Kiểm toán chu trình hàng tồn kho

CHƯƠNG 11: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO
I. HÀNG TỒN KHO VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
1. Khái niệm và đặc điểm chu trình hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02:
Hàng tồn kho là những tài sản của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh
doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu công cụ
dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi
bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa
hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua
đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Đặc điểm hàng tồn kho:
Hàng tồn kho là một khoản mục đặc biệt quan trọng đối với cả doanh nghiệp cũng như
kiểm toán viên. Nó mang các đặc điểm đặc trưng như sau:
* Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tài sản lưu động của doanh
nghiệp và rất dễ xảy ra những sai sót và gian lận trọng yếu.
* Có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho và đối với mỗi loại doanh nghiệp có thể
sử dụng các phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất
quán trong việc định giá hàng tồn kho giữa các kỳ.
* Việc xác định giá trị hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán do vậy
sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến lợi nhuận trong năm.
* Xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là công việc khó khăn và phức
tạp hơn hầu hết các tài sản khác. (ví dụ như các khoản mục hàng tồn kho: các linh kiện
điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang, các tác phẩm nghệ thuật….).
* Hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, do nhiều người quản lý.
Mặt khác do tính đa dạng của hàng tồn kho nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau
tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản của từng loại hàng tồn kho. Vì thế công việc kiểm soát

vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi có sự
nhầm lẫn, sai sót và dễ bị gian lận.
Bản chất của chu trình hàng tồn kho:
- Là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh, nó có chức năng bắt đầu bằng việc
mua hàng và kết thúc bằng việc xuất kho thành phẩm , hàng hóa đi tiêu thụ.
- Là 1 chu trình quan trọng cần kiểm toán vì hàng tồn kho thường chiếm một tỉ trọng lớn
trong tổng tài sản, giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh và liên quan đến
nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. (Trên bảng cân đối kế toán: Nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ, chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm và khoản mục hàng hoá. Trên báo
cáo kết quả kinh doanh thì ảnh hưởng đến các khoản mục như: Giá vốn hàng bán )
- Kiểm toán chu trình hàng tồn kho nhằm hướng tới việc xác minh tính trung thực và hợp
lí của hàng tồn kho.
2. HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm
soát nội bộ đối với hàng tồn kho. Hệ thống này cung cấp những thông tin về số lượng
hàng tồn kho, sự luân chuyển hàng tồn kho, cũng như tình hình sừ dụng nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ; giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho. Hệ thống
bao gồm tất cả các chứng từ, sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái và các báo biểu liên quan từ khâu
thu mua, nhập kho, sản xuất và đem thành phẩm đi tiêu thụ.
Hạch toán hàng tồn kho: 2 phương pháp là kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên
trong hạch toán hàng tồn kho vì nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với phương pháp kiểm
kê định kỳ. Nó cho phép các doanh nghiệp kiểm soát tình hình hàng tồn kho một cách
chặt chẽ, tránh dư thừa làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh
hoặc ngược lại dự trữ thiếu có thể gây gián đoạn sản xuất, thiếu hàng cho tiêu thụ làm
giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Với yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi hệ thống sổ sách kế toán phải theo dõi hàng tồn kho
cả về mặt số lượng và giá trị đối với tất cả các loại hàng tồn kho, đồng thời phải có đủ hệ
thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và phải thường xuyên đối chiếu định kỳ giữa sổ chi tiết và
sổ tổng hợp cũng như giữa sổ sách và thực tế kiểm kê.

Kế toán chi phí là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán hàng tồn kho, nó đặc
biệt cần thiết đối với doanh nghiệp sản xuất. Các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống này:
- Xác định giá phí nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất theo phương pháp
đã thiết lập.
- Xác định chi phí nhân công trực tiếp được phân bổ cho sản phẩm dở dang và sản
phẩm hoàn thành
- Theo dõi các khoản phế liệu và thiệt hại trong sản xuất
- Tính chi phí sản xuất chung và phân bổ chúng cho các đối tượng chịu chi phí theo
một tỷ lệ hợp lý
- Đánh giá sản phẩm dở dang và xác định giá thành sản phẩm hoàn thành dựa trên
các căn cứ phù hợp
- Xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp đã được đinh trước
Phương pháp tiếp cận của kiểm toán viên đối với hàng tồn kho phụ thuộc vào sự tồn tại
và độ tin cậy của hệ thống kế toán đối với hàng tồn kho. Trong tất cả các cuộc kiểm toán
việc đạt được sự hiểu biết về kế toán hàng tồn kho của khách hàng chiếm vị trí quan
trọng trong quá trình kiểm toán. Do vậy, kiểm toán viên cần xác định rõ các chính sách
kế toán mà doanh nghiệp áp dụng từ đó khẳng định được những thủ tục mà đơn vị áp
dụng trong khi hạch toán hàng tồn kho có tuân thủ các chính sách đó không và tính nhất
quán của các chính sách đó với các yêu cầu của chuẩn mực kế toán chung được thừa
nhận về hàng tồn kho.
3.Các chức năng của chu trình hàng tồn kho
- Chức năng mua hàng, nhận hàng, lưu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi
tiêu thụ là các chức năng chủ yếu liên quan đến HTK
- Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ bao gồm:
+ Ghi sổ đối với chi phí sản xuất
+ Ghi sổ về hàng lưu kho.
* Đặc biệt : Chức năng mua hàng, nhận hàng, ghi sổ cần phải cách ly trách nhiệm cho các
phòng ban khác nhau
3.1Mua hàng:
Bộ phận kho

Bộ phận có nhu cầu
Bộ phận mua hàng Bộ phận kế toán
NNN
Đơn đặt hàng
Đối chiếu với Đơn
đặt hàng
Phiếu yêu cầu mua
hàng
B
Phiếu yêu cầu mua
hàng
NNN
NNN
Đơn đặt hàng
Tìm nhà cung
cấp, đặt hàng ký
hợp đồng
Phiếu yêu cầu mua
hàng
B
Phiếu yêu cầu mua
hàng
Lập phiếu nhập
Phiếu nhập
kho
B
N
• Bộ phận thực hiện:
- Phòng kinh doanh, các bộ phận ( bộ phận sản xuất) có nhu cầu NVL, HH, DV
- Nhà quản lí (ký phê duyệt yêu cầu mua hàng)

- Bộ phận kho hàng xem xét các yêu cầu mua hàng, xác định các mặt hàng cần mua
chuẩn bị và lập phiếu yêu cầu mua thành 3 liên, trong đó: 1 liên gửi cho BP kế
toán, 1 liên gửi cho BP mua hàng, 1 liên gửi cho bộ phận nhận hàng.
- Bộ phận mua hàng: yêu cầu mua hàng từ kho hàng chuyển tới, BP mua hàng thực
hiện chọn nhà cung cấp và chuẩn bị đơn đặt mua.
• Chứng từ, tài liệu:
- Phiếu đề nghị mua hàng có phê duyệt thích hợp
- Đơn đặt hàng: gửi cho nhà CC và gửi cho BP nhận hàng (kho hàng) làm cơ sở
kiểm tra khi nhận hàng
3.2 Nhận hàng:
Thông báo nhận hàng của
BP nhận tới BP mua
Thông báo mua hàng
của BP mua tới BP
nhân
Giao hàng
Thông báo nhận hàng
của kho hàng tới kế toán
nợ phải trả
Báo cáo nhận hàng của BP
nhận tới kho
Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho hàng Bộ phận kế toán
B
Hàng cùng với
phiếu xuất kho
Biên bản nhận
hàng
Hàng cùng với
phiếu xuất kho
Đếm và kiểm tra

hàng hóa
Lập biên bản nhận
hàng
C
Biên bản
nhận hàng
Cập nhật nhập xuất
kho
Phiếu
nhận hàng
Kiểm tra số lượng
hàng nhập
D
Biên bản nhận
hàng
N
Biên bản nhận
hàng
Đối chiếu giữa yêu
cầu mua và đơn đặt
mua
NNN
DC
• Các bộ phận liên quan:
- Bộ phận vận chuyển
- Bộ phận nhận hàng: Từ đơn đặt mua do BP mua hàng gửi tới xắp xếp theo STT từ
nhà cung cấp chuyển tới, thực hiện nhận hàng từ nhà cung cấp, thực hiện đếm và
kiểm tra hàng hóa độc lập. Chuẩn bị báo cáo nhận hàng, đối chiếu giữa đơn đặt
mua và phiếu xuất kho. Báo cáo nhận hàng được lập sẽ chuyển tới kho hàng và bộ
phận mua hàng.

- Bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng của hàng mua trước khi nhập
- Bộ phận kho hàng : từ biên bản nhận hàng từ bộ phận nhận hàng chuyển tới sẽ
thực hiện kiểm tra số lượng hàng nhập. Biên bản nhận hàng sau đó được chuyển
cho kế toán phải trả và 1 bản kho hàng lưu lại cập nhật nhập xuất kho vào thẻ kho.
- Bộ phận kế toán
• Chứng từ, tài liệu:
- Biên bản nhận hàng: Được lập bởi bộ phận nhận hàng như 1 bằng chứng của sự
nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa
- Phiếu xác nhận chất lượng
- Phiếu nhận hàng: tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp hoặc bộ phận kho hàng.
Phiếu phải đươc ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ
thực tế.
- Sổ chi tiết tài khoản 331
3.3. Lưu kho:
Bộ phận kho Kế toán
Hàng được chuyển tới kho sau khi được kiểm tra đầy đủ về số lượng và chất lượng sẽ
cho nhập kho. Mỗi khi nhập kho:
- Thủ kho phải lập phiếu nhập kho
Kiểm tra số lượng, chất
lượng
N
Xác nhận số hàng nhận,
cho nhập kho
Hàng chuyển tới kho. Các
chứng từ kèm theo
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Xác nhận số hàng nhập kho
- Bộ phận kho hàng phải thông báo cho bộ phận kế toán về số lượng hàng nhận và
cho nhập kho.

• Các bộ phận liên quan:
- Bộ phận kho hàng
- Phòng kế toán
• Chứng từ, tài liệu:
- Phiếu nhập kho
- Sổ chi tiết tài khoản 331, 152,153,155,156.
3.4. Chức năng xuất kho vật tư, hàng hóa.
Đối với một doanh nghiệp thì xuất kho có 2 lý do cơ bản là xuất kho cho nội bộ (cho sản
xuất, cho quản lý doanh nghiệp, cho bán hàng…) và xuất bán.
 Xuất vật tư, hàng hóa cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch
sản xuất hoặc nhu cầu vật tư trong nội bộ Doanh nghiệp các bộ phận sẽ lập phiếu xin
lĩnh vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê duyệt).
Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất (hoặc bộ phận khác có nhu cầu) căn cứ nhu
cầu sản xuất (hoặc nhu cầu quản lý doanh nghiệp hay bán hàng), người phụ trách bộ
phận đó xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chủng loại, quy cách,
phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư.
Bộ phận có nhu cầu
vật tư
Giám đốc, kế toán
trưởng
Kế toán vật tư Bộ phận kho
N
NNN
Ghi sổ CP, GVHB
B
Phiếu xuất
kho
Phiếu yêu
cầu hàng
Phiếu xuất kho

(đã được duyệt)
9
Duyệt yêu cầu xuất
hàng
Kí duyệt PXK
Phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu đã
được duyệt
C
A
N
Kiểm tra yc, lập PXK
Phiếu xuất kho
(đã duyệt)
Phiếu xuất
kho
Kiểm tra 2 liên PXK,
xuất hàng
C
Thẻ kho
B
Phiếu xuất kho
(đã duyệt)
A
 Xuất kho để bán: căn cứ vào đơn đặt hàng lập hóa đơn bán hàng và lập phiếu xuất
kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển.
Hóa đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao
cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán thanh toán và ghi sổ. Trong hóa đơn ghi rõ
các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao, mã số, chủng loại quy cách,
phẩm chất, số lượng, đơn giá và thành tiền thanh toán.

Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng lập thành nhiều liên để
lưu ở cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu ghi rõ các nội dung như loại vật tư,
hàng hóa chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất.
Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc Công ty cung cấp
dịch vụ vận chuyển lập (nếu thuê ngoài). Đây là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã
được xuất giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho
hoặc hóa đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng.
Bộ phận kho Bộ phận giao hàng Kế toán
Xuất kho HH, ghi
PXK
N
A
B
Phiếu xuất kho
Lệnh bán hàng
được duyệt
E
D
Khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
Phiếu xuất
kho
Phiếu vận
chuyển
HH
D
C
N
A

Phiếu vận chuyển
HH
E
N
C
B
Phiếu vận chuyển
Hóa đơn bán hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Lệnh bán hàng được
duyệt
*Bộ phận liên quan:
bộ phận kho
bộ phận yêu cầu hàng
bộ phận giao hàng
bộ phận kế toán
giám đốc
*Tài liệu sử dụng:
- Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, thẻ kho, phiếu xuất kho, vận đơn, hóa đơn bán
hàng, biên bản bàn giao, nhật ký bán hàng,phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy báo có,
nhật ký thu tiền, sổ chi tiết TK131.
3.5. Chức năng sản xuất
Việc sản xuất cần phải được kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất.
Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối
với sản phẩm của công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có.
Do vậy nó có thể đảm bảo rằng công ty sẽ sản xuất những hàng hóa đáp ứng đúng yêu
cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa hoặc khó tiêu thụ đối với một
số mặt hàng cụ thể. Hơn nữa, việc sản xuất theo kế hoạch và lịch trình sản xuất cũng
có thể giúp công ty bảo đảm về việc chuẩn bị các yếu tố như nguyên vật liệu, nhân

công cho yêu cầu sản xuất trong kì.
Trách nhiệm đối với hàng hóa trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát
sản xuất (đốc công, quản lý phân xưởng), do vậy kể từ khi nguyên vật liệu được
chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm hoàn thành và được chuyển vào kho
thành phẩm thì người giám sát phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình
hình và quá trình sản xuất. Trong quá trình sản xuất, các chứng từ sổ sách được sử
dụng chủ yếu để ghi chép theo dõi bao gồm các Phiếu yêu cầu sử dụng vật liệu, Phiếu
xuất kho, Bảng chấm công, các bảng kê, bảng phân bổ… và hệ thống sổ sách kế toán
chi phí.
Sản phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất luôn được qua khâu kiểm định chất
lượng trước khi cho phép nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ. Hoạt động
kiểm soát này là phổ biến nhằm phát hiện ra những sản phẩm hỏng, lỗi không đạt các
thông số kĩ thuật theo yêu cầu. Nó cũng giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng
ghi giá trị hàng tồn kho cao hơn so với giá trị thực của nó do một số hàng tồn kho
hỏng, lỗi không sử dụng được.
• Bộ phận có liên quan:
- Bộ phận kinh doanh
- Đốc công, quản lý phân xưởng
- Bộ phận kiểm định chất lượng sản phẩm
• Tài liệu có liên quan:
dự toán sản xuất, phiếu yêu cầu sử dụng vật liệu, phiếu xuất kho, bảng chấm công, các
bảng kê, bảng phân bổ, hệ thống sổ sách kế toán chi phí, báo cáo kết quả sản xuất,
biên bản kiểm định chất lượng sản phẩm.
Lưu kho thành phẩm
Đây là chức năng bảo quản và quản lý tài sản của doanh nghiệp khi thành phẩm hoàn
thành được nhập kho. Công việc này doanh nghiệp phải tổ chức canh phòng bảo vệ
tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các thiết bị bảo quản
nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho phải có đầy đủ các giấy tờ
hợp lệ thủ kho mới cho nhập. Mặt khác thủ kho là người chịu trách nhiệm và tài sản
mình trông coi và phải ghi chép số lượng chủng loại từng thành phẩm.

• Bộ phận có liên quan:
Bộ phận kho
Bộ phận quản lý phân xưởng sản xuất
Bộ phận kế toán
• Tài liệu có liên quan:
báo cáo kết quả sản xuất, phiếu nhập kho, phiếu bàn giao thành phẩm hoàn thành.
Bộ phận sản xuất Bộ phận kho Kế toán
B
N
N
A
Phiếu bàn giao thành
phẩm (đã ký)
Phiếu bàn giao thành
phẩm
Báo cáo kết quả sản
xuất
Thành phẩm đạt yêu
cầu
N
Cho nhập kho, kí phiếu bàn
giao
Ghi sổ
Phiếu nhập kho
C
Thẻ kho
B
Phiếu bàn giao thành
phẩm (đã kí)
Kiểm tra số lượng chất

lượng
C
Phiếu nhập kho
Báo cáo kết quả
sản xuất
A
3.6. Xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ
Bất cứ việc xuất thành phẩm nào chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn,
thường là đơn đặt hàng của khách hàng đã được Phòng kiểm soát tín dụng phê chuẩn.
Khi xuất kho thành phẩm phải lập Phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển sẽ lập Phiếu
vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hóa được vận chuyển.
Phiếu vận chuyển sẽ được lập thành 3 liên, liên thứ nhất được lưu tại Phòng tiếp vận
để làm minh chứng về việc vận chuyển, liên thứ 2 sẽ được gửi tới phòng tiêu thụ hoặc
bộ phận tính tiền kèm theo đơn đặt hàng của khách hàng để làm căn cứ ghi hóa đơn
cho khách hàng và liên thứ 3 sẽ được đính kèm bên ngoài kiện hàng trong quá trình
vận chuyển. Hoạt động kiểm soát này giúp khách hàng kiểm tra được phiếu vận
chuyển gắn trên bao kiện hàng nhằm xác định có sự khác biệt gì giữa số hàng đặt mua
với số hàng thực nhận không.
Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển thuê bởi một công ty tiếp vận thì phiếu
vận chuyển sẽ được lập thêm một liên thứ 4, liên này giao cho bên cung cấp dịch vụ
vận chuyển để làm căn cứ tính cước phí.
• bộ phận liên quan:
bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận kế toán
• tài liệu liên quan:
phiếu xuất kho, vận đơn, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao, nhật ký bán
hàng,phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy báo có, nhật ký thu tiền, sổ chi tiết TK131.
Bộ phận kho Bộ phận giao hàng Kế toán
N
A
B

Phiếu xuất kho
Xuất kho HH, ghi
PXK
Lệnh bán hàng
được duyệt
E
D
Khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
Phiếu xuất
kho
Phiếu vận
chuyển
HH
D
C
N
A
Phiếu vận chuyển
HH
E
N
C
B
Phiếu vận chuyển
Hóa đơn bán hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Lệnh bán hàng được

duyệt
4. Mục tiêu kiểm toán và những rủi ro tiềm tàng đối với hàng tồn kho
Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho là nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
đối với hàng tồn kho, xác định tính hiện hữu, tính trọn vẹn, quyền của khách hàng với
hàng tồn kho cũng như khẳng định tính chính xác và đúng đắn của các con số trên sổ
sách kế toán và đảm bảo sự trình bày và khai báo về hàng tồn kho là hợp lý.
Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu đối với nghiệp vụ hàng tồn kho Mục tiêu đối với số dư hàng tồn kho
Hiệu lực -các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện
số hàng hóa được mua trong kỳ
-các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ
đại diện cho số hàng tồn kho được chuyển
từ nay này sang nơi khác hoặc từ loại này
sang loại khác
-các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã ghi sổ
đại diện cho số hàng đã xuất bán trong kỳ
Hàng tồn kho được phản ánh trên bảng
cân đối kế toán là thực sự tồn tại
Trọn vẹn Tất cả các nghiệp vụ mua, kế chuyển và tiêu
thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều được
phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán
Số dư tài khoản hàng tồn kho đã bao
hàm tất cả các nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa hiện có
tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán
Quyền và nghĩa
vụ
Trong kỳ, doanh nghiệp có quyền đối với số
hàng tồn kho đã ghi sổ
Đơn vị có quyền đối với số dư hàng
tồn kho tại thời điểm lập bảng cân đối

kế toán
Đo lường và
tính giá
Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa thu
mua, giá thành sản phẩm,sản phẩm dở dang
phải được xác định chính xác và phù hợp
với qui định của chế độ kế toán và nguyên
tắc kế toán chung được thừa nhận
Số dư hàng tồn kho phải được phản
ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị thuần
của nó và tuân theo nguyên tắc chung
được thừa nhận
Trình bày và
khai báo
Các nghiệp vụ liên quan tới hàng tồn kho
phải được xác định và phân loại đúng đắn
trên hệ thống báo cáo tài chính
Số dư hàng tồn kho phải được phân
loại và sắp xếp đúng vị trí trên bảng
cân đối kế toán.Những khai báo liên
quan tới sự phân loại căn cứ tính giá và
phân bổ hàng tồn kho phải thích đáng.
Chức năng Khả năng sai phạm Mục tiêu bị ảnh
hưởng
1. Mua hàng Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng
chưa phản ánh trên sổ sách
- Khai khống nghiệp vụ mua hàng
- Tính đầy đủ (trọn
vẹn)
- Tính hiện hữu

2. Nhận hàng - Xác định và phân loại không
đúng mặt hàng
- Chi phi vận chuyển, thu mua
không được xác định chính xác
và phù hợp theo quy định của
chế độ kế toán.
- Phân loại và trình
bày
- Tính giá và định
giá
3. Lưu kho - Do điều kiện kinh tế xã hội thay
đổi ảnh hưởng tới nhu cầu và
khả năng tiêu thụ: HTK được
đánh giá lại
- Với những loại hàng hóa, vật tư
khó phân loại và định giá, doanh
nghiệp nhờ ý kiến chuyên gia để
xác định giá trị.
- Do bảo quản ở nhiều nơi nên dễ
bị mất trộm
- Tính giá và định
giá
- Tính giá và định
giá
- Tính hiện hữu
4. Xuất kho
vật tư, hàng hóa
- Doanh nghiệp có thể khai khống hoặc
bỏ sót các nghiệp vụ xuất kho vật tư
- phương pháp tính giá và đo lường

hàng tồn kho có sự không nhất quán
trong 1 niên độ kế toán.
- Tính hiện hữu
Tính trọn vẹn
- tính giá và định
giá
5. sản xuất TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT
- kiểm toán viên cần kiểm tra các
chứng từ liên quan khi có các nghiệp
vụ chuyển hàng từ nơi khác đến nơi
sản xuất .vì số lượng nghiệp vụ quá lớn
nên ở đây có thể xảy ra tình trạng khai
tăng hoặc khai giảm.
- xác định, đo lường và phân bổ
nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân
công và chi phí sản xuất chung có thể
có sai phạm
KẾT THÚC QUÁ TRÌNH SẢN
XUẤT
Trong việc xác định sản phẩm dở
dang, sản phẩm hoàn thành:
- để tránh thuế khi lập BC thuế doanh
nghiệp sẽ tính giá thành của thành
phẩm hoàn thành ở mức cao hơn và chi
phí dở dang cuối kỳ nhỏ làm cho giá
vốn hàng bán tăng do vậy làm giảm lợi
nhuận.
- hạch toán các khoản phế liệu: giá trị
của phế liệu khó có thể xác định được
một cách minh bạch do vây, mang

nặng tính chủ quan,doanh nghiệp có
thể hạch toán ở mức giá cao nhằm làm
tăng chi phí do đó lợi nhuận giảm
- sản phẩm hỏng, lỗi không sử dụng
được: doanh nghiệp có xu hướng ghi
tăng số lượng để làm tăng giá trị hàng
tồn kho
- tính hiện hữu
- tính trọn vẹn
- tính giá và định giá
- tính giá và địn giá
- tính giá và định giá
- tính hiện hữu
6. lưu kho
thành phẩm
- hàng tồn kho được bảo quản ở nhiều
kho bãi khác nhau dẫn đến khó kiểm
soát vật chất (hao mòn, mất trộm, hỏng
hóc …) đồng thời việc hạch toán các
khoản luân chuyển hàng tồn kho nội bộ
giữa các điểm kho bãi có thể gặp
những khó khăn vì vậy doanh nghiệp
có thể khai khống, hoặc khai thiếu
- hàng tồn kho có thể bị đổ vỡ, lạc hậu
- tính hiện hữu
- tính trọn vẹn
- tính giá và định giá
do vậy ảnh hưởng đến khả năng tiêu
thụ của thành phẩm
7.xuất thành

phẩm đi tiêu
thụ
- kiểm toán viên cần xác nhận các
nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa của doanh
nghiệp (các hóa đơn, chứng từ có liên
quan) để xem xét doanh nghiệp có khai
khống, hay bỏ sót hay không.
- tính hiện hữu
- tính trọn vẹn
II. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO
1, Đạt được sự hiểu biết sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
- Để hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho, kiểm toán viên cần tìm
hiểu các vấn đề sau:
+ Thủ tục và quy trình đối với từng chức năng: mua hàng, nhận hàng, lưu trữ
hàng, xuất hàng; cũng như việc kiểm soát đối với sản xuất, hệ thống kế toán hàng
tồn kho và chi phí.
+ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát vật chất với hàng tồn kho như: kho tàng, bến bãi,
nhà xưởng.
- Để đạt được sự hiểu biết này, kiểm toán viên có thể sử dụng: Lưu đồ, bảng tường
thuật, kiểm tra chứng từ sổ sách, quan sát các hoạt động hoặc sử dụng bảng hỏi
thông qua một cuộc phỏng vấn.
Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc những đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ
tương đối phức tạp, kiểm toán viên nên sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
để đảm bảo không bỏ sót các vấn đề quan trọng.
- Sau khi đã mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên nên thực hiện kỹ
thuật walk-through nhằm đảm bảo sự mô tả của mình đúng với hiện trạng của hệ
thống trong thực tế.
Ví dụ về Bảng hỏi:
Câu hỏi Không
áp

dụng
Có áp dụng Ghi
chú
Tốt Yếu
kém
1.Các chức năng đặt hàng, nhận hàng, bảo quản và
kế toán kho có được bố trí cho những bộ phận độc
lập hay không?
2. Đơn đặt hàng có luôn được lập dựa trên phiếu y/c
mua hàng đã được xét duyệt hay không?
3. Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự liên tục
trước khi sử dụng hay không?
4. Đơn vị có thiết lập các thủ tục xét duyệt đặt hàng
và áp dụng một cách nhất quán không?
5. Trước khi nhập kho, hàng hóa có được kiểm nhận
kỹ về số lượng, quy cách và chất lượng không?
6. Đơn vị có tổ chức sắp xếp kho hàng một cách
hợp lý, tránh được mất mát hư hỏng hay không?
7. Đơn vị có tổ chức kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
hay không?
8. Hàng tồn kho kém phẩm chất, hư hỏng, lỗi thời…
có được nhận diện kịp thời không?
9. Nguyên vật liệu xuất kho sản xuất có dựa trên
phiếu yêu cầu vật liệu đã được xét duyệt hay
không?
10. Hàng xuất bán có dựa trên phiếu xuất kho và
hóa đơn bán hàng không?
11. Phiếu xuất kho có được đánh số thứ tự liên tục
trước khi sử dụng không?
2, Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

Dựa trên những hiểu biết ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV tiến hành
đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát:
- Nếu KTV đánh giá rủi ro kiểm soát đối với một cơ sở dẫn liệu nào đó thấp hơn
mức tối đa => KTV sẽ phải thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để
cung cấp bằng chứng chứng minh cho kết luận của mình.
- Nếu KTV đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức tối đa => KTV không cần thực hiện các
thử nghiệm kiểm soát nữa mà chuyển sang thực hiện ngay các thử nghiệm cơ bản.
3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát bổ sung
3.1. Nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hóa
- Kiểm tra tính có thật của các yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa: bằng cách kiểm tra lại
các phiếu yêu cầu và sự phê duyệt đối với các yêu cầu đó ( Kiểm tra chữ ký)
- Độ tin cậy đối với nghiệp vụ nhập, xuất vật tư: kiểm tra chứng từ, sổ sách có liên quan
như lệnh sản xuất, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, sổ chi tiết và sổ phụ
3.2. Nghiệp vụ sản xuất
Cơ sở dẫn liệu Hoạt động kiểm soát
chủ yếu
Ý nghĩa của hoạt
động kiểm soát
Các thử nghiệm
kiểm soát được thực
hiện
Sự hiện hữu hoặc sự
phát sinh
Sử dụng các phiếu
xin lĩnh vật tư, đơn
đặt hàng sản xuất,
các bảng tập hợp chi
phí và các báo cáo
kiểm định sản phẩm
có đánh số trước và

được phê chuẩn
Hệ thống các tài liệu
đã được phê duyệt,
có sự kiểm soát chặt
chẽ nhằm tạo cơ sở
cho việc ghi sổ các
nghiệp vụ sản xuất
để bảo đảm chỉ
những nghiệp vụ sản
xuất hợp lệ mới
được ghi sổ
Điều tra và quan sát
việc sử dụng các tài
liệu có đánh số trước
này và kiểm tra tính
liên tục của chúng
cũng như kiểm tra
các chữ kí phê duyệt
liên quan
Độc lập so sánh các
báo cáo kiểm định
chất lượng sản
phẩm, báo cáo sản
xuất, các bảng tập
hợp chi phí với các
đơn đặt hàng sản
xuất, phiếu xin lĩnh
vật tư
Bảo đảm các nghiệp
vụ sản xuất thống

nhất với các chứng
từ, tài liệu gốc có
liên quan nhằm
khẳng đinh nghiệp
vụ sản xuất thực tế
đã xảy ra trước khi
chúng được ghi sổ
Kiểm tra dấu hiệu
của việc kiểm tra nội
bộ
Đối chiếu chi phí
nhân công sản xuất,
chi phí sản xuất
chung với bảng tính
lương và chi phí
chung đã xảy ra
Phát hiện sự không
khớp nhau do ghi
một số chi phí
không thực sự phát
sinh
Phỏng vấn về việc
kiểm tra đối chiếu,
quan sát và điều tra
về việc đối chiếu
Phân tích chi phí
nguyên vật liệu, chi
phí sản xuất chung
thực tế so với định
mức

Sự chênh lệch tăng
đáng kể giữa thực tế
ghi sổ so với định
mức có thể do ghi
chép một số nghiệp
Phỏng vấn về việc
sử dụng hệ thống
định mức chi phí,
kiểm tra các báo cáo
về sự chênh lệch