hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty tnhh bia huế

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của Đề tài
Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển, bước đầu hội nhập sâu vào nền kinh
tế thế giới và các tổ chức kinh tế khu vực. Đây là cơ hội và cũng là thách thức vì
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tự khẳng định được vị trí, chỗ đứng vững
chắc của mình trên nền kinh tế thị trường.
Như ta đã biết, chỉ khi nào chi phí sản xuất được quản lý tốt thì doanh nghiệp mới
có thể kiểm soát tốt được giá thành sản phẩm, để từ đó nâng cao được khả năng cạnh
tranh của mình so với đối thủ cùng ngành cũng như gia tăng lợi nhuận. Để có thể thực
hiện được điều này thì việc thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ, hiệu quả là một
trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống KSNB về
chi phí. Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho
các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để
điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà
quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết
định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo và
tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp.
Nhận thức được tầm quan trọng này, và với kiến thức học được kết hợp với thời
gian thực tập tại Công ty TNHH Bia Huế, em xin chọn đề tài “Một số góp ý nhằm
hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Bia Huế”.
Ngoài ra qua tìm hiểu em thấy đây là đề tài có tính thực tiễn rất cao vì qua đó có thể
giúp doanh nghiệp đánh giá lại công tác quản lí để nâng cao hiệu quả trong quản lí chi
phí trong thời gian tới. Tuy nhiên có ít nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất
ở trường Đại học Kinh tế Huế, và những đề tài này chưa đi sâu nghiên cứu vào kiểm
soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH Bia Huế. Đó cũng là lý
do để em chọn đề tài này cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
1
2. Mục đích nghiên cứu của Đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nhằm ba mục đích:
Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội
bộ trong doanh nghiệp.

Thứ hai, tìm hiểu quy trình kiểm soát nội bộ Công ty Bia Huế.
Thứ ba, từ kiến thức đã tìm hiểu đưa ra nhận xét, đánh giá. Từ đó, đề xuất một số
giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu hệ thống KSNB về chi phí SXKD tại Công ty TNHH Bia Huế. Tuy
nhiên, do Công ty TNHH Bia Huế là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh rất nhiều
loại sản phẩm, dịch vụ. Để có thể chuyên sâu nghiên cứu, đề tài này giới hạn phạm vi
nghiên cứu đối với SXKD đối với sản phẩm bia can 24 (không bao gồm chi phí tài
chính và chi phí bất thường).
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu,
tổng hợp những lý luận lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế.
- Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, tôi đã quan sát, phỏng vấn
những nhân viên của công ty để tìm hiểu công việc cụ thể của họ.
- Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành
phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ các chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được để
đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ chu trình sản xuất của công ty.
5. Nội dung nghiên cứu của Đề tài
Khoá luận gồm 3 phần:
Phần I: Đặt vấn đề
Phần II: Nội dung nghiên cứu.
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Bia Huế.
2
Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về
chi phí sản xuất tại Công ty Bia Huế.
Phần III: Kết luận và kiến nghị
3
PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm
Hiện nay, trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống kiểm
soát nội bộ theo COSO (Committee of Sponsoring organization) thuộc Hội đồng quốc
gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992, đó là:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm
thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
Ở Việt Nam, theo quyết định 36/2006/QĐ-NHNN ban hành ngày 01/08/2006 có
đưa ra khái niệm về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ như sau: “ Hệ thống kiểm tra,
kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu
tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật
hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp
thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra”.
Một điểm khác biệt trong định nghĩa về kiểm soát nội bộ của Việt Nam với định
nghĩa của COSO đó là sự nhấn mạnh thêm về mục tiêu ngăn ngừa và phát hiện gian
lận và sai sót. Tuy vậy, nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ được định là một hệ
thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
4
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (Ths. Đoàn Văn Hoạt 2004)
Theo COSO 1992 thì việc xác định đúng đắn các thành tố của hệ thống kiểm
soát nội bộ là rất quan trọng để góp phần nâng cao chất lượng kiểm soát. Tùy thuộc
vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ
được thiết kế khác nhau. Tuy nhiên, theo COSO 1992 một hệ thống kiểm soát nội bộ
gồm năm thành phần cơ bản đó là: (1) môi trường kiểm soát, (2) đánh giá rủi ro, (3)

hoạt động kiểm soát, (4) thông tin và truyền thông, (5) giám sát.
Bảng 1.1: Bảng các yếu tố cấu thành HTKSNB (Ths. Đoàn Văn Hoạt 2004)
Bộ phận
cấu thành
Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi trường
kiểm soát
Tạo ra sắc thái của một tổ chức,
chi phối đến ý thức của mọi
người trong tổ chức, là nền tảng
cho tất cả các bộ phận của kiểm
soát nội bộ
+ Tính chính trực và giá trị đạo đức
+ Đảm bảo về năng lực
+ Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm
toán
+ Triết lí quản lí và phong cách điều
hành
+ Cơ cấu tổ chức, phân định quyền
hạn trách nhiệm
+ Chính sách về nhân sự
Đánh giá
rủi ro
Đơn vị phải nhận biết và đối phó
với các rủi ro bằng cách thiết lập
mục tiêu của tổ chức và hình
thành một cơ chế để nhận dạng,
phân tích và đánh giá rủi ro liên
quan
+ Xác định mục tiêu của đơn vị

+ Nhận dạng rủi ro
+ Phân tích và đánh giá rủi ro
Hoạt động Các chính sách và thủ tục để bảo + Phân chia trách nhiệm đầy đủ
5
kiểm soát
đảm những chỉ thị của nhà quản
lí được thực hiện và có các hành
động cần thiết đối với rủi ro
nhằm thực hiện các mục tiêu của
đơn vị
+ Kiểm soát quá trình xử lí thông tin
+ Kiểm soát vật chất
+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện
+ Phân tích soát xét việc thực hiện
Thông tin
và truyền
thông
Hệ thống này đươc thiết lập để
mọi thành viên trong đơn vị có
khả năng nắm bắt và trao đổi
thông tin cần thiết cho việc điều
hành, quản trị và kiểm soát thông
tin.
+ Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ
thống kế toán phải bảo đảm chất
lượng thông tin.
+ Hệ thống truyền thông: phải đảm
bảo các kênh thông tin bên trong và
bên ngoài hoạt động hữu hiệu
Giám sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải
được giám sát và điều chỉnh khi
cần thiết. Hệ thống phải có khả
năng phản ứng linh động, thay
đổi theo môi trường bên trong và
bên ngoài.
+ Giám sát thường xuyên
+ Giám sát định kì
1.1.3. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp dù đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống
kiểm soát nội bộ thì cũng không thể đảm bảo có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn
toàn hữu hiệu. Bởi lẽ chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất nhiều
vào năng lực và phẩm chất của đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, để đánh giá một hệ
thống kiểm soát nội bộ là hiệu quả thì hệ thống đó cần phải thực hiện được các công
việc sau:
6
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được đánh giá tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản chính thức các quy tắc, chuẩn
mực nhằm phòng ngừa ban lãnh đạo và nhân viên bị lâm vào tình thế xung đột quyền
lợi với doanh nghiệp, kể cả ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc
chuẩn mực này bị vi phạm.
- Doanh nghiệp đã phổ biến các quy tắc, chuẩn mực nêu trên và yêu cầu tất cả các
nhân viên cam kết tuân thủ những nguyên tắc và chuẩn mực đó.
- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc lãnh đạo là tấm gương
cho các nhân viên noi theo.
- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cho công tác quản lý được
triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo chuẩn mực kiểm
toán Nhà nước hay quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập và báo cáo trực

tiếp cho cơ quan kiểm toán cấp trên hay lãnh đạo cao cấp của đơn vị.
- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như những hướng dẫn cho
hoạt động quản lý chung và các nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ: như quy định về xuất kho,
nhập kho, vận chuyển nội bộ…
- Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định việc tuyển dụng, đào
tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, tăng lương hay phụ cấp nhằm khuyến khích mọi người
nỗ lực làm việc.
- Doanh nghiệp đã thiết lập “Bảng mô tả công việc” cho nhân viên trong đơn vị.
- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, những tiêu chuẩn, hay công cụ kiểm
tra thích hợp với các chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận trong loại hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai
lệch do sử dụng các công cụ chuẩn mực kiểm toán không phù hợp.
- Doanh nghiệp không đặt ra các chuẩn mực, tiêu chí phi thực tế hoặc những
danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý.
7
- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự, đặc biệt là những vị trí nhạy
cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu
vực có vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định.
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
- Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh
giá và phân tích tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Doanh nghiệp có đề ra các biện pháp,kế hoạch, quy trình hành động cụ thể
nhằm giảm thiểu tác hịa rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc danh nghiệp đã
có biện pháp để tất cả nhân viên có nhận thức rõ ràng về tác hại của các rủi ro cũng
như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
- Doanh nghiệp đã đề ra các mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên
có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
- Doanh nghiệp có tập hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu kết

quả đó với định mức đã được thiết lập từ trước để điều chỉnh và bổ sung kịp thời.
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt
các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập, rõ ràng.
- Doanh nghiệp có quy định rõ ràng về quyền hạn, hay ủy quyền khi phê duyệt
một hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
- Doanh nghiệp có lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản để tạo điều kiện phân
định rõ ràng trách nhiệm thực hiện và giám sát công việc. Khi có sai phạm xảy ra sẽ
xác định được cá nhân hay bộ phận nào chịu trách nhiệm với sai phạm đó.
- Doanh nghiệp có chính sách bảo vệ, giám sát tài sản, vật tư, trang thiết bị khỏi
mất mát, hao hụt.
- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa lãnh đạo cấp cao sử dụng
kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào mục đích riêng.
8
1.1.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Chất lượng của hệ thống thông tin và truyền thông được đánh giá tốt nếu:
- Ban giám đốc và những người có thẩm quyền thường xuyên được cập nhật
thông tin quan trọng về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đảm bảo cho mọi nhân viên ở các bộ phận và cấp độ đều biết và
nắm rõ nội quy, chuẩn mực của tổ chức. Thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác
đến các cấp thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (ví dụ có ủy ban hay cá
nhân có trách nhiệm tiếp cận thông tin phát giác, hoặc đặt hòm thư góp ý) để nhân
viên báo cáo về các hành vi gian lận có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị.
- Doanh nghiệp có xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai,
hiểm họa, hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu
1.1.3.5 Hệ thống giám sát và thẩm định
Đây là hệ thống theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo
công việc này được triển, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt
nếu:
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ

tiêu kế hoạch đã định. Khi phát hiện ra các sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các
biện pháp điều chỉnh thích hợp.
- Công việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có kinh nghiệm và
chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao
hơn hoặc cho ban lãnh đạo.
- Những khiếm khuyết của hệ thống kiếm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm
toán viên nội bộ hay độc lập đều được báo cáo kịp thời và trực tiếp với cấp phụ trách
cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
- Doanh nghiệp yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về
mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của
9
doanh nghiệp hay luật pháp có khả năng làm giảm uy tín của doanh nghiệp và gây
thiệt hại kinh tế đối với công ty.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đủ năm thành phần và tất cả các
nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này được đánh giá tốt và sẽ mang lại lợi
ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
1.2. CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.1. Những vấn đề cơ bản trong hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất
1.2.1.1. Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh
Chi phí sản xuất là những biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí về lao
động sống và lao động vật hoá cần thiết để sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp phải
chi ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm)
Chi phí sản xuất được xác định trên cơ sở khối lượng sản phẩm, hệ thống định
mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của doanh nghiệp phù hợp với
những yếu tố khách quan của thị trường trong từng kỳ.
1.2.1.2. Phân loại chi phí
• Phân loại theo công dụng của chi phí
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Là giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu
chính, vật liệu phụ…tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực

hiện các lao vụ, dịch vụ
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương
của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
- Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng
như tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí công cụ, dụng cụ
xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất, khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, các
chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác thuộc phạm vi phân xưởng
10
Ngoài ra còn có thể phân loại theo các tiêu thức sau:
• Phân loại theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí (Yếu tố chi phí) bao
gồm:
− Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu
− Yếu tố chi phí nhân công
− Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ
− Yếu tố dịch vụ mua ngoài
− Yếu tố các chi phí khác bằng tiền
• Phân loại theo mối tương quan giữa chi phí với đối tượng tập
hợp chi phí có: Chi phí cơ bản, chi phí quản lý phục vụ
• Phân loại theo mối tương quan giữa chi phí và khối lượng sản
phẩm :
− Chi phí bất biến: ( Định phí, cố định ): Là những chi phí không thay
đổi ( hoặc có thay đổi ít ) khi khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành thay đổi .
− Chi phí khả biến ( biến phí, biến đổi): Là những chi phí thay đổi khi
khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành thay đổi.
1.2.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất
1.2.2.1. Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất
Kiểm soát chi phí là việc thiết lập các định mức chi phí trước khi đi vào hoạt
động sản xuất kinh doanh. Khi hoạt động này xảy ra cần theo dõi tình hình thực hiện
định mức chi phí thông qua các báo cáo kế toán. Sau đó tiếp tục sử dụng các phương
pháp thích hợp nhằm phân tích tình hình biến động của chi phí thực tế so với định mức

đã đặt ra trước đó. Thông qua đó có thể xác định được các nhân tố ảnh hưởng, khả
năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi
phí. Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương án
hoạt động mới, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho những kỳ sau.
11
1.2.2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý
Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong công việc quản lý,
điều quan trọng không phải là nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi
phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm
soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí
không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không
mang lại hiệu quả làm tốn kém thời gian và công sức bỏ ra .
1.2.2. Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất:
1.2.2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
1.2.2.1.1. Kiểm soát vật chất
a. Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu
Quá trình mua nguyên vật liệu nói riêng và mua hàng nói chung là tập hợp các
quyết định và các quy trình cần thiết cho sự tiếp nhận quyền sở hữu hàng hoá và dịch
vụ từ nhà cung cấp. Quá trình này thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của doanh
nghiệp đến nhà cung cấp và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng thành một khoản phải
trả hoặc việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
•
Phân chia trách nhiệm
Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm
nhằm ngăn chặn sự gian lận. Chẳng hạn, nếu bố trí một người thực hiện cả hai chức
năng mua hàng và nhận hàng có thể dẫn đến tình trạng mua hàng kém chất lượng.
Hoặc nếu một người kiêm nhiệm cả hai chức năng nhận hàng và thủ kho có thể dẫn
đến tình trạng nhận hàng khống.
12

•
Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu
−
Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu
cầu thực tế và dung hoà với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất của
đơn vị.
−
Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua
hàng hiện tại để đảm bảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận
chính xác.
−
Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩm
quyền xét duyệt và phê chuẩn để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mục
đích, không đúng tiêu chuẩn, khối lượng. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu
đến tài khoản trên Sổ Cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
•
Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
−
Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt
hàng.
−
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được
giấy đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
−
Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của
phiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin
về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách
13
−
Các liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận

hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị
thanh toán sau đó.
•
Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng
−
Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn
GTGT để đảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký
cùng lúc 3 liên
nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế.
−
Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh
tình trạng một người có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong
một thời gian dài để nảy sinh sự thông đồng.
−
Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua
hàng về công tác thu mua của bộ phận thu mua.
b. Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu
−
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng,
thời gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng.
−
Phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán.
−
Hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển
vào kho.
14
−
Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng
và kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này thường sẽ được gửi cho
bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Nếu bộ phận nhận hàng được

tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả nhân viên nhận
hàng và thủ kho.
c. Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho
−
Cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất
phẩm chất. Đặc biệt phải duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi vì nếu dự trữ không đủ sẽ
gây gián đoạn trong sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu dự trữ thừa sẽ dẫn đến ứ đọng
vốn.
−
Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất vật tư phải
được sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức
vật tư. Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ. Phiếu xuất
vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài
khoản chi phí nguyên vật liệu
−
Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này bao gồm:

Hạn chế việc tiếp cận với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, và
bán thành phẩm đang trong giai đoạn chế biến tại phân xưởng.
15

Theo dõi vật tư nhận về tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩm
hoàn thành và so sánh giữa vật tư tiêu hao thực tế với định mức sử dụng vật
tư.
1.2.2.1.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp
kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phương
pháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
Để áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị phải duy trì một hệ thống
sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả số

lượng và giá trị. Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng hàng trong kho, bảo đảm
thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với
sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho.
Trong các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kiểm soát nội bộ thường
được kiểm toán viên đánh giá là không hữu hiệu vì bộ phận kế toán không thực hiện
được chức năng kiểm tra đối chiếu của mình đối với vật tư.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần phải tổ
chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế
toán chi phí. Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn
của các số liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính của
doanh nghiệp sản xuất, thông qua việc:
16
−
Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chi
phí.
−
Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí cho
các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau (sản phẩm dở dang, thành phẩm).
−
Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số
liệu về giá thành thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước.
Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán trong chu trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ năng
lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:
−
Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sự
vận động của nguyên vật liệu trong sản xuất. Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí
phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
−
Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí

nguyên vật liệu.
1.2.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
1.2.2.2.1. Kiểm soát vật chất
a. Chức năng theo dõi nhân sự:
Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, sự kiểm soát của bộ phận này như sau:
17
−
Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận
nhân sự, và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về các
khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân ). Sau đó, một bộ hồ sơ
(gồm quyết định phân công, mức lương và văn bản đồng ý cho khấu trừ) phải được gửi
một bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động.
−
Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phận nhân sự
phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động.
−
Khi có biến động về lương, xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phận nhân sự
cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và tính lương
18
b. Chức năng theo dõi lao động
Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày
công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trã lương theo sản phẩm) để làm cơ sở
tính lương. Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tục
sau:
−
Người quản lý bộ phận phải lập bảng chấm công, hay báo cáo
sản lượng hoàn thành.
−
Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân
viên.

−
Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người
quản lý bộ phận và kết quả của máy ghi giờ; hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành
với phiếu nhập kho.
Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho
bộ phận tính lương.
c. Chức năng tính lương
Bộ phận tính lương phải bảo đảm rằng:
−
Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt
đối không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương.
19
−
Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận
tính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm
lương, xoá tên
d. Chức năng phát lương
Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lâp với các bộ phận nhân
sự, theo dõi lao động và tính lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát
lương cho từng nhân viên. Hiện nay, hầu hết các công ty sử dụng dịch vụ của Ngân
hàng phát lương cho nhân viên. Đơn vị mở các tài khoản cá nhân cho nhân viên ở
ngân hàng và tiền lương sẽ được chuyển khoản trực tiếp vào các tài khoản này.
1.2.2.2.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
Sổ kế toán chi tiết: mở cho các tài khoản 334, 335, 338. Sổ này mở cho từng tài
khoản, mỗi tài khoản có thể mở một hoặc một số trang tuỳ theo đặc điểm của đơn vị
Bảng thanh toán tiền lương, thưởng. Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích
theo lương. Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theo mẫu
quy định. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông số ghi
chép trên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự và thời
gian do đơn vị quy định.

Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợp
với quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
của từng đơn vị.
20
1.2.2.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
1.2.2.3.1. Kiểm soát vật chất
a. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ,
phụ tùng thay thế.
Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp.
b. Kiểm soát chi phí nhân công
Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phân
xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất. Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày
trong mục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
21
c. Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ
Đối với chi phí này liên quan đến việc mua sắm, quản lý và sử dụng hiệu quả
TSCĐ. Do đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí khấu hao và sửa chữa TSCĐ phải được
thực hiện tốt việc kiểm soát tốt TSCĐ.
−
Khi mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phù
hợp với kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu (đối với tài sản có giá trị cao), phải
tuân thủ các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền.
−
Doanh nghiệp cần xây dựng các quy định liên quan đến việc thanh lý tài
sản, mọi trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản đều phải được sự đồng ý của các bộ
phận có liên quan, phải thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định.
−
Xây dựng và phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá, hay tính

vào chi phí của niên độ.
−
Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ như thiết kế và áp dụng các biện
pháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản.
−
Xây dựng các quy định về tính khấu hao
−
Kiểm soát tính phù hợp của công việc phân bổ chi phí khấu hao vào giá
thành.
−
Xây dựng các kế hoạch, dự toán định mức chi phí khấu hao cho từng đối
tượng.
22
−
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Bảo quản tài sản, phê chuẩn và
ghi sổ việc mua, thanh lý nhượng TSCĐ.
d. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
Chi phí này bao gồm các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ, thuế thu nhập, thuế đất,
tiền ăn giữa ca; chi phí điện nước, điện thoại; chi phí bảo hộ an toàn lao động; chi phí
phòng cháy, phòng chống báo lụt Các khoản chi này rất cần thiết và chiếm tỷ trọng
khá lớn trong chi phí sản xuất nên công tác kiểm soát chi phí này cần được tăng cường
thường xuyên. Khi kiểm soát chi phí này cần:
−
Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục chứng từ (phương án sửa
chữa, biên bản sự cố, phiếu xuất kho ) liên quan dến các khoản chi phí xử lý sự cố,
sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các khoản dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng
tiền khác (chi phí tiếp khách, điện, nước, điện thoại )
−
Kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, dự toán, định mức.
−

Kiểm soát tính phù hợp quy định về tính chất của từng loại chi phí hạch
toán vào tài khoản chi phí tính giá thành.
1.2.2.3.1. Kiếm soát quá trình ghi chép
Chứng từ sử dụng: Các hóa đơn GTGT, hoá đơn cung cấp dịch vụ , phiếu chi,
bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng chấm công ,bảng thanh toán tiền lương,
giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho
23
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết sản xuất thường xuyên TSCĐ, sổ chi tiết
sửa chữa lớn TSCĐ
Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợp
với quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
của từng đơn vị.
24
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN
XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH BIA HUẾ
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Bia Huế
2.1.1.1. Lịch sử hình thành
Ngày 20/10/1990, Nhà máy Bia Huế được thành lập theo Quyết định số 402
QĐ/UB của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế với hình thức xí nghiệp liên doanh có vốn
góp từ các đơn vị quốc doanh và ngoài quốc doanh trong tỉnh và vay vốn ngân hàng.
Số vốn đầu tư ban đầu của Nhà máy là 2,4 triệu USD.
Năm 1994, Nhà máy tiến hành liên doanh với hãng bia Tuborg International
(TIAS) và quỹ công nghiệp Đan Mạch dành cho các nước phát triển (IFU) tại giấy
phép số 835/GP ngày 6/4/1994 với tỷ lệ góp vốn Việt Nam 50%, Đan Mạch 50%. Đây
thực sự là một bước ngoặt trọng đại trong quá trình phát triển của đơn vị. Từ đây, Nhà
máy Bia Huế chính thức mang tên Công ty Bia Huế.
2.1.1.2. Quá trình phát triển
Mặc dù chỉ là một DN bia địa phương với xuất phát điểm thấp, nhưng suốt hơn

20 năm qua, nhờ có cách làm hiệu quả, Cty Bia Huế (Huda) đã có bước phát triển
mạnh mẽ không ngừng.
Từ công suất ban đầu là 3 triệu lít/năm, đến năm 2003 công suất đưa lên 50 triệu
lít/năm, năm 2007 công suất đã lên đến gần 110 triệu lít/năm. Tháng 9/2006, Công ty
tiến hành xây dựng một nhà máy bia tại Khu công nghiệp Phú Bài giai đoạn 1 với
công suất 80 triệu lít/năm. Ngày 29/4/2008, nhà máy mày chính thức được khánh
thành và những mẻ bia đầu tiên. Tuy nhiên chỉ trong một thời gian ngắn, tình trạng
cung không đủ cầu lại tiếp tục diễn ra. Trước sức ép của thị trường, Công ty lại một
lần nữa phải đầu tư xây dựng để mở rộng sản xuất. Sau 12 tháng thiết kế, xây dựng,
25