phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân

Khãa luËn tèt nghiÖp
MỤC LỤC
Trang
I. Giới thiệu chung 3
II. Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 3
III. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Quốc dân 4
1. Văn Phòng 5
2. Ban biên tập 6
3. Phòng kế hoạch – phát hành 7
4. Xưởng in 9
IV. Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản 11
V. Định hướng đề tài nghiên cứu 12
CHƯƠNG II: 14
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 14
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO
SÁCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 39
Khãa luËn tèt nghiÖp
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông
thì các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và
nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp cho
con người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Đứng
trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của
các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh là một tất yếu, nó giúp cho các
đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh
tranh trên thị trường.
Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông
tin nói chung và hệ thống thông tin nói riêng.

Xuất phát từ yêu cầu thực tế tại Nhà xuất bản, em nhận thấy cần có giải
pháp để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách.
Theo đó, khi hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê
lượng sách, ấn phẩm lưu kho, nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về
tình trạng sách xuất nhập kho và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm
nào, do đó có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc.
Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho
sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân”. Đề tài bao gồm ba chương
Chương I: Giới thiệu chung về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân và định hướng đề tài nghiên cứu.
1
Khãa luËn tèt nghiÖp
Chương này trình bày khái quát về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân như: lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và định
hướng nghiên cứu đề tài.
Chương II: Tổng quan về hệ thống thông tin
Chương này sẽ trình bày khái quát về thông tin quản lý, quan hệ giữa
thông tin và quản lý một tổ chức, hệ thống thông tin quản lý, các mô hình
biểu diễn hệ thông thông tin, các bước phát triển của hệ thống thông tin và cơ
sở lý luận chung về công cụ để phát triển hệ thống thông tin.
Chương III: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý kho sách
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
Trong chương này em sẽ trình bày quy trình phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý kho sách, từ việc khảo sát hệ thống thực tại, xác định những
yêu cầu của hệ thống đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện, cách thức cài
đặt, triển khai hệ thống.
Trong thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân em đã
cố gắng tìm tòi, học hỏi những kiến thức bổ ích phục vụ cho việc thực hiện đề
tài. Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi

những thiếu sót rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thày cô để đề tài
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của tiến sĩ Trương Văn Tú
và các cán bộ tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân để em hoàn thành
chuyên đề này.
2
Khãa luËn tèt nghiÖp
CHƯƠNG I:
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
I. Giới thiệu chung
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từ
ngày 27-12-2005. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập
theo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa - Thông tin ngày 19-8-2005 và
quyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sách
kinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo trong xu hướng hội
nhập và bùng nổ thông tin hiện nay.
Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ.
Địa chỉ 207 Giải Phóng- Hai Bà Trưng- Hà Nội.
Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại học
Kinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạp
chí, xuất bản phẩm.
II. Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân
Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đại
học kinh tế Quốc dân. Ngày 24 tháng 12 năm 1961 Xưởng in của trường được
thành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hành
chính - Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ). Gần
50 năm trưởng thành và phát triển, Xưởng in luôn gắn liền với sự nghiệp đào

tạo của Đại học Kinh tế Tài chình - Kinh tế Kế hoạch và nay là Kinh tế Quốc
dân. Khi xảy ra chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ, nhà trường phải đi sơ tán
3
Khãa luËn tèt nghiÖp
lần thứ nhất ở Tân Yên - Hà Bắc (1965-1968), các bộ phận của Xưởng in tiếp
tục chia nhỏ để bám sát phục vụ nhu cầu đánh máy văn bản ấn loát của các
Khoa, Phòng, Ban trên địa bàn của nhiều xã của Tân Yên (Bắc Giang) và Phú
Bình (Bắc Thái). Năm 1969 từ nơi sơ tán trở về Hà Nội các bộ phận lại sát
nhập lại thành Liên xưởng sản xuất gồm có: Xưởng in Typô, đánh máy và In
Rônêô, Xưởng giấy và đúc gang; Số cán bộ công nhân viên lên tới hàng trăm
người. Năm 1971, lại tách ra làm hai xưởng, xưởng in và giấy bộ phận đúc
gang sát nhập vào xưởng trường thuộc tổ Kỹ thuật công nghiệp quản lý.
Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nhà in chính thức được chuyển thành Nhà
xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
III. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà
xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân
NXB Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học
Kinh tế Quốc dân, có đầy đủ tư cách pháp nhân. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý NXB được khái quát trong sơ đồ sau:
4
Khãa luËn tèt nghiÖp
1. Văn Phòng
a. Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức. Thực hiện
công tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.
Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng
của nhà xuất bản. Quản lý tài chính - tài sản, kế toán, quản lý tập trung các
nguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường. Nhà xuất
bản theo quy định của nhà nước.
b. Nhiệm vụ

 Thực hiện công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, đóng dấu và quản lý
con dấu của nhà xuất bản.
 Giúp giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị
chức năng của nhà xuất bản theo chức năng, nhiệm vụ đã ban hành.
 Tiếp nhận, phân loại các công văn của các đơn vị trong trường và cơ
quan bên ngoài gửi đến nhà xuất bản; tham mưu cho ban giám đốc xử
lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng.
 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộ
trong phạm vi nhà xuất bản quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế
toán theo quy định nhà nước.
 Xây dựng trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động, kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điều
động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểm
tra viêc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan.
 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức
và lao động hợp đồng: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổ
5
Khãa luËn tèt nghiÖp
chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các
chế độ bảo hiểm xã hội.
 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quy
định hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các
khoản thu khác của nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác .
 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong
nhà xuất bản.
 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy
định pháp luật hiện hành và của trường.
2. Ban biên tập
a. Chức năng
 Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liên

quan tới công tác biên tập. Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập để
thực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định.
 Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sách
của nhà xuất bản.
 Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nội
dung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chính
sách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm.
b. Nhiệm vụ
 Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộng
phạm vi khai thác bán thảo.
6
Khãa luËn tèt nghiÖp
 Sau khi nhận bản thảo từ cộng tác viên và các nguồn khác phải đăng kí
kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trước
khi tổ chức biên tập xuất bản.
 Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảo
đầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nội
dung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập
và giám đốc phê duyệt.
 Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ
biên tập viên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế .
 Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập,
thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành.
 Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện các
hợp đồng của nhà xuất bản đã ký kết.
 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặt
được và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quy
trình biên tập để nâng cao chất lượng sách của nhà xuất bản.
 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đã
hoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản.

3. Phòng kế hoạch – phát hành
a. Chức năng
 Phòng kế hoạch - phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của nhà
xuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản dưới sự chỉ
đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về lĩnh
vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để
7
Khãa luËn tèt nghiÖp
duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhà
xuất bản.
 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham
khảo) của nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường
hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi.
 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cá
nhân. Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp .
 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo
cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ.
b. Nhiệm vụ
 Nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển
kinh tế - xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng. Nghiên
cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong
từng thời kỳ.
 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin và
những biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phương
hướng giải quyết.
 Liên hệ với các phòng ban trong nhà xuất bản, thông qua văn phòng
trước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt .
 Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi được
cục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tại
văn phòng. Thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi

trình giám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản.
 Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liên
kết (nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộp
8
Khãa luËn tèt nghiÖp
lưu chiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theo
quy định.
 Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mức
triết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của nhà xuất bản hiện nay, có
sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của nhà xuất bản và trình giám
đốc quyết định.
 Xây dựng và mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mức
chiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đối
với các đối tác liên kết và người lao động.
 Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa,
gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quan
nhà xuất bản.
 Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiến
nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà xuất
bản.
4. Xưởng in
a. Chức năng
Xưởng in nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của nhà xuất
bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của Nhà
nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên.
b. Nhiệm vụ
 In các loại ấn phẩm do nhà xuất bản giao. Phù hợp với năng lực sản
xuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian.
9

Khãa luËn tèt nghiÖp
 Tổ chức khai thác thêm nguồn hàng và việc làm từ các cơ quan ngoài
nhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng nhà xuất bản và tổ chức
sản xuất.
 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời
sống và thu nhập của nhà xuất bản.
 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản
lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của nhà xuất bản
và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các
văn bản dưới luật.
 Tổ chức triển khai kế hoạch của nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư - vật
liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảo
dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên.
 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của nhà xuất bản và khách hàng
đúng thời gian giao hàng.
 Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụ
được giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo và
được sự đồng ý của ban giám đốc nhà xuất bản.
 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy
định pháp luật, quy chế hiện hành của trường.
10
Khãa luËn tèt nghiÖp
IV. Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản
Bản thảo từ các các khoa, bộ môn hay tác giả, đầu tiên sẽ được đem đến
cho phòng biên tập chế bản. Tại đây, bản thảo sẽ được biện tập và chế bản.
Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ phải có được quyết định
xuất bản, lúc này Ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định xuất bản ấn phẩm đó với
số lượng là bao nhiêu, trong thời gian bao lâu. Quyết định này cùng với bản
11
Khãa luËn tèt nghiÖp

thảo sẽ được đem đến xưởng in. Ấn phẩm từ xưởng in và từ các nhà xuất bản
khác trước khi đem đi phát hành thì đều phải trải qua một quá trình kiểm tra,
sau đó thông qua phòng phát hành để lên kế hoạch phát hành như thế nào.
Cuối cùng sách được đem đến kho sách để lưu trữ tại kho sách. Khi có nhu
cầu xuất bán buôn hoặc bán lẻ tại cừa hàng sácg cần thì ấn phẩm sẽ được xuất
từ kho đi.
V. Định hướng đề tài nghiên cứu
Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại học
Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy hoạt động quản lý kho và thống kê số lượng
sách và các ấn phẩm trong kho sách vẫn còn là thù công hoặc đã được tin học
hoá nhưng không đồng bộ. Cho nên việc phản ánh số lượng sách và các ấn
phẩm khác trong kho còn lại bao nhiêu, số lượng sách xuất ra trong từng
ngày, từng tháng, từng qúy cũng như toàn bộ nhà xuất bản chưa phản ánh kịp
thời để lên báo cáo. Điều đó dẫn đến việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều
tuần thậm chí là trong vài tháng.
Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân nên cần
có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB. Các vấn đề đặt ra hiện tại
mà NXB đang phải đối mặt như sau :
 Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụng
Client/Server trong hệ thống mạng LAN của NXB.
 Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụng
cập nhật tự động. Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mã
vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mã
vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng.
12
Khãa luËn tèt nghiÖp
 Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bán
buôn. Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khác
nhau cho từng đối tượng cụ thể.
 Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho của

NXB. Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho
định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng
và chính xác.
Căn cứ vào những vấn đề hiện tại của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân
đang phải đối mặt, em nhận thấy cần có giải pháp xây dựng một hệ thống
thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách. Theo đó, khi hệ thống được đưa
vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho,
nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho
và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắc
lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc.
Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân”
Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản
Đại học Kinh tế Quốc dân” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất
bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài ra phần mềm còn có thể triển
khai tại một số cửa hàng, siêu thị nhỏ đang có nhu cầu tin học hóa công tác
quản lý.
13
Khãa luËn tèt nghiÖp
CHƯƠNG II:
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Tổ chức, thông tin và thông tin quản lý
1. Tổ chức
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt
được mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Trong một tổ chức luôn
luôn tồn tại hai đối tượng là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Chủ thể
quản lý thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng
quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, chỉ huy, bố trí cán bộ,
kiểm tra, kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của

chủ thể quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý
nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.
2. Thông tin
Thông tin là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết cho đối
tượng nhận tin, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu nhằm mục đích
nào đó. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ
thống quản lý. Thông tin là nền tảng của hoạt động quản lý, nếu không có
thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực.
3. Thông tin quản lý
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý định muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Trong một tổ
chức thì cấp quản lý khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau, người quản
14
Khãa luËn tèt nghiÖp
lý khác nhau cần những thông tin khác nhau như trong hình dưới đây:
Cấp chiến lược cần những thông tin để phục vụ cho việc ra các quyết
định nhằm xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực của tổ
chức.
Cấp chiến thuật yêu cầu có những thông tin để ra những quyết định
nhằm cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và
khai thác tối ưu nguồn lực của tổ chức.
Cấp tác nghiệp cung cấp các thông tin nhằm ra quyết định thực thi các
nhiệm vụ đã đề ra.
Hệ thống lãnh đạo
Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống tác nghiệp
Báo cáo lên cấp
trên
Dữ liệu
Thông tin quản lý

Thông tin từ môi trường
Sản
phẩm,
dịch vụ
Thông tin ra ngoài
Lao động
Nguyên vật liệu
15
Khãa luËn tèt nghiÖp
II. Hệ thống thông tin
1. Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
2. Phân loại HTTT trong tổ chức
2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System): là hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực
hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với
nhân viên của họ. Sản phẩm của các giao dịch này là các tài liệu và các giấy
tờ thể hiện các giao dịch đó.
16
Môi trường ngoài
Môi trường trong HTTT
Khãa luËn tèt nghiÖp
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):
Là những hệ thống trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động quản lý này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc
lập kế hoạch chiến lược.

Hệ thống thông tin chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ
thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó
có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia
về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống này được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ
và một động cơ suy diễn.
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage): hệ thống thông tin này
được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể
là khách hàng, nhà cung cấp và có thể là một tổ chức khác của những ngành
công nghiệp… Hệ thống thông tin ISCA được sử dụng như một trợ giúp chiến
lược, nó là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là hệ
thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về
nguyên tắc hệ thống DSS phải cung cấp các thông tin cho phép người ra quyết
định xác định chính xác tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra. Quá trình
ra quyết định thực hiện theo một quy trình từ xác định vấn đề, xây dựng và
đánh giá các phương án giải quyết đến việc lựa chọn một phương án tối ưu.
17
Khãa luËn tèt nghiÖp
2.2. Phân theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) mô tả hệ thống làm gì? dữ liệu mà nó
thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu
để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực

chiến lược
Kinh doanh và sản
xuất chiến lược
Hệ
thống
thông
tin
văn
phòng
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh và sản
xuất chiến thuật
Tài chính tác
nghiệp
Marketing tác
nghiệp
Nhân lực tác
nghiệp
Kinh doanh và sản
xuất tác nghiệp
18
Khãa luËn tèt nghiÖp
này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình logic không quan tâm
đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu
được xử lý.

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) chú ý tới những khía cạnh
nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả
cũng như hình thức của đầu vào, đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống,
những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý,
các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu.
Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những
thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý
ngoài trả lời câu hỏi “Cái gì ở đâu? Khi nào?”
Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) liên quan tới những khía cạnh
vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là
của nhân viên kỹ thuật. Những khía cạnh vật lý liên quan như: dung lượng
kho lưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho, cấu
trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình vật lý trong trả lời câu
hỏi “Như thế nào?”
III. Phát triển một hệ thống thông tin
1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục đích cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong một tổ
chức, doanh nghiệp là cung cấp cho người sử dụng trong tổ chức có được
những công cụ quản lý tốt nhất, trợ giúp cho việc ra các quyết định nhanh
chóng, chính xác và kịp thời. Quá trình phát triển một hệ thống thông tin bao
gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và
19
Khãa luËn tèt nghiÖp
tiến hành cài đặt hệ thống. Nhưng tại sao một tổ chức phải tiến hành phát
triển hệ thống thông tin? Để trả lời câu hỏi đó người ta đã đưa ra một số các
nguyên nhân cơ bản sau:
• Những vấn đề về quản lý
• Những yêu cầu mới của nhà quản lý
• Sự thay đổi của công nghệ
• Thay đổi sách lược chính trị

1.1. Những vấn đề về quản lý
Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng HTTT đó là có được khả năng cung
cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ trợ giúp tốt nhất và những
vấn đề về quản lý đó là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến
việc xây dựng HTTT mới. Thực vậy, khi quy mô, phạm vi hoạt động của tổ
chức doanh nghiệp đạt tới một mức nào đó sẽ dẫn tới một khối lượng dữ liệu
cần xử lý cùng với mức độ phức tạp của bài toán quản lý sẽ trở nên không thể
giải quyết được nếu được làm một cách thủ công. Đồng thời với nhu cầu của
sự mở rộng và phát triển trong tương lai đòi hỏi tổ chức, doanh nghiệp phải
đầu tư xây dựng một HTTT mới.
1.2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Các tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường coi thương
trường như chiến trường. Các nhà quản lý để thực hiện thành công nhiệm vụ
của mình là giúp tổ chức, doanh nghiệp tồn tại và không ngừng phát triển thì
họ cũng không ngừng đòi hỏi HTTT của mình cung cấp các thông tin một
cách chính xác nhất, đầy đủ nhất và trong thời gian ngắn nhất. Đồng thời số
20
Khãa luËn tèt nghiÖp
lượng báo cáo quản trị được yêu cầu ngày càng tăng thêm. Đây chính là động
lực cho việc phát triển một HTTT mới.
1.3. Sự thay đổi của công nghệ
Tốc độ tính toán cũng như khả năng lưu trữ của các thiết bị máy tính ngày
càng tăng, nó nhanh chóng vượt xa năng lực tính toán và lưu trữ của các thiết
bị hiện có của tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra, sự phát triển nhanh chóng của
phần mềm máy tính, cấu trúc dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại
không ngừng ra đời tạo ra rất nhiều thuận lợi cũng như đem đến nhiều công
nghệ mới để trợ giúp hoạt động quản lý được tiến hành chính xác và nhanh
chóng.
1.4. Thay đổi sách lược chính trị
Bộ máy quản lý nhà nước luôn không ngừng hoàn thiện các chính sách

pháp luật, quy tắc, chuẩn mực để làm cho quản lý được tối ưu hơn. Điều này
dẫn tới sự thay đổi chuẩn mực, quy định xử lý số liệu của các HTTT. Nó đòi
hỏi HTTT luôn không ngừng được cập nhật, thay mới để đáp ứng những thay
đổi này.
2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Có nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thông thông tin, tuy
nhiên nếu không có phương pháp phát triển hệ thống rất dễ dẫn đến nguy cơ
không đạt được mục tiêu đã định. Việc phát triển một HTTT đương đối phức
tạp vì nó luôn vận động trong một môi trường phức tạp. Để phát triển hệ
thống, phân tích viên phải tiến hành phân tích nghiêm túc và nhất là có một
phương pháp phát triển phù hợp. Một phương pháp được định nghĩa là tập
21
Khãa luËn tèt nghiÖp
hợp các bước, các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ
thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được chọn để phát triển
hệ thống phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:
Sử dụng mô hình: sử dụng ba mô hình của một hệ thống thông tin đó là
mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Chuyển từ cái chung đến cái riêng: thực chất là nguyên tắc đơn giản
hoá, trước hết phải hiểu các mặt khái quát trước khi xem xét chi tiết.
Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic trong phân tích và chuyển
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
3. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp của nhiều
yếu tố với các ràng buộc. Vì vậy, để xây dựng hệ thống thông tin đạt hiệu quả
cao nhất phải tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách khoa
học. Một cách tổng quát quy trình phát triển một hệ thống thông tin bao gồm
bảy bước được trình bày trong hình vẽ sau:
22
Khãa luËn tèt nghiÖp

Quy trình phát triển một hệ thống thông tin
Ở mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công việc cần giải quyết và cuối
mỗi công đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay ngừng
phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa trên nội dung báo cáo
mà phân tích viên hệ thống hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho người sử
dụng.
3.1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình phát
triển hệ thống thông tin, kết quả của nó có ý nghĩa quyết định đến sự thành
công của toàn bộ dự án. Mục đích của giai đoạn này là tìm hiểu về hệ thống
đang tồn tại, đánh giá nhu cầu phát triển của hệ thống mới, cung cấp cho lãnh
đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống. Xem xét tính khả thi của dự án trên các
mặt:
23
Khãa luËn tèt nghiÖp
 Khả thi về mặt kỹ thuật: bảo đảm rằng mọi yêu cầu về chức năng và
hình thức của hệ thống mới đều có thể tìm được giải pháp giải quyết.
 Khả thi về mặt tài chính: bảo đảm mọi nhu cầu về chi phí cho việc phát
triển hệ thống đều được đáp ứng và phù hợp với khả năng và dự trù kinh
phí của tổ chức, doanh nghiệp.
 Khả thi về mặt thời gian: bảo đảm thời gian dự kiến cho việc phát triển
hệ thống thông tin là hợp lý và được người dùng chấp nhận.
 Khả thi về nhân lực: bảo đảm từ phía nhà sản xuất có đủ đội ngũ nhân
lực cho việc xây dựng hệ thống thông tin đồng thời về phía người dùng
cũng chuẩn bị được đội ngũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vận
hành hệ thống.
Thông thường bước đánh giá yêu cầu được thực hiện càng chi tiết và
chính xác thì các công đoạn tiếp sau sẽ đơn giản và dễ thành công hơn. Đánh
giá yêu cầu gồm các công việc sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
 Làm rõ yêu cầu
 Đánh giá khả năng thực thi
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
3.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu với mục đích chính là hiểu rõ vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác
định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
24