Vòng đời dự án hệ thống thông tin và quản lý dự án trong tổ chức

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT
và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Vòng đời dự án
2. Quản lý dự án trong tổ chức
2
1. Vòng đời dự án

Khái niệm vòng đời dự án

Vòng đời: Life cycle

Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo
nhau của dự án

Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:

việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên
quan đến dự án

“Giai đoan” ≠ “Bước” dự án

bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án


Là khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức
khác nhau

Vòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức ,
của người sử dụng công nghệ

Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự án

Đặc trưng vòng đời dự án

Đặc trưng khung nhìn: Cấu trúc chung (khung nhìn mức cao): (i) Khởi
đầu dự án, (ii) Công tác tổ chức và chuẩn bị, (iii) Thực hiện dự án, (iv)
Kết thúc dự án. Khung nhìn mức cao tạo thuận lợi cho “truyền thông dự
án”, tránh sa vào chi tiết
3
Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyên

Tài nguyên (Chi phí và nhân lực)

Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi
công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi
vào giai đoạn kết thúc
4
Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởng

Ảnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc
chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án. Những nhân tố này giảm
dần trong vòng đời của dự án

Chi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần

đến việc hoàn thành
5
Giai đoạn trong vòng đời dự án

Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một
phần trong vòng đời dự án”.

Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ
thực hiện và dễ kiểm tra, giám sat

Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai
đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả
năng tác động lên dự án.

Đặc trưng của “giai đoạn”

Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển
giao

Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác

Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều
hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song
mang tính nhắc lại
6
Về cách thức giai đoạn của dự án

Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án

Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo


Các dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức
vẫn khác biệt

Có cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn
hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án &
đội dự án lựa chọn.

Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa
chọn

Ví dụ

“Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc
tiền dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập.

Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn,
một đội dự án khác chia hai hai đoạn
7
Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời

Tiếp cận quản lý dự án

Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều
hành dự án

Quản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương
trình hay tổ chức

Quản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp

tổ chức quản lý dự án.

Vai trò của cấu trúc giai đoạn

“Chi để trị”

Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá

Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn

Hai công việc điển hình

xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?

phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là
được thực hiện tốt không ?
8
Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn

Dự án chỉ có một giai đoạn

Một tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một
mạng viễn thông
9
Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp

Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và
quan hệ chồng lấp.

Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước

nó đã hoàn thành. Bản chất từng bước một của cách tiếp cận
này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ
chọn để giảm thời gian.

Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt
động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới.
10
Quan hệ giai đoạn: chồng lấp

Dự án gồm các giai đoạn chồng lấp: một giai đoạn bắt đầu
trước khi hoàn thành giai đoạn trước nó. Đôi khi được áp dụng
với kỹ thuật “ép lịch trình” (sự điều chỉnh nhanh). có thể gia
tăng mối rủi ro và có thể dẫn đến kết quả phải làm lại.

Tiếp cận tiềm năng xây dựng một nhà máy mới: Giai đoạn/pha
thiết kế; giai đoạn/pha xây dựng
11
Quan hệ giai đoạn: tương tác

chỉ một giai đoạn được lập kế hoạch tại thời điểm đã cho bất
kỳ và việc lập kế hoạch cho giai đoạn kế tiếp đang được thực
hiện khi đang tiến triển công việc trên giai đoạn hiện hành và
thực hiện việc chuyển giao. Cách tiếp cận này rất hữu ích chủ
yếu trong môi trường không xác định, không chắc chắn hoặc
có biến đổi nhanh như trong việc nghiên cứu, nhưng nó có thể
giảm khả năng cung cấp kế hoạch dài hạn. Mục tiêu khi ấy
được quản lý bởi sự lớn mạnh của sản phẩm được giao liên
tục và những đòi hỏi ưu tiên cho việc giảm tới mức cực tiểu
các rủi ro của dự án và tối đa hoá giá trị kinh doanh của sản
phẩm. Nó cũng có thể bắt tất cả các thành viên của đội dự án

(người thiết kế, người phát triển,…) luôn phải sẵn sàng suốt
quá trình dự án hoặc ít nhất, cũng là cho hai giai đoạn kế tiếp
nhau.
12
Vòng đời dự án và vòng đời sản phẩm

Một sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một
số dự án. Khi có nhiều dự án: chương trình.

Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường.

Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời
sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời
dự án: dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm

Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ. Khoa học dịch
vụ coi đơn vị kinh tế là dịch vụ, sản phẩm hàng hóa là cơ chế
mang sản phẩm dịch vụ.

Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời
sản phẩm. Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong
vòng đời sản phẩm
13
2. Quản lý dự án trong tổ chức

Thực hiện công việc trong một tổ chức

Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục
tiêu


Hai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự
án

Các đặc trưng giống nhau

Được thực hiện bởi các cá nhân trong tổ chức

Giới hạn bởi các áp lực, sức ép về nguồn lực

Được lập kế hoạch, thi hành, giám sát và kiểm tra

Được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc kế
hoạch chiến lược

Các điểm khác nhau

Tác nghiệp đang tiến hành và sản xuất ra các sản phẩm/dịch
vụ/kết quả có tính lặp đi lặp lại <> Một dự án một lần

Tác nghiệp luôn tiếp diễn và duy trì mãi mãi <> Dự án (đội dự án
và các cơ hội) là tạm thời, có thời điểm kết thúc
14
Mối quan hệ giữa dự án và tác nghiệp

Dự án tác động tới tác nghiệp

Dự án thành công bổ sung vào tác nghiệp: được tích hợp mục
tiêu dự án vào thực tế hoạt động tác nghiệp

Làm thay đổi hay đóng góp vào hoạt động tác nghiệp:


Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền
sản xuất và bán

Lắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công
việc

Nâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức,

Tác nghiệp hỗ trợ dự án

Môi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự
án

Tương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự án

Thu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệp

Bổ sung nguồn nhân lực cho dự án
15
Nhà đầu tư

Khái niệm

Người hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ
chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan
đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực
hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự án

Nhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoài


Phạm vi xác định nhà đầu tư
16
Nhà đầu tư: khách hàng/người sử dụng

Khái niệm

Khách hàng/người sử dụng là những người hoặc những tổ chức
sẽ sử dụng các sản phẩm hoặc các dịch vụ hoặc các kết quả.
Khách hàng/người sử dụng, có thể là người bên trong hoặc
ngoài tổ chức thực hiện dự án. Cũng có thể có lớp người sử
dụng phức tạp

Ví dụ

khách hàng của sản phẩm dược phẩm có thể là các bác sỹ -
người kê đơn, là những bệnh nhân - người sử dụng, và có thể là
người bảo hiểm tức là người trả tiền thuốc

một số phạm vi ứng dụng, khách hàng và người sử dụng đồng
nghĩa với nhau

phạm vi khác, khách hàng lại là thực thể giành được sản phẩm
của dự án, và người sử dụng là người sử dụng trực tiếp sản
phẩm
17
Nhà đầu tư: người tài trợ

Khái niệm


người hoặc một nhóm người cung cấp nguồn tài chính, ở dạng
tiền mặt hoặc các dạng khác, cho dự án

Khi dự án lần đầu tiên hình thành, người tài trợ là người hỗ trợ
cho dự án. Việc này bao gồm việc làm người phát ngôn cho vị trí
quản lý cấp cao hơn nhằm tập hợp sự hỗ trợ xuyên suốt cả tổ
chức và đề cao những lợi ích mà dự án sẽ mang lại

Vai trò

dẫn dắt dự án thông qua sự cam kết hoặc quá trình lựa chọn
cho đến khi có uỷ quyền chính thức

vai trò đáng kể trong việc phát triển mục tiêu và đặc quyền ngay
từ lúc đầu dự án

kiểm soát của người quản lý dự án, người tài trợ thường tăng
dần vai trò của mình

Người tài trợ cũng có thể dính vào những vấn đề quan trọng
khác như thay đổi về mục đích, xem xét lại giai đoạn cuối, và
những quyết định về thuận lợi và khó khăn khi gặp rủi ro cao
18
Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trình

Người quản lý chương trình

Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các
dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được
các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc

quản lý các dự án riêng biệt. Những người quản lý chương trình
kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ
trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệt

Cung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/chương trình tới dự
án

Người quản lý danh mục

chịu trách nhiệm lãnh đạo tập hợp các dự án hoặc các chương
trình ở bậc cao mà chúng có hoặc không phụ thuộc lẫn nhau

Cung cấp thông tin môi trường ngoài chương trình tới dự án

(Ban) xem xét danh mục là những ban thường được thành lập
từ những người thực hiện dự án, những người này hoạt động
như là nhóm lựa chọn của dự án: xem xét mỗi một dự án về tiền
lãi của vốn đầu tư, giá trị của dự án, những rủi ro đi cùng dự án,
và thuộc tính khác của dự án.
19
Nhà đầu tư: Ban quản lý dự án

Khái niệm

là một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách
nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối
hợp quản lý của những dự án dưới quyền

Có thể là nhà tài trợ


Trách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các
chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản
lý trực tiếp dự án

Trách nhiệm có thể có

Các dịch vụ hỗ trợ hành chính như chính sách, phương pháp
luận, và các mẫu hướng dẫn

Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án

Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử
dụng các công cụ như thế nào

Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án

Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự
án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án.
20
Nhà đầu tư: Người quản lý dự án

Khái niệm

Là người chịu trách nhiệm cá nhân tổ chức thực hiện dự án
nhằm đạt được các mục đích của dự án

Có khả năng hiểu được các chi tiết của dự án, nhưng lại quản lý
từ nhãn quan bao quát

Đòi hỏi tính năng động, phán quyết đúng đắn, bản lĩnh lãnh đạo

tốt, kỹ năng thương lượng và sự hiểu biết tốt về công tác quản lý
dự án

Trách nhiệm có thể có

Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các thành phần khác có
liên quan

Duy trì dự án trong giới hạn về thời gian và ngân sách.

Xác định rõ, theo dõi và trả lời về rủi ro

Cung cấp các báo cáo chính xác và đúng hạn

thông tin liên lạc với nhà đầu tư, nhà tài trợ, đội thực hiện dự án.

chiếm vị trí trung tâm của các tương tác giữa nhà đầu tư và
chính dự án
21
Nhà đầu tư: Đội dự án và khác

Đội dự án

gồm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án và những thành
viên khác của đội, những người thực hiện các công việc

Không có người không liên quan đến việc quản lý dự án

cá nhân từ những nhóm khác nhau có hiểu biết về các chủ đề
riêng biệt hoặc với các kỹ năng đặc biệt để thực hiện dự án.


Quản lý chức năng

Quản lý thực hiện

Người bán hàng/đối tác kinh doanh
22
Yếu tố văn hóa và quy trình tổ chức tới dự án

Chuẩn văn hóa của tổ chức

Bao gồm văn hóa và phong cách của tổ chức.

sự hiểu biết chung về việc làm thế nào để tiếp cận lợi ích công
việc, những biện pháp gì được xem xét để đạt được lợi ích công
việc, và ai là người có ảnh hưởng trong việc làm giảm nhẹ công
việc

văn hóa và phong cách là nhân tố môi trường của doanh nhiệp
có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các mục tiêu

văn hoá riêng biểu lộ nhiều cách ảnh hưởng

Chia sẻ quan điểm, giá trị, chuẩn mực, niềm tin và những mong ước

Chính sách, phương pháp và các qui trình

Quan điểm về mối quan hệ quyền lực

Ý thức làm việc và giờ giấc làm việc


người quản lý dự án nên hiểu phong cách và văn hoá của tổ
chức khác nhau. Ví dụ, một số trường hợp, một người có vị trí
cao trong tổ chức nhưng lại không có thực quyền
23
Kiểu tổ chức theo mức độ quản lý dự án
24
Cấu trúc
của tổ
chức
Đặc trưng dự án
Cổ điển
Ma trận
Tổ chức
dự án
Yếu
Trung
bình
Mạnh
Quyền lực của
người quản lý dự
án
Ít hoặc
không
Giới hạn Thấp/Vừa
phải
Vừa
phải /Cao
Cao tới
tất cả

Tính sẵn sàng về
nguồn lực
Ít/ Không Giới hạn Thấp/Vừa
phải
Vừa
phải /Cao
Cao tới
tất cả
Người điều khiển
nguồn kinh phí của
dự án
Người quản
lý chức
năng
Người
quản lý
chức năng
Hỗ hợp Người
quản lý
dự án
Người
quản lý
dự án
Vai trò của người
quản lý dự án
Bán thời
gian
Bán thời
gian
Toàn bộ

thời gian
Toàn bộ
thời gian
Toàn bộ
thời gian
Nhân viên tác
nghiệp dự án
Bán thời
gian
Bán thời
gian
Bán thời
gian
Toàn bộ
thời gian
Toàn bộ
thời gian
Tài sản quy trình

Khái niệm

Là tất cả các phương thức có liên quan đến quy trình từ tất cả
các tổ chức liên quan trong dự án, được sử dụng nhằm đạt
được thành công của dự án

(i) các kế hoạch, chính sách, qui trình thực hiện, và những
hướng dẫn; (ii) cơ sở tri thức của tổ chức như các bài giảng và
những thông tin lịch sử

Quy trình và hướng dẫn


Các qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách
(về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án), chuẩn
sản xuất và vòng đời của dự án, các chính sách về chất lượng,
các qui trình (qui trình kiểm toán, mục tiêu cải thiện, bản liệt kê
các danh mục kiểm tra, việc xác định qui trình chuẩn hoá được
sử dụng trong tổ chức)

Các hướng dẫn chuẩn hoá, hướng dẫn làm việc, việc đưa ra các
tiêu chuẩn ước lượng, và việc thực hiện các tiêu chuẩn đo
lường.
25