Hệ thống quản lý vòng đời sản xuất - Hệ thống thông tin quản lý văn phòng - Hệ thống thông tin sản xuất trong ngân hàng.doc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LUẬT
KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ
BÁO CÁO
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI:
Hệ thống quản lý vòng đời sản xuất
Hệ thống thông tin quản lý văn phòng
Hệ thống thông tin sản xuất trong ngân hàng
TP.HCM – 2011
Hệ thống thông tin quản lý
MỤC LỤC
MỤC LỤC ................................................................................................................................................. 2
NỘI DUNG ................................................................................................................................................ 3
Câu 1: Trình bày hiểu biết của em về PLM ............................................................................................. 3
(Quản lý vòng đời sản phẩm) ..................................................................................................... 3
I.Giới thiệu ............................................................................................................................................. 3
II.Đối mặt với thách thức kinh doanh ................................................................................................... 4
III. Lịch sử phát triển PLM ................................................................................................................... 5
Câu 2: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý văn phòng. ......................................................................... 7
Các sản phẩm mềm tại VN phục vụ cho việc số hóa văn phòng .............................................. 7
(văn phòng không giấy tờ) .......................................................................................................... 7
I - Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý văn phòng .............................................................................. 7
II - Nêu các sản phẩm mềm tại VN phục vụ cho việc số hóa văn phòng ........................................... 9
(văn phòng không giấy tờ) .............................................................................................................. 9
1.Kodak ScanMate i1120 .................................................................................................................. 9
(Giải pháp số cho văn phòng vừa và nhỏ) ................................................................................. 9
2.Máy quét Kodak Plus ................................................................................................................... 12
3.Hugate ........................................................................................................................................... 13
4.FileCenter 7.0.0.7 ......................................................................................................................... 14
5.Portaloffice ................................................................................................................................... 17
(Phần mềm văn phòng điện tử) ....................................................................................................... 17

6.Net.Office ..................................................................................................................................... 18
Câu3 : Hệ thống thông tin sản xuất trong ngân hàng ............................................................................. 19
I - Tìm hiểu hệ thống Ngân hàng ........................................................................................................ 19
II - Hệ thống thông tin sản xuất trong ngân hàng .............................................................................. 20
2
Hệ thống thông tin quản lý
NỘI DUNG
Câu 1: Trình bày hiểu biết của em về PLM
(Quản lý vòng đời sản phẩm)
Quản lý vòng đời sản phẩm-PLM (Product Lifecycle Management)
“Nâng cao vị thế trong tương lai của doanh nghiệp”
I. Giới thiệu
Với sự thách thức trên thị trường toàn cầu hiện nay, các doanh nghiệp phải đổi mới để tồn
tại. Sự đổi mới của doanh nghiệp phải diễn ra trong tất cả các mặt: mẫu mã và chất lượng sản
phẩm, quy trình sản xuất và quản lý để nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu suất kinh doanh.
Để tạo ra sự khác biệt, các doanh nghiệp phải nắm bắt, quản lý và khai thác tài sản trí tuệ của
họ. Điều này có thể được thực hiện tốt nhất thông qua áp dụng giải pháp Quản lý vòng đời sản
phẩm – PLM (Product Lifecycle Management).
PLM là một cách tiếp cận chiến lược kinh doanh giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu
kinh doanh như giảm chi phí, nâng cao chất lượng, và rút ngắn thời gian thâm nhập thị trường,
trong khi liên tục đổi mới sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh của mình.
CIMdata (Cơ quan tư vấn hàng đầu trong lĩnh vực PLM tại Mỹ, www.cimdata.com) đã
định nghĩa PLM như sau: “PLM là chiến lược kinh doanh được áp dụng nhất quán, đồng bộ
các giải pháp tạo lập môi trường cộng tác, quản lý, phổ biến và sử dụng thông tin về sản
phẩm trên qui mô toàn doanh nghiệp, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc vòng đời sản phẩm,
hợp thành một thể thống nhất bao gồm con người, các qui trình, hệ thống kinh doanh và
thông tin”.
Bằng cách tăng tính linh hoạt và sự nhạy bén của doanh nghiệp để chống lại áp lực của thị
trường và đối thủ cạnh tranh, PLM sẽ giúp các công ty:
 Cung cấp sản phẩm và dịch vụ sáng tạo hơn.

 Giảm chi phí, nâng cao chất lượng, và rút ngắn thời gian thâm nhập thị trường, trong khi đạt
được chỉ tiêu tái đầu tư (ROI).
 Thiết lập mối quan hệ toàn diện, hợp tác và tăng cường hơn với khách hàng, nhà cung cấp,
và các đối tác kinh doanh của họ.
Giải pháp PLM bao gồm công nghệ, phương pháp và áp dụng thực tiễn tốt chính là để đáp
ứng sự thay đổi nhanh chóng môi trường kinh doanh hiện nay. PLM là một chất xúc tác cho sự
thay đổi trong doanh nghiệp, là cơ hội để cải thiện các quy trình, các mối quan hệ giữa các bộ
phận và tạo ra một doanh nghiệp năng động và sáng tạo.
3
Hệ thống thông tin quản lý
Khi triển khai thực hiện, PLM đã chứng minh cho việc tạo các lợi ích và tác động tích cực
đến dây chuyền sản xuất ở mọi cấp (từ cấp cao nhất đến cấp thấp) trong toàn bộ doanh nghiệp.
Giải pháp PLM có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh bằng cách:
 Giảm thời gian và chi phí thay đổi sản phẩm
 Rút ngắn đáng kể chu kỳ sản xuất sản phẩm
 Giảm phế liệu và sản xuất lại trong quá trình sản xuất
 Cải thiện năng suất trong thiết kế kỹ thuật
Tiết kiệm trực tiếp bao gồm cắt giảm thời gian và chi phí để thiết kế sản phẩm, giảm hàng
tồn kho và tái sử dụng tốt hơn các thành phần, thời gian thâm nhập thị trường ngắn hơn (như
vậy thời gian thu hồi vốn cũng nhanh hơn) với sản phẩm mới và sản phẩm nâng cao, giảm thời
gian để xác định và truy cập thông tin cần thiết. Ngoài ra còn có các tác động khác giúp
tăng doanh thu và lợi nhuận như:
Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP)
Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM)
Quản lý chuỗi cung cấp (Supply Chain Management – SCM).
Với tác động dây chuyền ở mọi cấp, PLM đã trở thành một sáng kiến kinh doanh chiến lược
bằng hoặc quan trọng hơn ERP, CRM và SCM. Đối với một doanh nghiệp để thành công trên
thị trường toàn cầu hôm nay và ngày mai, PLM không phải chỉ là một sự lựa chọn, đó là một sự
cần thiết.
Bài viết này mô tả những thách thức kinh doanh mà doanh nghiệp toàn cầu ngày nay phải

đối mặt và cách mà giải pháp PLM đã tạo lập để đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu quản lý vòng
đời sản phẩm, cho phép các doanh nghiệp có thể đáp ứng những thách thức này.
II. Đối mặt với thách thức kinh doanh
Các doanh nghiệp ngày nay phải đối mặt với những yêu cầu: cải thiện quan hệ với khách
hàng, đạt được sự vận hành xuất sắc và cung cấp các sản phẩm dẫn đầu. Cải thiện quan hệ
khách hàng đòi hỏi sự hiểu biết và đáp ứng nhanh chóng cho nhu cầu của khách hàng hiện tại
và tiềm năng, thiết lập mối quan hệ hiệu quả với họ và mang lại giá trị khách hàng dài hạn. Đạt
được sự vận hành xuất sắc đòi hỏi các doanh nghiệp tập trung vào hoạt động hiệu quả và linh
hoạt, làm việc với các đối tác của họ để giảm chi phí và thời gian cần thiết để cung cấp những
sản phẩm chất lượng cao đáp ứng yêu cầu khách hàng của họ một cách kịp thời. Cung cấp sản
phẩm dẫn đầu có nghĩa là phân phối các sản phẩm cạnh các sản phẩm hàng đầu thế giới và các
giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Tất cả những yêu cầu này đòi hỏi phải nhận
được đúng sản phẩm, đúng thị trường, vào đúng thời điểm, chi phí.
4
Hệ thống thông tin quản lý
Để đáp ứng những yêu cầu này, các doanh nghiệp phải đổi mới. Tuy nhiên, là một doanh
nghiệp đổi mới không chỉ đơn giản có nghĩa là tạo ra sản phẩm mới. Nó cũng có nghĩa là việc
cải thiện các quy trình mà công ty sử dụng để sản xuất sản phẩm của mình và đổi mới cách hỗ
trợ sản phẩm thông qua việc sử dụng phương pháp tiếp cận đổi mới cho vòng đời sản phẩm
hoàn chỉnh. Hiện nay, đổi mới được công nhận là quan trọng cho một doanh nghiệp để duy trì
khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường. Tuy nhiên, sự đổi mới phải đạt được trong khi
giảm toàn bô chi phí liên quan đến sản phẩm bao gồm chi phí phát triển, sản xuất và dịch vụ.
Một thách thức chính của kinh doanh là sự gia tăng tính phức tạp và tuỳ biến của sản phẩm.
Không chỉ là cấu hình cơ khí phức tạp hơn, các sản phẩm ngày càng phức tạp bao gồm các yếu
tố điện tử và phần mềm. Ngoài ra, khách hàng muốn có sản phẩm của riêng họ hoặc tạo ra sản
phẩm có đặc điểm kỹ thuật cá biệt của họ. Sự gia tăng trong tính phức tạp của sản phẩm, cùng
với mong muốn cho các cấu hình được cá biệt hóa, đòi hỏi một khả năng nâng cao, nhanh
chóng xác định các biến thể mới của sản phẩm, các tùy chọn và có thể quản lý các cấu hình
đang được cung cấp. Ngoài ra, công ty phải quản lý "trọn vẹn" sản phẩm hoặc một dòng sản
quy định của từng khu vực.

Trong thập kỷ vừa qua, nhiều hình thức đầu tư, chẳng hạn như ERP, đã đáp ứng việc cải
thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay, những khoản đầu tư tiếp tục với việc tập
trung mở rộng sử dụng thông tin định nghĩa sản phẩm có hiệu quả hơn trong cả sản xuất và vận
hành của một sản phẩm hay dịch vụ. Tận dụng một cách hiệu quả chuỗi cung cấp của các đối
tác cho việc duy trì hiệu quả thiết kế và sản xuất, để tiến một bước quan trọng trong việc đạt
được sự vận hành xuất sắc.
Việc đạt được nhãn hiệu sản phẩm dẫn đầu tập trung vào việc có được doanh thu từ một
dòng các sản phẩm mới và sáng tạo luôn ổn định. Ngày nay, doanh nghiệp phải đưa sản phẩm
đổi mới vào thị trường một cách hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn để tối đa hóa lợi ích của
khách hàng và lượng hàng bán. Áp lực về giảm thời gian, nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ
thấp chi phí vẫn không mất đi, chúng đang được khẳng định và đưa vào chương trình “tập
trung vào việc cung cấp đúng sản phẩm”. Để tiếp tục mở rộng, các công ty có nhãn hiệu sản
phẩm dẫn đầu phải tiếp tục xâm nhập vào các thị trường mới với những sản phẩm đổi mới. Điều
này đòi hỏi phải tận dụng và tái sử dụng nguồn vốn trí tuệ liên quan đến sản phẩm được tạo ra
bởi các đối tác kinh doanh làm việc với nhau trên toàn chuỗi giá trị doanh nghiệp mở rộng.
III. Lịch sử phát triển PLM
Thuật ngữ "quản lý vòng đời sản phẩm (PLM)" xuất hiện sau gần hai mươi năm phát triển
của thị trường và công nghệ. Vào giữa những năm 1980 đến đầu thập niên 1990, đã có sự nhầm
lẫn những gì để gọi thông tin liên quan đến sản phẩm, đặc biệt là thông tin kỹ thuật. Chẳng hạn
khi dữ liệu được gọi một cách khái quát như dữ liệu sản phẩm, thì thuật ngữ “Quản lý dữ liệu
sản phẩm – PDM” (Product Data Management) xuất hiện. Cả người dùng và các nhà cung
cấp giải pháp chấp nhận PDM và sử dụng thuật ngữ này trong nhiều năm. Trong thực tế hiện
5
Hệ thống thông tin quản lý
nay, PDM vẫn là một thành phần nền tảng của PLM. Trong vài năm qua, một số từ viết tắt như
PDM, cPDm, CPC - tạo ra sự nhầm lẫn trên thị trường, khi người ta bắt đầu xem xét đến vòng
đời sản phẩm.
PLM đã nổi lên như là một thuật ngữ dùng để mô tả một phương pháp tiếp cận của doanh
nghiệp từ việc sáng tạo ra, quản lý, sử dụng nguồn vốn trí tuệ và thông tin liên quan đến sản
phẩm trong suốt vòng đời sản phẩm.

Đã có một sự tiến triển liên tục của những gì PLM đại diện, như minh họa trong hình dưới
đây. Mười lăm năm trước đây, việc triển khai tập trung vào các ứng dụng liên quan quản lý dữ
liệu thiết kế kỹ thuật là chủ yếu. Trong cuối những năm 1980, nổi lên nhu cầu làm thế nào để
quản lý các bản vẽ kỹ thuật cùng với một số ít các giải pháp, chủ yếu cung cấp cho các cá nhân
phụ trách bộ phận kỹ thuật.
Quá trình phát triển PLM
Là một phần của sự tiến hóa này, sự nhìn nhận hay định nghĩa về “Vòng đời sản phẩm”
cũng đã thay đổi. Mười lăm năm trước đây, “vòng đời” tập trung vào hoạt động của các kỹ sư
thiết kế như là các công cụ tập trung về quản lý dữ liệu CAD. Trong cuối những năm 1980,
quan điểm này bắt đầu mở rộng bao gồm các tiến trình công việc và các quá trình suốt vòng đời
sản phẩm, nghĩa là để chia sẻ thông tin và các quy trình giữa các hoạt động thiết kế khác nhau.
Trong những năm gần đây, khi các tổ chức đầu tư vốn vào PDM và PLM, người mua
thường là các nhà quản lý cấp trung, hoặc đôi khi là một số nhà quản lý cấp cao trong CNTT,
kỹ thuật, sản xuất, hoặc các nhóm chức năng khác. Do mở rộng phạm vi và tác động của nó và
đối với các doanh nghiệp, mà ngày nay các giải pháp PLM được xem như là giải pháp của
doanh nghiệp, chiến lược để tăng hiệu suất kinh doanh. Quyết định đầu tư kinh doanh chiến
lược, không quan tâm đến kích thước, đang được xem xét và chấp thuận bởi các nhà quản lý
6
Hệ thống thông tin quản lý
cao cấp như CIO, CTO, CFO và thậm chí CEO. Đối với các nhà quản lý cấp cao, đầu tư của họ
phải được tập trung vào giải quyết các vấn đề kinh doanh cụ thể, tận dụng những cơ hội khác và
tận dụng các khoản đầu tư trước đó trong tổ chức của họ.
Bây giờ PLM đã nổi lên như là một giải pháp của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải
hiểu làm thế nào để PLM phù hợp với các giải pháp quản lý thông tin sản phẩm và vận hành
khác của doanh nghiệp. Phần tiếp theo mô tả mối quan hệ này chi tiết hơn.
Câu 2: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý văn phòng.
Các sản phẩm mềm tại VN phục vụ cho việc số hóa văn phòng
(văn phòng không giấy tờ)
I - Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý văn phòng
Hệ thống thông tin quản lý văn phòng là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ

chức; Nó có một mục đích chính là làm cho các công việc của tổ chức được thực hiện một cách
có hiệu lực, có hiệu quả và có kiểm soát.
Tính hiệu lực thể hịên ở mức độ tuân thủ và chấp hành các yêu cầu đặt ra cho công việc khi
công việc đã được định nghĩa. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của
người thừa hành cũng như động lực để cho công việc được thực hiện dựa trên nhận thức của
người thừa hành và bản chất đúng đắn có tính thuyết phục của công việc.
Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho
chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị làm thoả mãn các mục tiêu đã hoạch
định của tổ chức. Tính hịêu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ:
xác định mức độ ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin
trợ giúp) trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức, phối hợp các
nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu.
Tính kiểm soát thể hịên ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái diễn
biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập báo cáo công việc và cách xử lý các
báo cáo của người quản lý.
Để đạt được mục đích này hệ thống thông tin văn phòng thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức:
Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức
liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.
7
Hệ thống thông tin quản lý
 Các kênh thông tin hình thức được tạo ra để các nhà quản lý có thông tin đáng tin cậy để ra
quyết định đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành. Kênh thông tin
hình thức mang nội dung công việc( ban hành quyết định,phân công và báo cáo) cần phải
được quy định trước trên các thành tố sau:
 Phương tiện truyền tin-thường là hệ thống lưu chuyển văn thư(bằng giấy) đê truyền đạt
nội dung mang tính pháp lý cao; hoặc có thể có mạng máy tính, thư địên tử,điện
thoại,hoặc cuộc họp có biên bản. Tuỳ theo tính chất yêu cầu của công việc(bình
thường,khẩn,mật) phương tiện truyền tin tương ứng để thoả mãn yêu cầu này.
 Khuôn mẫu cho thông tin, mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bày thích

hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ,các báo cáo thống kể cho các công việc
thường xuyên lặp lại thường có dạng bảng;các báo cáo tổng hợp cho các nhà lãnh đạo
cấp cao thường ở dạng biểu đồ, hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn,
nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người kí.
 Trách nhiệm xử lý thông tin, mục đích của việc quy định xử lý thông tin là để tăng
cường tính chất hịêu lực của các yêu cầu công việc thể hịên trên các kênh thông tin hình
thức. Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý
thông tin,người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lí, chế độ báo cáo kết quả theo
định kỳ hoặc chế độ báo cáo đột xuất khi có rủi ro.
 Quy trình xử lý. Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý của công việc
qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự
động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho các
công việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thể kiểm soát từng trạng thái diễn biến của
công việc và cải tiếng quy trình.
 Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội nghị hoặc
các buổi họp không có biên bản. Mục đích của kênh thông tin này là giúp cho người tham
dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp,hệ
thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu
tham khảo trước.
Xác thực thông tin và phát hành tài liệu:
Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức - các tài liệu
cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (kí tên, đóng dấu).
Phân phối thông tin tài liệu:
Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng
nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy). Thông tin, tài liệu là tài sản của tổ
chức do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm người nhận thông tin, nên các tài
liệu phải được phân phối có kiểm soát-chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc. Tài
8