Chu trình mua hàng và thanh toán

Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
Danh Sách Nhóm
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 1
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
Mục Lục

Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 2
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
I- KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1. Đặc điểm
Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Bởi vì chi phí cho
dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất kinh
doanh và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế, sự hữu
hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu của hoạt động của
doanh nghiệp và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.
Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và
mang những đặc điểm sau khiến doanh nghiệp cần phải quan tâm:
- Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều khâu, liên quan hầu hết
đến các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng
tồn kho, tiền,… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là bước khởi đầu của chu
trình sản xuất kinh doanh nó cung cấp các yếu tố đầu vào để tiến hành các hoạt
động khác.
- Hàng tồn kho thường là các khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài
sản của doanh nghiệp, có thể có nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập
xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm. Điều này càng làm tăng rủi ro có sai
phạm vì việc mua hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể
xảy ra.
Từ những đặc điểm trên, việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán
luôn là nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp.
2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Mặc dù ờ các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau,
nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau:
chuấn bị đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi số nghiệp vụ mua hàng, và thanh toán cho
nhà cung cấp.
a) Chuẩn bị đơn đặt hàng
- Cơ sở để thực hiện việc đặt hàng là yêu cầu mua hàng của các bộ phận
trong doanh nghiệp. Đó là yêu cầu mua vật tư của phòng vật tư, yêu cầu mua hàng
hóa của phòng kinh doanh, yêu cầu mua máy móc, thiết bị của các bộ phận có nhu
cầu,
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 3
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
- Các yêu cầu mua hàng cần phải được phê chuẩn đúng đắn bởi những người
có thầm quyền trong doanh nghiệp. Việc phê chuẩn có thể được thực hiện riêng lẻ
cho từng yêu cầu mua hàng như đối với TSCĐ, hoặc là quy định chung cho những
loại hàng có nhu cầu thường xuyên; chẳng hạn như đối với hàng tồn kho, các
doanh nghiệp có thể quy định thời điểm đặt hàng cho từng mặt hàng.
- Các yêu cầu mua hàng sau khi đã được phê chuẩn được chuyển đến cho bộ
phận mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Trước khi
chuẩn bị đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng cần phải tìm hiểu giá cả, chất lượng sản
phẩm và chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù
hợp. Đơn đặt hàng phải chỉ rõ số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng của hàng
cần mua. Một bản sao của đơn đặt hàng cần được chuyển cho bộ phận nhận hàng
đề làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng.
b) N hận hàng
Sau khi đơn đặt hàng của doanh nghiệp đã được nhà cung cấp chấp nhận thì
hàng sẽ được giao cho doanh nghiệp. Bộ phận nhận hàng sẽ có trách nhiệm kiểm
hàng, đảm báo rằng hàng nhận được phải đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã ghi
trên đơn đặt hàng. Đồng thời, bộ phận nhận hàng lập Biên bản nhận hàng đề làm
bằng chứng cho việc nhận hàng và kiểm hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng
được chuyển đến các bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo

quy định cùa doanh nghiệp. Cuối cùng hàng sẽ được chuyển từ bộ phận tiếp nhận
qua kho hoặc bộ phận sử dụng. Nếu hàng được nhập kho, Phiếu nhập kho sẽ được
lập để làm bằng chứng cho việc hàng đã được nhập kho.
c) Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Sau khi hàng đã được giao cho doanh nghiệp, tức là đã thuộc quyền kiểm
soát của doanh nghiệp nên phải ghi tăng tài sản của doanh nghiệp. Chức năng ghi
sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán. Khi nhận Hóa đơn từ nhà
cung cấp và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ
của chứng từ, cũng như kiểm tra việc tính toán trên chứng từ. Ngoài ra, kế toán còn
đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá, ) trên Hóa
đơn với Biên bản nhận hàng và Phiếu nhập kho. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ
sở để ghi vào tài khoản Hàng tồn kho hoặc tài khoản TSCĐ. Hóa đơn còn dùng đề
ghi vào tài khoản Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán cho người bán).
d) Thanh toán cho nhà cung cấp
Thanh toán cho nhà cung cấp là điểm kết thúc của chu trình mua hàng và
thanh toán. Các doanh nghiệp có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Tuy nhiên các doanh nghiệp chỉ thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản chi
tiêu nhỏ, còn phần lớn là thanh toán bằng chuyển khoản để hạn chế rủi ro ở khâu
thanh toán. Tùy theo phương thức thanh toán, ủy nhiệm chi (thanh toán bằng
chuyển khoản) hoặc Phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) được lập. Để đảm bảo
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 4
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
tính đúng đắn của khoản thanh toán, người ký duyệt ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi
(thường là Giám đốc) phải kiểm tra các chứng từ chứng minh cho khoản chi tiêu
bao gồm: Hóa đơn, Biên bán nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những Chứng từ này sau
khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đóng dấu "Đã thanh toán" để tránh
trường hợp một hóa đơn mua hàng được thanh toán nhiều lần.
Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi là chứng cứ làm cơ sở để ghi
giảm tiền ở TK TGNH, hoặc Tiền mặt, đồng thời ghi giảm khoản phải trả người
bán

3. Chứng từ, số sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng và
thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng
các loại chứng từ sổ sách sau:
> Phiếu đề nghị mua hàng: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ
phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa và dịch vụ.
> Đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà
cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch
vụ.
> Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận được của người cung cấp hàng, đề nghị thanh
toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao. Một hóa đơn mua phải
bao gồm các chi tiết sau:
 Miêu tả các mặt hàng mua
 Số lượng các mặt hàng
 Giá đơn vị
 Thành tiền
 Giảm giá (nếu có)
 Ngày và các điều kiện thanh toán
 Thuế VAT và các loại thuế khác
> Nhật ký mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi
lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một,
cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền
của các hóa đơn đó.
> Số cái phải trả người bán: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người
bán. Tổng số của tài khoản phải trả người bán trong sổ cái phải bằng khoản
tiền ghi ở dòng phải trả người bán trong sổ cái chung.
> Trích tài khoản phải trả người bán: báo cáo nhận được của nhà cung cấp
hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một
ngày đặc biệt.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 5

Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
4. Sai phạm có thể xảy ra
Để kiểm soát tốt chu trình này, doanh nghiệp cần nghiên cứu về các rủi ro
tiềm ẩn trong các hoạt động trong chu trình để xác định các sai phạm có thể xảy ra.
Việc xác định sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế
được các thủ tục kiểm soát tương ứng.
Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua
hàng khá phổ biến với mức độ khác nhau. Dưới đây là một số sai phạm có thể xảy
ra trong chu trình mua hàng.
GIAI
ĐOẠN
SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA
Đề nghị
mua hàng
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích
sử dụng hoặc đặt hàng trùng lắp dấn đến lãng phí vì số hàng này
thường không sử dụng được.
- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: cũng dẫn đến lãng phí
do số hàng thừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém
chi phí phải lưu kho, lại dẫn đến hàng bị giảm phẩm chất.
- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến
thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán,
còn nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc
nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa.
- Đặt mua hàng với chất lượng kém sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng
nếu kéo dài.
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đặt hàng để đề nghị mua
hàng lần hai đối với hàng hóa đã được nhận.
Chọn nhà
cung cấp

- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn
họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa/ dịch vụ phù hợp
nhất hoặc không có mức giá hợp lý nhất.
- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên
giấu bớt hồ sơ báo giá của nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của
nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ.
Nhận hàng - Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã
đặt.
- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho.
Bảo quản - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 6
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
hàng - Nhân viên có thể hủy hoặc giấu những hàng hóa có lỗi để tránh bị
phạt.
- Hàng hóa bị hỏng, bị mất phẩm chất.
Thanh toán - Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán.
- Chi trả nhiều hơn giá trị đã nhận.
- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, thời hạn thanh toán.
- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi
trùng, ghi sót hóa đơn.
- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt.
- Trả tiền trễ hạn.
- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được
giảm giá.
5. Mục tiêu kiểm soát
Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp doanh nghiệp
đạt được cả 3 mục tiêu theo Báo cáo COSO (1992) đã đề ra. Đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động:
+ Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp cho doanh nghiệp đạt được
mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tặng trưởng,… Sự tồn tại và

phát triển của doanh nghiệp bị ản hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế,
doanh nghiệp cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng
với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng chất lượng và số lượng đã đặt.
+ Mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi
phí bỏ ra, thí dụ chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển,… Để đạt được điều này,
doanh nghiệp cần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng
bởi chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá
vốn hàng bán,… được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ
sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi
chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí
liên quan đến quá trình mua hàng… là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và
giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động mua hàng luôn chịu sự
chi phối của pháp luật, thí dụ như việc ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 7
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
hàng, chi trả tiền hàng,… Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc
nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản,
điều kiện vệ sinh, an ninh,…
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản
lý là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
II- THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TỪNG GIAI ĐOẠN
Lập yêu cầu mua hàng
Ai Nhân viên Bộ phận sản xuất hoặc các bộ phận khác.
Công việc Lập yêu cầu mua hàng.
Khi nào Khi việc cung cấp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được
yêu cầu.
Cách thức thực
hiện

Điền đầy đủ Phiếu yêu cầu mua hàng và cần phải có chữ ký
của Quản đốc phân xưởng hoặc trưởng các bộ phận.
Mục đích Bảo đảm rằng các yêu cầu mua hàng được cho phép và phê
duyệt đúng cấp.
Phê duyệt mua hàng
Ai Trưởng các bộ phận, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ
quyền
Công việc Phê duyệt yêu cầu mua hàng được đề xuất.
Khi nào Phiếu yêu cầu mua hàng được lập và ký tên người lập.
Cách thức thực
hiện
Ký tên phê duyệt việc mua hàng.
Mục đích Bảo đảm rằng các yêu cầu mua hàng được cho phép bởi
Trưởng bộ phận có liên quan.
Lựa chọn nhà cung cấp
Ai Bộ phận mua hàng, bộ phận có liên quan đến việc mua hàng
chọn.
Công việc Lựa chọn nhà cung cấp có giá và chất lượng tốt nhất.
Khi nào Bộ phận mua hàng nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng đã
được sự chấp thuận của các cấp quản lý tương ứng, trường
hợp này chưa có hợp đồng nguyên tắc.
Cách thức thực
hiện
Lựa chọn tối thiểu 3 nhà cung cấp bằng cách sử dụng các
nguồn thông tin khác nhau.
Mục đích Nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp là đã được lựa chọn
một cách tốt nhất về mặt giá và uy tín.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 8
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
Lập phiếu so sánh

Ai Bộ phận mua hàng.
Công việc Lập phiếu so sánh giữa các nhà cung cấp đã được lựa chọn.
Khi nào Sau khi đã chọn ra 3 nhà cung cấp tốt nhất.
Cách thức thực
hiện
Sử dụng Phiếu so sánh nhà cung cấp.
Mục đích Nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp là đã được lựa chọn
một cách tốt nhất và công bằng nhất.
Phê duyệt mua hàng
Ai Ban giám đốc.
Công việc Phê duyệt việc mua hàng bằng cách chọn ra các nhà cung cấp
tốt nhất và phù hợp nhất.
Khi nào Nhận được đầy đủ Phiếu so sánh, Bảng báo giá và các thông
tin về các nhà cung cấp từ Bộ phận mua hàng.
Cách thức thực
hiện
Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh sẽ ký phê duyệt việc
mua hàng sau khi xem xét bảng so sánh.
Mục đích Nhằm đảm bảo rằng các yêu cầu mua hàng được phê duyệt
đúng bởi Quản đốc phân xưởng và được các cấp quản trị thích
hợp thông qua.
Lập hợp đồng
Ai Bộ phận mua hàng.
Công việc Soạn thảo hợp đồng.
Khi nào Sau khi Ban giám đốc phê duyệt mua hàng.
Cách thức thực
hiện
- Lập hợp đồng với nhà cung cấp với những điều khoản được
xem như những thỏa thuận cơ bản cho các đơn đặt hàng trong
tương lai.

- Phải được Ban giám đốc thông qua.
Mục đích Hợp đồng cần phải được lập đối với việc mua hàng hoá có số
lượng lớn. Các hoạt động mua hàng hóa đều phải có hợp
đồng.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Ai Bộ phận quản lý chất lượng/ Thủ kho/ Người sử dụng cuối
cùng.
Công việc - Kiểm soát chất lượng hàng hóa mua, được thực hiện đối với
hàng hóa có số lượng lớn, nhỏ và đặt biệt.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 9
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
- Kiểm soát chất lượng hàng hoá mua được thực hiện đối với
tất cả các loại hàng hoá khi nhập kho phải có sự giám sát, xác
nhận số lượng hàng nhập nhập của bảo vệ.
Khi nào Sau khi hàng được đưa đến xí nghiệp chờ được đưa vào kho.
Cách thức thực
hiện
Kiểm tra xem chất lượng hàng hóa có tuân thủ đúng như trên
hợp đồng.
Mục đích Nhằm đảm bảo rằng chất lượng hàng hóa mua đạt yêu cầu.
TRƯỜNG HỢP
HÀNG HÓA
ĐẠT YÊU CẦU
Chấp nhận cho hàng hóa nhập kho
Ai Thủ kho/ Bộ phận quản lý chất lượng.
Công việc Cho phép hàng hóa nhập kho.
Khi nào Bộ phận quản lý chất lượng, người sử dụng cuối cùng và thủ
kho hài lòng với hàng hóa được nhà cung cấp chuyển đến.
Cách thức thực
hiện

Tính toán/ xem xét và lưu trữ hàng hóa trong kho theo đúng
như các thủ tục hàng tồn kho.
Mục đích Nhằm đảm bảo rằng hàng hóa/ dịch vụ nhận được là phù hợp
với đơn đặt hàng.
TRƯỜNG HỢP
HÀNG HÓA
KHÔNG ĐẠT
YÊU CẦU
Đệ trình lên nhà quản lý
Ai Bộ phận mua hàng.
Công việc Thông tin cho nhà quản lý rằng hàng hóa không đạt yêu cầu.
Khi nào Sau khi kiểm tra chất lượng hàng hoá.
Cách thức thực
hiện
Thông tin cho nhà quản lý chi tiết về các trường hợp hàng
mua không đạt yêu cầu.
Mục đích Nhằm để nhà quản lý đưa ra hướng giải quyết.
Thu thập tài liệu cần thiết cho việc thanh toán
Ai Bộ phận mua hàng/ Nhân viên mua hàng.
Công việc Thu thập các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán.
Khi nào - Nhận được đầy đủ tài liệu từ nhà cung cấp như: hóa đơn,
phiếu nhập kho, yêu cầu mua hàng được phê duyệt, phiếu xác
nhận chất lượng, đơn đặt hàng…
- Trong trường hợp bộ phận khác Bộ phận mua hàng trực tiếp
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 10
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
đặt mua hàng hóa thì bộ phận đó tự lập các thủ tục cho việc
thanh toán.
Cách thức thực
hiện

- Thu thập hóa đơn, phiếu nhập kho, yêu cầu mua hàng được
phê duyệt, phiếu xác nhận chất lượng, đơn đặt hàng.
- Đối với thanh toán nước ngoài thì đòi hỏi một số tài liệu
khác như hợp đồng mở L/C.
Mục đích Có đầy đủ những tài liệu trên thì yêu cầu thanh toán mới có
giá trị.
Lập yêu cầu thanh toán
Ai Bộ phận mua hàng/ các bộ phận khác liên quan, khách hàng.
Công việc Điền vào phiếu đề nghị thanh toán.
Khi nào Sau khi thu thập được tất cả các tài liệu cần thiết phục vụ cho
việc thanh toán.
Cách thức thực
hiện
Thu thập mẫu Phiếu đề nghị thanh toán từ Bộ phận kế toán,
điền đầy đủ thông tin vào và được ký duyệt bởi quản lý bộ
phận. Đính kèm các tài liệu cần thiết lại với nhau.
Mục đích Nhằm đảm bảo đầy đủ hồ sơ yêu cầu thanh toán tiền hàng.
Đệ trình sang phòng kế toán
Ai Bộ phận mua hàng/các bộ phận khác liên quan.
Công việc Trình Phiếu đề nghị thanh toán có đính kèm các tài liệu cần
thiết sang phòng kế toán do bộ phận mua hàng hoặc do
khách hàng lập.
Khi nào Sau khi thu thập các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán và
điền đầy đủ vào Phiếu đề nghị thanh toán. Phiếu đề nghị
thanh toán nhất thiết phải được trình sang Bộ phận kế toán
trong thời hạn thanh toán của nhà cung cấp.
Cách thức thực
hiện
Đưa những tài liệu này và yêu cầu thanh toán sang Bộ phận
kế toán.

Mục đích Nhằm để Bộ phận kế toán tiến hành thanh toán.
Kiểm tra yêu cầu thanh toán
Ai Kế toán thanh toán/Kế toán trưởng.
Công việc Kiểm tra các yêu cầu thanh toán được đệ trình từ các bộ phận
khác.
Khi nào Nhận được tất cả các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán và
đảm bảo yêu cầu thanh toán được điền đầy đủ.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 11
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
Cách thức thực
hiện
- Kiểm tra xem tài liệu có đầy đủ không, tối thiểu phải có hóa
đơn và phiếu nhập kho (hoặc các chứng từ/ tài liệu tương tự
chứng minh rằng nguyên vật liệu/ tài sản mua thực sự là tài
sản của Công ty).
- Xác nhận trên hệ thống kế toán là nhà cung cấp này vẫn
chưa được thanh toán.
- Kế toán trưởng ký xác nhận vào Phiếu đề nghị thanh toán.
Mục đích Nhằm đảm bảo rằng khoản phải trả là đúng, nhà cung cấp
không bị thanh toán trùng và yêu cầu thanh toán được lập dựa
trên cơ sở các tài liệu đầy đủ.
Giám đốc thông qua yêu cầu thanh toán
Ai Giám đốc/ PGĐ được uỷ quyền.
Công việc Thông qua yêu cầu thanh toán đã được Kế toán trưởng phê
duyệt.
Khi nào Yêu cầu thanh toán đã được Kế toán trưởng thông qua và ký
duyệt sẽ được gửi đến Giám đốc/ PGĐ kinh doanh để ký
duyệt và thông qua.
Cách thức thực
hiện

Giám đốc ký duyệt thông qua yêu cầu thanh toán.
Mục đích Mọi yêu cầu thanh toán đòi hỏi phải được Giám đốc/ PGĐ
kinh doanh duyệt.
Tiến hành thanh toán
Ai Thủ quỹ / Kế toán thanh toán.
Công việc Thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền tương ứng.
Khi nào Yêu cầu thanh toán được Giám đốc thông qua.
Cách thức thực
hiện
Thanh toán cho nhà cung cấp có thể dưới dạng chuyển khoản
hoặc chi tiền mặt. Tuy nhiên, việc chuyển khoản được khuyến
khích thực hiện vì lý do an toàn.
Mục đích Nhằm đảm bảo công ty thanh toán tiền hàng/ dịch vụ thực tế
nhận được đúng giá, nơi và thời gian thanh toán.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 12
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
III- GIẢI BÀI TẬP
MỤC TIÊU
MUA HÀNG
RỦI RO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
1. Những mặt hàng
đã đặt phải phù hợp
với chi tiết kỹ thuật.
- Nhân viên đặt hàng
không phù hợp với chi
tiết kỹ thuật.
- Đặt mua hàng với chất
lượng kém, sai chi tiết
kỹ thuật.
- Yêu cầu mua hàng

không đúng với nhu cầu
thực tế.
- Tổ chức bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận sử dụng.
- Tách bạch chức năng đề nghị
mua hàng, chuẩn y việc mua
hàng, chọn nhà cung cấp, lập
đơn đặt hàng.
- Phiếu đề nghị mua hàng phải
được lập bởi bộ phận có nhu
cầu, phải được kiểm tra với
ngân sách đã được phê duyệt và
phải được xét duyệt bởi người
có thẩm quyền.
- Đơn đặt hàng phải được đối
chiếu với phiếu đề nghị mua
hàng và phải được phê duyệt bởi
các cấp có thẩm quyền.
- Các phiếu đề nghị mua hàng
và đơn đặt hàng cần phải đánh
số liên tục và phải được ghi đầy
đủ thông tin về hàng hóa, chủng
loại, chất lượng, giá cả, tên nhà
cung cấp,… để đối chiếu về sau.
Lựa chọn nhà cung cấp
không có khả năng đáp
ứng các tiêu chuẩn kỹ
thuật.
- Công ty ban hành quy tắc đạo
đức trong đó nghiêm cấm nhân

viên nhận quà cáp hoặc lợi ích
khác từ nhà cung cấp.
- Tách bạch chức năng đề nghị
mua hàng, chuẩn y việc mua
hàng, chọn nhà cung cấp, lập
đơn đặt hàng.
- Công ty đưa ra quy định về
tiêu thức và thủ tục để lựa chọn
nhà cung cấp.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 13
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
- Danh sách nhà cung cấp phải
được cập nhật thường xuyên và
phải được phê duyệt bởi các cấp
có thẩm quyền.
- Nhân viên nhận hàng
không đúng theo đơn
đặt hàng.
- Kí nhận cho những
mặt hàng không được
đặt và không kí nhận
cho những mặt hàng đã
đặt.
- Nhân viên của công ty
không có đủ khả năng
kiểm định lại tiêu chuẩn
kỹ thuật của mặt hàng
đã đặt.
- Tổ chức bộ phận nhận hàng
độc lập với bộ phận mua hàng

và sử dụng.
- Đối chiếu hóa đơn mua hàng
với đơn đặt hàng.
- Hàng hóa phải được kiểm tra
chất lượng trước khi nhập kho.
- Bộ phận nhận hàng phải có
khả năng đánh giá tiêu chuẩn
của mặt hàng.
- Thường xuyên tổ chức các tập
huấn nâng cao trình độ cho bộ
phận nhận hàng.
- Cần lập phiếu nhận hàng có đủ
các thông tin cần thiết.
Hư hỏng trong quá trình
tồn trữ.
- Công ty quy định tỷ lệ hỏng
cho phép đối với hàng hóa tồn
kho.
- Ban hành quy định quy định
thưởng, phạt rõ ràng.
- Thống kê và báo cáo thường
xuyên tỷ lệ hỏng của hàng tồn
kho.
2. Giá cả thích hợp - Nhân viên mua hàng
thông đồng với nhà
cung cấp để chọn họ tuy
họ không có mức giá
hợp lý.
- Nhân viên bộ phận xử
lý báo giá thông đồng

với nhà cung cấp giấu
bớt hồ sơ báo giá của
nhà cung cấp có giá hợp
- Công ty ban hành quy tắc đạo
đức trong đó nghiêm cấm nhân
viên mua hàng nhận quà cáp
hoặc lợi ích khác từ nhà cung
cấp.
- Tách bạch chức năng đề nghị
mua hàng, chuẩn y việc mua
hàng, chọn nhà cung cấp, lập
đơn đặt hàng.
- Công ty đưa ra quy định về
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 14
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
lý hơn. tiêu thức và thủ tục để lựa chọn
nhà cung cấp.
- Định kỳ bộ phận mua hàng
xem xét, so sánh giá của nhà
cung cấp hiện tại và giá thị
trường.
- Danh sách nhà cung cấp phải
được cập nhật thường xuyên và
phê duyệt định kỳ bởi cấp có
thẩm quyền.
Mua hàng từ nhà cung
cấp không có trong
danh sách
- Danh sách NCC phải được phê
duyệt bởi cấp có thẩm quyền.

- Mua hàng từ NCC không có
trong danh sách NCC đã duyệt
cần tuân thủ quy trình và thủ tục
lựa chọn NCC.
- Thực hiện đối chiếu giữa đơn
đặt hàng, phiếu nhận hàng và
hóa đơn của NCC.
Nhà cung cấp sai sót
trong quá trình tính toán
tiền trên hóa đơn hay
gửi hóa đơn đến nhiều
lần.
- Cần lập phiếu đề nghị thanh
toán.
- Đối chiếu số tiền trên hóa đơn
và đơn đặt hàng.
- Đối chiếu số hóa đơn với
những hóa đơn đã nhận được.
- Cần đóng dấu “Đã thanh toán”
đối với các hóa đơn đã trả tiền
để tránh trả nhiều lần cho 1 hóa
đơn.
Mua hàng bị mất chiết
khấu do thanh toán
chậm.
- Cần có quy trình về luân
chuyển chứng từ để đảm bảo
hóa đơn của nhà cung cấp được
chuyển đến ngay phòng kế toán.
- Kế toán công nợ theo dõi các

hóa đơn chưa thanh toán theo
thứ tự ngày đến hạn thanh toán
để tránh mất chiết khấu.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 15
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
3. Số lượng và thời
gian đặt hàng thích
hợp
- Đề nghị mua hàng khi
không thực sự có nhu
cầu hoặc mua với số
lượng nhiều hơn lượng
cần thiết.
- Đề nghị mua hàng
nhiều lần cho cùng một
nhu cầu.
- Đặt hàng ít hơn hoặc
nhiều hơn so với nhu
cầu sử dụng.
- Mua khống
- Tổ chức bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận sử dụng.
- Tách bạch chức năng mua
hàng, lập đơn đặt hàng và thủ
quỹ.
- Phiếu đề nghị mua hàng phải
được lập bởi bộ phận có nhu
cầu, phải được kiểm tra với
ngân sách đã được phê duyệt và
phải được xét duyệt bởi người

có thẩm quyền.
- Đơn đặt hàng phải được đối
chiếu với phiếu đề nghị mua
hàng và phải được phê duyệt bởi
các cấp có thẩm quyền.
- Các phiếu đề nghị mua hàng
và đơn đặt hàng cần phải đánh
số liên tục và phải được ghi đầy
đủ thông tin về hàng hóa, chủng
loại, chất lượng, giá cả, tên nhà
cung cấp,… để đối chiếu về sau.
- Đặt hàng quá trễ hoặc
quá sớm.
- Tổ chức bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận sử dụng.
- Tách bạch chức năng mua
hàng, lập đơn đặt hàng và thủ
quỹ.
- Thường xuyên theo dõi hàng
tồn kho để lập phiếu đề nghị
mua hàng đúng lúc.
- Nhận hàng không
đúng số lượng như đã
đặt.
- Tổ chức bộ phận nhận hàng
độc lập với bộ phận mua hàng
và sử dụng.
- Đối chiếu hóa đơn mua hàng
với đơn đặt hàng.
- Cần lập phiếu nhận hàng có đủ

các thông tin cần thiết.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 16
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
Tổn thất trong quá trình
tồn trữ.
- Ban hành quy định quy định
thưởng, phạt rõ ràng.
- Tổ chức kiểm kê thường
xuyên và đột xuất.
Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 17
Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS. Trần Thị Giang Tân, Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông,
2010.
2. Một số website:
2.1 />thuc-hien-quy-trinh-mua-hang-no-phai-tra/
2.2 />Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 18