Quản lý thu chi của hợp tác xã

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã đây là 1 vấn đề còn
rất mới. Nhắc đến hợp tác xã chúng ta nghĩ rằng đây là một tập thể kinh tế yếu kém,
nhưng với sự phất triển của nền kinh tế thì hợp tác xã cũng đã có sự thay đổi không
ngừng cả về hình thức lẫn năng lực của hợp tác xã. Vì vậy việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào trong quản lý hợp tác xã là rất quan trọng. Ứng dụng công nghệ thông
tin sẽ làm cho năng lực quản lý hợp tác xã được nâng cao hơn.
Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý hợp tác xã là quản lý thu
chi của hợp tác xã. Vì vậy em đã chọn đề tài quản lý thu chi của hợp tác xã là đề tài
thực tập của mình.
Em xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của thạc sĩ Tống Minh Ngọc, và công
ty A-ZC đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Nội dung báo cáo gồm:
Chương 1: Tổng quan đề tài
Giới thiệu về đề tài
Chương 2: Khảo sát hệ thống
Khảo sát thưc tế các hợp tác xã
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 4: Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu
Chương 5: Cài đặt và thiết kế giao diện
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
1.1 Khảo sát nơi thực tập
Công ty cổ phần công nghệ và phần mềm A-Z
 Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty :
 Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật doanh
nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam.
 Tên Công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM A-Z

Tên giao dịch đối ngoại:
A-Z SOFTWARE AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY:
Tên viết tắt: A-Z SOFTWARE., JSC
 Trụ sở Công ty: Số 15A ngách 187/53, phố Hồng Mai, phường Quỳnh
Lôi, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
 Ngành, nghề kinh doanh :
. Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:
 Sản xuất, thiết kế, viết chương trình phần mềm công nghệ thông tin ;
 Thiết kế hệ thống máy tính (thiết kế, tạo lập trang chủ Internet, thiết kế
hệ thống máy tính tích hợp với phần cứng, phần mềm và các công nghệ
truyền thông);
 Thiết kế Website, cung cấp các dịch vụ Internet và phát triển các dịch
vụ gia tăng trên Internet (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);
 Buôn bán phần cứng, phần mềm tin học, các thiết bị truyền thông và công
nghệ tin học;
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh
vực tin học, truyền thông, thông tin;
 Tư vấn du học và hướng nghiệp nghề;
 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;
 Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./.
 Một số sản phẩm của công ty :
Quản lý thiết bị May 28
Quản lý kho
Quản lý công ty đóng tàu Hải Phòng
Các Website: Phong Hoàng, Huy Hoàng, Web kế toán…
1.2 Giới thiệu đề tài
 Tên đề tài

Quản lý thu chi trong hợp tác xã
 Mục tiêu của đề tài
Hợp tác xã của chúng ta hiện nay việc quản lý phần lớn là dựa trên giấy tờ
và việc tính toán chủ yếu là thực hiện bằng tay. Đây là một trong những hạn chế
trong việc quản lý của hợp tác xã. Quản lý một hợp tác xã trong những năm của
thập kỷ trước việc áp dụng công nghệ thông tin là một điều khó khăn thì ngày nay
việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã có thể thực hiện một
cách dễ dàng. Với phát triển của nền kinh tế thì việc các hợp tác xã cũng mở rộng
cả về quy mô và hình thức, không chỉ có hợp tác xã nông nghiệp mà còn có cả các
hợp tác xã về công nghiệp, hợp tác xã nhà ở hay hợp tác xã chợ… với một cơ sở hạ
tầng lớn và với một số vốn rất lớn. Việc quản lý hợp tác xã ngày càng chặt chẽ hơn
đặc biệt việc quản lý thu chi của một hợp tác xã là vấn đề trọng tâm trong việc giải
quyết vấn đề bài toán quản lý hợp tác xã.
Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của một
hợp tác xã giúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Phạm vi của đề tài
Đề tài quản lý thu chi hợp tác xã mà tôi đưa ra không chỉ quản lý thu chi của
một hợp tác xã mà có thể ứng dụng cho một số hợp tác xã với các hình thức hợp tác
xã khác nhau
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1 - Khảo sát thưc tế
 Tình hình kinh tế của hợp tác xã :
Dường như đã có nhiều người nghĩ rằng, ở các nước phát triển không có mô
hình hợp tác xã (HTX), liên minh HTX... Nhưng điều đó không hoàn toàn đúng
những nước phát triển như Đức, Pháp... mô hình HTX, liên minh HTX cũng rất phát
triển, không những thế, ở châu Âu còn có những liên minh HTX xuyên quốc gia
như tập đoàn Coop Norden hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng hóa trên khắp

3 nước: Đan Mạch, Thụy Điển, Thụy Sỹ với 4 hình thức kinh doanh: Cửa hàng, siêu
thị, siêu siêu thị và bách hóa, với 3.000 cửa hàng, 60.000 nghìn nhân viên phục vụ
trên 11 triệu khách hàng thường xuyên... Còn ở Việt Nam, sau thời kỳ “hưng thịnh”
của HTX, liên minh HTX trong thời kỳ bao cấp đã qua; Khi xóa bỏ bao cấp, vai trò
của HTX, liên minh HTX dường như bị “lãng quên”... Phải đến một vài năm trở lại
đây, đặc biệt là từ khi Chính phủ ban hành các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật
HTX 2003 và hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 5 năm (2006-2010), thì
nền kinh tế tập thể này mới thực sự được xem xét.
Tình hình kinh tế hợp tác xã năm 2005 đây là một ví dụ để chúng ta thấy
được quy mô hợp tác xã ở nước ta ngày càng được mở rộng.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Trong năm 2005, các hình thức hợp tác giản đơn (tổ, nhóm hợp tác, liên
kết...) tiếp tục được thành lập ở hầu hết các địa phương trên cả nước. Tuy nhiên,
phát triển mạnh nhất vẫn là một số tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long (Cần Thơ -
1.122 tổ hợp tác, Hậu Giang 350 tổ...) và một số tỉnh miền núi (Hà Giang – 2.634 tổ
hợp tác, Cao Bằng – 2.500 tổ), nơi nhu cầu hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau của người dân
rất bức thiết do điều kiện tự nhiên và tính chất sản xuất ở những khu vực này. Hoạt
động chủ yếu của các tổ hợp tác vẫn là hùn vốn, hỗ trợ vốn, cùng nhau ứng dụng
tiến bộ kỹ thuật, hợp tác làm thủy lợi, bơm tưới, hỗ trợ nhân lực sản xuất... Theo
báo cáo của các địa phương, tổng số tổ hợp tác trên cả nước đến thời điểm cuối năm
2005 có 320.000 tổ hợp tác, nhưng con số này có thể thấp hơn so với thực tế do có
đến 80% số tổ hợp tác không đăng ký hoạt động, quy mô nhỏ và phân tán, trong đó
lĩnh vực nông nghiệp chiếm hơn 50%. Thực tế trong năm qua cho thấy, các tổ hợp
tác phát triển mạnh trong lĩnh vực dịch vụ, tiểu thủ công nghiệp. Tuy mức độ liên
kết còn lỏng lẻo, mang tính thời vụ, các tổ hợp tác vẫn là một lực lượng quan trọng
góp phần thúc đẩy kinh tế hộ phát triển, tạo mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau
nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của từng hộ. Hầu hết trong số 20% tổ hợp
tác có đăng ký kinh doanh với ủy ban nhân dân xã, phường là những tổ hợp tác có

quy mô lớn hơn, có vốn góp, tài sản chung, được tổ chức và quản lý như một HTX.
 Một số hợp tác xã khảo sát :
 Hợp tác xã nông nghiệp Phù Nham :
Nằm ở cánh đồng Mường Lò, vựa lúa lớn thứ hai của Tây Bắc (sau Mường
Thanh). Đây là 1 hợp tác xã nông nghiệp có một quy mô lớn. Hợp tác xã với 1.421
hộ, 6.638 nhân khẩu. Số vốn hoạt động 1,82 tỉ đồng (năm 2004). Ngành nghề kinh
doanh dịch vụ của hợp tác xã đa dạng: dịch vụ mua bán kinh doanh nông sản; dịch
vụ cho vay các loại vật tư nông nghiệp; dịch vụ điện; dịch vụ mua bán hàng hóa
thương nghiệp; vật tư nông nghiệp; dịch vụ ngành nghề quản lý vườn cây, chăn
nuôi; dịch vụ kinh doanh vật liệu xây dựng sản xuất gạch EG5, dịch vụ vận tải, dịch
vụ tín dụng nội bộ; dịch vụ kinh doanh xăng dầu....
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Với 1 hợp tác xã có số lượng nhân khẩu rất lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý thu chi của hợp tác xã sẽ giúp cho việc quản lý của hợp tác xã được
chặt chẽ, chính xác hơn.
 Mô hình hợp tác xã quản lý kinh doanh chợ Láng hạ :
HTX Thương mại Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội được thành phố cho
phép chuyển 8343 m2 đất trồng rau sang xây dựng chợ. Năm 2001, HTX xây dựng
chợ với vốn đầu tư khoảng 6 tỷ đồng, chủ yếu là vốn góp, vốn vay của xã viên.
Năm 2002 chợ đi vào hoạt động, doanh thu từ chợ các năm: 2002: 2,4... tỷ đồng,
năm 2003: 2,5 tỷ đồng, năm 2004: 2,5 tỷ đồng chiếm gần 50% tổng doanh thu của
HTX. Trong các năm tới doanh thu của HTX đạt trên 10 tỷ đồng, trong đó chợ
doanh thu chợ chiếm đến 50%.
Đến đầu năm 2007, tổng nguồn vốn thuộc sở hữu tập thể đạt 24 tỷ đồng, trong đó
12 tỷ là vốn cố định, 12 tỷ vốn lưu động. Cơ cấu: vốn góp của xã viên là 5,8 tỷ, 18,2
tỷ là vốn tích lũy của HTX. Cơ cấu vốn nói lên cơ chế tự cấp vốn, hiệu quả kinh
doanh và khả năng đầu tư sắp tới của HTX.
HTX với 105 hộ thuê kinh doanh sạp, 375 hộ thuê kinh doanh chỗ ngồi, và

100 chỗ khác.
HTX có 131 xã viên, tạo việc làm cho 188 lao động trong đó có 57 người
không phải là xã viên, mức lương tối thiểu của lao động gần 1 triệu đồng/tháng,
mức tối đa gần 3 triệu đồng/tháng. Xã viên được ứng trước lãi vốn góp khoảng
600000 đồng/tháng. Trong những năm tới do nhu cầu mở rộng và nâng cấp các dịch
vụ tại chợ cũng như các dự án đầu tư mới trên 10 tỷ đồng, số xã viên và người lao
động đạt 220 người.
HTX nộp ngân sách hàng năm (không kể phần hộ kinh doanh trong chợ tự
nộp): Năm 2001 nộp 245 triệu đồng, năm 2002:792 triệu đồng, năm 2003: 1074
triệu, năm 2004: 1366 triệu đồng.
Với những con số nêu trên chúng ta có thể thấy được số lựong xã viên cũng như số
vốn của hợp tác xã rất lớn. Nguồn vốn của hợp tác xã có được chủ yếu là thu và đón
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
góp của các xã viên trong hợp tác xã. Vì vậy việc quản lý thu chi của hợ tác xã là rất
cần thiết
 Hợp tác xã nhà ở, một mô hình mới quản lý chung cư :
Nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và mô hình Hợp tác xã (HTX)
nhà ở đã được các cơ quan chức năng TP Hồ Chí Minh thảo luận trong buổi hội
thảo "HTX tham gia phát triển, quản lý và cung ứng dịch vụ nhà ở cho người có thu
nhập thấp" do Liên minh HTX TP Hồ Chí Minh tổ chức ngày 9/12.
Thành phố hiện nay có khoảng 500 chung cư, trong đó có trên 73.700 căn hộ do
Nhà nước quản lý, nhưng hầu như chỉ có các tổ dân
HTX nhà ở sẽ có 2 chức năng cơ bản là quản lý và cung cấp các dịch vụ nhà
ở như các dịch vụ an sinh xã hội, thông tin, liên lạc, dịch vụ tiện ích (giặt giũ, vệ
sinh, cung cấp lương thực, thực phẩm hoặc suất ăn)... Và chức năng thứ hai là HTX
sẽ dùng tiền vay hoặc tiền do các thành viên là pháp nhân (các doanh nghiệp muốn
xây dựng nhà cho cán bộ, công nhân viên của mình) đầu tư xây dựng các chung cư
và sau đó bán cho các xã viên dưới hình thức trả góp và cung cấp cho các xã viên

các dịch vụ như trên
Đây là một mô hình quản lý hiện đại, trong tương lai sẽ rất phát triển. Và
như chúng ta thấy mô hình trên đây sẽ cung cấp cho các hộ gia đình trong chung cư
những dịch vụ tốt. Vậy chúng ta sẽ cần 1 phần mêm quản lý để quản lý việc thu phí
dịch vụ của các hộ gia đình.
Từ những thực tế trên đây chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào trong quản lý hợp tác xã là rất càn thiết đặc biệt là trong vần đề
quản lý thu chi của hợp tác xã.
2.2 Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã
 Các đối tuợng và mối quan hệ giữa các đối tượng trong quản lý thu chi:
 Đối tượng hộ gia đình: Là đối tượng sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Đối tượng thu: Là đối tượng lưu trữ các khoản thu mà hợp tác xã thu của
hộ gia đình hay là lưu trữ các dich vụ mà hợp tác xã cung cấp cho hộ gia
đình như phí vệ sinh, phi bảo vệ…
 Đối tượng chi: Lưu trữ các khoản chi phục vụ cho hoạt động của hợp tác
xã như hoạt động tình nghĩa, hoạt động khen thưởng hoc sinh nghèo vượt
khó…
 Đối tượng nhân viên: Là đối tượng quản lý các hoạt động của hợp tác xã,
quản lý các hoạt động thu, chi( bao gồm cả quản lý lương), quản lý các
hộ gia đình trong hợp tác xã
 Mối quan hê giữa các đối tượng
 Nhân viên của hợp tác xã quản lý thu, chi, hộ gia đình của hợp tác xã.
 Một hộ gia đình có thể có một hoặc nhiều khoản thu
 Một khoản thu có thể bao gồm nhiều hộ gia đình
 Thực trạng, nghiệp vụ quản lý thu chi của các hợp tác xã
Việc quản lý thu chi của hợp tác xã quản lý các khoản thu và khoản chi
của hợp tác xã. Các khoản thu của hợp tác xã chủ yếu là các khoản thu nhằm

phục vụ lợi ích của các hộ khẩu trong hợp tác xã như: phí vệ sinh, phí bảo
vệ…Các khoản chi của hợp tác xã là để phục vụ các hoạt động của hợp tác
xã như: hoạt động tình nghĩa, khen thưởng….
 Quản lý thu:
Cứ đầu tháng hay đầu quý nhân viên của hợp tác xã sẽ đưa thông báo nộp
các khoản thu tiền đến từng hộ gia đình. Các hộ gia đình sẽ đến văn phòng hợp tác
xã để nộp tiền. Nhân viên thu tiền của hợp tác xã sẽ căn cứ vào khoản thu, gia đình
chính sách hay không chính sách,căn cứ vào số lượng đối tượng cần thu trong 1 hộ
mà đưa ra khoản tiền cần . Sau đó nhân viên của hợp tác xã sẽ ghi hóa đơn cho chủ
hộ. Với các khoản thu không căn cứ vào gia đình chính sách hay số nhân khẩu trong
1 hộ gia đình như tiền điện hay tiền nước thì sẽ dựa vào các phiếu thu tiền điện và
tiền nước mà nhà máy điện và nước gửi đến cho hợp tác xã và hợp tác xã sẽ thu tiền
của các hộ gia dình rồi chuyển đến sở điện hay sở nước nơi hợp tác xã hoạt động.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Quản lý chi:
Trong các dịp kỷ niệm hay ngày lễ hợp tác xã thường có các hoạt động như
là hoạt động tình nghĩa, hoạt động thăm các gia đình thương binh liệt sỹ hay tiền
thưởng cho các học sinh giỏi hay cho học sinh nghèo vượt khó…Các hợp tác xã sẽ
cố 1 quỹ và trong các dịp hợp tác xã sẽ chích ra 1 khoản.
 Quy trình nghiệp quản lý chi:
Khi đến ngày kỷ niệm hay ngày lệ chủ nhiệm hợp tác xã và các nhân viên sẽ
họp đưa ra các hoạt động để kỷ niệm từ đó đưa ra số tiền cần thiết để thực hiện các
hoạt động đó. Sau đó chủ nhiệm hợp tác xã sẽ ký giấy xuất tiền và nhân viên thu
quỹ sẽ cấp 1 hóa đơn xuất tiền cùng với số tiền như trong hóa đơn. Tất cả các khoản
chi này sẽ được hợp tác xã ghi lại và đưa ra các báo cáo thống kê. Việc quản lý thu
chi của hợp tác xã ở đây có thể bao gồm cả phần quản lý lương của nhân viên của
hợp tác xã.
Hàng tháng nhân viên hợp tác xã sẽ trả lương vào 1 ngày cố định mà hợp tác

xã quy định. Nhân viên quản lý lương sẽ căn cứ vào chức vụ, mức lương, số ngày
công, tiền thưởng, số tiền tạm ứng trong tháng này của nhân viên lĩnh lương mà
đưa ra số tiền thực lĩnh trong tháng này của nhân viên đó. Khi trả lương cho nhân
viên, nhân viên quản lý lương sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khỏan tiền lương mà
nhân viên lĩnh lương đã nhận. Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra 1 báo cáo tổng hợp về
các khoản thu ,chi cũng như tiền lưong hợp tác xã,và đồng thời thống kê lại nhân
khẩu trong hợp tác xã.
2.3 Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý
 Quản lý việc thu tiền của các hộ trong hợp tác xã
 Việc thu tiền của các hộ trong 1 hợp tác xã sẽ chia theo các quý hay
theo vụ hoặc theo tháng con tùy vào quy định của từng hợp tác xã
 Khi nào thu tiền các hộ trong hợp tác xã sẽ đến trụ sở của hợp tác xã để
nộp tiền hoặc là hợp tác xã sẽ cử nhân viên xuống các xóm, thôn để thu
tiền
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Một hộ gia đình có thể nộp tiền làm nhiều lần.Mỗi lần nộp đều được
ghi lại để sau này sẽ thông kê lại và đưa ra các báo cáo để thông báo
đến các hộ
 Việc thu tiền ở đây ngoài trừ 1 số khoản thu cố định như tiền nước hay
tiền điện thì các khoản thu khác hầu như là tính theo đầu người vì vậy
việc quản lý nhân khẩu trong gia đình là rất quan trọng vì nó quyết định
đến số tiền thu
 Việc thu tiền các hộ gia đình còn phụ thuộc vào 1 yếu tố nữa là gia đình
có phải chính sách hay không.Nếu là gia đình chính sách thì sẽ phải
miễn giảm các khoan thu,còn nếu không phải thì gia đình đó phải đóng
đầy đủ
 Sau khi thu tiền của hộ gia đình nhân viên thu tiên hợp tác xã sẽ đưa ra
1 hóa đơn xác nhận khoản thu số tiền đã thu của hộ gia đình đó

 Các khoản thu của hợp tác xã sẽ đựơc tổng hợp lại với các tiêu trí như:
tên khoản thu, số tiền…để dễ dàng cho việc quản lý
⇒ Từ đó chúng ta đưa ra công thức tính tiền phải thu là:
Thực đóng = Số tiền thu * Số lương nhân khẩu * (1- Phần trăm miễn giảm/100)
 Thực đóng: số tiền phải đóng của 1 hộ
 Số tiền thu: số tiền của khoản thu/1 nhân khẩu
 Số lương nhân khẩu: số lượng nhân khẩu nằm trong đối tượng thu
 Phần trăm miễn giảm: phần trăm miễn giảm (gia đình không chính sách quy
định phần trăm miễn giảm là =0%)
 Quản lý việc chi của hợp tác xã ở đây rộng hơn bởi vì bao gồm 2 phần là
lương của nhân viên và các hoạt động của hợp tác xã.
 Quản lý các hoạt động của hợp tác xã:
Các hoạt động của hợp tác xã sẽ được ghi lại với các tiêu trí như: tên hoạt
động, mục đích của hoạt động, số tiền chi nhằm mục đích quản lý một cách dễ dàng
các khoản chi của hợp tác xã. Chi tiết của các hoạt động cũng sẽ được ghi lại và đưa
hóa đơn xác nhận chi.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Một hoạt động của hợp tác xã có thể được cung cấp kinh phí làm nhiều lần
và mỗi lần chi đều được ghi lại và đưa ra hóa đơn
 Quản lý lương:
Quản lý lương của các nhân viên trong hợp tác xã…Chúng ta sẽ quản lý cá
việc chấm công cho từng nhân viên cũng như việc tạm ứng tiền cho tưng nhân viên.
Căn cứ vào số công của nhân viên, số tiền mà nhân viên đã tạm ứng, căn cứ vào
chức vụ của nhân viên và tiền thưởng mà hợp tác xã trả lương cho nhân viên. Sau
khi tính toán tiền lương cho nhân viên xong nhân viên quản lý lương sẽ trả lương
cho nhân viên đồng thời in ra 1 hóa đơn tiền lương
Tất cả cá yếu tố tác động liên quan đến việc tính lương như: tạm ứng, tiền thưởng,
chức vụ, số công… đều được lưu trữ để vào trong cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tính

lương 1 cách chính xác
⇒ Lương của nhân viên hợp tác xã sẽ được tính theo công thức
Thực lĩnh = tiền1 * số công + tiền3 + tiền4 – tiền2
 Thực lĩnh:số tiền thực lĩnh
 Tiền1: số tiền trên 1 công
 Tiền2: số tiền mà nhân viên đó đã tạm ứng
 Tiền3: số tiền phụ cấp chức vụ
 Tiền4: số tiền thưởng
 Số công: số ngày đi làm trong 1 tháng của nhân viên
 Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra các bản báo cáo thông kê về các khoản
thu chi, số hộ gia đình còn nợ hợp tác xã…
2.4 Các giải pháp đưa ra về mặt kỹ thuật
Từ thực trạng của các hợp tác xã hiện nay em đã đưa ra 1 số giả pháp áp
dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả của công việc quản lý thu chi
như:
 Lưu trữ thông tin về thu chi cũng như thông tin về nhân viên và hộ gia đình
của hợp tác xã vào trong cơ sở dữ liệu trong máy tính hoặc là trên server để
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Chúng ta sử dụng SQl Server 2000 để lưu trữ
cơ sở dữ liệu
 Sử dụng công nghệ .Net mà ở đây là ngôn ngữ lập trình C# để thao tác với
dữ liệu.
 Việc tính toán các khoản tiền thu, chi, lương của nhân viên và hộ gia đình
sẽ được thực hiện tự động người sử dụng chỉ việc đưa vào số liệu và đầu ra
sẽ là các hóa đơn và báo cáo
 Máy tính sẽ đưa ra các báo cáo thông kê về thu, chi, tiền lương của hợp tác
xã
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng
Chức năng của chương trình là quản lý thu chi của hợp tác xã.
 Trong quản lý thu chi có các chức năng là:
 Quản lý hộ khẩu
 Quản lý nhân viên
 Quản lý thu
 Quản lý chi
 Quản lý lương
 Trong chức năng quản lý hộ khẩu bao gồm các chức năng con là
 Quản lý nhân khẩu
 Quản lý chính sách
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Trong chức năng quản lý nhân viên bao gồm các chức năng con là
 Quản lý nhân viên
 Quản lý chức vụ
 Trong chức năng quản lý thu bao gồm các chức năng con là:
 Quản lý các khoản thu
 Quản lý việc thu tiền
 Trong chức năng quản lý chi bao gồm các chức năng con là:
 Quản lý các khoản chi
 Quản lý việc chi tiền
 Trong chức năng quản lý lương bao gồm các chức năng con là:
 Quản lý cách tính lương
 Quản lý lương tạm ứng

 Quản lý lương chi tiết
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
Từ việc phân tích nghiệp vụ và sơ đồ phân cấp chức năng em đã đưa ra sơ đồ phân
tích hệ thống quản lý thu chi của hợp tác xã.
Các ký hiệu của bản thiết kế hệ thống
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
Quản
lý thu
Chức năng
Luồng dữ
liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân
ngoài
Nhân viên
Kho nhân viên
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
3.2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Dữ liệu đầu vào :
 Các thông tin về hộ khẩu, thông tin về khoản thu, thông tin về nhân viên,
thông tin về các khoản chi.
 Dữ liệu đầu ra :
 Các hóa đơn thu tiền, hóa đơn xuất tiền, hóa đơn về lương, các báo cáo
thống kê
3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Chúng ta có 3 tác nhân ngoài (đối tượng) là hợp tác xã, nhân viên và hộ gia đình
 Các kho dữ liệu là kho nhân viên, kho hộ khẩu, kho thu chi, kho hóa đơn lương
 Các chức năng chính là quản lý nhân viên, quản lý hộ khẩu, quản lý thu, quản
chi chi, quản lý lương
 Đầu vào là các dữ liệu của hộ gia đình, thông tin lao động của nhân viên hợp tác
xã
 Đầu ra là các hóa đơn thu, hóa đơn chi, hóa đơn tiền lương, các dữ liệu đã được
định dạng chuẩn lưu vào trong cơ sở dữ liệu
 Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin từ các hộ gia đình và đưa vào kho
hộ khẩu
 Khi hợp tác xã có yêu cầu thu tiền đối với các hộ gia đình thì chức năng quản lý
thu sẽ đưa các thông báo đến cho các hộ gia đình và các hộ gia đình sẽ đến nộp
tiền. Sau đó các chức năng quản lý thu sẽ dựa vàp thông tin khoản thu và thông
tin của hộ gia đình mà đưa ra hóa đơn thu tiền và lưu trữ các hóa đơn thu tiền
vào trong kho thu chi. Chức năng quản lý thu cũng sẽ cập nhập thông tin về các
khoản thu mà hợp tác xã quy định vào kho thu chi.
 Khi hợp tác xã có yêu cầu xuất tiền cho các hoạt động của hợp tác xã. Chức
năng quản lý chi sẽ lấy thông tin từ kho nhân viên (đưa tiền cho nhân viên nào)
và thông tin quản lý thu chi (xuất tiền cho hoạt động gì ) từ đó đưa ra hóa đơn
chi và lưu trũ vào kho thu chi
 Khi hợp tác xã có yêu cầu trả lương cho nhân viên thì chức năng quản lý lương
sẽ lấy tất cả thông tin nhân viên từ kho nhân viên và đưa ra hóa đơn tiền lương
rồi lưu trữ vào trong kho hóa đơn lương.
3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý hộ khẩu”
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hộ khẩu
 Biểu đồ này gồm 2 tác nhân ngoài là: hợp tác xã và hộ gia đình
 Kho dữ liệu là kho chính sách và kho hộ khẩu
 Các chức năng chính là: quản lý chính sách và quản lý hộ khẩu
 Đầu vào là các thông tin về chính sách, phần trăm miễn giảm của chính sách,
thông tin về nhân khẩu của các hộ gia đình
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Hợp tác xã đưa ra các chính sách miễn giảm cho gia đình chính sách. Chức
năng quản lý chính sách sẽ lưu thông tin của chính sách vàp kho chính sách.
Khi hợp tác xã muốn cập nhập thông tin của các hộ khẩu trong hợp tác xã
chức năng quản lý hộ khẩu sẽ gửi thông báo đến các hộ gia đình và các hộ
gia đình cung cấp thông tin cho quản lý hộ khẩu. Chức năng quản lý hộ khẩu
sẽ lấy thông tin của hộ gia đình và thông tin về chính sách trong kho chính
sách lưu vào kho hộ khẩu.
3.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý nhân viên”
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên
 Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã
 Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ và kho nhân viên
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Các chức năng chính là: Quản lý chức vụ và quản lý thông tin nhân viên
 Đầu vào là các thông tin về các chức vụ trong hợp tác xã, mức phụ cấp của
các chức vụ, thông các nhân của nhân viên hợp tác xã

 Đầu ra là các thông tin về chức vụ, thông tin cá nhân nhưng đã được định
dạng chuẩn và lưu vào trong cơ sở dữ liệu
 Hợp tác xã sẽ đưa ra các chức vụ trong hợp tác xã, chức năng quản lý chức
vụ sẽ nhập các thông tin về chức vụ vào trong kho chức vụ. Khi hợp tác
tuyển nhân vào vào hợp tác xã chức năng quản lý nhân viên sẽ lấy thông tin
cá nhân và thông tin về chức vụ của nhân viên lưu vào kho nhân viên
3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý thu”
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thu
 Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là hộ gia đình và hợp tác xã
 Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản thu, kho hộ khẩu, kho chính sách, kho hóa
đơn thu
 Các chức năng chính là: Quản lý các khoản thu và quản lý việc thu tiền
 Đầu vào là các thông tin của hộ gia đình, thông tin của khoản thu
 Đầu ra là hóa đơn thu tiền
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
 Hợp tác xa đưa ra các khoản thu đối với các hộ gia đình (các dịch vụ mà các
hộ gia đình sử dụng) chức năng quản lý khoản thu sẽ lưu trữ thông tin về
khoản thu
Khi các hộ gia đình sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã thì hàng tháng sẽ
phải nọp cho hợp tác xã 1 khoản tiền tùy thuộc vào vao dịch vụ mà hộ gia
đình sử dụng. Chức năng quản lý thu tiền sẽ lầy các thông tin về họ gia đình,
thông tin về khoản thu, thông tin chính sách tổng hợp lại và đưa ra số tiền
phải đóng là bao nhiêu sau đó xuất ra 1 hóa đơn thu tiền.
3.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý chi”
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa

23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý chi
 Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã
 Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản chi, kho nhân viên, kho hóa đơn chi
 Các chức năng chính là: Quản lý các khoản chi và quản lý việc chi tiền
 Đầu vào là các thông tin của khoản chi, thông tin của nhân viên nhận khoản
chi đó
 Đầu ra là hóa đơn chi tiền
 Hợp tác xã sẽ quy định những khoản chi trong hợp tác xã của mình thông tin
khoản chi, số tiền chi chức năng quản lý các khoản chi sẽ lưu thông tin về
khoản chi đó vào trong kho khoản chi.
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý thu chi hợp tác xã
Khi hợp tác xã có 1 hoạt động phong trào thì bộ phận quản lý chi sẽ căn cứ
vào thông tin của khoản chi thông tin của nhân viên nhận tiền để đưa ra hóa
đơn chi
3.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý lương”
GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa
25