bài giảng nguyên lý kế toán chương 7 Sổ kế toán và hình thức kế toán - ths. cồ thị thanh hương

NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 1
CHƯƠNG 7
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Chương 7
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Mục tiêu:
- Phân loại sổ kế toán
- Biết cách mở, ghi, khóa và sửa chữa sổ kế
toán
- Hiểu và biết vận dụng nội dung, trình tự
ghi sổ của các hình thức kế toán
Chương 7
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Nội dung:
- Sổ kế toán
- Hình thức kế toán
 Khái niệm
 Ý nghĩa
 Phân loại
 Phương pháp ghi sổ
 Phương pháp chữa sổ
SỔ KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN
Ví dụ:
Hãy xác định các chứng từ kế toán liên quan đến
nghiệp vụ kinh tế: “Chi tiền mặt mua hàng hóa
nhập kho 20 triệu đồng”.
Phiếu chi
Phiếu NK
Ghi sổLập

KHÁI NIỆM
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu
giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
đã phát sinh.
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 2
Tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán
và phân tích tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
Ý NGHĨA PHÂN LOẠI
1
• Căn cứ vào nội dung ghi chép
2
• Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ
3
• Căn cứ vào nội dung kinh tế
4
• Căn cứ vào PP ghi chép sổ
5
• Căn cứ vào kết cấu sổ
Căn cứ vào nội dung ghi chép
Sổ tổng hợp
• Ghi chép các NVPS
theo nội dung kinh
tế trên tài khoản
cấp 1 (Sổ cái TK
111, 112, …)
Sổ chi tiết
• Ghi chép các NVPS
theo nội dung kinh

tế trên tài khoản
cấp 2, 3, 4, … (Sổ
chi tiết vật liệu, Sổ
chi tiết thanh toán
với người bán, …)
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ
Sổ tờ rời
• Là những tờ sổ riêng
lẻ theo một trình tự
nhất định.
Sổ đóng thành quyển
• Là sổ kế toán mà
các tờ sổ được đóng
thành tập nhất định
Căn cứ vào nội dung kinh tế
1
• Sổ quỹ tiền mặt
2
• Sổ tiền gửi ngân hàng
3
• Sổ chi tiết bán hàng
4
• Sổ chi tiết thanh toán
5
• Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
6
• …
Căn cứ vào PP ghi chép sổ
Sổ ghi theo thời gian
• Ghi chép theo thứ tự

thời gian phát sinh
nghiệp vụ như Sổ
Nhật ký chung, Sổ
đăng ký chứng từ
ghi sổ, …
Sổ ghi theo hệ thống
• Ghi chép theo nội
dung kinh tế của
NVPS như Sổ cái các
tài khoản, Sổ chi tiết
các tài khoản, …
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 3
Căn cứ vào PP kết cấu sổ
Sổ kiểu 2
bên
• Mỗi trang
sổ chia
thành 2
bên để
phản ánh
riêng SPS
Nợ và SPS
Có.
Sổ kiểu 1
bên
• Phần ghi
Nợ và ghi
Có nằm
cùng 1

bên của
trang sổ.
Sổ kiểu
nhiều cột
• Sổ mở
nhiều cột
ở bên Nợ
hoặc bên
Có của tài
khoản
trong 1
trang sổ.
Sổ kiểu bàn
cờ
• Sổ gồm
nhiều
dòng,
nhiều cột,
mỗi cột
hay mỗi
dòng là 1
TK đối
ứng.
CÁCH GHI SỔ KẾ TOÁN
Đầu kỳ: Mở sổ
Trong kỳ: ghi sổ kế tóan
- Ghi bằng bút mực.
- Không ghi xen thêm phía trên hoặc phía dưới.
- Không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng.
- Nếu ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần

không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng
cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang
trang kế tiếp.
Cuối kỳ: Khóa sổ
SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN
Điều kiện áp dụng
PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung
- Sai do diễn giải
- Sai sót không
ảnh hưởng tới
số tổng cộng
- Sai do ĐK
- Số tiền ghi
sai > Số tiền
ghi đúng
- Số tiền ghi
sai < Số tiền
ghi đúng
Phương pháp sửa sổ
PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung
- Gạch bỏ chỗ
ghi sai, ghi chữ
đúng bằng bút
mực thường ở
phía trên
- Ghi lại bằng
mực đỏ hoặc (…)
- Ghi thêm bút
toán đúng
- Lập chứng từ

ghi bổ sung
bằng mực
thường
SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã
ghi
sổ
cái
Số
hiệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số
hiệu
Ngày
tháng
Nợ Có
Tháng 1/N
2/1/N PC 01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156
111
3.500
2.000

3.500
2.000
2/1/N
PC 01 2/1
Hàng hóa
Chi TM mua CCDC
156
111
3.500
3500
Cộng
PHƯƠNG PHÁP CẢI CHÍNH
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã
ghi
sổ
cái
Số
hiệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số
hiệu
Ngày
tháng

Nợ Có
Tháng 1/N
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
111
156
3.500
3.500
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
111
156
(3.500)
(3.500)
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156
111
3.500
3.500
PHƯƠNG PHÁP GHI SỐ ÂM
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 4
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã
ghi

sổ
cái
Số
hiệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số
hiệu
Ngày
tháng
Nợ Có
Tháng 1/N
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156
111
1.500
1.500
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156
111
2.000
2.000
PHƯƠNG PHÁP GHI BỔ SUNG
SỦA CHỮA SỔ KẾ TOÁN
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng
máy vi tính: “Phương pháp ghi số âm” hoặc
“Phương pháp ghi bổ sung”

Sai sót phát hiện trước khi BCTC năm nộp cho
CQNN: Sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó.
Phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho
CQNN: Svào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai
sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm
có sai sót.
 Nhật ký chung
 Chứng từ ghi sổ
 Nhật ký sổ cái
 Nhật ký chứng từ
 Hình thức kế toán trên máy vi tính
HÌNH THỨC KẾ TOÁN
HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Là hệ thống các sổ kế toán, số lượng
sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ
giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng
hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ
chứng từ gốc, từ đó lập các BCKT theo
trình tự và phương pháp nhất định.
Khái niệm
HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Nhật ký chung
Nhật ký sổ cái
Chứng từ ghi sổ
Nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán trên máy vi tính
DN tổ chức
1 trong 5
hình thức KT
NHẬT KÝ CHUNG

Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian
Sổ KT sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ kế toán chi tiết
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 5
Tr.183
NHẬT KÝ CHUNG
Sổ nhật ký chung:
Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các NVKT phát
sinh theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK.
Sổ cái:
Là sổ tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa
các TK tổng hợp.
Sổ NK đặc biệt (chuyên dùng):
Là sổ tổng hợp để ghi chép riêng cho từng loại
nghiệp vụ chủ yếu định kỳ tổng hợp ghi một lần
vào sổ cái.
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Chứng từ kế toán
Sổ NK đặc biệt
Sổ nhât ký chung
Sổ thẻ KT chi tiết
Sổ Cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính

NHẬT KÝ CHUNG
• Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho
phân công lao động kế toán.
• Nhược điểm:
Khối lượng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp.
• Điều kiện áp dụng:
Phù hợp với đơn vị có quy mô vừa, có nhiều lao
động.
NHẬT KÝ CHUNG
Ví dụ:
Tại công ty TNHH A trong tháng 3/N có các
nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt như
sau (Đơn vị tính: 1.000 đồng)
1) Ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua CCDC dùng
ngay cho sản xuất ở phân xưởng bằng tiền mặt
5.500, trong thuế GTGT là 500.
2) Ngày 10/3: phiếu thu số 301, công ty Y trả nợ
bằng tiền mặt 45.500
Yêu cầu:
Ghi sổ NKC và Sổ cái TK 111, 131
NHẬT KÝ CHUNG
Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ĐK như sau:
1, Nợ TK 627 5.000
Nợ TK 133 500
Có TK 111(1111) 5.500
2, Nợ TK 111(1111) 45.500
Có TK 131 45.500
Ngày
tháng

ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã
ghi
số
cái
Số
hiệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số
hiệu
Ngày
tháng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Tháng 1/N
2/3
PC
432 2/3
Mua CCDC
SDTT tại PX
627
133
111
5.000
500

5.500
10/3
PT
301
10/3
Cty Y trả nợ
bằng tiền mặt
111
131
45.500
45.500
…
Cộng
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm N
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 6
NT
GS
Chứng từ
Diễn giải
Trang
sổ
NKC
TK
ĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Tháng 1/N SDĐK 50.000

2/3
PC
432
2/3
Mua CCDC SD
TT PX
01
01
627
133
5.000
500
10/3
PT
301
10/3
Công ty Y trả
nợ
01 131 45.500
Cộng 45.500 5.500
SDCK 90.000
SỔ CÁI
Năm N
Tên tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: 111
NT
GS
CT
Diễn giải
Trang

sổ
NKC
TK
ĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Tháng 1/N SDĐK 80.000
10/3
PT
301
10/3
Công ty Y trả
tiền
01 111 45.000
Cộng 45.000
SDCK 35.000
SỔ CÁI
Năm N
Tên tài khoản: Khoản phải thu
Số hiệu: 131
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
 Đặc trưng:
Ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung
kinh tế (theo TK kế toán) trên sổ Nhật ký - Sổ Cái.
 Căn cứ để ghi vào sổ:
Là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại.
 Sổ kế toán sử dụng:
- Nhật ký, Sổ Cái

- Các sổ và thẻ kế toán tiết
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
• Nhật ký - sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp duy
nhất vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các
nghiệp vụ KT phát sinh theo trình tự thời gian;
vừa làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các
tài khoản kế toán. (Mẫu sổ trang 188 giáo trình)
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
từng đối tượng KT mà sổ tổng hợp chưa phản
ánh được như thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL,
CCDC, TSCĐ,…
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế
toán cùng loại
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra
Nhược điểm:
Khó phân công lao động kế toán
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho các công ty nhỏ, có số lượng TK ít

NHẬT KÝ - SỔ CÁI
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 7
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Đặc trưng: “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ
Trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ Cái
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Tr.193
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Là sổ tổng hợp dùng để:
- Ghi chép các NV kinh tế PS theo trình tự thời gian,
- Quản lý các CT ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với sổ cái.
Bảng cân đối số phát sinh:
Dùng để tổng hợp số PS nợ, PS có của các TK
trên sổ cái, đồng thời là căn cứ để đối chiếu giữa
sổ cái với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ thẻ, kế toán chi tiết:
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL, CCDC,…
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và
tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán,…
Nội dung và kết cấu của sổ và thẻ kế toán chi tiết
phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất của đối
tượng hoạch toán
CHỨNG TỪ GHI SỔ
TRÌNH TỰ GHI SỔ

Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
CT KT cùng loại
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ưu điểm:
Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra,
thuận tiện cho phân công công việc kế toán.
Nhược điểm:
Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều,
việc kiểm tra dồn vào cuối tháng.
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, sử
dụng nhiều tài khoản.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
1, Nợ TK 627 5.000
Nợ TK 133 500
Có TK 111(1111) 5.500
2, Nợ TK 111(1111) 45.500
Có TK 131 45.500

3, Nợ TK 111 10.000
Có TK 112 10.000
Ví dụ: Sử dụng số liệu cho ở VD1 lập các CT ghi sổ, sổ
đăng ký CT ghi sổ, và ghi vào sổ cái TK 111, biết SDĐK TK
111 là 50.000 và phát sinh thêm nghiệp vụ 3: Rút tiền gửi
ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 10.000
CHỨNG TỪ GHI SỔ
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 8
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: 001/N
Ngày 2 tháng 3 năm N
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú
Nợ có
Chi tiền mặt mua CCDC sử
dụng cho PXSX
627
133
111
111
5.000
500
PC 432
Cộng 5.500
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú

Nợ có
Cty Y trả nợ bằng TM 111 131 45.500 PT 301
Rút TGNH về nhập quỹ TM 111 112 10.000
Cộng 55.500
Kèm theo 2 chứng từ gốc
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: 002/N
Ngày 10 tháng 3 năm N
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm N
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng
001
002
2/3/2005
10/3/2005
5 500
55 000
Cộng 60 500
NT
GS
CTGS Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền Ghi
chú
Số ngày Nợ Có
2/3
10/3
20/3
001

002
002
2/3
10/3
20/3
Tháng 1/N
SDĐK
Chi TM mua CCDC
cho PX
KH Y trả nợ
Rút TG nhập quỹ
627
133
131
112
50.000
45.500
10.000
5.000
500
Cộng số PS
SD cuối tháng
Cộng lũy kế từ đầu
năm
55.500
100.000
100.000
5.500
SỔ CÁI NĂM N
TÊN TÀI KHOẢN: TIỀN MẶT

SỐ HIỆU: 111
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc
hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế
(theo tài khoản).
- Tập hợp và hệ thống hóa các NV kinh tế phát sinh
theo bên có của các TK kết hợp với việc phân tích
các nghiệp vụ kinh tế theo các TK đối ứng nợ
Đặc trưng:
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng
tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và
lập báo cáo tài chính.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với
hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và
trong cùng một quá trình ghi chép.
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
Đặc trưng:
NLKT – Chương 7 18/09 2011
Th.S Cồ Thị Thanh Hương 9
* Sổ kế toán
- Nhật ký chứng từ (10 nhật ký);
- Bảng kê (10 Bảng kê);
- Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ);
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Tr.198
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
BẢNG KÊ
Chứng từ kế toán và
các Bảng phân bổ

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng
hợp chi tiết
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Ưu điểm:
Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT
công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời
Nhược điểm:
Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có
trình độ chuyên môn cao.
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, có
đội ngũ cán bôk chuyên môn cao.
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Đặc trưng:
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương
trình phần mềm kế toán trên máy vi tính
Sổ kế toán:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức
kế toán nào thì sử dụng sổ của hình thức đó
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
PHẦN MỀM

KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Chứng từ kế toán
-Báo cáo TC
-Báo cáo QT
Sổ kế toán
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết