ỨNG DỤNG CỦA MÁY TÍNH VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRONG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ

ỨNG DỤNG CỦA MÁY TÍNH VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
TRONG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
I. Mở đầu
Cung ứng vật tư là chuỗi hoạt động nhỏ, góp phần tạo nên một chuỗi cung ứng hoàn
thiện, đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất và cung ứng
dịch vụ sau này. Hoạt động quản trị cung ứng vật tư là việc làm sao cho các hoạt động
trong một chuỗi cung ứng vật tư được diễn ra một cách suôn sẽ bằng việc kiểm tra,
giám sát, lựa chọn hàng hóa, quản lý hàng hóa khi bán, trong kho và khi lưu chuyển, sử
dụng các công cụ chuyên môn để quản lý hàng hóa cũng như nhân viên của mình một
cách có hiệu quả.
Từ xa xưa, con người thường quản lý bằng các hình thức rất thô sơ như chấm công
trên giấy tờ; kiểm tra, ghi chú hàng hóa trên giấy tờ; tính toán lương cho công nhân,
tính toán hóa đơn bán hàng, xuất hàng bằng bàn tính.
Ngày nay, trước sự ra đời của máy tính, internet và thương mại điện tử đã giúp cho
qua trình kiểm tra, giám sát, đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh được thuận lợi
hơn rát nhiều góp phần giảm chi phí và thời gian và hiệu quả công việc lại cao.
II. Ứng dụng của máy tính
1. Máy tính và lợi ích của việc sử dụng máy tính
Máy tính gồm hàng ngàn các mạch chuyển (switch) nối với nhau qua các dây dẫn -
đường dẫn tín hiệu. Trước khi transistor xuất hiện, linh kiện mạch chuyển căn bản là
các bóng đèn chân không. Đến khi transistor bán dẫn ra đời, bóng đèn chân không hầu
như bị loại ra khỏi máy tính. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và kỹ thuật,
ngày nay người ta có thể tạo ra nhiều mạch chuyển, hiện nay lên đến hành triệu , trong
các thành phần số gọi là mạch tích hợp (Integrated Circuit-IC). IC còn được gọi là chíp,
đó là các mảnh silicon nhỏ (thường nhỏ hơn 1/2” vuông) tích hợp các thành phần mạch
vào đó.
Vào cuối những năn 1960 và suốt các năm 1970, 1980 kỹ thuật chế tạo các mạch
chuyển bán dẫn thay đổi nhanh chóng. Nhiều công ty đã có thể sản xuất nhiều thiết bị
chỉ trên một chíp. Các thiết bị có ít linh kiện sử dụng kỹ thuật tích hợp nhỏ (SSI-Small-
Scale Integration) các thiết bị gồm vài trăm linh kiện dùng kỹ thuật tích hợp
trung(MST-Medium-Scale Integration). Hiện nay các nhà chế tạo có thể sản xuất mạch

xử lý gồm hàng triệu Transistor trên một chíp.Các chíp có trên một ngàn mạch chuyển
dùng kỹ thuật tích hợp lớn(LSI-Large Integration) và hàng trăm ngàn mạch chuyển
dùng kỹ thuật tích hợp ra lớn (VLSI-Very Large-Scale Integration).
Nhờ những bước tiến trên đây , đã biến máy tính thành bộ não thông minh đặc biệt,
một công cụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Trong lĩnh vực cung ứng vật tư, máy tính ngày càng khẳng định vị trí quan trọng
của mình. Một chuyên gia cung ứng đã phát biểu: “máy tính thực sự là một ngăn chứa
hồ sơ khổng lồ, máy tính có khả năngtính toán cực kì nhanh và khi được liên kết với
một máy in, máy tính sẽ giúp soạn thảo các văn bản đơn hàng...nhanh chóng, chính xác.
Máy tính lưu trữ các dữ liệu cơ bản của toàn bộ các hoạt động cung ứng trong bộ nhớ,
xử lý các số liệu theo yêu cầu và phục vụ đắc lực cho quá trình quản lí vật tư.
Để thực hiện quy trình cung ứng vật tư cần làm rất nhiều công việc và nhiều công
văn, giấy tờ. Khi quy mô sản xuất còn nhỏ, nhu cầu vật tư ít, quy trình này không quá
phức tạp và có thể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất phát triển, lượng vật tư cần
cung cấp nhiều về số lượng, phức tạp về chủng loại, rộng về địa bàn và đòi hỏi chặt chẽ
về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, hợp đồng, các bản sửa đổi bổ
sung, hoá đơn, báo cáo hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên...rất nhiều, thì
việc xử lý bằng tay sao cho chính xác, kịp thời là không khả thi, phải có sự giúp sức của
máy tính.
Nhờ có máy tính số lượng hồ sơ, chứng từ khổng lồ được ghi lại và xử lý.
Nhờ có máy tính các nhân viên cung ứng được giải phóng khỏi những công việc sự
vụ giấy tờ, có điều kiện tập trung vào các công việc mang tính chiến lược, sáng tạo.
Máy tính giúp sử lý số liệu, tổng hợp nhu cầu vật tư nhanh chóng, chính xác.
Máy tính giúp xác định đúng lượng vật tư kho vào bất kì thời điểm nào.
Nhờ máy tính xử lý số liệu nhanh nên các cán bộ cung ứng có thể đưa ra quyết định
kịp thời, đúng đắn.
Máy tính còn giúp việc dự báo nhu cầu vật tư trong tương lai một cách chính xác,
nhẹ nhàng, không phải tính tay vất vả như trước đây.
Khi được nối vào mạng Internet (Internet là mạng máy tính toàn cầu, truyền thông
với nhau theo một tiêu chuẩn ngôn ngữ thống nhất (TCP/IP-Transmission Control

Protocol/Internet Protocol-bộ các giao thức định nghĩa Internet), dựa trên nền tảng cơ
sở hạ tầng của nhiều quốc gia hình thành các mắt mạng bao phủ toàn cầu nhờ đó giúp
con người có thể liên lạc,truyền thông với nhau ở bất cứ nơi nào với một khối lượng
thông tin đồ sộ ) thì máy tính sẽ giúp thực hiện được điều kì diệu trong cung ứng vật tư
-thương mại điện tử .
Máy tính giúp con người truyền tin đến nhà cung cấp được thực hiện nhanh chóng.
Hình 1.1 Lược đồ đơn giản của các dòng thông tin trong giao dịch truyền thông và giao
dịch điện tử.
1.1a.Dòng thông tin truyền theo kiểu truyền thống:


1.1b.Dòng thông tin giao dịch điện tử:
Bưu điện
Người mua
Bộ phận
nhận tin
phậnnh
Hoá đơn
Nhà cung cấp
Yêu cầu
mua hàng
Bộ phận nhận đơn
hàng
Điện thoại
Đại diện thương
mai
Bưu điện
2. Hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính
Khi hệ thống quản lý vật tư được vi tính hoá, thì các hoạt động cơ bản của quá
trình cung ứng vẫn diễn ra giống như trong hệ thống điều hành bằng tay, chỉ có cách

thao tác là thay đổi. Cụ thể trong các hệ thống quản lý vật tư điều hành bằng tay thì các
hồ sơ phòng cung ứng được lưu trữ dưới các hình thức sổ sách, thẻ kho, thẻ khách
hàng..., các hồ sơ lập báo cáo bằng tay nên chậm, trình bày không đồng nhất và đôi khi
thiếu chính xác; Còn trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính, thì các dữ liệu được
lưu trong đĩa hay tạo thành các tập tin, rất tiện lợi cho việc truy cập, nhờ vào bộ xử lý
trung tâm. Trên cơ sở đó các báo cáo được lập một cách nhanh chóng, chinh xác, theo
mẫu thống nhất.Thường thì có các tập tin:
• Tập tin các đơn hàng đang thực hiện;
• Tập tin các đơn hàng đã thực hiện xong;
• Tập tin các đơn hàng đặt biệt;
• Tập tin về các nhà cung cấp;
• Tập tin về hàng hoá;
• Tập tin hàng tồn kho...
Ở các công ty khác nhau thì hoạt động quản lý dữ liệu trong máy tính có thể được
thực hiện cụ thể theo cách khác nhau, nhưng nhìn chung thì có thể diễn ra theo các sơ
đồ sau:
Hình 1.2.Sơ đồ lập đơn hàng trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính
Giao dịch trực tiếp
Hộp thư của
người mua
hộp thư của nhà
cung cấp
Máy tính người mua Máy tính nhà cung cấp
Mạng máy tính bên thứ ba
Hộp thư nhà cung cấp
Hộp thư người mua
Giao dịch gián tiếp
Bộ phận
nhận tin
phậnnh

Các vật tư được quản lý bằng
máy tính
Các vật tư không quản lý bằng
máy tính
3. Các ứng dụng của máy tính:
Để phục vụ cho quá trình cung ứng vật tư có thể sử dụng may vi tinh cho các công việc
sau :
• Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư ;
• Tự động lập yêu cầu vật tư ( khi tồn kho dến điểm tới hạn)
• Lập đơn hàng và kiểm tra đơn đặt hàng ;
• Theo dõi, xúc tiến việc thực hiện vác đơn đặt hàng ;
• Lưu trữ các đơn đặt hàng đã thực hiện ;
• Sử dụng trong việc phân tích tính hình thực hiện các đơn đặt hàng ;
• Lập báo cáo theo yêu cầu…
 Một số ứng dụng
In các yêu cầu
mua hàng
Các kế hoạch yêu cầu
vật tư(MRP)
Máy tính Phòng /ban có nhu
cầu
Các bản yêu cầu vật
tư(viết tay)
Nhân viên kế toán kiểm
tra lại
Nhân viên cung ứng /mua hàng
kiểm tra lại
Nếu có thay
đổi
Nếu không sửa đổi Sữa đổi lại

Máy tính
Lập đơn đặt hàng và
thông báo
Bản copy đơn đặt hàng
Nhà cung cấp
Phòng ban chức năng
a. Công nghệ RFID
RFID là một công nghệ mới, hệ thống nhận dạng của dữ liệu tự động không dây có
thể làm giảm thiểu các sai sót về địa điểm, dây chuyền cung ứng và đánh cắp sản phẩm
lên tới 90%, gia tăng hiệu suất từ 12 đến 15% và giảm thời gian tìm kiếm tồn kho từ 35
tới 40%, qua đó tạo dựng một lợi thế cạnh tranh rõ nét.
RFID là một kỹ thuật nhận dạng song vô tuyến từ xa, cho phép dữ liệu trên một con
chíp đươc đọc một cách không tiếp xúc qua đường dẫn song vô tuyến ở khoảng cách từ
50 cm tới 10 mét, tùy theo kiểu của thẻ nhãn RFID.
Hệ thống RFID gồm hai thành phần: thứ nhất là những chiếc nhãn nhỏ (cỡ vài cn)
có gắn chip silicon cùn ăng ten radio và thành phần thứ hai là bộ đọc cho phép giao tiếp
với thẻ nhãn và truyền dữ liệu tới hệ thống máy tính trung tâm.
Bộ nhớ của con chip có thể chứa từ 96 đến 512 bit dữ liệu, nhiều gấp 64 lần so với
một mã vạch. Ưu việt hơn, thông tin lưu giữ trên chip có thể được sửa đổi bởi sự tương
tác của bộ đọc. Dung lượng lưu trữ cao của những thẻ nhãn rfid thông minh này cho
phép chúng cung cấp nhiều thông tin đa dạng như thời gian lưu trữ, ngày bày bán, giá
và thậm chí cả nhiệt độ của sản phẩm.
Bằng việc gắn thẻ RFID lên các vật dụng và mở bộ đầu lọc trên máy tính, các công
ty có thể tự đônhj biết được rất nhiều thông tin, phó chủ tịch hang Thing Magic, một
nhà cung cấp giải pháp RFID cho biết: với công nghệ RFID các sản phẩm ngay tức
khắc được nhận dạng tự động. Chip trên nhãn RFID được gắn kèm với một ăng ten
chuyển tín hiệu đến một máy cầm tay hoặc máy đọc cố định. Các máy này sẽ chuyển
đổi sóng radio từ thẻ RFID sang một mã liên quan đến việc xác định các thông tin trong
một cơ sở dữ liệu máy tính do một cơ quan quản lý kiểm soát. Thẻ RFID co stheer gắn
lên bất ky một sản phẩm nào, từ vỏ hộp đồ uống, đế giày, quần bò cho đến trục ôtô. Các

công ty chỉ việc sử dụng máy tính để quản lý các sản phẩm từ xa. RFID có thể thay thế
kỹ thuật mã vạch hiện nay do RFID không chỉ có tính năng xá định nguồn gốc sản
phẩm mà còn cho phép nhà cung cấp và đại lý bán lẻ biết chính xác hơn thông tin
những mặt hàng trên quầy và còn trong kho của họ. các công ty bán lẻ không còn phải
lo kiểm kho, không lo sợ giao nhầm hàng và thống kê số lượng, mặt hàng sản phẩm
đang kinh doanh của các cửa hàng. Hơn nữa họ còn có thể biết chính xác bên trong túi
của khách hàng vào ra có những gì. Nó giúp các nhà quản lý kho có thể kiểm soát được
số lượng hàng hoa còn có trong kho là bao nhiêu là những mặt hàng nào...làm giảm
thiểu thời gian tốn cho việc kiểm tra hàng hóa.
Khi một RFID được gắn vào một sản phẩm, ngay tức khắc nó sẽ phát ra tín hiệu vô
tuyến cho sản phẩm đó đang năm ở vị trí nào, chỗ nào, trên xe đẩy vào kho, kho lạnh
hay trên xe đẩy của khách hàng. Do đó thiết bị này được kết nối trong mạng vi tinh của
cửa hàng,của nhà quản lý nhờ vậy mà các nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý dễ
dàng kiểm tra được hàng hóa của mình sản xuất ở đâu, màu sắc kích cỡ của sản phẩm,
để từ đó có biện pháp bảo quản phù hợp.
Nhờ RFID sẽ giảm được rất nhiều thời gian và chi phí quản lý hàng hóa. Tín hiệu vô
tuyến này phát ra sẽ giúp nhân viên bán hàng, nhân viên bốc dỡ và chất xếp, nhân viên
kiểm tra kho hàng làm việc nhanh hơn và chính xác, đảm bảo cho việc thu mua, tồn
kho, xuất nhập, theo dõi số lượng và chủng loại hàng hóa. Giúp cho nhà quản lý biết
chính xác lô hàng nào còn thiếu, lô hàng nào thừa, quá hạn hay chưa để từ đó có kế
hoạch điều chỉnh mua hàng cũng như dự trữ trong kho được đảm bảo... Nói tóm lại,