nâng cao hiệu quả quản lý vật tư ở công ty vật tư nông sản

Lời mở đầu
Đ ứng trớc ngỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hớng toàn cầu
hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nớc ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp
bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với quá trình
đổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là phải
hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố đầu
vào đầu tiên. Do đó, vấn đề cung ng dự trữ vật t đợc rất nhiều
doanh nghiệp quan tâm.
Thực tế, ở nớc ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tế
theo cơ chế thị trờng. Các quan hệ kinh tế chủ yếu là quan hệ
hàng hoá- tiền tệ vận hành theo các quy luật của nền kinh tế.
Với bối cảnh mới đó, hoà nhịp với sự nghiệp Công nghiệp hoá-
Hiện đại hoá đất nớc. các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện
mình, đổi mới , nâng cao hiệu quả kinh doanh nh : nâng cao cơ
sỏ hạ tầng, đổi mới công nghệvà chất lợng Nhng vợt lên tất
cả, Doanh nghiệp không thể làm đợc bất cứ điều gì néu không
ổn định đợc các yếu tố đầu vào vật t kỹ thuật. Cũng nhờ hoàn
thiện công tác này, Doanh nghiệp mới ổn định đợc sản xuất kinh
doanh, tiết kiệm, giảm đợc chi phí sản xuất kinh doanh. Tất cả
những điều kiện đó tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triển
bền và vững chắc.
Hơn nữa, cạnh tranh là một yếu tố tạo động lực mạnh mẽ
cho quá trình phát triển kinh tế. Cạnh tranh buộc các doanh
nghiệp phải giảm thiểu chi phí nếu muốn tối đa hoá lợi nhuận
của mình. Trớc sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp và
các thanh phần kinh tế tự, thì công viêc kinh doanh của các
doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội nhất định.
Có nghĩa là doanh số bán ra phải lớn hơn và bù đắp đ ợc những
chi phí mua vào, nhng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà n -
ớc. Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề cạnh tranh về chất l ợng, số
lợng dờng nh rất khó khăn và không thực sự mang lại hiệu quả

nhiều lắm. Doanh nghiệp chỉ còn cách duy nhất, đó là phấn đấu
giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm: qua trang thiết bị vật
t kỹ thuật - yếu tố cốt lõi của vấn đề. Đó là yếu tố ban đầu ảnh
hởng xuyên suốt tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghịêp. Điều đó tởng chừng nh mơ hồ và đơn giản, nhng không
phải doanh nghiệp nào cũng biết tận dụng nó .
Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác hậu cần vật t đến
lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh. Với c ơng vị là một sinh
viên Quản trị, tôi mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vài
mặt cũng nh một số khía cạnh của công tác tổ chức kế hoạch
hậu cần vạt t tại Công ty vật t Nông sản- Qua chuyên đề :
"Nâng cao hiệu quả Quản lý vật t ở Công ty vật t Nông sản``

1
Phần thứ nhất
Quản lý vật t và hiệu quả của quản lý
vật t trong nền kinh tế thị trờng
I- Cơ sở lý luận về quản lý vật t ở doanh nghiệp:
1.1- Khái niệm phân loại vật t

Vật t kỹ thuật là sản phẩm của lao động đ ợc dùng để sản
xuất : nguyên liệu, vật liệu thiết bị, máy móc, bán thành
phẩm. Có thể một sản phẩm của Doanh nghiệp này lại là loại
nguyên liệu của Doanh nghiệp khác. Vì mỗi vật có những thuộc
tính khác nhau và chính nh thực hiệnế nó sẵn sàng có thể dùng
cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản
phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật t kỹ thuật. Bởi vậy, trong mọi

2
trờng hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản

phẩm để xem xét nó là vật t kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng
đích thực.4
1.2- Phân loại vật t

kỹ thuật
Theo công dụng:
Là những loại vật t đợc phân loại theo công dụng và tính
chất của nó trong quy trình sử dụng:
-Nhóm1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm
-Nhóm2 gồm: thiết bị máy móc công cụ , dụng cụ
Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm
-Nhóm 1: nhóm vật t chuyển một lần vào giá trị sản phẩm
-Nhóm 2 : nhóm vật t chuyển từng phần váo sản phẩm .
Phân theo tầm quan trọng của vật t
Chia theo vật t chính và vật t phụ (Đợc xác định theo giá
trị của vật tvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó )
-Vật t quan trọng (các loại vật t có độ khan hiếm cao, hoặc
it có trên thị trờng )
-Vật t cần thiết (nhóm vật t ít quan trọng hơn nhng không
thể thiếu )
-Vật t ít quan trọng hơn (vật t sẵn có trên thị trờng, kế
hoạchông cần phảI dự trữ nhiều)
Phân chia theo A-B-C
A=Loại vật t chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty chiếm
khoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối lợng, nhng chỉ chiếm 10-
15%danh mục mặt hàng.
B=Loại vật t chiếm 20% giá trị và số lợng cũng nh danh
mục mặt hàng. Nhóm này ít quan trọng hơn, đ ợc liệt kê vào
nhóm quản lý của Doanh nghiệp nhng không chặt chẽ nh loại A
C= Nhóm vật t còn lại: nhóm này không quan trọng nhng

để đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời thì loại này cũng phải
quản lý
Phân theo lợng và giá trị
-Nhóm 1: chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị
-Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhng chỉ chiếm 20% giá trị

3
Phân theo mức độ khan hiếm ( cần cấp) của vật t
-Loại1: Nhóm vật t rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay đọc
quyền trên thị trờng )
-Loại2: Nhóm vật t khan hiếm
-Loại3: Nhóm vật t không khan hiếm ( có sẵn trên thị tr -
ờng )
Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật t có độ khan
hiếm cao, với mức dự trữ cao hn bình thựờng để đảm bảo độ an
toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro .
Theo tính chất sử dụng
-Nhóm vật t thông dụng: Nhóm vật t này đợc sử dụng
nhiều ở các Doanh nghiệp mang tính phổ biến
-Nhóm vật t chuyên dùng: là vật t dùng cho một số ít các
ngành không phổ biến trong nền kinh tế. Loại này, Doanh
nghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoả
đáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình.
Theo sự phân cấp quản lý:
-Nhóm vật t đợc quản lý tập chung: Thị trờng loại vật t
này do nhà nớc cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu.
-Nhóm vật t quản lý không tập chung: loại vật t đợc mua bán tự do
và có sẵn trên thị trờng .
1.3-Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở Doanh nghiệp :
1.3.1- Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh

nghiệp :
Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh nghiệp đợc hình
thành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổ
chức về vật t. nó quyết định một phần hiệu quả của công tác
quản trị .
Nếu nh bộ máy quản trị vật t đợc hình thành một cách hợp
lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật t ở
doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máy
quản trị vật t:Đáp ứng đợc yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp
Xác định đợc hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc
làm cần thiết, thờng xuyên của quá trình tổ chức bộ máy. Vì qua
việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía đợc tính hiệu
quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ. Từ đó có những kiến
nghị kiện toàn bộ máy tổ chức.

4
Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý ,
nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những mô
hình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp .
1.3.2-Các hình thức tổ chức
1.3.2.1. Tổ chức bộ máy quản trị vật t theo nguyên tắc
chức năng:
Theo nguyên tắc này thì chức năng nhiệm vụ chủ yếu của
phòng vật t đợc chuyên môn hoá cho từng bộ phận, cho từng
phòng ban theo sơ đồ sau:
Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật t theo nguyên tắc chức
năng
+Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này nh sau:
-Tổ kế hoạch thống kê: làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và
nguồn vật t cho Doanh nghiệp .

Lên phơng án mua sắm vật t
Lập đơn hàng vật t kỹ thuật

5
Phó giám đốc kinh doanh
Trởng phòng kinh doanh
Tổ tiêu thụ sản
phẩm
Tổ kế hoạch
(hậu cần vật t)
Tổ tiếp liệu Tổ kho Đội xe
nguyên
liệu
nhiên
liệu
Vật
liệu
hoá
chất
v.v Kho
số
1
Kho
số
2
Kho
số
3
2
v.v đội

vận
chuyển
Lập phiếu lĩnh vật t theo hạn mức
-Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật t
thiết bị.
Thống kê tình hình xuất nhập cung ứng vật t
Lập kế hoạch vật t mới.
-Bộ phận nghiên cứu thị trờng
Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị trờng các yếu tố sản
xuất để có thể trả lời đợc những câu hỏi: Giá cả, chất lợng, số l-
ợng, nguồn cung ứng
-Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật t, áp tải
vật t hàng hoá, theo dõi giao nhận vật t đầy đủ, kịp thời, đồng
bộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng.
Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, có
đội xe riêng của công ty. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đến
những số lợng và đội xe khác nhau. Công tác này, nó góp phần
chủ động trong việc vận chuyển vật t trang thiết bị , thuận tiện
linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
1.3.2.2. Tổ chức bộ máy quản trị vật t theo nguyên tắc
mặt hàng
Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật t đợc
thành lập theo nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm
mặt hàng vật t chủ yếu của Doanh nghiệp.
Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy nh sau
Sơ đồ tổ chức phòng vật t theo nguyên tăc mặt hàng:

6
Phó giám đốc kinh
doanh

Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thờng đợc áp
dụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh lớn.
Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến d ợc tât
cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyền
chịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng.
Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trung
gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật t. Tuỳ theo chủng
loại vật t ở doanh nghiệp, ngời ta có thể chia theo các nhóm
khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó.
Từng ban trong bộ may quản trị vật t đều đợc cấu thành
bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo
nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng
II - Sự cần thiết thiết của việc đảm bảo vật t kỹ thuật
trong doanh nghiệp .
Quá trính sản xuất là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao
động để tác động ào đối tợng lao động làm thay đổi hình đ-
ợcáng, kích thớc tính chất lý hoá của đối tợng lao động để tạo
ra nhữg sản phẩm chất lợng ngày càng cao. Hoạt động này khi
mua các yếu tố đầu vào, không trực tiếp với bán ra nên đòi hỏi
phải có một kế hoạch hậu cần ỏn định . Sản xuất kinh doanh là
hoạt động nhằm mục đích kiếm lời đ ợcựa trên các phơng pháp,

7
Ban hoá chất
vật liệu
Ban máy móc
thiết bị
Ban vật t
kỹ thuật
Tổ

kế
hoạch
thống
kê
tiếp
liệu
hoá
chất
vật
liệu
kho
tàng
hoá
chất
vật
liệu
nghiên
cứu
kế
hoạch
tiếp
nhận
vận
chuyển
vật t
quản
lý
kho
tàng
bến

bãi
thủ pháp khác nhau sao cho lợi ích thu về lớn hơn và đủ bù đắp
những chi phí thu mua bỏ ra.
Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế
thị trờng nó tác động tới từng doanh nghiệp cho nên Doanh
nghiệp phải biết chủ động trong từng tình huống. Đối với vật t
kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có tác dụng
đảm bảo sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên các
doanh nghiệp phải chủ động nó.
Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định mua
sắm vật t nh thế nào,tức là cung ứng theo nhu cầu tạo thành mối
quan hệ gắn chặt với nhau. ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối l -
ợng sản xuất và cơ vấu sản phẩm quyết định khối l ợng chủng
loại vật t, nó cũng quyết định thời gian, địa điểm cung ứng vật
t. ở doanh nghiệp thơng mại, cung theo cầu- theo đơn hàng và
theo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ.
Do đó quản trị vật t - và đảm bảo sản xuất có một ảnh h-
ởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh
nghiệp.Đảm bảo vật t kỹ thuật đầy đủ, kịp thời, chính xác nó là
điều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của qúa trình sản
xuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng.
Đảm bảo vật t kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất l ợng
kinh doanh, chất lợng sản phẩm, tạo uy tín và nâng con sức cạnh
tranh của Doanh nghiệp trong công tác tiên thụ của mình.
Có đợc kế hoạch vật t kỹ thụât , giúp cho việc nâng cao
trình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gây
ứ đọng vật t kỹ thuật.
Từ việc xác định đợc kế hoạch định kỳ, nó đòn bẩy để tiết
kiệm và tăng năng xuất lao động, góp phần cải thiện việc sử
dụng máy mócthiết bị kỹ thuật. Vì thế, công tác vật t là công

tác then chốt khởi sự cho mọi sự thành công hay thất bạị của
Doanh nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quản
lý sát sao chúng.\
III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật t
kỹ thuật:
3.1 - Khái niệm.
Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong
marketing, nhu cầu nói chung đợc hiểu là cảm giác thiếu hụt
một cái gì đó mà con ngời cảm nhận đợc. Nhu cầu nói chung rất
đạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức,
văn hoá, giải trí nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ thấp
đến cao của con ngời
Nhng nếu xét về lĩnh vực vật t sản xuất kinh doanh thì
nhu cầu đợc cụ thể hơn. Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng,
phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinh
doanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội. Nhu cầu mang tính

8
chát khách quan cũng giống nh những điều kiện và tính quy luật
của tái sản xuất xã hội. Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ở
chỗ: lợng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác định
hoặc không xác định giá trị của nó.
Nhu cầu vật t là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên
vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh
nhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán.
Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật t luôn luôn
biểu hiện dới dạng cầu. Cầu là một phạm trù kinh tế phức tạp
có mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm trù của sản
xuất và lu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị trờng vật t .
Cũng nh cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu cầu vật t có đôi

chỗ khác nhau cần phân biệt:
Trớc hết nếu nh nhu cầu vật t liên hệ trực tiếp đợc đến sản
xuất thì cầu vật t lại liên hệ đến sản xuất thông qua nhu cầu vật
t, qua khả năng thanh toán, qua giá cả, cung hàng hoá và khả
năng tín dụng .
Thứ hai, cầu vật t đợc xác định bởi nhu cầu vật t có khả
năng thanh toán cho nên nhu cầu vật t rộng lớn hơn cầu vật t,
không có nhu cầu vật t thì không có cầu vật t, và cầu vật t
không phải là toàn bộ nhu cầu.
3.2- Những đặc trng cơ bản của nhu cầu vật t
Cũng nh quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất, nhu cầu vật
t kỹ thuật mang tính khách quan phản ánh yêu cầu của sản xuất
về một loại vật t nào đó. Vì vậy, nhu cầu vật t có những đặc trng
sau đây:
-Nhu cầu vật t liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất
kinh doanh của Doanh nghiệp
-Nhu cầu vật t đợc hình thành trong quá trình sản xuất vật
chất hoặc nhu cầu kinh doanh .
-Nhu cầu vật t mang tính xã hội bởi vì nguyên vật liệu của
Doanh nghiệp này lại là kết quả sản xuất của doanh nghiệp
khác, chỉ khi nó đợc tiêu dùng cuối cùng
.Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật t
.Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật t
.Tính khách quan của nhu cầu vật t - là sự cần thiết tất yếu
cho nhu cầu sản xuất. Muốn sản xuất phải có vật t , đó là nhu
cầu cụ thể đợc vật hoá bằng sức lao động của con ngời
.Tính đa dạng nhiều vẻ của vật t: khi nhu cầu sản xuất
hàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật t hàng hoá
cũng ngày càng đa dạng

9
3.3- Kết cấu nhu cầu và các phơng pháp xác định nhu cầu
Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật t đợc biểu hiện toàn
bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ. Kết
cấu nhu cầu vật t đợc thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloại
nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật t ở doanh nghiệp. Nhu
cầu vật t ở doanh nghiệp đợc phản ánh ở sơ đồ sau :
Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật t doanh nghiệp :

10
phân
xởng 1
tổng nhu cầu
cho sản xuất kinh
doanh
nhu câù cho xây dựng
cơ bản
xây
dựng
cơ
bản
cho
dự
trữ
phân x
ởng 2
phân x
ởng 3
sửa
chữa

cho
dự
trữ
sản
xuất
sản
phẩm
sản
xuất
công
cụ
hợp
đồng
tiêu
thụ
sửa
chữa
th ờng
xuyên
(đội xe)
khấu
hao
máy
móc
thiết
bị
3- Các nhân tố ảnh hởng đến nhu cầu vật t kỹ thuật ở
Doanh nghiệp
Nhu cầu vật t nhu cầu đợc hình thành dới tác động của
nhiều nhân tố khác nhau. Những nhân tố này có thể phân theo

các nhóm sau :
Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất. Nhân
tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong
lĩnh vực sản xuất và vật t nh chế tạo những máy móc thiết bị có
tính kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có
hiệu quả nguồn vật t .
Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp.
Nhân tố này ảnh hởng trực tiếp tới khối lợng vật t tiêu dùng và
do đó ảnh hởng tới khối lợng nhu cầu vật t. Quy mô sản xuất
càng lớn thì khối lợng tiêu dùng vật t ngày càng nhiều và do đó
nhu cầu vật t ngày càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô
sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vật t
ngày càng lớn trong nền kinh tế .
Ba là cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất. Cơ cấu khối l-
ợng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị tr ờng và sự tiến
bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sử
dụng vật t tiêu dùng và cảI tiến chất lợng sản phẩm từ vật t tiêu
dùng. ĐIều này ảnh hởng tới cơ cấu của vật t tiêu dùng và do đó
tác động tới cơ cấu của nhu cầu vật t .
Bốn là quy mô thị trờng vật t. Quy mô thị trờng biểu hiện
số lợng Doanh nghiệp tiêu dùng vật t và quy cach chủng loạI
vật t mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trờng :
quy mô của thị trờng càng lớn thì nhu cầu vật t càng nhiều.
Năm là nguồn cung vật t- hàng hoá trên thị trờng : cung
vật t thể hịên khả năng vật t có trên thị trờng và khả năng đáp
ứng nhu cầu vật t của các đơn vị tiêu dùng . Cung vật t có tác
động đến cầu vật t thông qua giá cảvà do đó đến toàn bộ nhu
cầu .
Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tố
khác ảnh hởng đến nhu cầu vật t nh :

Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiện
lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hởng của những nhân tố
này đợc xác định bằng những chỉ tiêu nh trình độ cơ giới hoá, tự
động hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động.
Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật t
Giá cả vật t hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh .

11
Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật t
đợc thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật t , cũng nh
cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của
công tác kế hoạch hoá. Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng cho
công tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trờng .
IV- Nội dung công tác hậu cần vật t
4.1- Trình tự kế hoạch hậu cần vật t
Trong nền kinh tế thị trờng, nội dung chủ yéu của công tác
hạu cần vật t kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị trờng,
xác định nhu cầu vật t của doanh nghiệ, xác định nguồn vật t ,
lập kế hoạch mua sắm vật t, d trữ bảo quản và cấp phát vật t,
đến việc quản lý sử dụng và quyết toán vật t .
Nội dung của công tác hậu cần vật t kỹ thuật có thể biểu
diễn qua sơ đồ sau :
Trình tự công tác hậu cần vật t kỹ thuật doanh nghiệp
Trong đó kế hoạch mua sắm vật t là khâu then chốt nhất và
bao gồm các bớc nh sau :
4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm
vật t

12
nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật t

tiếp nhận và bảo quản vật t về chất lợng và số
lợng
Tổ chức mua sắm vật t
Tổ chức chuyển đa vật t về doanh nghiệp
Tổ chức cấp phát vật t ở nội bộ doanh nghiệp
+ Nội dung
Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự
tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống
các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biéu
cân đối vật t. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật t một
cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn
vậy công tác vật t phải xác định cho đợc lợng vật t cần thiết
phải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất l ợng, số
lợng và thời gian .
Bên cạnh việc xác định lợng vật t cần mua kế hoạch mua
sắm vật t còn phải xác định rõ những nguồn vật t để thoả mãn
những nhu cầu đó. Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật t thờng phản
ánh hai nội dung cơ bản sau:
Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp
trong kỳ kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất, cho xây dựng
cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữ
là bao nhiêu.
Hai là: Phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầu
nói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội
bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài
+ Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t nh sau:
Trớc hết lập kế hoạch mua sắm vật t là công việcphải làm
để có đợc kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lạp kế
hoạch mua sắm vật t chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhng
thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều

hành Doanh nghiệp
-Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến
chất lợng và nội dung của kế hoạch vật t. ở giai đoạn này, cán bộ thơng mại
doanh nghiệp phải thực hiẹn các công việc sau: nghiên cứu và thu thập các
thông tin về thị trờng các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phơng án
sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng
nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xởng, tổ đội sản xuất ở doanh
nghiệp .
-Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp.
Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có đ ợc kế hoạch mua
sắm vật t chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ
các loại nhu cầu vật t cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để
xác định lợng nhu cầu vật t cần mua về cho doanh nghiệp. Trong
nền kinh tế thị trờng, với cơ chế tự trang trải, và có lợi nhuận để
tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có
ý nghĩa rất to lớn.
-Giai đoạn xác định số lợng vật t nhu cầuự trữ đầu kỳ và
cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay,
việc xác định này thờng nhu cầu dựa vào định mức từ trớc hay -
ớc tính lợng vật t nhập xuất trong kỳ

13
-Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật t là
xác định số lợng vật t hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp:
Nhu cầu này của Doanh nghiệp thờng đợc xác định thông qua
các chỉ tiêu cân đối lợng vật t trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là:
Trong đó :


JI

N
.
Là nhu cầu về loai vật t i dùng cho
công việc j


JI
P
,
Là tổng nguồn về loại vật t i cung ứng
bằng nguồn j
Trong cơ chế thị trờng, theo yêu cầu của quy luật cạnh
tranh , đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc
mua sắm và sử dụng vật t kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải đợc
tính toán khoa học, cân nhắc tới mọi tiềm năng của doanh
nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc lên kế hoạch là
lám sao với số lợng vật t cần thiết tối thiểu mua về Doanh
nghiệp mà ổn định đơc nhu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh
nghiệp .
V- Tổ chức công tác đảm bảo vật t trong nội bộ doanh
nghiệp
5.1 - Cấp phát vật t
Vấn đề hạch toán nội bộ chuyển giao quyền sử dụng vật t
không mang tính nội bộ. Cấp phát vật t cho các phân xởng là
công việc rất quan trọng của phòng quản trị vật t ở doanh
nghiệp. Nó giúp cho việc sử dụng vật t có hiệu quả thể hiẹn ở
một só ý nghĩa sau:
Công tác hậu cần vật t vai trò chức năng đảm bảo vật t,
không tính đến các yếu tố thơng mại, kinh tế mà hiệu quả của
của nó còn gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh

+Nhiệm vụ của cấp phát vật t
Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số lợng, quy
cách phẩm chất. Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong
công tác quản trị vật t
Để thực hiện đơc nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật t phải
tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các
phân xởng.
Chuẩn bị vật t trớc khi đa vào sản xuất đảm bảo giao vật t
dới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất

14

=
JI JI
PN
, ,
Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc
liên quan đến hậu cần vật t. Mục tiêu giảm chi phí cho công
việc chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩn
bị.
Kiểm tra việc giao vật t và tình hình sử dụng vật t ở các
đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn .
-Để thực hiện việc cấp phát vật t đợc tốt, phòng vật t phải
làm các công việc sau:
.Lập hạn mức cấp phát vật t trong nội bộ doanh nghiệp
theo tháng, quý. Dựa trên cơ sở khối l ợng công việc phải hoàn
thành và định mức sử dụng vật t. Ngời ta xác định lợng vật t cần
thiết tối thiểu đợc cung cấp trong kỳ kế hoạch
.Lập chứng từ cấp phát vật t là chứng từ liên quan đến việc
xuất kho (phiếu lĩnh vật t, lệnh xuất kho )

.Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật t để cấp phát, đúng
đầy đủ về chủng loại chất lợng, số lợng
.Tổ chức giao vật t cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ
doanh nghiệp
.Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật t .
5.2 Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật t kỹ thuật:
Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật t ,
ngời ta thờng sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng
vật t kỹ thuật cho sản xuất
5.2.1 Mức tiêu dùng vật t kỹ thuật: là một lợng cần thiét
đủ để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một
khối lợng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhất
định, trong từng doanh nghiệp cụ thể
Khái niệm mức này hoàn toàn khác với mức trong nền kinh
tế tập chung bao cấp
Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật t th-
ờng đợc áp dụng cho một ngành, địa phơng hay một quốc gia,
đồng thời nó là cơ sở để xây dựng ké hoạch, phát triẻn sản xuất.
Đồng thời nó là cơ sở để quản lý nhà nớc, hạch toán kinh tế.
Ngày nay,trong nền kinh tế thị trờng thì mức tiêu dùng vật
t kỹ thuật không đợc áp dụng một cách thống nhất chung cho
toàn bộ nền kinh té hy một ngành mà chỉ áp dụng cho từng doan
nghiệp cụ thể, với từng trờng hợp cụ thể.
-Mức tiêu dùng vạt t kỹ thuật có vai trò rất quan trọng
trong viẹc tổ chức cà quản lý sản xuất ở các doanh nghiệp. Nó
là công cụ để điều hành các hoạt động sản xuất của nhà quản
trị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán đầy đủ cho

15
doanh nghiệp. Mức tiêu dùng vật t thẻ hiẹn ở mọt số đặc điểm

sau:
Nó là cơ sở đẻ xác định nhu cầu vật t cho doanh nghiệp
Là chỉ tiêu đánh giá trình dộ sử dụng kỹ thuật trong sản
xuất, trình độ lành nghềcủa công nhân và trinh độ tổ chứcquản
lý sản xuất của các nhà quản trị
5.2.2 Định mức:
Là những giải pháp về kinh tế kỹ thuật của nhà quản trị
nhằm tính toán xác định mọt mức tiêu dùng hợp lý trong diều
kiẹn lao động bình thờng , năng xuất lao động bình thờng.
Nh vậy, nói đến công tác định mức là những hoạt động của
các nhà quản trị dựa trên cơ sở khoa học, những thí nghiệm,
những giải pháp tối u vè sản xuất Nhằm xác định một l ợng vật
t tối u cho sản xuất.
-Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật t:
-Có thể dùng định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật trớc: Nó
nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhng không phản ánh mức tiên
tiến và có thể gây lãng phí vật t
-Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực
tế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đ a ra các định
mc mới. Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối u hoá khi
tiêu dùng vật t để tiết kiệm vật t
-Phơng pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức t ơng
tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật t ở
doanh nghiệp.
Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật
qua sơ đồ sau:

16
Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

17
căn cứ định mức của
kế hoạch hoá và quản lý
thơng mại
mức
sử
dụng
thiết
bị máy
móc
mức
tiêu
dùng
NVL
mức dự
trữ cho
tiêu
thụ
căn cứ tiêu dùng và sử
dụng vật t kỹ thuật
căn cứ điều tiết
quá trình kinh doanh
và quản lý th ơng mại
mức dự
trữ sản
xuất
mức
điều
tiết th
ơng

mại
đầu
vào
mức
tiêu
dùng
NVL
chính
mức
tiêu
dùng
vật
liệu
ohụ
mức
tiêu
dùng
phụ
phẩm
mức
tiêu
dùng
điện
mức tiêu
dùng
vật t
chuyển
thẳng
giá
cả vật

t
hàng
hoá
các
mức
và
định
kế
hoạch
khác
5.2.3.Lập hạn mức câp phát vật t nội bộ doanh nghiệp
Hạn mức cấp phát vật t là lợng vật t tối đa theo quy định
đợc cấp phát cho từng phân xởng nhằm hoàn thành một khối l-
ợng công việc hoắc sản phẩm đợc giao.
Yêu cầu của hạn mức:
-Hạn mức cấp phát vật t phải chính xác và phải đợc tính
toán dựa trên cơ ở khoa học .
-Hạn mức cấp phát vật t phỉ đợc quy định trong một thời
gian nhất định, thờng là tháng, quý hay là cho việc hoàn thành
một kế hoạchối lơng công việc nào đó
-Hạn mức cấp phát vật t phải rõ ràng cụ thể và quy định
rõ mục đích sử dụng vật t
Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật t vào kế hoạch sản
xuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mức
tiêu dùng vật t kỹ thuật, lợng vật t dự trữ ở các đơn vị tiêu dùng
vật t kỹthuạt
Công thức quy định hạn mức:
H=N
tp
+ N

cd
+ D O
đk
H Hạn mức
N
tp
Nhu cầu vật t vật t cho sản xuất thành phẩh
N
cd
Nhu cầu vật t cho sản phẩm chế dở
D Dự trữ vật t ở phân xởng
O
đk
Lợng tồn đầu kỳ
Trong đó:
O
đầu k ỳ
= O
tt
+ C - (P
tp
+ P
sc
+ P
tch
+ P
pp
)
C : Lợng vật t đợc cung ứng trong kỳ
P

tp
: Lợng vật t đợc dùng dể sản xuất thành phẩm
P
sc
: Lợng vật t đợc dùng dể sửa chữa
P
tch
: Lợng vật t đợc dùng dể chế tạo thành phẩm
P
pp
: Lợng vật t đợc dùng dể sản xuất ra phế phẩm
5.2.4 - Định mức dự trữ vật t

18
Dự trữ vật t không đủ mức sẽ có nguy cơ làm cho công
việc sản xuất kinh doanh bị đình chệ, gián đoạn. Mặt khác, Nếu
nh dự trữ quá mức sẽ phát sinh nhứng chi phí không cần thiết do
tình trạng vật t ứ đọng quá mức và phải sử dụng một lợng vốn
lớn không đợc luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinh
trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh. Chính vì
vậy, xác định lợng vật t cần thiết hợp lý nhằm tránh tình trạng
thiéu hoặc thừa vật t cho sản xuất nhằn nâng cao hiệu qủa hoạt
động sản xuất kinh doanh .
Định mức dự trữ vật t cho sản xuất là công tác xác định l-
ợng vật t tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh
nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến
hành liên tục, đều đặn và có hiệu quả.
+ Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật t:
Việc xác định đại lợng dự trữ vật t tối thiểu cần thiết có
nghĩa là đại lợng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất

kinh doanh đợc diễn ra một cách thờng xuyên, liên tục với bất
kỳ điều kiện xảy ra nào.
Xác định lợng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhân
tố ảnh hởng tong kỳ kế hoạch. Điều này thực tế rát khó tính
toán trớc những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là dài hạn thì
rất khó .
Xây dựng định mức dự trữ phải dợc tiến hành từ cụ thể đén
tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát. Mức dự trữ chung dựa trên
cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết
Xác định mức dự trữ tối đa và điạ lợng dự trữ tối thiểu
cũng nh mức dự trữ bảo hiểm .
5.3- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật t và lập kế
hoạch cung ứng vật t :
5.3.1- Quyết toán sử dụng vật t :
Khi đã lập kế hoạch hậu cần vật t, chuyển giao vật t trong
nội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức. Nhà quản trị vần
phải kiẻm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật t để có thể đa ra
những hiệu chỉnh khi cần thiết vềg mức và định mức. Lập các kế
hoạch về nhu cầuự trữ và hậu cần vật t cho kỳ kế hoạch .
Xây dựng mức dự trữ vật t hợp lý là một hoạt động cần
thiết của Doanh nghiệp. Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoa
học nhng trớc những sự biến động của nhiều nhân tố tác động
đến công tác hậu cần và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cho
lợng vật t dự trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm
thay đổi cả mức và ảnh hởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vật
t kỹ thuật. Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện

19
pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời lợng vật t dự trữ nhằm đảm
bảo các mức nhu cầuự trữ hợp lý.

Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lợng vật t dự trữ hợp lý:
Nếu thiếu vật t cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật t thiếu.
Nếu nguồn vật t không đảm bảo phải có các giải pháp quan
hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt
chẽ để tạo nguồn vật t ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ với
các nguồn hàng khác để bổ xung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ
marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm
năng mới.
Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật t gia cong chế biến,
tái sử dụng những phế liệu để bù đắp những thiéu hụt. Riêng
đối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật t cao hơn so
với kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng nguồn hàng để bù đắp
cho những thiếu hụt đó. Trớc mắt, thoả thuận việc giao hàng
sớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ.
- Đối với vật t thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch ,điều
chỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý
- Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật t thừa:
- Nếu vật t vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho sản
xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng
- Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quá
mức,dân đến thừa vật t ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng c -
ờng biện pháp marketing tìm thị trờng tiêu thụ để giữ vững đợc
tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng. Những biện pháp tiên tiến
hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho
5.3.2-Theo dõi và đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số l ợng
mặt hàng:
Mục đích việc theo dõi: nhằm thực hiện kế hoạch và đơn
hàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để
thích nghi với điều kiện thực tế hơn.
-Theo dõi tình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội

dung sau;
. Tình hình thực hiện đảm bảo vật t về mặt hàng: xem mặt
hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng
với cơ cấu chủng loại hay không
.Tình hình đảm bảo về mặt số lợng với những cơ câu chủng
loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từngđon hàng và
sản phẩm .
Tình hình đảm bảo vật t về mặt chất lợng có đáp ng đúng
với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không. Vấn đề

20
kiểm tra chất lợng rất khó khăn và tốn kém nên it đợc các doanh
nghiệp quan tâm. Việc theo dõi chất lợng hàng hoá để phát hiện
ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở đểta khiếu lại khi
cần thiết
.Tình hình đảm bảo vật t về mặt thời gian và tiến độ địa
điểm: đảm bảo vật t theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về
thời gian tiến độ có ảnh hởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và
sản xuất ở doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sai
lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cho nên
phải phân công giám sát chặt chẽ ván đề này.
.Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầuự trữ tồn
kho: Dự trữ là một khói lợng vật t cần thiết nhu cầuữ lại phục vụ
cho một kỳ tơnglai đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy ra. Dự
trữ quá mức sẽ là tồn kho và đơng nhiên sẽ đem lại chi phí cho
doanh nghiệp. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay
đổi nên yêu cầu về dự trữ vật t phải đợc thay đổi thờng xuyên,
luôn xem xét giảm lợng dự trữ tồn kho không cần thiết, nâng
cao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp .\./
Phần II

Thực trạng hoạt động của công ty
Vật t nông sản
I- Đặc điểm và cơ cấu tổ chức của công ty vật t Nông
Sản
1.1-Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Công ty vật t Nông Sản có tiền thân là công ty vật t nông
nghiệp thuộ Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển nông thôn, ra đời
theo quyết định số 20-NN-TCCB/QĐ (ngày 8 tháng 1năm1993)
của Bộ trởng bộ Nông Nghiệp và Cong Nghiệp thực phẩm
Tên giao dịch:Công ty Vật T Nông Sản-
Agricultural-PRODUCE-AND-MATERIAL-COMPANY
( Viết tắt APROMACO )

21



Trụ sở chính : Số 14b /226 Phờng Văn Miếu Quận Đống
Đa Hà Nội.
Đến 31 tháng 5 năm 1997 Theo quyết định số 1111NN-
TCCB/QĐ cuả Bộ trởng Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông
Thôn quy định sáp nhập công ty Vật t - Dịch vụ nông nghiệp
với công ty vật t nông sản. Có tên mới công ty Vật T Nông Sản
với số vốn pháp định là 2516,747 triệu đồng và vốn kinh doanh
là 11085 triệu đồng. Trong đó vốn cố dịnh bằng2367 triệu đồng.
Quyết định nêu rõ ngành nghề kinh doanh chủ yếu của
công ty là thơng nghiệp buôn bán lẻ hàng hoá t liệu sản xuất và
t liệu tiêu dùng Từ những năm 1990, thực hiện chủ chơng đổi
mới chuyển sang cơ chế thị trờng, công ty đã gặp nhiều khó
khăn. Nhng nhờ đổi mới t duy kinh tế, sắp xếp lại lực lợng, năng

động trong chủ động điều hành, bám sát thị trờng, từng bớc đầu
t chiều sâu, áp dụng công nghệ tiên tiến, đậc biệt là tập chung
nâng cao chất lợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh
nên công ty đã đứng vững và đã tạo đợc những bớc phát triển
mới .
Hoàn thành việc xuất khẩu 150 nghìn tấn phân bón các loại
sang Trung Quốc ,Thái Lan và một số nớc Đông Âu.
Mở thêm nhiều chi nhánh và đại lý mới ở Băc giang, Hải
phòng và Hà Nội
Thực hiện đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao về sản phẩm dịch vụ nông nghiệp trên thị tr ờng, công
ty đã kinh doanh đa nhu cầuạng các mặt hàng vật t kỹ thuật nông
nghiệp phân bón, phân lân, thuốc trừ sâu Đặc biệt, doanh
nghiệp đã hoàn thiện phân xởng sản xuất bao bì và dụng cụ nông
nghiệp, ngày càng nâng cao chất lợng dịch vụ và cung ứng đối
với thị trờng .
Nhờ không ngừng đầu t, nâng cao trang thiết bị, nâng cao
chất lợng sản phẩm, đổi mới cơ chế quản lý hành chính, giá
thành sản phẩm hợo lý, chất lợng cao. Công ty luôn đợc khách
hàng trong và ngoài nớc tín nhiệm. Điều đó đã tạo điều kiện cho
công ty mở rộng thị trờng và cạnh tranh tốt hơn
Từ năm 1996, thực hiện chủ chơng Công nghiệp hoá- Hiện
đại hoá của đảng, và nhà nớc, doanh nghiệp đã sắp xếp và kiện
toàn lại bộ máy và đã đợc xếp loai doanh nghiệp nhà nớc loại-I.

22
Quá trình hình thành và phát triển của công ty đã lập đợc
nhiều thành tích trên các mặt sản xuất cũng nh phục vụ nền
nông nghiệp nớc nhà, góp phần an ninh lơng thực và hoàn thành
nghiã vụ đối với nhà nớc, chăm lo đời sống cán bộ công hân

viên. Công ty đă đợc tặng 5 huân chơng các loại, trong đó có 3
huân chơng hạng nhất.
Nhờ định hớng và sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo đảng và
nhà nớc,Công ty đã đề ra nhiều biện pháp thu hút khách hàng,
mở rông thị trờng, Doanh thu hàng năm tăng 12% - là Doanh
nghiệp đứng đầu trong ngành vật t nong nghiệp nớc nhà.
1.2- Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty Vật t

nông sản
Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty, mỗi
Doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý của mình. Tuỳ
thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, cũng nh điều kiện và
đặc điểm sản xuất của mình mà doanh nghiệp thành lập nên bộ
máy quản lý thích hợp.
Công ty vật t nông sản là một Doanh nghiệp nhỏ, nên bộ
máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo hình thức phân cấp
chức năng hoàn chỉnh
Thực hiện đờng lối đổi mới của đảngvà nhà nớc đề ra,
chuyển từ cơ chế quản lý tập chung quan liêu bao cấp sang cơ
chế thị trờng có sự điều tiết của nhà n ớc theo định hớng xã hội
chủ nghĩa, thực hiện mục tiêu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá
của nhà nớc. Trong những năm qua, bộ máy tổ chức và quản lý
của Doanh nghiệp đã đợc hiệu chỉnh nhiều lần cho phù hợp với
yêu cầu mới đặt ra. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên là
250 ngời trong đó số lao động trực tiếp sản xuất là 186 ngời số
lao động gián tiếp là64 ngời.
Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm 9 phòng ban kỹ thuật
nghiệp vụ và 6 phân xởng và chi nhánh cùng với đội vận tải. Cơ
cấu tổ chức theo sơ đồ sau:
- Ban giám đốc : Gồm một Giám đốc và hai phó Giám

đốc phụ trách điều hành, Trong đó Giám đốc là ng ời chịu trách
nhiệm điều hành, ra quyết định cuối cùng, và chịu trách nhiệm
toàn bộ với Công ty .

23
- Phó giám đóc kinh doanh : chịu trách nhiệm về công
việc kinh doanh và sử dụng nguồn lao động .
- Phó giam đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ
thuật, xây dựng và phân phối công việc cho các ph ơng tiện vận
tải
+ Các phòng ban chức năng
- Tại Công ty vật t nông sản, các phòng ban đợc tổ chức
gọn nhẹ, tinh giản theo yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm 7
phòng ban với các chức năng quản lý cụ thể sau :
. Phòng kinh doanh
Là phòng nghiệp vụ tham mu, giúp Giám đóc về sản xuất
kinh doanh và đơn hàng, cũng nh dịch vụ vận tải chịu sự quản
lý trực tiếp của phó Giám đốc kinh doanh
Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng, theo đơn
hàng, định mức nhu cầu vật t vật liệu hàng tháng .
. Phòng tổ chức hành chính
Là phòng nghiệp vụ, tham mu giúp phó Giám đốc về công
tác tổ chức cán bộ lao động tiền lơng trong hoạt động kinh
doanh. Quản lý khai thác và sử dụng lao động của công ty theo
kế hoạch phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của công ty.
.Phòng kế toán hành chính
Phòng này có chức năng quản lý hoạt động tài chính và vật
t, cũng nh hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng quy
định kế toán hiện hành. Kiểm soát quản lý các thủ tục thanh
toán, đề xuất giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về tài

chính, vốn và lợi nhuận
.Phòng vật t
Là phòng nghiệp vụ quản lý cấp phát nguyên vật liệu vật t
cho toàn công ty. Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó
giám đốc kỹ thuật: quản lý tồn kho, xuất nhập, và tiếp liệu. Lập
các kế hoạch - lên các phơng án kinh doanh sao cho phù hợp với
mục tiêu của Công ty, lập dự toán công trình, lập các dự án đầu
t ngắn hạn, dài hạn , thống kê tình hình hoạt động của Công ty

24
Làm công tác nhập xuất vật t cho các đơn vị, phân tích
công tác kinh doanh tham mu cho giám đốc.
Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác kế hoạch của công ty
và lập các mô hình về quy mô sản xuất, kế hoạch tác nghiệp,
giao khoán cho các đơn vị trực thuộc.
. Phòng hành chính hoạch định Marketing
Phòng này chuyên về các công việc hành chính thị tr ờng,
và tiêu thụ sản phẩm. Phân tích và vạch ra kế hoạch c kinh doanh
cho từng thời kỳ.
Hiện nay, Công ty có 6 chi nhánh và văn phòng tại các tỉnh
phía bắc: Chi nhánh Bắc Giang, Xởng bao bì Ngọc Hồi, Trạm
Văn Điển, Trạm Ngọc hồi, và 2 cửa hàng Phơng Liệt và Cầu
Giấy.Là các đơn vị trực thuộc Công ty đợc thành lập theo yêu
cầu quản lý điều hành để phục vụ sản xuất tại những nơi đầu mối
kinh tế, xa trụ sở chính của Công ty phụ vụ tối da nhất nhu cầu
của kế hoạchách hàng.
Ngoài ra, Công ty còn có đọi xe chuyên chở riêng phục vụ
vận chuyển và dịch vụ vận tải. Đội xe có 24 xe tất cả hoạt động
dới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc ngời đợc giám đốc
uỷ quyền. Việc thành lập đội xe do yêu cầu cần thiết của công ty

và nó đã thực sự phát huy đợc tác dụng và đầy đủ tính năng u
việt của nó: linh hoạt, chủ động, tiết kiệm nhiều chi phí và mang
lại nguồn doanh lợi đáng kể cho công ty.
1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp
Để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ở
doanh nghiệp mmột cách có hiệu quả cao nhất các nhà quản lý phải nắm
bắt đợc những thông tin kinh tễ của thị trờng và ở doanh nghiệp. Vì vậy,
việc tổ chức công tác kế tyóan hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ
chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng đối
với sự sống còn của doanh nghiệp. Tại công ty vật t nông sản bộ phận tài
vụ mà đứng đâù là kế toán trởng do giám đôc công ty trực tiếp phụ trách.
Sau đây là một vài thông tin chính về bộ máy kế toán doanh nghiệp ở công
ty vật t nông sản
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

25
Kế toán trởng