Luận văn kinh tế Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH viên thành


T























, tháng 11 





T
















GVHD 
SVTH 





, tháng 11 


i

LI CM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên,
được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không
quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến
thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội
khác, về triết lí đạo đức con người. Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã
đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm
ơn sâu sắc đến tất cả các qu Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em
tận tình.
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến qu Thầy Cô giáo trong trường Đại
Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói
riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức qu báu
trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường. Đặc biệt em xin chân thành
cảm ơn Cô L Th Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn
thành tốt đề tài này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh ch trongcông ty
TNHH Viên Thành, đặc biệt là ch Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp
đỡ em hoàn thành tốt đề tài này.
Xin chân thành cảm ơn!
Biên Hòa, tháng 11 năm 2013
Sinh viên thực hiện


Nguyn Th Anh Uyên


ii

MC LC

LI CM ƠN i
MC LC ii
DANH MC VIT TT v
DANH MC SƠ Đ vi
DANH MC BIU Đ vii
DANH MC BNG BIU viii
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2
4. Phương pháp nghiên cứu 2
5. Kết cấu của đề tài 2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHC K TON TRONG ĐIỀU KIN
NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI DOANH NGHIP 4
1.1 Tng quan về t chức công tác kế toán 4
1.1.1 Khái niệm đơn v kế toán 4
1.1.2 Khái niệm t chức công tác kế toán 4
1.1.3 Nội dung t chức công tác kế toán 5
1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc t chức công tác kế toán 6
1.2 Các hình thức t chức công tác kế toán và t chức bộ máy kế toán trong doanh
nghiệp 7
1.2.1 Các hình thức t chức bộ máy kế toán doanh nghiệp 7
1.2.2 T chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 9
1.3 T chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán 10
1.3.1 Chứng từ kế toán 10
1.3.2 T chức thực hiện các quy đnh pháp luật về chứng từ kế toán 12
1.3.3 T chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán 12
iii

1.3.4 T chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 14

1.3.5 T chức luân chuyển chứng từ kế toán 15
1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu hu chứng từ kế toán 16
1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17
1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống s kế toán áp dụng 18
1.4 T chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại
doanh nghiệp 28
1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28
1.4.2 ng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 29
1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung t chức công tác kế toán trong điều kiện
ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 30
1.4.4 Các yếu tố tác động đến t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng
dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 34
1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện t chức công tác kế toán tại các
doanh nghiệp 34
Tóm tắt chương 1 37
CHƯƠNG 2: THỰC TRNG T CHC CÔNG TÁC K TON TRONG ĐIỀU
KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI CÔNG TY TNHH VIÊN
THNH 38
2.1 Tình hình t chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên
Thành 38
2.1.1 Lch sử hình thành và phát triển của công ty 38
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản l 40
2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41
2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh 46
2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động 48
2.2 Thực trạng t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 50
2.2.1 Thực trạng t chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50
iv

2.2.2 Đánh giá thực trạng t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 62
Tóm tắt chương 2 80
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GII PHÁP HOÀN THIN T CHC CÔNG TC K
TON TRONG ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI
CÔNG TY TNHH VIÊN THNH 81
3.1 Quan điểm hoàn thiện t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công
nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 81
3.2 Giải pháp hoàn thiện t chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành
82
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện t chức vận dụng chứng từ kế toán 82
3.2.2 Hoàn thiện t chức bộ máy kế toán 83
3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và lựa chọn phần mềm kế
toán áp dụng tại công ty TNHH Viên Thành 84
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản tr người dng và bảo mật hệ thống
thông tin 84
3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin kế toán 85
3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán 86
Tóm tắt chương 3 88
KT LUẬN 89
TI LIU THAM KHO 91
PH LC 92




3

CHƯƠNG 2: THỰC TRNG T CHC CÔNG TC K TON TRONG

ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI CÔNG TY TNHH
VIÊN THNH
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GII PHÁP HOÀN THIN T CHC CÔNG TC K
TON TRONG ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI
CÔNG TY TNHH VIÊN THNH

8

Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh  cơ s,
không nâng cao hiệu lực quản lý  cấp cơ s.
* T chc công tác k toán phân tán
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các
đơn v trực thuộc mà mỗi đơn v trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn
chỉnh, đa bàn phân tán.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm
đơn v kế toán cơ s ( đơn v chính: công ty, tng công ty ), vừa t chức phòng kế
toán  đơn v trực thuộc. Các đơn v trực thuộc trong trường hợp này đã được phân
cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ  mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết
quả kinh doanh.
Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất
kinh doanh giúp cho công tác quản l cơ s được chặt ch hơn.
Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kp thời,
khó nắm chắc tình hình cơ s vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không
được kp thời.
* T chc công tác k toán nửa tập trung, nửa phân tán
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn đa bàn
hoạt động rộng, có các đơn v trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là
khác nhau.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn t chức phòng kế toán trung tâm làm
đơn v kế toán cơ s chính nhưng  các đơn v trực thuộc thì tu thuộc vào đặc điểm

kinh doanh mà có thể t chức kế toán riêng hoặc không t chức hoặc phân đnh một
số phần hành giữa đơn v trung tâm và đơn v trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp
hai hình thức trên, nếu  các đơn v trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài
chính  mức độ cao thì t chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn v chưa được
phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không t chức kế toán riêng mà nội dung hoạt
động kế toán tài chính  đơn v này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.
11

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.
- Trường hợp đơn v có sử dụng hệ thống đnh mức, đơn giá của Nhà nước thì
các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn đnh mức đơn giá trong từng
thời k.
- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp
nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưng) và người phê duyệt
(thủ trưng đơn v), đóng dấu đơn v. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ
bán hàng, cung cấp dch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế
phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố b xung nhm phản ánh
các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán
có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
*  ngha ca vic t chc chng t
- Về mặt quản lý: ghi chép kp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung
cấp thông tin kinh tế tr nên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết
đnh hợp lý, kp thời. T chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin
nhanh chóng cho quản l, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo
điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán: chứng từ là cơ s để ghi s kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ
mới có giá tr ghi s, t chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về pháp lý: chứng từ là cơ s xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá

nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn
cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, t chức tốt
công tác chứng từ kế toán s nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác
kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
13

- Yếu tố b sung: là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt
của chứng từ (quy mô kế hoạch hay đnh mức, phương thức thanh toán, thời gian
bảo hành…).
Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Lập đúng mẫu quy đnh (bắt buộc hoặc hướng dẫn).
- Ghi đủ các yếu tố của chứng từ.
-Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại.
- Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ
phận trong đơn v và các phần hành kế toán.
- Các chứng từ kế toán được lập bng máy vi tính phải đảm bảo một nội dung
quy đnh cho chứng từ kế toán.
* Ký chng t k toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy đnh trên chứng từ
mới có giá tr thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ k điện tử theo quy
đnh của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bng bút bi
hoặc bút mực, không được ký bng bút mực đỏ, bng bút chì, chữ ký trên chứng từ
kế toán dng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của
một người phải thống nhất và giống với chữ k đã đăng k theo quy đnh, trường
hợp không đăng k chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký  các lần trước
đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưng thì phải cử người phụ trách
kế toán để giao dch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưng được thay
bng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn v đó. Người phụ trách kế toán
phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy đnh cho kế toán trưng.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tng Giám Đốc, Giám Đốc hoặc
người ủy nhiệm), của kế toán trưng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên
chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá tr đã đăng k tại ngân hàng.
19

1.3.8.1 Hình thức k toán Nhật ký chung
* Đc đim hnh thc k ton Nhật k chung
- Hình thức này tách rời trình tự ghi s theo thời gian với ghi s theo hệ thống
toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong k để ghi vào 2 s kế toán
tng hợp riêng biệt: S nhật ký chung và s cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để
ghi vào 2 loại s kế toán riêng: S kế toán tng hợp và s kế toán chi tiết.
- Cuối k phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi
s kế toán tng hợp trong k vì các tài khoản cấp I được m trên các tờ riêng trong
s cái.
* Các loi s theo hình thc k ton Nhật ký chung
- S kế toán tng hợp: Nhật ký chung, nhật k đặc biệt và s cái
+ S nhật ký chung: là s phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài
khoản để phục vụ việc ghi s cái. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc
chứng từ gốc cùng loại kế toán đnh khoản ghi vào nhật ký chung.
+ S nhật k đặc biệt: dng để tng hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo
đnh k ngắn ghi vào s nhật ký chung hoặc ghi vào s cái. Đnh k lấy số liệu 
nhật k đặc biệt để đnh khoản ghi vào s cái (không cần ghi qua nhật ký chung).
+ S cái: s cái được m ghi tiếp số liệu kế toán từ s nhật k. Đây là s kế
toán tng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và
đăng k theo quy đnh dng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát
sinh theo từng kế toán m cho mỗi đối tượng kế toán.
- S kế toán chi tiết: cũng được m cho các đối tượng kế toán phản ánh trong
tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết.

* Trnh t ghi s
20


Sơ đ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung
* Ưu, nhưc đim
Ưu điểm: đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn v hạch toán (đặc biệt
khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác.
Nhược điểm: khi ghi nhật ký chung d phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng
phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi s kế toán.
Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người.
1.3.8.2 Hình thức k toán Nhật ký - S Cái
* Đc đim hnh thc k ton Nhật k – S ci
Ghi ch:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
S NHẬT KÝ
CHUNG
S, thẻ kế toán
chi tiết
S Nhật ký
đặc biệt

S CÁI
Bảng tng hợp
chi tiết
Bảng cân đối

số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
21

- Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi s theo trình tự
thời gian kết hợp với ghi s phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán
tài chính phát sinh vào một s kế toán tng hợp duy nhất – s nhật ký s cái.
- Tách biệt ghi chép tng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại s
kế toán riêng là s kế toán tng hợp và s kế toán chi tiết. Các loại s chủ yếu trong
hình thức này là Nhật ký s cái, s qu, các loại s, thẻ chi tiết.
- Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính
chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong k có thể kiểm tra ngay  dòng
cộng cuối tháng, cuối quý.
* Các loi s theo hình thc k ton Nhật k – S ci
- S kế toán tng hợp: Một s KT tng hợp duy nhất là Nhật ký – S cái, s
này được m cho từng niên độ KT (tháng, qu, năm) và khoá s hàng tháng.
- S kế toán chi tiết: được m chi tiết cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo
dõi chi tiết. Số lượng tu thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kết cấu s
rất đa dạng, tên gọi của s phù hợp với đối tượng kế toán ghi trong s (s chi tiết
vật liệu, s chi tiết ngân hàng, chi tiết tiền vay…).
* Trnh t ghi s
22


Sơ đ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký S Ci
* Ưu, nhưc đim
Ưu điểm: đơn giản rõ ràng, d làm, d vận dụng, đảm bảo được yêu cầu của việc
đối chiếu, lấy số liệu.
Nhược điểm: sử dụng một s KT tng hợp duy nhất, kết cấu mẫu s kế toán cồng
kềnh nên không thuận tiện chi việc ghi s và phân công kế toán viên.

Phù hợp với đơn v có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh
tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít (đơn v sự nghiệp, doanh
nghiệp nhỏ thuộc s hữu tập thể).

Ghi ch:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
S qu
S, thẻ kế
toán chi tiết


Bảng tồng
hợp chi tiết


Bảng tng hợp
chứng từ kế
toán cùng loại


NHẬT KÝ - S CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
23

1.3.8.3 Hình thức k toán Chứng từ ghi s
* Đc đim hnh thc k ton Chng t ghi s
- Cũng giống như hình thức nhật k chung nhưng nó được phát triển cao hơn

hình thức này tách rời trình tự ghi s theo thời gian với trình tự ghi s phân loại
thành 2 bước công việc độc lập vào 2 s kế toán riêng biệt: S đăng k chứng từ ghi
s và s cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tng hợp với việc ghi s kế toán chi tiết. Cơ
s để ghi s kế toán tng hợp là chứng từ ghi s được lập trên cơ s các chứng từ
gốc, còn cơ s để ghi s kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ
ghi s đã lập.
- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của
việc ghi s kế toán tng hợp.
* Các loi s theo hình thc k ton Chng t ghi s
- S kế toán tng hợp: S đăng k chứng từ ghi s và s cái:
+ S đăng k chứng từ ghi s: dng để đăng k các chứng từ ghi s đã lập
và hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo trình
tự thời gian nhm quản lý chặt ch chứng từ ghi s đã lập và phản ánh được toàn bộ
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khi ghi s kế toán, tránh thất lạc, sai sót.
+ S cái: được m riêng cho từng tài khoản sử dụng. Cơ s duy nhất để ghi
s cái là các chứng từ ghi s đã lập và hoàn thành các yếu tố cấu thành trên kết cấu
s. S cái có thể ghi đnh k chứng từ ghi s hoặc có thể ghi 1 lần vào cuối tháng.
- S kế toán chi tiết: được m theo yêu cầu quản l các đối tượng kế toán phản
ánh các tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết.
* Trnh t ghi s
24


Sơ đ 1.3 - Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng t ghi s
* Ưu, nhưc đim
Ưu điểm: d làm, d kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều
trong tháng, d phân công chia nhỏ.
Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép, việc ghi chép đối
chiếu thường dồn vào cuối tháng, làm cho báo cáo thường b chậm ảnh hưng đến

năng xuất và hiệu quả của công tác kế toán.
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành chính sự
nghiệp.
1.3.8.4 Hình thức k toán Nhật ký - Chứng từ
* Đc đim hnh thc k ton Nhật k – Chng t
Ghi ch:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm
tra
Chứng từ kế toán
S qu
S, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tng
hợp chi tiết
Bảng tng hợp
chứng từ kế
toán cùng loại
CHNG TỪ GHI S
S cái
Bảng cân đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
S đăng k
chứng từ ghi s
25

- Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất so với 3 hình thức trên. Nó kế
thừa ưu điểm của các hình thức trước đó và đảm bảo chuyển môn hoá cao của s kế

toán.
- Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chính theo
bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo
các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống
hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Các nhật ký chứng từ được m theo bên Có của các tài khoản cấp I để phản
ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp I theo trình
tự thời gian đồng thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên
quan ngay trên cùng một trang s.
- Thực chất các nhật ký chứng từ là bảng tng hợp nhật ký các chứng từ gốc
cùng loại để ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có của các tài khoản cấp I. Số
tng cộng của các nhật ký chứng từ chính là đnh khoản kế toán để ghi vào s cái,
do đó nó vừa mang tính chất như chứng từ ghi s.
- Hình thức có thể kết hợp một phần hạch toán tng hợp với hạch toán chi tiết
trên cùng một loại s kế toán trong cùng 1 quá trình ghi s (kết hợp theo trình tự
thời gian và theo đối tượng kế toán).
- Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản
vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tng hợp ngay trên dòng
tng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.
* Các loi s theo hình thc Nhật k – Chng t
- Nhật ký chứng từ
- Bảng kê
- Bảng phân b
- S cái
- Các s chi tiết
26

* Trnh t ghi s

Sơ đ 1.4 - Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế ton Nhật ký – Chứng t

* Ưu, nhưc đim
Ưu điểm: Tránh được việc ghi s trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghi chép
hàng ngày, kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế (TK),
kết hợp giữa hạch toán tng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu s bàn cờ nên
giảm nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác
kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hoá cán bộ kế toán.
Nhược điểm: Mẫu s phức tạp, không phù hợp với đơn v có quy mô nhỏ, ít
nghiệp vụ kinh tế, đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán.

Ghi ch:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán và
các bảng phân b
S, thẻ
kế toán chi tiết
Bảng tng hợp
chi tiết
NHẬT KÝ
CHNG TỪ
S cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng kê
27

1.3.8.5 Hình thức k toán trên máy vi tính
* Đc đim hnh thc k ton my
- Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán
trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong

bốn hình thức trên.
- Phần mềm kế toán không hiển th đầy đủ quy trình ghi s nhưng phải in được
đầy đủ s kế toán và báo cáo tài chính theo quy đnh.
* Các loi s theo hình thc k ton my
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại
s theo hình thức kế toán đó.
* Trnh t ghi s

Sơ đ 1.5- Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế ton my
* Ưu, nhưc đim
Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và d dàng,
tránh được nhầm lẫn.
PHẦN MỀM
K TOÁN
CHNG TỪ K
TOÁN
BNG TNG
HỢP
CHNG TỪ
K TOÁN
CÙNG LOI
MÁY VI TÍNH
S K TOÁN

- S tng hợp
- S chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán
quản tr
Ghi chú

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
31

toán s b thay đi, năng suất lao động tăng lên, thông tin do kế toán cung cấp s
đảm bảo các yêu cầu của công tác quản l. Căn cứ chức năng nhiệm vụ của kế toán,
vào chế độ kế toán hiện hành, vào đặc điểm xử lý thông tin trên máy tính, vào các
yêu cầu xử lý thông tin kế toán của các phần mềm kế toán, khi t chức lại công tác
kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau:
Thứ nhất, việc t chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy đnh của chế độ kế
toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù t chức xử lý
thông tin bng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các
phương án thay đi trong các công việc t chức kế toán.
Thứ hai, t chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công
việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, nên một số cán bộ kế toán có thể kiêm
nhiệm một số phần hành.
Thứ ba, trong t chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng,
thực hiện thường xuyên, nghiêm túc  mọi khâu. Vì số liệu trên các s kế toán đều
được xử lý trực tiếp từ cùng một cơ s dữ liệu, nếu có sai sót trong cơ s dữ liệu
chung, s kéo theo sai sót của hàng loạt các thông tin kết quả trên các s và báo cáo.
Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kp
thời, đầy đủ. Các s kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản tr do
máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Thông tin trên các s và các báo
cáo được t chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin
cần thiết cho các quyết đnh quản lý.
Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các
quy đnh về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo
tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm
tra, kiểm toán khi cần thiết.
* Nguyên tc t chc công tc k ton trong điu kin ng dng công ngh

thông tin
32

T chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, ngoài
việc quán triệt các quan điểm nêu trên, khi thực hiện cần phải đảm bảo các nguyên
tắc cơ bản sau:
Nguyên tc 1: t chức công tác kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo tính khoa
học và hợp l, trên cơ s chấp hành luật Kế toán, phù hợp yêu cầu quản l vĩ mô
của Nhà nước, phù hợp chuẩn mực kế toán và các chính sách chế độ tài chính kế
toán của Nhà nước.
Khi t chức kế toán trên máy vi tính yêu cầu phải có sự kết hợp, kiểm tra đối
chiếu, kết xuất, sử dụng thông tin giữa các bộ phận trong phòng kế toán với nhau,
nếu không t chức khoa học và hợp lý thì không thể phát huy hết v trí, vai trò của
từng nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của đơn v đồng nghĩa với việc giảm
đi chức năng kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin kế toán. Mặt khác, t chức
công tác kế toán trên máy từ việc lập, luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài
khoản kế toán, s kế toán, cho đến khâu lập báo cáo, lưu trữ tài liệu kế toán phải
tuân thủ theo Luật Kế toán, các Chuẩn mực, các nguyên tắc, chính sách, chế độ và
quy chế về kinh tế - tài chính - kế toán
Nguyên tc 2: t chức công tác kế toán trên máy vi tính  doanh nghiệp phải
đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp.
Khi t chức công tác kế toán trên máy vi tính, căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh
doanh, quy mô hoạt động, quy trình sản xuất kinh doanh, t chức quản lý và phân
cấp quản lý kinh doanh của doanh nghiệp mà kế toán trưng phải quan tâm đến các
vấn đề sau:
- Về trang b phần cứng: cần có bao nhiêu máy, bao nhiêu thiết b ngoại vi, nối
mạng cục bộ phòng kế toán hay nội bộ toàn công ty
- Về trang b phần mềm: Thông thường, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thế
mạnh riêng trong công tác sản xuất phần mềm như: phần mềm chuyên sử dụng cho
các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm chuyên dùng cho các doanh nghiệp thương

mại, dch vụ, phần mềm đạt chuẩn ERP và giá cả của các phần mềm cũng ty
thuộc vào chất lượng và khả năng đáng ứng dch vụ, chính vì vậy mà doanh nghiệp
33

cần nghiên cứu, cân nhắc nên sử dụng phần mềm nào cho phù hợp với đặc điểm
hoạt động của mình.
Nguyên tc 3: t chức công tác kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo thu nhận,
kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp phải đáp
ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và Nhà nước.
Sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán là cung cấp được những thông tin cần
thiết cho những người sử dụng thông tin (báo cáo tài chính, báo cáo quản tr).
Những thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý của đối tượng cần thông tin kế
toán. Do vậy khi tiến hành t chức công tác kế toán trên máy vi tính, kế toán trưng
cần phải yêu cầu đơn v cung cấp phần mềm không những thiết kế và tự động lập
báo cáo tài chính mà còn thiết kế được một hệ thống s chi tiết, các báo cáo quản tr
đáp ứng được thông tin chi tiết vào bất k thời gian nào trong k kế toán.
Nguyên tc 4: t chức công tác kế toán trên máy vi tính phải phù hợp với biên
chế và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. Thường xuyên t chức bồi
dưỡng cập nhật nghiệp vụ chuyên môn và nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ
tin học cho cán bộ nhân viên kế toán.
Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đòi hỏi nhất thiết nhân
viên phòng kế toán công ty phải có trình độ tin học nhất đnh. Khi t chức công tác
kế toán trên máy vi tính phải căn cứ vào trình độ, số lượng (biên chế) của đội ngũ
cán bộ kế toán hiện có và trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiện tại để bố trí, sắp xếp
nhân viên cho phù hợp với trình độ từng người.
Nguyên tc 5: t chức công tác kế toán trên máy vi tính  doanh nghiệp cần quán
triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
T chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại
cần phải đặc biệt chú  đến hiệu quả kinh tế. Bi l không chỉ đầu tư trang b thiết
b máy móc mà cả chi phí đầu tư phần mềm, chi phí bảo hành, nâng cấp là một bài

toán kinh tế đối với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
* Ni dung t chc công tc k ton trong điu kin ng dng công ngh
thông tin
35

quản lý hay không còn phụ thuộc vào yếu tố chủ quan là công cụ, phương tiện và sự
vận hành của con người trong quá trình quản lý.
Do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông
tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài
chính và hệ thống thông tin kế toán quản tr. Hệ thống kế toán tài chính và kế toán
quản tr cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau nhưng điều liên quan đến
vấn đề tài chính của doanh nghiệp như tình hình quản lý sử dụng tài sản, nguồn vốn
các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy phần giao nhau giữa chúng s cung cấp
các thông tin cho các đối tượng là các cơ quản lý chức năng của Nhà nước, các đối
tượng là nhà đầu tư, ngân hàng, công ty tài chính và quan trọng hơn cả là các nhà
quản tr doanh nghiệp. Quy trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các sự
kiện, các nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phân hệ kế toán tài chính hay kế toán
quản tr đều phải thực hiện qua các bước: Từ lập chứng từ, ghi nhận hoạt động; ghi
s nhật ký; ghi s tài khoản… cho đến việc kiểm tra và lập báo cáo.
Xét về mặt t chức phạm vi, hệ thống kế toán xử lý nghiệp vụ được t chức
thành các phân hệ nhỏ để xử lý các kiểu nghiệp vụ cùng loại, liên hoàn với nhau gọi
là phân hệ kế toán theo chu trình (Ví dụ như chu trình kế toán hoạt động bán hàng
và doanh thu…). Việc t chức hệ thống kế toán theo kiểu chu trình không chỉ giải
quyết vấn đề xử lý nghiệp vụ mà quan trọng hơn là d dàng t chức và đánh giá
hoạt động kiểm soát nội bộ.
Chúng ta không thể t chức thu thập, xử lý và cung cấp hệ thống thông tin kế
toán tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản tr thành các phân hệ trên nền tảng
kế toán thủ công mà không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán. Mặt khác, xuất
phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời
gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một tất yếu

khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào t chức công tác kế
toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản tr doanh
nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản l vĩ mô của Nhà nước.
* Nguyên tc hon thin
36

Việc hoàn thiện t chức công tác kế toán tại doanh nghiệp trong việc ứng dụng
công nghệ thông tin phải tôn trọng những nguyên tắc nhất đnh:
Một là, khi hoàn thiện t chức công tác kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ Luật
Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp
với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản l trong điều kiện nền kinh tế th trường 
nước ta.
Hai là, hoàn thiện t chức công tác kế toán với ứng dụng công nghệ thông tin
không những tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế
toán mà còn phải tạo cơ s cho việc kiểm tra, kiểm soát, tng hợp số liệu thông tin
kế toán trong hệ thống ngành như Bộ Công thương, các Bộ, ngành chủ quản…
Ba là, hoàn thiện t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt
động của đơn v.
Bốn là, hoàn thiện t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản l và đặc biệt là cán bộ kế toán
thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Năm là, hoàn thiện t chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện ứng
dụng công nghệ thông tin phải trang b vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an
toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.

42

- Là người quyết đnh các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược hoạt
động của công ty.

- Phê duyệt tất cả các qui đnh áp dụng trong nội bộ công ty.
- Là người giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về kinh doanh, đầu tư của
công ty.
- Giám đốc trực tiếp kí các hợp đồng và quyết đnh toàn bộ giá cả mua bán
hàng hóa vật tư thiết b tại công ty.
- Giám đốc có quyền quyết đnh các chỉ tiêu về tài chính.
- Trực tiếp giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.
- Lường trước nguy cơ và đưa ra chiến lược hoạt động tài chính nhm tối đa
hoá lợi nhuận cho công ty trên nguồn lực có sẵn và nguồn lực huy động bên ngoài
nhờ vào sự hỗ trợ từ phòng kế toán.
* Phòng Nhân s - T chc hnh chnh
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu,
chiến lược của công ty.
- T chức và phát triển công tác đối nội, đối ngoại.
- Xây dựng quy chế lương thưng, các biện pháp khuyến khích nhân viên,
thực hiện các chế độ cho nhân viên.
- Chấp hành và t chức thực hiện các chủ trương, quy đnh, chỉ th của Giám
Đốc.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy đnh áp dụng trong công ty,
xây dựng các cơ cấu t chức của công ty, của các bộ phận và t chức thực hiện.
- Quản l việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh
trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cháy n trong công ty.
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản l nhân sự, là cầu nối giữa Giám Đốc
và nhân viên trong công ty.