Ứng dụng workflow và share point cho doanh nghiệp

Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quy trình công việc sẽ giúp mọi người cộng tác trên tài liệu và quản lý các dự án một
cách hiệu quả hơn. Quy trình công việc giúp tăng hiệu quả tổ chức và năng suất thông qua
việc quản lý các nhiệm vụ và các bước, nó đẩy nhanh quá trình đưa ra quyết định của
nhân viên hoặc người quản lý, nó cũng đảm bảo rằng các nhiệm vụ cá nhân được hoàn
thành một cách tối ưu nhất, điều này cho phép người thực hiện tập trung vào thực hiện
công việc.
Ví dụ trên trang một trang web quản lý của SharePoint Server, bạn có thể tạo ra một
quy trình làm việc, đưa tài liệu lên trang web quản lý và chuyển tài liệu này cho một
nhóm người cần phê duyệt. Khi người dùng bắt đầu công việc, công việc tạo ra các nhiệm
vụ phê duyệt tài liệu, giao nhiệm vụ cho những người tham gia công việc, và sau đó gửi
thông báo cho người tham gia. Khi công việc đang diễn ra, chủ sở hữu công việc hoặc
những người tham gia công việc có thể kiểm tra sự tiến bộ trên trạng thái luồng làm việc.
Khi những người tham gia công việc hoàn thành nhiệm vụ công việc của họ,kết thúc công
việc, chủ sở hữu công việc được tự động thông báo rằng các công việc đã hoàn tất.
Quy trình công việc cho phép các doanh nghiệp giảm số lượng tương tác không cần
thiết giữa con người. Ví dụ để ra được một quyết định, các nhóm thường theo một loạt
các bước. Các bước có thể theo một quy chuẩn chính thức hoặc không chính thức, các
tương tác của con người xảy ra trong quá trình làm việc có thể làm giảm tốc độ và chất
lượng ra quyết định. Phần mềm đơn giản hóa và quản lý quy trình làm việc của con người
cho phép tự động hóa các tương tác giữa các nhóm người tham gia trong quá trình này,
bằng cách này tốc độ công việc sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý luồng công việc, quản lý, ra quyết
định công việc sẽ giúp công việc được xử lý một cách hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn,
nhờ đó sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức. Nắm bắt nhu cầu đó bài toán ứng dụng
workflow cho doanh nghiệp được xây dựng nhằm giải quyết vấn đề trên.
Để hoàn thành đề tài này không phải chỉ nhờ vào sự cố gắng, tích cực của các thành
viên trong nhóm, mà còn là sự giúp đỡ từ các thành viên khác, nhóm chúng tôi cũng xin
chân thành cảm ơn thầy Lê Tự Thanh đã giúp đỡ nhóm chúng tôi hoàn thành tốt đề tài
này.

Nhóm 1 – MM03A
1
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dù đã rất cố gắng nhưng chắc hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót, mong nhận được ý kiến
đóng góp từ quý thầy cô cùng các bạn./
Xin chân thành cảm ơn!
Nhóm 1 – MM03A
2
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ


Hình 1.1. Mô hình tổng quát 7
Hình 1.2. Human Workflow 8
Hình 2.1. Ví dụ về mô hình tiến trình xử lý 11
Nhóm 1 – MM03A
3
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hình 2.2. Mô hình triển khai thực tế 15
Hình 3.1. Cài đặt Window Server 2008 16
Hình 3.2. Đặt tên cho domain 16
Hình 3.3. Add Roles 17
Hình 3.4. Chọn Roles Web Server 17
Hình 3.5. Add Features 18
Hình 3.6. Chọn NET Framework 3.0 Features 18
Hình 3.7. Cài đặt SharePoint Office Server 2007 19
Hình 3.8. Chọn chế độ Basic 19
Hình 4.1. Tạo user và add vào group hoặc OU 20
Hình 4.2. Tạo mới một ứng dụng Web 20
Hình 4.3. Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới 21
Hình 4.4. Khai báo username và password để đăng nhập web 21

Hình 4.5. Tạo Site Collection cho ứng dụng Web 22
Hình 4.6. Chứng thực username và password 22
Hình 4.7. Add User có quyền đăng nhập Site mới 23
Hình 4.8. Upload tài liệu cần phê duyệt 23
Hình 4.9 . Chọn Approval Workflow 24
Hình 4.10. Chọn user cần phê duyệt tài liệu 24
Hình 4.11. Các user duyệt tài liệu và đóng góp ý kiến 24
Hình 4.12. Phê duyệt hoàn tất 25
Hình 4.13. Thêm các user cần đóng góp ý kiến 25
Hình 4.14. Các user đăng nhập duyệt tài liệu 25
Hình 4.15. Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến 26
Hình 4.16. Đóng góp ý kiến hoàn tất 26
Hình 4.17. Cài đặt Role Certificate 27
Hình 4.18. Cài đặt Certification Authority 27
Hình 4.19. Cấp CA cho từng user 27
Hình 4.20. Upload tài liệu cần ký lên Document Library 28
Hình 4.21. Các user đăng nhập để tạo chữ ký 29
Nhóm 1 – MM03A
4
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hình 4.22. Ghi tên những người cần ký file này 30
Hình 4.23. Các user đăng nhập và ký 31
Hình 4.24. User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA 31
Hình 4.25. Tương tự với user khác 32
Hình 4.26. Chữ ký có giá trị 32
Hinh 4.27. Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký 33
Nhóm 1 – MM03A
5
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ


  ! "!#$%&'()%*
 %&'()%*)+",
Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có
khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ
chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn
năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công
việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến
trình công việc khác. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công
việc theo đúng các trình tự, các quy luật.
Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó,
các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để
hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.
Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm
nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ
phận, cá nhân tham gia. Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý
văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công
việc khác nhau (đọc, xử đổi,góp ý, phê chuẩn…). Ví dụ, một luồng công việc thực hiện
mua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau, đầu tiên người mua
xem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếp
theo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng thanh toán đơn hàng.
Là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét và duyệt lại 1 file
văn bản. Ví dụ, bạn có một file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần mở
workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do
bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên thì Sharepoint sẽ
gửi mail nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1
report đầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file.
Lợi ích chính của Quản lý Luồng Công việc (Workflow) là việc cải thiện một cách
hiệu quả công việc bằng cách loại trừ những bước không cần thiết trong việc cập nhật các
Nhóm 1 – MM03A
6

Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
bản ghi, kiểm soát quá trình tôt hơn bằng cách cải tiến quá trình kinh doanh thông qua
tiêu chuẩn hoá phương pháp làm việc, và giảm bớt chi phí hoạt động.
, !-!, !./ "012.
3 4!5 )%67%&'()%*
Workflow trong Sharepoint có thể phân làm 2 loại: human workflow và system
workflow.
- Human Workflow: Được thiết kế để tích hợp các hành
động của con người với hệ thống.Ví dụ phê duyệt tài liệu được coi là 1 human workflow.
- System workflow được thiết kế để di chuyển dữ liệu
trong các site hoặc ứng dụng, chẳng hạn đăng tải nội dung từ site cộng tác lên Internet site
Nhóm 1 – MM03A
7
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
, !318$ %&'()%*
3 9!$&:;%7 .)+",
Là một công nghệ phát triển Web của Microsoft dành cho hệ thống Web Intranet hoặc
Internet, nó cung cấp:
- Khả năng lưu trữ: tài liệu, danh sách, biểu mẫu, làm quy trình…
- Quản lý linh hoạt: cho phép lưu giữ version, phân quyền, Policy, Audit…
- Có khả năng mở rộng dễ dàng (dạng Sites), thiết kế và quản lý nội dung cực kỳ
linh hoạt dễ dàng ngay trên nền Web.
- Kết hợp được với Active Directory.
< = ! > "?@$9!$&:;%7 .
Các tính năng chính trong Sharepoint xoay quanh việc quản lý văn bản, tài liệu và
cộng tác.
Nhóm 1 – MM03A
8
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các điểm khái quát sau là những tính năng chính của Sharepoint:

- Công tác một cách hiệu quả:
Team Site cung cấp cho bạn các tính năng sau:
 Không gian làm việc cho các nhóm để chia sẽ tài liệu và thông tin, kết
hợp lịch trình và công việc, tham gia thảo luận như diễn đàn.
 Các thư viện cung cấp môi trường quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn.
 Thiết lập bảo mật dựa trên vai trò để đảm bảo các thông tin nhạy cảm
được an toàn và bảo mật hơn.
 Cung cấp các list cho phép theo dõi và cập nhập các trạng thái công
việc.
- Giảm thời gian triển khai: việc triển khai không tốn nhiều thời gian và chi phí:
 Người dùng có thể nhanh chóng tạo và áp dụng các giao diện của site
trực tiếp trên trình duyệt của họ.
 Vì Sharepoint tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, nhân viên có thể
sử dụng các ứng dụng phổ biến như Microsoft Word, để tạo và quản lý văn bản mà không
cần đào tạo hoặc thay đổi quy trình.
- Kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ tốt hơn: cung cấp các tính năng cho việc quản lý
dữ liệu và thông tin cũng như bảo mật chúng:
 Quản lý tập trung tại Central Administrator: Thực hiện các công việc
quản trị như backup/restore trên trình duyệt hoặc thông qua dòng lệnh.
 Sử dụng các tính năng quản trị mở rộng, người quản trị hệ thống có thể
thiết lập quyền hạng truy cập theo các chính sách bảo mật doanh nghiệp đề ra.
- Bao quát tính năng cộng tác trên nền webs:
 Tạo các website cho mục đích cộng tác để tạo ra, lưu trữ, quản lý và chia
sẻ văn bản, tài liệu tại một trung tâm.
 Tạo, kết nối và tùy biến các ứng dụng nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu
doanh nghiệp.
A B "CD "%&'()%*.&% "9!$&:4%7 .
Có 7 loại ứng dụng Workflow trong Sharepoint :
Nhóm 1 – MM03A
9

Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Approval Workflow: Workflow này sẽ yêu cầu tất cả mọi
người chấp nhận file văn bản. Ví dụ : bạn có 1 file Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho
buổi hội thảo sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp về file này trước khi hội thảo
diễn ra. Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.
- Collect Feedback Workflow: Workflow này sẽ thu thập
tất cả các thông tin phản hồi.Ví dụ: bạn đưa ra một chính sách mới cho công ty, và bạn
muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty. Sau đó bạn tổng
hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức. Lưu ý: Workflow này cho phép
người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file văn bản.
- Collect Signature Workflow: Workflow này thu thập tất
cả những chữ ký số từ mọi người. Nên dùng Workflow này trong trường hợp bạn muốn
mọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng.
- Disposition Approval Workflow: Workflow này cho
phép xử lý những văn bản đã bị hết. Nó sẽ cho phép bạn chọn lựa, giữ các file văn bản
này hoặc xóa đi.
- Three States Workflow :
a. Workflow này được thiết kế để theo dõi tình trạng của
một công việc trong list. Chúng ta thường sử dụng workflow này trong việc theo dõi một
một dự án hoặc một bản kiểm kê tài chính.
b. Three States Workflow có 3 giai đoạn với 2 quá trình
chuyển tiếp.Với mỗi lần chuyển tiếp giữa các giai đoạn, workflow sẽ gán một công việc
cho một người tham gia và gửi email thông báo về công việc. Khi công việc này được
hoàn thành, workflow sẽ cập nhật trạng thái của công việc và tiếp tục xử lý công việc ở
bước tiếp theo.
c. Ngoài ra còn có thêm 2 workflow nữa là Translation
Management Workflow dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi những văn bản sang ngôn ngữ
khác và Group Approval Workflow dùng để đóng dấu file văn bản và chữ ký.
E FG1?H1!I.!J "
Nhóm 1 – MM03A

10
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các yêu cầu trong bảng sau đây áp dụng cho các mảy chủ chạy độc lập với cơ sở dữ
liệu được tích hợp bên trong hay cho các Server Farm, bao gồm một máy chủ đơn lẻ hoặc
nhiều máy chủ trên một Farm.
3KL
3 -!, !.7M .&, !NO)P
, !3Q=CDRS8-!, !.7M .&, !NO)P
33 -!, !.&7T '!$7.!U?.M
Nhóm 1 – MM03A
Thành phần Yêu cầu tối thiểu
Vi xử lý 64 bit, bốn lõi
Bộ nhớ RAM 4GB dành cho việc thử nghiệm, 8GB dành cho máy chủ
chạy độc lập và hệ thống Server Farm
Dung lượng đĩa cứng 80GB dành cho ổ đĩa hệ thống
Database Microsoft SQL Server 2005 hoặc Microsoft SQL Server
2008
Server Windows Server 2008 Standard, Enterprise, Data Center
Phần mềm Microsoft Office 2007, .NET Framework 3.5, Web Server
11
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhóm 1 – MM03A
12
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhóm 1 – MM03A
13
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhóm 1 – MM03A
14
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

, !33-!, !.&7T '!$7.!U?.M
Nhóm 1 – MM03A
15
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
<VWQVX9Y4
Y
< +7Z[.R+?\1!, !7 C%*9:&R:&3]]^
< +7Z[.7 C%*9:&R:&3]]^
, !<+7Z[.7 C%*9:&R:&3]]^
<3 5 "?\;7 C%*9:&R:&3]]^)G %8$7 % .&%)):&
Vào Start/Run , gõ lệnh dcpromo để nâng cấp Server lên Domain Controller
, !<3[..G ?!%C%8$7
Nhóm 1 – MM03A
16
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
<3 +7Z[.R+?\1!, !9!$&:;%7 .((7?:3]]_
<3 +7Z[.C?!RD:`9.&G 7 C%* 9:&R:&3]]^
, !<<CC%):a
, !<A!b %):a:`9:&R:&
Nhóm 1 – MM03A
17
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
<33 +7Z[.Y&$8:*%&'<]
, !<ECC:$.1&:a
, !<c!b Y&$8:*%&'<]:$.1&:a
Nhóm 1 – MM03A
18
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
<3< +7Z[.d "CD "9!$&:4%7 .((7?:3]]_
, !<_+7Z[.9!$&:4%7 .((7?:9:&R:&3]]_

, !<^!b ?!MZef$a7?
Nhóm 1 – MM03A
19
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
ALBg
9Y4Y3]]_
A B "CD ";;&%R$)%&'()%*R+%%?18: .7`&$&h
A 6%?2?1a:&R+$CCR+%"&%1;!%[?
, !A6%1a:&R+$CCR+%"&%1;!%[?
A3 \1!, !;;&%R$)%&'()%*?!%%?18: .7`&$&h
, !A36%8i78e.d "CD ":`
Nhóm 1 – MM03A
20
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
, !A<7 !?!j !?\1!, !?!%d "CD "*:`8i7
, !AA!$7`2%1a:& $8:R+;$aa*%&CZTZ> " !k;*:`
Nhóm 1 – MM03A
21
Gõ đúng user để đăng nhập
vào web:
Username: tên domain\user
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
, !AE6%97.:%)):?.7% ?!%d "CD ":`
, !Ac!d ".!U?1a:& $8:R+;$aa*%&C
Nhóm 1 – MM03A
22
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
, !A_CCa:&?l01hS Z> " !k;97.:8i7
, !A^;)%$C.+7)7I1?H ;!GC1hI.
Nhóm 1 – MM03A

23
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
, !Am!b ;;&%R$)%&'()%*
, !A]!b 1a:&?H ;!GC1hI..+7)7I1
, !A2?1a:&C1hI..+7)7I1R+Zl ""l;P'7M
Nhóm 1 – MM03A
24
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
, !A34!GC1hI.!%+ .\.
A3 B "CD "%)):?.::C`$?'%&'()%*R+%%?18: .7`&$&h
, !A<!G8?2?1a:&?H Zl ""l;P'7M
A3 \1!, !%)):?.::C`$?'%&'()%*
, !AA2?1a:&Z> " !k;C1hI..+7)7I1
Nhóm 1 – MM03A
25