GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY MATEXIM

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................2
CHƯƠNG I......................................................................................................4
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY MATEXIM.......................................4
I. Lịch sử hình thành và phát triển...................................................................4
II. Chức năng và nhiệm vụ...............................................................................6
1. Chức năng....................................................................................................6
2. Nhiệm vụ......................................................................................................7
III. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................7
IV. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty............................................10
1. Mặt hàng kinh doanh.................................................................................10
2. Địa bàn kinh doanh....................................................................................12
3. Phương thức kinh doanh............................................................................13
V. Tóm tắt q trình thực tập tại Matexim....................................................14
CHƯƠNG II..................................................................................................15
THỰC TRẠNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY MATEXIM.........15
I. Quy trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu của cơng ty.......................................15
1. Quy trình nhập khẩu..................................................................................15
1.1. Bước 1: Nghiên cứu thị trường...............................................................15
1.2. Bước 2: Lên danh sách các nhà cung ứng..............................................16
1.3. Bước 3: Đàm phán và chuẩn bị kí kết hợp đồng....................................17
1.4. Bước 4: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu.................................................18
2. Quy trình xuất khẩu...................................................................................19
1.1. Bước 1: Tạo nguồn hàng, thu gom hàng xuất khẩu................................19
1.2. Bước 2: Chào hàng.................................................................................20
1.3. Bước 3: Đàm phán và kí kết hợp đồng...................................................20
1.4. Bước 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.....................................20


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

II. Kết quả hoạt động xuất nhập khẩu của công ty.......................................21
1. Hoạt động nhập khẩu.................................................................................21
1.1. Kim ngạch nhập khẩu.............................................................................21
1.2. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu....................................................................23
1.3. Các đối tác nhập khẩu chính...................................................................25
1.4. Đánh giá hoạt động nhập khẩu...............................................................27
2. Hoạt động xuất khẩu..................................................................................28
1.1. Kim ngạch xuất khẩu..............................................................................28
1.2. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu.....................................................................30
1.3. Thị trường xuất khẩu..............................................................................32
1.4. Đánh giá hoạt động xuất khẩu................................................................33
CHƯƠNG III.................................................................................................36
GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA......36
CÔNG TY MATEXIM..................................................................................36
I. Định hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới............................36
II. Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu.............................38
1. Giải pháp hoạt động nhập khẩu.................................................................38
1.1. Hồn thiện quy trình nhập khẩu..............................................................38
1.2. Giải pháp về nhân sự..............................................................................39
1.3. Giải pháp về thị trường...........................................................................39
1.4. Giải pháp về sản phẩm............................................................................40
2. Giải pháp hoạt động xuất khẩu..................................................................40
1.1. Giải pháp về quy trình xuất khẩu............................................................40
1.2. Giải pháp về nhân sự..............................................................................41
1.3. Giải pháp về thị trường...........................................................................42
1.4. Giải pháp về sản phẩm............................................................................43
KẾT LUẬN....................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................45
2

Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

3


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

LỜI MỞ ĐẦU
Kể từ năm 1986 đến nay, với chính sách mở cửa hội nhập kinh tế, phát huy
lợi thế của đất nước, tranh thủ vốn kỹ thuật hiện đại của các nước tiên tiến đã mang
lại cho Việt Nam một bộ mặt hoàn toàn mới. Qua đó chúng ta cũng nhận thức được
tầm quan trọng của hoạt động ngoại thương – đòn bẩy phát triển kinh tế. Việc tham
gia vào các tổ chức kinh tế khu vực và quốc tế cộng với những chính sách khuyến
khích hoạt động ngoại thương đã đem lại cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội mới,
thích nghi dần với sự cạnh tranh từ bên ngồi, từ đó khơng ngừng đi lên, thể hiện
chính mình.
Cơng ty Cổ phần Vật tư và thiết bị tồn bộ Matexim có mục đích chính là
thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh, dịch vụ. Qua gần 40 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã không
ngừng lớn mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đạt được nhiều thành tựu. Tuy
nhiên, trong thời gian tới Cơng ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn do phải đối mặt với
sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều phía. Vì vậy nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập
khẩu là yêu cầu tất yếu đối với Công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã chọn đề tài : “Thực
trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim”
trên cơ sở chính là phân tích kết quả, hiệu quả và quy trình xuất nhập khẩu, tìm ra
những ưu nhược điểm, từ đó đưa ra một số biện pháp nhằm hồn thiện việc phân
tích này.
Bài thu hoạch này gồm 3 chương:

Chương I

: Khái quát chung về Công ty Matexim

Chương II

: Thực trạng xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

Chương III

: Giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của

Công ty Matexim.

4


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phan Thị Vân – người đã tận tình hướng
dẫn và giúp đỡ em trong q trình hồn thành báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp
này.
Nhân dịp này, cháu xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ
chú, các anh chị trong Cơng ty Matexim, đặc biệt là Phòng kinh doanh thiết bị đã
cung cấp tài liệu và hướng dẫn cháu thực tập, vận dụng những kiến thức đã được
học vào thực tế.
Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng do thời gian thực tập có hạn và thiếu kinh
nghiệm thực tế nên báo cáo này khơng tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy em rất mong
nhận được sự sự góp ý của các thầy cơ và các bạn sinh viên để em có điều kiện
hồn thiện hơn nữa kiến thức của mình.

Hà Nội, tháng 10 năm 2007
Sinh viên: Vũ Đào Thị Vân Anh

CHƯƠNG I. KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TY MATEXIM
I. Lịch sử hình thành và phát triển
Tên giao dịch tiếng Anh là: Metarial and complete equipment export –
import corporation.
Tên tiếng Việt là

: Công ty Cổ phần Vật tư và thiết bị toàn bộ

Tên viết tắt

: MATEXIMT

Tel

: (844)7.564.715 – 7.564.717

Fax

: (844)7.564.416

Website

: www.matexim.com.vn

Trụ sở chính

: Số 36 (Km 3), Đường Phạm Văn Đồng, Huyện

Từ Liêm – Thành phố Hà Nội.
5


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

Công ty cổ phần vật tư và thiết bị toàn bộ Matexim tiền thân là cơng ty Vật
tư thuộc Bộ Cơ khí và luyện kim, được thành lập theo quyết định 14/CKLKTC
ngày 17/09/1969 của Bộ trưởng Bộ Cơ khí và luyện kim. Nhiệm vụ chính của công
ty trong giai đoạn này: Là một đơn vị hậu cần của Bộ Cơ khí và luyện kim có
nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận hàng hóa và cấp phát hàng theo lệnh của cấp trên; Tổ
chức thu mua, gia công, chế biến và vận chuyển hàng đến đơn vị phục vụ sản xuất
trong ngành...
Năm 1972, công ty được bổ sung nhiệm vụ phục vụ chiến đấu cho chiến
trường, vận chuyển lương thực, đạn dược vào miền Trung.
Năm 1978, Xí nghiệp Thiết bị toàn bộ được Nhà nước quyết định tách ra để
tổ chức thành cơng ty Thiết bị tồn bộ trực thuộc Bộ Cơ khí luyện kim.
Ngày 12/01/1979, Hội đồng Chính Phủ ra quyết định số 14-CP hợp nhất
cơng ty Vật tư và cơng ty Thiết bị tồn bộ thành một đơn vị lấy tên là công ty Vật
tư và thiết bị tồn bộ trực thuộc Bộ Cơ khí. Tên cơng ty Vật tư và thiết bị tồn bộ
chính thức có từ đây.
Nhiệm vụ chính của cơng ty lúc này là: Tổ chức thu mua, tiếp nhận, gia
công, khai thác, chế biến… để cung cấp cho các đơn vị của Bộ các thiết bị toàn bộ,
các loại vật tư chuyên dùng, chuyên ngành và thông dụng; Tổ chức tiêu thụ các sản
phẩm, kể cả thiết bị toàn bộ do các đơn vị sản xuất, các thiết bị tồn kho và các loại
vật tư chậm luân chuyển.
Đến năm 1991, công ty được Bộ Công nghiệp nặng giao thêm nhiệm vụ xuất
nhập khẩu trực tiếp với các cơng ty nước ngồi.
Năm 1993, thực hiện quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước

ban hành kèm theo NĐ số 338- HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng
( nay là Chính Phủ ), Cơng ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ Matexim được thành lập
lại theo Quyết định số 214QĐ/ TCNSĐT ngày 05/05/1993 của Bộ trưởng Bộ Công
nghiệp nặng.
6


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

Đến năm 1996, Bộ Công nghiệp quyết định chuyển công ty Matexim vào
làm thành viên của Tổng Công ty Máy Động lực và máy Nông nghiệp.
Từ năm 1993, Công ty Vật tư và thiết bị tồn bộ được xác định là một cơng
ty trong Bộ sản xuất nhưng hoạt động theo ngành thương mại.
Năm 2005, thực hiện quyết định số 3562/QĐ/TCCB của Bộ trưởng Bộ Cơng
nghiệp về việc cổ phần hóa Doanh nghiệp, Cơng ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ được
cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh theo phương án cổ phần hóa và chuyển thành
Công ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị toàn bộ.
Trải qua 38 năm hoạt động và phát triển, Công ty đã thiết lập được một mạng
lưới kinh doanh trên thị trường quốc tế, quan hệ hợp tác với các tổ chức, công ty ở
trên hàng chục quốc gia như: Singapore, Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật
Bản, Nga, Đức, Pháp, Đan Mạch…Ngồi ra, cơng ty cịn tiến hành phát triển nhiều
hình thức giao dịch cũng như mở rộng nhiều mặt hàng kinh doanh để tận dụng
được các cơ hội thuận lợi mà thị trường đem lại. Với nguồn nhân lực năng động có
trình độ, kết hợp với những kinh nghiệm tích lũy được trong thời gian qua, Cơng ty
hồn tồn có thể phát triển hơn nữa.
II. Chức năng và nhiệm vụ
Là một công ty cổ phần, Matexim là một pháp nhân, hoạt động theo chế độ
hạch toán kinh tế của một doanh nghiệp độc lập, có tài khoản tại ngân hàng và có
con dấu riêng. Vì vậy cơng ty có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Chức năng

- Cơng ty Matexim có quyền tự chủ trong đàm phán giao dịch, kí kết và thực
hiện trực tiếp các hợp đồng ngoại thương, hợp đồng mua bán nội địa, hợp đồng liên
doanh, liên kết, ủy thác, gia công trong và ngồi nước.
- Cơng ty được vay vốn ngân hàng Nhà nước Việt Nam và ngân hàng nước
ngoài (kể cả ngoại tệ), được liên doanh, liên kết với nước ngoài để mở rộng, đa
dạng hóa các loại hình kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành của Nhà
nước.
7


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

- Được thu thập, cung cấp thông tin về kinh tế và thị trường quốc tế cũng
như tham gia hội chợ, triển lãm, quảng cáo hàng hóa trong và ngồi nước.
- Cơng ty có thể lập đại diện, chi nhánh, các cơ sở sản xuất ở trong và ngồi
nước, cử cán bộ đi cơng tác ngắn hạn, dài hạn, ở nước ngoài, mời khách nước ngoài
vào Việt Nam để giao dịch, đàm phán, ký kết về các vấn đề thuộc phạm vi hoạt
động của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Thương mại.
2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn
hằng năm theo quy chế hiện hành. Dựa theo nhu cầu của thị trường quốc tế và khả
năng khai thác, sử dụng các phương thức mua bán thích hợp với các cơng ty nước
ngồi cũng như các cơ sở sản xuất trong nước để lập kế hoạch bổ sung.
- Nghiên cứu nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, từ đó chủ động giao
dịch ký kết hợp đồng kinh tế, dịch vụ. Mở rộng thị trường và mặt hàng xuất nhập
khẩu, thúc đẩy xuất khẩu của Việt Nam phát triển hơn nữa.
- Nghiên cứu tình hình giá cả thế giới, tình hình lưu thơng các mặt hàng
thuộc phạm vi kinh doanh để có biện pháp tranh thủ giá cả bn bán có lợi nhất,
nhập những mặt hàng tiêu dùng, vật tư, thiết bị, phụ tùng cần thiết cho sinh hoạt và
sản xuất, đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu đạt hiệu quả cao.

- Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, tự chủ về tài chính.
- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và
luật pháp của Nhà nước, thực hiện nghiêm chỉnh các hoạt động và các văn bản
pháp lý có liên quan.
Với chức năng và nhiệm vụ trên, cơng ty đã khơng ngừng phấn đấu hồn
thành vượt mức kế hoạch hàng năm, mục tiêu, chiến lược kinh doanh ln đảm bảo
đúng luật pháp và đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, góp phần đáng kể
vào công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.

8


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

III. Cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức của Công ty Matexim được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới. Bắt đầu từ Ban Giám đốc đến các phịng ban, sau đó là các chi nhánh. Kiểu tổ
chức này đã tăng cường sự trao đổi thơng tin giữa Ban Giám đốc và các phịng ban,
tạo nên sự đồn kết, thống nhất, trong tập thể cơng ty. Tinh giảm bộ máy hoạt động
là một trong những yếu tố quan trọng mang lại thành công cho Matexim.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Matexim

9


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhp khu ca Cụng ty Matexim
đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Phó giám đốc

Phòng
kinh
doanh
xuất
nhập
khẩu

Chi
nhánh
vật t
miền
nam

Phòng
kinh
doanh
thiết
bị

Chi
nhánh
vật t
tây
nguyên

Ban kiểm soát

Giám đốc công ty

Phòng
kinh
doanh
tổng
hợp

Chi
nhánh
vật t
thiết
bị đà
nẵng

Phòng
kỹ
thuật
Và
vận
tải

Chi
nhánh
vật t
nam
hà nội

Phòng
tài
chính

kế
toán

Chi
nhánh
vật t
thái
nguyên

Phòng
tổ
chức
lao
động

Chi
nhánh
matexim
bắc kạn

Văn
phòng

xí
nghiệp
kd xe
và
phụ
tùng

Tổng
kho
hà nội

xí
nghiệp
sX
và
kD-dv

xí
nghiệp
tm-dv

Các đại lý
cửa hàng kinh doanh

Phũng kinh doanh xut nhp khu và phịng kinh doanh thiết bị: có chức
năng tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về việc tổ chức, quản lý và chỉ đạo,
kinh doanh khai thác mua, cung cấp vật tư, thiết bị, hàng hóa, tiêu thụ các sản phẩm
của ngành công nghiệp, kinh doanh xuất nhập khẩu theo cơ chế quản lý của Nhà
nước. Căn cứ trên kế hoạch của Cơng ty, Phịng nắm chắc khả năng sản xuất của
các đơn vị trong Bộ, các địa phương, nhu cầu hàng nhập ngoại làm cơ sở tổng hợp,
10


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh, cung ứng vật tư, thiết bị, sản xuất, xây
dựng cơ bản, giúp Giám đốc điều hành, thực hiện.

Phòng kỹ thuật – vận tải: Là cơ quan nghiệp vụ giúp Ban Giám đốc quản lý
các mặt công tác: kế hoạch sử dụng, sửa chữa và hướng dẫn các đơn vị thực hiện
nghiêm chỉnh nội quy, quy trình, quy phạm kỹ thuật vận hành, an toàn kĩ thuật xe
máy; nghiên cứu kế hoạch sắp xếp kho tàng hàng hóa để đáp ứng yêu cầu kĩ thuật
và phục vụ công tác quản lý được tốt; quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu định mức kinh
tế về tiêu hao nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế sửa chữa… theo đúng chế độ
và phân cấp quản lý.
Phịng tài chính – kế toán: Là cơ quan nghiệp vụ giúp Ban Giám đốc lập kế
hoạch tài chính cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty theo chế độ
kinh tế thị trường và phân cấp tài chính của cấp trên. Đồng thời, Phịng cịn thực
hiện chức năng bảo tồn và phát triển vốn, tổng hợp mọi hoạt động tài chính của
Cơng ty, phân tích hiệu quả kinh tế trong kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất và
dịch vụ… giúp Giám đốc chỉ đạo kịp thời.
Phòng tổ chức lao động: Là cơ quan nghiệp vụ giúp Ban Giám đốc quản lý
Cán bộ cơng nhân viên theo chế độ, chính sách, xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng
yêu cầu nhiệm vụ phát triển của Cơng ty.
Văn phịng: Quản lý giấy tờ, hồ sơ, con dấu của Công ty, nhận và gửi fax, in
và photo tài liệu...
Tổng kho Hà Nội: Bảo quản, lưu trữ hàng hóa trong lúc chờ vận chuyển tới
các chi nhánh.
Các chi nhánh và xí nghiệp: Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng Công ty
được phép làm và tùy tình hình thực tế của mỗi đơn vị mà Công ty giao thêm các
nhiệm vụ khác cho phù hợp.
Các đại lý cửa hàng kinh doanh: Bán và bảo hành các sản phẩm do Honda,
Tổng Công ty Máy Động lực và Máy Nông nghiệp ủy nhiệm.
11


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

IV. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
1. Mặt hàng kinh doanh
Là một công ty chuyên xuất nhập khẩu nên mặt hàng kinh doanh của
công ty rất đa dạng và phong phú, bao gồm các mặt hàng mà Nhà nước không cấm
xuất hay nhập khẩu. Hiện nay, Matexim kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu như
sau:
- Các loại vật tư, máy móc thiết bị và dây chuyền thiết bị toàn bộ, phục vụ
cho sản xuất của tất cả các ngành của nền kinh tế quốc dân, như công nghiệp ,
xây dựng cơ bản, giao thơng vận tải, đóng tầu, khai thác chế biến khống
sản... trang trí nội thất, thiết bị văn phịng, hàng tiêu dùng, kim loại đen
- Các loại thép phôi, gang, thép hợp kim cao cấp, thép dụng cụ , thép chế
tạo, thép tấm , thép lá, thép dây và các loại thép chuyên dùng đặc biệt khác, các loại
Fe-ro, kim loại màu, khoáng sản, than cốc, than đá, thiết bị lạnh,
- Sản phẩm thủ công mỹ nghệ, mây tre, sản phẩm chế biến nơng, lâm, thủy
hải sản, phân bón, hóa chất, bột giấy , hạt nhựa, vật tư nơng nghiệp, thiết bị dụng
cụ y tế...
- Các loại lị cơng nghiệp và thiết bị sản xuất thép: Như các loại lị trung tần,
lị tạo khí than, lị nhiệt luyện, lị tơi cao tần, lị thấm các bon, nitơ, lị nung điện
trở...Máy đúc phôi liên tục...
- Các loại ôtô du lịch, ôtô chuyên dùng cho công an, quân sự, xe cứu
thương.và các loại xe máy .
- Bán và bảo hành các sản phẩm của Tổng Công ty Máy Động lực và Máy
Nông nghiệp (VEAM) để phục vụ cho các ngành nông, lâm, ngư nghiệp..
- Có hệ thống cửa hàng bán và bảo hành xe máy do Công ty Hoda uỷ nhiệm
( HEAD).
- Thu mua tất cả các loại thứ, phế liệu sắt, thép, kim loại màu, để tái sinh,
tái chế phục vụ cho sản xuất và kinh doanh.
12

Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Cơng ty Matexim

Ngồi ra, cơng ty cịn thực hiện các hoạt động sản xuất và dịch vụ như:
- Tổ chức khoan thăm dò và đầu tư dây chuyền cơng nghệ để khai thác, chế
biến khống sản, đặc biệt là quặng sắt ở Bản Cuôn - Chợ Đồn - Bắc Kạn để phục
vụ cho sản xuất gang, thép và kinh doanh xuất nhập khẩu...
- Sản xuất gang đúc, gang luyện thép,thép cán, các loại kim loại mầu như:
Thiếc, đồng, chì nhơm kẽm...
- Sản xuất gia cơng chế biến các sản phẩm tiêu dùng và bao bì bằng nhựa,
bao bì bằng giấy, các sản phẩm đồ gỗ dân dụng và mỹ nghệ ... cho tiêu dùng và để
xuất khẩu; Dây cáp điện, phân vi sinh, chế biến thức ăn gia súc, nuôi trồng thủy
sản, sản xuất kinh doanh điện, xây dựng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp hạ
tầng kỹ thuật, san lấp mặt bằng, thi công lắp đặt các cơng trình điện từ 110KV trở
xuống;
- Matexim có đội xe vận tải chuyên nghiệp, đội ngũ lái xe lành nghề, với
gần 100 đầu xe các loại, có tải trọng từ 5 tấn đến 12 tấn thùng kín , chuyên vận tải
các loại xe ôtô Civic , xe máy Honda, cùng các loại vật tư, hàng hoá khác đi khắp
64 tỉnh , thành trong cả nước.
- Cho thuê nhà xưởng, kho tàng, bến bãi, nhà văn phịng …
Có thể nói, các mặt hàng kinh doanh của cơng ty vơ cùng da dạng từ các sản
phẩm có giá trị kinh tế thấp như phế liệu sắt thép cho đến các sản phẩm có giá trị
như ơ tơ, lị trung tần, lị tạo khí than.
2. Địa bàn kinh doanh
Cơng ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị toàn bộ hoạt động kinh doanh trên phạm
vi cả trong và ngoài nước. Trong nước, Cơng ty có hàng chục chi nhánh tại các
thành phố lớn, các khu Cơng nghiệp. Đồng thời, Matexim cịn có một hệ thống các
bạn hàng lâu năm là các xí nghiệp, cơng ty, đơn vị sản xuất… khơng được phép
xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc khơng có đủ kinh nghiệm để xuất nhập khẩu trực tiếp
hay khơng thể tìm kiếm thị trường. Với thâm niên hoạt động lâu năm trong lĩnh vực
kinh doanh xuất nhập khẩu, Cơng ty có thể nhận làm trung gian, thực hiện các

13


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

nghiệp vụ như xuất nhập khẩu ủy thác, gia công ủy thác… cho các đơn vị, cơng ty
nói trên.
Ở nước ngồi, ngồi các thị trường truyền thống như Thái Lan, Trung Quốc,
Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hồng Kơng, Đài Loan… Cơng ty cịn tìm kiếm được thêm
nhiều thị trường mới giàu tiềm năng như Mỹ Latinh, Hàn Quốc, Bắc Âu…
3. Phương thức kinh doanh
Từ khi mới thành lập, Matexim đã áp dụng hầu hết các phương thức kinh
doanh trong ngoại thương: trao đổi hàng lấy hàng, xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất
nhập khẩu ủy thác... Cho đến nay, các phương thức kinh doanh của công ty đã đa
dạng và phong phú hơn như: bán buôn, bán lẻ, làm đại lý, cung cấp dịch vụ, sản
xuất theo đơn đặt hàng, liên doanh, liên kết với các đối tác cả trong và ngoài nước...
nhằm đáp ứng kịp thời những đòi hỏi gắt gao của nền kinh tế thị trường cũng như
để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Ảnh: Trụ sở chính của Matexim tại địa chỉ 36 Phạm Văn Đồng

14


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Cơng ty Matexim

V. Tóm tắt q trình thực tập tại Matexim
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị toàn bộ
Matexim, em đã được phân cơng về phịng kinh doanh thiết bị. Dưới sự hướng dẫn
tận tình của cơ Trưởng phịng và các anh chị trong phòng, em đã thực sự được hịa
mình vào khơng khí làm việc sơi nổi của phòng. Phòng kinh doanh thiết bị chuyên

làm nhiệm vụ xuất khẩu lương thực, quặng sắt và các mảng nhập khẩu thép và thiết
bị ngành thép. Do vậy, các công việc như soạn thảo hợp đồng, gửi đơn chào hàng,
thư hỏi hàng, tìm kiếm khách hàng... thường xuyên diễn ra. Cho nên, địi hỏi phải
nắm vững trình độ, nghiệp vụ xuất nhập khẩu là một yêu cầu bắt buộc đối với các
nhân viên cũng như cán bộ trong phòng. Được tiếp xúc, làm việc với các anh chị
trong phòng, em cảm thấy kiến thức về ngoại thương, về xuất nhập khẩu mà mình
đã được đào tạo ở trường Đại học là thực sự bổ ích và cần thiết. Tuy nhiên, giữa lý
thuyết được học và thực tế cơng việc có một khoảng cách khá xa. Ví dụ như: một
hợp đồng xuất nhập khẩu trong thực tế đơn giản hơn nhiều so với hợp đồng mẫu
trong giáo trình, ít điều khoản hơn nhưng vẫn đầy đủ các vấn đề mà các bên quan
tâm. Hay như trong một quy trình nhập khẩu, các bước thực hiện cũng không mấy
phức tạp.
Với một đội ngũ cán bộ, nhân viên vững mạnh, Phòng kinh doanh thiết bị
luôn dẫn đầu trong các phong trào thi đua thực hiện kế hoạch của Cơng ty. Trong
thời gian tới, Phịng sẽ cố gắng hơn nữa để tìm kiếm, mang về nhiều hợp đồng xuất
nhập khẩu, vừa nâng cao thu nhập cho cán bộ nhân viên trong phịng, vừa góp phần
thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của Matexim.

15


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CƠNG TY
MATEXIM
I. Quy trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu của cơng ty
1. Quy trình nhập khẩu
Nhập khẩu là việc giao dịch, mua hàng hố với nước ngồi nhằm phát triển
sản xuất kinh doanh và đời sống trong nước. Quy trình nhập khẩu được thực hiện
với nhiều nghiệp vụ, nhiều khâu; từ điều tra nghiên cứu thị trường nước ngồi, lựa

chọn hàng hố nhập khẩu, lựa chọn đối tác kinh doanh, tiến hành giao dịch đàm
phán ký kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, cho tới khi hàng hố tới
cảng, nhận hàng, hồn thành thủ tục hải quan và thủ tục thanh toán. Mỗi khâu, mỗi
nghiệp vụ này phải được nghiên cứu, thực hiện một cách đầy đủ, kỹ lưỡng và đặt
trong mối quan hệ lẫn nhau. Doanh nghiệp nhập khẩu phải tranh thủ nắm bắt lợi thế
đảm bảo cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất, phục vụ
kịp thời cho sản xuất và tiêu dùng trong nước.
Trên thực tế, quy trình nhập khẩu của Matexim bao gồm các bước sau:
1.1. Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu là một loạt các thủ tục và
kỹ thuật đưa ra để giúp các nhà nhập khẩu có đầy đủ thơng tin cần thiết để từ đó
đưa ra các quyết định chính xác.
Hiện nay, cơng tác nghiên cứu thị trường thuộc nhiệm vụ của phòng kinh
doanh thiết bị của Công ty. Tiến hành nghiên cứu thị trường gồm có 4 nhân viên
phịng kinh doanh thiết bị và xuất nhập khẩu, các nhân viên này vừa tiến hành kinh
doanh vừa tiến hành các hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng đầu vào, đối tác, vừa
tìm kiếm nhu cầu thị trường, thị trường tiêu thụ. Đây coi như là hoạt động
Marketing kiêm nhiệm, không đầy đủ của đội ngũ cán bộ phịng kinh doanh vì
Cơng ty khơng có bộ phận nghiên cứu Marketing chuyên trách mang tính chuyên
nghiệp và thống nhất theo quy trình. Các thơng tin thu thập được, được tập hợp tại
phòng kinh doanh thiết bị. Kết hợp với các thông tin về nhu cầu vật tư, thiết bị qua
16


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

các đơn đặt hàng, các thơng báo và u cầu đặt hàng, phịng kinh doanh thiết bị sẽ
tiến hành nhập khẩu vật tư, thiết bị. Mặt khác, tuỳ thuộc vào phương thức kinh
doanh nhập khẩu thiết bị mà việc nghiên cứu thị trường được tiến hành ở thị trường
nước ngoài hoặc thị trường trong nước hoặc với cả hai thị trường.

Với phương thức kinh doanh nhập khẩu uỷ thác, việc nghiên cứu thị trường
chỉ tiến hành ở thị trường nước ngoài. Trong trường hợp khách hàng uỷ thác tự tìm
được nhà cung cấp đầu vào, Công ty không cần phải nghiên cứu thị trường này, đây
là trường hợp đơn giản nhất trong kinh doanh nhập khẩu đem lại lợi nhuận caoCơng ty khơng phải tìm cả hai thị trường đầu vào và đầu ra. Tuy nhiên, Công ty cần
phải thực hiện đúng những quy định trong hợp đồng, nếu có thay đổi phải báo với
đối tác kịp thời nhằm nâng cao hơn nữa uy tín lâu dài của Công ty trong kinh doanh
uỷ thác.
1.2. Bước 2: Lên danh sách các nhà cung ứng
Sau khi nghiên cứu thị trường, các nhân viên trong phòng sẽ đưa ra danh
sách một loạt nhà cung cấp, đặt ra các câu hỏi và các yêu cầu của Công ty xem các
nhà cung cấp nào có khả năng đáp ứng tốt nhất. Căn cứ vào các thơng tin có được
từ cơng tác nghiên cứu thị trường, phòng kinh doanh sẽ tiến hành gửi yêu cầu báo
giá cho một số nhà cung ứng. Sau khi tổng hợp các báo giá phù hợp, phịng kinh
doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có khả năng nhất
trên các tiêu chuẩn sau:
- Khả năng đảm bảo về số lượng và chủng loại vật tư, thiết bị cho Công ty.
Trung Quốc là thị trường thường có nhiều loại vật tư, thiết bị đủ cung cấp cho
Công ty.
- Khả năng cung cấp vật tư, thiết bị đúng tiêu chuẩn chất lượng. Do Công ty
kinh doanh các loại vật tư, thiết bị, phụ tùng, linh kiện cho việc lắp ráp và sản xuất
sản phẩm với yêu cầu của khách hàng nên lựa chọn nhà cung cấp nào có khả năng
về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật.
17


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

- Các điều kiện về phương thức thanh toán, thời gian vận chuyển, cự li vận
chuyển…
Tuỳ vào từng mặt hàng vật tư, thiết bị mà thứ tự ưu tiên, xây dựng các tiêu

chuẩn cụ thể thích hợp đối với người sẽ cấp hàng cho Cơng ty. Chẳng hạn, đối với
loại vật tư, thiết bị như: lị trung tần, máy cơng cụ, máy cắt, máy đúc nóng buồng,
súng phun bi… địi hỏi u cầu thơng số kỹ thuật cao thì tiêu chuẩn thơng số kỹ
thuật được ưu tiên hàng đầu. Đối với các loại thiết bị toàn bộ: Xe máy Dylan 150,
xe máy SH150, điều hoà khơng khí, xe cứu thương, xe trộn bê tơng, xe sitec, xe
cẩu… đòi hỏi về chất lượng nên tiêu chuẩn về chất lượng được ưu tiên.
1.3. Bước 3: Đàm phán và chuẩn bị kí kết hợp đồng
Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa bên mua và
bên bán về một loạt các nội dung liên quan đến giao dịch mua bán. Đây là một
khâu vô cùng quan trọng trong quy trình nhập khẩu và có ảnh hưởng trực tiếp tới
kết quả hoạt động nhập khẩu. Do vậy, đảm nhiệm công việc này phải là người có
kinh nghiệm và trình độ chun mơn để có thể giành thế chủ động trong đàm phán.
Phó phịng kinh doanh thường là người phụ trách bước này.
Thông thường Công ty thường đàm phán với đối tác qua email và điện thoại.
Các nội dung mà hai bên thường xuyên phải thương lượng với nhau là giá cả, chất
lượng, giao hàng và thanh tốn. Khi hai bên đã có một sự thống nhất với nhau thì
Cơng ty sẽ u cầu người xuất khẩu soạn thảo hợp đồng, ký vào đó và gửi sang cho
mình hoặc các nhân viên trong phịng sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi sang cho họ.
Sau khi xem xét hợp đồng, nếu đồng ý với nội dung của hợp đồng đó thì Giám đốc
hoặc người có thẩm quyền sẽ ký vào hợp đồng và fax lại cho bên xuất khẩu và mỗi
bên giữ một bản. Khi hợp đồng đã được kí kết, các bên khơng có quyền từ chối
quyền và nghĩa vụ của mình đối với bên kia.

18


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

1.4. Bước 4: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi Phó phịng đàm phán thành cơng và kí được hợp đồng, cơng việc

thực hiện hợp đồng sẽ được giao lại cho các nhân viên trong phịng. Quy trình thực
hiện hợp đồng gồm các bước sau:
Sơ đồ: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Më L/c

Xin giấy
phép NK

Giục NB
giao hàng

Thuê tàu

Kiểm tra
hàng

Nhận
hàng

Làm thủ
tục HQ

Mua bảo
hiểm

Thanh
toán

Khiếu nại
nếu cã

2. Quy trình xuất khẩu
Cũng như nhập khẩu, quy trình xuất khẩu được thực hiện với nhiều nghiệp
vụ, nhiều khâu; từ điều tra nghiên cứu thị trường nước ngoài, thu gom hàng xuất
khẩu, lựa chọn đối tác kinh doanh, tiến hành giao dịch đàm phán ký kết các hợp
đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, cho tới khi hàng hoá tới cảng, chuyển giao
quyền sở hữu cho người nhập khẩu, hồn thành thủ tục hải quan và thủ tục thanh
tốn.
Quy trình xuất khẩu của Matexim gồm 4 bước sau:
1.1. Bước 1: Tạo nguồn hàng, thu gom hàng xuất khẩu
Để tạo nguồn hàng phục vụ xuất khẩu, trong những năm gần đây Matexim
thường áp dụng hai phương thức là: mua đứt bán đoạn và xuất khẩu ủy thác.
19


Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Matexim

Mua đứt bán đoạn là hình thức thu mua chủ yếu của Cơng ty, chiếm gần 85%
giá trị hàng thu mua. Phương thức này thường được áp dụng đối với các mặt hàng
là thực phẩm chế biến như: Mỳ ăn liền, mỳ trứng, đậu phộng, cháo gà... Công ty
thường thu mua từ các nhà sản xuất trong các khu Công nghiệp ở thành phố Hồ Chí
Minh như KCN Bình Thuận, KCN Tân Thuận...Sau khi Cơng ty và người bán đã
đạt được những thỏa thuận về mặt số lượng, chất lượng, giá cả, mẫu mã, phương
thức thanh tốn... thì hai bên mới tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế. Hợp đồng này
là cơ sở ràng buộc trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Phương thức xuất khẩu ủy thác là phương thức mà Matexim dùng danh
nghĩa của mình để giao dịch với đối tác nước ngoài nhằm thỏa thuận với họ về các
điều khoản như: Số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh
toán... và tổ chức bán hộ hàng cho người ủy thác. Người ủy thác thường là các đại
lý, cửa hàng không được phép xuất khẩu trực tiếp hoặc không đủ kinh nghiệm xuất

khẩu.
1.2. Bước 2: Chào hàng
Khi gom được một lượng hàng hay chắc chắn sẽ thu mua được hàng, các
nhân viên sẽ có trách nhiệm soạn thảo và gửi các đơn chào hàng tới các khách hàng
nhằm giới thiệu, tiếp thị mặt hàng mình đang có. Phần lớn các đơn chào hàng được
gửi tới các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm ở các nước khu vực Đông Âu,
do vậy Công ty thường sử dụng các đơn chào hàng cố định. Một đơn chào hàng có
thể cho một mặt hàng hay nhiều mặt hàng. Để tránh sự hiểu lầm, đơn chào hàng
thường được viết một cách ngắn gọn, rõ ràng, chỉ gồm các điều khoản chủ yếu của
hợp đồng như điều khoản về đối tượng, phẩm chất, bao bì, giá cả, thời gian giao
hàng ...
1.3. Bước 3: Đàm phán và kí kết hợp đồng
Sau khi đơn chào hàng được gửi đi, Cơng ty sẽ nhận được phản hồi từ phía
khách hàng. Thông thường, khách hàng không đồng ý ngay với các điều khoản mà
20