HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWER POINT

Tạo slide trình diễn với Microsoft Powerpoint
1

Tạo slide trình diễn với Microsoft
Powerpoint
Người thực hiện
 Hoàng Anh Tú
 Phạm Minh Tú
Nội dung
1 Mục tiêu 3
2 Kế hoạch 3
3 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint 3
3.1 Thao tác cơ bản 3
3.1.1 Tạo file mới 3
3.1.2 Lưu tập tin 4
3.1.3 Mở tập tin 5
3.2 Thao tác với slide 6
3.2.1 Tạo slide mới 6
3.2.2 Thay đổi bố cục slide 7
3.2.3 Định dạng văn bản: font chữ, màu chữ,… 7
3.3 Các đối tượng trong slide 8
3.3.1 Textbox 8
3.3.2 Bảng(Table) 9
3.3.3 Shape 11
3.3.4 Hình ảnh(Image) 13
3.3.5 Phim(Movie) 13
3.3.6 Âm thanh 15
3.3.7 Biểu đồ (chart) 15
3.4 Hiệu ứng 17
3.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide 17
3.4.2 Hiệu ứng chuyển slide 18

3.5 Một số thao tác khác 19
3.5.1 Footer 19
3.5.2 Liên kết đến đối tượng ngoài slide 20
4 Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice 22
4.1 Thao tác cơ bản 22
4.1.1 Tạo file mới 22
4.1.2 Lưu file 23
4.1.3 Mở file 24
4.2 Thao tác với slide 24
1.Mục tiêu

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
2

4.2.1 Tạo slide mới 24
4.2.2 Thay đổi bố cục slide 25
4.2.3 Định dạng văn bản 26
4.3 Các đối tượng trong slide 28
4.3.1 Textbox 28
4.3.2 Shape 29
4.3.3 Hình ảnh 30
4.3.4 Video 31
4.3.5 Audio 31
4.3.6 Biểu đồ (chart) 32
4.4 Hiệu ứng 33
4.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide 33
4.4.2 Hiệu ứng chuyển slide 34
4.5 Một số thao tác khác 35
4.5.1 Footer 35
4.5.2 Liên kết đến đối tượng ngoài slide 36

4.5.3 Chèn bảng tính 36
4.5.4 Chèn công thức toán học 38


1.Mục tiêu

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
3

Mục tiêu 1
- Biết sử dụng các công cụ trình chiếu như: Microsoft Office Powerpoint,
OpenOffice.
- Áp dụng công cụ để trình bày một số chủ đề.
Kế hoạch 2
Tài liệu sẽ được hướng dẫn trong 2 buổi.
Buổi
Nội dung
1
Hướng dẫn sử dụng công cụ trình chiếu cơ bản: MS Powerpoint, OpenOffice
2
- Chọn 1 số chủ đề có sẵng và áp dụng các công cụ đã học soạn nội dung
trình bày
- Thuyết trình chủ đề đã chọn
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint 3
Thao tác cơ bản 3.1
3.1.1 Tạo file mới
Để tạo một tập tin powerpoint mới, nhấn vào nút office ở góc trên và chọn “New”
hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + N.

Hình 1. Tạo mới tập tin Microsoft Powerpoint

Sau khi chọn “New”, chương trình sẽ hiện ra giao diện cho phép chọn mẫu (template)
của slide sẽ tạo.
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
4


Hình 2. Giao diện chọn template cho tập tin PowerPoint
Trong lúc chọn “mẫu” cho tập tin Powerpoint, ta có thể xem trước mẫu ở phần số 3
trong hình 2.
3.1.2 Lưu tập tin
Có thể lưu tập tin PowerPoint bằng nhiều cách:
1. Nhấn vào biểu tượng lưu tập tin ở góc trên bên trái của sổ Microsoft
PowerPoint.
2. Nhấn vào nút office, chọn “Save” nếu muốn lưu tập tin hiện tại hoặc chọn
“Save As” nếu muốn lưu thành một tập tin hoàn toàn mới.
3. Ngoài ra, ta còn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S để lưu tập tin(Save) hoặc
phím F12 để lưu thành một tập tin mới (Save As).

Hình 3. Giao diện lưu tập tin PowerPoint
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
5

Nếu lưu tập tin lần đầu tiên hoặc chọn lưu tập tin mới thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho
phép chọn đường dẫn lưu tập tin. Lúc này ta chọn đường dẫn để lưu tập tin
PowerPoint, định dạng của tập tin (PowerPoint 2003, PowerPoint 2007, PDF, ).

Hình 4. Giao diện chọn đường dẫn lưu tập tin
3.1.3 Mở tập tin
Để mở một tập tin Microsoft PowerPoint, ta nhấn vào nút office và chọn “Open” hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.

Hình 5. Giao diện mở tập tin
Sau đó, chương trình sẽ hiện hộp thoại cho phép chọn tập tin cần mở.
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
6


Hình 6. Hộp thoại chọn tập tin cần mở
Thao tác với slide 3.2
3.2.1 Tạo slide mới
Để tạo slide mới, ta có thể sử dụng nút “New Slide” trên menu ribbon hoặc có thể
click phải vào trong 1 slide ở góc bên trái và chọn “New Slide”.

(a) Tạo slide mới từ menu ribbon
(b) Tạo slide mới từ menu ngữ cảnh
Hình 7. Tạo slide mới
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
7

3.2.2 Thay đổi bố cục slide
Một slide mới tạo ra sẽ theo bố cục mặc định chỉ bao gồm phần tiêu đề lớn ở trên và
phần nội dung lớn bên dưới “Title and Content”. Tuy nhiên, ta có thể chọn và thay đổi

lại bố cục của slide theo nhiều dạng khác như: trang chính (Title Slide), những đề mục
phụ (Section Header), trang trắng (Blank),
Để thay đổi bố cục của 1 slide, ta click phải vào slide và chọn “Layout”.

(a) Sử dụng menu ngữ cảnh ở góc trái
màn hình

(b) Sử dụng menu ngữ cảnh trong slide
Hình 8. Thay đổi bố cục slide
3.2.3 Định dạng văn bản: font chữ, màu chữ,…
Ta có thể định dạng đơn giản văn bản bằng menu “Home” trên ribbon.

Hình 9. Định dạng font đơn giản trên ribbon
Tại phần “Font” này, ta có thể định dạng kiễu chữ (Font name), cỡ chữ (Font size), in
đậm (Bold), in nghiêng (Italic) hay gạch dưới văn bản (Underline), tạo bóng
(Shallow), khoảng cách giữa các kí tự (Character Spacing), màu chữ (Font color) hay
kiểu thể hiện của văn bản (Font case) như in hoa (UPPERCASE), in hoa ký tự bắt đầu
(Sentence case), in thường (lowercase),
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
8


(a) Định dạng kiểu chữ

(b) Định dạng kiểu thể hiện của chữ

(c) Định dạng màu chữ
Hình 10. Một số kiểu định dạng cơ bản

Các đối tượng trong slide 3.3
Sau khi tạo xong 1 slide, ta có thể thêm một số loại đối tượng vào trong slide để hỗ trợ
quá trình trình bày như: văn bản(textbox), các đối tượng đồ họa(Shape), hình
ảnh(Image), phim(video), âm thanh (Audio),
Để thêm các đối tượng vào slide, ta sử dụng ribbon “Insert”.

Hình 11. Ribbon “Insert” trong Microsoft PowerPoint 2007
3.3.1 Textbox
Textbox là đối tượng chứa các đoạn chữ trong slide. Để thêm textbox vào trong slide,
ta nhấn vào biểu tượg textbox trên ribbon. Sau đó, chọn vị trí đặt textbox trên slide.

3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
9


(a) Chọn textbox trên ribbon

(b) Chọn vị trí đặt textbox
Hình 12. Thêm textbox vào trong slide
3.3.2 Bảng(Table)
Để thêm 1 bảng vào trong slide, ta nhấn vào nút “Table” trên ribbon Insert. Sau đó,
cần chọn số dòng và số cột của bảng cần tạo.

Hình 13. Thêm bảng gồm 2 dòng, 3 cột vào slide
Bảng đươc thêm vào slide sẽ không thể sử dụng được công thức tính toán như bảng
tính excel. Vì vậy, để thêm bảng tính excel vào trong slide, ta nhấn vào nút “Excel
Spreadsheet”.
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
10

Sau khi đã tạo được bảng vào trong slide, chương trình sẽ tự động chuyển sang ribbon
“Design” để chỉnh sửa lại giao diện, màu sắc, cho bảng.

Hình 14. Ribbon “Design” chỉnh sửa cách thể hiện của bảng
Có thể chọn các kiểu thể hiện mẫu ở phần “table styles”. Bên cạnh đó, ta còn có thể
chỉnh sửa lại màu sắc cho bảng, đường bao quanh bảng (độ dày, màu sắc, kiểu vẽ),
màu chữ,

(a) Chọn kiểu đường viền

(b) Chọn mẫu chữ trong bảng
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
11


(c) Chọn các đường viền nào sẽ được thể hiện

(d) Một bảng hoàn chỉnh
Hình 15. Chỉnh sửa cách thể hiện của bảng
3.3.3 Shape
Để vẽ 1 số đối tượng đồ họa như: hình vuông, tam giác, mũi tên, hình khối, ta nhấp
vào nút “Shapes” trên ribbon “Insert”. Sau đó, ta chọn đối tượng cần thêm vào slide
và vẽ ô vuông chứa đối tượng đó trong slide.

(a) Chọn đối tượng đồ họa

(b) Vẽ đối tượng đó trên slide
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
12


(c) Đối tượng đồ họa sau khi vẽ
Hình 16. Thêm đối tượng đồ họa vào slide
Sau khi vẽ đối tượng đồ họa vào slide, ta có thể sử dụng ribbon “Format”(chỉ xuất
hiện sau khi chọn vào 1 đối tượng đồ họa) để chỉnh sửa lại thể hiện cho đối tượng
như: màu sắc bên trong, màu đường viền, độ rộng đường viền, Có thể xem các mẫu
có sẵng bằng cách nhấn vào mũi tên bên dưới ở mục “Shape Styles”.

(a) Ribbon “Format” cho các đối tượng đồ họa

(b) Chọn mẫu thể hiện
Hình 17. Chọn kiểu thể hiện của các đối tượng đồ họa
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
13

3.3.4 Hình ảnh(Image)
Có thể thêm hình ảnh vào trong slide bằng cách nhấn vào nút “Picture” trong ribbon
“Insert”. Sau đó, chương trình sẽ hiện hộp thoại chọn tập tin hình ảnh cần thêm vào
trong slide. Ngoài ra, có thể kéo trực tiếp hình ảnh từ các chương trình khác như
Windows Explorer, Total Commander, vào trong slide.

(a) Thêm hình vào slide từ
ribbon

(b) Thêm hình bằng cách kéo từ cửa sổ Windows
Explorer

(c) Hình sau khi được thêm vào slide
Hình 18. Một số cách thêm hình vào slide
3.3.5 Phim(Movie)
Slide trình chiếu có thể chứa cả các đoạn phim. Để thêm các đoạn phim vào trong
slide, ta có thể sử dụng nút “Movie” trong ribbon “Insert”. Sau đó, ta có thể chọn khi
nào đoạn phim sẽ được chạy trong slide: tự động chạy phim khi slide đó được mở
(phần 1 trong hình 19c), hoặc chạy phim khi nhấn vào phim đó (phần 2 trong hình
19c).
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
14


(a) Thêm phim vào slide bằng nút “Movie”

(b) Chọn phim cần thêm vào slide

(c) Chọn khi nào sẽ chạy phim
Hình 19. Thêm phim vào trong slide
Phim sau khi thêm vào slide mặc định sẽ được thể hiện dưới dạng hình đầu tiên trong
phim. Để thay đổi hình mặc định, ta click phải vào phim, chọn “Change Picture”.

(a) Đổi hình thể hiện

(b) Chọn hình thể hiện

(c) Hình thể hiện của phim trước khi
đổi

(d) Hình thể hiện của phim sau khi đổi
Hình 20. Đổi hình thể hiện của phim
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
15

3.3.6 Âm thanh
Ngoài thêm phim, ta có thể thêm các đoạn nhạc vào trong slide bằng cách nhấn vào
nút “Audio” trong ribbon “Insert”. Sau đó, chọn tập tin âm thanh và thêm vào slide
tương tự như tập tin phim.

Hình 21. Thêm âm thanh vào slide
Có thể thay đổi hình ảnh đại diện của âm thanh bằng cách tương tự như với phim.
3.3.7 Biểu đồ (chart)
Thêm các biểu đồ vào trong slide bằng nút “Chart” trong ribbon “Insert”.

Hình 22. Thêm biểu đồ vào trong slide
Sau khi nhấn vào nút “Chart”, chương trình sẽ hiển thị màn hình cho phép chọn loại
biểu đồ muốn thêm vào slide.
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM

16


Hình 23. Các loại biểu đồ có trong slide
Sau khi chọn 1 loại biểu đồ và nhấn OK, chương trình sẽ mở thêm cửa sổ Excel chứa
dữ liệu để vẽ biểu đồ. Tùy mỗi loại biểu đồ mà dữ liệu thể hiện sẽ khác nhau.

(a) Giao diện PowerPoint chứa biểu đồ cột

(b) Giao diện Excel được mở song song chứa
dữ liệu của biểu đồ
Hình 24. Giao diện chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
17

Hiệu ứng 3.4
Công cụ Microsoft Office PowerPoint cung cấp rất nhiều các dạng hiệu ứng để làm
cho phần trình bày thêm ấn tượng. Các hiệu ứng này bao gồm hiệu ứng của các nội
dung trong slide và hiệu ứng chuyển slide. Để sử dụng hiệu ứng trong slide, ta vào
ribbon “Animations”.
3.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide
Sau khi vào ribbon “Animations”, ta chọn “Custom Animation” để hiện ra cửa sổ cho
phép chỉnh hiệu ứng trong slide dễ dàng hơn.

Hình 25. Ribbon “Animations” trong Office PowerPoint
Để thêm hiệu ứng cho một đối tượng, chọn đối tượng đó, sau đó chọn “Add Effect”.
Có 4 loại hiệu ứng:
 Hiệu ứng xuất hiện (Entrance): tạo hiệu ứng cho phép đối tượng từ từ hiện ra

trên slide.
 Hiệu ứng làm nổi bật (Emphasis): tạo hiệu ứng làm nổi bật đối tượng như
phóng lớn, đổi màu, thu nhỏ,
 Hiệu ứng biến mất (Exit): tạo hiệu ứng giúp đối tượng dần dần biến mất khỏi
slide lúc trình chiếu.
 Hiệu ứng di chuyển (Motion Paths): tạo một đường kẻ cho phép đối tượng di
chuyển theo đường kẻ đó khi trình chiếu.
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
18


Hình 26. Một số loại hiệu ứng trong Office PowerPoint
Ngoài ra, ta có thể chọn “More Effects ” để xem tất cả các loại hiệu ứng cũng như
xem trước tác dụng của hiệu ứng.

Sau khi thêm animation, cửa sổ “Custom Animation” sẽ chứa danh sách cùng thứ tự
thực hiện các hiệu ứng có trong slide.
3.4.2 Hiệu ứng chuyển slide
Thực hiện hiệu ứng chuyển slide bằng cách sử dụng các nút ở phần “Transition to
This Slide” trong ribbon “Animations”. Tại mục này, có thể chọn từng loại chuyển đổi
khác nhau, hoặc nhấn vào nút mũi tên bên dưới để xem tất cả các hiệu ứng chuyển
slide có hỗ trợ.

(a) Chức năng tạo hiệu ứng chuyển slide
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
19

(b) Một số kiểu chuyển slide được hỗ trợ
Hình 27. Các chức năng dùng để tạo hiệu ứng chuyển slide
Sau khi chọn hiệu ứng chuyển slide xong, mỗi khi chuyển đến slide hiện hành, hiệu
ứng sẽ được thực hiện. Ngoài ra, ta có thể nhấn nút “Apply To All” để áp dụng hiệu
ứng chuyển slide này cho tất cả các slide khác.
Một số thao tác khác 3.5
3.5.1 Footer
Footer là phần nằm bên dưới slide, phần này thường được dùng để mô tả về tác giả,
chỉ số slide hiện hành, ngày tháng,
3.5.1.1 Chỉ số slide (Slide number)
Để thêm chỉ số slide, ta nhấn vào nút “Slide Number” trên ribbon “Insert”.

Hình 28. Thêm chỉ số slide
Sau khi nhấn vào nút “Slide Number”, chương trình sẽ mở giao diện cho phép chỉnh
sửa footer của slide. Tại đây, có thể chọn hiển thị chỉ số slide, ngày tháng, và đoạn
chuỗi tùy ý,
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
20


Hình 29. Giao diện chọn footer cho tất cả các slide
3.5.1.2 Date
Để hiển thị ngày tháng hiện hành vào tất cả các slide, ta chọn vào nút “Date and time”
trong giao diện ở hình 26.
3.5.2 Liên kết đến đối tượng ngoài slide
Ngoài các đối tượng trên, PowerPoint còn cho phép thêm vào slide 1 số dạng đối

tượng khác dưới dạng chèn nội dung đối tượng đó vào trong slide như tập tin văn bản
word, bảng tính excel, pdf,
Để thêm các loại đối tượng trên vào slide, ta sử dụng nút “Object” trong ribbon
“Insert”.

Hình 30. Thêm “Object” vào trong slide
Sau khi nhấn vào nút “Object”, chương trình sẽ hiện cửa sổ cho phép chọn loại đối
tượng cần thêm vào.
3.Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
21


Hình 31. Giao diện chọn các đối tượng có thể thêm vào slide
Hình sau thể hiện giao diện sau khi chèn đối tượng bảng tính excel vào trong slide.

(a) Giao diện bảng tính excel trong lúc chỉnh sửa

(b) Giao diện bảng tính excel trong chế độ bình thường
Hình 32. Giao diện bảng tính excel trong slide
4.Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
22

Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice 4
Thao tác cơ bản 4.1
4.1.1 Tạo file mới
Để tạo một tập tin hoàn toàn mới (New File) thực hiện các bước sau: Tại màn

hình chính của chương trình, trên danh mục chức năng (menu) chọn danh mục File ->
New -> Presentation hoặc nhấn (Ctrl + N)

Hình 33. Màn hình chính

Hình 34. Tạo một tập tin mới
4.Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
23

4.1.2 Lưu file
Sau khi hoàn thành nội dung trình bày, tiến hành lưu lại nội dung với 2 cách:
Cách 1: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
Cách 2: Trên thanh menu, chọn File -> Save (hoặc nhấn Ctrl+S)

Hình 35. Lưu nội dung tập tin
Tiếp theo hộp thoại Save As xuất hiện, tùy chọn thông tin tên tập tin, kiểu tập tin

Hình 36. Chọn nơi lưu trữ tập tin
4.Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
24

4.1.3 Mở file
Mở nội dung tập tin đã tồn tại, thực hiện với 2 cách:
Cách 1: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
Cách 2: Trên thanh menu, chọn File -> Open (hoặc nhấn Ctrl+O)

Hình 37. Mở một tập tin đã tồn tại
Sau đó hộp thoại Open xuất hiện, chọn nơi lưu trữ tập tin đã tồn tại.

Hình 38. Chọn nơi lưu trữ tập tin
Thao tác với slide 4.2
4.2.1 Tạo slide mới
Để tạo một slide mới thực hiện với 2 cách:
Cách 1: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ trình diễn
Cách 2: Trên thanh menu, chọn mục Insert -> Slide
4.Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice

Khoa CNTT, Đại học Khoa học tự nhiên Tp.HCM
25


Hình 39. Tạo một slide mới

4.2.2 Thay đổi bố cục slide
Ta có thể thay đổi bố cục trình bày nội dung như sau:
Trên thanh menu, chọn mục Format -> Slide Layout

Hình 40. Thay đổi bố cục slide
Bên phải màn hình chính xuất hiện panel trình bày các layout của Slide, cuối cùng
chọn bố cục thích hợp với Slide.