Một số vấn đề về phương pháp cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp .DOC

Lời Mở Đầu.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, các doanh
nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
mình, phải tự quyết định từ khâu sản xuất cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Bên
cạnh đó, trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển do đó nó ngày càng
tạo ra các loại máy móc, thiết bị hiện đại, các loại dây chuyền sản xuất với công
nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phảI nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức
của doanh nghiệp phải đợc xây dựng phù hợp với một nền kinh tế thị trờng đầy
biến động .Vì vậy yêu cầu đòi hỏi đặt ra cho doanh nghiệp là phải xây dựng cơ
cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp để có thể tồn tại và
phát triển trong cơ chế thị trờng đầy những khó khăn và biến động. Bộ máy
quản lý của một doanh nghiệp đợc coi là một bộ phận đầu não cho sự ra đời
những chủ trơng, chiến lợc, chính sách của doanh nghiệp đó. Cơ cấu tổ chức
của một doanh nghiệp đợc tạo lập để thực hiện các kế hoạch, chiến lợc của
doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải đợc xây dựng để phù hợp với nhiệm vụ,
yêu cầu mới. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp mà hợp lý,
phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ góp
phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp Quá
trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không phải là một
việc làm đơn giản mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu một cách kỹ lỡng nhất là
đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang trong quá trình hội nhập với
nền kinh tế khu vực và thế giới. Chính vì những lý do đó nên em xin chọn đề tài
: Một số vấn đề về phơng pháp cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
"Vì tầm hiểu biết còn hạn chế nên trong bài em không thể không tránh khỏi
những thiếu sót nhất định. Em mong các thầy cô của khoa quản lý doanh nghiệp
giúp em nhận ra những thiếu sót đó để sửa chữa. Em xin chân thành cảm ơn các
thầy cô !
1
Nội Dung
I-Tổng quan về cơ cấu tổ chức .
1- KháI niệm cơ cấu tổ chức.

+ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các hoạt động chính thức bao gồm
nhiều công việc riêng lẻ cũng nh những công việc chung, sự phân chia
các công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai là ngời
làm việc gì ? và họ có mối quan hệ với nhau nh thế nào ?, và chỉ rõ họ
sẽ phải cùng nhau hợp tác bằng những phơng thức nào ?.
+ Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộ
phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống; và khi các bộ
phận hoạt động thì cả bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự đIều khiển
thống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung.
+ Cơ cấu tổ chức phảI hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho
việc ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định
đó, đIều hoà phối hợp các hoạt động.
2- Đặc điểm, vai trò của cơ cấu tổ chức .
2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức.
+ Đảm bảo sự chuyên môn hoá: Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những
công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã đợc huấn
luyện thích hợp nhằm đẩm nhiệm chúng. Chính vì vậy cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp đẩm bảo đợc mỗi cá nhân hay nhóm lam việc có thể chuyên sâu vào
công việc nhất định trong chu trình sản xuất.
+ Đảm bảo tính tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ
tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ
theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Do đó, cơ cấu tổ chức đảm bảo cho
các nhà quản trị theo dõi thành tích của các nhân viên theo một tiêu chuẩn nhất
2
định, đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở
để tuyển chọn nhân viên của tổ chức.
+ Xác định rõ đợc sự phối hợp: Phối hợp bao gồm những thủ tục chính thức và
phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức
đảm nhiệm. Vì vậy cơ cấu tô chức của một doanh nghiệp đảm bảo cho sự phối
hợp một cách linh hoạt trong việc giảI quyết những vấn đề của toàn công ty, đòi

hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa
các thành viên của tổ chức.
+ Xác định rõ đợc dòng quyền lực: Quyền lực là quyền ra quyết định và đIều
khiển hoạt động của ngời khác. Cơ cấu tổ chức xác định rõ quyền lực thuộc về
tay ai, phân bổ nh thế nào trong một tổ chức, một doanh nghiệp để từ đó đảm
bảo công việc của tổ chức đợc thực hiện một cách tốt nhất.
2.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức.
+ Một là phân bổ các nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc
cụ thể: Mỗi một công việc đều đòi hỏi những nguồn lực khác nhau, do vậy cơ
cấu tổ chức của một doanh nghiệp đợc xây dựng nhằm đảo bảo cho các nguồn
lực đợc phân công cho đúng các công việc của nó từ đó giúp cho công việc đợc
hoàn thành một cách có hiệu quả nhất.
+ Hai là xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành
viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp
quyền hạn trong tổ chức: Cơ cấu tổ chức xác định rõ mỗi một thành viên đều
phảI định rõ công việc và trách nhiệm của mình trớc công việc đợc giao để từ
đó chịu trách nhiệm trớc những hậu quả mà mình gây ra đảm bảo cho công việc
hoàn thành mang tính tối u nhất.
+ Ba là làm cho nhân viên hiểu đợc những kỳ vọng của cấp trên cũng nh của tổ
chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn
3
về thành tích của mối công việc: ĐIều đó giúp cho mỗi nhân viên sẽ càng tích
cực hơn trong công việc của mình vì họ cảm thấy đợc cấp trên cũng nh tổ chức
trân trọng họ từ đó đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc cho doanh nghiêp,
cho tổ chức.
+ Bốn là xác định quy chế về thu thập, xử lý thông tin nội bộ từ đó đề ra quyết
định và giải quyết các vấn đề của tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp
giúp cho việc thu thập thông tin nội bộ một cách nhanh chóng nhất, chính xác
nhất để từ đó các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đa ra cách thức giảI quyết
các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác.

II- Các phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh
nghiệp
1- Bốn phơng pháp thiết kế cơ cấu tổ chức của các nhà khoa học nghiên
cứu về quản lý.
1.1- Phơng pháp loại suy (hay còn gọi là phơng pháp ngoại suy): Là
phơng pháp dùng những kinh nghiệm tiên tiến đIển hình, từ đó suy luận và loại
bỏ những đIều kiện bất hợp lý rồi từ đó áp dụng cho các mục tiêu của doanh
nghiệp. Hay nói cách khác phơng pháp này suy từ cáI có sẵn (bên ngoàI) để lợc
bỏ và lấy những cáI phù hợp, hợp lý nhất.
+ Ưu điểm: - Chi phí thấp.
- Đã đợc kiểm nghiệm trên thực tế.
- Đảm bảo tính hợp lý trong cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp.
+ Nh ợc đIểm: - Không phù hợp với thời thế .
- Dễ bị dập khuôn máy móc.
- Không phù hợp với đặc điểm nghành nghề và quy
mô của doanh nghiệp Việt Nam.
4
+ Phạm vi áp dụng: Vì phơng pháp này có những u đIểm cũng nh
những hạn chế đã nêu ở trên nhng trong thực tế muôn màu, muôn vẻ cho nên
không phải trong trờng hợp cụ thể nào cũng có thể sao chép, chỉ nên tham khảo
để vận dụng cho sáng tạo, chọn lọc các u đIểm phù hợp với đặc điểm và điều
kiện của doanh nghiệp mình. Thực tế cho thấy phơng pháp này đợc áp dụng
nhiều ở Việt Nam vì có chi phí thấp ( trong xây dựng cơ cấu tổ chức của một
doanh nghiệp thì vấn đề về chi phí xây dựng là một vấn đề khó khăn đối với các
doanh nghiệp Việt Nam), hơn nữa phơng pháp này lại đợc kiểm nghiệm trên
thực tế, từ đó có thể rút ra đợc các kinh nghiệm trong việc xây dựng cơ cấu tổ
chức của doanh nghiệp đẩm bảo cho bộ máy của doanh nghiệp hoạt động một
cách hiệu quả nhất.
1.2- Phơng pháp kết cấu hoá các mục tiêu: Là phơng pháp dựa trên

các mục tiêu của doanh nghiệp để đề ra cơ cấu tổ chức theo nội dung của
nguyên tắc 1về tổ chức ( Từ mục tiêu hoạt động mà định ra các chức năng của
tổ chức, từ chức năng xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức, từ cơ cấu bộ máy mà bố
trí con ngời) . Thực chất của phơng pháp này là xuất phát từ để thấy các chức
năng cần đợc thực hiện bằng cơ cấu tổ chức phù hợp.
Ưu điểm : - Xác định rõ chức năng của từng phòng ban, tránh
trùng lặp các nhiệm vụ.
- Từ các mục tiêu đã đề ra có thể xác định , lập kế
hoạch một cách chính xác nhất các nhu cầu phục vụ cho việc hoàn thành các
mục tiêu đã đề ra.
- Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và phù hợp
với đIều kiện hiện tại.
Nh ợc điểm : - Phơng pháp này có thể dẫn tơí việc xây dựng co
cấu tổ chức cồng kềnh
-Tốn chi phí về nhân công cho bộ phận quản lý
doanh nghiệp.
5
Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp
vừa và nhỏ :
Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phong pháp kết cấu hoá các mục
tiêu là cơ cấu chức năng
Đặc điểm là: mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý ( theo dõi
và phân tích tình hình , chuẩn bị các quyết định quản lý ,hớng dẫn cấp dới thi
hành). Trong một doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng
có thể phân ra thành các phòng ban thể hiện việc kết cấu hoá các mục tiêu nh
sau :
+ Phòng cung ứng : Nguyên liệu , vật t...
+ Phòng kế toán tài chính ( tài vụ ) :tài chính, kiểm tra dự án.
+ Phòng kinh doanh : marketing , tiêu thụ sản phẩm,kế hoạch sản xuất.
+ Phòng tổng hợp ( hành chính tổ chức ) : thông tin quản lý ,tổng hợp

hành chính.
+ Phòng tổ chức hoạt động: phúc lợi ,khen thởng.
Qua phân tích có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo phuơng pháp kết
cấu hoá các mục tiêu là cách tổ chức tổng thể nhằm hoàn thành mục tiêu đă
định . Mọi việc thực hiện tổ chức phải phục vụ cho cái đích cuối cùng ấy , nếu
công việc nào không đóng góp cho mục tiêu ấy thì là không cần thiết và không
nên tiến hành . Các tổ chức bộ phận cũng thế . Mỗi ban , xí nghiệp , phân xởng ,
đơn vị , tổ , nhóm...của công ty đều có mục tiêu cụ thể riêng và là bộ phận của
mục tiêu chung, hoà nhịp vói mục tiêu chung .
1.3 Phơng pháp chuyên gia: Là phơng pháp dùng kinh nghiệm và kiến
thức của các chuyên gia về các lĩnh vực và các chức năng chuyên môn theo yêu
cầu của doanh nghiệp, từ đó các chuyên gia xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức
dựa vào mục tiêu, quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp .
+ Ưu điểm: - Tận dụng đợc những kiến thức chuyên sâu trong các lĩnh vực
khác nhau.
6