển khai dự án là:
+ Mục tiêu đặt ra cho hệ thống thông tin
+ Nhiệm vụ, phạm vi và các ràng buộc thực hiện
+ Giải pháp có tính khả thi
Trong việc lập kế hoạch triển khai dự án thi khâu thường xuyên được quan tâm
nhiều nhất là dự trù thiết bị, kinh phí và tiến trình của dự án
Một số thông tin thường được sử dụng để dự trù thiết bị:
+ Thời gian khai thác tối thiểu và dự kiến tối đa
+ Dung lượng dữ liệu dự kiến
22
+ Phương thức xử lý và yêu cầu xủe lý
+ Số lượng người sử dụng
+ Nhu cầu kết thúc thông tin
Một số thông tin thường được sử dụng để dự trù kinh phí:
+ Dự trù thiết bị
+ Khối lượng công việc và số lượng người tham gia thực hiện dự án
+ Yêu cầu về chất lượng sản phẩm
+ Thời gian thực hiện
+ Yêu cầu bảo hành
2.5. BÀI TẬP 1
Bài tập kkhảo sát hệ thống.
Để kết thúc chương, ta hãy xét một ví dụ. Ví dụ này được gọi là Ví dụ QLCƯVT,
Ví dụ này sẽ còn được dùng để minh họa cho các bước phân tích và thiết kế hệ thống
sau này.
Nhà máy X bao gồm các phân xưởng, sản xuất một số sản phẩm nhất định. Trong
quá trình sản xuất các phân xưởng sử dụng vật tư. Nhà máy có bộ phận cung ứng vật tư.
- Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng vật tư:
Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phải thực hiện
mua hàng ở các nhà cung cấp đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng, không để xảy ra sai

sót về nhận hàng và trả tiền.
- Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm
Bộ phận cung ứng vật tư gồm ba tổ, hoạt động tương đối độc lập với nhau:
+ Tổ thứ nhất đảm nhiệm việc đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân
xưởng. Tổ này có sử dụng một máy tính, trên đó có một hệ chương trình gọi là hệ đặt
hàng trợ giúp các việc: chọn người cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hoàn tất của
đơn hàng.
+ Tổ thứ hai đảm nhiệm việc nhận và phát hàng. Tổ này cũng có một máy tính,
trên đó có một hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúp các việc: ghi nhận hàng về
và làm thủ tục phát hàng cho các phân xưởng.
23
+ Tổ thứ ba gọi là tổ đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ có tổ này vì hai máy tính ở hai
tổ trên là không tương thích nên không ghép nối được với nhau. Vì vậy các thông tin về
đặt hàng và nhận hàng quản lý ở hai máy tính đó là hoàn toàn tách rời và do đó hàng về
mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào. Tổ đối chiếu sẽ lấy các thông tin
của các đợt đặt hàng, của các đợt nhận hàng từ hai tổ nói trên khớp lại để tìm ra phân
xưởng có hàng, giúp cho tổ thứ hai phát hàng. Ngoài ra tổ đối chiếu còn có nhiệm vụ
phát hiện các sai sót về nhận hàng và trả tiền để khiếu nại với nhà cung cấp nhằm chỉnh
sửa lại cho đúng. Tổ đối chiếu làm việc hoàn toàn thủ công.
- Qui trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Qua điều tra khảo sát, ta thấy qui trình làm việc cùng các loại chứng từ giao dịch
sử dụng trong qui trình đó như sau:
Khi các nhu cầu về vật tư sản xuất, các phân xưởng lập dự trù gửi cho tổ đặt hàng,
trong đó có các mặt hàng yêu cầu với số lượng tương ứng. Tổ đặt hàng trước hết chọn
nhà cung cấp để dặt mua các mặt hàng nói trên. Muốn thế, nó dùng máy tính để tìm các
thông tin về các nhà cung cấp được lưu trong tệp NH_CCAP. Sau đó tiến hành thương
lượng với nhà cung cấp được chọn. Sau khi đã thỏa thuận, dùng hệ chương trình đặt
hàng để in một đơn hàng và gửi cho nhà cung cấp. Các thông tin trên đơn hàng được lưu
trong tệp đơn hàng. Trong đơn hàng mỗi mặt hàng là một yêu cầu về mặt hàng đó của
một dự trù. Tuy nhiên một đơn hàng gồm nhiều mặt hàng, có thể đáp ứng yêu cầu của

nhiều dự trù. Các mặt hàng yêu cầu trên một bản dự trù có thể được phân bổ lên nhiều
đơn hàng khác nhau, gửi đến nhiều nhà cung cấp khác nhau. Đơn hàng gửi tới nhà cung
cấp không chứa thông tin về phân xưởng dự trù. Vì vậy cần lưu mối liên hệ giữa các
bản dự trù của các phân xưởng với các đơn hàng đã được phát đi trong một tệp gọi là
tệp DT_ĐH, ở đó đặt liên hệ mỗi Số hiệu dự trù và mỗi Số hiệu mặt hàng với một Số
hiệu đơn hàng.
Nhà cung cấp căn cứ trên đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến nhà máy, kèm theo
phiếu giao hàng. Tổ nhận và phát hàng tiếp nhận hàng và cất tạm vào một kho (có nhiều
kho). Thông tin trên phiếu giao hàng và địa điểm cất hàng được lưu trong tệp nhận
hàng. Trên phiếu giao hàng, mỗi mặt hàng được giao đều có ghi rõ Số hiệu đơn hàng đã
đặt mặt hàng đó (số lượng giao có thể chưa đủ như số lượng đặt).
Hàng tuần tổ nhận hàng sử dụng hệ chương trình phát hàng, in ra một danh sách
nhận hàng trong tuần gửi cho tổ đối chiếu với nội dung như sau:
SH giao hàng, Tên NH_CCAP, SH mặt hàng, Số lượng nhận, Số hiệu đơn hàng.
Cũng hàng tuần tổ Đặt hàng sử dụng hệ chương trình đặt hàng, in ra một danh
sách Đặt hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu với nội dung như sau:
24
SH đơn hàng, Tên NH_CCAP, SH mặt hàng, Số lượng đặt, Số hiệu dự trù, SH
phân xưởng.
Tổ Đối chiếu khớp hai danh sách này, tìm ra SH đơn hàng và SH mặt hàng chung
từ đó xác định được lượng hàng nào là cần phát về cho phân xưởng nào. Danh sách các
địa chỉ phát hàng được lập và gửi cho tổ nhận và phát hàng, để tổ này chuyển hàng kèm
theo phiếu phát hàng cho các phân xưởng.
Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp gửi
đến, đối chiếu với hàng đã nhận, nếu chính xác thì xác nhận chi lên hóa đơn và gửi cho
bộ phận thanh toán để làm thủ tục trả tiền. Nếu phát hiện có sự không khớp giữa hàng
đặt, hàng nhận và tiền phải trả thì khiếu nại với nhà cung cấp để chỉnh sửa lại. Việc
kiểm tra thường có khó khăn, vì nhiều khi nhà cung cấp không đủ hàng, chưa đáp ứng
đủ hàng, mà còn nợ một phần để giao sau. Về phía nhà máy, có khi chưa đủ tiền để trả
theo hoá đơn, mà còn nợ lại một phần để trả sau. Tổ Đặt hàng thì muốn biết đơn hàng

do mình phát ra đã hoàn tất hay chưa nên tổ này đã yêu cầu bộ phận thanh toán mỗi khi
trả tiền cho nhà cung cấp thì gửi cho tổ một bản ghi trả tiền. Thông tin trả tiền này được
cập nhật vào tệp đơn hàng , nhờ đó biết đơn hàng nào là đã hoàn tất.
Qua giai đoạn khảo sát ở trên ta đánh giá hiện trạng của hệ thống.
Yếu kém:
o Thiếu : Không có kho hàng thông dụng để lưu tạm thời các mặt hàng nhập về
và tạm thời chưa sử dụng
o Kém hiệu lực do:
- Giải quyết đơn hàng, dự trù quá chậm do cách đối chiếu thủ công và
cách lấy thông tin
- Theo dõi việc thực hiện đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán
về quản lý.
o Tổn phí: tốn nhân lực ở khâu đối chiếu và kiểm tra bằng tay.
Mục tiêu
o Thêm hàng vào kho thông dụng
o Khắc phục 2 điều kém hiệu lực bằng cách tổ chức lại để rút ngắn quá trình giải
quyết 1 dự trù hàng
o Tổ chức lại để theo dõi thực hiện đơn hàng chặt chẽ, tránh sai sót.
o Cố gắng tận dụng phần mềm và phần cứng đã có.
Phác hoạ các giải pháp:
25