Báo cáo môn ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục chương trinh quản lý hồ sơ học sinh

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 1
LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên cho phép nhóm chúng em gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh
đạo Học viện và Khoa công nghệ thông tin đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em
học tập.
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Cô Vũ Thị Nguyên, người đã trực tiếp
giảng dạy và hướng dẫn tận tình cho đề tài của em hoàn thành đúng tiến độ và kế
hoạch.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô, bạn bè và các diễn đàn đã
giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài tập này.
Bài tập của chúng em không tránh khỏi còn một số sai sót, rất mong nhận
được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để chúng em có thể hoàn thiện
đề tài của mình hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!












ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 2
MỤC LỤC:

LỜI CẢM ƠN 1
LỜI NÓI ĐẦU 3
Chương 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 4
1.1 . Khảo sát hệ thống 4
1.2 Lý do chọn đề tài 5
1.3 Mục đích của đề tài 6
1.4 Công cụ thực hiện 6
Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 9
2.1 Phạm vi của đề tài 9
2.2. Thông tin vào/ ra của chương trình 10
2.2.1 Thông tin vào 10
2.2.2 Thông tin ra 10
2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 11
2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 11
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 12
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 13
2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 14
2.4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17
2.4.1 Xây dựng các bảng CSDL 17
2.4.2. Sơ đồ kết nối CSDL 19
Chương 3: THIẾT KẾ, XÂY DỰNG, CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 20
3.1 THIẾT KẾ MENU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 20
3.2 . THIẾT KẾ CÁC FORM CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 21
3.2.1Chức năng cập nhật thông tin 21
3.2.2. Chức năng tìm kiếm 26
3.2.3. Chức năng thống kê báo cáo 30
KẾT LUẬN 34
Tài liệu tham khảo 35

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 3
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, đặc biệt là vào những năm gần đây, tin học đã thực
sự xâm nhập vào đời sống của toàn xã hội, nhu cầu thu nhận, lưu trữ, kết xuất và
xử lý thông tin ngày càng tăng.
Do đó thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng và to lớn.
Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả một hệ thống
xã hội. Hệ thống càng phát triển, tức có nhiều mối liên hệ giữa chúng thì quan hệ
càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú. Nếu như xử lý thông tin
đó bằng phương pháp thủ công truyền thống thì khá vất vả. Do vậy để xử lý thông
tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin
đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết. Như vậy sự thâm
nhập của công nghệ thông tin vào tất cả các ngành trong đời sống xã hội với một
phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không làm
mất đi sự chính xác.
Với mong muốn có thể tạo được một hệ thống website hỗ trợ quá trình quản
lý học sinh, chúng em đã lựa chon đề tài: “.Quản lý hồ sơ học sinh trường Trường
Trung Học Cơ Sở”
Mặ dù không hẳn là một đề tài mới mẻ vì đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tính năng
này nhưng đây là một đề tài có thể đem lại nhiều ứng dụng thực tế, khả năng làm
việc vào các ứng dụng thực tế.







ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS

Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 4
Chương 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
1.1 . Khảo sát hệ thống
Trường THCS Anh Sơn là trường thuộc vùng nông thôn, do còn thiếu thốn về
kinh tế và giáo viên chuyên môn về máy vi tính chưa nhiều nên các công việc về
mặt hình chính quản lý hồ sơ học sinh, việc theo dõi thành tích học tập của các em
học sinh. Vẫn còn mang tính chất thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức mà
hiệu quả công việc không cao, có khi còn thiếu chính xác

Thực tế công tác quản lý học sinh ở trường THCS hiện nay với chế độ đầu vào
là hình thức phổ cập, các em đủ độ tuổi từ 12 tuổi và tốt nghiệp bậc tiểu học là
được nhập vào trường. Còn việc xếp các em vào các lớp khi các em mới bắt đầu
vào trường là thông qua đợt thi khảo sát chất lượng để có phân theo lớp theo quy
định của từng trường. Hồ sơ đầu vào của các em hiện nay theo hình thức viết tay
và được lưu trữ lại với khối lượng lớn giấy tờ cồng kềnh tốn diện tích trong kho
lưu trữ. Đặc biệt là công tác quản lý hồ sơ học sinh. Đối với trường THCS có nhiều
khối nhiều lớp, học sinh của trường lên đến con số hàng nghìn học sinh và còn hơn
thế nữa, do số lượng học sinh quá động, việc quản lý gặp nhiều khó khăn do ta
thực hiện bằng thủ công. Việc quản lý học sinh gồm có sơ yếu lý lịch, quản lý theo
khối, theo lớp, theo chương trình đào tạo và kết quả học tập của học sinh ( gồm các
loại điểm, xếp loại học tập THCS, khen thưởng, kỷ luật )







ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 5

1.2 Lý do chọn đề tài
Việc xây dựng chương trình “Quản lý hồ sơ học sinh” nhằm các mục đích
như sau:
- Quản lý hồ sơ học sinh.
- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn
đề có liên quan các đối tượng cần quản lý về học sinh
Trên cơ sở thông tin về các mặt như lý lịch trích ngang, thông tin khen thưởng, kỷ
luật, thông tin điểm…đặt ra các yêu cầu:
+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các
thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.
+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu
của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.
+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết
theo từng yêu cầu.
+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công
văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu
sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo.
Do đó lý do để chúng em chọn đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống
nhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về học sinh của 1 trường trung
học phổ thông 1 cách nhanh chóng chính xác.Chương trình cho phép
lưu trữ,thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý.
Đề tài dựa trên cơ sở chủ yếu sau:
- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từng
phòng ban của trường.
- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý
nhân sự được gần gũi với tin học.

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 6
1.3 Mục đích của đề tài

Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang triển khai các
ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dẫn đến tin học hóa tất cả các hoạt động trong
mọi lịnh vực của các ngành nghề, máy tính thực sự là công cụ đáng tin cậy không
thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hộ trong thời đại thông tin hiện nay.
Chính vì vậy việc quản lý ở trường THCS phải được tin học hóa toàn bộ, không
còn phải làm theo lối thủ công để quản lý số sách, giấy tờ chậm chạp trong việc
khải thác thông tin và chiếm nhiều thời gian lưu trữ. Mục đích của việc xây dựng
đề tài là :
- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác
- Thực hiện tiềm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện
- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có
- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng,
chính xác và tiết kiệm thời gian
- Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu suất công việc lại cao.
1.4 Công cụ thực hiện
GIỚI THIỆU HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
Định nghĩa về hệ quản trị Microsoft access
Hệ quản trị Microsoft access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường
Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh chương
trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản trị, thống kê, kế toán.
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database
Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng
cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS
Office như MS Word, MS Excel.
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 7
Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development
Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các
dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.
MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng

và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form, report kết hợp
với một số lệnh Visual Basic.
Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa
chúng lên các SharePoint site. Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng dụng cơ
sở dữ liệu của bạn trong một trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định ai có
thể xem những gì. Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng đưa dữ liệu lên web, và cũng
cung cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy đơn truyền thống.
Access 2010 giao diện người dùng cũng đã thay đổi. Nếu bạn không quen với Office
Access 2007, Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính có thể là mới cho bạn. Thanh
Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước. Cửa sổ Danh
mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database.
Và một điểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất
cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các
lệnh từ menu File.
Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa một
nhóm các lệnh có liên quan hoặc các liên kết. Ví dụ, nếu bạn nhấn New, bạn sẽ thấy
tập hợp các nút cho phép bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ đầu, hoặc bằng cách
chọn từ một thư viện của cơ sở dữ liệu các mẫu thiết kế chuyên nghiệp.
Microsoft Access cung cấp cho chúng ta căn cứ vào các đối tượng:
Bảng (Tables): Có cấu trúc như một tệp. DBF của Fox được dùng để lưu trữ
dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu thường gồm có nhiều bảng có mối quan
hệ với nhau.
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 8
Truy vấn (Query): Truy vấn là công cụ mạnh nhất của Access dùng để tổng
hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng.
Mẫu biểu (Form): Mẫu biểu thường được dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu
cho các bảng và thiết kế giao diện nhưng mẫu biểu cũng sẽ cung cấp nhiều khả
năng nhập dữ liệu tiện lợi như: Nhập dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh,
nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng.

Báo biểu (Report): Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ cho việc in ấn.
Macro: Bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một
loạt các thao tác. Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương
trình.

















ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 9
Chương 2
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Phạm vi của đề tài
Dựa vào những thông tin đã thu thập được và dựa vào những đặc điểm cơ bản
của hệ thống quản lý hồ sơ học sinh của các trường trung học cơ sở, cần thực hiện
quản lý những thông tin sau:
Quản lý hồ sơ học sinh

Quản lý học tập
Quản lý khen thưởng, kỷ luật
Gồm có:
Lưu thông tin:
- Lưu thông tin về hồ sơ học sinh: MaHS, họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi
sinh, địa chỉ, dân tộc, diện ưu tiên, điện thoại, họ tên cha, nghề nghiệp của
cha, họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ,MaLop,tên lớp.
- Lưu thông tin về quá trình học tập rèn luyện.
- Lưu thông tin về danh sách học sinh trong từng lớp.
- Lưu thông tin về lớp học gồm: Malop, tên lớp.
- Lưu thông tin về những học sinh được khen thưởng – kỷ luật: những học sinh
đạt thành tích trong học tập, rèn luyện đạo đức, tham gia đạt thành tích về văn
nghệ, thể dục thể thao… Cả những học sinh vi phạm bị cảnh cáo hoặc bị đuổi
học….
Tìm kiếm thông tin:
- Tìm kiếm theo kết quả học tập
- Tìm kiếm thông tin học sinh
- Tìm kiếm thông tin kỷ luật
- Tìm kiếm thông tin khen thưởng
Cập nhật thông tin:
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 10
- Cập nhật danh mục môn
- Cập nhật danh mục lớp học
- Cập nhật thông tin về học sinh
- Cập nhật khen thưởng-kỷ luật
- Cập nhật kết quả học tập
2.2. Thông tin vào/ ra của chương trình
2.2.1 Thông tin vào
- Thông tin học sinh

- Thông tin lớp
- Thông tin môn học
- Thông tin kết quả học tập
- Thông tin khen thưởng
- Thông tin kỷ luật
2.2.2 Thông tin ra
- Danh sách học sinh
- Kết quả học tập
- Danh sách khen thưởng, kỷ luật










ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 11
2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 12
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh













ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 13
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 14
2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a. Chức năng cập nhật








ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 15


b. Chức năng tìm kiếm







ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 16



c. Chức năng thống kê/ báo cáo

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 17
2.4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.4.1 Xây dựng các bảng CSDL

a. Bảng HOCSINH

b. Bảng LOPHOC

c. Bảng MONHOC





ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 18
d. Bảng KHENTHUONG

e. Bảng KYLUAT

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 19
f. Bảng NHAPDIEM

2.4.2. Sơ đồ kết nối CSDL









ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 20
Chương 3
THIẾT KẾ, XÂY DỰNG, CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
3.1 THIẾT KẾ MENU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 21
3.2 . THIẾT KẾ CÁC FORM CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
3.2.1 Chức năng cập nhật thông tin
a. Form cập nhật thông tin học sinh








ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 22
b. Form cập nhật thông tin lớp học

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 23
c. Form cập nhật kết quả học tập










ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 24
d. Form cập nhật thông tin khen thưởng

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 25
e. Form cập nhật thông tin kỷ luật