đồ án tốt nghiệp xây dựng chương trình quản lý cán bộ

Mục lục
LấI NI đầU 3
CHơNG I: GII THIệU CHUNG 4
1. NẫI DUNG đề TI 4
2. GIáO VIêN HNG DẫN 4
CHơNG II: KHảO SáT Hệ THẩNG THC 5
1. QUá TRìNH QUảN Lí H Sơ CáN Bẫ TRONG THC TIễN TạI HC VIệN
CHíNH TRị QUâN S 5
1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ 5
II. NHữNG VấN đề C KHả NăNG đẻC TIN HC HOá ( KHả NăNG CHơNG TRìNH
C THể GIảI QUYếT đẻC) 6
CHơNG III. PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí 7
1. Mô Tả Hệ THẩNG MI Hệ THẩNG 7
2. CáC CHỉC NăNG Cơ BảN CẹA Hệ THẩNG: 8
2.1. Dữ liệu 8
2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm 9
2.3 - Báo cáo - Thống kê 9
II.2 - BIểU đ PHâN CấP CHỉC NăNG CẹA Hệ THẩNG QUảN Lí QUá TRìNH
CôNG TáC CẹA CáN Bẫ TRONG HC VIệN CHíNH TRị QUâN S 10
3. Sơ đ CHỉC NăNG NGHIệP Vễ 10
3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 12
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 12
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh 13
4. PHâN TíCH, XáC địNH THC THể 15
4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu 15
CHơNG IV:THIếT Kế CáC THC THể (CáC FILE Dữ LIệU.DBF ) 20
1. THC THể DANH MễC CHUYêN NGNH ( FILE DM_CNG.DBF ) 20
2. THC THể DANH MễC TRấNG đO TạO ( FILE DM_TDTAO.DBF ) 20
3. THC THể DANH MễC CHỉC Vễ ( FILE DM_CVU.DBF ) 20
4. THC THể DANH MễC đơN Vị PHSSNG BAN ( FILE DM_DVI.DBF ) 20
5. THC THể DANH MễC TRìNH đẫ VăN HOá ( FILE DM_VHOA.DBF ) 21

6. THC THể DANH MễC DâN TẫC ( FILE DM_DTOC.DBF ) 21
7. THC THể DANH MễC KHEN THậNG, K LUậT ( FILE DM_KTKL.DBF )
21
8. THC THể H Sơ ( FILE HOSO.DBF ) 21
9. THC THể KHEN THậNG V K LUậT ( FILE KT_KLUAT.DBF ) 22
10. THC THể HUâN CHơNG HUY CHơNG ( FILE HCHC.DBF ) 22
11. THC THể QUAN Hệ GIA đìNH ( FILE QH_GDINH.DBF ) 22
1
MẩI LIêN KếT CáC THC THể 23
CHơNG V: PHầN GIAO DIệN CHƯƠNG TRìNH 23
1.CậP NHậT DANH MễC CHỉC Vễ 23
2
Lời nói đầu
Trong xã hội hiện nay tin học đợc ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực
và đã đa lại nhiều kết quả tốt đẹp. Trong lĩnh vực tính toán với khả năng tính
toán tốc độ cao đã giải quyết đợc nhiều bài toán phức tạp, khối lợng tính toán lớn
mà từ trớc đến nay vẫn cha thể giải quyết đợc bằng tính thủ công. Hơn thế việc
mô phỏng công việc của con ngời qua máy tính đã đạt đợc một trình độ cao. Một
trong các lĩnh vực đợc phát triển mạnh và đến hiện nay vẫn có hiệu quả đó là các
hệ thống quản lý dữ liệu. Việc quản lý dữ liệu trên máy tính giúp cho quá trình
xử lý đợc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian tính toán và giảm thiểu
nhân công. Với những hệ thống nh vậy nó mang lại nhiều lợi ích cho các doanh
nghiệp.
ở nớc ta hiện nay, với nhu cầu xây dựng một đất nớc có nền công nghiệp
hoá hiện đại hoá mà mục tiêu chiến lợc là phát triển con ngời. Ngoài việc phát
triển kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong khoa học ngời ta còn quan tâm tới
vấn đề quản lý tốt những con ngời trong các lĩnh vực đó. Có quản lý tốt thì mới
phát huy đợc sức mạnh của từng ngời trong từng khía cạnh công việc của một cơ
quan đơn vị. Với thực tế nh vậy đòi hỏi phải có một công tác quản lý con ngời
tốt nh : biết đợc họ là ai,có năng lực ra sao để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

công việc cho phù hợp với khả năng của ngời đó. Với thực tế đó, việc nghiên cứu
quá trình hoạt động, công tác quản lý cán bộ tại Học viện Chính trị Quân Sự đã
từng bớc đa tin học vào quản lý là một yêu cầu bức thiết. Nắm bắt đợc nhu cầu
này, cùng với kiến thức của em đợc học trong nhà trờng, em đã nhận nghiên cứu
đề tài: Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học
viện Chính trị Quân Sự để làm đồ án tốt nghiệp của mình.
Qua quá trình nghiên cứu em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn
Mậu Uyên đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ em trong định hớng nghiên cứu đề tài.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc, các Phòng ban của Học
viện chính trị Quân Sự đã giúp em trong việc nghiên cứu mô hình thực tế cũng
nh tài liệu tham khảo để em có thể làm đồ án. Cám ơn sự giúp đỡ của gia đình,
bạn bè đã trợ giúp và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án.
3
Chơng I: Giới thiệu chung
1. Nội dung đề tài
Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học
viện Chính trị Quân sự
2. Giáo viên hớng dẫn
Nguyễn Mậu Uyên
4
Chơng ii: Khảo sát hệ thống thực
1. Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ trong thực tiễn tại học viện chính trị quân
sự
Công việc chủ yếu là khi có một cán bộ đợc phân công về học viện công
tác, hay thuyên chuyển công tác thì ban cán bộ của học viện phải xem xét hồ sơ
của đồng chí đó để nắm đợc lý lịch, bằng cấp của đồng chí mới tới, và quan
trọng hơn là nắm đợc quá trình công tác của đồng chí đó. Với việc xem xét này
và thông qua Đảng uỷ thì tiến hành phân công công tác cho đồng chí đó trong
các công việc mà đồng chí đó đảm nhiệm đợc. Do vậy ban cán bộ của Học viện
phải lu lại hồ sơ đó. Trong quá trình công tác của đồng chí này đợc theo dõi và

đợc bổ sung dần dần. Sau một năm thì ban cán bộ cấp phát mẫu biểu bổ sung lý
lịch của cá nhân. Từ đây để lấy căn cứ cho ban cán bộ tiến hành bổ sung vào hồ
sơ cán bộ.
1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ
Hồ sơ đợc quản lý đồng thời với một đồng chí nào đó tại một đơn vị. Việc
quản lý đợc thực hiện bắt đầu từ khi cán bộ đó về đơn vị công tác, và trong suốt
quá trình công tác hồ sơ đợc ban cán bộ quản lý một cách tỉ mỉ. Và quá trình này
đợc kết thúc và lu lại cho tới khi cán bộ chuyển công tác hay về nghỉ hu.
Hồ sơ đợc cập nhật lại khi cán bộ đó có những thay đổi nh sau:
- Khi cán bộ đó lập gia đình
- Khi cán bộ đó có con
- Khi cán bộ đó đợc đi học
- Khi cán bộ đó lên quân hàm
- Khi cán bộ đó đợc khen thởng, hay bị kỷ luật
- Khi cán bộ đó chuyển vị trí công tác ngay tại Học viện
- Khi cán bộ đó về hu
Việc cập nhật này là rất thờng xuyên và liên tục, sau mỗi năm thờng hay
có những thay đổi cơ bản nh ở trên.
5
II. Những vấn đề có khả năng đợc tin học hoá ( khả năng chơng trình có thể
giải quyết đợc)
Với một cơ cấu tổ chức và hoạt động nh trên ta nhận thấy có thể tin học
hoá đợc một số công đoạn hay ta có thể viết chơng trình hỗ trợ thay thế một số
công việc nh sau:
Chúng ta có thể tin học hoá quá trình quản lý hồ sơ cán bộ. Việc lu thông
tin về lý lịch cũng nh quá trình công tác của mọi đối tợng trong học viện
Quản lý quá trình bổ sung cập nhật hồ sơ.
Từ những thông tin đó chơng trình có thể đảm bảo cho quá trình tra cứu về
thông tin của mọi cán bộ khi có nhu cầu một cách nhanh chóng chính xác. Ch-
ơng trình lu đợc thông tin về tất cả các mặt của cán bộ. Với những công việc đó

giúp cho quá trình quản lý đợc nhanh chóng chính xác hơn, không rờm rà nhiều
sổ sách. Giảm bớt đợc một số nhân công làm thủ công quản lý bằng giấy tờ. Tạo
một cơ sở giúp cho việc bổ nhiệm các vị trí phù hợp với khả năng và năng lực
của mỗi ngời.
6
Chơng III. Phân tích hệ thống quản lý
Là công tác chuyên môn của bộ phận quản lý tổ chức cán bộ. Theo đó toàn
bộ quá trình liên quan đến nhân sự, bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý
lịch. Cũng nh cung cấp các thông tin cần thiết liên quan cho ban lãnh đạo quản
lý về:
- Năng lực chuyên môn của cán bộ.
- Thông tin về trình độ quản lý của cán bộ.
- Tuổi đời của cán bộ.
- Chức vụ của cán bộ.
- Thâm niên công tác của cán bộ.
-
Quản lý nhân sự thông thờng đợc một bộ phận phòng ban quản lý cán bộ chịu
trách nhiệm. Phòng ban này là Ban cán bộ ( đối với Học viện chính trị quân sự )
còn ở các cơ quan xí nghiệp khác thờng là phòng tổ chức cán bộ - tiền lơng.
1. Mô tả hệ thống mới hệ thống
Mô tả công việc
Khi tuyển dụng một cán bộ mới
Thông tin cố định cơ bản về bản thân của cán bộ là những thông tin
không thay đổi, về nguyên tắc là không thay đổi. Nó gắn liền với mỗi
bản thân ,với mỗi cán bộ để xác định sự khác biệt giữa ngời này và ngời
khác.
Ví dụ: Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu th-
ờng trú,số chứng minh th
Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ
Thông tin biến động về bản thân cán bộ: là những thông tin biến đổi gắn

liền với mỗi cán bộ, nhằm mô tả những quá trình thay đổi của bản thân
Ví dụ : Qúa trình đào tạo tiếp chuyên môn, bằng cấp, lý luận chính trị,

7
Thông tin biến động về quan hệ giữa cán bộ và đơn vị công tác là
những thông tin biến động gắn liền với cán bộ và đơn vị công tác.
Ví dụ : Chuyển sang phòng ban (đơn vị) khác, khen thởng, kỷ luật,
thăng chức
Những thông tin thay đổi liên quan đến mỗi cán bộ có hai loại chính nh
sau :
a. Thông tin bổ sung : là những thông tin cùng loại mà cái đợc cập
nhật vào sau có tính bổ sung cho cái đã có trớc nó.
Ví dụ :Thông tin về quan hệ gia đình, con cái
b. Thông tin nhất thời : là những thông tin cùng loại mà cái đợc cập
nhật vào sau mà làm mất ý nghĩa và hiệu lực cái đã có sắn trớc nó.
Ví dụ : Trình độ chuyên môn thay đổi, chức vụ
Bên cạnh đó ngời lao động cũng có những trách nhiệm đối với đơn vị, cơ
quan mà mình đang công tác.
Ví dụ : Cố gắng hoàn thành tốt các công việc nh nhiệm vụ, chuyên
môn đợc giao. Đáp ứng mọi nhu cầu công việc trong chuyên môn của
mình .
Khi có yêu cầu thông tin tra cứu
Tra cứu hồ sơ của cán bộ , quá trình làm việc phục vụ cho đơn vị
Thống kê, đánh giá quá trình làm việc nh khen thởng, kỷ luật
Thống kê theo các yêu cầu đựoc đặt ra
Thống kê - Báo cáo.
Thống kê báo cáo về số lợng cán bộ trong đơn vị.
Thống kê báo cáo về trình độ cán bộ trong đơn vị.
Thống kê báo cáo việc sắp xếp lao động trong cơ quan, đơn vị .
2. Các chức năng cơ bản của hệ thống:

2.1. Dữ liệu
2.1.1. Cập nhật các từ điển dữ liện
Là các danh mục từ điển dữ liệu liên quan.
8
Ví dụ: Danh mục đơn vị (phòng ban).
Danh mục chức vụ
2.1.2. Cập nhật thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên
+ Các thông tin cần quản lý về bản thân nh :
Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, nơi đăng ký
hộ khẩu thờng trú, trình độ chuyên môn
+ Các thông tin cần quản lý về quan hệ gia đình:
Mỗi ngời trong gia đình nh : bố, mẹ, anh, chị, em, vợ, chồng, con đều
quản
lý các thông tin nh sau: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nguyên
quán, nghề nghiệp .
+ Các thông tin về quá trình công tác, hệ số lơng, chức vụ, công việc:
-Tên cơ quan đơn vị , thời gian công tác (từ ngày - đến ngày)
-Chức vụ (tên chức vụ, thời gian từ ngày - đến ngày)
-Hệ số lơng (từ ngày - đến ngày). Khen thởng - Kỷ luật
+ Khen thởng và kỷ luật (Cấp ra quyết định, ngày, lý do, quyết định số, )
2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm
+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch.
+ Tra cứu theo tên.
+ Tra cứu theo từng đơn vị phòng ban.
+ Tra cứu theo chức danh.
+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp.
2.3 - Báo cáo - Thống kê
+ Thống kê Báo cáo về trình độ ngời lao động trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo về số lao động nam (nữ) trong đơn vị.

+ Thống kê Báo cáo về Đảng viên/ Đoàn viên trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo theo từng độ tuổi của ngời lao động trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo theo thâm niên công tác trong đơn vị.
9
II.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý quá trình công tác của
cán bộ trong Học Viện chính trị quân sự
3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ
Một sơ đồ dòng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) là một kỹ thuật vẽ ra
luồng thông tin và những biến đổi đợc áp dụng khi dữ liệu đi từ đầu vào đến đầu
ra.
DFD có thể dùng để biểu diễn cho một hệ thống hay một phần mềm bất
kỳ ở mức trừu tợng nào. Việc đa ra và làm mịn DFD cho phép ta hiểu sâu thêm
về hệ thống.
Để thể hiện đợc biểu đồ DFD ta có một số ký hiệu cơ bản cần hiểu rõ trớc
đợc thể hiện nh sau:
10
Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý Qúa Trình công tác của
cán bộ trong HVCTQS
Từ Điển DL Quản lý
hồ sơ
Tra cứu,
Tìm kiếm
Báo cáo,
Thống kê
Dm Phòng
Dm Quân Hàm
Cập nhật HS
Bổ sung hồ
sơ

Chuyển công
tác
Tra cứu theo
lý lịch
Tra cứu theo
Chức vụ
Tra cứu theo
quân hàm
Theo phòng
ban
Danh sách
cán bộ
Dm Chức vụ
Từ sơ đồ chức năng nghiệp vụ chúng ta thấy một điểm chung của các chức
năng là đều có chức năng quản trị ngời dùng do vậy để thống nhất trong toàn bộ
hệ thống em xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu của chức năng quản trị ngời dùng
thành một chức năng chung.
11
Thực thể ngoài
Tiến trình
Khoản mục dữ liệu
Kho dữ liệu
Ngời sản xuất hay ngời tiêu thụ thông tin,
nằm ngoài hệ thống đợc mô tả
Phép biến đổi thông tin nằm trong hệ thống
đợc mô tả
Khoản mục dữ liệu hay tập hợp khoản mục
dữ liệu, đầu mũi tên là hớng của luồng dữ
liệu.
Kho dữ liệu đợc lu trữ để dùng cho một hay

nhiều tiến trình.

Hình 3.18. Ký pháp sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản
3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá trình
hoạt động của hệ thống.
Giải thích sơ bộ:
Tác nhân ngoài: Nhân sự sẽ cung cấp thông tin của bản thân mình cho
Hệ thống quản lý nhân sự (Ban cán bộ ) cập nhật và xử lý.
Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo đa các yêu cầu thông tin cho hệ thống và
nhận đợc các báo cáo hay kết quả trả lời từ hệ thống.
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
12
Hệ thống
quản lý nhân sự
Yêu cầu thông tin
Thông tin CBCNV
Nhân sự
Ban Lãnh Đạo
Đáp ứng Yêu cầu

thông tin
Báo cáo,
Thống kê
Nhân sự
Tra cứu,
Tìm kiếm
Ban lãnh
đạo
Hồ sơ

Dữ liệu TG
Quản lý
hồ sơ
Dữ liệu
Khen thởng - Kỷ luật
Các Dm
Giải thích:
- Khi thông tin về Nhân sự đợc chuyển vào hệ thống, chức năng Dữ liệu
(Thông tin lý lịch CBCNV) sau khi phân loại và xử lý sẽ đa thông tin vào kho
Hồ sơ và Hồ sơ lu. Chức năng Quản lý dựa vào thông tin có đợc từ dữ liệu của
nhân sự sẽ thực hiện việc l trữ và quản lý. Chức năng Tra cứu,Tìm kiếm
nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác nhân ngoài là Ban lãnh
đạo, hệ thống sẽ tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ liệu và trả về
kết quả. Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân ngoài Ban
lãnh đạo sau khi xử lý nó đa ra các báo biểu.
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
3.3.1. Chức năng dữ liệu

Giải thích:
- Thông tin của nhân sự đợc đa vào hệ thống ,chức năng Cập nhật hồ sơ sẽ
lu trữ thông tin của cá nhân và mối quan hệ gia đình của cá nhân đó.
- ở đây có một chức năng đặc biệt đó là chức năng cập nhập từ điển dữ
liệu. Để hiểu rằng tại sao lại có một chức năng nh vậy thì chúng ta hãy
13
Nhân sự
Thông tin
cá nhân
Cập nhật
hồ sơ
KT-Kluật

Khen th ởng
- kỷ luật
Hồ sơ
Từ điển
dữ liệu
Tập các danh mục từ
điển dữ liệu
phân tích xem những thông tin liên quan chung nhất đối với rất nhiều
cán bộ công nhân viên. Hơn thế nữa là số thông tin đó ít khi bị thay đổi.
Một dân tộc có rất nhiều ngời (nhân sự) nên ta đa ra danh mục Dân tộc.
(Ví du: Dân tộc: Kinh) . Và các danh mục khác cũng nh vậy. Cho nên
ta có chức năng Từ điển dữ liệu.
3.3.2. Chức năng tra cứu tìm kiếm:
Giải thích:
- Chức năng Tra cứu, tìm kiếm sẽ nhận đợc các thông tin yêu cầu từ hệ
thống và tác nhân ngoài Ban lãnh đạo. Nó thực hiện phân loại thông tin. Tuỳ
thuộc vào thông tin yêu cầu về hồ sơ lý lịch, nó sẽ tiến hành tra cứu tìm
kiếm trong các kho dữ liệu tơng ứng.
3.3.3.Chức năng báo cáo, thống kê:
Giải thích:
Khi nhận đợc các thông tin yêu cầu, chức năng Báo cáo thống kê sẽ tiến hành
phân loại thông tin và xác định lấy dữ liệu ở kho nào để xử lý.Sau đó nó đa ra
14
Thông tin
về nhân sự
Ban lãnh đạo
Hồ sơ
Dm từ điển
Dm
Tra cứu, tìm

kiếm
Đáp ứng yêu cầu
Các yêu cầu
Báo cáo,
thống kê
Ban lãnh đạo
Hồ sơ
Danh sách CB
Các yêu cầu
Báo biểu
KT-Kluật
các Báo cáo thống kê phù hợp. Tuỳ thuộc vào đặc thù của công ty sử dụng chơng
trình quản lý này.
4. Phân tích, xác định thực thể
Tơng ứng trên là sơ đồ dòng dữ liệu và công việc của các chức năng của
hệ thống và toàn bộ hệ thống. Nó khái quát công việc của hệ thống theo các chức
năng phân nhỏ để dễ dàng đi vào phân tích nắm bắt công việc của hệ thống và
các chức năng của hệ thống để tiến hành tin học hoá đa từng bớc vào chơng
trình. Nhng một bớc rất quan trọng trong việc thiết lập hệ thống là xác định đợc
thông tin cần phải lu trữ để phục vụ cho hệ thống đảm bảo đầy đủ thông tin, tiện
tra cứu, đảm bảo tối u về lu trữ.
Để đảm bảo tốt ta phải từng bớc phân tích và thiết kế hệ thống lu trữ dữ
liệu.
4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu
4.1.1. Khái quát về mô hình dữ liệu
Đối với việc thiết kế và xây dựng các hệ thống thông tin quản lý chúng ta cần
xử lý các file dữ liệu. Những file này gồm nhiều bản ghi (record) có cùng một
cấu trúc xác định (loại bản ghi). Đồng thời mỗi bản ghi đợc chia thành các trờng
dữ liệu (field). Một cơ sở dữ liệu là một hệ thống các file dữ liệu, mỗi file này có
cấu trúc bản ghi khác nhau nhng về mặt nội dung có quan hệ khác nhau. Một hệ

quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống quản lý và điều hành các file dữ liệu. Nói
chung một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng có những đặc tính sau:
1. Có tính độc lập với các công cụ lu trữ.
2. Có tính độc lập với các chơng trình phần mềm của ngời sử dụng.
3. Có khả năng khai thác tốt tiềm năng của máy.
4. Ngời dùng có kiến thức tối thiểu cũng có thể sử dụng đợc hệ này.
5. Đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu.
6. Thuận lợi và mềm dẻo trong việc bổ sung, loại bỏ.
7. Giảm bớt sự d thừa dữ liệu trong lu trữ.
15
Trong quá trình thiết kế và xây dựng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngời ta
cần các mô hình cơ sở dữ liệu thể hiện các mối quan hệ bản chất của dữ liệu, các
dữ liệu này lại phản ánh các mối quan hệ của các thực thể trong thế giới thực. Có
thể nói mô hình dữ liệu phản ánh các khía cạnh cấu trúc logic mà không đi vào
các khía cạnh vật lý của các cơ sở dữ liệu. Khi xây dựng các mô hình dữ liệu cần
phải phân biệt các thành phần cơ bản sau:
+ Thực thể (entity): Là đối tợng trong thực tế mà chúng ta cần mô tả các
đặc trng của nó.
+ Thuộc tính (attribute): đó là các dữ liệu thể hiện các đặc trng thực thể.
+ Quan hệ (relationship): Đó là các mối quan hệ logic giữa các thực thể.
Ba thành phần đợc thể hiện ở hai mức sau:
+ Mức loại dữ liệu (type):Là sự khái quát các ràng buộc, các thuộc tính,
các thực thể cụ thể.
+ Mức thể hiện: Là một ràng buộc cụ thể, hoặc là giá trị thuộc tính, hoặc
là một thực thể cụ thể.
Yếu tố quan trọng nhất của cấu trúc dữ liệu là dạng cấu trúc dữ liệu mà
trong đó các mối quan hệ giữa các dữ liệu lu trữ đợc mô tả. Ta thấy rằng loại dữ
liệu nền tảng là các mối quan hệ. Bởi vì các ràng buộc là bản chất của cấu trúc
cơ sở dữ liệu. Vì thế dựa trên việc xác định các ràng buộc giữa các loại dữ liệu đ-
ợc cho nh thế nào mà chúng ta phân loại mô hình dữ liệu.

Trên thực tế ta phân biệt ba mô hình dữ liệu:
+ Mô hình dữ liệu mạng: Là mô hình dữ liệu mà trong đó thể hiện trực tiếp
các ràng buộc tùy ý giữa hai bản ghi.
+ Mô hình dữ liệu quan hệ: Là mô hình dữ liệu mà trong đó các ràng buộc đ-
ợc thể hiện qua các mối quan hệ (Bảng).
+ Mô hình dữ liệu khối: Đối với bài toán lớn theo thời gian thì mô hình dữ
liệu quan hệ không đáp ứng đợc (Nó là mô hình có cấu trúc tuyến tính). Mô hình
dữ liệu khối có cấu trúc phi tuyến và động. Ta có thể hiểu mô hình dữ liệu khối
là một chồng các bảng có quan hệ. Chồng các bảng quan hệ đó tạo thành một
khối.
16
Tóm lại ta có thể đa ra một kết luận nhỏ về việc nghiên cứu mô hình dữ
liệu sau: Mô hình dữ liệu là công cụ rất tiện lợi để mô tả cấu trúc logic của các
dữ liệu. Nh vậy ở mức độ logic của mô hình này bao gồm các file đợc biểu diễn
dới dạng các bảng. Do đó đơn vị của cơ sở dữ liệu quan hệ là các bảng.
4.1.2. Các mối quan hệ cơ bản của cơ sở dữ liệu
Để nghiên cứu và nắm bắt đợc hoạt động của hệ thống cũng nh khái quát
hoá (mô hình hoá) đợc mô hình dữ liệu, đòi hỏi việc đầu tiên phải khảo sát hệ
thống với mục đích nắm bắt đợc các phần việc khác nhau của hệ thống cần phải
giải quyết, phải làm rõ đợc mối quan hệ các phần việc đó, thấy đợc dữ liệu đầu
vào và đầu ra của từng phần việc. Từ khi hệ thống hoạt động ta chỉ đợc biết các
phần công việc nh một hộp đen, có nghĩa là chỉ đợc biết các thông tin đầu vào
và kết quả đầu ra, không biết cụ thể các quy trình xử lý trong hộp đen đó. Nên
công việc tìm thấy các mối quan hệ này gọi là bớc khảo sát hệ thống thực, nó rất
quan trọng và tạo tiền đề để căn cứ vào đó nắm bắt đợc toàn bộ hoạt động của hệ
thống thực. Để thực hiện tốt và đa ra một mô hình cụ thể đòi hỏi ngời làm công
tác khảo sát phải có một cái nhìn tổng quát. Bớc khảo sát này có tính chất quyết
định đến các phần việc tiếp sau, có khảo sát tốt thì mới đa ra đợc mô hình tối u,
từ đó thiết lập các giải pháp tối u và khả thi, khắc phục đợc các điểm yếu của hệ
thống cũ đang hoạt động.

Trên thực tế tồn tại 3 loại quan hệ trên cơ sở dữ liệu:
a. Quan hệ 1-1:
Hai kiểu thực thể A và B gọi là các quan hệ 1-1 nếu với một phần tử trong
thực thể A tồn tại đúng một phần tử nh vậy trong thực thể B và ngợc lại.
Quan hệ 1-1 nói đúng hơn là sự mở rộng nếu ta coi thc thể C là sự hợp nhất
của hai thực thể A và B thì (số phần tử trong C ) = (số phần tử trong A) + (số
phần tử trong B ). Điều đó nói nên rằng quan hệ 1-1 chỉ là sự ghép lại của hai
thực thể A và B thành một thực thể C có kích thớc lớn hơn.
17
b. Quan hệ 1-n:
Hai kiểu thực thể A và B đợc gọi là quan hệ 1- n nếu với một phần tử trong
thực thể A thì có thể tồn tại nhiều phần tử tơng ứng trong thực thể B nhng với
mỗi phần tử trong thực thể B thì chỉ tồn tại đúng một phần tử trong thực thể A.
Quan hệ 1- n đợc áp dụng để thể hiện dữ liệu của một phần tử trong một thực
thể (thực thể gốc đối với phần tử đó) nhng có mặt nhiều lần trong các thực thể
khác (thực thể quan hệ).
c. Quan hệ n-n:
Hai kiểu thực thể A và B đợc gọi là có quan hệ n n nếu mỗi phần tử
trong thực thể A có thể tồn tại nhiều phần tử nh vậy trong thực thể B và ngợc lại,
mỗi phần tử trong thực thể B cũng có thể tồn tại nhiều phần tử nh vậy trong thực
thể A.
Quan hệ n - n đợc áp dụng với nhiều cơ sở mà các phần tử có mặt cả trong
hai thực thể và số lợng không chỉ là một mà có thể nhiều.
Trong ba loại quan hệ trên thì ta nhận thấy quan hệ quan trọng nhất là
quan hệ 1- n, bởi vì quan hệ 1-1 chẳng qua là sự cộng lại của hai thực thể thành
một thực thể thứ ba lớn hơn, còn quan hệ n - n thì có thể phân tích đa về thành
nhiều quan hệ 1- n. Nh vậy để đa ra đợc mô hình dữ liệu cho một bài toán cụ thể
đòi hỏi phải thiết lập đợc đầy đủ các quan hệ giữa các phần tử trong thực thể.
Các mối quan hệ đợc thiết lập đúng sẽ tạo cho việc lu trữ dữ liệu một cách toàn
vẹn, đầy đủ, giúp cho công tác xử lý, tra cứu trên nó dễ dàng đảm bảo chính xác.

Để xác định tốt các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống đòi hỏi
phải căn cứ vào các điều kiện sau:
+ Xác định đợc các công việc cụ thể cần phải thực hiện, phân chia rõ ràng
nhng phải đảm bảo mối liên hệ giữa chúng. Biểu diễn chúng dới dạng các sơ đồ
quan hệ.
+ Xác định các phần tử cần cho mỗi thực thể (lu thông tin mà hệ thống
cần xử lý, lu trữ và báo cáo ).
+ Tìm ra các thực thể chính của hệ thống và thực thể mang dữ liệu phụ trợ
cho thực thể chính đó.
18
Tìm ra các phần tử làm khoá trong mỗi thực thể, xác định đâu là khoá chính
(primary key: Mang nội dung duy nhất và không lặp lại các phần tử sau trong
cùng một bảng). Khoá chính có thể tạo nên một phần tử duy nhất hoặc là sự kết
hợp giữa hai hoặc nhiều phần tử. Xác định đâu là khoá phụ (foreign key: Dùng
để thiết lập mối quan hệ với khoá chính). Các quan hệ đợc thiết lập thông qua
các khoá trong thực thể dữ liệu.
Đó là một trong các bớc khá quan trọng, nó giúp cho ngời lập trình khi nhìn
vào sơ đồ quan hệ có thể hiểu hết đợc mối quan hệ của hệ thống, nắm đợc đầu
vào, đầu ra. Việc có biểu diễn đợc các mối quan hệ giữa các thực thể trên toàn hệ
thống hay không, trên thực tế có nhiều cách nh :
- Biểu diễn dới dạng sơ đồ quan hệ dòng dữ liệu.
- Biểu diễn dới dạng quan hệ giữa các bảng.
- Biểu diễn dới dạng sơ đồ khối các công việc.
Cho dù biểu diễn bằng cách nào đi chăng nữa thì cũng cần phải làm rõ, nêu
bật đợc các mối quan hệ cơ bản của thực thể trong hệ thống.
19
Chơng IV:Thiết kế các thực thể (các file dữ liệu.DBF )
1. Thực thể Danh mục chuyên ngành ( File DM_CNG.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng

Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_cnganh

C 5 Mã chuyên ngành
2 Ten_cnganh C 50 Tên chuyên ngành
2. Thực thể Danh mục trờng đào tạo ( File DM_TDTAO.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_TDTAO

C 5 Mã trờng đào tạo
2 Ten_TDTAO C 50 Tên trờng đào tạo
3. Thực thể Danh mục Chức vụ ( File DM_CVU.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_CVU

C 5 Mã chức vụ
2 Ten_Cvu C 50 Tên chức vụ

3 PC_cvu N 4 2 Phụ cấp chức vụ
4. Thực thể Danh mục đơn vị phòng ban ( File DM_DVI.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_DVI

C 5 Mã đơn vị phòng ban
2 Ten_dvi C 50 Tên đơn vị phòng ban
3 SoDT_dvi N 9 Số điện thoại đơn vị
20
5. Thực thể Danh mục Trình độ văn hoá ( File DM_VHOA.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_VHOA

C 5 Mã trình độ Văn hoá
2 Ten_VHOA C 50 Tên trình độ văn hoá
6. Thực thể Danh mục Dân tộc ( File DM_DTOC.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân

Diễn giải
1
Ma_DTOC

C 5 Mã Dân tộc
2 Ten_Dtoc C 50 Tên dân tộc
7. Thực thể Danh mục Khen thởng, kỷ luật ( File DM_KTKL.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_KTKL

C 5 Mã khen thởng kỷ luật
2 Ten_KTKL C 50 Tên khen thởng kỷ luật
8. Thực thể Hồ sơ ( File HOSO.DBF )
Bảng HoSo lu trữ thông tin về nhân sự trong một cơ quan:
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_CBCNV
C 5 Mã nhân sự
2 Hovaten C 25 Họ và tên nhân sự
3 Tengoikhac C 25 Tên gọi khác của nhân sự
4 Ngaysinh D 8 Ngày tháng năm sinh

5 Gioitinh L 1 Giới tính (T= Nam, F=Nũ)
6 SoCMND N 8 Số chứng minh nhân dân
7 Ngaycap D 8 Ngày cấp CMND
8 Noicap C 50 Nơi cấp CMND
9 Quequan C 50 Quê quán
10 Noitt C 50 Nơi thờng trú
11 NgayDoan D 8 Ngày vào đoàn
12 NgayDang D 8 Ngày vào Đảng
13 NgayQdoi D 8 Ngày nhập ngũ
14 Ma_dtoc C 5 Mã dân tộc.
15 Ma_tpGD C 5 Mã thành phần gia đình
16 Ma_dvi

C 5 Mã đơn vị- phòng ban
17 Ma_cvụ

C 5 Mã chức vụ
21
9. Thực thể Khen thởng và kỷ luật ( File KT_KLUAT.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma CBCNV

C 5 Mã nhân sự
2 Ma_KTKL

C 5 Mã khen thởng kỷ luật
3 QD_KTKL C 50 Quyết đinh KTKL số
4 Ngay_KTKL D 8 Ngày quyết định KTKL
5 ND_KTKL C 50 Lý do khen thơng- kỷ luật
10. Thực thể Huân chơng huy chơng ( File HCHC.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma CBCNV

C 5 Mã nhân sự
2 Ma_HCHC

C 5 Mã huân huy chơng
3 Nam_HCHC N 4 Năm cấp huân huy chơng
4 QD_HCHC C 50 Quyết định HCHC số
5 Nd_HCHC C 50 Lý do đợc nhận HCHC
11. Thực thể Quan hệ Gia đình ( File QH_GDINH.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma CBCNV

C 5 Mã nhân sự

2 Ma QHGD

C 5 Mã quan hệ gia đình
3 Hoten_qhgd C 25 Họ và tên quan hệ gđình
4 Ns_QHGD D 8 Ngày sinh của QHGĐ
5 NN_QHGD C 50 Nghề nghiệp của QHGĐ
6 DCNN_QHGD C 50 Địa chỉ nghề nghiệp QHGĐ
7 NTT_QHGD C 50 Nơi thờng trú của QHGĐ
8 QHGD_CHM L 1 QHGĐ còn hay mất (T=còn)
9 Nammat_QHGD N 4 Năm mất của QHGD
Giải thích:
Khoá chính là: Tên trờng khoá chính in đậm và gạch chân
Khoá ngoài (khoá để liên kết ): Tên trờng khóa ngoài in bình thờng và có gạch
chân.
Các thuộc tính khoá chính không đợc rỗng và không đợc trùng nhau.
22
Mối liên kết các thực thể
Chơng V: Phần GIAO DIệN CHƯƠNG TRìNH
1. Cập nhật danh mục chức vụ
23
Hồ Sơ
Chuyên môn
Lý luận chính trị
Quá trình công tác
Khen thởng kỷ luật
Huân huy chơng
Quan hệ gia đình
Danh mục quân hàm
Dm chức vụ Bảng dbiến lơng
Tập từ điển dữ liệu

1
1 1

1

1
1
1

1


1 1


11



Ghi chú: các kí tự giải thích tơng tự nh ở trên.
+ Mã chức vụ: chỉ mã số của từng chức vụ, tối đa có 5 kí tự.
+ Tên chức vụ: chỉ chức danh cụ thể của từng chức vụ. Tối đa có 30 kí tự.
+ Phụ cấp: chỉ số lơng phụ cấp theo chức vụ. Tối đa có 8 kí tự.
Ghi chú: các kí tự tơng ứng nh trên.
+ Mã quân hàm: chỉ mã số của từng quân hàm, tối đa có 5 kí tự.
+ Tên quân hàm: chỉ chức danh của ngời đeo quân hàm, tối đa có 20 kí tự.
+ Niên hạn: chỉ thời gian đeo tối đa của quân hàm, tối đa có 10 kí tự.
+ Hệ số lơng: chỉ mức lơng của quân hàm đó, tối đa có 10 kí tự.
24
Ghi chú: các kí tự giải thích tơng tự nh ở trên.

+ Mã đối tợng: chỉ mã số của từng đối tợng cụ thể, tối đa có 5 kí tự.
+Tên đối tợng: chỉ chức danh nghề nghiệp của đối tợng , tối đa có 5 kí tự.
Ghi chú: các kí tự giải thích tơng tự nh ở trên.
+ Mã dân tộc: chỉ mã số riêng của từng dân tộc, tối đa có 5 ký tự.
+ Tên dân tộc: tên riêng của từng dân tộc, tối đa có 5 ký tự.

25