Thực trạng và một số ý nhận xét về hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH TM QC xuân duy

Nguyễn Thị Thịnh

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước đối
với công cuộc đổi mới, nên kinh tế nước ta đã có những chuyển biến khá
vững chắc, từ đó mở ra nhiều cơ hội song cũng khơng ít thách thức cho
các doanh nghiệp. Điều này địi hỏi các doanh nghiệp phải khơng ngừng
đổi mới, hồn thiện cơng cụ quản lý kinh tế, đặc biệt là cơng tác kế tốn
tài chính.
Tổ chức cơng tác kế toán là một nhiệm vụ quan trọng của tất cả
những doanh nghiệp muốn thành công trên thương trường. Nếu một
doanh nghiệp tổ chức tốt cơng tác kế tốn, doanh nghiệp đó có thể kiểm
sốt được những vấn đề cơ bản nhất của doanh nghiệp mình như: TSCĐ,
các khoản thu chi, cơng nợ phải trả, và có thể lập được những kế hoạch
dài hạn của mình một cách tốt nhất như: đầu tư mở rộng sản xuất,kinh
doanh, đổi mới dây chuyền cơng nghệ…Nó quyết định sự tồn tại, phát
triển hay suy vong của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để cho cơng tác kế
tốn được thực hiện đầy đủ chức năng của nó thì doanh nghiệp cần phải
quản lý và tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn hoạt động có hiệu quả và
phát triển phù hợp với đặc biệt của doanh nghiệp mình.
Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng trên, qua thực tế nghiên
cứu, tìm hiểu tại Cơng ty TNHH TM & QC Xuân Duy và nhận được sự
giúp đỡ của Cô Lê Thị Thanh Mỹ và các cơ chú, anh chị trong Cơng ty,
em đã hồn thành bản báo cáo này.
1


Nguyễn Thị Thịnh

Nội dung báo cáo gồm 3 phần sau:
PHẦN 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH TM & QC

Xuân Duy
PHẦN 2: Thực hành về ghi sổ kế tốn
PHẦN 3: Một số ý nhận xét về hình thức kế tốn áp dụng tại
Cơng ty và các hình thức kế tốn cịn lại
Do cơng tác kế tốn rất phong phú cộng với kiến thức cịn hạn hẹp nên
khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến bổ sung của cơ giáo. Em xin chân thành cảm ơn!

2


Nguyễn Thị Thịnh

PHẦN 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ
CÔNG TY TNHH TM & DV XUÂN DUY
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:

1.1.1. Giới thiệu khái quát về Cơng ty:
- Tên Doanh nghiệp

: CƠNG TY TNHH TM & QC XUÂN

DUY
- Tên giao dịch quốc tế: Xuan Duy Commerce-Advertising
Company Limited
- Tên viết tắt

: XUANDUYCO.,LTD

- Trụ sở

: 16 Nguyễn Trung Trực - TP. Quy Nhơn- Bình

- Điện thoại

: 056.3646566

Định

- Tài khoản giao dịch: 102010000408996 tại Ngân hàng TMCP
Công thương CN Bình Định
- MST

: 4100510153

- Giám đốc

: Cao Xuân Lam

- Vốn điều lệ của Cơng ty:
Góp vốn
1. Cao Xn Lam
3

Số tiền

% Vốn góp

1.362.000.000

63%


Nguyễn Thị Thịnh

2. Văn Thị Thi Thơ

800.000.000

37%

Từ khi có quyết định của Sở kế hoạch & Đầu tư Bình Định, Công
ty TNHH TM & QC Xuân Duy là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp
nhân, hạch tốn độc lập, có tài khoản tại ngân hàng Cơng thương Bình
Định, có con dấu riêng, mang tên Cơng ty TNHH TM & QC Xn Duy.
Từ đó Cơng ty bắt đầu tổ chức sản xuất kinh doanh với nghề kinh doanh
sau:
- Mua bán dầu nhớt, nhựa đường, khí đốt hố lỏng, hố chất hố
dầu.
- Bình ắc quy, săm, lốp, phụ tùng xe máy và ơ tơ.
- Máy móc cơng nghiệp.
- Dịch vụ quảng cáo thương mại.
1.1.2. Quá trình hình thành:
Tỉnh Bình Định là một tỉnh có tiềm năng kinh tế, vị trí thuận lợi,
nguồn lao động dồi dào, thuộc Nam Trung Bộ có đường Quốc lộ 1A đi
qua hầu hết các thị trấn và thành phố Quy Nhơn, là cửa ngõ phía Đơng
của Tây Ngun ở đưịng 19, có cảng biến lớn nước sâu. Cùng với sự

phát triển kinh tế đất nước, đời sống nhân dân Bình Định khơng ngừng
được cải thiện.
Trước những cơ hội đó, các sáng lập viên bàn bạc và thống nhất
thành lập Công ty TNHH TM & QC Xn Duy là một Cơng ty có 2 thành
4


Nguyễn Thị Thịnh

viên trở lên tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp được Quốc hội
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá X kỳ họp thứ 5 thông
qua ngày 12/06/1999.
Ngày 23/12/2003 Công ty được ra đời và chính thức đi vào hoạt
động.
Cơng ty hoạt động theo phương pháp tự quản lý, tự bỏ vốn và chịu
trách nhiệm với phần vốn của mình, ln đáp ứng đủ yêu cầu mà Nhà
nước đề ra đối với loại hình Công ty TNHH, Công ty TNHH TM & QC
Xuân Duy mới ra đời nhưng được sự quan tâm giúp đỡ chỉ đạo trực tiếp
của các ban ngành liên quan, Công ty đã tiến hành triển khai những chiến
lược kinh tế, theo đề án sắp xếp lại thật gọn nhẹ, tuyển dụng lao động,
công nhân lành nghề, cán bộ nhân viên có nghiệp vụ vững vàng, có ý
thức chấp hành kỷ luật cao, năng động sáng tạo trong công việc, luôn
chịu khó học hỏi, tiếp thu khoa học kỹ thuật mới, áp dụng thực tế vào
cơng việc.
Vì vậy, Cơng ty đã từng bước hoà nhập vào thị trường trong nước
và nước ngoài, chủ động được trong việc kinh doanh, cũng như các mặt
hàng phân phối trên thị trường chất lượng tốt tạo uy tín cho khách hàng.
1.1.3. Q trình phát triển:
Trong những năm đầu mới thành lập, Công ty phải đương đầu với
những khó khăn của thời kỳ cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt

5


Nguyễn Thị Thịnh

của các thành phần kinh tế. Thị trường đầu ra của Công ty chưa được mở
rộng do công nghệ sản xuất cịn lạc hậu, thủ cơng, chi phí sản xuất lớn,
giá thành cao nhưng chất lượng vẫn chưa đạt yêu cầu của khách hàng.
Với những khó khăn sớm nhận được, Ban lãnh đạo Công ty đã huy
động mọi nguồn lực và năng lực của mình, đề ra các chiến lược kinh
doanh, đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ, trang bị thêm nhiều máu
móc, phương tiện vận tải, thiết bị hiện đại, cải thiện điều kiện lao động
cho cơng nhân, phát huy tính tự chủ dáng tạo của cán bộ nhân viên, mở
rộng thị trường, nâng cao chất lượng, hạ giá thành, chiếm lĩnh thị trường
Bình Định, Gia Lai, Kom Tum, Quảng Ngãi, Đà Nẵng và Phú Yên.
Trải qua những giai đoạn khó khăn, Cơng ty TNHH TM & QC
Xn Duy ln có sự vận động để phù hợp với xu hướng phát triển
chung. Công ty đã cố gắng trong mở rộng SXKD, mở rộng thị trường…
Trong những năm qua, tổng giá trị doanh thu, thu nhập bình quân
của người lao động ngày càng tăng. Hiện nay Công ty có trên 38 cán bộ
cơng nhân viên với tổng số vốn trên 13 tỷ đồng.
Quá trình phát triển của Công ty được thể hiện qua biểu đồ sau:
BIỂU ĐỒ Q TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY

6


Nguyễn Thị Thịnh

Biểu đồ 1.1. Biểu đồ quá trình phát triển của công ty

1.2.

Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:

1.2.1. Chức năng của Công ty:
Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, có con
dấu riêng và được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng.
Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương chính sách của Đảng,
Pháp luật Nhà nước, các quy định của Bộ, Ngành. Ngồi ra chịu sự quản
lý hành chính, an ninh… của UBND các cấp nơi đặt trụ sở của Công ty.
1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty:
Công ty TNHH TM & QC Xuân Duy có nhiệm vụ tổ chức SXKD
đúng ngành nghề đăng ký, theo quy chế hoạt động của Công ty trả nợ
đúng hạn, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp
luật.

7


Nguyễn Thị Thịnh

Mở rộng quan hệ thị trường, đồng thời tìm kiếm thị trường mới,
kinh doanh các mặt hàng nhớt, bình ắc quy, săm lốp và các cơng việc
khác theo giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty.
Tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh doanh, chấp hành nghiêm
chỉnh các chế độ hạch toán, kế toán thống kê, thực hiện đúng chế độ báo
cáo và chịu sự quản lý của các cơ quan ban ngành.
Hợp tác với các đơn vị trong ngành và địa phương để thực hiện
nhiệm vụ SXKD. Phát triển đơn vị theo chức năng, quyền hạn được phép.
Phối hợp giúp đỡ lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc Công ty đang làm

tại địa bàn hoặc các tỉnh lân cận.
1.3.

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:

1.3.1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh:
Mặt hàng chủ yếu của Cơng ty là nhớt, bình ắc quy và săm lốp và
các bảng hiệu quảng cáo… phục vụ cho nhu cầu của tồn xã hội.
Cơng ty TNHH TM & QC Xuân Duy chuyên thi công panô và lắp
đặt hoàn chỉnh và khai thác với các mặt hàng kinh doanh sau: Mua bán
dầu nhớt, nhựa đường, khí đốt hố lỏng, hố chất hố dầu, bình ắc quy,
săm, lốp, phụ tùng xe máy và ơ tơ, máy móc cơng nghiệp, dịch vụ quảng
cáo thương mại.
Trong q trình hoạt động, Công ty luôn nhận được sự quan tâm,
giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của các ban ngành ở địa phương. Tuy
8


Nguyễn Thị Thịnh

nhiên, Công ty phải đương đầu với những khó khăn của thời kỳ cơ chế thị
trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, đó là những
vấn đề khơng thể tránh khỏi của Cơng ty trong việc chiếm lĩnh thị trường
và cạnh tranh.
Hiện nay, giá của một số nguyên, nhiên vật liệu có xu hướng tăng
cao (như sắt, thép, xăng dầu, phí vận chuyển…) làm giá thành của các
mặt hàng lớn gây ít nhiều khó khăn cho việc kinh doanh, thi cơng các
cơng trình Panô, bảng hiệu của Công ty.
1.3.2. Thị trường đầu vào, đầu ra của Công ty:
 Thị trường cung cấp đầu vào của Công ty:

Thị trường cung cấp đầu vào của Công ty là tất cả các cơ sở
SXKD, tập thể hoặc quốc doanh có kinh doanh những mặt hàng mà Cơng
ty có nhu cầu mua để phục vụ SXKD của Công ty như: Công ty Shell VN
TNHH, Công ty TNHH ắc quy GS Việt Nam, Công ty TNHH cao su
Inoue Việt Nam, Cơng ty TNHH xích KMC Việt Nam…
Những nhà cung cấp đầu vào của Công ty hội đủ điều kiện về giá
cả, số lượng, chất lượng, chủng loại, phương thức mua bán phù hợp với
đặc điểm kinh doanh của Công ty.
 Thị trường đầu ra mặt hàng của Công ty:
Thị trường đầu ra mặt hàng của Công ty TNHH TM & QC Xuân
Duy là các DN Nhà nước, DN Tư nhân, các Sở ban ngành, các Công ty,
9


Nguyễn Thị Thịnh

Xí nghiệp… trong và ngồi tỉnh có nhu cầu kinh doanh, đại lý, hay làm
nhà phân phối 2 như Công ty TNHH TM Cường Sơn - Quảng Cáo,
DNTN Thuỷ Chung – Gia Lai.
1.3.3. Vốn kinh doanh của Công ty:
Công ty TNHH TM & QC Xuân Duy là đơn vị hạch tốn độc lập
nên nguồn vốn của Cơng ty là: 13.176.139.000 VN đồng.
Trong đó:

Vốn cố định

: 6.851.441.000 VN đồng.

Vốn lưu động

: 6.324.698.000 VN đồng.

1.3.4. Nguồn lực chủ yếu của Cơng ty:
 Lao động:
Hiện nay Cơng ty có trên 38 cán bộ công nhân viên. Công ty áp
dụng thời gian làm việc theo giờ hành chính cho cán bộ cơng nhân viên.
 Tài sản cố định:
Công ty ngày đầu mới thành lập cho đến nay, đã có số lượng lớn
máy móc, thiết bị, văn phịng, cơng cụ, dụng cụ…; Trong đó có một số
máy móc, thiết bị mới được mua sắm và số tài sản mua lại đã bị hao mịn
với giá trị hao mịn là 80% ngun giá TSCĐ.
Cơng ty dự kiến mua sắm, lắp đặt thêm một số máy móc, thiết bị
để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và sản xuất.
1.4.

Tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý tại Công ty:

1.4.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty:
10


Nguyễn Thị Thịnh

Tổ chức sản xuất, kinh doanh là các phương pháp và thủ thuật kết
hợp các yếu tố của q trình sản xuất một cách có hiệu quả. Việc tổ chức
sản xuất của Công ty phụ thuộc vào chất lượng, quy trình cơng nghệ sản
xuất sản phẩm, tiến độ cung ứng vật tư, hàng hố và thời gian hồn thành
của mỗi loại sản phẩm.
Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty:

Công ty TNHH TM & QC
Xuân Duy

CN Công ty

CN Công ty

TNHH TM &

TNHH TM &

QC Xuân Duy

QC Xuân Duy

tại Phú Yên

tại Đà Nẵng

GIÁM ĐỐC

Ghi chú:

: Quan hệ chỉ đạo

PHÓ GIÁM ĐỐC

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của Cơng ty
1.4.2. Đặc điểm tổ chức quản lý Cơng ty:
Phịng tổ chức

Phịng tài

Phịng kế hoạch-

kỹ thuật
-hành chính máy tổ chính-kế tốn của Cơng ty:
• Sơ đồ bộ
chức quản lý

Phịng vật tư
dịch vụ

11

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Quảng cáo

bán hàng

thị trường


Nguyễn Thị Thịnh

Ghi chú:

:

Quan hệ chỉ đạo

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Cơng ty
• Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận ở Cơng ty:
Ban Giám đốc gồm Giám đốc, Phó Giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo
trực tiếp và chịu trách nhiệm chung về hoạt động SXKD của Công ty:
- Giám đốc: Là người quản lý cao nhất của Công ty đại diện cho
cán bộ công nhân viên, quản lý Công ty theo cơ chế một thủ trưởng.
Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty.
12


Nguyễn Thị Thịnh

- Phó Giám đốc: là người được Giám đốc uỷ quyền giải quyết các
công việc khi đi vắng và là người chịu trách nhiệm về cơng việc được
giao.


Phịng tổ chức hành chính có nhiệm vụ quản lý cán bộ, đề bạt

cán bộ, tổ chức biên chế lao động trong Công ty, lập bảng lương, khen
thưởng, nhận xét, đánh giá cán bộ hàng năm, nâng lương, nâng bậc và
thực hiện chính sách chế độ có liên quan đến người lao động, bổ nhiệm
và miễn nhiệm cán bộ, kiểm tra mọi hoạt động của đơn vị.

Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý, lao
động, tiền lương, sắp xếp tổ chức sản xuất, tiếp cận và bố trí cán bộ cơng
nhân viên, quy hoạch và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, báo
cáo thống kê nghiệp vụ, công tác bảo vệ nội bộ, thực hiện chế độ chính
sách Nhà nước đối với người lao động, cơng tác thi đua khen thưởng
trong tồn Cơng ty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc quản lý,
điều hành công tác, công văn giấy tờ, phương tiện trang thiết bị văn
phịng, xe ơ tơ, trụ sở làm việc.


Phịng tài chính - Kế tốn chun cập nhật mọi nghiệp vụ

kinh tế phát sinh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi kết quả
trước ban Giám đốc. Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
theo từng quý, năm. Kiểm tra, kiểm soát việc thu – chi, thanh tốn các
khoản nợ, theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng. Phân tích tình hình

13


Nguyễn Thị Thịnh

tài chính trong Cơng ty, đánh giá hiệu quả SXKD của Cơng ty. Cuối q,
kế tốn tổng hợp lập báo cáo kế tốn để trình lên ban lãnh đạo về tình
hình thực hiện kinh doanh của Cơng ty.
Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, cơng tác
hạch tốn kế tốn trong tồn Cơng ty theo đúng chuẩn mực kế tốn, quy
chế tài chính và pháp luật của Nhà nước. Tham mưu đề xuất với Giám
đốc Cơng ty ban hành các quy chế tài chính phù hợp với nhiệm vụ SXKD
của đơn vị, xây dựng các định mức kinh tế, định mức chi phí, xác định

giá thành bảo đảm kinh doanh có hiệu quả.


Phịng kế hoạch kỹ thuật chuyên trách về việc giám sát sản

xuất và kinh doanh. Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế
hoạch SXKD ngắn và dài hạn. Chủ trì và phối hợp với các phòng ban để
soạn thảo, triển khai các hợp đồng kinh tế; đôn đốc; kiểm tra trong quá
trình thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế.


Phòng vật tư dịch vụ chuyên trách về việc cung ứng vật tư

cho bộ phận quảng cáo và các bộ phận khác. Lập kế hoạch cung ứng vật
tư cho phù hợp đề không bị gián đoạn công việc khác.
Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài sản, vật tư,
cơng cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị thi công… của Công ty. Chỉ đạo, đôn
đốc, kiểm tra công tác cung cấp vật tư, công cụ, dụng cụ, điều động xe,
thiết bị của Công ty đảm bảo tiến độ thi công đạt hiệu quả.
14


Nguyễn Thị Thịnh

1.5.

Đặc điểm kế tốn tại Cơng ty:

1.5.1. Mơ hình tổ chức kế tốn tại Cơng ty:
Để phù hợp với tính chất, quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh

và trình độ quản lý, Cơng ty TNHH TM & QC Xn Duy đã áp dụng
hình thức kế tốn với mơ hình kế tốn tập trung.
1.5.2. Bộ máy kế tốn tại Công ty:
 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:
KẾ TỐN TRƯỞNG
Kiêm kế tốn tổng hợp

Kế tốn
ngun vật liệu

Ghi chú:

Kế tốn
TSCĐ

Kế tốn thanh
tốn cơng nợ

: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.3. Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty

 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

15

Thủ quỹ

Nguyễn Thị Thịnh



Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người tổ chức chỉ

đạo mọi mặt công tác kế tốn, kê tài chính trong tồn Cơng ty và phải
chịu trách nhiệm trước Công ty về họat động của các nhân viên kế tốn.
Kế tốn trưởng có quyền đề xuất với Giám đốc về các quyết định tài
chính phù hợp với họat động SXKD của đơn vị. Tổ chức, kiểm tra việc
chấp hành chế độ tài chính, tổ chức quản lý chứng từ kế toán, quy định kế
hoạch luân chuyển chứng từ , ghi chép sổ sách và lập báo cáo kế tốn để
cung cấp thơng tin kịp thời cho Giám đốc trong việc điều hành SXKD
của DN.


Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi tình hình

nhập, xuấ, tồn ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, hàng hóa. Tổng hợp
phiếu xuất kho cho từng cơng trình để tính giá thành sản phẩm và có sự
điều tiết hợp lý để khơng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.


Kế tốn tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng,

giảm TSCĐ tại Cơng ty. Đồng thời kế tốn TSCĐ cịn làm cơng tác tính
và trích khấu hao hàng q cho TSCĐ.


Kế tốn thanh tốn cơng nợ: theo dõi và thanh toán tiền

lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ cơng nhân viên, theo dõi tình
hình tạm ứng các khách hàng của Cơng ty. Ngồi ra cịn lập phiếu thu,
chi tiền mặt theo chứng từ và cuối tháng lập báo cáo quyết toán sổ quỹ
tiền mặt.

16


Nguyễn Thị Thịnh



Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt, quản lý tiền mặt,

ngân phiếu, ghi chép quỹ và cáo cáo sổ quỹ hàng ngày.
1.5.3. Hình thức kế tốn mà Công ty áp dụng:
Công ty TNHH TM & QC Xn Duy áp dụng hình thức sổ kế tốn
“Chứng từ - ghi sổ”. Hình thức sổ kế tốn “Chứng từ - ghi sổ” là phù hợp
với tổ chức bộ máy và trình độ chun mơn của các nhân viên kế tốn
được đào tạo tương đối đồng đều.

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
chứng từ kế tốn
cùng loại

Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

Ta có sơ đồ hạch tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:

Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ

CHỨNG TỪ
GHI SỔ
Sổ cái

Bảng cân đối số
phát sinh
17
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng
hợp chi tieát


Nguyễn Thị Thịnh

Ghi chú

: Ghi hằng ngày
: Định kỳ
: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.4. Quy trình ghi sổ theo “Chứng từ - ghi sổ”
• Theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ thì hàng ngày căn cứ vào
chứng từ gốc do các phòng ban và cá nhân chuyển đến, kế tốn tiến hành
kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ và sau đó ghi vào Chứng từ
ghi sổ. Chứng từ sau khi được ghi vào sổ Chứng từ ghi sổ thì chuyển đến

18


Nguyễn Thị Thịnh

cho bộ phận kế toán hạch toán chi tiết cho những đối tượng mà kế toán
cần theo dõi chi tiết.
• Căn cứ vào số liệu trên cơ sở Chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành
ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp.
Các sổ cái như mua hàng chưa thanh toán, thu, chi tiền mặt; hàng
ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan.
Định kỳ từ 3 đến 10 ngày hoặc cuối tháng tùy thuộc vào khối lượng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà tổng hợp ghi vào sổ cái sau khi đã lọai trừ
số trùng lặp một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký
đặc biệt (nếu có).
• Cuối q, cộng số liệu ghi trên sổ cái và lập bảng cân đối phát sinh.
• Đối với các đối tượng hạch tốn chi tiết thì kế tốn tiến hành lập
bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái. Sau khi đã kiểm tra đối
chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được
dùng để lập báo cáo tài chính.
• Căn cứ vào số liệu bảng tổng hợp ở sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết
và một số chỉ tiêu chi tiết trong Chứng từ ghi sổ. Cuối quý kế toán tổng
hợp lập báo cáo tài chính.

19


Nguyễn Thị Thịnh

PHẦN 2
THỰC HÀNH VỀ GHI SỔ KẾ TOÁN
2.1. Hình thức ghi sổ kế tốn:
2.1.1. Nội dung: Cơng ty TNHH TM & QC Xuân Duy hạch toán hàng
tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này
thì hàng ngày kế tốn theo dõi và phản ánh thường xun, liên tục có hệ
thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Cuối
quý, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho rồi đối chiếu với số
liệu hàng hóa tồn kho trên sổ kế tốn của Cơng ty.
 Quy trình ghi sổ như sau:
20


Nguyễn Thị Thịnh

Chứng từ gốc:
Phiếu nhập, xuất kho...
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ

Sổ chi tiết
(Thẻ kho)

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 156

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.1. Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến
sản phẩm, hàng hoá
 Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
Đối chiếu, kiểm tra

21


Nguyễn Thị Thịnh

 Trình tự ghi sổ :
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng
từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, từ
chứng từ ghi sổ căn cứ để ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó

được dùng để ghi vào sổ cái.
Đối với nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thì
kế tốn ghi vào sổ quỹ, các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa thì
ghi vào thẻ kho, đối với nghiệp vụ liên quan đến công nợ thì ghi vào sổ
kế tốn chi tiết.
Từ chứng từ ghi sổ kế tốn lên sổ tổng hợp chi phí sản xuất ở
Công ty, không mở sổ cái cho từng tài khoản mà tập trung cho tất cả các
tài khoản sử dụng lên một sổ tổng hợp chi phí.
Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ thẻ, sổ kế toán chi tiết, kế toán lập
bảng tổng hợp chi tiết, căn cứ vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất, kế toán
lập bảng cân đối số phát sinh.
 Sổ sách kế toán sử dụng:
- Chứng từ ghi sổ: là kiểu định khoản tờ rời do kế toán lập trên
cơ sở các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
được đánh số hiệu liên tục cho cả tháng và cả năm theo thứ tự trên Sổ
Đăng Ký Chứng từ ghi sổ và kèm theo chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ do
kế tốn trưởng kí duyệt. các chứng từ cùng loại được lập trên một chứng
từ ghi sổ.
22


Nguyễn Thị Thịnh

Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Tóm tắt nội dung loại chứng từ.
+ Các TK liên quan.
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Sổ Đăng Ký Chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ Đăng
Ký Chứng từ ghi sổ dùng để đăng ký, quản lý các Chứng từ ghi sổ và số

liệu đối chiếu với Bản cân đối phát sinh.
Sổ Đăng Ký Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đầy đủ các nội dung
sau:
+ Số hiệu chứng từ ghi sổ.
+ Ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Các TK liên quan.
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Sổ Cái TK 156: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Cái
dùng để đối chiếu với Sổ Đăng Ký Chứng từ ghi sổ và bộ phận kế toán
chi tiết, đồng thời là căn cứ để lập Báo cáo tài chính. Số liệu trên sổ cái
do kế tốn tổng hợp ghi căn cứ trên các Chứng từ ghi sổ sau khi đã được
đăng kí.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
23


Nguyễn Thị Thịnh

+ Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi
sổ.
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Các TK liên quan.
+ Số tiền của ngiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ
hoặc bên Có của TK liên quan.
-Thẻ kho: là thẻ theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho sản phẩm,
hàng hóa ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ sản
phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thẻ kho.
Thẻ kho phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Số thứ tự.
+ Số hiệu và ngày, tháng của phiếu nhập, phiếu xuất kho.
+ Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Ngày nhập, xuất kho.
+ Số lượng nhập, xuất kho.
+ Số lượng tồn kho sau mỗi lần mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối
mỗi ngày.

2.1.2. Thực hành ghi sổ:
2.1.2.1. Hạch toán hàng hoá:
24


Nguyễn Thị Thịnh

Hằng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến
động của sản phẩm, hàng hố Cơng ty thường có các chứng từ sau: phiếu
nhập, phiếu xuất hàng hoá…
 Đối với hàng hoá Nhập kho:
Căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT của người bán đã Hàng hố về đến
Cơng ty phịng tổng hợp tiến hành kiểm nghiệm có đúng chất lượng,
chủng loại, quy cách, theo hợp đồng mua bán. Sau đó lập biên bản kiểm
nghiệm Hàng hố thành một bản chuyển về phịng kế tốn để làm phiếu
nhập kho. Cụ thể như sau:
Công ty mua Hàng hố có hố đơn GTGT. Mẫu hố đơn như sau:
HOÁ ĐƠN GTGT

Mẫu số: 01

GTKT 3LL-01

Liên 2 (Giao cho khách hàng)

Ký hiệu:

AA/2008-T
Ngày 03 tháng 05 năm 2010

Số HĐ:

003310
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dầu nhờn GS Đồng Nai
Địa chỉ: Số 1, Đường 1 KCN Biên Hoà 1, Biên Hoà, Đồng Nai
Họ tên người mua:………………………………

Mã số thuế:

3700255457001
Công ty: Công ty TNHH TM & QC Xuân Duy
Địa chỉ: 16 Nguyễn Trung Trực - TP. Quy Nhơn- Bình Định
25