sự cần thiết của việc xây dựng (dmhs) đối với bộ tài nguyên và môi trường

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn
bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giả quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động
của các cơ quan,tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác
văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điieù đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều
lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Trong số những nội dung của công tác
văn thư thì có thể nói công việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng. Bời vì văn
bản giấy tờ hình thành rất nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc
tổ chức khoa học tài liệu là cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá
nhân, đơn vị cũng như cho công tác lưu trữ của cơ quan. Để tổ chức được
khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu
đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS) là công việc đầu tiên để tiền hành
lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng của (DMHS) được
lập.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị các cán bộ chuyên
môn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết
các cơ quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) hoạc nếu có được lập thì chỉ
mang tính chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không đảm bảo
đầy đủ những tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có.
Từ thực tế trên tôi đã tiến hành tìm hiểu về vấn đề (DMHS). Đơn vị mà
tôi tiến hành khoả sát là ở Bộ Tài nguyên và Môi trường, địa chỉ số 83 Nguyễn
Chí Thanh- Hà Nội.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Thực hiện đề tài này trước hết là để cho bản thân có điều kiện củng cố
lại phần lí luận về công tác lập hồ sơ, cụ thể là phần lập (DMHS) , cũng như
trang bị cho bản thân những kiến thức thực tế về vấn đề này. Sau đó, là mong
muốn được góp một tiếng nói nhỏ tác động đến nhận thứ của các cán bộ làm
công tác công văn giấy tờ về ý nghĩa cũng như sự cần thiết phải lập (DMHS),

để công tác này được thực hiện tốt hơn trong thực tế.
Trong phạm vi đề tài là niên luận năm thứ 3, tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu
về tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên
và Môi trường. Đồng thời khảo sát thực tế về tình hình lập (DMHS) của Bộ.
Trên cơ sở thực tế tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn
phòng, tôi đưa ra bản dự kiến (DMHS) mẫu của Văn phòng Bộ. Bố cục của
niên luận gồm những nội dung sau:
- Lời nói đầu
- Nội dung:
+ Phần một :Sự cần thiết của việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài
nguyên và Môi trường.
1. Khái niệm (DMHS)
2.ý nghĩa, tác dụng của (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và Môi
trường
3. Tình hình lập hồ sơ hiện hành và (DMHS) của Bộ Tài nguyên
và Môi trường.
+ phần hai: Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho cơ quan.
1. Quy trình và phương pháp xây dựng (DMHS).
2. Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho Văn phòng Bộ Tài
nguyên và Môi trường.
Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận thuộc Văn phòng Bộ.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nguyên tắc xác định nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ cần lập của Văn phòng Bộ.
+Phần3 :Dự kiến (DMHS) mẫu cho Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi
trường.
o Kết luận
Để hoàn thành bài niên luận tôi đã sử dụng phương pháp phỏng vấn,
quan sát, so sánh, đánh giá, đọc tài liệu và tổng hợp kiến thức.
Do thời gian cũng như sự hiểu biết còn hạn chế, nên khi tôi viết về vấn đề

này chác chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong được sự phê bình, góp ý cuả
các thầy cô và các bạn.
Nhân đây, tôi xin cảm ơn các cán bộ Phòng Văn thư- Lưu trữ Bộ Tài
nguyên và Môi trường đã tạo cho tôi có đièu kiện đẻ khảo sát thực tế và
tôi xin gửi lời cảm ơn đến ThS Lê Thị Nguyệt Lưu đã giúp đỡ tôi hoàn
thành bài niên luận này.
Sinh viên
Nguyễn Thị Thảo
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN MỘT
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
ĐỐI VỚI BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG.
1. Khái niệm về danh mục hồ sơ(DMHS).
Bởi vì lập (DMHS) là một khâu quan trọng trong công tác lập hồ
sơ, nó qu y định đến chất lượng của hố sơ và để có cái nhìn hoàn
chỉnh vê (DMHS) cũng như vai trò của nó đối với công tác lập hồ sơ thì
phải tìm hiểu về bản chất hay nói cách khác là hiểu khái niệm về hai
công việc này.
- Khái niệm hồ sơ:
Theo “lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS.TS
Vương Đình Quyền thì “ Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn
bản)có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành
trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lai do
có những đặc điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản,
cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”.
- Khái niệm lập hồ sơ:
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải

quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề từng sự
việc, hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp
và biên mục chúng theo phương pháp khoa học.
- Khái niệm (DMHS)
hiện nay có nhiều khái niệm về (DMHS). Trong “lý luận và phương pháp
công tác văn thư” của PGS.TS Vương Đình Quyền có nêu “(DMHS) là
bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn
bảo quản và tên người lập”
Trong cuốn “ hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính” cuả nhóm
tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân
Lự thì (DMHS) được hiểu “là bảng kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị
dự kiến cần phải lập trong năm,nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ
quan, đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi , giúp cho việc lập hồ sơ được
thống nhất chặt chẽ, chủ động, hợp lí, khoa học, thuạn tiện cho việc
kiểm tra , đôn đốc côngh tác lập hồ sơ, tạo điều kiện chuẩn bị tốt cán bộ
và cơ sở vật chất cần thiết cho công tác này. Cuối cùng là chuẩn bị tốt
cho công tác thu thập và nộp lưu hồ sơ theoi quy định của Nhà nước.
Qua một số khái niệm trên có thể thấy quan điểm về (DMHS) là
tương đối thống nhất. Các khái niệm đều đề cập đến (DMHS) là bảng
kê tài liệu hình thành trog năm của cơ quan, đơn vị và đều nói đến ý
nghĩa tác dụng của việc lập (DMHS). Tuy nhiên những quan điểm trên
lại chưa nêu được một cách khái quát những yêu cầu của một bản danh
mục hồ sơ là bảng phân loại khoa học tài liệu và được lập, xác định giá
trị ngay từ lúc lập hồ sơ hiện hành. Hạn chế này sẽ được khắc phục
trong khái niệm (DMHS) được đề cập đến trông “ những cơ sở lý luận
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
và thực tiễn về xây dựng (DMHS) trong cơ quan của tác giả Phan Ngọc
Dĩnh mà theo tôi (DMHS) được hiểu một cách đầy đủ và chính xác hơn
cả. Theo đó, (DMHS) là bảng kê có hệ thống tiêu đề hồ sơ cần lập trong

năm của một cơ quan, một đơn vị tổ chức của một cơ quan, kèm theo kí
hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một
chế độ nhất định.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. ý nghĩa, tác dụng của (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và Môi
trường
việc lập (DMHS) hàng năm mang lại nhiều ý nghĩa tác dụng đối với hoạt
đọng của cơ quan, đặc biệt là đối với công tác văn thư và lưu trữ của Bộ
Tài nguyên và Môi trường.
Trước hết phải nhấn mạnh rằng việc lạp (DMHS) hàng năm có một vai
trò nhất định đối với Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ. Bởi
vì quan (DMHS) Lãnh đạo cố thể nắm được một cách khái quát công việc
của các đơn vị, các cán bộ cũng như những loại hồ sơ mà các cán bộ, các
đơn vị hình thành nên, tứ đó Lãnh đạo và các Thủ trưởng có thể nghiên cứu
và giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả nhất. Đảm bảo phân
công công việc một cách hợp lý, đúng người , đúng việc , đúng trách
nhiệm. Đồng thời (DMHS) còn là căn cứ để Lãnh đạo Bộ , Thủ trưởng các
đơn vị thuộc Bộ kí các quyết định cấp phát trang thiết bị phục vụ cho công
tác lập (DMHS).
Bên cạnh đó, cũng cần phải nói đến ý nghĩa tác dụng mà (DMHS) đem
đến cho công tác văn thư. Bởi vì, lập (DMHS) là công việc cuối cùng của
khâu văn thư., nó góp phần hoàn thiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng,
hiệu quả cho công tác văn thư cũng như các cán bộ làm công tác công văn
giấy tờ.
+ Trước hết, (DMHS) được lập sẽ là một căn cứ quan trọng để cán bộ văn
thư, cán bộ phần hành tiến hành lập hồ sơ hiện hành. Nó giúp cho các cán
bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành hình dung được những hồ sơ cần
lập trong một năm. Hay nói cách khác, (DMHS) giúp các cán bộ kế hoạch
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hoá việc lập hồ sơ và kế hoạch này chính là căn cứ để lập hồ sơ hiện hành.
Như thế , (DMHS) giúp các cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành chủ
động hơn trong công tác lập hồ sơ, không làm mất nhiều thì gian và công
sức mà hồ sơ được lập lại có chất lượng tốt. đảm bảo các yêu cầu của một
hồ sơ và phục vụ tốt nhất cho nhu cấu sử dụng tài liệu cuả các cá nhân, đơn
vị trong cơ quan.
+ Đồng thời, (DMHS) còn là căn cứ để văn thư Bộ tiến hành kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ của cán bộ phần hành, cán bộ văn thư của các đơn vị
thuộc Bộ . Từ đó việc lập hồ sơ của cơ quian được thống nhất, tăng cường
ý thức và trách nhiệm của các cán bộ.
+ Hơn nữa, (DMHS) còn giúp cho văn thư chung, văn thư của các đơn vị
cũng như cán bộ phần hành chuẩn bị tốt cho công tác nộp lưu hồ sơ vào
Lưu trữ. Bởi vì, Bộ Tài nguyên và Môi trường đảm nhận nhiều chức năng
nhiệm vụ, có nhiều đơn vị trực thuộc, do đó tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động cũng khác nhau và thời hạn giao nộp tài liệu đối với từng
loại tài liệu cũng được quy định khác nhau. Như theo Quy chế về công tác
văn thư - lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 652/QĐ-BTNMT
ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường thì
thời hạn giao nộp hồ sơ được quy định như sau: Với hồ sơ tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật , tài liệu ứng dụng công nghệ thì phải nộp
sau 1 năm công việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản thời hạn nộp là 3
tháng sau khi công trình quyết toán; thời hạn là 1 tháng áp dụng đối với tài
liệu phim ảnh, ghi âm.
Cùng với những ý nghĩa của (DMHS) đối vớ công tác văn thư và với các
cán bộ trong cơ quan thì (DMHS) còn đem đến những ý nghĩa đặc biệt đối
với công tác lưu trữ của Bộ.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Trước hết, (DMHS) là căn cứ quan trọng để các cán bộ lưu trữ tiến hành

hướng dẫn đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc cũng
như xác định trách nhiệm của các cán bộ chuyên viên trong từng đơn vị
trực thuộc Bộ đối với việc lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ công việc.
+ Tiếp theo, (DMHS) chính là một căn cứ quan trọng để xác định nguồn tài
liệu chủ yếu mà các đơn vị trực thuộc Bộ phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Từ
việc xác định được các nguồn tài liệu sẽ giúp việc thu tài liệu được thực
hiện nhanh chóng và chính xác, đảm bảo thu đầy đủ tài liệu, không bị thiếu
xót và đảm bảo đúng thời gian theo như quy định của Cục Lưu trữ Nhà
nước và quy chế của Bộ về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ
quan và lưu trữ Nhà nước.
+ sau khi hồ sơ tài liệu được thu đầy đủ vào lưu trữ Bộ thì theo định kì
hoặc đột xuất các cán bộ lưu trữ tiến hành xác định giá trị của hồ sơ, tài
liệu và sự có mặt của (DMHS) sẽ giúp cho việc xác định giá trị được tiến
hành nhanh chóng, chính xác. Bởi vì, trong (DMHS) được lập có cột ghi
yếu tố thời hạn bảo quiản của các hồ sơ, tài liệu; các cán bộ lưu trữ có thể
căn cứ vào đó để xác định giá trị cũng như thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài
liệu trong lưu trữ.
Như vậy, (DMHS) có ý nghĩa rất lớn đối với Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các
đơn vị thuộc Bộ , các cán bộ phần hành và đặc biệt là đối với công tác văn
thư - lưu trữ của cơ quan. Có thể nói, nếu không có (DMHS) thì việc nắm
bắt công việc, những hồ sơ hình thành tróng quá trình giải quyết công việc
của Lãnh dậo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị đối với các cá nhân, đơn vị
thuộc Bộ sẽ bị hạn chế rất nhiều, điều này có thể ảnh hưởng đến việc thực
hiện chức năng quản lý của các lãnh đạo. Không chỉ dừng ở đó, nếu thiếu
(DMHS) thì việc lập hồ sơ hiện hành sẽ không thuạn lợi, chất lượng hồ sơ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
không cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ,
xác định nguồn tài liệu phải nộp vào lưu trữ và việc xác định giá trị các hồ
sơ, tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều.

Từ thực tế trên cho thấy, việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và
Môi trường cũng như đối với các đơn vị trực thuộc Bộ là rất cần thiết.
3. Tình hình lập hồ sơ hiện hành và danh mục hồ sơ ở Bộ Tài nguyên
và Môi trường.(BTN&MT)
Tình hình ban hành văn bản liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hành và lập
(DMHS) ở Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của việc lập (DMHS) và lập hồ sơ
hiện hành đối với cơ quan, đặc biệt là đối với công tác văn thư – lưu trữ
của Bộ, Lãnh đạo BTN&MT đã có sự quan tâm nhất định đối với công
tác này. Với việc ban hành những văn bản chỉ đạo liên quan đến công
tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành của Bộ.
ví dụ: Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ
trưởng BTN&MT về việc ban hành quy chế về công tác văn thư- lưu trữ
của Bộ
Trong phần quy định về công tác văn thư, tại chương II, Điều 6 công tác
xây dựng (DMHS) được quy định tương đối rõ ràng, quy định các cán bộ
văn thư chung các cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ và các cánn
bộ phần hành phải lập (DMHS) vào đầu năm , trong qúa trình thực hiện
nhiệm vụ và giải quyết công việc phải lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ công
việc.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ví dụ: Trong quy chế làm việc cảu Bộ và cảu các đơn vị trực thuộc Bộ
được xây dựng hàng năm cũng quy định rõ trách nhiệm lập (DMHS) lập hồ
sơ hiện hành, lập hồ sơ công việc.
- Nhận xét:
+ Ưu điểm:
Với việc ban hành những văn bản quy định về công tác xây dưng (DMHS)
là lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc , Lãnh đạo Bộ đã tạo lên cơ sở pháp
lí vững chắc để các cán bộ, chuyên viên có thể tiến hành các công việc liên

quan đến công tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành một cách
thuận lợi.
+Hạn chế:
Tuy Lãnh đạo Bộ đã ban hành những văn bản mang tính pháp lý liên
quan đến công tác này, xong những văn bản đã ban hành mới chỉ dừng
ở việc nêu tên công việc và quy định trách nhiệm thực hiện mà chưa
nêu được quy trình và công việc cụ thể của từng cán bộ , đơn vị cụ thể,
đặc biệt là chưa có sự hướng dẫn cũng như kiểm tra việc thực hiện các
công tác này trên thực tế . Do vậy mà vấn đề xây dựng (DMHS) và lập
hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc ở Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ
TN&MT chưa đi vào thực tế như mông muốn.
Tình hình xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT.
Tuy đã có sự quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước cũng như của Lãnh
đạo Bộ về việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành , nhưng qua khảo sát thực
tế tôi thấy việc xây dựng (DMHS) cũng như lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT
chưa được thực hiện theo đúng quy chế.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cụ thể, đối với công tác xây dựng (DMHS), theo quy định của Cục Lưu trữ
Nhà nước và theo quy chế của Bộ thì (DMHS) phải được lập trước khi bắt đầu
một năm hoạt động mới, nghĩa là (DMHS) được hình thành trước khi có hồ sơ
tài liệu . Việc lập (DMHS) phải dựa trên cơ sở chương trình, kế hoạch, nhiệm
vụ công tác năm của từng đơn vị ; nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá
nhân trong mỗi đơn vị.ngoài (DMHS) chung của Bộ thì mỗi đơn vị trực thuộc
và cá nhân được giao nhiệm vụ cụ thể đều phải có (DMHS) riêng. Tuy nhiên
trên thực tế thì lại khác, các đơn vị cũng như các cán bộ phàn hành không xây
dựng (DMHS). chỉ có (DMHS) chung của Bộ , xong quy trình xây dựng lại
không tuân thủ theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và của Bộ . Đó là,
(DMHS) sau khi các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cươ quan; sau khi các
cán bộ lưu trữ phân loại, lập hồ sơ thì (DMHS) mới được xây dựng. Với việc

lập (DMHS) như thế sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hô sơ tài liệu mà các cá nhân,
đơn vị phải nộp vào lưu trữ , đồng thời sẽ làm mất đi hầu hết những ý nghĩa
tác dụng của (DMHS).(DMHS) lúc này chỉ còn giúp cho việc quản lý và tra
tìm tài liệu. Bên cạnh đó (DMHS) được lập không có yếu tố thời hạn bảo
quản đối với hồ sơ, tài liệu; không ghi tên người lập hồ sơ, như thế sẽ rất khó
khăn khi xác định giá trị tài liệu và quy trách nhiệm khi cần thiết.
+ Đối với công tác lập hồ sơ hiện hành cũng vậy, theo quy định của Cục
Lưu trữ Nhà nước và theo quy chế về công tác văn thư – lưu trữ cuả Bộ , thì
lập hồ sơ hiện hành là ở khâu văn thư , do các cán bộ văn thư , các cán bộ
được giao nhiệm vụ theo dõi hay giải quyết công việc có trách nhiệm lập .
Nhưng trên thực tế thì hồ sơ hiện hành không được lập ở khâu văn thư mà
được lập ở khâu lưu trữ. ở khâu văn thư các cán bộ, chuyên viên chỉ sắp xếp
tài liệu theo thời gian và tên loại như tập công văn lưu tháng 01…, tập quyết
định tháng 01…, tập tờ trình, rồi cho vào cặp 3 dây để bảo quản.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Đối với hồ sơ công việc cũng vậy, những tài liệu hình thành trong quá
trình giải quyết công việc theo quy định là phải được lập ngay sau khio công
việc được giả quyết xong, nhưng trên thực tế các cán bộ có trách nhiệm theo
dõi , giải quyết công việc sau khi hoàn thành công việc không lập hồ sơ về
công việc đó mà để tất cả tài liệu của tất cả các công việc vào 1 cặp 3 dây, đến
khi đầy thì thay cặp khác, như thế vấn đề này sẽ bị lẫn với vấn đề khác , đến
khi nộp vào lưu trữ sẽ gây không ít khó khăn cho các cán bộ lưu trữ trong
công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu.
Qua thực tế khảo sát, tôi xin đưa ra một vài nhận xét về công tác lập
(DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT:
+ việc lập (DMHS) không thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước
và của Bộ, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc mất tài liệu . Bên cạnh đó, việc không
xây dựng (DMHS) khiến công tác lập hồ sơ hiên hành gặp nhiều khó khăn .
+ vấn đề lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT thực sự là một vấn đề bất

cập. Hồ sơ hiện hành không được lập ở khâu văn thư mà lập ở khâu lưu trữ
dẫn đến hồ sơ được lập chất lượng không cao, nhiều vấn đề bị xé lẻ dẫn đến
khó khăn cho người sử dụng tài liệu khi nhìn nhận một vấn đề nào đó, làm mất
nhiều thời gian, kinh phí trong việc phân loại, xác định giá trị tài của hồ sơ, tài
liệu.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN HAI
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
CHO VĂN PHÒNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
1 Quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng
Bộ Tài nguyên và Môi trường
1.1 căn cứ để xây dựng (DMHS)
- Căn cứ pháp lý:
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Căn cứ vào Quyết định số ….ngày 26 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
tài nguyên và Môi trường quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức cuả Văn phòng Bộ
+Căn cứ vào Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2005
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy chế công tác văn thư-
lưu trữ của Bộ.
+ Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn phòng Bộ được xây dựng hàng
năm
- Căn cứ thực tế
+ Kế hoạch hoạt động hàng năm của Văn phòng Bộ
+ Danh mục hồ sơ năm trước, bản thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ
sơ của Văn phòng Bộ.
+ Thành phần, số lượng, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Văn phòng Bộ.

1.2 Quy trình và phương pháp lập (DMHS) ở Văn phòng Bộ Tài nguyên và
Môi trường .
1.2.1 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ trong (DMHS).
- Phân loại hồ sơ, tài liệu trong (DMHS) là sắp xếp một cách khoa học
các vấn đề lớn, vấn đề nhỏ tyheo những tiêu chí nhất định để đảm bảo một
hệ thống chặt chẽ cho tài liệu cho tài liệu trong (DMHS)
ở công đoạn này, khi tiến hành phân loại tài liệu trong (DMHS) nghĩa là
đồng thời đã hệ thống hoá các đề mục như thế sẽ giúp cho phân loại được
logic hơn, tránh việc bỏ sót vấn đề cần nêu trong (DMHS).
- Do Văn phòng Bộ có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn của các phòng ban được phân định rõ ràng. Đồng thời số lượng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của văn phòng tương đối lớn,
nên phương án phân loại hồ sơ trong (DMHS) theo cơ cấu tổ chức.
Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức là lấy các phòng ban chức năng
thuộc Văn phòng đã được thành lập làm đề mục lớn trong (DMHS).
Khi phân loại (DMHS) của Văn phòng Bộ TN&MT theo cơ cấu tổ chức thì
bảng danh mục này sẽ mang đến những ưu điểm :
+ Phản ánh một cách khái quát chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
trực thuộc Văn phòng Bộ .
+ Phản ánh hoạt động của các phòng ban thuộc văn phòng và khi nộp
xuống lưu trữ còn giúp các cán bộ lưu trữ không mất nhiều thời gian để
chỉnh lý lại tài liêụ .
+Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức còn giúp cho cán bộ, chuyên viên
của các phòng ban thuộc Văn phòng xây dựng (DMHS) hàng năm dễ dàng
và sử dụng có hiệu quả.
1. 2.2. Dự kiến hồ sơ cần lập và đặt tiêu đề hồ sơ.
Đây là phần quan trọng nhất trong (DMHS) bởi vì nó quyết định chất
lượng của hồ sơ được lập.Đây là công đạon thứ hai trong quy trình lập

(DMHS) sau khi đã xây dựng được khung phân loại hồ sơ trong (DMHS)
Thực hiện việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ là cán bộ lưu trữ,
vì tài liệu của các phòng ban trực thuộc Văn phòng đều nộp vào lưu trữ rồi
mới tiến hành phân loại, lập hồ sơ. Điều này dẫn đến những khó khăn
không nhỏ cho cán bộ lưu trữ, tuy họ là những người trực tiếp lập (DMHS)
nhưng lại không am hiểu nhiều về tài liệu chuyên môn, không nắm được
quá trình hình thành tài liệu bởi vì họ không trực tiếp giải quyết công việc
và snả sinh ra tài liệu. Từ thực tế trên cho thấy, việc dự kiến hồ sơ và đặt
tiêu đề cho hồ sơ cần có sự phối kết hợp giữa cán bộ lập hồ sơ và cán bộ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
chuyên môn được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết các công việc của
Văn phòng để (DMHS) được lập tyhực sự có chất lượng
- Những hồ sơ cần lậơ trong năm phải dựa trên những căn cứ pháp lý và
căn cứ thực tế của Bộ.
- Những tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự,
từ tiêu đề hồ sơ về những công việc chung, đến những tiêu đề hồ sơ
mang tính cụ thể từng công việc.
- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ phải vận dụng linh hoạt các đặc
trưng. việc xác định tính chính xác các đặc trưng của hồ sơ là điều kiện
quan trọng đẻ viết tiêu đề hồ sơ đầy đủ và phản ánh đúng nội dung của
hồ sơ.
Những đặc trưng thường được vận dụng là:
+ Đặc trưng vấn đề
++ Đặc trưng tên loại văn bản
+ Đặc trưng cơ quan giao dịch
+ Đặc trưng địa dư và thời gian
Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, hay xác định giá trị của hồ sơ là
một công việc phức tạp, đặc biệt là đối với cán bộ lưu trữ của Bộ vì họ

không trực tiếp giải quyết công việc và sản sinh ra tài liệu
Thông thường thì hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
công tác trộng tâm hay đặc biệt của Văn phòng Bộ sẽ có thời hạn bảo quản
lâu hơn sơ với những hồ sơ phản ảnh những vấn đề khác.
Đánh số ký hiệu cho đề mục và hồ sơ.
Đây là một công việc bắt buộc trong quy trình xây dựng (DMHS)
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+Việc ghi số ký hiệu đề mục và hồ sơ là để cố định các vị trí các đề mục và
từng hồ sơ trong (DMHS). Tránh tình trạng nội dung của bản (DMHS) bị
đảo lộn , không có trật tự và phá vỡ logic hình thành của tài liệu.
+ Số và ký hiệu trong (DMHS) còn giúp cán bộ lưu trữ theo dõi, đôn đốc,
hướng dẫn việc lập hồ sơ.
+ Việc ghi số và ký hiệu trong (DMHS) còn biến (DMHS) thành một công
cụ tra cứu hữu ích giúp cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu được nhanh
chóng và thuận tiên hơn.
- Nguyên tắc ghi số và kí hiệu đề mục và hồ sơ:
+ Đảm bảo khoa học thống nhất, ngắn gọn , dễ nhớ, phù hợp với thực tế
và không được trùng lặp.
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Với Văn
phòng Bộ TN&MT thì phần chữ là chữ viết tắt của tên Phòng ban có hồ sơ
được lập.
+Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng
chữ số Ả rập.
+Số ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và
ký hiệu là chữ viết tắ của tên đề mục lớn.
ví dụ: VP- 01, VP-02…
+ Cuối những đề mục lớn đẻ một vài số trống để ghi những hồ sơ phát
1.2.5 Xây dựng và tổ chức thực hiện .Theo Quyết định của Cục Lưu trữ
Nhà nước, Quy chế về công tác Văn thư- Lưu trữ được ban hành kèm theo

Quyết định số 652/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng BTN&MT ban hành ngày
26 tháng 5 năm 2003 thì (DMHS) phải được lập vào cuối năm trước để kịp
sử dụng vào đầu năm sau. Nhưng qua khảo sát thực tế tôi thấy ở BTN&MT
(DMHS) chỉ được lập khi tài liệu đã nộp xuống lưu trữ Bộ và cán bộ lưu
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trữ tiến hành đồng thời việc lập hồ sơ và (DMHS). Như vậy (DMHS) chỉ
còn duy nhất một ý nghĩa là giúp cán bộ lưu trữ quản lí chặt chẽ hồ sơ và
tra tìm hồ sơ nhanh chóng.
2. Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho Văn phòng BTN&MT.
2.1 Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng
- Phòng Tổng hợp:
Phòng Tổng hợp trực thuộc Văn phòng Bộ, có nhiẹm vụ tham mưu cho
Lãnh đạo Văn phòng về các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của Phòng
Tổng hợp và những vấn đề khác khi Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu.
Bên cạnh đó, Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chỉ thị,
thông báo của Bộ, của Lãnh đạo Văn phòng về các vấn đề thuộc chức
năng, nhiệm vụ của mình.
Cùng với nhiệm vụ tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, làm việc, tiếp
khách, đi công tác của Lãnh đạo Bô và Lãnh đạo Văn phòng.
- Phòng Quản trị:
Phòng Quản trị trực thuộc Văn phòng Bộ, có trách nhiệm thực hiện
những nhiệm vụ do Lãnh đạo Văn phòng giao, tham mưu cho Lãnh đao
Văn phòng về các vấn đề thuộc chức năng quản lý của mình, đồng thời chỉ
đạo việc xây dựng kế hoặch công tác của Văn phòng và của Bộ.
Phòng Quản trị thực hiện việc trình Bộ trưởng các kế hoạch công tác
định kỳ của Bộ và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bộ về
việc thực hiện chương trình , kế hoạch đó.
Bên cạnh đó Phòng Quản trị thực hịên việc đôn đốc, theo dõi việc
chuẩn bị các đề án, các văn bnả của Bộ do Văn phòng, các đơn vị trực

thuộc Bộ soạn thảo. Cùng với việc chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
có liên quan tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ
công tác điều hành, quản lí của Bộ. Phòng Quản trị thực hiện nhiệm vụ xây
dựng và trình Bộ trưởng quy chế làm việc của Bộ, nội quy làm việc của cơ
quan Bộ. Đồng thời, tổ chức thực hiện quy chế, nôi quy đảm bảo trật tự kỷ
luật, kỷ cương trong cơ quan Bộ.
- Phòng Hành chính
Phòng Hành chính trực thuộc Văn phòng Bộ , có nhiệm vụ tổ chức quản
lý công tác Văn thư- Lưu trữ của cơ quan. Tham mưu cho Lãnh đạo Văn
phòng, Lãnh đạo Bộ về công tác VT-LT của cơ quan , thực hiện việc lập
kế hoạch và báo cáo định kỳ về công tác hành chính.
Đồng thời Phòng Hành chính chỉ đạo việc xây dựng các văn bản quy phạm
pháp luật của Bộ về công tác VT-LT. Bên cạnh đó, thực hiện hướng dẫn
kiểm tra việc lập hồ sơ, (DMHS) của các đơn vị.
Phòng Hành chính có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên
quan tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ văn phòng của các đơn
vị trực thuộc.
Phòng Hành chính thực hiện việc kiểm tra thể thức, thủ tục tròng việc
ban hành các văn bản của Bộ và thực hiện nhiệm vụ thư ký công vụ cho
Lãnh đạo Bộ.
Đồng thời, Phòng Hành chính thực hiện chức năng liên lạc, giao tiếp
củng cố mối quan hệ giữa các đơn vị trong cơ quan và các cơ quan tổ chức
bên ngoài.
- Phòng Kế hoạch- Tài vụ
Phòng Kế hoạch – Tài vụ trực thuộc Văn phòng Bộ , có nhiệm vụ lập
chương trình, kế hoạch hoạt động định kì cho Bộ , Văn phòng. đồng thời
tiến hành theo dõi, kiểm tra kết quản thực hiện kế hoạch đó và lập báo cáo.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phòng Kế hoạch – Tài vụ có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý theo chức năng
đối với các nhu cầu cung ứng vật tư , tranmg thiết bị cho các đơn vị trực
thuộc Bộ. Phòng Kế hoạch – Tài vụ có nhiệm vụ thực hiện luật ngân sách
Nhà nước, thực hiện lập các dự toán kính phí cho Bộ và các đơn vị trực
thuộc Bộ. Đồng thời,theo dõi, kiểm tra công tác kế toán đối với các đơn vị
trực thuộc Bộ.
Bên cạnh đó, phòng Kế hoạch- Tài vụ thực hiện việc lập báo cáo định
kỳ và đột xuất với côngh tác tài chính kế toán của cơ quan và giải trình nếu
Lãnh đao Bộ yêu cầu. Cùng với các nhiệm vụ trênthì phòng Kế hoạch Tài
vụ còn có nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ về
công tác tài chính của cơ quan.
Trên đây là những nhiệm vụ của các phòng ban chức năng thuộc Văn
phòng Bộ. Căn cứ vào đó , các hồ sơ được hình thành, đảm bảo phản ánh
đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban đã được quy định.
2.2 Nguyên tắc xác định nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ cần lập của Văn
phòng BTN&MT
Khi xây dựng (DMHS) thì các cán bộ chuyên viên phải đảm bảo các
nguyên tác khi xác định nhóm Hồ sơ và các loại hồ sơ trong (DMHS), đảm
bảo thực hiện theo nguyên tắc sẽ tránh được việc xác định sai số lượng Hồ
sơ, tránh việc xé lẻ vấn đề trong hồ sơ, thiếu hồ sơ cần lập hay gộp quá
nhiều vấn đề trong một hồ sơ.
- Nguyên tắc 1: Phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây
là một nguyên tắc cơ bản, quan trọng nhất để xác định nhóm hồ sơ và
các loại hồ sơ trong (DMHS) của văn phòng Bộ.
Những công việc mà các cán bộ văn phòng giải quyết hàng ngày là để thực
hiện chức năng nhiệm vụ mà lãnh đạo Bộ giao cho Văn phòng. Nếu nắm
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
vững chức năng nhiệm vụ của văn phòng thi các cán bộ văn phòng có thể

dự đoán được những hồ sơ cần phải lập, đảm bảo hồ sơ có chất lượng vi
đáp ứng được yêu câù quan trọng nhất của một hồ sơ là phản ánh được
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
- Nguyên tắc 2: phải căn cứ vào thành phần, nội dung tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của văn phòng.
Văn phòng Bộ TN&MT được giao đảm nhiệm nhiều chức năng nhiệm vụ
khác nhau, để đảm bảo việc thực hiện và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ thì
văn phòng có các phòng ban chức năng trực thuộc, mỗi phòng ban chịu
trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ khác nhau , do đó mà thành phần
nội dung tài liệu hình thành cũng khác nhau. Nếu căn cứ vào thành phần
nội dung tài liệu thì sẽ xác định được những nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ
phản ánh hoạt động của văn phòng trên từng mặt công tác, từng vấn đề cụ
thể.
- Nguyên tắc 3: Căn cứ vào quá trình hình thành của tài liệu
Thực hiện nguyên tắc này nghĩa là xác định nhóm hồ sơ và các laọi hồ sơ
thông qua sự hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết một công việc hay
một vấn đề nào đó
Nếu nắm được quá trình giải quyết công việc cúng như quá trình hình
thành văn bản sẽ giú ta xác định được số lượng hồ sơ của một công việc, một
vấn đề cũng như thành phần tài liệu trong đó.
Để tránh việc xác đinh sai hồ sơ, số lượng hồ sơ, tránh việc xé lẻ vấn đề
trong một hồ sơ thì khi xác định nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ nhất thiết phải
coi trọng việc áp dụng cá nguyên tắc trên, nó sẽ đảm bảo cho chất lượng hồ sơ
được lập và chất lượng của (DMHS).
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN BA
DỰ KIẾN DANH MỤC HỒ SƠ MẪU
CỦA VĂN PHÒNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI

CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG Độc lập-Tự do-
Hạnh phúc
Stt Số và ký
hiệu HS
Tiêu đề HS Thời hạn
bảo quản
Người lập
hồ sơ
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
01 TH
TH- 01
Phòng tổng hợp
Các văn bản của cấp trên chỉ
đạoviệc thực hiện theo chức năng,
nhiệm vị của Bộ
vĩnh viễn Chuyên
viên(C V)
02 TH-02 Biên bản, thông báo về các cuộc
họp của Bộ, Thứ trưởng với các
Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
Tạm thời Chuyên viên
chính
(CVC)
03 TH-03 Báo cáo chuyên đề của các Vụ gửi
Bộ.
Lâu dài Chuyên viên
04 TH-04 Chỉ thị, thông báo của Bộ về vấn

đề tài nguyên môi trường
Lâu dài Chuyên viên
05 TH-05 Các tiêu chuẩn Việt Nam về môi
trường áp dụng với một số ngành
Vĩnh viễn CVC
06 TH-06 Hồ sơ về xây dựng, cải tạo, sửa
chữa các công trình của cơ quan
Vĩnh viễn Chuyên viên
TH07 Hồ sơ dự phòng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
……
TH-09
07 QT Phòng quản trị
08 QT-10 Hồ sơ ban hành quy chế làm việc,
sinh hoạt và bảo vệ trong khu vực
cơ quan
Vĩnh viễn CVC
09 QT-11 Tập tài liệu về công tác bảo vệ Lâu dài Chuyên viên
10 QT-12 Hồ sơ cán bộ công chức viên chức
lao động thuộc Văn phòng Bộ
Vĩnh viễn Chuyên viên
11 QT-13 Hồ sơ chương trình kế hoạch công
tác định kỳ của Bộ trình Bộ
Trưởng
Vĩnh viễn CVC
12 QT-14 Hồ sơ về việc chuẩn bị các đề án,
văn bản của Bộ do văn phòng
soạn thảo
Vĩnh viễn CVC

13 QT-15 Hồ sơ về tổ chức ứng dụng công
nghệ thông tin phục vụ công tác
quản lý của Bộ
Vĩnh viễn CVC
QT-16
Hồ sơ dự phòng
….
QT-18
14 HC Phòng Hành chính
15 HC-19 Báo cáo định kỳ va đột xuất về
công tác hành chính
Vĩnh viễn CVC
16 HC-20 Tập tài liệu về các cuộc họp của
lãnh đạo Bộ
Tạm thời Chuyên viên
17 HC-21 Tập tài liệu về các cuộc họp của
lãnh đạo văn phòng
Tạm thời Chuyên viên
18 HC-22 Báo cáo thống kê tổng hợp công
tác văn thư - lưu trữ của cơ quan
Vĩnh viễn CVC
19 HC-23 Hồ sơ xây dựng các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn
Vĩnh viễn CVC
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thư-lưu trữ
20 HC-24 Hồ sơ về cải cách hành chính của
cơ quan
Vĩnh viễn CVC

21 HC-25 Hồ sơ về việc nộp hồ sơ lưu trữ
của cơ quan Bộ và Lưu trữ Nhà
nước
Vĩnh viễn CVC
22 HC-26 Hồ sơ đánh giá, xác định giá trị và
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ
quan
Vĩnh viễn CVC
23 HC-27 Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ
quan Bộ, sổ sách tra tìm tài liệu
lưu trưc, mục lục hồ sơ bảo quản
trong kho lưu trữ Bộ
Vĩnh viễn CVC
24 HC-28 Tập lưu Quyết định chung của Bộ Vĩnh viễn Chuyên viên
25 HC-29 Tập lưu quyết định về bổ nhiệm
cán bộ
Vĩnh viễn Chuyên viên
26 HC-30 Tập trờ trình Chính phủ Lâu dài Chuyên viên
27 HC-31 Tập quyết định về cử cán bộ đi
công tác
Lâu dài Chuyên viên
28 HC-32 Tập quyết định nâng lương Lâu dài Chuyên viên
29 HC-33 Sổ công văn đi - đến của Bộ Vĩnh viễn Chuyên viên
30 HC-34 Tập công văn trao đổi về việc mua
sắm, áp dụng các phương tiện kĩ
thuật vào công tác văn thư
Vĩnh viễn Chuyên viên
31 HC-35 Tập công văn, biên bản kiểm tra
công tác văn thư tại các đơn vị
thuộc Bộ

Vĩnh viễn CVC
32 HC-36 Tập văn bản về những nguyên tắc
và chế độ trong công tác lưu trữ
Vĩnh viễn CVC
HC-37
….
Website: Email : Tel (: 0918.775.368