Quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị Việt Á - thực trạng và giải pháp

LỜI NĨI ĐẦU
Trong cơng cuộc cơng nghiệp hố, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà
nước ta đã đề ra các đường lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: “Dân giàu,
nước mạnh, xã hội cơng bằng, dân chủ, văn minh...”. Sau hơn 20 năm thực hiện
các đường lối đó, nền kinh tế đã đạt được một số kết quả ban đầu: Cơ chế quản
lý quan liêu bao cấp được chuyển đổi sang cơ chế thị trường, nền kinh tế mở đã
và đang từng bước được kết nối với nền kinh tế thế giới...
Để có được những kết quả đó khơng thể khơng kể đến vai trò của hoạt
động xuất nhập khẩu, cùng với q trình đổi mới và mở cửa nền kinh tế, hoạt
động xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí rất quan trọng trong tồn bộ
hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ, bổ sung chủ yếu cho
q trình cơng nghiệp hóa, hiện đại hố đất nước. Nhận thức được tầm quan
trọng đó, Đảng và nhà nước ta đã khẳng định: “Nhiệm vụ ổn định và phát triển
kinh tế trong chặng đường đầu tiên cũng như sự phát triển kinh tế trong kỹ thuật
và cơng nghiệp hố xã hội chủ nghĩa cuả nước ta tiến hành nhanh hay chậm,
điều đó phụ thuộc một phần quan trọng vào việc mở rộng, nâng cao hiệu quả
kinh tế đối ngoại”.
Trong q trình đổi mới và xây dựng đất nước, điện năng là ngành cơng
nghiệp quan trọng, được coi là dòng máu giúp cơ thể vận động. Một nhu cầu cấp
thiết được đặt ra là việc cung cấp các thiết bị điện phục vụ cho ngành điện - một
ngành cơng nghiệp mà chúng ta chưa đủ khả năng để sản xuất máy móc, thiết bị
nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hiện nay Nhà nước cũng đã cho phép các đơn vị kinh
doanh xuất nhập khẩu được trực tiếp nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị phục
vụ cho các ngành, do đó đã đáp ứng được tương đối tốt nhu cầu đó. Tuy nhiên,
do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn là một lĩnh vực còn khá mới mẻ
với một số các doanh nghiệp Việt Nam, nên trên thực tế các doanh nghiệp đã
phải gánh chịu các hậu quả khơn lường. Những thiệt hại về tài chính, sự mất uy
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều các thua thiệt khác của các doanh nghiệp
do nhiều ngun nhân khách quan và chủ quan. Nhưng trong đó, chủ yếu vẫn là
việc thiếu kinh nghiệm, kiến thức và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan

trọng của q trình thực hiện quy trình nhập khẩu. Bởi vậy, việc nghiên cứu để
xây dựng, củng cố và hồn thiện quy trình nhập khẩu đã và đang trở thành vấn
đề có tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hoạt
động kinh doanh quốc tế.
Với tinh thần hội nhập quốc tế sâu rộng, tính cho đến nay Việt Nam
đã có quan hệ quốc tế và hợp tác kinh doanh tốt đẹp với rất nhiều các quốc gia
trên thế giới. Đây chính là tiền đề tạo nên triển vọng vàng cho các doanh nghiệp
Việt Nam trong việc mở rộng thị trường xuất khẩu cũng như đa dạng hố hướng
tiếp cận với các thị trường nhập khẩu tiềm năng, chất lượng. Nhưng vấn đề đặt
ra và cũng chính là thách thức với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
kinh tế ngoại thương Việt Nam như đã nói ở trên đó là sự yếu kém về kinh
nghiệm thậm chí tồn tại một thực trạng đáng buồn tại khơng ít các doanh nghiệp
ngoại thương trong nước đó là sự chưa chú trọng hoặc dành sự quan tâm chưa
thích đáng đối với việc xây dựng và hồn thiện quy trình nhập khẩu thực sự hiệu
quả và phù hợp với tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Trong q trình thực
tập tại cơng ty thiết bị điện Việt á em đã có cơ hội tiếp xúc và làm quen bước
đầu với cơng tác nhập khẩu tại cơng ty. Thiết nghĩ với lộ trình hội nhập sâu rộng
và tồn diện đang đặt ra với Việt Nam nói chung và đối với các doanh nghiệp
Việt Nam nói riêng, vấn đề đáng được quan tâm hàng đầu đối với các doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương là cơng tác xây dựng và hồn
thiện quy trình nhập khẩu, xuất khẩu tại Doanh nghiệp mình. Xuất phát từ thực
tế và đặc điểm kinh doanh tại cơng ty thiết bị điện Việt á( Một doanh nghiệp với
nghiệp vụ chính là nghiệp vụ nhập khẩu) em mạnh dạn đi sâu tìm hiểu và đề
xuất những kiến nghị nhằm từng bước hồn thiện quy trình nhập khẩu tại cơng
ty thiết bị điện Việt á. Em chọn đề tài “Quy trình nhập khẩu tại cơng ty thiết
bị điện Việt Á - thực trạng và giải pháp”
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
V ni dung_ xut phỏt t mc tiờu nghiờn cu, bỏo cỏo thc tp ca em
c chia thnh nhng phn mc ni dung c th nh sau:
Chng I: Gii thiu chung v cụng ty thit b in Vit ỏ

Chng II:Thc trng quy trỡnh nhp khu thit b in ti cụng ty thit b in
Vit
Chng III. Nhng gii php nhm hon thin quy trnh nhp khu cng ty
thit b in Vit
Mc tiờu chớnh ca ti l i sõu phõn tớch v tỡm hiu quy trỡnh nhp
khu ti cụng ty thit b in Vit ỏ t ú tỡm ra nhng nhc im cũn tn ti
trong vic thc hin nghip v nhp khu ti cụng ty v kin ngh gii phỏp khc
phc. Vi lng kin thc, kinh nghim cú hn, trong quỏ trỡnh hon thnh bỏo
cỏo thc tp ny em khụng th trỏnh khi nhng sai sút, nhng nh s hng
dn tn tõm ca thy giỏo hng dn cựng s giỳp rt nhit tỡnh ca cỏc anh
ch lm vic ti cụng ty thit b in Vit ỏ em ó hon thnh bỏo cỏo thc tp
ny. Nhõn õy em cng xin gi li cỏm n sõu sc ti Thy v cỏc anh, cỏc ch
lm vic ti phũng vt t xut nhp khu cụng ty thit b in Vit ỏ ó rt tn
tỡnh hng dn v giỳp em trong quỏ trỡnh em thc hin bỏo cỏo thc tp ny.





THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
CHNG I
GII THIU CHUNG V CễNG TY TNHH
THIT B IN VIT

I. Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin ca cụng ty thit b in Vit ỏ
Cụng ty TNHH Thit b in Vit ỏ thuc tp on Vit ỏ, tờn giao dch
quc t ca cụng ty l:
VIET A ELECTRICAL ENGINEERING COMPANY LIMITED.
Vit tt : VAE
a ch: s 2/2 ngừ 370 ng Cu Giy - Q.Cu Giy - H Ni.

in thoi: 84 4 7931666 ; Fax: 84 4 7545743
Ngay t khi mi c thnh lp ( vo nm 1995), ban lónh o cụng ty ó
nhỡn thy tim nng ca mt th trng rt ln ti Vit Nam - ú l th trng
cung cp vt t thit b (VTTB) cho ngnh in lc. Tuy nhiờn cng cn thy
rng, nu ch dng li vic cung cp mt s mt hng thụng thng cho ngnh
in lc thỡ ti Vit Nam ó cú mt s lng tng i ln cỏc ca hng hay
cỏc doanh nghip Nh nc v t nhõn chuyờn v lnh vc ny, chớnh vỡ vy ban
lónh o cụng ty ó mnh dn a ra quyt nh m rng mng li kinh doanh,
cung cp VTTB cú c tớnh k thut cao v bc vo sn xut lp rỏp cỏc loi t
in v trm bin ỏp.
Qua nhiu khú khn ban u, hin nay Vit ỏ ó chim c mt th phn
tng i ln trong vic cung cp VTTB cho ngnh in lc v tr thnh mt
nh thu tờn tui bờn cnh cỏc nh thu nc ngoi cung cp VTTB cho cỏc d
ỏn li in quc gia do Tng Cụng ty in lc Vit Nam mi thu. iu ny
bt ngun t tớnh hiu qu ca mt s hot ng chớnh ca cụng ty: ú l u
thu, nhp khu v sn xut. Trờn thc t õy cng l ba giai on chớnh Vit
ỏ tỡm kim khỏch hng v cung cp VTTB vi nhiu chng loi phong phỳ.
Hng nm, Tng cụng ty in lc Vit Nam v cỏc cụng ty trc thuc
thng tin hnh vic gi thu cung cp VTTB cho cỏc d ỏn lm mi, b sung
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
hay m rng, iu ny ó to ra c hi cho tt c cỏc nh thu trong nc tham
gia rng rói. Tuy nhiờn, da trờn tim lc v uy tớn ca mỡnh, Vit ỏ ó nhanh
chúng t c thnh cụng trong nhiu d ỏn u thu, chng hn nh d ỏn
cung cp VTTB cho trm 110kV Thanh a (TPHCM), Vnh Bo, Lc Trự,
Quỏn Tr (Hi Phũng), Nụng Cng (Thanh Hoỏ), Trỡnh Xuyờn (Nam nh),
Võn ỡnh (H Tõy), ụ Lng, Tuyờn Quang, Qung Ngói, c bit l nhng
d ỏn ln nh d ỏn 75 trm bin ỏp cho li in quc gia
II. Kt qu hot ng kinh doanh ca cụng ty trong nhng nm gn õy:
Kt qu hot ng kinh doanh nhng nm gn õy
Bng 1: Kt qu hot ng kinh doanh ca cụng ty (2004 - 2006)

n v tớnh: VN
Ch tiờu Nm 2004 Nm 2005 Nm 2006
Tng doanh thu 15,958,980,010 40,593,589,050 60,709,643,400
Doanh thu thun 15,900,930,310 40,486,070,850 60,491,221,600
Li nhun gp 2,952,073,615 3,763,406,000 6,582,334,400
Li nhun thun t
hot ng kinh doanh
1,821,992,780 2,611,169,200 4,435,284,400
Li nhun thun t
hot ng ti chớnh
681,974,620 637,048,650 1,584,709,000
Li nhun bt thng 448,106,215 515,188,150 562,341,000
Thu TNDN ( thu
sut 28%)
826,580,612 1,053,753,680 1,843,053,632
Li nhun sau thu 2,125,493,003 2,709,652,320 4,739,280,768
Ngun: Bỏo cỏo kt qu kinh doanh nm 2004-2006 cụng ty thit b in Vit ỏ
Nhỡn vo bng kt qu hot ng kinh doanh ca cụng ty trong 3 nm
(2004-2006), ta thy:
Tng doanh thu ca cụng ty cỏc nm sau tng hn so vi nm trc tc
tng trung bỡnh qua cỏc nm l 102% - ú l mt con s k lc, nm 2005
tng 154% so vi nm 2004 hay tng tng ng v s tuyt i l 24.634 t
ng, nm 2006 tng 50% so vi nm 2005 tng ng vi s tuyt i l 20.116
t ng .Gii thớch cho tc tng trng k lc ny l do cụng ty ó bc qua
giai on thõm nhp th trng v ang trong giai on phỏt trin, ng thi
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
cụng ty ang dn m rng dn th trng tiờu th ra nc ngoi nh Lo,
Campuchia. õy cng l mt n lc vt bc ca cỏc cỏn b cụng nhõn viờn
trong ton cụng ty. Ngoi ra hng nm cụng ty u hon thnh vt mc tng
cỏc khon np ngõn sỏch Nh nc. Cỏc khon np ngõn sỏch Nh nc ngy

cng tng t l vi doanh thu, iu ú cho thy cụng ty cú mc úng gúp ngy
cng ln cho s nghip xõy dng t nc giu p hn.
Li nhun sau thu ca cụng ty cng ngy cng tng lờn qua cỏc nm. Tc
tng trng trung bỡnh l 51%, trong ú nm 2005 li nhun sau thu l
2,125,493,003, so vi nm 2004 ó tng 27% v tng ng vi s tuyt i l
584,159,317, n nm 2006 con s ny ó l 4,739,280,768 bng gn 2 ln
nm 2005, tng 75% tng ng vi s tuyt i l 2,029,628,448. Tuy nhiờn
nu so sỏnh vi tng doanh thu qua cỏc nm thỡ con s ny l quỏ nh, chớnh vỡ
vy, cụng ty cn phi kim tra, ỏnh giỏ li cỏc nguyờn liu, linh kin u vo
sao cho h giỏ u vo m vn m bo quỏ trỡnh sn xut kinh doanh, gim ti
a cỏc chi phớ trong quỏ trỡnh hot ng, c bit cn qun lý tt s lu chuyn
ngun vn trong cụng ty tng li nhun.
V vn, cụng ty ó thc hin nhiu bin phỏp huy ng thờm cỏc
ngun vn khỏc ngoi vn ch s hu v ngun vn vay t ngõn hng cụng ty
ó huy ng vn t cỏc cỏn b cụng nhõn viờn trong cụng ty t vic bỏn c
phiu, do ú s vn ca cụng ty luụn c bo ton v phỏt trin. Tỡnh hỡnh vn
ca cụng ty nh sau:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Bng 2: Tng s vn kinh doanh ca cụng ty qua cỏc nm 2004-2006
n v tớnh: VN
Ch tiờu
Nm 2004 Nm 2005 Nm 2006
S tin
T
l
(%)
S tin
T
l
(%)

S tin
T
l
(%)
Tng
vn

6,103,367,092
100

21,350,106,333
100

44,750,193,22
5
100
Vn C

1,911,478,220
31

4,293,297,438
20

16,557,571,29
5
37
Vn L

4,191,888,872

69

17,056,808,895
80

28,192,621,93
0
63
Ngun: Bỏo cỏo kt qu kinh doanh t nm 2004-2006
Ta nhn thy tng s vn ca cụng ty tng lờn rt nhanh qua cỏc nm,
iu ny chng t qua nhiu nm hot ng cụng ty cng cú kinh nghim hn
trong hot ng kinh doanh ca mỡnh. T trng vn lu ng bao gi cng ln
hn t trng vn c nh, iu ny hon ton hp lý vỡ chc nng chớnh ca
cụng ty l kinh doanh nờn t trng vn lu ng ln hn l tt.
III. C cu t chc ca cụng ty thit b in Vit ỏ
S c cu t chc cụng ty

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Với tốc độ phát triển ngày càng nhanh, cơng ty Việt á khơng ngừng tự đổi mới
và hồn chỉnh cơ cấu tổ chức và nhân sự, được BVQI (Viện chứng nhận phù
hợp tiêu chuẩn quốc tế) và QUACERT (Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu
chuẩn Việt Nam) cấp chứng chỉ chất lượng ISO 9001. Các bộ phận, phòng ban
của Việt á ngày càng được chấn chỉnh cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ
riêng để có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Trong cơ cấu tổ chức của cơng ty thì phòng Vật tư – XNK thuộc phòng kế
hoạch vật tư và nhiệm vụ chính của phòng là: Tổ chức mua sắm vật tư thiết bị đầu
vào cho dự án( thực hiện các mua sắm vật tư thiết bị trong nước và nhập khẩu )
căn cứ theo u cầu của hợp đồng đầu ra và thiết kế của phòng kỹ thuật đặc biệt là

thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu các vật tư thiết bị điện phục vụ cho các dự án.

IV. Các hoạt động chính của cơng ty thiết bị điện Việt á
4.1. Chức năng hoạt động chính của cơng ty thiết bị điện Việt á
Cơng ty thiết bị điện Việt á có chức năng tổ chức sản xuất, lắp ráp tất cả
các sản phẩm điện theo kế hoạch của Tập đồn giao như: tủ bảng điện ( tủ trung
thế, tủ hạ thế, tủ điều khiển…), cầu dao cách ly và các thiết bị về điện và
PHĨ GIÁM ĐỐC
KINH DOANH
XƯỞNG
SƠN
MẠ
KHỐI
KINH
DOANH
PHĨ GIÁM ĐỐC
SẢN XUẤT
PHĨ GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT

ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO
VỀ CHẤT LƯỢNG
GIÁM ĐỐC
CƠNG TY

KHỐI
KỸ
THUẬT
NHÀ
MÁY

ĐIỆN
PHỊNG
QC
NHÀ
MÁY
CƠ KHÍ
PHỊNG
TC-KT
PHỊNG
KẾ
TỐN
PHỊNG KẾ
HOẠCH
VẬT TƯ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


đặc biệt phải đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn ISO 9001- 200
4.2. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu:
Công ty TNHH thiết bị điện Việt á thường xuyên thay đổi, bổ sung vào cơ
cấu mặt hàng nhập khẩu để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường
trong nước, phù hợp với phương hướng kinh doanh của công ty. Điều này được
thể hiện khá rõ qua bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2004
đến năm 2006
S
T
T
Tên hàng
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
KNNK

TT
%
KNNK

TT%
KNNK

TT%
Thiết bị thành
phẩm
6,356,086,5
00

83.0
0

22,849,320,9
00

75.87

29,595,389,
380

86.83

1
Máy cắt các loại
2,388,298,5

00

31.1
9

8,443,676,45
0

24.63

8,960,387,8
40

26.29

2
Cầu dao, cầu chì
tự rơi.
1,489,994,0
00

19.4
6

4,059,263,60
0

11.69

7,263,830,1

00

21.31

3
Biến điện áp các
loại

536,009,40
0

7.00

1,310,521,30
0

5.01

4,287,258,4
20

12.58

4
Biến dòng điện
các loại

597,074,80
0

7.80

1,122,878,80
0

4.29

27,165,300

0.08

5
Chống sét van
các loại

3,903,200

0.05

289,778,900

1.11

368,532,680

1.08

6
Rơ le bảo vệ các
loại

527,924,20
0

6.89

1,799,935,20
0

6.88

2,406,360,7
40

7.06

7
Tủ trung thế

770,800

0.01

2,467,051,20
0

9.43

3,480,024,6
60

10.21
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Bng 3: Kim ngch nhp khu theo c cu mt hng t nm 2004 - 2006
n v : VN
Ngun: Cỏc mt hng nhp khu t 2004-2006
KNNK: kim ngch nhp khu
TT: t trng = KNNK/ tng giỏ tr vt t nhp khu v mua trong nc
Qua bng c cu hng nhp khu ca cụng ty ta cú th thy:
Thit b thnh phm l loi mt hng nhp khu chớnh ca cụng ty, chim
t trng cao (trờn 80%). Trong vic nhp khu thit b thnh phm thỡ mt hng
nhp khu chớnh ca cụng ty l cỏc loi mỏy ct, cu dao, cu chỡ t ri v t
trung th, rle. Cỏc loi cu ch t ri l mt hng truyn thng c a vo
kinh doanh t nm 1995 cựng vi s ra i ca cụng ty, t bng in
H th v thit b Trung th l mt hng mi ca cụng ty c cụng ty a vo
mt hng kinh doanh nm 1999.
Qua bng c cu mt hng nhp khu chng t cụng ty ó cú c nh
hng, cú bc i ỳng n trong vic xỏc nh mt hng nhp khu chin lc.
Tuy nhiờn cú th tn ti v phỏt trin c trong mụi trng cnh tranh ngy
cng khc lit, cụng ty vn phi nghiờn cu k th trng trong v ngoi nc
m rng s lng mt hng, tng s mt hng chin lc gúp phn n
nh v phỏt trin hn na hot ng nhp khu ca mỡnh
4.3. Th trng nhp khu ca cụng ty:

8
Cỏp lc&cỏp
iu khin

3,804,800

0.05

182,792,350

0.70

211,885,660

0.62

9
Thit b o m

325,777,80
0

4.25

1,143,266,85
0

4.37

1,417,914,5
80

4.16

10

Ph kin cỏp

308,656,20
0

4.03

1,279,309,95
0

4.89

149,630,180

0.44

11
Aptomat

173,872,80
0

2.27

750,846,300

2.87

1,022,399,2
20

3.00
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Cụng ty TNHH thit b in Vit ỏ khụng ngng y mnh kinh
doanh,tỡm kim th trng nhp khu cht lng cng nh cỏc nh cung cp n
nh cú kh nng cung cp cỏc mt hng t tiờu chun ti mc giỏ tt, do vy
th trng nhp khu v th trng tiờu th ngy cng c m rng, ng thi
cụng ty cú thờm ngy cng nhiu bn hng trong v ngoi nc. Nu trc õy
th trng nhp khu ca cụng ty ch bú hp trong phm vi nh ti cỏc nc
trong khu vc nh Singapore, Trung Qucthỡ hin ti th trng ca cụng ty
ó c m rng sang c cỏc quc gia cú nn cụng nghip phỏt trin rt mnh
nh Nht Bn, EU, M...
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Bng 4: Kim ngch nhp khu theo th trng t nm 2004-2006
n v: ụ la M (USD)
ST
T
Th tr-
ng
Nm 2004 Nm 2005 Nm 2006
KNNK TT% KNNK TT% KNNK TT%
1 EU

139,682.4
0
35%

448,778.46
36% 691,135 41%

2 Bc u

72,549.10
18%

248,631.96
20% 383,448 23%
3
Hn
Quc

26,439.40
7%

72,915.42
6% 113,923 7%
4 Nht Bn

21,062.60
5%

56,671.44
5% 67,798 4%
5 M

17,360.20
4%

47,369.19
4% 64,833 4%

6
Indonesi
a

21,819.20
5%

61,629.48
5% 11,170 1%
7 Malaysia

21,581.30
5%

63,613.17
5% 9,260 1%
8 i Loan

24,727.30
6%

83,331.57
7% 77,985 5%
9 n

52,958.10
13%

157,114.41
13% 248,963 15%

Tng cng

398,179.6
0
100
%

1,240,055.1
0
100
%
1,668,51
3
100
%

Ngun: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhp khu t 2004-2006
Qua bng trờn ta thy EU v cỏc nc Bc u l nhng th trng nhp
khu chớnh ca cụng ty, chim t trng ln trong tng kim ngch nhp khu ca
cụng ty, bi õy chớnh l nhng th trng cú kh nng cung cp cỏc loi thit b
in cú cht lng cao. Bờn cnh ú cỏc th trng khỏc nh n , Malaysia,
Indonesia, i Loan l nhng th trng cú kh nng cung cp nhng thit b cú
tớnh nng s dng phự hp vi mụi trng Vit Nam, giỏ c hp lý. Ngoi ra cỏc
quc gia khu vc Bc u thỡ li cú quan h thng mi v ngoi giao tng i
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
tốt đối với Việt Nam, do đó trong tương lai công ty cần nghiên cứu để khai thác
triệt để thị trường này.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG QUI TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ
ĐIỆN TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT Á

I. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại cơng ty thiết bị điện Việt Á
1. Nghiên cứu thị trường
Q trình nghiên cứu thị trường của cơng ty TNHH thiết bị điện Việt á
gồm hai q trình đó là nghiên cứu thị trường trong nước và nghiên cứu thị
trường nhập khẩu.
1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước
Cơng ty TNHH thiết bị điện Việt á nghiên cứu thị trường trong nước với
mục tiêu nắm bắt được nhu cầu trong nước, kết nối cơng ty và khách hàng. Do
cơng ty khơng có phòng Marketing nên q trình này do các cán bộ phòng kinh
doanh thực hiện có sự phối hợp của phòng kỹ thuật và phòng vật tư xuất nhập
khẩu.
Thực chất nghiên cứu thị trường trong nước chính là nghiên cứu u cầu
của các dự án cơng ty được mời thầu. Mỗi dự án cơng ty tham gia đấu thầu do
một cán bộ trong phòng kinh doanh phụ trách, người này là chủ nhiệm dự án,
sau khi tiếp nhận những u cầu của bên mời thầu chủ nhiệm dự án u cầu
phòng kỹ thuật bóc tách vật tư thiết bị để hình thành một bản dự tốn thiết kế
chào thầu. Bản dự tốn thiết kế chào thầu này bao gồm các thơng số kỹ thuật của
các vật tư thiết bị dùng trong dự án cũng như mức giá chào thầu của các vật tư
thiết bị này, để dự án có thể trúng thầu thì ngồi việc đảm bảo các yếu tố
kỹ thuật đáp ứng được u cầu của bên mời thầu thì yếu tố quan trọng nhât
quyết định việc trúng thầu là giá của các vật tư thiết bị dùng cho các trạm biến


áp hay các tủ AC, DC…mà Việt á tham gia chào thầu. Chính bởi vậy phòng kỹ
thuật và chủ nhiệm dự án cần phối hợp cùng phòng vật tư xuất nhập khẩu để có
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thể chào thầu các vật tư thiết bị đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật của bên mời
thầu với mức giá tốt. Khi đó sẽ có hai trường hợp xảy ra:
- Nếu các vật tư thiết bị cần thiết trong các dự án chào thầu là các vật tư

thiết bị Việt á đã từng dùng cho các dự án trước thì phòng vật tư – XNK lấy báo
giá của các các dự án đó làm căn cứ để chào thầu sau khi đã trao đổi lại với các
nhà cung cấp để có thể có một khoảng giá về vật tư thiết bị đó ( do giá trên thị
trường luôn biến động nên nhà cung cấp sẽ không đưa ra một mức giá cố định
do thời gian từ lúc tham gia đấu thầu đến lúc trúng thầu có thể kéo dài vài
tháng ). Khoảng giá này sẽ được chuyển lại cho phòng kinh doanh và phòng
kinh doanh sẽ lấy mức giá cận trên trong khoảng giá để chào thầu.
- Nếu Các vật tư thiết bị trong dự án chào thầu là các vật tư chưa từng
dùng thì phòng vật tư tìm kiếm các nhà cung cấp thông qua mạng internet và
đưa danh sách các nhà cung cấp này cho phòng kinh doanh đàm phán giá. Lý do
giải thích cho việc tại sao phòng vật tư không trực tiếp đàm phán giá là do nếu
phòng vật tư đàm phán giá thì bên cung cấp hiểu rằng các dự án đó đã trúng thầu
và phòng vật tư chỉ còn cách mua các vật tư này để có thể đáp ứng đúng tên các
nhà cung cấp trong thiết kế đã đem chào thầu của mình, còn nếu phòng kinh
doanh đàm phán giá thì phòng kinh doanh có thể yêu cầu các nhà cung cấp hỗ
trợ bằng cách cung cấp cho các vật tư thiết bị này tại mức giá tốt để các dự án có
thể trúng thầu, chính bởi vậy nên ở giai đoạn này phòng kinh doanh đàm phán
với nhà cung cấp sẽ có được mức giá cạnh tranh hơn so với phòng vật tư – XNK.
Kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường trong nước chính là các dự án đã
trúng thầu thể hiện dưới dạng các hợp đồng kí giữa Việt á và bên mời thầu về
việc cung cấp các vật tư thiết bị này cho các dự án, các hợp đồng này được gọi
là hợp đồng đầu ra.


1.2. Nghiên cứu thị trường nhập khẩu
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Nghiên cứu thị trường nhập khẩu do phòng vật tư – XNK đảm nhiệm với
mục đích nhập khẩu được các vật tư thiết bị đáp ứng u cầu kỹ thuật của các dự
án đã trúng thầu tại mức giá tốt ( ln nhỏ hơn mức giá trong dự tốn thiết kế
chào thầu thì dự án đó mới có lãi) và tìm được các nhà cung cấp có khả năng

cung cấp hàng đảm bảo chất lượng, ổn định với mức giá cạnh tranh.
Bên cạnh các nhà cung cấp truyền thống như ABB cung cấp rơle, aptomat,
Areva cung cấp rơle, Siemens cung cấp các loại đồng hồ đa chức năng… thì
phòng vật tư – XNK khơng ngừng tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới, trung
bình mỗi năm phòng đã tìm kiếm thêm được 40 nhà cung cấp mới bao gồm cả
nhà cung cấp trong nước cho các vật tư thiết bị trong nước và nhà cung cấp nước
ngồi cho các vật tư thiết bị cần nhập khẩu. Phương tiện tìm kiếm các nhà cung
cấp phòng sử dụng thường qua sách, báo, mạng internet… Trong trường hợp
cần tìm kiếm nhà cung cấp các vật tư thiết bị có giá trị lớn như máy cắt, hay hệ
thống dây chuyền để phục vụ việc lắp ráp các linh kiện cho các dự án lớn thì sau
khi phòng vật tư tìm kiếm được nhà cung cấp và sau một thời gian trao đổi qua
điện thoại và internet thấy mặt hàng nhà cung cấp chào đáp ứng được u cầu kỹ
thuật, cán bộ phòng vật tư cùng cán bộ phòng kỹ thuật và giám đốc đến tận điạ
chỉ nhà cung cấp tại nước ngồi để xem xét các yếu tố kỹ thuật thực tế.
Kết quả của q trình nghiên cứu thị trường nhập khẩu chính là danh
sách các nhà cung cấp vật tư thiết bị đáp ứng được u cầu kỹ thuật với mức giá
tốt để chào thầu đồng thời được nhập khẩu sau khi dự án đã trúng thầu, cũng
như đã tạo được thị trường cung cấp ổn định các vật tư thiết bị cần nhập khẩu.
Sau khi đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại thiết bị
nào thị trường trong nước đang cần, đang thiếu và có thể thoả mãn tốt nhất nhu
cầu thị trường và khách hàng trong nước thì cơng ty bắt đầu xây dựng các kế
hoạch để nhập khẩu những thiết bị đó. Và bước tiếp sau bước nghiên cứu thị
trường trong nước mà cơng ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề
phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà khơng
xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thit hi bi nh th cú ngha l cụng ty ó t ng hu hp ng sau khi ó
ng ý ký vi i tỏc, do ú bờn i tỏc cú quyn kin v ũi bi thng. Bi
vy, i vi nhng mt hng cn phi xin giy phộp nhp khu cụng ty ó tin
hnh xin giy phộp nhp khu trc khi tin hnh giao dch, m phỏn v ký kt

hp ng.
Nhng mt hng kinh doanh ca cụng ty ch yu l cỏc thit b in nh
cỏp in, cu chỡ t ri, cu dao cỏch ly, aptomat, mỏy ct, r le... v nhng
hng hoỏ ny nm trong danh mc hng c Nh nc cho phộp nhp khu
vi mc tiờu: cụng nghip hoỏ - hin i hoỏ t nc vỡ vy cụng ty thng
tin hnh ng ký kinh doanh nhng mt hng ny trong giy phộp kinh
doanh ca mỡnh. iu ny giỳp cho cụng ty thun tin rt nhiu bi khụng
phi xin giy phộp nhp khu nhiu ln, thun li cho quỏ trỡnh t chc v
thc hin hp ng nhp khu
2. m phỏn v ký kt hp ng

Sau khi phũng kinh doanh ký kt c cỏc hp ng u ra di s h tr
ca phũng k thut v phũng vt t XNK hay núi cỏch khỏc cỏc d ỏn tham
gia cho thu ó trỳng thu thỡ phũng kinh doanh chuyn cỏc hp ng u ra
ny cho phũng k thut phũng k thut búc tỏch chi tit cỏc thụng s K
thut ca cỏc vt t thit b cn thit trong d ỏn, chuyn cho phũng vt t
XNK phũng vt t lờn k hoch mua hng, chuyn cho phũng k hoch vt
t di nh mỏy lờn k hoch sn xut cng nh lp rỏp hng hoỏ giao
hng ỳng thi hn nh ó cam kt trong hp ng u ra.
Sau khi nhn c hp ng u ra t phũng kinh doanh chuyn sang
phũng vt t XNK t chc mua vt t ỏp ng yờu cu ca cỏc d ỏn ó cho
thu c v yu t k thut cng nh yu t giỏ c.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
2.1 Tổng hợp vật tư cần mua.
Phòng kỹ thuật nhận được hợp đồng đầu ra từ phòng kinh doanh sẽ bóc
tách chi tiết các thông số kỹ thuật của các vật tư trong dự án và chuyển cho
phòng vật tư để tổ chức mua hàng.
Phòng vật tư- XNK giao dự án cho một cán bộ trong phòng phụ trách cụ
thể. Thông thường cán bộ vật tư tổng hợp vật tư của nhiều dự án đã trúng thầu
và đã được phòng kỹ thuật bóc tách thông số kỹ thuật chi tiết để đặt ghép trong

một hợp đồng hoặc trong một đơn đặt hàng để tiết kiệm thời gian cũng như chi
phí trong quá trình đàm phán, ký kết, vận tải và làm thủ tục hải quan.
Khi nhận được các bản bóc tách thông số kỹ thuật của các dự án từ phòng
kỹ thuật gửi sang cán bộ vật tư sẽ lập một bảng tổng hợp danh mục vật tư cần
mua cho các dự án, đây chính là cơ sở để mua hàng nên bảng này cần độ chính
xác rất cao. Bảng bao gồm: tên các dự án, tên vật tư, thông số kỹ thuật, tên nhà
cung cấp, đặc biệt trong một loại vật tư cần nêu rõ số lượng cần
mua cho từng dự án để có thể tiện kiểm tra cũng như phân bổ vật tư cho từng dự
án khi hàng về, tổng hợp số lượng cần mua cho từng loại vật tư.
Để đảm bảo độ chính xác của bảng tổng hợp vật tư cần chú ý những điểm
sau:
-Trong một số dự án tên hàng có thể giống nhau nhưng mã thiết bị lại
khác nhau mà các thông số kỹ thuật của một thiết bị được thể hiện thông qua mã
của thiết bị đó. Vậy khi tổng hợp vật tư để đặt ghép cho các dự án cần quan tâm
nhiều đến mã thiết bị hơn là tên hàng
- Do cột tổng hợp số lượng cần mua của từng loại vật tư tính được bằng
hàm sum trong excel nên cần copy cột tổng hợp này sang cột bên cạnh để lấy cơ
sở đối chiếu khi hai cột có mâu thuẫn về số lượng, do chỉ cần thay đổi một số
liệu trong bảng tổng hợp sẽ khiến cột tổng hợp dùng hàm sum tự thay đổi số
lượng.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
2.2 Hi hng v m phỏn giỏ

Sau khi tng hp xong danh mc vt t ca cỏc d ỏn cỏn b vt t bt
u thc hin vic hi hng cú bng bỏo giỏ vt t t cỏc nh cung cp.
Khi thc hin vic hi hng, yờu cu bỏo giỏ m hp ng cn chỳ ý
n th t u tiờn v thi gian hi hng cho tng vt t. Vi cỏc nh cung cp
nh Siemens ( cung cp rle giỏm sỏt mch ct v rle i ct v khoỏ) thỡ sau
khi m L/C mi sn xut hng nờn cn phi u tiờn hi hng v m hp ng
sm hng v kp tin giao hng.

- i vi cỏc d ỏn m ch nhim d ỏn tham gia thu ó c khỏch
hng chn nh cung cp thỡ cỏn b vt t khụng cn tỡm nh cung cp m hi
hng luụn. Cỏn b vt t thụng bỏo cho nh cung cp tờn hng, thụng s k thuõt,
yờu cu bỏo giỏ.
Bỏo giỏ nhn c s bao gm n giỏ cho tng thit b kốm theo iu
kin giao hng ( CIF, FOB, CIP), thi gian giao hng, a im giao hng,
phng thc thanh toỏn , thi gian hiu lc ca bỏo giỏ. Sau khi nhn c bn
bỏo giỏ t nh cung cp cỏn b vt t tin hnh so sỏnh giỏ ca nh cung cp
cho vi giỏ vt t khi cho thu vi mc ớch kim tra giỏ cho ú cú cao hn
giỏ thit k cho thu khụng, nu cao hn thỡ d ỏn s l do giỏ cho thu chớnh
l giỏ ca hp ng u ra bỏn cho khỏch hng, so sỏnh vi giỏ mua ca cỏc d
ỏn ó thc hin xem mc giỏ cho nh th ó tt cha, nu cao hn giỏ cho
thu v giỏ ó tng mua thỡ cn m phỏn. m phỏn gia cỏn b vt t v nh
cung cp thng tin hnh qua email hoc in thoi.
Sau khi so sỏnh nu thy giỏ vt t cao hn giỏ cho thu thỡ cỏn b vt t
ch ng m phỏn vi nh cung cp. Trong quỏ trỡnh m phỏn nu nh cung
cp nht nh khụng gim giỏ cú c mc gớa thp hn hoc ớt nht l bng
giỏ cho thu thỡ cỏn b vt t cn yờu cu ch nhim d ỏn a ra bỏo giỏ nh
cung cp ó cho cho ch nhim d ỏn khi ch nhim d ỏn cho thu lm
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
cn c yờu cu nh cung cp phi gim giỏ. i vi cỏc trng hp c bit do
giỏ th trng bin ng quỏ mnh nh cung cp khụng th gi mc giỏ nh ó
cho cho ch nhim d ỏn thỡ cỏn b vt t m phỏn vi nh cung cp phn
chờnh lch gia giỏ cho thu v giỏ nh cung cp bỏo giỏ cho cỏn b vt t khi
hi hng mi bờn phi chu mt na m bo quyn li ca hai bờn cựng nh
duy trỡ s hp tỏc lõu di v tt p gia nh cung cp v Vit ỏ.
- i vi trng hp trong hp ng u ra cha qui nh rừ tờn nh cung
cp thỡ cỏn b vt t s phi tỡm ớt nht 3 nh cung cp so sỏnh ( tr trng
hp ngoi l nh hng c chng khụng 3 nh cung cp hoc hng cú giỏ tr
quỏ thp). Sau khi nhn c bỏo giỏ t nh cung cp cỏn b vt t s lp bng

ỏnh giỏ nh cung cp. Bng ny bao gm tờn nh cung cp, tờn
thit b cựng thụng s k thut, mc giỏ tng nh cung cp cho, ghi chỳ nhng
iu kin u tiờn nh cung cp, vớ d: khi mua cỏp in im u tiờn khi la
chn nh cung cp l mu ca cỏp d nhn bit cho th khi ni dõy. Sau khi
lp xong bng ỏnh giỏ nh cung cp cỏn b vt t s trỡnh cho trng phũng
cựng tho lun v la chn nh cung cp v nh cung cp c la chn cn cú
s phờ duyt ca trng phũng, giỏm c. Khi ó la chn c nh cung cp
cng nh thng nht c mc giỏ phự hp vi yờu cu ca hp ng u ra thỡ
cỏn b vt t s tin hnh m hp ng hoc n hng.
2.3 m phỏn cỏc iu khon trong hp ng hp ng
Sau khi ó thng nht c mc giỏ vi nh cung cp thỡ cỏn b vt t
tin hnh m phỏn m hp ụng hoc n hng (mu hp ng xem ph lc
s 1). Tng giỏ tr vt t t hng nh hn 10,000 USD thỡ s m n hng, ln
hn 10,000USD s m hp ng, nhng trng hp m n hng ch yu khi
mua vt t thit b trong nc vi tng giỏ tr thp cũn khi nhp khu ch yu s
phi m hp ng nhp khu ( n hng n gin hn hp ng nhp khu
ch ch cú a ch bờn mua, bỏn, danh mc vt t cung cp, tng giỏ tr n hng,
thi hn giao hng, a ch giao hng ti kho bờn bỏn, v ch yu thanh toỏn
bng T.T.R.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Trong q trình ký kết hợp đồng cần chú ý kiểm tra lại danh mục vật tư
đặt hàng xem đã khớp với danh mục vật tư tổng hợp các dự án để đặt ghép trong
một hợp đồng và kiểm tra lại số lượng vật tư u cầu đặt hàng trong từng dự án
để tránh sai sót đặt nhầm, đặt thiếu.
- Các hợp đồng nhập khẩu Việt á thường ký với điều kiện cơ sở giao
hàng là CIP Nội Bài, CIF Hải Phòng, FOB, hay EXW, với các điều kiện CIP,
CIF thì người bán sẽ phải làm thủ tục thơng quan tại nước xuất khẩu, mua bảo
hiểm cho hàng hố cũng như chịu nghĩa vụ vận chuyển hàng, còn với điều kiện
FOB hay EXW thì nghĩa vụ mua bảo hiểm và vận tải là Việt á phải thực hiện,
ngồi ra với điều kiện EXW thì Việt á còn phải thực hiện thơng quan hàng hố

tại nước xuất khẩu. Do vậy với các điều kiện FOB, EXW Việt á cần chủ động
liên hệ tìm hiểu cước vận tải trước khi kí kết. Khi tìm hiểu cước vận tải, nếu
chưa có các thơng số về kích cỡ hàng hố, trọng lượng, chiều cao của hàng, cán
bộ vật tư cần tham khảo các hợp đồng mua các vật tư thiết bị đã ký để biết trọng
lượng cũng như kích cỡ hàng hố để từ đó có được giá tham khảo cước vận
chuyển hàng hố và hỏi giá tối thiểu 3 hãng vận tải.
Ngồi ra biết được mức cước vận chuyển hàng hố còn giúp cho Việt á có
cơ sở để quyết định có nên nhờ người bán th hộ hãng vận tải khi ký hợp đồng
mua theo cơ sở giao hàng FOB và EXW hay khơng, Ví dụ : trong hợp đồng CT-
47L/VAE-CEWE, Việt á mua theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW từ hãng
CEWE Instrument AB ( hãng này cung cấp hàng đồng hồ volt và ampe ) CEWE
có đề nghị th hộ phương tiện vận tải cho Việt á với giá 370 EUR nhưng Việt á
đã từ chối do tham khảo các hợp đồng đã từng kí với CEWE về loại đồng hồ
trên và những hợp đồng này cũng đã kí theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW thì
cước phí vận tải Việt á tự th của Vietfracht chỉ là 350USD – một sự chênh
lệch khá lớn.
- Trong điều kiện thanh tốn cần chú ý xem phương thức thanh tốn là
T.T.R hay qua L/C. Thơng thường các hợp đồng nhập khẩu Việt á thường thanh
tốn qua L/ C để có thời gian sử dụng vốn hiệu quả hơn ( do nếu thanh tốn qua
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
T.T.R thì 100% sẽ phải thanh tốn trước, với những hợp đồng có giá trị lớn sẽ
gây khó khăn trong việc huy động vốn do trong kinh doanh vốn tự có khơng đủ
để thực hiện tồn bộ hoạt động kinh doanh mà cần phải vay thêm vốn ngân hàng
– những thủ tục vay vốn này rất phức tạp )
- Cần chú ý đến bộ chứng từ xuất trình khi thanh tốn, bộ chứng từ này
thường bao gồm ( cơ sở để u cầu một bộ chứng từ như vậy xuất phát từ u
cầu về chứng từ trong hợp đồng đầu ra của bên mua ( hợp đồng Việt á kí với bên
mời thầu khi đã trúng thầu các dự án)):
+ 2/3 bộ vận đơn gốc B/L ( nếu vận chuyển bằng đường biển) hoặc AWB
( nếu vận chuyển bằng đường hàng khơng ) “ order of the L/C issuing bank “,

cước đã trả.
+ Hố đơn thương mại đã kí ( signed commercial invoice ) 3 bản gốc, 3
bản copy.
+ Hố đơn đóng gói chi tiết ( detail packing list) 3 bản gốc, 3 bản copy.
+ Chứng từ bảo hiểm nếu mua theo điều kiện CIP hoặc CIF ( certificate of
insurance ) 2 bản gốc.
+ Chứng nhận xuất xứ hàng hố C/O 1 bản gốc và 2 bản copy.
+ Chứng nhận bảo hành của nhà sản xuất ( C/ W) , chứng từ này đặc biệt
quan trọng vì các thiết bị Việt á nhập khẩu là các thiết bị kỹ thuật nên thời gian
và chi phí bảo hành cần được chú ý và thoả thuận rõ ràng, thời gian bảo hành
thường là 18-24 tháng tính từ ngày vận đơn.
+ Chứng chỉ kiểm tra xuất xưởng của nhà sản xuất (test report) - điều này
là cần thiết do các thiết bị Việt á nhập khẩu có hàm lượng kĩ thuật cao, chứng
chỉ này chính là cơ sở để kiểm tra chất lượng kĩ thuật của thiết bị và là cơ sở để
giải quyết nếu xảy ra tranh chấp.
- Cần chú ý thời gian giao hàng, do thời gian giao hàng sẽ ảnh hưởng trực
tiếp đến việc có giao hàng kịp thời gian đã kí trong hợp đồng đầu ra hay khơng.,
nếu giao hàng khơng kịp dự án sẽ chậm trễ và bị phạt rất nặng. Thơng thường,
nếu hợp đồng đầu ra đặt <10 tủ trung thế, hạ thế hoặc tủ điều khiển bảo vệ thì bộ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
phn sn xut ca nh mỏy cn 2 tun lp rỏp v giao hng, nhng nu >10 t
thỡ cn 1 thỏng, do vy cn chỳ ý thi gian giao hng cú vt t v ỳng tin
sao cho nh mỏy kp lp v giao hng ỳng thi gian cam kt trong hp ng
u ra.
- i vi iu khon bo hnh, do c im hng nhp khu ca Vit ỏ l
hng thit b k thut cú hm lng cụng ngh cao nờn iu khon bo hnh rt
quan trng, nú liờn quan n chi phớ bo hnh v thi hn bo hnh. Khi son
iu khon ny cỏn b vt t rt chỳ ý ti nhng cam kt v iu khon bo
hnh trong hp ng u ra Vit ỏ t ú m phỏn vi nh cung cp cho phự
hp. Thụng thng nu mua hng theo iu kin c s giao hng no thỡ s bo

hnh theo iu kin c s giao hng ú, nhng vi mt s nh cung cp nh
AREVA, Siemens cỏn b vt t ó m phỏn c hng bo hnh s giao theo
iu kin DDP, iu ny ó tit kim c cho Vit ỏ rt nhiu tin vn chuyn
cng nh cỏc th tc phc tp nh thụng quan hng bo hnh ( thuc nhúm hng
phi mu dch ).
- iu khon ký mó hiu v úng gúi ngoi vic m bo cỏc yờu cu
trong vn chuyn cng cn qui nh c th phự hp vi hp ng cng nh vi
qui nh hi quan giỳp cho quỏ trỡnh lm th tc hi quan c nhanh chúng
v thun li.
iu c bit lu ý khi m hp ng l cn phi xem xột k hp ng u
ra trong hp ng vi nh cung cp ( hp ng u vo ) qui nh c y
cỏc iu kin v chng t, v thi hn giao hng, cng nh v iu kin bo
hnh ỏp ng c nhng yờu cu ca khỏch hng trong hp ng u ra to
iu kin thun li cho Vit ỏ trong qua trỡnh thc hin hp ng.
2.4. Ký kt hp ng nhp khu
Sau khi cụng ty v i tỏc ó hon thnh vic m phỏn thỡ tin hnh ký
kt hp ng. Khi ký hp ng vi phớa i tỏc nc ngoi cụng ty luụn chỳ ý:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Khi ký hợp đồng với đại diện văn phòng nước ngồi ở Việt Nam, u
cầu phải có giấy uỷ quyền cuả Giám đốc cơng ty đó và Giám đốc cơng ty đó sẽ
đứng tên người bán trong hợp đồng.
Do mặt hàng kinh doanh của cơng ty là thiết bị điện cần có sự chính xác
cao về chi tiết kỹ thuật, điều kiện chất lượng ln được đặt lên hàng đầu nên
điều khoản về hàng hố, bảo hành, kiểm tra phải được lập chi tiết, cụ thể và rõ
ràng, từ ngữ dùng phải thốt ý, tránh hiểu nhầm, hiểu sai.Chi tiết cụ thể của hợp
đồng tham khảo phần Phụ lục. Mọi hợp đồng của cơng ty đều được ký trên văn
bản. Riêng với những hợp đồng ký bằng fax ( áp dụng với những hợp đồng có
giá trị nhỏ ), ngay sau khi ký thì phải gửi ngay văn bản gốc cho đối tác để đối tác
ký và gửi trả lại cho cơng ty nhằm có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng có
những bất trắc trong tranh chấp về sau.

Bảng 5: Số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu được thực hiện.
Đơn vị tính VNĐ
Năm 2004 2005 2006
Số hợp đồng được thực
hiện
15 28 46
Kim ngạch nhập khẩu
6,356,086,500 22,849,320,900 29,595,389,380

Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của cơng ty từ năm 2004 đến 2006
Nhìn vào bảng trên ta thấy số lượng của các hợp đồng được ký kết tăng
lên theo các năm, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của cơng ty tới
mặt hàng thiết bị điện ngày càng tăng
3. Tổ chức thực hiện hợp đồng
3.1 Lập phương án vay vốn
Sau khi mở được tất cả các hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng cũng như
đơn hàng trong nước thì cán bộ vật tư phụ trách dự án phải lên một phương án
vay vốn để chuyển cho phòng kế tốn để phòng kế tốn thực hiện vay vốn ngân
hàng ( nếu vốn tự có của cơng ty khơng đủ để thanh tốn tồn bộ giá trị hợp
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
đồng đầu vào ) hoặc dùng vốn tự có, nếu vay vốn ngân hàng cần chú ý vốn vay
khơng được vượt q 75% giá trị hợp đồng đầu ra.
Trong phương án vốn cán bộ vật tư phải nêu rõ được số hợp đồng, tên nhà
cung cấp/ thiết bị nhập khẩu hoặc mua trong nước, giá trị hợp đồng, phương
thức thanh tốn ( qua L/ C hay T.T.R) thời hạn mở L/ C hay thời hạn chuyển
tiền, ghi chú ( do một số nhà cung cấp như ABB chỉ giao hàng rơle 10 tuần sau
ngày mở L/ C hoặc T.T.R, Siemens chỉ sản xuất hàng sau khi mở L/C, nên cần
chú ý kế tốn để mở L/C hoặc chuyển tiền cho đúng thời hạn u cầu ).
Sau khi lập xong phương án vốn cán bộ vật tư chuyển các bản copy hợp
đồng và đơn hàng cho kế tốn ngân hàng để kế tốn ngân hàng làm thủ tục vay

vốn ngân hàng. Còn bản gốc được chuyển cho kế tốn vật tư (chú ý u cầu kế
tốn kí nhận) để kế tốn sẽ làm thủ tục thanh tốn cho nhà cung cấp, cán bộ vật
tư giữ lại một bộ copy hợp đồng và đơn hàng để theo dõi hàng.
3.2 Mở L/C hoặc chuyển tiền T.T.R
- Mở L/C là việc đầu tiên và quan trọng để người nhập khẩu thực hiện
được các hợp đồng nhập khẩu quy định thanh tốn bằng L/C. Đối với các hợp
đồng thanh tốn qua L/C thì cán bộ vật tư cần lập đơn đề nghị mở L/C gửi cho
phòng kế tốn để phòng kế tốn chịu trách nhiệm mở L/C thanh tốn cho nhà
cung cấp ( đơn đề nghị mở L/C xem phụ lục số 2 ). Theo như việc đàm phán
trước khi ký hợp đồng, cơng ty và đối tác nước ngồi đã thoả thuận mở L/C tại
ngân hàng xác định, do đó sau khi ký hợp đồng cơng ty chỉ việc chuẩn bị các
giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục xin mở L/C. Các ngân
hàng mà cơng ty Việt á thường mở là ngân hàng Cổ phần thương mại qn đội
(MCSB), ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư
và phát triển, ngân hàng ngoại thương ( Vietcombank)
Để tiến hành mở L/C, cơng ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng
nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (theo mẫu in sẵn của từng
ngân hàng). Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN