BÀI GIẢNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ĐẤT ĐAI MỚI NHẤT 2014

CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
I. Quản lý nhà nước là một dạng của quản lý xã hội
1. Quản lý và các yếu tố của quản lý
a. Quản lý là gì?
Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá
trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để đạt tới mục đích đã đề ra,
đúng ý chí của người quản lý và phù hợp với quy luật khách quan
Không thể đồng nhất quản lý với cai trò, tức tác động một chiều tập trung từ
quyền lực Nhà nước. Quản lý và cai trò không phải là một. Khoa học quản lý
phương Tây phân biệt khái niệm cai trò với khái niệm quản lý. Quản lý có thể
tác động từ cả tổ chức quần chúng, tổ chức phi Chính phủ, và tác động cả từ
dưới lên mang tính hợp tác, điều hòa hoạt động và lợi ích, tức tác động mang
tính dân chủ, quần chúng cũng là chủ thể quản lý chứ không chỉ là khách thể.
Quản lý khác với sở hữu, vì quản lý không ở trạng thái tónh mà luôn ở dạng
động, vì quản lý đòi hỏi phải có năng lực, trình độ và nhất là quản lý luôn đi
kèm theo yếu tố tâm lý làm ăn sinh lợi hoặc phát triển.
Công cụ quản lý là hệ thống thể chế. Nhà nước quản lý thông qua các luật
lệ, thể chế pháp quyền nhưng để cho các văn bản pháp lý được thực hiện đầy
đủ và có hiệu quả cao, ngoài biện pháp hành chính, kinh tế, cán bộ lãnh đạo và
công chức nhà nước cần phải coi trọng các tác động tâm lý như là cách hành xử
đối với các chủ thể có ý thức và nội lực như là một phương tiện để thúc đẩy
người dân làm tròn trách nhiệm và nghóa vụ ở mức độ cao.
b. Các yếu tố của quản lý
Quản lý xã hội chứa đựng nhiều nội dung phong phú và đa dạng, nhưng
nhìn chung có các yếu tố cơ bản sau:
- Yếu tố xã hội
- Yếu tố chính trò
- Yếu tố tổ chức
- Yếu tố quyền uy

- Yếu tố thông tin
Trong 5 yếu tố trên, 2 yếu tố đầu là yếu tố xuất phát, yếu tố mục đích chính
trò của quản lý; 3 yếu tố sau là các yếu tố biện pháp, kỹ thuật và nghệ thuật
của quản lý.
2. Quản lý hành chính Nhà nước
1
a. Hành chính: Là quyền tổ chức, điều hành các hoạt động kinh tế-xã hội, đưa
pháp luật vào đời sống nhằm giữ gìn an ninh trật tự xã hội, phục vụ lợi ích công
dân, sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính để phát triển đất nước một cách có
hiệu quả.
b. Quản lý hành chính nhà nước: là hoạt động thực thi quyền hành pháp, là sự
tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá
trình xã hội và hành vi của công dân do các cơ quan trong hệ thống hành chính
từ TW đến cơ sở tiến hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà nước,
phát triển kinh tế – xã hội, duy trì trật tự an ninh, thỏa mãn nhu cầu hàng ngày
của nhân dân.
c. Mục đích của hoạt động quản lý hành chính Nhà nước
Mục đích chung của hoạt động quản lý Nhà nước của tất cả các cơ quan
nhà nước là thống nhất nhưng mỗi cơ quan nhà nước có mục đích hoạt động
riêng được quy đònh trong pháp luật và so với mục đích chung thì các mục đích
riêng là những bộ phận hợp thành để đạt được mục đích chung.
d. Chức năng của quản lý hành chính nhà nước
Là thể thống nhất những hướng hoạt động cơ bản tất yếu của các cơ quan
hành chính nhà nước nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hóa trong hoạt
động quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu đề ra. Quản lý hành chính
nhà nước có các chức năng sau đây:
1/ Chức năng hoạch đònh:
- Tiến hành dự báo; dự đoán; mô hình hóa
- Xác đònh hệ thống mục tiêu; xác đònh tốc độ phát triển
- Xây dựng chiến lược; quy hoạch phát triển; lập các chương trình, dự án cho

từng ngành, từng vùng, từng lónh vực, kế hoạch 5 năm và hàng năm
- Đề ra những chính sách, giải pháp để thực hiện
2/ Chức năng tổ chức hành chính
- Xây dựng bộ máy
- Chỉ đạo sự vận hành của bộ máy
- Liên kết công việc, liên kết tổ chức và con người
- Đối nội, đối ngoại
3/ Chức năng tổ chức nhân sự, phát triển nguồn nhân lực
- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Tổ chức một hệ thống quản lý nhân sự hành chính để quản lý
4/ Chức năng quyết đònh và tổ chức thực hiện quyết đònh
- Tập hợp đủ thông tin; xử lý thông tin
- Đề ra các phương án; thẩm đònh lựa chọn phương án
2
- Thông qua quyết đònh
- Ban hành quyết đònh quản lý; hướng dẫn và tổ chức thực hiện quyết đònh
5/ Chức năng phối hợp thực hiện thẩm quyền
- Xây dựng cơ chế phối hợp hiệu quả
- Phối hợp dọc để đảm bảo sự hoạt động đồng bộ
- Phối hợp ngang giữa các bộ phận. Trong nhiều trường hợp các cơ quan hành
chính phối hợp để ra các quyết đònh hành chính nhằm thực hiện thẩm quyền
6/ Chức năng tài chính
- Xây dựng ngân sách, khai thác nguồn thu
- Sử dụng tiết kiệm, hiệu quả ngân sách
- Quản lý chặt chẽ trang thiết bò
7/ Chức năng kiểm tra đánh giá
- Phát hiện những sai sót, vướng mắc để có giải pháp giải quyết
- Khen thưởng và xử lý kòp thời
- Báo cáo sơ kết, tổng kết.
II.Nền hành chính nhà nước

1. Quan niệm về nền hành chính nhà nước
Xuất phát từ hệ thống thể chế là khuôn khổ pháp lý để thực hiện quyền
hành pháp trong việc quản lý xã hội, đưa đường lối chính sách vào cuộc sống.
Tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước được thực hiện bởi bộ máy hành chính.
Mọi hoạt động của bộ máy hành chính được thực hiện thông qua đội ngũ cán
bộ công chức hành chính. Như vậy nền hành chính bao gồm các yếu tố sau:
- Hệ thống pháp luật
- Cơ cấu tổ chức và vận hành của bộ máy hành chính các cấp
- Đội ngũ cán bộ, công chức hành chính
2. Những đặc tính chủ yếu của nền hành chính nhà nước ta
- Tính lệ thuộc vào hệ thống chính trò: nền hành chính nhà nước là trung tâm
thực thi quyền lực của hệ thống quyền lực chính trò, hoạt động của nó có ảnh
hưởng lớn đến hiệu lực chính trò.
- Tính pháp quyền: nền hành chính nhà nước ta hoạt động dưới luật theo
những quy tắc quy phạm pháp luật, đòi hỏi mọi cơ quan nhà nước, mọi tổ chức
trong xã hội, mọi công dân phải tuân thủ. Tính pháp quyền đòi hỏi các cơ quan
hành chính, mọi công chức phải nắm vững quyền lực, sử dụng đúng đắn quyền
lực, đảm bảo đúng chức năng và thẩm quyền của mình khi thực thi công vụ.
- Tính liên tục, tương đối ổn đònh và tính thích ứng: Đây là một công việc
hàng ngày, thường xuyên và liên tục vì các mối quan hệ xã hội và hành vi
công dân được pháp luật điều chỉnh diễn ra thường xuyên liên tục. Tính liên
3
tục trong tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ đến công
tác giũ gìn, lưu trũ các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và nhân dân
- Tính chuyên môn hóa và nghề nghiệp cao: Tính chuyên môn hóa và nghề
nghiệp cao là yêu cầu đòi hỏi của một nền hành chính phát triển, khoa học,
văn minh và hiện đại. Công chức là những người thực thi công vụ, trình độ
chuyên môn và nghiệp vụ của họ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công vụ.
- Tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ: nền hành chính nhà nước được cấu tạo gồm
một hệ thống theo thức bậc chặt chẽ và thông suốt từ TW tới các đòa phương

mà trong đó cấp dưới phục tùng cấp trên, nhận chỉ thò mệnh lệnh và chòu sự
kiểm tra thường xuyên của cấp trên theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
- Tính không vụ lợi: hành chính nhà nước có nhiệm vụ phục vụ lợi ích công và
lợi ích công dân. Phải xây dựng một nền hành chính công tâm, trong sạch,
không theo đuổi mục tiêu doanh lợi, không đòi hỏi người được phục vụ phải trả
thù lao.
- Tính nhân đạo: bản chất của nhà nước ta là nhà nước dân chủ, của dân và do
dân vì dân. Tôn trọng quyền lợi hợp pháp của công dân là xuất phát điểm của
hệ thống luật, thể chế, quy tắc, thủ tục hành chính.
III.Các đặc điểm cơ bản của quản lý nhà nước
- Là hoạt động mang tính tổ chức
- Là hoạt động mang tính chủ động sáng tạo
- Là hoạt động được đảm bảo về phương diện tổ chức bộ máy
- Là hoạt động có cơ sở vật chất to lớn
- Quản lý nhà nước mang tính chính trò
- Là hoạt động mang tính liên tục.
IV. Nguyên tắc quản lý nhà nước
1. Khái niệm nguyên tắc quản lý nhà nước:
Nguyên tắc quản lý nhà nước là những tư tưởng chỉ đạo làm nền tảng cho tổ
chức và hoạt động quản lý nhà nước, được thể hiện trong những hình thức nhất
đònh.
2. Hệ thống và nội dung các nguyên tắc quản lý nhà nước
a. Nhóm nguyên tắc chính trò xã hội
- Nguyên tắc Đảng lãnh đạo quản lý nhà nước
- Nguyên tắc nhân dân tham gia quản lý nhà nước
- Nguyên tắc tập trung dân chủ
- Nguyên tắc pháp chế
- Nguyên tắc kế hoạch hóa
b. Nhóm nguyên tắc tổ chức kỹ thuật
4

- Nguyên tắc kết hợp quản lý theo ngành và theo lãnh thổ
- Nguyên tắc quan hệ trực tuyến kết hợp với nguyên tắc chức năng trên cơ sở
trực tuyến
- Nguyên tắc kết hợp chế độ tập thể lãnh đạo với chế độ thủ trưởng
- Nguyên tắc phân đònh chức năng quyền hạn
V. Chủ thể và khách thể của quản lý nhà nước
1. Chủ thể của quản lý nhà nước
Chủ thể của quản lý nhà nước là con người và cơ quan tổ chức của con
người. Hoạt động do chủ thể quản lý thực hiện là hoạt động quản lý.
2. Khách thể của quản lý
Khách thể quản lý bao gồm những con người gắn với hành vi hoạt động của
họ. Hoạt động do khách thể thực hiện là hoạt động bò quản lý.
3. Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể
- Chủ thể quản lý làm nảy sinh sức tác động quản lý, còn khách thể thì sản
sinh các giá trò vật chất và tinh thần có giá trò sử dụng, trực tiếp đáp ứng nhu
cầu của con người
- Chủ thể quản lý tồn tại chính là vì nhu cầu của xã hội, vì khách thể quản lý.
Nếu không quan tâm đến khách thể thì không có gì để quản lý, chủ thể
quản lý tồn tại và hoạt động không có mục đích. Con người vừa là chủ thể
vừa là khách thể của quản lý.
- Quá trình quản lý xã hội thực hiện được là nhờ thực hiện mối quan hệ
quyền lực phục tùng giữa người quản lý và người bò quản lý. Đó là đặc
trưng của mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể. Không thể có quản lý nếu
không có quyền lực dù đại diện cho quyền lực đó là một người hay một tập
thể. Vì có quyền lực nên ý chí của chủ thể quản lý trở thành ý chí thống trò
buộc đối tượng bò quản lý phải phục tùng và chính bản thân hoạt động quản
lý là sự thực hiện quyền lực này.
B. CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
I.Khái niệm
Bộ máy nhà nước là một chỉnh thể thống nhất được tạo thành bởi các cơ

quan nhà nước hay nói cách khác , các cơ quan quản lý nhà nước là những bộ
phận hợp thành của bộ máy quản lý được thành lập để thực hiện chức năng
quản lý nhà nước.
Bộ máy nhà nước bao gồm:
+ Cơ quan đại diện
+ Nguyên thủ quốc gia
5
+ Các cơ quan hành chính nhà nước, các cơ quan xét xử, các cơ quan
kiểm sát
* Cơ quan đại diện (Cơ quan dân cử): có Quốc hội và HĐND các cấp: Đây là
các cơ quan quyền lực nhà nước do nhân dân bầu ra đại diện cho nguyện vọng
của nhân dân, thay mặt nhân dân thực hiện quyền lực nhà nước. Quốc hội có
quyền lập Hiến và lập pháp, giám sát toàn bộ hoạt động của nhà nước; HĐND
là cơ quan quyền lực nhà nước ở đòa phương do nhân dân đòa phương bầu ra,
đại diện cho ý chí, nguyện vọng của nhân dân. HĐND ban hành Nghò quyết tổ
chức, giám sát việc thực hiện nghò quyết
* Chủ tòch nước: là người đứng đầu của nhà nước do Quốc hội bầu ra trong số
đại biểu Quốc hội. Chòu trách nhiệm báo cáo trước Quốc hội; nhiệm kỳ theo
nhiệm kỳ của Quốc hội (không mang tính chất quyền hành pháp cao nhất như
Tổng thống ở một số nước khác)
* Chính Phủ: là cơ quan chấp hành của Quốc Hội, cơ quan hành chính nhà
nước cao nhất do Quốc hội bầu ra trong kỳ họp thứ nhất của mỗi khóa Quốc
Hội. Quốc hội bầu Thủ tướng chính phủ theo đề nghò của Chủ tòch nước. Thủ
tướng chính phủ đề nghò các Bộ trưởng và các thành viên khác của Chính phủ
để Quốc hội phê chuẩn. Cơ cấu tổ chức của Chính Phủ bao gồm: TTg Chính
phủ, các phó Thủ tướng, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
* Bộ: là cơ quan của Chính phủ thực hiện các chức năng quản lý nhà nước đối
với ngành. Giúp Bộ các các vụ, cục, tổng cục…
* UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan
hành chính ở đòa phương. UBND các cấp chòu sự chỉ đạo thống nhất của Chính

phủ
* Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND: các cơ quan này chòu sự chỉ đạo và
quản lý về tổ chức của UBND cùng cấp, đồng thời chòu sự chỉ đạo của cơ quan
chuyên môn cấp trên. Vì vậy thủ trưởng cơ quan chuyên môn chòu trách nhiệm
báo cáo trước UBND và cơ quan chuyên môn cấp trên
+ Cấp tỉnh: các Sở
+ Cấp huyện: các phòng
+ Cấp xã: không hình thành các cơ quan chuyên môn mà chỉ có 4 chức danh
chuyên môn: tư pháp, đòa chính, tài chính – kế toán, văn phòng.
• Tòa án nhân dân: chia 3 cấp
+ Tòa án nhân dân tối cao: cơ quan xét xử cao nhất của nước ta, giám đốc
việc xét xử của TAND đòa phương, đứng đầu là Chánh án TAND tối cao
+ Tòa án nhân Tỉnh, phành phố thuộc TW
+Tòa án nhân dân Quận, huyện.
6
• Viện Kiểm sát nhân dân: chia 3 cấp
+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: kiểm tra, giám sát việc tuân theo pháp
luật của các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp Bộ trở xuống. Ngoài ra còn
giám sát đối với các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vò vũ trang nhân
dân, công dân
+ Viện KSND tỉnh, thành thố thuộc TW
+ Viện KSND Quận, Huyện
II.Đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước
Là một bộ phận cấu thành của bộ máy nhà nước, cơ quan hành chính nhà
nước có những đặc điểm chung của cơ quan nhà nước. Đặc điểm chung ấy là cơ
sở để phân biệt cơ quan nhà nước với tổ chức xã hội. Đồng thời cơ quan hành
chính nhà nước có những đặc thù so với cơ quan khác của nhà nước như: Quốc
hội, chủ tòch nước, Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân
nhân.
a. Đặc điểm chung

- Được thành lập trên cơ sở Hiến pháp và các văn bản đưới luật
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn do nhà nước quy đònh khác
nhau ở mỗi ngành, mỗi cấp, hoạt động trên cơ sở quyền lực nhà nước, nhân
danh nhà nước. Mỗi một cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền do pháp luật quy
đònh
- Có mối quan hệ rất chặt chẽ trong hệ thống dọc theo thứ bậc (trên dưới) để
đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và thống nhất; quan hệ ngang theo chức năng để
đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và chòu trách nhiệm về chức năng được phân
công.
b. Đặc điểm riêng của cơ quan hành chính nhà nước
Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng, nhiệm vụ chấp hành và điều hành
+ Chấp hành: chấp hành pháp luật, mệnh lệnh, chỉ thò của cấp trên, các
chủ trương chính sách
+ Điều hành: thông báo, truyền đạt các biện pháp cho cấp dưới, chỉ đạo
thực hiện các công việc cụ thể thuộc chức năng. Nhiệm vụ của cơ quan. Hoạt
động chấp hành và điều hành là hoạt động mang tính dưới luật được tiến hành
trên cơ sở Hiến pháp và luật v.v. Đó là hình thức chủ yếu đưa các đạo luật,
pháp lệnh của cơ qưan quyền lực nhà nước vào cuộc sống. Về cơ cấu, hệ thống
cơ quan hành chính nhà nước cũng khác với cơ quan nhà nước khác (hoạt động
kiểm sát của Viện kiểm sát và hoạt động xét xử của Tòa án.
Hoạt động của Tòa án, Viện kiểm sát là những hệ thống độc lập nhau
không có quan hệ trực thuộc. Nhưng hoạt động của cơ quan quản lý chòu sự
giám sát của Viện kiểm sát và Tòa án.
7
Cơ quan hành chính nhà nước được tổ chức từ TW đến đòa phương gọi là
hệ thống các cơ quan hành pháp: đứng đầu là Chính phủ, các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, UBND các cấp. Mỗi cơ quan hành chính Nhà nước đều có một thẩm
quyền nhất đònh bao gồm :
+ Thẩm quyền do Hiến pháp, luật quy đònh
+ Thẩm quyền theo Quyết đònh thành lập của cơ quan hành chính nhà

nước cấp trên.
III.Phân loại các cơ quan hành chính nhà nước
a. Phân loại theo căn cứ pháp lý
Có các cơ quan Hiến đònh (do Hiến pháp quy đònh việc thành lập cơ quan
đó) và cơ quan được thành lập trên cơ sở các đạo luật và các văn bản dưới luật.
Loại thứ nhất gồm: Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ (những cơ quan
này do Quốc hội trực tiếp biểu quyết quyết đònh), UBND các cấp (được thành
lập ở các đơn vò hành chính – lãnh thổ)
Loại thứ hai gồm: cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, cục, vụ, viện, sở
phòng, ban
b. Phân loại theo trình tự thành lập
Có cơ quan nhà nước được thành lập do được bầu ra (UBND các cấp), và
được lập ra (Chính phủ, bộ).
Có cơ quan Nhà nước do cơ quan quyền lực nhà nước trực tiếp thành lập
(Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp), do Chính phủ thành
lập (một số tổng cục, viện, học viện, cơ quan thuộc Chính Phủ), do UBND
thành lập (Sở, phòng, ban).
c. Phân loại theo vò trí trong hệ thống bộ máy quản lý
Có cơ quan quản lý nhà nước cao nhất đứng đầu hệ thống hành pháp là
Chính phủ; các cơ quan quản lý nhà nước của Chính phủ ở TW (các Bộ, cơ
quan ngang Bộ, Tổng cục,Viện, học viện…), các cơ quan quản lý nhà nước ở đòa
phương (UBND, sở, phòng, ban).
d. Theo tính chất thẩm quyền
Bao gồm cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền chung và cơ quan nhà
nước có thẩm quyền riêng
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền chung: Chính phủ. UBND các cấp
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền riêng (Bộ, sở, phòng….)
e. Theo hình thức tổ chức và chế độ giải quyết công việc.
Có cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, chế độ thủ trưởng hoặc kết hợp
giữa chế độ tập thể lãnh đạo với chế độ thủ trưởng. Theo Hiến pháp 1992 hệ

thống cơ quan quản lý nhà nước gồm có:
8
+ Cơ quan quản lý nhà nước cao nhất (Chính phủ)
+ Cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc Chính phủ ở TW (các Bộ, các cơ
quan khác của Chính phủ)
+ Cơ quan quản lý nhà nước ở đòa phương (UBND các cấp, sở, phòng,
ban của UBND)
• Tóm lại: Hệ thống tổ chức hành chính ở nước ta bao gồm:
- Chính phủ và các tổ chức hành chính ở TW; Văn phòng Chính phủ, Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Cục, Tổng cục, viện, học viện …
- Chính quyền đòa phương các cấp: UBND các cấp, sở, phòng, ban thuộc
UBND.
9
CHƯƠNG II
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
2.1. Lý luận chung
2.1.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý
- Văn bản
+ Theo nghóa hẹp đó là những công văn, giấy tờ, tài liệu được hình thành trong
hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trò - xã hội, các
đơn vò vũ trang gọi chung là văn bản.
+ Theo nghóa rộng : “ Văn bản là phương tiện để ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất đònh”.
Ai truyền đạt ? ( ai viết ? ) > là tác giả ban hành văn bản (chủ thể)
10
Truyền đạt cho ai ? ( viết cho ai ? ) > Phải có đòa chỉ ( khách thể )
Truyền đạt nội dung gì ? > là đối tượng điều chỉnh của văn bản
Truyền đạt trong hoàn cảnh nào ? > là phạm vi điều chỉnh của văn bản
Truyền đạt với mục đích gì ? > Để thỏa mãn các yêu cầu hoặc mục
đích nhất đònh

- Văn bản quản lý được hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo
nói chung, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết đònh
quản lý hoặc các thông tin cần thiết trong quá trình quản lý của cơ quan
- Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông
tin quản lý mà còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với
đối tượng quản lý nhằm thực hiện các quy đònh, luật lệ của nhà nước và tạo ra
các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.
- Văn bản quản lý hành chính nhà nước: Là những văn bản do các cơ
quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao. Nó phải đảm bảo các quy đònh
của Nhà nước về thẩm quyền ban hành, về hình thức, về thể thức và việc sửa
đổi, đình chỉ, bãi bỏ theo luật đònh.
Một cách khái quát và ngắn gọn có thể đònh nghóa : Văn bản quản lý
hành chính Nhà nước là phương tiện để xác đònh và vận dụng các chuẩn mực
pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước.
2.1.2. Tính chất của văn bản quản lý nhà nước
- Văn bản quản lý nhà nước mang tính ý chí
- Văn bản quản lý nhà nước mang tính nhà nước và đơn lập nghóa là nó được
xây dựng theo quy đònh của cơ quan nhà nước, của chính quyền các cấp và đòi
hỏi đối tượng khác phải chấp hành, hoặc được dùng để kiểm tra hoạt động của
các đối tượng bò quản lý theo quyền hạn của mình.
2.1.3. Các chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước
a. Chức năng thông tin: Là chức năng chính của tất cả mọi loại văn bản, bởi
vì văn bản chứa đựng và truyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng
khác nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin cho mọi đối tượng. Chính ý nghóa của
thông tin tạo nên giá trò thực tế của văn bản trong đời sống xã hội. Dưới dạng
văn bản thông tin thường bao gồm 3 loại với những nét đặc thù của mình:
- Thông tin quá khứ: Là những vấn đề có liên quan đến sự việc về đối
tượng quản lý đã được giải quyết, giá trò của chúng không giống nhau, phải
chọn lọc theo các nguyên tắc tiêu chuẩn nhất đònh để bảo quản lâu dài dưới

hình thức văn bản , thể hiện ở các loại báo cáo
11
- Thông tin hiện tại: Đó là các thông tin có liên quan đến những sự việc
và quá trình quản lý đang xảy ra; Ý nghóa của nó là khi xét theo mục đích hành
động, theo chức năng, theo nhiệm vụ đang thực hiện hàng ngày của cơ quan rất
đa dạng; Nó phản ánh sự hoạt động của các cơ quan, những nhiệm vụ khác
nhau mà mỗi hệ thống cơ quan phải thực hiện .Thể hiện ở các loại công văn
giao dòch trao đổi, thông cáo, thông báo
- Thông tin tương lai: Đó là các thông tin có liên quan đến sự phát triển
trong tương lai của đối tượng quản lý; Nó gắn liền với khoa học dự báo, với
công tác lập kế hoạch, thể hiện ở các đề án, dự án phát triển, các loại chương
trình công tác dài hạn
b. Chức năng pháp lý
Chức năng này thể hiện trên hai phương diện
Thứ nhất: Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp
Thứ hai: Trong nhiều trường hợp bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải
quyết các nhiệm vụ cụ thể.
c. Chức năng quản lý
Là chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt
động của các cơ quan ; ở các khâu của quy trình quản lý đều cần văn bản. Nhờ
có các văn bản mà các nhà quản lý có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên
cứu ban hành các quyết đònh quản lý, truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối
tượng cần thiết các quyết đònh đã ban hành ; Nhờ có văn bản được ban hành
thường xuyên, nên các cơ quan Nhà nước đảm bảo được tính ổn đònh trong hoạt
động của mình ; Văn bản quản lý hành chính Nhà nước phản ánh các mối quan
hệ hình thành trong quá trình chỉ đạo thực tiễn của các cơ quan Nhà nước ; Để
thực hiện chức năng này các cơ quan phải căn cứ vào thẩm quyền, căn cứ vào
luật để hình thành những quy đònh hợp lý và hợp pháp nhằm để điều chỉnh các
quá trình của xã hội có liên quan; Nói cách khác, Nhà nước quản lý xã hội
bằng pháp luật, lấy pháp luật làm công cụ chủ yếu để điều chỉnh mọi hành vi,

phạm vi của khách thể. Và căn cứ vào nội dung của văn bản để các cơ quan, tổ
chức và mọi công dân thực hiện các quy đònh của Nhà nước .
Vì vậy văn bản là phương tiện quan trọng và thiết yếu để các cơ quan quản
lý có thể truyền đạt chính xác các quyết đònh quản lý đến hệ thống bò quản lý.
Văn bản cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của cơ quan cấp
dưới.
d. Chức năng thống kê
12
Thể hiện rõ rệt nhất là các loại văn bản được sử dụng vào mục đích thống
kê các quá trình diễn biến công việc trong cơ quan, giúp cho các nhà quản lý
phân tích các diễn biến trong hoạt động cơ quan
đ. Chức năng văn hóa xã hội
Nói đến văn hóa là nói đến sản phẩm sáng tạo của con người nhằm vươn tới
một trình độ sống cao hơn, văn minh hơn tốt đẹp hơn.
Văn bản cũng là một sản phẩm sáng tạo của con người đượoc hình thành
trong quá trình nhận thức, quá trình lao động để tổ chức xã hội, cải tạo tự
nhiên.
Tóm lại, trong số những chức năng quan trọng của văn bản quản lý hành
chính Nhà nước, chức năng thông tin có một vò trí đặc biệt đối với sự hình
thành văn bản.
Chức năng thông tin phản ánh đặc trưng cơ bản của văn bản, là phương
tiện ghi chép và truyền đạt các thông tin quản lý. Đó là đặc trưng mà con
người đã dựa vào đó để xây dựng nên phương tiện phục vụ cho mục đích hoạt
động của mình.
2.1.4. Vai trò của văn bản trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước
Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan: Thông qua các hệ thống văn bản quản lý của các cơ quan, người ta có thể
thu thập được rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động tiếp theo của quá
trình quản lý. Càng có nhiều thông tin, việc ban hành quyết đònh quản lý càng
đúng đắn và sát với thực tế

Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết đònh quản lý của nhà nước.
Các quyết đònh quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng, chính xác, đúng
đối tượng
Văn bản là cơ sở cho công tác kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan
nhà nước. Kiểm tra là một khâu tất yếu trong quản lý. Không có kiểm tra chặt
chẽ và thiết thực thì mọi Chỉ thò, Nghò quyết, Quyết đònh… của cơ quan quản lý
có thể chỉ là lý thuyết. Kiểm tra để uốn nắn lệch lạc và bổ sung khi cần thiết.
2.1.5. Phân biệt văn bản quản lý và các loại văn bản khác
Một đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng
trong quá trình quản lý. Nó cho phép xác đònh mối quan hệ giữa cơ quan quản
lý với cơ quan bò quản lý, giữa các cơ quan có liên quan trong hệ thống bộ máy
quản lý. Văn bản quản lý có thể thức riêng được quy đònh bởi các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền. Các văn bản khác không có quan hệ pháp lý như vậy
2.2. Các loại hình văn bản quản lý nhà nước
13
Mục đích của việc phân loại là để nắm vững ý nghóa và tầm quan
trọng của từng loại văn bản, có nhiều cách phân loại, mỗi cách phân loại
đều có ưu và nhược điểm của nó.
Nếu phân loại theo tác giả
ª Các văn bản sẽ được phân biệt với nhau theo từng loại cơ quan đã
tạo nên chúng : văn bản của Quốc hội, của Chính phủ, của các Bộ,
của UBND Tỉnh , Huyện, Sở, Phòng. Trường …
ª Cách phân loại này sẽ cho phép thấy được giá trò khác nhau của
văn bản do các loại tác giả khác nhau tạo nên bởi vò trí của chúng
trong hệ thống bộ máy quản lý Nhà nước.
ª Tất nhiên, ở mỗi cấp quản lý khác nhau sẽ đòi hỏi phải có một yêu
cầu khác nhau trong soạn thảo và sử dụng.
Nếu phân loại theo tên gọi
ª Văn bản sẽ bao gồm các loại như : Nghò quyết, chỉ thò, thông tư,
quyết đònh.v.v.

ª Cách phân loại này, trên một chừng mực nhất đònh giúp chúng ta
phân biệt được ý nghóa của văn bản để soạn thảo và tổ chức sử dụng
chúng hợp lý.
ª Trái lại, nếu không phân biệt được với nhau thì khi sử dụng trong
quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn.
Ví dụ : dùng thông báo thay cho quyết đònh sẽ không có hiệu lực hoặc
ngược lại mọi quyết đònh đều viết như thông báo thì văn bản sẽ mất tính
pháp quy.
Phân loại văn bản theo tính chất pháp lý
ª Thường áp dụng trong Luật hành chính.
ª Cách phân loại này nhằm để phân biệt bản chất của hoạt động hành
chính qua văn bản với các loại hành vi khác, thường xảy ra trong các
cơ quan Nhà nước.
ª Nếu phân loại theo cách này thì văn bản quản lí nhà nước được phân
chia thành:
+ Văn bản quy phạm pháp luật

+ Văn bản hành chính thông thường.
2.2.1.Văn bản quy phạm pháp luật
14
a. Khái niệm: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo
thủ tục, trình tự nhất đònh trong đó có các quy tắc xử sự chung được nhà nước
bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
b. Các dấu hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật phải là văn bản do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành với hình thức quy đònh của: “Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật”
- Có chứa đựng các quy tắc xử sự chung tức là có chứa đựng các quy
phạm pháp luật
- Được áp dụng nhiều lần trong đời sống

- Ban hành đúng tên loại, nội dung và trình tự quy đònh.
c. Các tên loại của văn bản quy phạm pháp luật
Theo quy đònh chung của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã
được thông qua tại kỳ họp thứ 10 Quốc hội khóa IX, hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật của nước ta được xác đònh như sau:
i) Văn bản do Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, nghò quyết. Văn bản do y
ban thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghò quyết
ii) Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở TW ban hành để
thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, y ban thường vụ quốc hội
gồm:
- Lệnh, quyết đònh của Chủ tòch nước
15
- Nghò quyết, nghò đònh của Chính phủ; quyết đònh, chỉ thò của Thủ tướng Chính
phủ;
- Quyết đònh, chỉ thò, thông tư của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ
trưởng cơ quan thuộc Chính phủ;
- Nghò quyết của Hội đồng thẩm phán của Tòa án nhân dân tối cao, quyết đònh,
chỉ thò, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Nghò quyết, thông tư liên tòch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền với
các tổ chức chính trò – xã hội
iii) Văn bản do Hội đồng nhân dân, y ban nhân dân ban hành để thi hành văn
bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên; văn bản của UBND ban hành để thi hành nghò quyết của Hội đồng nhân
dân cùng cấp. Những loại này bao gồm:
- Nghò quyết của Hội đồng nhân dân;
- Quyết đònh, chỉ thò của UBND
• Lưu ý: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để thực hiện ổn đònh,
lâu dài, dù trong một giai đoạn lòch sử nhất đònh. Về mặt chủ quan, người
soạn thảo và ban hành không thể ấn đònh trước được thời gian văn bản bò
mất hiệu lực mà chỉ xác đònh thời gian bắt đầu có hiệu lực của văn bản.

1. Hiến pháp
Là Luật cơ bản (gốc) cuả Nhà nước quy đònh những điều cơ bản về
chính trò, kinh tế, văn hóa, xã hội, đối nội, đối ngoại; quyền lợi và nghóa vụ cơ
bản của công dân; các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy
Nhà nước từ Trung ương đến đòa phương; quy đònh về quốc kỳ, quốc huy, quốc
ca, thủ đô và thể thức sửa đổi hiến pháp . Hiến pháp là nền tảng luật pháp
của Nhà nước, là văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất.
2. Luật
Là văn bản quan trọng có hiệu lực pháp lý cao sau Hiến pháp, do Quốc
hội ban hành để cụ thể hóa nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp, cụ
thể hoá một số vấn đề được Hiến pháp giao. Luật bao giờ cũng phải phù hợp
với hiến pháp.
3. Pháp lệnh
Là hình thức văn bản dưới luật, do y ban thừơng vụ Quốc hội ban hành căn
cứ vào Hiến pháp, các Luật, nghò quyết của Quốc hội và các nhiệm vụ quyền
hạn Quốc hội giao. Pháp lệnh là văn bản có giá trò pháp lý cao sau Luật (sau
một thời gian thực hiện, trình Quốc hội thông qua để nâng lên thành luật)
4. Lệnh (của Chủ tòch nước)
16
Là hình thức văn bản để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh; thực
hiện nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tòch nước đã được Hiến pháp quy đònh
(Điều 103, hiến pháp 1992).
5. Nghò quyết
Là hình thức văn bản ghi lại những kết luận của một hội nghò về chủ
trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được
thảo luận tập thể và nhất trí thông qua ở hội nghò.
6. Nghò đònh
• Là hình thức văn bản chủ đạo quan trọng nhất của Chính phủ đề ban
hành các quy đònh chi tiết thi hành luật, Pháp lệnh, Nghò quyết của
Quốc hội, của UBTHQH; Lệnh, Quyết đònh của Chủ tòch nước; các qui

đònh về quyền hạn, nhiêm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà
nước ở Trung ương và đòa phương thuộc thẩm quyền của Chính phủ;
các qui đònh về phân vạch đòa giới, nhập hoặc chia tách các đơn vò
hành chính dưới cấp tỉnh; quy đònh các chế độ, thể lệ quản lý hành
chính Nhà nước.
7. Quyết đònh
Là hình thức văn bản do Chủ tòch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng của cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính
phủ, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành trên cơ sở phạm vi quyền hạn đã
được Luật pháp qui đònh. Phần lớn các quyết đònh của các cơ quan nói trên
ban hành qui đònh những chính sách, chế độ, biện pháp thực hiện áp dụng
trong phạm vi cả nước, trong phạm vi một ngành, một lónh vực hoặc một đòa
phương.
Văn bản quyết đònh phân làm 2 loại:
+ Quyết đònh quy phạm pháp luật
+ Quyết đònh cá biệt
+ Đối với những vấn đề quan trọng có chứa đựng các qui phạm pháp luật (qui
tắc xử sự chung) ban hành thể lệ, biện pháp nhằm thực hiện chủ trương,
chính sách của Đảng, các văn bản quản lý Nhà nước khác của cấp trên, của
HĐND cùng cấp có phạm vi điều chỉnh lớn, thời gian lâu dài thì ban hành
Quyết đònh QPPL.
+ Đối với những vấn đề giải quyết vụ việc cụ thể như: bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu, nâng lương…thì ban hành văn bản Quyết đònh
cá biệt.
8. Chỉ thò
Là hình thức văn bản QPPL của Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các
17
cấp ban hành để truyền đạt, hường dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các cấp
dưới nhằm thực hiện các văn bản Nghò quyết, Quyết đònh của cấp trên hoặc

của cơ quan đã ban hành. Chỉ thò không đề ra chính sách mới hoặc qui đònh
mới
9. Thông tư
Là hình thức VBQPPL do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ ban hành để giải thích, hướng dẫn chi tiết thực hiện những qui
đònh, nghò quyết của chính phủ; chỉ thò, Quyết đònh của Thủ tướng Chính phủ
hoặc hướng dẫn thực hiện những qui đònh về quản lý thuộc ngành, lónh vực do
Bộ, cơ quan ngang Bộ phụ trách.
10. VĂN BẢN LIÊN TỊCH
Trong trường hợp các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
cùng phối hợp với nhau hoặc phối hợp với cơ quan Tòa án nhân dân tối cao,
Viện kiểm sát nhân dân tối cao, hoặc phối hợp với cơ quan Trung ương của
các tổ chức chính trò-xã hội có chức năng tham gia quản lý Nhà nước để qui
đònh chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện các qui đònh của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ thì gọi là Văn bản liên tòch hay Thông tư liên tòch.(trước đây
gọi là thông tư liên bộ).
d. Thẩm quyền sửa đổi, bãi bỏ VBQPPL:
Tuân theo nguyên tắc:
+ Cơ quan đã ra văn bản nào thì có quyền sửa đổi, bãi bỏ văn bản đó.
+ Cấp trên của cơ quan đã ban hành văn bản có quyền sửa đổi, bãi bỏ,
tạm đình chỉ thi hành văn bản đó.
+ Nghiên cứu thêm ở Hiến pháp năm 1992 -Điều 114 để nắm những qui
đònh cụ thể .
2.2.2.Văn bản hành chính thông thường
a. Khái niệm: là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để giải quyết
những công việc thuộc chức năng, quyền hạn của mình. Nó không chứa đựng
quy phạm pháp luật nhưng mang tính quyền lực nhà nước và tính pháp lý.
b. Các hình thức văn bản thông thường
i) Công văn hành chính
ii) Thông cáo

iii) Thông báo
iv) Biên bản
v) Điện báo (bao gồm điện mật và công điện)
vi) Giấy đi đường
vii) Giấy giới thiệu
viii) Phiếu gửi (phiếu chuyển)
18
v.v…
2.3. Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước
Pháp luật chỉ quy đònh thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật mà không quy đònh thẩm quyền ban hành văn bản thông thường.
Theo quy đònh của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền
ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy đònh như sau:
a) Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghò quyết.
b) y ban thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghò quyết.
c) Chủ tòch nước ban hành: quyết đònh, lệnh
d) Chính phủ ban hành: Nghò đònh, nghò quyết
e) Thủ tướng Chính phủ ban hành: Chỉ thò, quyết đònh
f) Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ban
hành: Quyết đònh, chỉ thò, thông tư.
g) Hội đồng thẩm phán của tòa án nhân dân tối cao ban hành: nghò quyết
h) Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: quyết đònh, chỉ thò,
thông tư.
i) Hội đồng nhân dân ban hành: Nghò quyết
j) UBND ban hành: quyết đònh, chỉ thò.
Đối với xã, phường là hệ thống cuối cùng của hệ thống chính quyền, nên
trong thực tế thường dùng văn bản quyết đònh, còn hình thức chỉ thò hầu như
không dùng đến.
Các cơ quan chuyên môn ở đòa phương vừa chòu sự lãnh đạo của UBND đòa
phương vừa chòu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên. Vì

vậy những vấn đề cần quy đònh thành chế độ, thể lệ đều do UBND đòa phương
ban hành.
2.4.Thành phần và kết cấu của văn bản quản lý nhà nước (thể thức của văn
bản) (Tham khảo Thơng tư 01 ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính)
Thành phần và kết cấu của một văn bản hay còn gọi là thể thức của một
văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản nhằm đảm bảo cho văn bản
có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của
các cơ quan.
Mỗi văn bản phải có đủ một số thành phần và kết cấu thích hợp để bảo
đảm sự chính xác, giá trò pháp lý và trách nhiệm của cơ quan làm ra văn bản
đó
Theo quy đònh có từ 9 đến 10 yếu tố tạo thành văn bản. Trong đó có
những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không được xem là hợp thức và
19
do đó việc sử dụng văn bản sẽ không còn hiệu quả. Tất cả những yếu tố đó
đều có khả năng làm tăng lên hay hạ thấp giá trò của văn bản trong thực tế.
2.4.1. Quốc hiệu (tiêu ngữ)
Là một câu biểu thò tên nước và chế độ chính trò của nhà nước nói
chung. Quốc hiệu được dùng để xác nhận tính pháp lý của văn bản do các cơ
quan quản lý ban hành.
Quốc hiệu được đặt ở giữa của trang đầu văn bản. Dòng chữ trên viết in hoa,
dòng chữ dưới in thường, giữa các cụm từ có dấu gạch nối (-), phía dưới có dấu
gạch ngang dài liền nét
Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
2.4.2. Đòa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
- Đòa danh: là nơi ở và trụ sở làm việc của cơ quan làm ra văn bản. Đòa danh
cần ghi cụ thể nơi cơ quan đóng và phù hợp với phạm vi hoạt động của cơ
quan. Việc xác đònh rõ đòa danh sẽ giúp cho sự liên hệ giữa các cơ quan được

thuận lợi trong quá trình xử lý nội dung văn bản. Đòa danh được ghi ngay phía
dưới Quốc hiệu.
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn
vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải
ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Cơng Thương, của Cơng ty Điện lực 1 thuộc Tập đồn Điện lực Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại
thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng n): Hưng n,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam (có trụ
sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ
Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban,
ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
20
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố
Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của
các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm

Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên
thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng,
ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng,
ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ
chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim
Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội):
Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phòng.
- Ngày tháng năm: là thời điểm vào sổ đăng ký ở văn thư ban hành văn bản
(thông thường ngày tháng nên chọn ngày tháng vào sổ công văn cùng với khi
lấy sổ đăng ký công văn đi). Ngày tháng ban hành văn bản bảo đảm tính hợp
pháp của công văn, thuận tiện cho việc giải quyết công việc, sắp xếp, lập hồ
sơ, tra tìm nghiên cứu dễ dàng. Đối với những văn bản có yêu cầu tính chính
xác cao thì số chỉ ngày dưới 10 và số chỉ tháng dưới 3 phải viết số 0 đằng trước.
2.4.3. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Được ghi ở góc trái tờ đầu văn bản để biết cơ quan nào làm ra văn bản;

vò trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và mối quan hệ
giữa cơ quan gửi với cơ quan nhận.
Nếu cơ quan ban hành văn bản là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng
đầu một cấp hành chính nhà nươc thì tên cơ quan được ghi độc lập. Nếu cơ
quan ban hành văn bản trực thuộc một hệ thống chủ quản thì ghi tên cơ quan
21
chủ quản lên trên. Cách ghi như vậy cho phép xác đònh quan hệ giữa các cơ
quan trong hệ thống chủ quản và trực thuộc của cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HCM
2.4.4. Số và ký hiệu văn bản
- Số văn bản: là số thứ tự của văn bản. Số văn bản được đánh cho từng năm,
chúng được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm đó. Đánh
số tổng hợp chung hay riêng cho từng loại văn bản là căn cứ vào số lượng văn
bản của cơ quan nhiều hay ít. Nếu số lượng văn bản hàng năm của cơ quan
dưới 1000 thì có thể đánh số chung cho tất cả các các loại văn bản, nếu số
lượng văn bản hàng năm lớn thì phải phân loại và đánh số riêng cho từng loại.
- Ký hiệu văn bản: được tạo thành bởi chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên
của cơ quan ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản viết liền theo số văn bản, tên
loại văn bản viết trước, tên cơ quan làm ra văn bản viết sau. Giữa chữ viết tắt
của tên loại văn bản và tên cơ quan làm ra văn bản có dấu gạch ngang (-). Ví
dụ: QĐ-UB, CT-TTg ….Đối với văn bản quy phạm pháp luật phải có yếu tố
năm, ví dụ: số 02/2006/CT-UB.
- Số và ký hiệu văn bản ghi phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Nó có tác
dụng quan trọng để đăng ký, tìm kiếm văn bản dễ dàng. Bởi vậy việc lập ký
hiệu phải thống nhất, không những trong mỗi cơ quan mà còn cần cho toàn bộ
hệ thống chủ quản. Nếu tùy tiện thay đổi hệ thống ký hiệu sẽ gây nhiều khó
khăn cho việc đăng ký và tra tìm văn bản.
2.4.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung
- Tên loại văn bản: là tên gọi chính thức của văn bản như: Nghò đònh, Nghò

quyết, Quyết đònh, Chỉ thò, Thông tư…. Tên loại văn bản nói lên tầm quan trọng
của văn bản, tính chất công việc mà văn bản đề cập đến, tạo thuận lợi cho việc
đăng ký, sắp xếp hồ sơ và tổ chức thực hiện. Tên loại văn bản là yếu tố rất
quan trọng, ngoại trừ “công văn” là thuật ngữ chung dùng để chỉ các văn bản
giao dòch chung chung, không phải ghi tên gọi, còn các văn bản khác đều phải
ghi rõ tên loại văn bản ở dưới đòa danh và ngày tháng năm. Trong nhiều trường
hợp, tên gọi văn bản thường được ghi rõ tác giả của văn bản
Thí dụ: “CHỈ THỊ CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ”
“ QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ TỊCH UBND TỈNH”
- Trích yếu nội dung văn bản: là câu văn ngắn gọn tóm tắt chính xác nội dung
chủ yếu của văn bản giúp cho nơi nhận thuận tiện vào sổ sắp xếp và tra tìm.
Trích yếu được ghi phía dưới tên loại văn bản
22
- Đối với công văn hành hành chính nói chung, không ghi tên loại văn bản mà
chỉ ghi trích yếu nội dung của công văn, đặt phía đưới số và ký hiệu.
2.4.6. Nội dung văn bản
Là thành phần quan trọng nhất của văn bản nói được thông tin, phản ánh
trong văn bản. Người soạn thảo sẽ phải lựa chọn kết cấu, văn phong thích hợp
cho từng loại văn bản. Văn bản phải viết gọn, đủ ý, không thừa, không thiếu,
không trùng lặp; cân nhắc từng ý, từng câu, dấu chấm câu; chọn từ ngữ hiểu
theo một nghóa để người nhận dễ hiểu, nắm được nội dung công việc để tổ
chức thực hiện, để giải quyết, trả lời.
2.4.7. Đòa chỉ nơi nhận:
Là tên cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm thi hành công việc
nói trong văn bản. Nơi nhận là một thành phần không thể thiếu trong văn bản
bởi vì một văn bản sản sinh ra đều có mục đích, có đối tượng thi hành. Nếu
không có nơi giải quyết, thi hành thì văn bản đó coi như không có mục đích
Đòa chỉ nơi nhận ghi ở góc trái trang cuối văn bản. Cần ghi đầy đủ, cụ
thể đơn vò, tổ chức, cá nhân nhận để làm gì (để thi hành, để báo cáo, để biết,
để tham khảo, để lưu)

+ Gửi lên cấp trên “để báo cáo”
+Gủi nơi trực tiếp thực hiện “để thi hành”
+Nơi có liên quan tới việc thi hành văn bản “để phối hợp”
+Lưu văn thư
Đối với văn bản không có tên gọi cụ thể: nơi nhận nằm bên trên., dưới đòa
danh, ngày tháng năm.
2.4.8. Chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chòu trách nhiệm về
nội dung công việc nói trong văn bản đó. Người ký phải ghi rõ họ, tên, chức vụ
và phải chòu trách nhiệm về văn bản mình ký.
Người ký phải đúng thẩm quyền được giao: là thủ trưởng cơ quan hoặc
phó thủ trưởng cơ quan được thủ trưởng ủy nhiệm, phân công ký một số văn
bản nhất đònh hoặc người dưới thủ trưởng một cấp được thủ trưởng ủy nhiệm ký
Không ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc bằng thứ mực dễ phai nhạt.
+ Nếu văn bản do một tập thể thông qua (theo chế độ tập thể) thì trước
chức vụ người ký phải ghi là thay mặt (viết tắt là T/M)
Ví dụ: T/M y ban nhân dân
Chủ tòch
Trần Văn A
23
+ Người có quyền đương nhiên có thể ủy quyền cho người khác ký văn
bản. Cấp phó được ký văn bản về những việc đã được cấp trưởng phân công.
Khi đó ghi là ký thay (viết tắt KT)
Ví dụ: TM y ban nhân dân
KT Chủ tòch
Phó Chủ tòch
Trần B
+ Về những công việc ít quan trọng thì cấp trưởng có thể giao cho cấp
dưới trực tiếp của mình giải quyết. Sự ủy quyền này là trực tiếp giữa thủ trưởng
cấp trên với thủ trưởng với thủ trưởng cấp dưới trực thuộc mình mà không qua

khâu trung gian. Trong trường hợp này người được ủy quyền ký văn bản với
chũ ký “Thừa lệnh (viết tắt TL).
Ví dụ: TL Giám đốc sở
Chánh văn phòng
Bùi D
* Lưu ý: Trong mọi trường hợp người được ủy quyền đều không được ủy quyền
lại. Ví dụ: cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó thì cấp phó phải trực tiếp thực
hiện mà không được ủy quyền một lần nữa cho cấp dưới; y ban nhân dân ủy
quyền cho chủ tòch thì chủ tòch không được ủy quyền lại cho giám đốc sở.
Đồng thời cũng không được ủy quyền xuống quá một cấp, như chủ tòch tỉnh
không thể ủy quyền cho chánh văn phòng sở mà chỉ ủy quyền cho cấp dưới
trực tiếp của mình là giám đốc sở.
+ Trong trường hợp người đứng đầu cơ quan được cử tạm thời giữ chức
vụ mà có chưa có quyết đònh bổ nhiệm chính thức thì khi ký ghi là “Quyền”
(viết tắt Q) trước chức vụ.
Ví dụ: Q. Giám đốc sở
Nguyễn M
+ Nếu thủ trưởng cơ quan vắng mặt một thời gian thì có thể ủy quyền
cho một cấp phó toàn quyền thay mặt mình. Khi đó người phó được ủy quyền
hoạt động như cấp trưởng. Trường hợp này người ủy quyền phải ra văn bản, nói
rõ ủy quyền cho ai, trong thời gian nào và thông báo cho các đối tượng hữu
quan biết. Người được ủy quyền ký văn bản với chữ ký “Thừa ủy quyền” (viết
tắt TUQ) cấp trưởng
Ví dụ: TUQ. Giám đốc sở
Trần C
2.4.9. Dấu của cơ quan
24
Văn bản ban hành , sau khi ký phải đưôc đóng dấu của cơ quan để đảm
bảo tính pháp lý và tính chính xác của văn bản.
Dấu được đóng phủ trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 về phía bên trái chữ ký,

chỉ được đóng dấu vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và
hợp lệ. Không được đóng dấu khống.
2.4.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật
Chúng được đóng ở ở góc trái, phía trên của văn bản, ở dưới chỗ ghi tên
cơ quan, số và ký hiệu của văn bản.
Dấu hiệu về mức độ bí mật gồm có: “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”
Dấu hiệu ghi mức độ khẩn gồm có: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”
• Lưu ý:
1/ Văn bản khi đưa vào lưu trữ phải là những bản chính hoặc bản sao có giá trò
như bản chính
Bản chính là văn bản hoàn chỉnh, đúng thể thức và đầy đủ hiệu lực pháp
lý, là chứng cứ lòch sử tin cậy, là cơ sở để làm ra các bản sao
Bản sao là bản sao lại nguyên văn bản chính. Các cơ quan nhà nước
thường dùng hình thức sao y, sao lục:
+ Sao y là bản sao lại nguyên văn bản chính do cơ quan làm ra văn bản
thực hiện
+ Sao lục là bản sao lại nguyên văn bản chính do cơ quan nhận văn bản
thực hiện.
2/ Khi sao văn bản, phải đảm bảo sự chính xác so với bản gốc
3/ Khi sao văn bản có thể đánh máy lại, có thể chụp photo – copy. Để đảm bảo
tính pháp lý của bản sao, phải có chữ ký và dấu của cơ quan sao văn bản.
Người ký bản sao phải chòu trách nhiệm về bản sao của mình. Khi ký cũng phải
ghi rõ chức vụ, họ tên. Cách trình bày bản sao như sau:
Cơ quan làm ra văn bản Tiêu ngữ (Quốc hiệu)
Số và ký hiệu văn bản Đòa danh, ngày… tháng….năm


T/M y ban nhân dân
25