báo cáo bài tập lớn môn phân tích thiết kế hệ thống - quản lý băng đĩa

Qun lý Bng a
Lời mở đầu
Ngày nay các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển
nh vũ bão trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm
nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội Từ việc xây dựng các ch ơng trình
khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thờng nhật, máy tính
giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lu trữ thông tin một cách tốt nhất.
Nhng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng máy tính, hay các chơng
trình quản lý hầu hết của nớc ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối
với những ngời sử dụng máy tính không biết hoặc biết ít tiếng anh.Vì vậy
các phần mềm sử dụng tiếng việt sẽ giúp ngời sử dụng có hiệu quả hơn
trong công việc.
Thực tế đã cho thấy nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đã áp dụng
có hiệu quả các sản phẩm phần mềm tin học. Tại các trung tâm phát hành
băng đĩa lớn, cũng nh các cửa hàng kinh doanh băng đĩa tại nhiều nơi đã
và đang ứng dụng chơng trình quản lý vào công tác kinh doanh, nhằm mục
đích giúp cho ngời kinh doanh giảm đi phần nào công việc phải thực hiện
thủ công nh trớc đây. Do vậy trong đợt thực tập chuyên ngành, em chọn đề
tài: "Quản lý đĩa CD_ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa" để củng
cố kiến thức đã học trong trờng, nâng cao kỹ năng làm bài cũng nh tiếp
cận trực tiếp với thực tế phục vụ công tác sau này.
Tuy nhiên do quá trình học tập có nhiều khó khăn, tài liệu học tập còn
thiếu thốn và nhận thức còn nhiều hạn chế, cho nên trong quá trình thực
hiện các thao tác không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đợc sự
chỉ bảo góp ý, bổ sung của thầy, cô giáo đã hớng dẫn chỉ bảo để em hoàn
thành phần thực tập chuyên ngành này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên thực hiện
Nguyn ng Phũng
Chơng I: Khảo sát hệ thống
I. khảo sát và đánh giá hiện trạng.

Mặt hàng đĩa CD-ROM phần mềm cũng nh các chơng trình tiện ích
khác là một trong những sản phẩm đặc biệt xuất hiện trong các mặt hàng
1
Qun lý Bng a
kinh doanh tại nhiều nơi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi tầng lớp
trong mọi lĩnh vực nó bao gồm các loại đĩa nh: đĩa chơng trình (program),
đĩa phần mềm (software), đĩa hệ thống (system), đĩa trò chơi (games), đĩa
phim (film)
Vì vậy bài toán quản lý băng đĩa tại một đơn vị kinh doanh là một bài
toán xử lý kết hợp giữa quản lý danh mục (kiểu th viện) với quản lý xuất
nhập (kiểu kinh doanh hàng hoá). Do đây chỉ là cùng một đơn vị kinh
doanh nhỏ, mặt khác, mặt hàng kinh doanh chỉ duy nhất một loại là băng
đĩa, nên bài toán đợc xác định gọn trong việc quản lý danh mục đĩa và hệ
thống bán - nhập - tồn, còn về phía đơn vị cung cấp, khách hàng cũng nh
hạch toán kinh doanh mà ta không đề cập đến trong chơng trình này.
Bài toán chỉ tập trung vào khai thác các khía cạnh nh:
- Nhập đĩa vào cửa hàng
- Bán đĩa cho khách hàng
- Thống kê lợng các đĩa có trong cửa hàng
- Thống kê danh mục các đĩa
- Thống kê nội dung các thành phần đợc tích hợp trong từng đĩa
Yêu cầu của chơng trình thiết kế:
- Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt và hỗ trợ tối đa ng-
ời dùng trong việc thao tác trên phần mềm khi sử dụng.
- Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với các phần mềm khác nh Word,
Excel, cũng nh dễ thích ứng với các thay đổi phần cứng của máy tính.
- Phần mềm phải đạt đợc mức độ bảo mật tối thiểu là ngăn ngừa
những ngời không có chức năng không sử dụng đợc phần mềm.
Yêu cầu về dữ liệu:
- Dữ liệu phải đợc thiết kế chính xác, vừa đủ, không gây d thừa cho

việc quản lý băng đĩa cũng nh không thể thiếu dữ liệu cho việc quản lý.
- Xử lý nhập và xuất với kho dữ liệu.
II. Khảo sát hệ thống quản lý băng - đĩa CD-ROM.
1. Mô hình hoạt động nghiệp vụ quản lý kinh doanh băng đĩa
Cơ sở bán băng đĩa cần phải thực hiện phân nhóm các băng đĩa thành
các nhóm đĩa riêng, cập nhật danh sách chơng trình của từng nhóm đĩa
vào máy tính, phân vùng và trng bày tại các nơi dễ tìm kiếm để lúc nào
cũng có thể tra cứu và có thể in cho khách hàng.
Ngời kinh doanh cần phải thờng xuyên thiết kế và trng bày các bảng
mục lục nh danh sách các đĩa, nội dung các đĩa bao gồm những gì, trợ
2
Qun lý Bng a
giúp cho các khách hàng đến tra cứu và tìm kiếm đĩa chơng trình cần
dùng.
Ngời kinh doanh thực hiện các công việc bán hàng, ghi chép sổ sách
nhật ký bán hàng. Hỗ trợ khách hàng trong việc tra cứu thông tin về đĩa.
Trên cơ sở số liệu của sổ sách và thực tế đề ra danh sách các đĩa ch-
ơng trình cần phải bổ sung và nhập vào.
Kiểm tra định kỳ danh sách các đĩa về số lợng, số bán đợc, số tồn
đọng.
2. Nhận xét về quản lý kinh doanh băng đĩa.
- Việc sắp xếp, phân loại băng đĩa diễn ra khá phức tạp, nhiều loại,
danh mục dễ gây ra nhầm lẫn cho ngời kinh doanh.
- Việc trợ giúp tra cứu của chủ kinh doanh cho khách hàng vễ đĩa khó
khăn vì hệ thống bảng danh mục cồng kềnh. Hoặc xử lý khó khăn nếu
nhiều ngời cùng dùng chung.
- Tính toán và xử lý nhập, bán hàng bằng tay sẽ chậm hơn, mất thời
gian nhiều hơn so với khi thao tác trên phần mềm quản lý.
Chơng II
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý băng đĩa

I. Xác định các yêu cầu và xây dựng dữ liệu cho
hệ thống quản ký kinh doanh băng đĩa cd-rom.
1. Các yêu cầu của hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa CD-
ROM
Hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa phải cung cấp những thông
tin liên quan:
3
Qun lý Bng a
- Đối với khách hàng: Cung cấp cho họ danh mục các loại băng đĩa,
nội dung của từng loại băng đĩa, các chơng trình, các phần mềm có trong
từng đĩa.
- Đối với nhân viên kinh doanh: Nhập đĩa, phân loại, bán đĩa và ghi
chép nhật ký bán hàng, tra cứu đợc thông tin liên quan đến đĩa, ví dụ xem
một chơng trình nằm trên những đĩa nào Lập các danh sách thống kê về
đĩa.
2. Phát hiện các thực thể
* Thông tin mô tả về băng đĩa:
- Số hiệu đĩa
- Tên đĩa
- Số lợng hiện có của đĩa này
- Thể loại của đĩa
- Nội dung của từng loại đĩa
* Cập nhật các thông tin kinh doanh hàng ngày: Bán, mua, tồn đọng:
- Số hiệu đĩa
- Ngày bán, ngày nhập
- Số lợng
- Đơn giá.
II. Phân tích và thiết kế hệ thống
Đầu tiên ta đề cập một số mô hình và phơng tiện đợc sử dụng để diễn
tả các chức năng. Sau đó ta sẽ đề cập đến cách tiến hành phân tích hệ

thống về chức năng, tức là sẽ nói rõ làm thế nào để có thể đi sâu vào bản
chất và đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt chức năng.
Các chức năng chung của bất kỳ một hệ CSDL đều là:
+ Chức năng thao tác với dữ liệu: Nhập dữ liệu, sửa dữ liệu, thêm dữ
liệu, xoá dữ liệu.
+ Chức năng tính toán dữ liệu: Tính các trơng theo công thức mà
cập nhật thờng xuyên, các giá trị mang tính thống kê
+ Chức năng thống kê dữ liệu: Lọc dữ liệu theo các nhóm khác
nhau, lọc dữ liệu theo các tiêu chuẩn, điều kiện khác nhau.
+ Chức năng sắp xếp và tìm kiếm thông tin: Sắp xếp theo các khoá
khác nhau, tìm kiếm đơn lẻ và tìm kiếm theo nhóm, tìm kiếm theo điều
kiện.
4
Qun lý Bng a
+ Chức năng kết xuất thông tin: Tạo các bảng tổng hợp, tạo các báo
cáo khác nhau theo từng nhóm thông tin và theo các điều kiện khác nhau.
Các chức năng của CSDL nói chung phụ thuộc vào ý đồ của từng nhà
quản lý cụ thể ở các mức khác nhau.
1. Sơ lợc chung về các bảng (Table).
LOAI (Theloai

, Tenloai, Mota)
DIA (Sohieu

, Tendia, Theloa, Tongso)
NOIDUNG (Sohieu, Tenmuc)
NHAPDIA (Sttnhap, sohieu, soluong, dongia)
BANDIA (Sttban, sohieu, soluong, dongia)
CTNHAP (Sttnhap, ngay, khach)
CTBan (Sttban, ngay, khach)

2. Thiết kế và xây dựng các bảng .
Để xây dựng đợc một hệ thống quản lý thì ta cần hiểu đợc các chức
năng chính của hệ thống. Có những chức năng chính của các hệ thống
quản lý nhng cũng có nhiều các chức năng riêng của từng hệ quản lý cụ
thể. Khi nói đến chức năng quản lý ta nên phân biệt hai khía cạnh: Các
chức năng quản lý thông thờng của một doanh nghiệp kinh doanh và chức
năng của một hệ CSDL đợc xây dựng trong một môi trờng quản trị dữ liệu.
Căn cứ vào bài toán quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM, và phát hiện
các thực thể ở trên ta thấy hệ thống quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM có
thể bao gồm các thực thể sau đây:
a) Bảng DIA: Bảng dữ liệu Đĩa dùng để chứa các thông tin mô tả
về đĩa hiện có trong quản lý:
Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú
Sohieu Text Số hiệu đĩa (ví dụ S101, M102, )
Tendia Text Tên đĩa (Hệ điều hành Windows XP)
Theloai Text Tổng số đĩa hiện có trong cửa hàng
Tongso Number Thể loại đĩa nh: System, software,
games,
b) Bảng LOAI
Chứa dữ liệu về các loại đĩa, phân nhóm đĩa thành các nhóm khác
nhau:
Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú
Theloai Text Thể loại (system, software, music, )
Tenloai Text Tên thể loại: Hệ thống, phần mềm, âm
nhạc, phim
Mota Text Mô tả thêm về loại đĩa này
5
Qun lý Bng a
c) Bảng noidung
Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú

Sohieu Text Số hiệu đĩa
Tenmuc Text Tên mục trong đĩa
Mô tả những nội dung chứa trong 1 loại đĩa nào đó. Ví dụ một đĩa hệ
thống cho máy tính, có thể bao gồm: Phần mềm khởi động máy, các chơng
trình tiện ích nh: Format, Sys, PqMagic, Bkav.exe,
d) Bảng nhapdia
Chứa các thông tin mô tả về quá trình nhập đĩa gốc về cửa hàng: Thể
loại, số lợng, đơn giá, thành tiền
Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú
Sttnhap Number Số thứ tự nhập
sohieu Text Số hiệu đĩa
soluong Number Số lợng
dongia Number Đơn giá
e) Bảng bandia
Chứa các thông tin mô tả về quá trình bán đĩa hàng ngày của cửa hàng:
loại, số lợng, đơn giá
Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú
Sttban Number Số thứ tự bán
Sohieu Text Số hiệu đĩa
soluong Number Số lợng
dongia Number Đơn giá

f) Bảng bodia.
Chứa các thông tin cập nhật về bộ đĩa
Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú
Sohieu Text Số hiệu bộ đĩa
Tenbo Text Tên bộ đĩa
3. Các chức năng của hệ thống quản lý băng đĩa CD-ROM
Chức năng đợc sử dụng ở đây là các chức năng xử lý thông tin, vì hệ
thống mà ta đề cập đến ở đây là hệ thống xử lý thông tin hoặc hệ thống

điều khiển quá trình.
Việc diễn tả chức năng tuỳ theo hoàn cảnh và yêu cầu mà ta có thể
thực hiện ở những mức độ khác nhau.
6
Qun lý Bng a
Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống có sẵn ta phải ghi nhận
nguyên si những gì đang diễn ra trong thực tế.
Từ những phân tích khảo sát hệ thống ở chơng I, chúng ta có thể phát
hiện và sắp xếp các công việc của hệ thống quản lý đĩa CD-ROM nh sau:
* Hệ thống
- Ngời dùng
- Cập nhật thể loại đĩa
- Cập nhật bộ đĩa
- Thoát
* Kinh doanh
- Xuất đĩa
- Nhập đĩa
- Thống kê
- Tổng hợp nhập xuất
- Tiền nhập xuất
* Tra cứu
- Danh mục đĩa
- Thể loại đĩa
- Nội dung đĩa
* Trợ giúp
- Hớng dẫn sử dụng
4. Sơ đồ phân cấp chức năng:
Biểu đồ phân cấp chức năng là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã
dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một
chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung

nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. Chính vì thế mà nó tạo thành một
cấu trúc cây và đợc thực hiện nh hình sau.
7
Cp nht
X lý phiu
nhp xut
Tra cứu
Nhập đĩa
Bán đĩa
Xử lýnhập
Xử lý bán
Báo cáo
nhập xuất
Báo cáo
DM đĩa
Nội dung
đĩa
Báo cáo thống
kê
Giới thiệu
ch ơng trình
H ớng dẫn
sử dụng
Quản lý Băng Đĩa
Qun lý Bng a
Biểu đồ phân cấp chức năng
Đặc điểm của biểu đồ là cho ngời thực hiện một cái nhìn tổng quát,
dễ hiểu, từ đại để đến chi tiết về chức năng nhiệm vụ mà chơng trình đòi
hỏi thực hiện.
5. Các lu đồ hệ thống.

Lu đồ hệ thống (LH) là một loại biểu đồ nhằm diễn tả quá trình xử lý
thông tin của một hệ thông với các yêu cầu sau:
- Sự diễn tả là ở mức vật lý.
- Chỉ rõ các công việc (chức năng xử lý) phải thực hiên.
- Chỉ rõ trình tự các công việc và các thông tin đợc chuyển giao giữa
các công việc đó.
6. Biểu đồ luồng dữ liệu.
Biểu đồ luồng dữ liệu là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá
trình xử lý thông tin với các yêu cầu:
- Sự diễn tả ở mức logic.
- Chỉ rõ các chức năng phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần
mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin đợc chuyển giao giữa các chức năng đó
và qua đó thấy đợc trình tự thực hiện của chúng.
a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
8
QLCDRO
M
Nguồn cung cấp
đĩa CD-ROM
Ng ời quản lý
Phiếu nhập
Yêu cầu
Nội dung đĩa
Báo cáo về đĩa
Thống kê đĩa
Khách hàng
Báo cáo Yêu cầu
Qun lý Bng a
b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức
năng nào đó.
Khi nói đến thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin đợc truyền
đến một chức năng để đợc xử lý hoặc truyền đi khỏi một chức năng nh một
kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (bằng tay, qua máy tính hay
điện thoại ).
Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn, cũng có thể là một dữ liệu
có cấu trúc. Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng
nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi hoặc đầu đến) ít
nhất phải có một đầu đính tới một chức năng.
7. Các phơng tiện đặc tả chức năng.
7.1. Đặc tả chức năng.
9
Phiếu nhập hàng
Nhập dữ liệu
(1)
Xử lý phiếu xuất
nhập
(2)
Phiếu Nhập Phiếu xuất
Thống kê danh
sách đĩa
Thống kê bán hàng
Báo cáo tồn
Phiếu xuất hàng
Kho đĩa
Báo cáo
thống kê (3)
Khách hàng
Tra cứu tìm

kiếm
Báo cáo
Yêu cầu
Quản lý nhập xuất
Ngời quản Lý
Báo cáo
Yêu cầu
Qun lý Bng a
Để diễn tả một chức năng phức tạp, ta phân rã nó ra thành nhiều chức
năng con đơn giản hơn, các chức năng ở mức này thu đợc là đơn giản hơn
trớc.
Sự lặp lại quá trình phân rã các chức năng thu đợc lúc này sẽ đợc giải
thích bởi những phơng tiện diễn tả trực tiếp.
7.2. Các bảng quyết định và cây quyết định
Thờng đợc sử dụng khi chức năng đợc đặc tả thực chất một sự phân
chia các trờng hợp tuỳ thuộc một số điều kiện vào. ứng với mỗi trờng hợp
thì có một sự chọn lựa khác biệt một số hành động (hay giá trị) ra nào đó.
Vì thế ta có các biểu đồ phân rã các chức năng sau:
a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (phân rã chức năng 1)
b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (Phân rã chức năng 2)
c. Biểu đồ luồng dữ mức dới đỉnh (Phân rã chức năng 3)
10
Nhập
đĩa
1.1
Bán đĩa
1.2
Nhập/bán đĩa
Phiếu nhập
Phiếu xuất

P.Nhập
P.xuất
Phiếu nhập
Xử lý
nhập
(2.1.)
Số l ợng nhập
Kho đĩa
Cộng l ợng nhập
Phiếu xuất
Xử lý bán
(2.1.)
Số l ợng bán
Trừ
l ợng bán
Phiếu nhập Phiếu xuất
Thông
tin xuất
Qun lý Bng a
d. Thực thể liên kết (E-R) Entitry - Relationship.
Chơng III
Thiết kế - cài đặt chơng trình
I. Thiết kế chơng trình
1. Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (CSDL).
Hiện nay hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access đang đợc sử dụng rộng rãi
để viết các chơng trình quản lý nó tỏ ra rất tiện lợi tuy không nh các ngôn
ngữ lập trình khác nhng phơng pháp thực hiện chơng trình đơn giản hơn và
rất dễ sử dụng.
11
Báo cáo

nhập/xuất
(3.1)
Đĩa CDROM
Báo cáo danh
mục đĩa
(3.2)
Quản
lý
chính,

khách
hàng
Thông tin nhập
Thông
tin về đĩa
Báo cáo
Báo cáo
Loại đĩa
- Thể loại
- Tên loại
- Mô tả
Đĩa
- Số hiệu
- Tên đĩa
- Thể loại
- Tổng số
-
Nội dung
- Số hiệu
- Tên mục

Ctnhap
Ctxuat
- Sốttnhập
- Ngày
- Khách
- Sốttxuất
- Ngày
- Khách
Nhapdia
- Sốttnhập
- Số hiệu
- Số l ợng
- Đơn giá
Xuatdia
- Sốttxuất
- Số hiệu
- Số l ợng
- Đơn giá
Bộ đĩa
- Số hiệu
- Tên bộ
Qun lý Bng a
Access tơng thích với các phần mềm trong môi trờng Windows, đặc
biệt ngôn ngữ Access không đòi hỏi ngời sử dụng nhất thiết phải biết
nhiều kiến thức khác nh khi nghiên cứu các ngôn ngữ lập trình chuyên
dụng khác nh Visual Foxpro, Oracle Ngôn ngữ lập trình Visual Basic coi
Access là môi trờng quản trị dữ liệu mặc định, chính vì thế việc truy cập từ
Visual Basic đến CSDL trong Access đợc thực hiện rất dễ dàng.
Trong môi trờng Access cũng có các công cụ để lập trình. Đây là một
bộ phận của Visual Basic.

Việc phân rã chơng trình thành từng bộ phận (gọi là đối tợng) rất tiện
lợi cho việc thiết kế và kiểm tra chơng trình. Còn phơng pháp thiết kế các
đối tợng là trực quan cho phép ta thiết kế theo từng bớc có hớng dẫn và
có thể theo dõi kết quả một cách chính xác và nhanh chóng.
Tính trực quan Visual cho phép các đối tợng đợc thiết kế độc lập,
từng bớc và thông qua các giao diện chi tiết và thuận lợi. Còn hớng đối t-
ợng Object Orientation cho phép xây dựng một chơng trình nh tập hợp
của các đối tợng đợc liên kết lại với nhau theo một kịch bản nào đó.
Trong Access thì chơng trình đợc hiểu là cơ sở dữ liệu còn kịch
bản là sự mở rộng khái niệm thuật toán.
2. Các bớc thực hiện thiết kế chơng trình.
Khi giải quyết các bài toán về quản lý trong các lĩnh vực khác nhau
thờng phải tiếp xúc với các thông tin rất đa dạng và phong phú. Đó là các
thông tin về các đối tợng quản lý.
Trong công tác quản lý thì các đối tợng thờng rất nhiều và chúng có
rất nhiều các thuộc tính khác nhau và thông thờng một nhóm các thuộc
tính nào đó thờng đợc liệt kê trong các bảng riêng biệt. Vì có nhiều thuộc
tính cho từng đối tợng cho nên công việc quản lý thờng đợc tách ra thành
từng nhóm, mỗi nhóm là một bảng dữ liệu riêng.
Tuỳ thuộc vào mục đích quản lý mà ta có các bảng dữ liệu khác nhau.
Thông thờng trong quản trị CSDL gồm những vấn đề chung nh sau:
- Xây dựng các cấu trúc dữ liệu
- Nhập và hiệu chình dữ liệu
- Bổ xung dữ liệu và xoá dữ liệu
- Lọc và sắp xếp
- Tìm kiếm dữ liệu
- Thống kê và báo cáo
12
Qun lý Bng a
- In ấn

Tất cả các bảng dữ liệu về các đối tợng quản lý, các phơng tiện tạo và
điều quản dữ liệu hợp thành một CSDL-Database.
Vậy ta có thể coi CSDL là một tập hợp các đối tợng và một CSDL
trong Access thờng gồm các đối tợng sau:
- Các bảng- Table
- Các truy vấn -Queries
- Các mẫu biểu -Forms
- Các Macros
- Các tập mã lệnh -Modules.
Các bớc xây dựng chơng trình:
- Thiết kế bảng
- Tạo quan hệ trong các bảng
- Thiết kế Form cơ bản trong chơng trình
- Thiết kế các query hỏi đáp số liệu - cập nhật thông tin
- Xây dựng các báo cáo về số liệu khai thác
- Xây dựng các macro
- Xây dựng menu
3. Cấu trúc dữ liệu (Data Structure)
Trong CSDL thì các bảng là những đối tợng quan trong nhất vì dữ
liệu đầu vào của một bài toán quản lý đều đợc lu trữ trong các bảng. Vì
vậy mà để nhấn mạnh các bảng ngời ta còn gọi là các bảng dữ liệu. Các dữ
liệu đầu ra cũng có thể lu trữ trong các bảng.
Để tạo một bảng dữ liệu thì trớc hết ta phải mô tả cấu trúc dữ liệu của
bảng. Trong các phần mềm QTDL ngời ta thờng dùng kiểu dữ liệu có cấu
trúc quan hệ. Theo kiểu cấu trúc này thì mỗi một loại đối tợng quản lý th-
ờng là một tập hợp các thuộc tính khác nhau (Properties).
4. Quan hệ giữa các bảng (Relationship)
Cơ sở dữ liệu trong Access là thuộc kiểu CSDL quan hệ. Các trờng
của một bảng quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, trong một CSDL có nhiều bảng
có các trờng giống nhau về cấu trúc và dữ liệu. Để móc nối các dữ liệu lại

với nhau khi cần thiết ví dụ nh khi muốn có một bảng tổng hợp thì ta phải
khai báo trớc các quan hệ phụ thuộc giữa các bảng. Quá trình khai báo này
đợc gọi là thiết lập quan hệ giữa các bảng của CSDL.
13
Qun lý Bng a
Để có thể truy cập đến các bảng khác nhau ta phải liên kết chúng lại
với nhau. Các bảng liên kết với nhau theo các trờng chung, các trờng
chung của các bảng phải có cấu trúc nh nhau, đối với trờng Text thì Access
cho phép có kích thớc khác nhau nhng ta nên khai báo thống nhất. Khi lên
kết ngời ta thờng chọn các khoá chính của bảng để liên kết các trờng cùng
loại của các bảng khác. Tuy nhiên khoá chính của một bảng không nhất
thiết phải là khóa chính của bảng khác.
Quan hệ giữa các bảng có nhiều điểm khác nhau: Một - một, một -
nhiều, nhiều - nhiều. Trong các kiểu trên thì kiểu Một - nhiều thờng đợc
dùng nhất. Kiểu liên kết này là tuỳ thuộc vào bản chất dữ liệu của các
bảng và ta không thể tuỳ chọn đợc.
Nh vậy, ta phải liên kết các bảng lại với nhau thì mới có thể tổng hợp
và thống kê đợc dữ liệu.
Các kí hiệu trên thanh nối giữa hai trờng của hai bảng liên kết đợc
hiệu nh sau:
- Số 1: Kí hiệu cho một bên là số ít với trờng liên kết là khoá chính.
-

: Kí hiệu bên nhiều với trờng liên kết không là khoá chính.
- Thanh ngang dày: Quan hệ bảo toàn dữ liệu có hiệu lực.
- Đoạn thẳng đơn: Liên kết nội, không có tính bảo toàn dữ liệu.
Các bảng đã liên kết với nhau có thể trao đổi dữ liệu và cùng tham
gia vào cùng một bảng, một Query hay một Form
14
Quản lý Băng đĩa

T¹o quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng (Relationships)
15