PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: QUẢN LÍ ĐIỂM SINH VIÊN

MÔN HỌC: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN
GVHD: NGÔ THỊ BẾN
ĐỀ TÀI: QUẢN LÍ ĐIỂM SINH VIÊN
NHÓM
4
I.Lý Do Chọn Đề Tài
Quản lý điểm là công việc cần thiết đối với mọi trường đại học
và cao đẳng trong cả nước. Vì vậy cần xây dựng một hệ thống tin
học hoá công tác quản tuyển sinh cụ thể như sau:
+Hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:
• Quản lý hồ sơ do thí sinh gửi đến . Có thể quản lí được các
thông tin cụ thể về sinh viên như: quê quán, họ tên, ngày sinh …
• Quản lý điểm của các sinh viên.
- Bao gồm các công việc như: cập nhật điểm,tính toán,
xử lí điểm, in điểm.
- Quản lý đào tạo thực hiện: xếp loại đánh giá sinh
viên,lên lịch cho sinh viên, giảng viên, xử lí đơn xin phúc khảo.
- Quản lí khảo thí xem xét các bài thi yêu cầu phúc khảo.
- Thống kê – báo cáo thống kê KQHT của SV, các SV
được khen thưởng, SV xuống khóa, học lại để BC cho ban giám
hiệu.
1
II, KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1: Khảo sát
Hiện nay khoa vẫn còn đang dùng hệ thống quản lí điểm trên exel,
công việc hàng ngày như nhập điêm, sửa thông tin về điểm, in báo
cáo, danh sách sinh viên đỗ - trượt – đạt học bổng,lưu thông tin của
bảng điểm…Công việc thủ công này đòi hỏi nhiều kĩ năng của
người quản lí, mất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn.
Quá trình theo dõi điểm của sinh viên do giáo vụ khoa quản

lý.Mỗi khóa học của khoá học kéo dài trong 3 năm. Mỗi khóa học
lại có thể có sự thay đổi trong chương trình đào tạo. Thứ tự các
môn học trong các khóa cũng khác nhau, do đó mỗi khóa có một
lịch học riêng.
Giáo viên sau khi chấm điểm thi xong, sẽ giao lại phiếu điểm cho
giáo vụ khoa. Giáo vụ khoa sẽ tiến hành vào điểm của từng môn
học.
Sinh viên sẽ đương nhiên bị điểm 0 đối với mỗi môn thi nếu:
+ Không dự thi, xin hoãn thi.
+ Không thuộc diện được học hai trường, được nghỉ học một số môn
mà nghỉ quá 25% số giờ của học phần (dù có phép hay không có
phép).
Điểm thi sẽ tính theo thang điểm 10.
Điểm TBM = ((Điểm thi * 2)+ điểm tbkt)/3
Điểm Tổng kết = (Điểm TBM * SĐVHT) / Tổng ĐVHT
Khi sinh viên học lại thì điểm sẽ được tính lại từ đầu.
Sinh viên có 2 lần thi. Nếu lần 1 có điểm <5 thì phải thi lại lân
2 và sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5
Sau mỗi học kỳ các khoa sẽ tiến hành xét khen thưởng/ kỷ luật,
xếp loại cho sinh viên.
- Xếp loại học tập:
9.00 -> 10.00 xếp loại Xuất sắc
8.00 -> 8.99 xếp loại Giỏi
2
7.00 -> 7.99 xếp loại Khá
6.00 -> 6.99 xếp loại Trung bình - Khá
5.00 -> 5.99 xếp loại Trung bình
< 5 xếp loại Yếu
- Xét loại học bổng:
+ Loại 1: Đạt điểm trung bình từ 8.00 trở lên và không có môn nào có điểm

dưới 7. Đạt học bổng giỏi
+ Loại 2: Đạt điểm trung bình từ 7.00 -> 7.99 và không có môn
nào có điểm dưới 6. Đạt học bổng khá.
-Xét những học sinh phải xuống khóa:
• Nợ quá 24 đơn vị học trình
• Có ĐTB<5 trong năm học đó
2.Xác Định Mục Tiêu
Quản lí điểm là 1 hệ thống mà quản lí toàn bộ thông tin của sinh
vien, điểm của sinh viên từ lúc vào trường đén khi ra trường.
Cụ thể chương trình này có những yêu cầu sau đây:
 Lưu thông tin mỗi sinh viên, bao gồm: mã sinh viên, họ tên
sinh viên, ngày tháng năm sinh, sinh viên thuộc lớp nào, khoa nào.
 Các sinh viên khác nhau phải đảm bảo đựợc là không được
trùng mã sinh viên, các thông tin liên quan đến sinh viên sẽ được
lưu lại 2 năm sau khi ra trường.
Quản lí đầu điểm theo từng môn
Quản lí điểm của sinh viên trong 1 kỳ theo dsach lớp.
Điểm thi của sinh viên sẽ có điểm lần 1, lần 2 và ghi chú nợ
môn, học lại hay bảo lưu điểm, khen thưởng
Quản lí, cập nhập(thêm, sửa, xóa) thông tin điểm của sinh
viên, cũng như thông tin của từng sinh viên.
Đảm bảo được sự chính xác cao trong từng khâu: thông tin
đầu vào,xử lí, lưu trữ & đưa ra thông tin.
3
In mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu đào tạo, cũng như in bảng
điểm của sinh viên cho tới thời điểm hiện tại.
3: Phác họa ý tưởng về hệ thống mới.
Để đáp ứng được các nhu cầu đặt ra thì trước tiên hệ thống mới
phải khắc phục được các nhược điểm của hệ thống cũ, tránh được
các lỗi mà hệ thống cũ mắc phải và phát triển các ưu điểm đó tốt

hơn.
 Nhiệm vụ tiếp theo cũng hệ thống mới cần đạt được đó
là các chức năng của hệ thống phải giúp cho người dùng có thể dễ
dàng sử dụng. Các chức năng phải bám sát với các công việc quản
lý để thuận tiện cho việc sử dụng. Các chức năng chính của hệ
thống:
 Cập nhật các danh mục dữ liệu ( danh mục
lớp,danh mục loại hình đào tạo, danh mục các ngang học,…): như
chúng ta đã biết, hàng năm thì mỗi trường đều có rất nhiều học sinh
đến nhập học chính vì thế việc cập nhật dữ liệu gặp rất nhiều khó
khăn nhưng thông qua chức năng này thì sẽ giúp cho người quản lý
có thể cập nhật thay đổi thông tin một cách nhanh chóng và mang
lại hiểu quả cao.
 Tổng kết kết quả học tập theo kỳ, theo năm, theo
khóa: Ở chức năng này thì sẽ giúp cho việc tính điểm học tập của
sinh viên một cách nhanh chóng mà hiệu quả vẫn cao,chính xác
 Các chức năng sao lưu dữ liệu: chức năng này sẽ
giúp cho người quản lý tiếc kiệm thời gian khi làm việc. Thay vì
người quản lý phải ngồi cập nhật lại thông tin cho học sinh, sinh
viên này thì người quản lý chỉ việc sao lưu từ danh mục này sang
danh mục khác.
 Các chức năng khôi phục dữ liệu: ở chức năng
này cũng giúp ích rất nhìu cho người quản lý. Vì một lý do gì đấy
mà người quản lý không may làm mất dữ liệu của một học sinh,
sinh viên nào đấy thì thông qua chức năng này sẽ giúp cho người
quản lý thay vì phải đi cập nhật lại thông tin ở từng phong ban thì
người quản lý chỉ việc khôi phục lại dữ liệu.
 Các chức năng trợ giúp: ở chức năng này nó sẽ
giúp cho người mới sử dụng có thể hiểu và sử dụng phần mềm một
cách thông thạo trong một khoảng thời gian ngắn.

4
 Phải xây dựng được hệ thống phần quyền để phân biệt
chức năng riêng của người dùng và người quản trị. Người dùng thì
phải xây dựng cho họ chỉ có quyền xem điểm. Còn người quản trị
thì xây dựng 2 vai trò: Quản trị viên và quản lý viên. Trong đó thì
người quản trị viên có thể coi là làm sử dụng được tất cả các chức
năng của hệ thống như sau:
 Được sử dụng quyền, thay đổi, xóa thông tin
các khóa học.
 Quyền tạo, thay đổi, xóa thông tin người
dung.
 Quyền tạo xóa thông tin các lớp học
 Quyền sao, lưu phục hồi cở sở dữ liệu.
Còn chức năng Quản lý viên thì cũng có những đặc quyền riêng
như sau:
 Được quyền tạo, thay đổi, xóa thông tin các sinh
viên.
 Quyền tạo, xóa, thay đổi điểm.
 Quyền tạo, xóa thay đổi các môn học
 Không chỉ thế việc xây dựng chức năng tìm kiếm không thể nào
thiếu trong hệ thống. Bời vì thông qua chức năng này không chỉ
giúp cho người quản lý mà còn giúp cho việc tra cứu điểm của mỗi
sinh viên trở lên nhanh chóng hết ít thời gian mà vẫn mang lại được
hiệu quả cao.
 Việc tiếp theo mà hệ thông mới cần phải đạt được đó là việc tính
toán và cập nhật điểm cho học sinh, sinh viên cần phải có độ chính
sác cự kỳ cao. Tránh các lỗi sai không đáng có nhưng lại để lại hậu
quả cao.
 Một phần cũng không thể thiếu là phần thiết kế giao diện của hệ
thống. Phần này dòi hỏi người thiết kế phải xây dựng sao cho người

sử dụng ưa nhìn, dễ sử dụng, không nên sử dụng màu sắc sặc sỡ
quá.
 Vấn đề tiếp theo cũng ta cần đề cập tới đó chính là chế độ bảo mật
của hệ thống
4:Quy trình xử lí
Khi sinh viên nhập học thì tổ quản lí hồ sơ sẽ tiếp nhận hồ sơ sinh
viên,tiến hành kiểm tra hổ sơ sau đó nhập và lưu trữ hồ sơ sinh
5
viên,tổ này cũng có nhiệm vụ cập nhật thông tin sinh viên (nếu có
vd:sđt,nơi ở …). Tổ này dựa theo HSSV nộp vào trường mà lên
danh sách lớp, xếp sinh viên vào các lớp theo chỉ tiêu đào của nhà
trường và theo chuyên ngành mà sinh viên đăng kí. Sau mỗi năm
học bộ phận này có nhiệm vụ cập nhật lại danh sách lớp ( vd:có
sinh viên chuyển tới hoặc sinh viên xuống khóa . …). In danh sách
lớp đưa về cho khoa ngành đưa lên phòng đào tạo, tổ này sẽ đảm
nhiêm việc quản lí hồ sơ từ khi sinh viên nhập học cho tới khi ra
trường. Ngoài ra sinh viên có muốn chứng nhận giấy tờ vay vốn
ngân hàng , giấy chứng nhận theo học thì tổ này sẽ kiểm tra và xác
nhận cho sinh viên. Bô phận quản lí đào tạo có nhiệm vụ in thời
khóa biểu cho sinh viên và lịch giảng dạy cho giảng viên, các môn
trong từng kì học của từng ngành sẽ được bộ phận này xác định,
xác định giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn. Cuối mỗi kì
sinh viên sẽ thi hết kì nếu sinh viên không đủ điều kiện để qua lần 1
thì sẽ phải thi lại lần 2, nếu lần 2 vẫn không đủ điều kiện qua thì
buộc phải học lại cho đến khi trả nợ xong môn. Bộ phận này sẽ gửi
danh sách thông báo các sinh viên học lại theo lớp để sinh viên
được biết. Những sinh viên học lại phải gửi đơn cho bộ phận này và
đóng tiền học lại khi tìm được lớp, điểm của sinh viên khi hoc lại
sẽ được tính lại từ đầu. Bộ phận này sau mỗi năm sẽ nhận kết quả
học tập từ bộ phận quản lí điểm và xem xét thông báo danh sách

các sinh viên xuống khoá và buộc phải thôi học,những sinh viên đạt
học bổng và tiến hành xếp loại, đưa ra kết quả cuối cùng của sinh
viên khi kết thúc khóa học.
Sau mỗi đợt thi Bộ phận quản lí điểm sẽ tiếp nhận điểm từ các
giáo viên theo tưng ngành và từng môn học. Sau đó nhập vào hệ
thống theo khóa, lớp và theo môn học, bộ phận này sẽ tiên hành
tính toán, xử lí điểm của từng sinh viên theo từng kì học, cập nhật
kịp thời điểm lần 1, lần 2 của sinh viên, bộ phận này sẽ tính điểm
trung bình cho sinh viên, tổng kết điểm của từng kì học, năm học
kết quả học tập của từng sinh viên cho đến thời điểm hiện tại. Bộ
phận này cũng có nhiệm vụ in bảng điểm của từng môn học theo
tưng lớp gửi cho sinh viên.
Sau mỗi năm học, sau khi tổng kết tình hình hoc tập của toàn khóa
bộ phận thống kê,báo cáo sẽ kiểm tra xem sinh viên nào buộc phải
6
xuống khóa, buộc phải thôi học, những sinh viên có thành tích tốt.
Để sau đó in báo cáo cho ban giám hiệu xem xét, xét duyệt.
Khi kết thúc các kì thi sinh viên có yêu cầu phúc khảo điểm, thì sẽ
nộp đơn phúc khảo và lệ phí phúc khảo cho bộ phận Quản lí đào
tạo trong thời gian quy định. Bộ phận quản lí đào tạo sẽ tổng hợp
đơn phúc khảo gửi cho Bộ phận khảo thí. Bộ phận này có nhiệm
vụ tra cứu, xem xét, kiểm tra tình trạng bài thi để phát những sai xót
trong công tác chấm thi. Nếu phát hiện sai xót sẽ lập biên bản báo
cáo cho phòng đào tạo xem xét giải quyết, nếu không thì sẽ bàn
giao bài thi cho giáo viên chấm phúc khảo ( giáo viên khác giáo
viên lần 1).
Trong thời gian quy định giáo viên sẽ gửi bảng điểm phúc khảo và
bài thi lại cho bp khảo thí. Bp này cố trách nhiệm ghép phách và lên
điểm nộp về cho bộ phận QLĐT đồng thời có trách nhiệm lưu trữ
bài thi, và BPQLĐT sẽ có trách nhiệm lưu trữ điểm bài thi,báo cáo

tình hình học tập, tình hình phúc khảo bài thi của sinh viên toàn
trường cho ban giám hiệu.
III) MÔ HÌNH PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
7
QLHSSV
Cập
nhật DS
lớp
Gửi
DSSV
+ DS
lớp
QL Đào Tạo
Lên
TKB,
lịch
công
tác
Cấp
bằng tốt
nghiệp
Tiếp
nhận,
lưu hồ
sơ phúc
khảo
Lưu, trả
điểm
phúc
khảo

Xét học
bổng, xuống
khóa …
QL Điểm
Nhập,
cập
nhập
điểm
SV
Tính
toán, xử
lí điểm
Lưu
,Kiểm
tra và
In điểm
QL khảo thí
Kiểm tra
tình trạng
bài thi
Lưu bài thi
PK
trả điểm
Tìm Kiếm
TK theo mã
SV
TK theo tên
SV
TK theo mã
lớp

TK theo mã
khóa
TK-BC
TKê SV
xuống
khóa, bỏ
học, học
lai.
TKê SV
khen
thưởng,
học bổng
TKê KQ
học tập
Cập
nhật
Kiểm
tra,
lưu trữ
HSSV
8
QUẢN LÍ ĐIỂM
IV. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU
1)Mô hình mức khung cảnh

Sinh Viên
Hệ thống
quản lí
điểm
Giảng Viên

Ban Giám
Hiệu
Bài thi +
bảng điểm
Lịch công
tác
Bài thi
Yêu cầu
Báo cáo
y/c chứng nhận
TKB + KQ học tập
HSSV
Xác nhận
9
2)Mô hình mức đỉnh
GV
SV
QLHSSV
QL Điểm
QL Đào
Tạo
QL Khảo
Thí
HSSV
DSSV + DS Lớp
Bảng điểm +DSSV
vi phạm quy chế
Lịch công tác
KQ học tập
KQ học tập +TKB

Đơn phúc khảo
Điểm
DS Lớp
HSSV + y/c xác nhận
Đơn phúc
khảo
Đơn phúc khảo
BC, trả điểm
Bài thi + bảng điểm
Bài thi phúc khảo
Kết Quả SV
Thống Kê-
Báo Cáo
Bảng Điểm sv
Dssv xg khóa, bỏ học….
BGH
B/C
Y/C
10
3.sơ đồ mức dưới đỉnh(mức 2) của hệ thống quản lí hệ thống
quản lí điểm.
a,Chức Năng Quản Lí Điểm.
SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL ĐIỂM”
b, Chức năng quản lí hồ sơ sv
Giáo Viên
Nhập, Cập
Nhật Điểm
SV
Bảng Điểm(thi+ktra)
Tính

Toán,Xử Lí
Điểm
DSSV vi phạm
Quy chế thi
Bảng Điểm
Lưu, Kiểm Tra và
In Điểm
Điểm
Sinh Viên
Phiếu Điểm Theo
Môn Học
Phiếu Điểm
Thông Báo Sai(nếu có)
11
SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL HSSV
c,Chức Năng Quản Lí Đào Tạo
Sinh
Viên
Cập nhật, kiểm tra, lưu
trữ HSSV
Hồ Sơ
HSSV
Cập nhật danh sách
lớp
Gửi dssv, DS lớp
DS Lớp
QL Đào
Tạo
DS
SV

,DS
Lớp
DSSV xg khóa,bỏ hoc
G/viên
DS
Lớp
GiáoViên
Lên TKB, Lịch
Công Tác
DS Lớp DS Môn Học
SinhViên
TKB
Tiếp Nhận ,
Lưu HSPK
Y/c phúc Khảo
HSPK
Xét Học
Bổng,Xuống
Khóa…
XL,Cấp
Bằng
Tốt
Nhiệp
Lưu, Trả
Điểm PK
Thông Báo
Điểm
Bằng Tốt Nghiệp
Bằng T/ngh
Điểm PK

Điểm PKQL Khảo Thí
Trả Điểm
PK
12
SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL ĐÀO TẠO”
d,Chức năng quản lí khảo thí
SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL KHẢO THÍ”
e, Chức năng thông kê_báo cáo
Giáo
Viên
Kiểm tra tình
trạng bài thi
Bài Thi
Hồ sơ PK
QL Đào Tạo
Yêu Cầu
Báo Cáo
Bài Thi
Lưu Bài Thi
PK
Trả Điểm
Bài Thi Đã Chấm Lại
Điểm PK
Bảng Điểm
Bài Thi PKBảng Điểm PK
13
SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” TK_BC”
IV) MÔ HÌNH ER ĐẦY ĐỦ
BGH
Thống kê

KQ học tập
Thống kê SV
xg khóa,bỏ học
Thống kê SV khen
thưởng, học bổng
Y/C
B/C
Y/C
B/C
Y/C
B/C
QLĐT
DSSV khen thưởng,học bổng
DSSV
khen
thưởng
,học
bổng
QL Điểm
Bảng điểm sv(kỳ,khoa,lop)
BCKQHT
BC sv bỏ học,xg
khoa
BC khen
thưởng
14
Sinh Viên
Mã SV
Họ Tên
Giới Tính

Ngày Sinh
Quê Quán
Giáo Viên
Mã GV
Tên GV
Ngày Sinh
Mã MH
Mã Khoa
Môn Học
Mã MH
Tên Môn Học
Số ĐVHT
Khoa
Mã Khoa
Tên khoa
Ngành Học
Mã Ngành
Tên Ngành
Thuộ
c
có
Có
Học
Điểm
Mã SV
Mã MH
Điểm TBKT
Điểm thi lần 1
Điểm thi lần 2
Tổng kết

Mã GV
Lớp
Mã lớp
Tên lớp
Kỳ Học
Mã SV
Mã MH
Kỳ Thứ
Số ĐVHT
TBK GV
Mã GV
Mã lớp
Mã MH
Tên MH
Số ĐVHT
C
ủ
a
C
ủ
a
Bảng Chuyên
Môn
Mã GV
Mã MH
Số ĐVHT
C
ó
Thuộ
c

(1,n)
(1,1)
(1,n)(1,1)
(1,n)
(1,1)
Họ
c
(1,n) (1,1)
(1,n)
(1,1) (1,n)
(1,n)
(1,1)
(1,1)
(1,1)
(1,n)
Có
(1,1)
(1,n)
Có
(1,n)
(1,1)
(1,n)
(1,1)
15
PHẦN 2 : THIẾT KẾ CỚ SỞ DỮ LIỆU
I,Mối Liên Kết Giữa Các Bảng.
16
V.KẾT LUẬN
Trên đây em đã phân tích hệ thống quản lý điểm Sinh Viên và
đã đưa ra tư tưởng thiết kế của mình đối với hệ thống này. Tuy

nhiên do thời gian không có nhiều và khối lượng bài tập lớn của kì
học nhiều lên em chưa thể tập trung hoàn thành phần thiết kế của hệ
thống mong cô giáo thông cảm. Nhân đây em cũng xin cám ơn cô
đã nhiệt tình chỉ dạy chúng em trong kì học vừa qua. Nếu có thêm
thời gian chắc chăn em sẽ hoàn thành đề tài một cách tốt hơn.
17
18