xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại công ty tnhh mạnh trường bình

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
……o0o……
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề tài:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH
Sinh viên thực hiện : Phạm thị Thúy
Lớp :TH41A
Khoa : Hệ thống thông tin kinh tế
Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh
Hà Nội - 2011

Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
MỤC LỤC
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự
phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành
tựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả
các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng
cầm quyền đối với xã hội.
Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các
ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường
học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ
quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và
phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được

hiệu quả công việc cao thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết. Việc ứng
dụng tin học trong quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý với lượng thông
tin lớn, phức tạp để đưa ra những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác đáp ứng yêu
cầu đặt ra. Vì lý do đó, phần mềm tin học ứng dụng của tất cả các lĩnh vực cũng
không ngừng được cải thiện ngày một tốt hơn nhằm giúp con người làm việc đạt hiệu
quả cao hơn.
Trước đây, chưa có sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc văn phòng hay
quản lý khác nói chung gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có nhiều người làm mà
hiệu quả lại không cao.Ví dụ như việc bán hàng trước đây công việc mang tính chất
cố định như lập phiếu nhập hàng, xuất hàng, thống kê báo cáo thì cứ mỗi lần cần
nhập, xuất hay thống kê báo cáo thì nhân viên lại phải lặp lại các thao tác đó dẫn đến
mất thời gian, giảm năng suất lao động mà hiệu quả công việc lại không cao. Với công
nghệ hiện nay các công việc đó đều mang tính tự động, hơn thế nữa khi ta muốn tra cứu
thông tin về hàng hóa hay tìm kiếm một loại mặt hàng nào đó thì sẽ rất khó khăn mất
nhiều thời gian. Mặt khác thị trường biến đổi không ngừng dẫn đến giá cả hàng hóa luôn
thay đổi vì thế mà việc cập nhật thông tin hàng hóa là rất cần thiết, nhưng với hệ thống
quản lý cũ thì không thể đáp ứng được. Hiện nay, với sự giúp đỡ của máy tính thì các
công việc đó không còn đáng lo ngại nữa, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
1
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
cao và giảm được nhiều chi phí không cần thiết. Kinh doanh là một ngành kinh tế đặc thù
gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước, nếu đất nước ngàycàng phát triển thì nhu
cầu tiêu thụ hàng hóa của nhân dân ngày càng lớn. Vì thế, ngày càng nhiều các công ty
đăng ký kinh doanh do đó việc cạnh tranh giữa các công ty này nhằm thu hút khách hàng
càng trở nên bức thiết hơn.
Do mỗi công ty cần có một hệ thống bán hàng thật chặt chẽ và năng động để kịp
thời đáp ứng nhu cầu con người và đặc biệt là bắt kịp với nhịp độ phát triển kinh tế
hiện nay. Để đạt những mục tiêu đó thì việc ứng dụng tin học vào việc quản lý càng
trở nên bức thíêt. Đây là một công ty kinh doanh còn non trẻ, phương thức kinh doanh

còn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong một
phần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào
đó trong công tác kinh doanh.
Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual
Basic. Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy
giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tế
trong thời gian không xa.
Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Cơng ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công
ty TNHH Mạnh Trường Bình.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các
anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Thúy
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
2
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH.
I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
a.Giới thiệu về công ty:
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

Tên tiếng anh: MANH TRUONG BINH COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: MTB CO.,LTD
Loại hình: Công ty TNHH
Địa chỉ: Số 12, phố Phan Kế Bính, phường Cống Vị - Ba Đình - Ha Noi City -
Vietnam
Số điện thoại: +84 (4) 2661506
Email:
Mã số thuế: 0101290520
Người đại diện: Bùi Kim Trườn
Công ty TNHH Mạnh Trường Bình là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh
nghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất bao bì carton 3 lớp, 5 lớp. Công ty được thành lập
theo quyết định số 2591/GPUB ngày 23/07/1996 của UBND Thành phố Hà Nội do
Phó chủ tịch UBND TP Đinh Hạnh ký. Công ty là đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tự
chủ hoàn toàn về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng theo quy
định của Nhà nước. Công ty có tàikho ản mở tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi
nhánh Hà N
.
b.Quá trình hình thành và ph
triển
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
3
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Từ năm đầu mới thành lập, Công ty chỉ có hơn 50 cán bộ công nhân viên làm
việc với dây chuyền sản xuất nhỏ, thiết bị máy móc lạc hậu và thiếu đồng bộ, doanh
thu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng. Sản xuất chủ yếu bằng phương pháp thủ
công, sản lượng hàng đạt thấp, chất lượng sản phẩm không cao và khách hàng chỉ là
một vài cơ sở nhỏ. Đến nay cán bộ, công nhân viên của Công ty đã lên tới 170 người,
Công ty đã tiến hành nhập dây chuyền thiết bị sản xuất bao bì của Hàn Quốc với công
suất mỗi năm đạt 2.237.000 m² đến 3.000.000 m². Với hệ thống máy sản xuất bìa
carton 3 lớp, 5 lớp bao gồm 01 máy sản xuất carton chính do Hàn Quốc sản xuất, hệ

thống máy phụ gồm 09 máy con đặc biệt có hệ thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất
để kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm. Công ty trang bị hệ thống máy tính tại các
phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ
CBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên
2.000 triệu đồng. Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng
nhập ngoại. Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công
ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát Granit
Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy bia
Đông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải) mạng lưới khách
hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc
iệt Nam.
Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanh
nghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là một
doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có
iệu quả.
Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một
số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số lượng CBCNV
của công ty h
g năm tăng.
2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạn
Trường Bình
* Đặc điểm tổ
ức quản lý:
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dưới
hình thức công ty TNHH. Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theo
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
4
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
hình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quả
lý gọn nhẹ.

- Ban Giám Đốc: 03 người (01 Giám đốc, 02 Ph
giám đốc).
+ Giám đốc: Là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt
động của công ty. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như
toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh
ủa công ty.
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám
đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trong công ty,
giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất. Chịu trách
nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyền quyết
ịnh cụ thể.
+ Phó Giám Đốc phụ trách nhân sự và hành chính: Là người giúp việc cho Giám
đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác nhân sự, tuyển dụng nhân
lực, nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong công ty. Thực hiện việc
ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an
ninh trật tự trong
àn công ty.
- Phòng phát triển thị trường: 03 người (01 trưởng phòng, 02 nhân viên) có nhiệm vụ xây
dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu và phát triển mạng lưới khách hàng,
đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới thích ứng nhu cầu củ
khách hàng.
- Phòng kinh doanh và điều hành sản xuất: 06 người ( 01 trưởng phòng, 01 phó
phòng, 01 chuyên gia Hàn Quốc và 03 nhân viên) có nhiệm vụ lập kế hoạch dự trù về vật
tư hàng hoá triển khai, thực hiện các đơn đặt hàng, tính toán giá cả và thương lượng với
những khách hàng mới, thảo các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc duyệt. Lập kế hoạch dự
trù nguyên vật liệu, vật tư và lập kế h
ch sản xuất.
- Phòng kế toán: Là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công
tác qủan lý về tài chính. Các chính sách liên quan đến tài chính hoặc lĩnh vực hoạt
động tài chính khác để tham mưu cho Giám đốc những quyết định đúng đắn trong quá

SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
5
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ
tình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh
được kịp t
i và có hiệu quả.
- Phân xưởng sả
xuất 154 người .
Công tác tổ chức quản lý sản xuất được khái q
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
6
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
theo sơ đồ sau:
Mô hình Tổ chức quản lý của công ty TN
II. Lý
lựa chọn đề tài
Hiện nay, ở nhiều nước tiên tiến trên thế giới có những cách thức bán hàng nhờ
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
7
Phòng kế toán
tài chính
Phó giám đốc
sản xuất
Phó giám đốc
nghiệp vụ
Phòng hành
chính- Bảo vệ
Phòng kỹ thuật
tổng hợp

Tổ máy
chính
Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ
giao hàng
Giám đốc
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
vào áp dụng công nghệ thông tin rất độc đáo và tiện lợi như khách hàng có thể đặt
hàng thông qua mạng, điện thoại, Fax…sau đó sẽ có người giao hàng đến tận nhà theo
yêu cầu, họ có thể thanh toán bằng chuyển khoản hay bằng thẻ tín dụng. Hay ở một số
điểm bán hàng tự động, khách hàng cho tiền hay quét thẻ nếu đủ kiện mua thì hàng sẽ
ự
ộng được đưa ra …
Ở nước ta trong các doanh nghiệp quốc doanh hay các doanh nghiệp tư nhân
cũng đang rất phổ biến việc dựng hệ thống thông tin để quản lý mọi hoạt động của
việc kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Hơn thế nữa nền kinh tế thị trường đã và
đang có những bước phát triển sâu rộng vì thế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
kinh doanh cũng trở nên khốc liệt hơn không chỉ về giá cả, chất lượng sản phẩm, cách
thức phục vụ về phương thức bán hàng sao cho hàng hoá của mình đến được với
nhiều người tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất. Để đạt được mục tiêu đó các doanh
nghiệp không ngừng cải thiện và tìm tòi cái mới trong quản lý kinh doanh để thu hút
khách hàng như chiến lược chăm sóc khách hàng bằng hình thức khuyến mại, ưu đãi
đặc biệt với những khách hàng mua hàng với số lượng nhiều, phát tờ rơi qu
g cáo về công ty.
Nước ta là một nước đang phát triển do đó hệ thống các công ty đăng ký kinh
doanh ngày càng nhiều. Do quy mô nhỏ nên hệ thống hoạt động của đa số các công ty
không được ưu việt nhiều, còn mang tính thủ công. Để có kết quả kinh doanh cao đòi
hỏi phải có một hệ thống quản lý kinh doanh năng động và chặt chẽ nhằm tận dụng
được tối đa nhân lực, tiết kiệm được thời gian, giải quyết được những khâu trung gian
trong công việc giảm được các chi phí phát sinh. Và đặc biệt nhất là đáp ứng được tối
đa yêu cầu của khách hàng khi khách đến mua hàng. Nhưng không phải với công ty

nào cũng có thể có hệ thống quản lý như vậy do giả cả để mua mộ phần mềm là rất c
ao, một số công ty vẫn dùng cách bán hàng cổ điển nhất đó là dựng sổ sách để lưu giữ
thông tin, sử dụng nhiều lao động trong công việc gây tốn kém đôi khi còn dẫn đến
nhiều sai sót do không có sự thống nhất…Vì lý do đó em đã lựa chon đề tài Xây dựng
hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNH Mạnh Trường Bình . Đây là một công ty
có quy mô hoạt động nhỏ, em hy vọng là chuyên đề của em sẽ có một phần nào đó được
áp dụng thực tế cho công ty để giúp họ giảm bớt được chi phí trong kinh doanh, tiết
kiệm thời gian và nhân lực và hơn hết là nâng cao đượ h
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
8
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
u quả công việ c.
1. Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNH
Mạnh Trường Bình.
Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bình
còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật hoá đơn và xử lý các loại giấy tờ còn thủ
công. Với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông tin như
vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng đến vấn đề
kinh tế của công ty. Việc lưu trữ các giấy tờ sổ sách dễ bị thất lạc, hư hỏng thông tin
gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý bn hàng tại công ty . Vì vậy không
lập được báo cáo ngay khi giám đốc cần. Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán
hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ. Việc áp dụng
công nghệ thông tin vào phục vụ việc quản lý bán hàng đang là yêu cầu cần thiết. Vì
vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàn
công ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ , tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ
sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầ
thống kê, báo cáo.
Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý
muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng của
công ty thống kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời

gian và không đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kin
doanh của công ty.
2.Yêu cầu
i với hệ thống mới
Phải giải quyết đư
• những vấn đề sau:
Việc cập nhật, thêm bớt, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu phải thuận lợi, dễ dàng.
Phần mềm phải lưu trữ được mộ
•lượng lớn dữ liệu.
Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, đảm bảo dữ liệu đưa ra là chính xác k
•ng có sự sai lệch.
Đảm bảo được yếu tố tự động hoá của hệ thống, giảm bớt được các công đoạn
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
9
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
thủ công, giảm nhân lực tron
•quá trình quản lý.
Đảm bảo việc lập hoá đơn thanh toán, hạch toán thu chi, lấy dữ liệu, tổng hợp số
liệu, lập báo cáo, in hoá đơn, chứng từ một cách nhanh chóng, độ chính xác ca
•và hoàn toàn là tự động.
Hệ thống quản lý phải có được tầm vĩ mô lớn. Ban giám đốc có thể quán xuyến,
nắm bắt được tất cả các hoạt động kinh doanh của côngt
mà không tốn công đi lại .
Phải đảm bả
•lưu trữ các thông tin sau:
Thông tin về hàng như mã hàng, tìn
•trạng, số lượng, kho lưu….
Bảng giá hàng phải
•ôn được cập nhật từng ngày
Các thông tin vê khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh, thẻ

tín dụng hay hộ
•hiếu nếu là người nước ngoài…
Phải lưu trữ các yêu
•ầu đặt và mua hàng của khách.
Phải lưu trữ đư
quá trình bảo hành của hàng.
Hoạt
•ng thường xuyên của hệ thống
Tiếp nhận đơn đặt hàng, tiền đặt cọc cho tấ
•cả các đối tượng, vào sổ lưu.
Nhận các hóa đơn bán hàng cho tấ
•cả các đối tượng, vào sổ lưu
Lập phiếu bảo hà
• cho sản phẩm bán, vào sổ lưu
Tính toán tiền thu, tiền thực thu (trừ thuế và các khoản chi phí khác), tiền nợ quá
hạn với từng khách hàng (công
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
10
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
•,cửa hàng phân phối sản phẩm )
Theo dõi tình hình hàng hóa
•ồn đọng của từng loại mặt hàng
In các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc vào thời điểm bất kỳ do cần thiết đối
việc bán hà
• hoặc do yêu cầu của giám đốc.
Tổng
ợp thông tin báo cáo cấp trên.
3.C
Thông tin vào
Đơn đặt hàng hàng

Danh mục các mặt hàng
Bảng báo giá
Danh mục hình thức thanh toán
Danh mục bảo hành mặt hàng
Danh mục mức khách hàng
Danh mục nhân viên bán hàng
Danh mục khách hàng
Danh mục nhân viên xuất hàng
Danh mục người phụ trách kinh doanh
Thông tin đầu ra
Phiếu thu
Hóa đơn bán hàng
Hoá đơn nhập hàng
Phiếu bảo hành
Đơn đặt hàng
Hạch toán thực thu của công ty, tiền nợ,
nợ quá hạn với từng khách hàng(công ty,
cửa hàng)
Xem tình hình hàng hóa tồn kho
In báo cáo ngày, tháng, hoặc vào thời
điểm bất kỳ.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
11
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4. Một số biểu mẫ
Đơn vị: …………………………
Địa chỉ: ………………………
Mẫu số: 01
Theo QĐ số:15/2007/QĐ_BTC
Ngày 20/8/2007 của BTC

sử dụng.
Mẫu phiếu nhập kho

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày…… tháng……. năm…

Số: ………….
Nợ: …………


Có: ……………
Họ tên người gi
hàng:…………………………………………………………
Theo: ………… Số: ………
ày … tháng… năm … ……………………….
Nhập tại k
STT
Mã
Tên hàng
Đơn
Số lượng
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Cộng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
12

Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
……………………………………………………………………
Cộng thành tiền (
bằng chữ)…………………………………………

Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
13
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
, ngày … tháng
Mã khách:……………………………………
Tân khách:……………………………………
Địa chỉ:……………………………………
Điện thoại:……………………………………



(3)(4)
(5)
(6)=4x5
Mã MH

Tên mặt hàng ĐVT SL Giá Thành tiền
(2)
(1)
Tổng tiền :…
Nhân viên Khách đặt
………. … …
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
14
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số đơn:………
Ngày đặt: . . ./. . ./. .
Ngày giao:…./…./
Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
Add: 12 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Số điện thoại: +84 (4)2661506
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
15
Mẫu số:C22H
QĐ Số:999 - TC/QĐ/CDDKT
Ngày 02 tháng 11 năm 1996
của Bộ tài chính
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
đặt hàng
M
thu
PHIẾU THU
y …… tháng ……. Năm…

Họ, tên

ười nộp
ền:
Thuộc
ơn vị:
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
16
Đơn vị:……….
Địa chỉ:………
Số:……….
Nợ:………
Có:………
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Viết bằng chữ:
a chỉ:
L chứng từ gốc:
do nộp:
Số tiền:
Kèm theo:
đã nhậ
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóngdấu)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Người nộp
(ký, họ tên)
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
17
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD

ằng chữ):
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ
HIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG
TẠI C
TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌ
I. Khảo sát hệ thống
Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu
cầu của hệ thống trợ giúp bán hàng. Quy trình nghiệp vụ bán hàng phải tổng hợp
thông tin mặt hàng từ nhiều kho thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông
tin là tuyệt đối. Đối với một công ty thì thông tin về hàng hóa là rất lớn và đa dạng. Để
đáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem, sửa được an
toàn nhanh nhạy chính xác thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà bắt
buộc phải tin học hóa gần như hoàn toàn quy trình trong hệ thống. Chỉ có việc lập đơn
hàng, việc đưa ra điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp là thực hiện bán tự
động. Điều này cũng là điều tối cần thiết của hệ thông tin mà thông tin này bắt buộ
phải được cung cấp từ bên ngoài.
Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói
chung và rất cần thiết đối với việc kinh doanh đối công việc kinh doanh. Dữ liệu phải
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
18
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
được bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được
yền xem xét và chỉnh sửa dữ liệu.
Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lý
nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công ty
luôn luôn chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan, sát thực, thân
thiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác
bán hàng và kinh doanh của
ông ty luôn mang lại hiệu qu

1. cao.
II. Sơ đồ phân cấp chức năng
S
đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Qua khảo sát hệ thống ở mức tổng quát và thu gọn ta phân tích ra được những
chức năng nghiệp vụ cơ bản nhất của hệ thống đang xây dựng. Xây dựng sơ đồ nhằm
nắm được phạm vi và các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống từ đó tiến hành các quá trí
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
19
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
phân tích tiếp theo được dễ dàng hơn.
Sơ đồ phân cấp
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
20
Quản lý bán hàng
Quản lý xuất
Báo cáo
Tìm
kiếm
Thanh
toán
Nhận đơn
đặt hàng
Lập hoá đơn
bán hàng
Lập phiếu
bảo hành
Xủ lý hàng
bán bị trả lại
Thống kê

hàng
Doanh thu
bán hàng
Thống
kê nợ
Báo giá
hàng bán
TK theo tên
TK theo loại
TK theo giá
Lập phiếu
thanh
toán
Xủ lý
đặt cọc
Huỷ
phiếu
thanh
toán đặt
cọc
Quản lý nhập
Lập đơn đặt
hàng
Kiểm tra
hàng nhập
Lập phiếu
nhập
In phiếu
nhập
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD

Hệ thốn
 quản
 ý bá
 hàng gồ
 các chức
 ăng :
ập
Xuất
Báo cáo
Tìm ki
Thanh toán
2. Ý nghĩa các chức năng
Vì tần suất sử dụng các chức năng là khác nhau do đó các chức năng trong sơ đồ
trên được sắp xếp theo mức độ sử dụng giảm dần: Có nghĩa là trong hệ thống thì khâu
Bán hàng có tần suất sử dụng là lớn nhất do đó nó được đặt ở vị trí trái nhất hợp với
phản ứng của người sử dụng, rối sa đ
mới đến khâu lập báo cáo, cập nhật .
Các chức năng con bên trong cũn
được sắp xếp theo nguyên tắc như vậy
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
21
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
2.1.Vai trò cụ thể của
c chức năng
2.1.1.Chức năng bán hàng
Thực hiện những công việc liê
quan trực tiếp đến khâu bán hàng hóa
Nhận đơn đặt hàng: Chức năng này thực hiện những
ông việc liên quanđến đặt hàng như:
+ Lập đơn đặt hàng : Nhân viên nhận thông tin đặt hàng của khách và lập thành

một đơn đặt hàng đối với hình thức mua hàng thông qua đơn đặt hàng. Khách có thể
đặt hàng bằng nhiều hình
•hức khác nhau: qua điện thoại, email.Kiểm tra, sửa thông tin đơn đặt hàng.
Việc đặt hàng có thể thay đổi, thông tin về mặt hàng, khách hàng cần phải kiểm tra lại
do vậy công việc kiểm tra, sửa đơn đặt hàng là cần thiết. Nguồn thông tin lấy từ hệ
thống (khách quen của công ty) thậm chí nhân viên phải kiểm tra thông tin theo hình
thức khác nằm ngo
• hệ thống (điện thoại , E-ail ).
Xử lý đơn đặt hàng đến hạn : Đơn đặt hàng phải ghi ngày đặt hàng, ngày giao
nhận hàng hóa (bán hàng). Như vậy hàng ngày nhân viên phải kiểm tra xem có bao
nhiêu đơn hàng cần phải xử lý. Theo ngày giao nhận đã ghi trong đơn hàng sẽ
•ết được đơn hàng nào cần phải x lý.
Hủy đơn đặt hàng theo điều kiện : Khi việc mua và bán hàng đã được quyết định
có nghĩa là đã có hóa đơn bán và xuất hàng thì đơn đặt hàng khôngc
giá trị nữa do đó cầnphải hủy bỏ .
+ Lập hóa đơn bán hàng : Trong quá trình xử lý các đơn đặt hàng đối với khách
hàng có đơn đặt hàng từ trước thì lấy thông tin từ đơn đặt hàng và bổ sung thêm thông
tin từ khách hàng. Chuyển các thông tin sang kiểm tra lại và thực hiện công việc tạo
một hóa đơn bán hàng kiêm xuất hàng mới. Nếu không thông qua đặt hàng thì lập hóa
đơn bán hàng với thông tin trực tiếp từ khách hàng. Hóa đơn bán hàng là thủ tục quan
trọng trong việc bán hàng. Mỗi bên phải giữ một bản làm bằng chứng nếu có vấn đề
sau này với hàng hóa mua. Sau đó là công việc giao hàng và thanh toán. Nếu có
những thay đổi về thông tin trong công việc mua bán thì phải lập lại hóa đơn bán hàng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
22