đề tài tốt nghiệp quản lý điểm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY SẢN NHA TRANG
  
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY SẢN
Người thực hiện :
TRƯƠNG TRỌNG ÁNH
Lớp :
TIN99
Giáo viên hướng dẫn :
ThS. ĐỖ NHƯ AN
Nha Trang, 8/2003
MỞ ĐẦU
Từ năm 1995 Trường Đại học Thủy sản bắt đầu tổ chức đào tạo theo học chế học
phần triệt để (còn gọi là học chế tín chỉ). Phần mềm “HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ HỆ TÍN CHỈ” do tác giả Thạc sỹ Võ Tấn Quân – ĐKBK Tp. Hồ Chí Minh
được dùng để phục vụ cho việc tổ chức đào tạo và quản lý sinh viên theo học chế tín
chỉ. Phần mềm này được viết hoạt động ở môi trường DOS với phiên bản FOXPRO
LAN 2.6. Chương trình được khai thác trên mạng Novell NetWare hay Windows NT.
Qua hơn 8 năm hoạt động, chương trình luôn được cập nhập thay đổi nhằm phù
hợp với sự phát triển của nhà trường và sự thay đổi của quy chế quản lý. Đến nay việc
chuyển đổi phần mềm hoạt động ở môi trường Windows là việc làm cấp thiết.
Dựa trên sườn đã có, lấy lại toàn bộ cấu trúc dữ liệu DBF và do công việc hằng
ngày đòi hỏi tôi mạnh dạn viết phần mềm “CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY SẢN” hoạt động ở môi trường Windows 98, Windows
2000, WindowsXP với ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows. Chương trình này
vẫn đang tiếp tục phát triển và hoàn chỉnh từng phần.
Chương trình được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy Thạc sỹ Đỗ
Như An, Thạc sỹ Võ Tấn Quân (ĐKBK Tp. Hồ Chí Minh); sự giúp đỡ của Khoa Công

nghệ Thông tin Trường Đại học Thủy sản, Phòng Đào tạo trường Đại học Thủy sản, đã
động viên tạo mọi điều kiện để chương trình hoàn thiện.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về những sự giúp đỡ quý báu đó.
Vì trình độ, kinh nghiệm thực tế và thời gian có hạn nên việc thực hiện chương
trình gặp rất nhiều khó khăn, chương trình chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót, rất mong
nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các Thầy, các bạn đồng nghiệp và những người có
quan tâm đến vấn đề này.
Nha Trang, 8/2003
MỤC LỤC
Trang
Mở đầu
1
Chương I : MÔ TẢ CHUNG CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG
2
I/ Các vấn đề chung
3
1) Đặc điểm chính của chương trình
3
2) Môi trường hoạt động
4
3) Font tiếng Việt trên màn hình
4
4) Font tiếng Việt trên máy in
4
5) Máy tính đơn và mạng máy tính
4
II/ Các phân hệ của hệ thống
4
1) Nhiệm vụ chung của từng phân hệ
5

1.1. Quản Lý Sinh Viên (QLSV)
5
1.2. Quản Lý CBCNV (QLNS)
6
1.3. Quản Lý Điểm (DIEM)
6
1.4. Học Bổng và Miễn Giảm Học Phí (HBHP)
7
1.5. Xếp Thời Khóa Biểu (XTKB)
8
1.6. Quản Lý Phòng Học (QLPH)
8
1.7. Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV)
8
1.8. Quản Lý Chương Trình Đào Tạo (CTDT)
9
1.9. Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy (KLGD)
9
1.10. Đăng Ký Môn Học (DKMH)
9
1.11. Tuyển Sinh (TSDH)
10
1.12. Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo (PVLD)
10
2) Ý nghóa của các chữ viết tắt từng phân hệ
10
3) Tổ chức thư mục của hệ thống
11
3.1. Tổ chức chung của cây thư mục
11

3.2. Tổ chức nhánh thư mục DBF
11
3.2. Tổ chức nhánh thư mục VFW
11
III/ Vận hành hệ thống - Môi trường làm việc của người sử dụng
12
1) File config.sys
12
2) Thư mục làm việc của người sử dụng
12
3) SHORTCUT chạy chương trình
12
4) Đăng nhập hệ thống
13
5) Cửa sổ browse
13
6) Chỉnh đònh tham số người sử dụng
14
7) Khắc phục lỗi xảy ra khi vận hành chương trình
14
Chương II : BẢO MẬT CỦA HỆ THỐNG
16
I/ Phân quyền trong quản trò hệ thống
17
1) Quản trò viên
17
2) Các quản trò viên phân hệ
17
3) Các user sử dụng các phân hệ
17

4) Phân quyền mức mạng
18
5) Các ngoại lệ khi phân quyền mức mạng
18
5.1. Ngoại lệ 1
18
5.2. Ngoại lệ 2
19
5.3. Ngoại lệ 3
19
6) Phân quyền mức chương trình
19
II/ Tiện ích quản trò hệ thống (HTQL)
19
1) Thủ tục hutils
20
2) Qui hoạch Groups
20
3) Qui hoạch Users
20
4) Thêm bớt người (users) sử dụng
21
5) Thêm bớt nhóm sử dụng
22
6) Cấp quyền cho nhóm/người sử dụng
22
7) Thay đổi thông số chung của hệ thống
23
7.1. Tổng quát
23

7.2. Phân Hệ Quản Lý Sinh Viên (QLSV)
24
7.3. Phân Hệ Điểm - Chung (DIEM)
24
7.4. Phân Hệ Điểm - Hệ Niên Chế (DIEM)
26
7.5. Phân Hệ Điểm - Hệ Tín Chỉ (DIEM)
27
7.6. Phân Hệ Quản Lý Đăng Ký Môn Học (ĐKMH)
27
7.7. Phân Hệ Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV)
27
8) Công việc đầu năm học (Nhập ngày đầu/tuần đầu các học kỳ)
28
9) Công việc đầu học kỳ (Tạo thư mục học kỳ mới)
28
10) Reindex các tập tin
29
11) Reindex toàn bộ cơ sở dữ liệu
29
12) Bảo trì dữ liệu
30
13) Thay đổi chiều dài mã số
30
14) Đổi mật khẩu quản trò viên
30
15) Bổ sung chương trình tạm thời
30
16) Khóa/mở quyền khai thác theo học kỳ
31

16.1. Khóa/mở quyền khai thác các phân hệ trên từng HK
31
16.2. Khóa/mở quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ
32
16.3. Khóa/mở quyền phát sinh thu/chi học phí theo năm tài
chính
32
17) Phân quyền quản trò phân hệ
32
18) Chỉnh đònh thông số biểu in
33
III/ Công việc của các quản trò viên phân
33
1) Bảo trì dữ liệu
33
2) Bảo trì các tự điển phân hệ
34
3) Thay đổi thông số của phân hệ
35
3.1. Phân hệ Đăng Ký Môn Học
35
3.2. Phân hệ Quản Lý Điểm
38
3.3. Phân Hệ Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí
38
3.4. Phân Hệ Quản Lý Học Phí Tài Vụ
39
IV/ Các biến toàn cục của hệ
39
1) Biến toàn cục trong chương trình

39
2) Biến toàn cục chỉnh đònh bởi người sử dụng
41
Chương III : MÔ TẢ CƠ SỞ DỮ LIỆU
44
I/ Mô tả thư mục dữ liệu
45
1) Sơ đồ cây thư mục chứa dữ liệu
45
2) Các lưu ý về nhánh thư mục DBF
45
II/ Hệ thống file
45
1) CHNG : Thông Tin Chung
46
2) SYS : File Hệ Thống
46
3) USER : Thông tin User
46
4) DIEM : Quản Lý Điểm
47
5) DKMH : Đăng Ký Môn Học
48
6) HBHP : Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí
49
7) QLSV : Quản Lý Sinh Viên
49
8) QLTV: Học Phí Tài Vụ
50
III/ Hệ thống Chỉ mục (TAG INDEX)

50
1) CHNG : Dữ liệu chung
50
2) SYS : Các file hệ thống
51
3) USER : Dữ liệu User
51
4) DIEM: Quản lý Điểm
51
5) DKMH : Đăng Ký Môn Học
54
6) HBHP : Học bổng học phí
57
7) QLSV : Quản lý Sinh Viên
58
8) QLTV : Học Phí Tài Vụ
60
III/ Mô tả các mối quan hệ giữa các file
60
1) Mối quan hệ theo thứ tự bảng cha (parent table)
60
1.1. CHNG : Dữ liệu chung
60
1.2. SYS : Các file hệ thống
61
1.3. DKMH : Đăng ký Môn Học
61
1.4. HBHP : Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí
61
1.5. QLSV : Quản Lý Sinh Viên

61
2) Mối quan hệ theo thứ tự bảng Con (child table)
64
2.1. CHNG : Dữ liệu chung
65
2.2. USER : Thông tin User
66
2.3. DIEM : Quản Lý Điểm
67
2.4. DKMH : Đăng Ký Môn Học
68
2.5. HBHP: Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí
70
2.6. QLSV: Quản Lý Sinh Viên
71
2.7. QLTV: Quản Lý Tài Vụ
71
IV/ Hệ thống Field
72
1) CHNG : Dữ Liệu Chung
72
2) SYS : Các File Hệ thống
73
3) USER : Thông tin User
74
4) DIEM: Quản Lý Điểm
75
5) DKMH : Đăng Ký Môn Học
78
6) HBHP : Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí

79
7) QLSV : Quản Lý Sinh Viên
79
8) QLTV : Học Phí Tài Vụ
82
Chương IV : HỆ THỐNG MENU
83
I/ Hệ thống Menu
84
1) Sử dụng bảng mô tả Menu
84
2) Sử dụng bảng mô tả menu trực tuyến
84
3) Giải thích các ký hiệu trong cột điều kiện
85
II/ Quản Lý Sinh Viên (QLSV)
87
III/ Quản Lý Điểm (DIEM)
91
IV/ Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí (HBHP)
99
V/ Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV)
102
VI/ Đăng Ký Môn Học (DKMH)
105
Kết luận
113
Phụ lục
114
Tài liệu tham khảo

133
Mục lục
134
Chöông II
BAÛO MAÄT CUÛA HEÄ THOÁNG
I/ Phân quyền trong quản trò hệ thống :
1) Quản trò viên :
Ngoài vai trò người quản trò mạng (supervisor) của mang nội bộ LAN, cần có một
người giữ vai trò quản trò viên. Quản trò viên có nhiệm vụ theo dõi vận hành của
chương trình ở mức vó mô và làm đầu mối để quan hệ với nhóm lập trình trong việc
phát triển hệ thống. Các công việc của quản trò viên bao gồm :
• Phân công, phân quyền hệ thống.
• Chỉnh đònh các thông số chung của hê thống.
• Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.
• Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển hệ thống.
Trong một cơ quan có qui mô nhỏ: Quản trò mạng và quản trò viên có thể là 1
người.
Quản trò viên có toàn quyền trên tất cả các phân hệ.
2) Các quản trò viên phân hệ :
Ngoài vai trò quản trò viên (chung), cần có các nhân viên giữ vai trò quản trò
viên phân hệ. Quản trò viên phân hệ có nhiệm vụ :
• Quản lý các tự điển (danh mục) do phân hệ quản lý.
• Chỉnh đònh các thông số chung của hê thống.
• Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.
• Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển phân hệ.
Ngoài ra còn có nhiệm vụ phân công, phân quyền một vài loại hình công việc
trong phân hệ (nếu có).
Ví dụ: Có hay không cho phép một nhập liệu viên quyền đăng ký môn học quá só
số cho phép v.v
Một phân hệ có thể cử 1 hoặc nhiều quản trò viên tùy theo qui mô dữ liệu.

Một user cũng có thể được phân công quản lý nhiều phân hệ khác nhau.
Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo không cần quản trò viên phân hệ.
Quản trò viên phân hệ có toàn quyền trên phân hệ do mình phụ trách và có quyền
ghi trên thư mục DBF\FMEM
3) Các user sử dụng các phân hệ :
Các user trên một phân hệ có thể chia làm 3 mức :
• Mức không có quyền khai thác.
• Mức có quyền khai thác ở chế độ Chỉ Đọc (Read Only).
• Mức có quyền khai thác ở chế độ Đọc/Ghi (Read/Write).
4) Phân quyền mức mạng :
Việc phân quyền trên các thư mục và các file của hệ thống là rất cần thiết, nó
bảo đảm cho việc bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống.
Mỗi một người sử dụng hệ thống được cấp 1 username duy nhất (thường là tên
thường gọi của người đó: DUNG, NGA, ).
Quản trò viên có tên mặc đònh là HTQL. Không thể thay đổi.
Quản trò viên muốn vận hành chương trình bình thường như các người sử dụng
khác thì cần có thêm một username khác.
Quản trò viên có đầy đủ các quyền hạn trên thư mục của hệ thống và có quyền
cấp quyền (mức mạng) cho các thành viên trong nhóm.
Người quản trò mạng (supervisor) tạo một nhóm (group) mà thành viên là các
người sử dụng hệ thống.
Người quản trò mạng (supervisor) tạo thêm nhiều nhóm nhỏ theo các phân hệ (12
phân hệ), đặt tên nhóm này trùng tên với các phân hệ cho dễ nhớ (QLSV, DIEM ).
Thêm thành viên của nhóm là tất cả các cá nhân có quyền nhập liệu trên phân hệ
tương ứng.
Lưu ý: Một cá nhân có thể là thành viên của nhiều nhóm.
Người quản trò mạng (supervisor) phân quyền dữ liệu trên máy chủ như sau :
• Thư mục VFW chỉ được cấp quyền chỉ đọc (Read Only) cho tất cả các
người sử dụng hệ thống.
• Thư mục \DBF\<phan_he> chỉ được cấp quyền ghi/đọc (Read &

Write) cho các thành viên của nhóm thuộc phân hệ tương ứng. Các
users/groups thuộc nhóm khác chỉ được cấp quyền chỉ đọc (Read Only)
hoặc thậm chí có thể không có quyền đọc.
• Thư mục \DBF\FMEM phân quyền ghi/đọc (Read & Write) cho tất cả
các quản trò viên.
• Thư mục \DBF\USER phân quyền ghi/đọc (Read & Write) cho tất cả
các người sử dụng hệ thống.
Mạng ngang hàng có chế độ phân quyền rất đơn giản, vì vậy sẽ không bảo đảm
độ tin cậy cần thiết. Nên dùng mạng Windows 2000, Windows NT .
5) Các ngoại lệ khi phân quyền mức mạng :
5.1. Ngoại lệ 1 :
Khi phân quyền đăng ký môn học cho nhóm Đăng ký môn học, ngoài thư mục
DBF\DKMH, phải phân quyền ghi trên thư mục gốc và thư mục tương ứng của học kỳ
đăng ký của phân hệ DIEM (DBF\DIEM và DBF\DIEM\<nnh>). Sau khi đã hoàn
thành việc đăng ký (trước khi nhập điểm chính thức), phải thu hồi quyền ghi trên phân
hệ điểm.
5.2. Ngoại lệ 2 :
Nếu sử dụng việc nhập điểm qua file trung gian, người nhập điểm được phân
quyền ghi trên tất cả các file của phân hệ DBF\DIEM, ngoại trừ file
DBF\DIEM\<nnh>\DIEM.DBF
5.3. Ngoại lệ 3 :
Cần cấp quyền ghi/đọc (Read & Write) cho các nhập liệu viên phân hệ Học phí
Tài Vụ (QLTV) trên file MHOADON.DBF (có ở tất cả các học kỳ, thuộc phân hệ
Đăng ký Môn Học (DKMH)).
Lưu ý quan trọng : Mặc dù về nguyên tắc, user nhập liệu được phân quyền ghi trên
toàn bộ phân hệ, tuy nhiên do có chức năng khóa sự thay đổi số liệu trên học kỳ, vì vậy
đối với các học kỳ được khóa, ngoài việc khóa ở mức chương trình, nên kết hợp khóa
luôn quyền ghi (mức mạng) ở học kỳ bò khóa tương ứng để bảo đảm độ tin cậy của vấn
đề khóa dữ liệu.
Ví dụ: Học kỳ 992 đã khóa sổ về điểm, thì thư mục DBF\DIEM\992 cũng bò khóa

Ghi (Chỉ Đọc /Read Only) cho tất cả các user khai thác, kể cả các nhập liệu viên phân
hệ quản lý điểm (DIEM).
6) Phân quyền mức chương trình :
Phân quyền mức chương trình cần tiến hành trong khi vận hành chương trình.
Chức năng này dành riêng cho quản trò viên.
Phân quyền mức chương trình cũng tương tự như với phân quyền mức mạng và
thường được tiến hành đồng thời.
Hai mức phân quyền này nói chung phải có quyền hạn tương đương nhau.
II/ Tiện ích quản trò hệ thống (HTQL) :
1) Thủ tục hutils : (Xem chương trình ở phần Phụ lục)
Các công việc của quản trò chung tập trung ở thủ tục HUTILS.
Các công việc này bao gồm :
• Thêm bớt người sử dụng.
• Thêm bớt nhóm sử dụng.
• Cấp quyền cho nhóm/người sử dụng.
• Thay đổi thông số chung.
• Nhập ngày/tuần đầu các học kỳ.
• Tạo thư mục học kỳ mới.
• Reindex các tập tin.
• Reindex toàn bộ cơ sở dữ liệu.
• Bảo trì dữ liệu.
• Thay đổi chiều dài mã số.
• Đổi mật khẩu.
• Bổ sung chương trình tạm thời.
• Khóa mở quyền khai thác theo học kỳ.
• Quyền quản trò phân hệ.
• Chỉnh đònh thông số biểu in.
Để chạy thủ tục HUTILS, thực hiện các lệnh sau : (Hình 5)
Hình 6 : Giao diện Tiện ích quản trò hệ thống.
2) Qui hoạch Groups :

• Mỗi group có một tên dài tối đa 8 chữ cái, con số hoặc dấu _
• Nên đặt trùng tên với phân hệ cho dễ nhớ.
• Mỗi 1 group có thể có 1 hoặc nhiều users.
3) Qui hoạch Users :
• Mỗi người sử dụng được cấp một username.
• Username dài tối đa 8 chữ cái, con số hoặc dấu _
• Nên đặt trùng tên với user cho dễ nhớ.
Ví dụ: username DUNG, HUNG, NGA
• Mỗi 1 user có thể tham gia 1 hoặc nhiều group tùy theo phân công.
4) Thêm bớt người (users) sử dụng :
Chức năng này cho phép quản trò viên thêm/bớt người sử dụng.
Lưu ý quan trọng : Username của quản trò viên là HTQL (không thể thay đổi)
Hình 8 : Danh sách các nhóm mà User tham gia.
5) Thêm bớt nhóm sử dụng :
Chức năng này cho phép quản trò viên thêm/bớt nhóm sử dụng.
Các phím chức năng :
F2 Sửa thông tin user.
F5 Thêm một user mới.
^T Bớt một user cũ.
^M Đổi mật khẩu.
^U Thêm/bớt nhóm tham
gia của user này.
Hình 7 : Danh sách User.
Hình 10 : Danh sách các User tham gia nhóm.
6) Cấp quyền cho nhóm/người sử dụng :
Chức năng này cho phép quản trò viên cấp quyền đến từng người hoặc từng nhóm
sử dụng.
Đối với mỗi user hoặc group có bảng phân quyền như sau :
• Mức không : Không có quyền khai thác phân hệ.
• Mức chỉ đọc : Chỉ có quyền đọc phân hệ.

• Mức được ghi : Có quyền đọc/ghi phân hệ.
Các phím chức năng :
F2 Sửa thông tin group.
F5 Thêm một group mới.
^T Bớt một group cũ.
(không bớt user trong group)
^M Đổi mật khẩu.
^U Thêm/bớt nhóm tham
gia trong nhóm.
Hình 9 : Danh sách Group
Hình 11 : Phân quyền cho User.
Lưu ý :
- Quyền của một nhóm được kế thừa cho toàn bộ thành viên trong nhóm.
- Quyền của một user là quyền tổng hợp cao nhất của chính user đó và tất cả các
nhóm mà user đó tham gia.
7) Thay đổi thông số chung của hệ thống :
Chức năng này được sử dụng khi lần đầu tiên khởi tạo hệ thống hoặc khi quản trò
viên có ý đònh thay đổi tham số quản lý.
Quản trò viên cần hiểu rõ ý nghóa của từng biến để chỉnh đònh cho thích hợp với
hoàn cảnh quản lý riêng của đơn vò.
• Các biến này được điều chỉnh bằng cách chạy chương trình hutils, chọn
chức năng Thay đổi thông số chung.
• Kết quả sau khi chỉnh đònh sẽ được lưu vào file :
DBF\CHNG\gcompany.mem
• Các biến này là biến chỉnh đònh chung, không phụ thuộc vào học kỳ.
Chỉ có quản trò viên mới có thẩm quyền chỉnh đònh các biến này.
7.1. Tổng quát :
Ký Hiệu Cơ Quan q_comp
Tên Cơ Quan qcompany
Tên Phòng Ban Thực Hiện qdivision

Hình 12 : Giao diện Thông số chung của hệ thống (phần Chung).
7.2. Phân Hệ Quản Lý Sinh Viên (QLSV) :
Mã Qui ước Lý Do Vào Trường Do Tuyển Sinh qmats
Mã Qui ước Lý Do Ra Trường Do Tốt Nghiệp qmatn
Mã Qui ước Lý Do Nghỉ Học Do Tạm Dừng qmatdung
Mã Qui ước Lý Do Thu Nhận Tạm Dừng Về Học Lại qmatdhl
Số Năm Học Tối Đa Của (1->10) qnmhcmax
Giải thích : Số năm học tối đa dùng trong thống kê, các sinh viên còn học có số
năm học lớn hơn qnmhcmax sẽ bò loại ra trong số liệu thống kê.
Khi Hủy SV Trong Danh Sách q_huysv
• Phải Xóa ĐKMH Trước Khi Hủy SV
• Cho Phép Giữ Môn Học Đã Đăng Ký
• Hủy Môn Học Nếu Có Quyền ĐKMH
7.3. Phân Hệ Điểm - Chung (DIEM) :
Hệ Điểm Quản Lý qheqly
• Hệ Tín Chỉ
• Hệ Niên Chế
• Cả Hai Loại Hệ
Số Học Kỳ Của Năm Học (2 hoặc 3 (Nếu Tính HK Hè)) q_sohocky
Có Đào Tạo 2 Giai Đoạn q_giaidoan
Giải thích : Đào tạo được xem là có đào tạo 2 giai đoạn nếu quá trình đào tạo có
tách thành 2 giai đoạn độc lập, có điểm trung bình mỗi giai đoạn được tính riêng.
Có Sử Dụng File Điểm Trung Gian Khi Nhập Điểm Thi q_nhdiemtg
Giải thích: Nhằm tránh tình trạng phân quyền rộng rãi việc ghi vào file điểm cho
nhiều người cùng nhập điểm thi. Giải pháp hữu hiệu là nhập điểm trên file trung
gian. Tuy nhiên nếu chọn nhiệm ý này, các thao tác chuyển điểm vào file chính,
chuyển điểm ra file trung gian cũng tốn thêm công sức của quản trò viên phân hệ.
Có Sử Dụng File Điểm Đạt Đặc Biệt Cho Các Khối Lớp q_sdddat
Giải thích: Bình thường mỗi hệ đào tạo có một điểm đạt chung cho các môn (Ví
dụ: 4 hoặc 5) Tuy nhiên một số khối lớp của hệ đào tạo hoặc một số môn học

không tuân thủ điểm đạt này, có thể lưu các ngoại lệ này vào file điểm đạt đặc
biệt.
Nếu chọn nhiệm ý này, hãy nhập các môn có điểm đạt đặc biệt trong chức năng
Xem/Sửa Khối & MH Có Điểm Đạt Đặc Biệt, phân hệ DIEM.
Cộng Điểm TB Gộp Học Kỳ 2 & 3 Coi Như Học Kỳ 2 q_gophk23
Giải thích: Bình thường mỗi học kỳ được cộng xem như học kỳ độc lập. Tuy nhiên
đối với các trường có đào tạo học kỳ hè, nếu chọn nhiệm ý này thì có thể xem học
kỳ hè như học kỳ 2 mở rộng.
Có Cộng Điểm Trung Bình Học Bổng q_conghb
Giải thích: Điểm trung bình học bổng chỉ tính điểm thi lần đầu và chỉ tính cho các
SV không có môn học bò điểm rớt.
Số Tín Chỉ Đăng Ký (Học Kỳ) Tổi Thiểu Để Xét Học Bổng q_mintchb
Giải thích: Sinh viên đăng ký dưới số tín chỉ này sẽ bò loại ra khỏi danh sách xét
học bổng.
Có Lấy Lại Điểm K/Tra Khi Tính Điểm Tổng Kết Môn Có Thi Lại q_lldmkt
Giải thích: Khi tính điểm tổng kết môn học (đối với môn học có điểm kiểm tra) thì
điểm kiểm tra có một tỷ trọng nhất đònh.
Khi tính điểm tổng kết môn học (các môn có tổ chức thi lại), có hai cách xử lý :
• Coi điểm thi lại là điểm tổng kết môn học, không phụ thuộc điểm kiểm tra
(nếu điểm thi lại > điểm tổng kết trước khi thi lại).
• Tính điểm tổng kết môn học lần thi lại cũng như lần thi đi (dùng cùng điểm
kiểm tra).
Nếu chọn nhiệm ý này là đồng ý cách tính thứ hai.
Có Tính Điểm TB Của Các Môn Không Nhập Điểm (Coi Như Zero) qthdmblk
Giải thích: Đối với môn học không nhập điểm, có thể hiểu là :
• Sinh viên không đăng ký, sinh viên chưa nhập điểm hoặc sinh viên chưa thi
(hoãn thi) hoặc
• Sinh viên vắng thi
Nếu chọn nhiệm ý này là đồng ý cách hiểu thứ hai (coi như vắng thi).
 Điểm từ 0 → 10 hoặc 0 → 4 (nếu hệ điểm chữ)

 Vắng thi
 Miễn thi
 Cấm thi
 Hoãn thi
 Rút môn học
Ký hiệu đặc trưng cho các môn vắng thi, miễn thi được qui đònh bởi quản trò
viên (cũng trong chức năng chỉnh đònh này) .
Có In Ra Các Môn Không Nhập Điểm Trên Bảng Điểm qindmblk
Giải thích: Đối với môn học không nhập điểm, bình thường chương trình sẽ in ra
một ký hiệu điểm trắng trên bảng điểm thi.
Số Số Lẻ Khi Tính Điểm Trung Bình (0/1/2) qsoledtb
Số Lượng Môn Học Tối Đa Cho 1 SV / Học Kỳ q_monmax
Điểm Trung Bình Học Bổng là q_dtbhb
• Điểm Trung Bình Chung
• Điểm Trung Bình Học Kỳ
Ký Hiệu Điểm Vắng Thi q_khdmvg
Ký Hiệu Điểm Cấm Thi q_khdmct
Ký Hiệu Điểm Miễn Thi q_khdmmt
Ký Hiệu Điểm Hoãn Thi (Chưa Hoàn Tất) q_khdmht
Ký Hiệu Điểm Rút Môn Học q_khdmrt
7.4. Phân Hệ Điểm - Hệ Niên Chế (DIEM) :
Có Sử Dụng Hệ Điểm Chữ (A, B, C, D, F) qqsddmchu
Có In Điểm Tổng Kết Hệ 10 qqindiem10
Có In Điểm Tổng Kết Hệ 4 qqindiem4
Tự Động Thêm SV Chưa Đăng Ký Vào File Điểm Khi Nhập Điểm q_tdsvdmnh
Có Nhập Điểm Bài Tập (Hệ Niên Chế) qqdiembt
Có Nhập Điểm Kiểm Tra Giữa Học Kỳ (Hệ Niên Chế) qqdiemkt
Có Nhập Điểm Thi Lần 2 (Hệ Niên Chế) qqdiemtl
Có Nhập Điểm Thi Lần 3 (Hệ Niên Chế) qqdieml3
Cộng Điểm Trung Bình 2 Lần (Lần 1 & Lần Cao) qqcg2lan

Điểm Được Xem Là Quá Kém ( <= x.xx ) qqdliet
Số Số Lẻ Khi Tính Điểm Tổng Kết Môn Học (0->2) qqsoleth
 Đối Với Điểm Trung Bình 1 Học Kỳ :
Chỉ Cộng Điểm Trung Bình Môn Đạt qqcongtl
Chỉ Lấy Điểm Cao Nhất Nếu Thi Nhiều Lần Cùng 1 Môn qqcongcao
 Đối Với Điểm Trung Bình Chung :
Chỉ Cộng Điểm Trung Bình Môn Đạt qqcongtlz
Chỉ Lấy Điểm Cao Nhất Nếu Thi Nhiều Lần Cùng 1 Môn qqcongcaoz
7.5. Phân Hệ Điểm - Hệ Tín Chỉ (DIEM) :
Có Sử Dụng Hệ Điểm Chữ (A, B, C, D, F) q_sddmchu
Có In Điểm Tổng Kết Hệ 10 q_indiem10
Có In Điểm Tổng Kết Hệ 4 q_indiem4
Có Nhập Điểm Bài Tập (Hệ Tín Chỉ) q_diembt
Có Nhập Điểm Kiểm Tra Giữa Học Kỳ (Hệ Tín Chỉ) q_diemkt
Có Nhập Điểm Thi Lần 2 (Hệ Tín Chỉ) q_diemtl
Có Nhập Điểm Thi Lần 3 (Hệ Tín Chỉ) q_dieml3
Cộng Điểm Trung Bình 2 Lần (Lần 1 & Lần Cao) q_cg2lan
Điểm Được Xem Là Quá Kém ( <= x.xx ) q_dliet
Số Số Lẻ Khi Tính Điểm Tổng Kết Môn Học (0->2) q_soleth
 Đối Với Điểm Trung Bình 1 Học Kỳ :
Chỉ Cộng Điểm Trung Bình Môn Đạt q_congtl
Chỉ Lấy Điểm Cao Nhất Nếu Thi Nhiều Lần Cùng 1 Môn q_congcao
 Đối Với Điểm Trung Bình Chung :
Chỉ Cộng Điểm Trung Bình Môn Đạt q_congtlz
Chỉ Lấy Điểm Cao Nhất Nếu Thi Nhiều Lần Cùng 1 Môn q_congcaoz
7.6. Phân Hệ Quản Lý Đăng Ký Môn Học (ĐKMH) :
Miễn giảm học phí theo: qkieumghp
• Tỷ lệ phần trăm.
• Số tín chỉ miễn giảm.
Số tiền trên hoá đơn học phí: q_gethphd

• Tính lại khi có thay đổi.
• Luôn luôn tính lại.
7.7. Phân Hệ Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV) :
Có theo dõi học phí theo năm tài chánh qhpnamtc
Quyền QLTV được ghi file tổng hợp nợ học phí qcptvthhp
Luôn tính lại số học phí đã thu q_passvfla
Số Tiền Học Phí Khi Nhập Học Phí q_gethptv
• Lấy từ file học phí đã tính.
• Tính lại khi có thay đổi.
• Luôn luôn tính lại.
• Tùy người nhập liệu thu học phí.
8) Công việc đầu năm học (Nhập ngày đầu/tuần đầu các học kỳ) :
Chức năng này thực hiện một lần một năm khi bắt đầu một năm học mới.
Quản trò viên nhập ngày đầu năm (thứ hai của tuần 1 học kỳ 1 của năm học).
Đây là lòch học vụ cho toàn hệ thống, cần nhập chính xác để có các tính toán
đúng về ngày tháng trong học kỳ.
• Nhập tuần đầu tiên của mỗi học kỳ.
• Tuần đầu tiên của Học kỳ 1, luôn là học kỳ 1.
• Tuần đầu tiên của Học kỳ 2, học kỳ 3 (hè) là tuần đầu tiên của lớp bắt
đầu tham gia học kỳ sớm nhất.
Các phím chức năng :
F2 Sửa một mẫu tin.
F5 Thêm một mẫu tin.
^T Hủy một mẫu tin.
Hình 11 : Nhập ngày
đầu/tuần đầu các học
kỳ.
9) Công việc đầu học kỳ (Tạo thư mục học kỳ mới) :
Chức năng này sẽ tạo các cấu trúc file rỗng trên học kỳ mới để chuẩn bò lưu số
liệu học kỳ mới.

Với một số file đặc thù của hệ thống, chương trình sẽ chọn dữ liệu thích hợp từ
học kỳ cũ và mang sang học kỳ mới.
Ví dụ: Danh sách sinh viên diện chính sách (đang còn học) sẽ được tự động mang
sang từ học kỳ cũ sang học kỳ mới
Nên tạo thư mục mới cho tất cả các phân hệ một lần.
Tuy nhiên một số phân hệ sau đây có thể khởi tạo đợt 1 để thực hiện việc xếp
thời khóa biểu:
• Chương trình đào tạo (CTDT).
• Xếp thời khóa biểu (XTKB).
• Quản lý phòng (QLPH).
Các phân hệ còn lại có thể khởi tạo đợt 2.
Phân hệ QLNS không phải khởi tạo file đầu học kỳ.
Trong một vài trường hợp, nếu lệnh tạo thư mục mới cho học kỳ mới không thành
công (Ví dụ thư mục \DBF\QLSV\002), quản trò viên có thể tạo các thư mục này từ
ngoài hệ thống bằng NC, Exploire hay bằng lệnh MD của DOS.
10) Reindex các tập tin :
Chức năng này thực hiện khi phát hiện hệ thống chạy không đúng, dẫn đến các
kết quả sai lệch hoặc báo lỗi Record is out of range.
Việc mất index (do hư file cdx) thông thường chỉ xảy ra do sự cố mất điện đột
xuất trong lúc đang ghi file, do thay đổi cấu trúc file ngoài chương trình, do chép một
file từ đóa lưu trữ vào đóa làm việc mà không kèm theo file index CDX, v.v
Trong trường hợp này quản trò viên cần chạy chức năng Reindex để khôi phục lại
tập tin chỉ mục.
Cần nói rõ việc Reindex là vô hại cho hệ thống nhưng chỉ thực hiện được nếu
trên mạng không có ai đang sử dụng chương trình.
Khi cần reindex (hoặc cần bảo trì chương trình), quản trò viên hãy yêu cầu tất cả
người sử dụng ngưng sử dụng chương trình. Sau đó chạy chức năng Khóa quyền khai
thác tạm thời (có trong tất cả các phân hệ), thực hiện Reindex (hoặc bảo trì), sau đó
chạy chức năng Mở quyền khai thác trở lại.
Trong mọi phân hệ đều có chức năng Reindex. Các quản trò viên phân hệ cũng có

thể thực hiện công việc này cho phân hệ của mình.
Chức năng này cho phép lựa chọn từng phân hệ và từng học kỳ để reindex.
Khi index một học kỳ của một phân hệ, chương trình cũng index luôn các file
nằm ở thư mục gốc của phân hệ đó.
11) Reindex toàn bộ cơ sở dữ liệu :
Chức năng này cũng giống như chức năng Reindex các tập tin ở trên, tuy nhiên
nó thực hiện trên toàn bộ cơ sở dữ liệu và trên tất cả các học kỳ.
Thời gian thực hiện có thể mất 15 phút đến hơn 1 giờ tùy theo qui mô dữ liệu và
sức mạnh của mạng máy tính.
12) Bảo trì dữ liệu :
Chức năng này nên thực hiện một cách đònh kỳ (ít nhất một học kỳ 1 lần) để sửa
các lỗi số liệu mắc phải của hệ thống.
Các lỗi về số liệu có thể sinh ra do những nguyên nhân không tiên đoán được.
Chức năng này sẽ in ra số liệu tổng quát về lỗi bao gồm loại lỗi và số lỗi.
Quản trò viên có thể dùng kết quả bảo trì này để yêu cầu quản trò viên phân hệ
sửa chữa lỗi dữ liệu của phân hệ mà họ phụ trách.
Các quản trò viên phân hệ sẽ dùng một chức năng có trong phân hệ của họ để in
chi tiết các lỗi này (Chức năng: In chi tiết bảo trì phân hệ) và sẽ có trách nhiệm khắc
phục.
13) Thay đổi chiều dài mã số :
Chức năng này thực hiện khi có ý đònh thay đổi chiều dài của một mã số bất kỳ
trong phân hệ.
Việc thay đổi này thường sẽ tốn khá nhiều thời gian, đặc biệt là đối với các mã
thông dụng (mã môn học, mã sinh viên ).
Thời gian có thể lên đến vài giờ và phải thực hiện khi không có ai sử dụng hệ
thống.
Để bảo đảm an toàn dữ liệu cần thực hiện các công việc sau đây:
• Lưu toàn bộ nhánh cấu trúc DBF.
• Thực hiện khóa quyền khai thác hệ thống (Xem chức năng này trên mọi
phân hệ).

• Thực hiện thay đổi chiều dài mã số.
• Reindex toàn bộ cơ sở dữ liệu.
• Mở khóa khai thác hệ thống trở lại (Xem chức năng này trên mọi phân hệ).
14) Đổi mật khẩu quản trò viên :
Chức năng này thực hiện khi có ý đònh thay đổi mật khẩu của quản trò viên
(HTQL).
15) Bổ sung chương trình tạm thời :
Chức năng này thực hiện khi người phát triển chương trình có ý đònh viết các
chương trình bổ sung cho các mục đích phát sinh tạm thời.
Các tên chương trình và chức năng của chương trình bổ sung được lưu trong các
file: \DBF\CHNG\<x>bar.dbf
Trong đó <x> là chữ viết tắt của các phân hệ (Ví dụ: Sbar.dbf cho phân hệ QLSV).
Sau khi đã đònh nghóa tên của chương trình bổ sung, hãy tạo file chương trình này
vào thư mục \DBF\CHNG\, chương trình sẽ thể hiện một mục trên menu Bổ sung ở
góc phải phía trên màn hình.
Lưu ý: Khi có hai chương trình trùng tên nhau: Một của hệ thống và một của
người phát triển (lưu trong thư mục \DBF\CHNG\), thì chương trình của người phát
triển sẽ được ưu tiên thực hiện.
16) Khóa/mở quyền khai thác theo học kỳ :
Chức năng này thực hiện khi quản trò viên có ý đònh :
• Khóa hoặc mở khóa quyền khai thác các phân hệ trên từng học kỳ.
• Khóa hoặc mở khóa số liệu phát sinh thu/chi học phí học kỳ.
• Khóa hoặc mở khóa số liệu phát sinh thu/chi học phí năm tài chính.
16.1. Khóa/mở quyền khai thác các phân hệ trên từng học kỳ :
Các phím chức năng :
^Q Khóa/mở khóa
^A
Tạo năm học HKỳ
F5
Thêm mới năm học

HKỳ
^T Xóa 1 học kỳ
Hình 12 : Khóa mở
quyền khai thác các
phân hệ từng học kỳ.
Khóa quyền khai thác ở học kỳ làm cho số liệu của học kỳ đó (thuộc phân hệ qui
đònh) sẽ không có khả năng thay đổi được (mức chương trình).
Trước khi khóa nên tạo một bản copy số liệu ngay thời điểm khóa và ghi chú thời
điểm khóa vào bộ dữ liệu lưu này để khi cần có thể so sánh lại.
Phải kết hợp với phân quyền read-only cho các thư mục bò khóa ở mức mạng, để
số liệu không có khả năng thay đổi mức file, như vậy dữ liệu khóa sẽ được an toàn hơn.
Việc khóa và mở khóa có thể chọn học kỳ tùy ý, không theo qui luật thời gian,
tuy nhiên cũng nên khóa lần lượt theo học kỳ và rất hạn chế việc mở khóa trở lại. Khi
đã mở khóa trở lại, nên ghi nhật ký các sửa đổi khi mở khóa và khóa lại càng nhanh
càng tốt.
16.2. Khóa/mở quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ :
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ làm cho số liệu về học phí của học
kỳ đó trở về trước không được phép phát sinh thêm (vì đã tổng kết số liệu học phí).
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ phải khóa lần lượt theo trình tự thời
gian (học kỳ).
Khi khóa, chương trình sẽ tính tất cả các khoản học phí phát sinh đến thời điểm
đó của học kỳ khóa và ghi vào file tổng kết.
Khi cần số liệu học phí trước học kỳ đã khóa, chương trình sẽ lấy số liệu tổng kết
mà không cần tính toán lại. Điều này làm cho việc xử lý sẽ nhanh chóng hơn,
Khi cần mở khóa để thay đổi số liệu trong học kỳ đã khóa, phải tuân thủ: nguyên
tắc “khóa sau mở trước”, nên ghi nhật ký các sửa đổi khi mở khóa và khóa lại càng
nhanh càng tốt.
16.3. Khóa/mở quyền phát sinh thu/chi học phí theo năm tài chính :
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí theo năm tài chính để chọn ra thời điểm lấy
số dư đầu kỳ theo năm tài chính.

Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí năm tài chính phải khóa lần lượt theo trình
tự thời gian (q).
Khi khóa, chương trình sẽ tính tất cả các khoản học phí phát sinh đến thời điểm
q đó và ghi vào file tổng kết.
Khi cần mở khóa để thay đổi số liệu trong q đã khóa, phải tuân thủ: nguyên tắc
“khóa sau mở trước”, nên ghi nhật ký các sửa đổi khi mở khóa và khóa lại càng nhanh
càng tốt.
Lưu ý: Số phải thu theo năm tài chính là một số ước lệ, tính toán ở thời điểm khóa
sổ, không thể có một con số chính xác nào cho ý niệm này (vì việc phải thu phát sinh
và biến động liên tục không theo trình tự thời gian).
17) Phân quyền quản trò phân hệ :
Chức năng này thực hiện khi quản trò viên cần xem/sửa danh sách các quản trò
viên phân hệ.
Một phân hệ có thể có nhiều quản trò viên.
Một user cũng có thể làm quản trò viên nhiều phân hệ.
Hình 13 : Quyền quản lý phân hệ.
18) Chỉnh đònh thông số biểu in :
Chức năng này cho phép đònh dạng font chữ, cỡ chữ, màu sắc, canh trái, canh
giữa, canh phải cho các thông tin cần in, điều chỉnh các giá trò mặc nhiên (default) cho
báo biểu.
III/ Công việc của các quản trò viên phân :
1) Bảo trì dữ liệu :
Mỗi phân hệ đều có 2 chức năng :
• In tổng quát bảo trì phân hệ.
• In chi tiết bảo trì phân hệ.
Hai chức năng này chỉ dành riêng cho quản trò viên phân hệ.
Nên thực hiện một cách đònh kỳ (ít nhất một học kỳ 1 lần) để sửa các lỗi số liệu
mắc phải của hệ thống.
Các lỗi về số liệu có thể sinh ra do những nguyên nhân không tiên đoán được.