một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưu trữ văn phòng

Lêi më ®Çu
Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp
hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có
hiệu quả.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan
đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ
máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nội
dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung
hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển
của các nước trên thế giới.
Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính
nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà
trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty
xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn
tốt nghiệp của mình.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể
không tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư,
đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phòng
hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đã
giúp em hoàn thiện luận văn này.
1
Bản thu hoạch thực tập đợc
chia làm 4 phần

Phn I: Chc nng nhim v c cu t chc ca cụng ty v vn phũng

cụng ty.
1. Chc nng v nhin v ca cụng ty.
2.2. C cu t chc ca Cụng ty.
Phn II: Tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty núi chung v cụng tỏc th ký, vn
th, lu tr núi riờng.
1. Tỡnh hỡnh thc t chung ca Cụng ty.
2. Cụng tỏc th ký.
3. Cụng tỏc vn th.
4. Cụng tỏc lu tr.
Phn III: Mt s ý kin nhm hon thin cụng tỏc th ký, vn th, l
tr ca cụng ty.
1. ỏnh giỏ chung v khõu cụng vic.
2. xut cỏc bin phỏp phỏt huy, khc phc.
Phn IV: Nhn xột ca Cụng ty v kt qu thc tp ca sinh viờn.
1. ý thc t chc k lut.
2. Hiu qu cụng vic trong thi gian thc tp.
3. Xp loi.
4. Thang im.
5. Ch ký ca lónh o trong Cụng ty thc tp.
2
PhÇn I
I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty
1. Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập
căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001
của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình
Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118.
- Nhiệm vụ chủ yếu của công ty.
Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ,
thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề để nâng cao đời sống cho con người.

2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính.
2.1Cơ cấu tổ chức của công ty.
Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho
giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có:
- Văn phòng Hành chính.
- Phòng Tài chính Kinh tế.
- Phòng Kinh tế thị trường.
- Phòng Quản lý thiết bị.
- Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư.
- Phòng Công Đoàn.
2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính:
Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về
tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác
LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01.
Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản
trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con
03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và
người làm bảo vệ của công ty 02.
3
Sơ đồ tổ chức.
4
Phó văn phòng
Nhân
viên
quản
trị đời
sống
Cán bộ
BHLĐ,
chuyên

viên
pháp
luật
Nhân
viên
chế độ
chính
sách
kiêm
văn thư
Nhân
viên
thống
kê lao
động
tiền
lương
Nhân
viên
bảo
vệ ,
trực
tổng
đài ,
sao
chép
tài liệu
Nhân
viên
bảo vệ

trực
điện
nước
Nhân
viên
nấu ăn
kiêm
tạp vụ
Nhân
viên lái
xe con
Chánh văn phòng
Phần II
Tình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần
Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118
1. Khái quát tình hình Công ty.
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty.
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118
được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy
móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường
sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên
thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên
thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng
Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải.
Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả
mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề vì
thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã
tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh.
Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một
doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng

Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phần
Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01
năm 2002.
Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớn
của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18,
vành đai 3 Hà Nội Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn
như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng
mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất,
đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế,
công trình Long An, Khách sạn Đông Dương và hàng loạt các công trình giao
thông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các công trình giao thông công ty
thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa
dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá
cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn
thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và
nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng
thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn
đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên.
Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính
vào công tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơ
bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm
ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty.
5
Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả
nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện
lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư
xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị
1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ.
Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ

sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những
công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi ) có đủ điều kiện đưa vào
sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm
đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải
qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa
điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập
ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai
đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông
( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau:
- Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình
thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công
trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập
ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát
thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ
thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn
phương án thi công hợp lý.
- Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp
đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ
( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất
hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công
6
Khảo sát thi công
Thi công
Hoàn thiện
Bàn giao
Nghiệm thu
lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề
đường.
- Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm
bảo tính thẩm mỹ của công trình.

- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình
đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu.
- Giai đoạn bàn giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn
giao đưa vào sử dụng.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hình
quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động
trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm
bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn
nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Đứng đầu bộ máy của công ty là giám đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền
cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban.
Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm:
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công
ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quan
đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự,
hành chính của công ty.
Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công
tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình.
Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp
đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công
trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình.
Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác
quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền.
Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công
ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi
công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng
năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết

bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ.


7
Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118.
2.Công tác thư ký.
2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của
các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư
ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn
còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của
ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ
Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng
trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta
8
Hội đồng quản trị
Giám đốc điều hành
Ban kiểm soát
Phó giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
điều hành
Các đơn vị
sản xuất
Các đơn vị
quản lý
Xưởng

sửa
chữa
Ban điều hành
dự án
Các
đội
thi
công
độc
lập
Văn
Phòng
Công
ty
Các đơn vị thi
công dự án
Văn
phòng
đại
diện
phía
nam
Phòng
kính
tế
thị
trường
Phòng
kĩ
thuật

công
nghệ
Phòng
tài
chính
kinh
tế
Phòng
quản
lý
thiết
bị
Trung
tâm
thí
nghiệm
thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công
việc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhận một phần hoặc
toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh phạm vi hoạt
động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rất
quan trọng.
Và sau một thời gian được về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc và
học hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất quý báu. Đây là một công ty hoạt
động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những công
tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ
trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực
hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả
những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin
pha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem
lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức

năng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực
hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức năng chính như:
Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư < còn
gọi là công tác thông tin >.
Chức năng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt
động văn bản.
Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phải
điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọi
lĩnh vực khác.
2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách.
a. Tổ chức tiếp khách trong công ty.
Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợi
trước khi vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với
nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và
yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịp
thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.
Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các
đơn vị thực hiện và duy trì.
- Ngày giờ tiếp khách của công ty.
- Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc
- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty
- Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo
- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty
- Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách
b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách
Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là
người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đối
với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên
9
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo thư ký không chỉ làm nhiệm vụ

đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu của
một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.
- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết
- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.
c. Tổ chức các buổi hẹn.
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp những
gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn.
Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công văn
Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và
có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp.
Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể
ghi vào sổ, phiếu hẹn
Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn,
trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi
tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận.
Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi công tác
chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các
buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thông
cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn.
Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng
cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những
thông tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này
thư ký cần hết sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân
biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than
phiền công việc này đoì hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những
quy định của công ty.
Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi người
thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau
mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc
này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng
như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác
thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
10
2.3. Tổ chức hội nghị.
a. Lập kế hoạch hội nghị .
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được
chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả .
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :
- Tên hội nghị .
- Thời gian hội nghị .
- Thành phần hội nghị .
- Nội dung hội nghị .
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.
b. Chuẩn bị hội nghị.
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội
nghị .
- Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được .
- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải

ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi
giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . Chuẩn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý.
- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao
c. Tiến hành hội nghị.
- Đón đại biểu .
- Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu
.
- Gữi đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay
báo cáo.
- Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc
hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau.
d. Công việc sau hội nghị .
- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức
thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc.
11
- Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chính
hoặc các giấy tờ thông báo cần thiết khác.
- Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị .
Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế mà
càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị là một yêu cầu của nghệ
thuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp Giám đốc hoàn thành một cách
xuất sắc công việc này.
2.4 Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công

tác cho lãnh đạo.
a. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh
đạo .
- Người thư cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môm của
mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động.
- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của Giám đốc.
- Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý, phục
vụ tin với những người dùng tin.
- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập
những thông tin cần thiết.
- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác khoa
học, hợp lý, đúng lúc
- Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đổi thông
tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng
b. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại.
Trong một văn phòng hiện đại điện thoại cùng với máy tính như một trợ thủ
đắc lực của lãnh đạo và các ban ngành. Đây là một trong những phương tiện
thông tin hiện đại nhất mà hàng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viên
luôn phải sử dụng để điều hành công việc. Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại
sẽ tiết kiệm được rất nhiều thơìư gian trong giải quyết công việc của người lãnh
đạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan.
Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảm bảo
tính khoa học và thuận lợi.
Người thư ký đóng vai trò như “ phin cà phê ” sàng lọc lọc các cuộc đàm
thoại điện thoại của Giám đốc. Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư
ký, hoạt động đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người thư ký,
vì theo thống kê của các nhà chuyên môn thì 75% các vấn đề hàng ngày được
giải quết qua điện thoại. Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phải
chuẩn bị kỹ như là thư công, phải chuẩn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từ
trước những vấn đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệ

thuật nói và nghe điện thoại. Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta
có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó
có cảm tình tốt hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và toàn công ty nói chung.
12
c. Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo.
Thư ký phaỉ biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mình
đảm nhiệm, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiện
nhiệm vụ Điều này tạo nên mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ của
công ty.
Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học đối với khối lượng công
viẹc của lãnh đạo. Đối với lãnh đạo thì chương trình kế hoạch không ở dạng chi
tiết, cụ thể mà được khái quát hoá thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệp
đối với toàn bộ tổ chức và có tác động đến tổng thể.
Thư ký cần phải theo dõi cả hai chương trình kế hoạch: Chương trình kế
hoạch hoạt động của cơ quan và chương trình quản lý của lãnh đạo.
Nói tóm lại, chương trình kế hoạch là một phương tiện hoạt động của người
lãnh đạo và cuả công ty. Nó đảm bảo cho mọi hoạt động trong công ty được
thực hiện đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Để trở thành một ngưòi thư ký tốt
cần phải hiểu biết và quan sát nhiều để không chỉ nắm vững nghiệp vụ của mình
mà phải nắm vững nghề của lãnh đạo.
2.5. Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi
lãnh đạo đi vắng.
a. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc.
Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty sẽ
quy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc. Các chuyến đi công
tác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những vấn đề
cụ thể thuộc chương trình kế hoạch nhằm đã xác định. Điều này thư ký cần quan
tâm đó là:
- Chức năng nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc.
- Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác.

- Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối qua hệ với các
công ty khác .
b. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác.
Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải phù
hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty. Khi lập kế hoạch các chuyến đi
công tác kể các chuyến đi công tác đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi hỏi
thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu trong việc lập
kế hoạch các chuyến đi công tác.
- Nội dung của chuyến đi.
- Mục tiêu của chuyến đi.
- Thời gian công tác.
- Cán bộ cùng đi với lãnh đạo.
- Phương tiện giao thông.
- Giấy tờ cần thiết.
- Tài liệu tham khảo, nghiên cứu.
- Kinh phí cho chuyến đi.
c. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác.
13
- Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận
về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoại hoặc Fax <
tuỳ theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian và nội
dung công tác >.
- Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi công
tác, tuỳ thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp khác
nhau. Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc cho giám
đốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bô phận chức
năng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để hoàn
thành công việc tốt nhất.
- Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc này cần được
tiến hành từ khái quát đến cụ thể. Trước hết, người thư ký cần tổng hợp các tư

liệu theo danh mục như các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực
chuyên môn Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải quyết mà
xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định mà chỉ cần tra
cứu, ghi lại số liệu để làm việc.
- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian công tác
cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Thư ký có
trách nhiệm báo cho phòng hành chính của công ty sau khi lựa chọn được
phương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến đi.
- Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi
công tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân và các giấy tờ
khác có liên quan.
- Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần thông báo phối
hợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác của
giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân tập thể
d . Nhiệm vụ của thư ký trong khi lãnh đạo đi công tác vắng.
- Trước khi Giám đốc đi công tác vắng : Thư ký dự buổi họp bàn giao của
Giám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những công
việc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng .
- Trong khi Giám đốc đi công tác : Thư ký giúp các cấp phó thực hiện nhiệm
vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, thao dõi tiến độ giải qyuết
công việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quan trọng
được giải quyết hoặc những tồn tại Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến
công việc của công ty để báo cáo với Giám đốc khi Giám đốc đi công tác về .
- Sau khi Giám đốc đi công tác về : Cần báo cáo tóm tắt diễn biến công việc
trong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác Nhận các tài liệu về
chuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý, hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí
công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ. Thư ký cần phải có sự chuẩn bị
chu đáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc đều có những kết quả tốt đẹp.
Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnh đạo
với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và được

lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng. Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ
14
trong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò
chức năng, nhiệm vụ của người thư ký.
3. Công tác văn thư.
Công tác vănthư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quan lý của các co quan
các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.
Cũng chính vì điều đó mầ công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng
được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước,
công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
3.1. Qúa trình hình thành văn bản.
Những văn bản do Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 ban hành là các văn bản
phục vụ quản lý mọi hoạt động của công ty khi đặt mối quan hệ với công ty cấp
trên và các công ty ngang cấp.
Văn bản do cơ quan ban hành gồm:
- Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính thông thường.
Văn bản được ban hành trong công ty phải theo đúng chuyên môn thẩm
quyền được nhà nước quy định.
- Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn bản đó đảm bảo hiệu lực
pháp lý, phải phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản và phải đủ, đúng 9 đến
10 thành phần theo quy định.
- Về nội dung: Khi quyết định ban hành văn bản cần xác định rõ nội dung
văn bản nhằm đạt tới mục đích gì, có thiết thực với yêu cầu công việc quản lý xã
hội không? Nội dung trình bầy văn bản phải mang tính khoa học và có khả năng
thực thi trong thực tế, đặc biệt là phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không được trái với quy định của cơ quan
quản lý nhà nước cấp trên.
- Về văn phong: Văn phong của văn bản phải phù hợp với nội dung của văn

bản trình bầy ngắn gọn, tính chính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu một
nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thông.
3.2. Tình hình ban hành văn bản.
Ban hành văn bản của công ty là do Chánh văn phòng hoặc là người được
Chánh văn phòng chỉ đích danh để soạn thảo một công văn cho công ty.
a. Trình tự soạn thảo văn bản.
- Chuẩn bị viết bản thảo: Trước khi soạn thảo văn bản người có trách nhiệm
phải xác định rõ mục đích yêu cầu của việc soạn thảo văn bản, phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản, khả năng thực hiện văn bản trong thực tế. Người
soạn thảo phải căn cứ vào phạm vi tính chất của mối quan hệ xã hội và nội dung
văn bản để điều chỉnh và tác động; căn cứ vào thẩm quyền ban hành xác định
hình thức của văn bản khi ban hành. Để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm
15
quyền ban hành của đơn vị, khi soạn thảo văn bản < đặc biệt là những văn bản
quy phạm pháp luật > người soạn thảo phải xây dựng đề cương và được xét
duyệt qua lãnh đạo công ty.
- Sửa chữa và duyệt văn bản: Khi đã hoàn chỉnh và dự thảo văn bản, người
soạn thảo phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến. Các văn bản có liên quan đến
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và đối tượng phạm vi điều chỉnh rộng thì phải gửi
bản thảo cho các đơn vị liên quan để trao đổi ý kiến và sửa chữa nếu các đơn vị
thống nhất thì báo cáo lãnh đạo cơ quan ký duyệt để lànm thủ tục ban hành.
- Người soạn thảo lãnh đạo cơ quan soạn thảo văn bản phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản do mình hoặc đơn vị mình soạn thảo.
Phải ký tắt vào cuối bản trình ký nhằm xác định vai trò trách nhiệm của người
soạn thảo đơn vị soạn thảo văn bản. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc căn cứ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty trong việc giúp công ty quản lý nhà nước
đối với lĩnh vực đựoc phân cấp, có trách nhiệm tham mưu xây dựng văn bản có
liên quan và chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn bản
tham mưu trình ký.
Hầu hết các văn bản của Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 khi ban hành

đều theo đúng trình tự đã quy định mặc dù vẫn có một số văn bản của công ty
sai thể thức và thể thức ký. Những cán bộ trong phòng hành chính nhanh chóng
khắc phục những thiếu sót đó để không gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ
ban hành văn bản trong công ty.
b. Thủ tục trình ký
b.1 Những quy định chung về chữ ký.
- Chữ ký phải là chữ ký của người có thẩm quyền.
- Chữ ký trong văn bản phải là chữ ký đã được đăng ký giới thiệu.
- Không được ký bằng bút mực đỏ, bút chì hoặc mực phai màu.
- Người ký phải ghi rõ họ tên, chức vụ.
- Những văn bản có chữ ký bằng dấu không có giá trị giao dịch .
b.2 Thủ tục trình ký văn bản .
Văn bản trình ký phải đầy đủ hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký xem xét
quyết định. Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp trình bày với
người ký văn bản.
Lãnh đạo cơ quan tham mưu xây dựng văn bản phải ký tắt vào văn bản
trình ký.
Mọi văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc, phó giám đốc ban hành, các
đơn vị phải chuyển qua phòng hành chính để kiểm tra, xem xét về thể thức và
nội dung của văn bản. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc công
ty về văn bản trình ký.
b.3 Thủ tục ký văn bản.
Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về
văn bản mình đã ký. Trước khi ký, người ký văn bản phải xem xét về nội dung,
16
hình thức thật kỹ lưỡng và quan trọng hơn là phải xác định được thẩm quyền
ban hành văn bản rồi mới ký.
Sơ quá trình viết và sửa tài liệu.

3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
17
Nội dung
Chỉ định người
viết,sửa tài liệu

Hoàn thiện tài liệu
viết,sửa tài liệu
Lấy ý kiến góp ý
Yêu cầu viết,sửa

tài liệu
Kiểm
tra
Duyệt
Lưu trữ,phân phối
Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, đỉều hành công việc
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty mình được gửi đến
các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Văn bản trước khi nhân bản để gửi các đơn vị có liên quan phải được đăng
ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ
quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu
trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn bản ban hành của
Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 không nhân bản trước khi ký mà thường
chỉ ký một bản để phô tô, sau đó mới đóng dấu lên các bản phô tô đó .
Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn thư trong cơ quan có nhiệm vụ rà
soát lại văn bản lần cuối về các hình thức và nội dung, nếu có phát hiện nghi vấn
thì trao đổi với người soạn thảo văn bản hoặc Chánh văn phòng, nếu chưa nhất
trí thì cán bộ văn thư có thể báo cáo cho người ký văn bản đó xem xét, quyết
định .

Các văn bản để nhân bản <photocopy> chỉ được thực hiện sau khi có sự
đồng ý của người ký văn bản. Một số hiện tượng sai sót trong văn bản đã được
nêu ở phần xây dựng văn bản gây nên một số trở ngại cho cán bộ văn thư công
ty khi tiến hành công việc đóng dấu. Đối với những văn bản cần chuyển giao
ngay, thì người soạn thảo văn bản có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho đúng quy
định trước khi ban hành văn bản.
Văn bản sau khi nhân bản và hoàn tất các thủ tục còn lại được chuyển giao
theo đúng thời gian quy định, đảm bảo chính xác bí mật, đúng địa chỉ, đúng số
lượng. Đối với những văn bản quan trọng có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc
nhận văn bản. Những văn bản có mức độ “khẩn, mật” thì phải đóng dấu chỉ mức
độ lên bì văn bản để đảm bảo quả trình thực thi.
Các văn bản gốc được xắp xếp theo từng cặp và lưu lại ở bộ phận văn thư
để phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao
hồ sơ tài liệu và lưu trữ công ty theo từng năm.
Văn bản đi của công ty thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá
trình thực hiện chức năng nhiện vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức
quản lý giải quyết văn bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm theo
đúng quy trình mà nhà nước đã quy định.
Tóm lại việc tổ chức các văn bản đi sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng
cao hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của công ty. Đồng thời qua đó góp
phần vào việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học đối với mỗi cán bộ, công
chức trong việc được giao.
Có như vậy các văn bản đi của công ty làm ra mới có tác dụng thiết thực
trong công tác quản lý đối với công ty.
18
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của công ty.
Số kí
hiệu
công
văn

Ngày
tháng
công văn
Tên loại và trích yếu nội
dung công văn
Nơi
nhận
Chữ
kí
Nơi
người
nhận
bản lưu
Ghi
chú
01 30/01/04 QĐ nhận chính thức ông
Ngô Duy Đăng
VP
02 03/02/04 Điều chỉnh hệ số lương VP
03 04/02/04 Quy định chức năng ,
nhiệm vụ quyền hạn của
phòng kế toán Quản lý
đầu tư
VP
04 20/02/04 Quyết định chấm dứt hợp
đồng với ông Chu Mạnh
Anh
VP
05 07/03/04 QĐ tiếp nhận thử việc
ông Hoa về Độithi công

số 6
VP
Ghi chú:
Cột 1: Số ký hiệu công văn
Cột 2: Ngày tháng công văn
Cột 3: Phân loại và trích yếu nội dung công văn
Cột 4: Nơi nhận
Cột 5: Người ký
Cột 6: Nơi người nhận bản lưu
Cột 7: Ghi chú
Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 trong qúa trình hoạt động Văn thư còn
phải nhập một số văn bản đến,văn bản đi quan trọng vào máy như:
Công văn đi
- Số TT: 01
Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/02/04. Ngày phát hành 08/02/04
- Phân loại :
- Nhóm chính: QĐ nhận chính thức.
- Nhóm chi tiết: QĐ nhận chính thức.
- Người ký : Ông Phạm Văn Bình . Số bản phát hành: 07
- Tóm tắt nội dung : < giống trích yếu nội dung>
- QĐ nhận chính thức: Ông Phạm Công Thắng. Kỹ sư đường bộ
- Nơi nhận : Đội thi công số 5
- Lưu trữ : Văn phòng
- Thời hạn lưu: Vĩnh viễn. Lâu dài: < 10năm > . Tạm thời <03năm>.
19
- Trình lãnh đạo : - Ngày trình giám đốc.
- Ngày nhận lại .
- Đơn vị soạn thảo và phát hành: Văn phòng
- Toàn văn nội dung.
Trong văn bản đi của công ty, ngoài chuyển công văn thông thường của

công ty còn có cả chuyển phát nhanh để phục vụ thông tin nhanh hơn, nhằm
nâng cao hiệu quả trong công việc. Quy trình chuyển của nó cũng giống như
chuyển công văn đi nhưng phong bì của nó thì khác so với công văn đi.
3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tổ chức và giải quyết công văn đến.
Tất cả các văn bản từ cơ quan khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hoặc
bưu điện, những tài liệu quan trọng đó do cá nhân mang từ hội nghị về đều
được gọi là văn bản đến. Vì vậy mà nội dung, thể loại và tác giả của văn bản đến
rất đa dạng, phức tạp. Cán bộ văn thư sau khi nhận các văn bản kiểm tra, phân
loại sơ bộ, sau đó đóng dấu đến ghi số ngày đến, làm thủ tục đăng ký vào sổ
quản lý văn bản đến, ghi phiếu chuyển và phân loại xử lý văn bản theo một số
trường hợp sau:
- Loại văn bản cần được xử lý gấp.
- Loại văn bản xử lý bình thường.
Các văn bản khi gửi đến công ty mà không đúng thể thức hành chính như:
Công văn không có ngày, tháng, năm thiếu trích yếu nội dung văn bản, không có
chữ ký hoặc không đúng thẩm quyền, bản phô tô mờ, văn bản gửi sai địa chỉ,
nhầu nát thì công ty sẽ gửi trả lại nơi ban hành để thực hiện theo đúng quy
định nhà nước hiện hành.
Văn bản được chuyển đến công ty ngày nào thì sẽ được chuyển ngay cho bộ
phận liên quan để kịp thời giải quyết. Vì số lượng các phòng ban trong cơ quan
không nhiều cho nên tất cả các văn bản đều được chuyển đến các phòng ban
theo chức năng cụ thể. Việc tổ chức như vậy sẽ có rất nhiều thuận lợi, đó là văn
bản được chuyển ngay đến các phòng ban, không có hiện tượng thất lạc hoặc
mất văn bản, số lượng người ra vào phòng hành chính không nhiều nên không
gây ảnh hưởng tới không khí làm việc trong phòng Bên cạnh đó, cũng còn một
số tồn tại trong việc này vì cán bộ văn thư phải chuyển văn bản đến từng phòng
ban cụ thể nên tốn nhiều thời gian.
Văn bản chuyển đến công ty có nhiều lọai ngoài những văn bản hành chính
thông thường thì những công văn, giấy tờ có đóng dấu “ hoả tốc”,

“ thượng khẩn” cần đựoc gửi ngay đi và phân phối ngay lúc nhận được. Những
công văn đóng dấu “ mật ”, “ tối mật ” thì cán bộ văn thư chỉ được phép bóc bì
ngoài hoặc vào sổ theo ký hiệu và nội dung bên ngoài bì. Sau đó cán bộ văn thư
chuyển văn bản đến cho đúng người nhận theo địa chỉ ghi ngoài bì, không được
bóc xem hoặc chuyển cho người khác không phải là người nhận.
Các văn bản chuyển đi phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời tính chính xác và
thống nhất. Khi văn bản đến công ty sẽ được xử lý, và giải quyết ngay tránh
20
trường hợp bị lẫn, văn bản không bị chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự
chậm trễ, tốn kém thời gian và công sức.
Theo dõi việc giải quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng trong
công ty trong việc thực hiện chức năng điều hành quản lý. Như chúng ta đã biết,
việc ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi công ty,
những vấn đề xử lý giải quyết văn bản trong thực tế như thế nào mới là yếu tố
quyết định. Vì vậy mà mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời
chính xác đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải
quyết chặt chẽ mang lại hiệu qủa thực sự trong công tác quản lý của mỗi công
ty.
Một số loại sổ sách mà cán bộ văn thư lập để quản lý các công văn đến
trong công ty.
- 01 Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan đơn vị khác
- 01 Sổ đăn gký giấy mời
- 01 Sổ chuyển giao văn bản đến
- 01 Sổ đăng ký nghỉ phép.
Các mẫu sổ của công ty đúng theo mẫu đã được học tại trường và đáp ứng nhu
cầu thực tế của công việc. Qua đó ta thấy giữa thực tế và công việc không có sự
khác biệt lắm, vì vậy mỗi sinh viên muốn nắm vững được thực tế công việc của
mình thì cần có sự áp dụng linh hoạt kiến thức đã được đào tạo tại trường.
Lập các sổ theo dõi văn bản đến để các cán bộ văn thư thực hiện trách nhiệm
của mình là theo dõi số lượng văn bản đến trong công ty để báo cáo cho lãnh

đạo công ty khi cần thiết.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của công ty.
Ngày
tháng đến
số
đến
Nơi gửi
công văn
số kí hiệu
công văn
Ngày
tháng công
văn
Nơi
người
nhận
Tên loại và trích
yếu nội dung
công văn
Kí
nhận
Ghi
chú
06/01/04 01 Ban
QLDA
thuỷ điện 3
101/EUN-
AT
31/12/03 V/v: Ngày khởi
công thi công gói

thầu số 4501-N2
15/01/04 02 Bộ GTVT 0258/04/
BGTVT
02/01/04 V/v: Tăng cường
công tác thanh
tra kiểm tra trong
ngành GTVT
09/02/04 03 Công ty cơ
khí ô tô
1/5
12/TCKT 01/02/04 V/v: Thông báo
thanh toán
Ghi chú:
Cột 1: Ngày tháng đến
Cột 2: Số đến
Cột 3: Nơi gửi công văn
Cột 4: Số ký hiệu công văn
21
Cột 5: Ngày tháng công văn
Cột 6: Nơi người nhận
Cột 7: Tên loại và trích yếu nội dung công văn
Cột 8: Ký nhận
Cột 9: Ghi chú
Mẫu dấu đến của cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến đã được học tại
trường . Về kích cỡ thì không thay đổi 30mm x 50mm nhưng về nội dung của
mẫu dấu đếnhọc trong trường khác với nội dung mẫu dấu đến tại công ty.

Dấu được học tại trường:

Dấu thực tế tại công ty

3.5 Lập hồ sơ hiện hành.
Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty là khâu nghiệp vụ quan
trọng cuối cùng của công tác văn thư đó là mắt xích nối liền giữa công tác văn
thư và công tác lưu trữ trong công ty. Cán bộ văn thư làm tốt công việc này sẽ
22
Tên cơ quan
Số
ĐẾN Ngày / /
Chuyển
Lưu hồ sơ: Số

Công văn đến
Số
Ngày / /2004
tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cán bộ làm công tác lưu trữ, tránh được
tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai
thác và nghiên cứu hiện tại và lâu dài. Cần chú ý đến trách nhiệm của người thư
ký trong việc tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào công ty. Thư ký phải giúp
lãnh đạo đôn đốc, kiểm tra lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty. Người thư ký
phải luôn lưu ý đến những đơn vị quan trọng và những người giữ nhiệm vụ chủ
chốt ở các phòng ban Nếu trong công ty kết hợp được cả ba công tác Thư ký,
Văn thư, Lưu trữ một cách khoa học thì tất cả các văn bản trong công ty được
giải quyết nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả công việc cao.
3.6 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu trong công ty.
Việc quản lý con dấu trong cơ quan phải đúng theo quy định trong. Nghị định
số 62/CP ngày 29/9/1993 của Chính phủ và Thông tư số 32/TT – LB của Bộ nội
vụ và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành ngày 30/12/1993 hướng dẫn thi
hành Nghị định 62/CP. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi
đã có chữ ký của người có thẩm quyền, đóng theo đúng thể thức đã được quy
định. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, không được phép tuỳ tiện mang dấu

theo người. Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký
của người ký văn bản. Cần phân biệt dấu của công ty và dấu văn phòng, tất cả
các con dấu của Công ty Cổ phần XD - CTGT 118 được giao cho Văn phòng
hành chính giữ, cán bộ và nhân viên trong phòng phải bảo quản và chịu trách
nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
Cán bộ văn thư trong công ty đã thực hiện tốt và đúng quy định về việc bảo
quản và sử dụng con dấu : Dấu được đóng lên văn bản theo đúng thẩm quyền,
chức danh, thường xuyên vệ sinh con dấu, có giá để con dấu và được đặt trong
tủ có khoá chắc chắn đảm bảo độ an toàn cao.
VD: Dấu giám đốc: Phan Chí Vĩnh.
3.7 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư.
a. Tổ chức lao động khoa học.
- Tổ chức lao động khoa học là phải dựa vào những thành tựu khoa học, công
nghệ và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng một cách có hệ thống vào hoạt động
sản xuất và quản lý cho phép kết hợp một cách tốt nhất hai yếu tố khoa học và
con người trong quá trình sản xuất thống nhất, đảm bảo việc sử dụng có hiệu
quả nguồn dự trữ nhân lực và vật lực, không ngừng nâng cao năng suất lao động
và giữ gìn sức khoẻ lao động.
- Lao động trong lĩnh vực văn thư có một số nét đặc biệt, lao động văn thư có
tính chất của lao động trí óc đồng thời có tính chất của lao động chân tay.
- Trong lao động quản lý hành chính các thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối
đồng nhất và thường hay lặp lại. Các đặc tính đó tạo điều kiện cho việc áp dụng
các phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá, tự động hoá. Hiện nay người ta có thể cơ
giới hoá và tự động hoá tới 80% nhữmg công việc đó. Việc tổ chức lao động văn
thư phụ thuộc vào tổ chức lao động chung trong công ty, đây là một bộ phận
23
không thể thiếu được trong toàn bộ công việc thuộc về tổ chức lao động khoa
học trong công ty.
b. Trang thiết bị công tác văn thư.
Trang thiết bị công tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo

năng suất chất lượng của công tác văn thư đồng thời cũng là một trong các yếu
tố giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình.
- Các phương tiện làm ra văn bản.
- Sao và nhân nhanh hàng loạt.
- Tra tìm, bảo quản và vận chuyển tài liệu.
- Đồ gỗ và các thiết bị chuyên dùng cho các phòng làm việc.
- Các phương tiện thông tin văn phòng.
4. Công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ được bảo quản thống nhất và tuyệt đối an toàn ở bộ phận lưu
trữ của công ty. Tất cả những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã
hội Được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty đều được giao nộp
vào lưu trữ mỗi năm.
Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm
phản ánh được hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội và có giá trị nhiều
mặt: Về chính trị, về kinh tế, về nghiên cứu khoa học và còn là một di sản văn
hoá đặc biệt quý giá của dân tộc. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực
tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đòi mỗi công ty cần quan tâm hơn nữa đến
công tác này, góp phần xây đắp nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc.
Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản chính hoặc bản có giá trị như bản
chính của các văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa
băng Những tài liệu mang độ mật phải được bảo quản theo đúng chế độ bảo
mật của nhà nước. Trong Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 đã có kho lưu trữ
riêng và có các quy định về công tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc.
Nhưng để làm tốt các công tác này đúng với quy định chung của nhà nước và
quy định chung của công ty thì các cán bộ làm công tác lưu trữ cần thực hiện tốt
những công việc như sau:
4.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty.
Đối với lưu trữ công ty, nguồn bổ xung chủ yếu là tài liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo Nghị định

42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc công việc được một năm phải tiên hành
nộp vào lưu trữ công ty. Cuối mỗi năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
trong công ty và các cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan
đến công tác, công văn giấy tờ phải kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang giữ
đem nộp cho bộ phận lưu trữ công ty đồng thời lưu trữ công ty phải căn cứ vào
danh mục hồ sơ để tiếp nhận tài liệu nộp lưu.
24
Những tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cần phải được chỉnh lý lập thành hồ
sơ đầy đủ và nộp theo đúng thời gian quy định, không giao nộp từng bó tài liệu
lộn xộn. Khi giao nộp hồ sơ vào lưư giữ công ty cần phải thực hịên việc lập biên
bản, biên bản được thành lập 02 bản < 01 để nơi nhận, 01 bản để nơi giao nộp
giữ >. Việc giao nhận cần phải kèm theo mục lục hệ thống danh sách những hồ
sơ tài liệu đem nộp.
Lưu trữ công ty hiện tại mới chỉ thu nhận tài liệu của bộ phận văn phòng
còn các phòng ban trực thuộc khác chưa thường xuyên nộp tài liệu vào lưu trữ,
vì thế mà một số tài liệu vẫn còn nằm rải rác và ở trong tình trạng lộn xộn Một
số ít thì đã được lạp hồ sơ nhưng chưa đúng quy định nên gây khó khăn trong
việc bảo quản và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ công ty.
4.2. Xác định giá trị tài liệu.
Đây thực chất là quá trình nghiên cứu sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn
của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản
trong kho và loại ra những tài liệu không còn giá trị để tiêu huỷ theo đúng quy
định của pháp luật hiện hành.
Việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành từ bộ phận văn thư cho đến
lưu trữ công ty. Trong văn thư công ty, xác định giá trị tài liệu chủ yếu được
thực hiện trong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình
lập danh mục hồ sơ cho công ty. Lưu trữ công ty có trách nhiệm kiểm tra lại giá
trị hồ sơ, tài liệu do văn thư công ty nộp lại.Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh
giá một cách toàn diện những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu đựơc xác
định không chính xác ở giai đoạn truớc sẽ được tiến hành tiêu huỷ. Khi tiến

hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để
tiến hành xem xét, đề nghị cấp có thẩm quyền. Cần lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị và bảo quản hồ sơ đó ở lưu trữ công ty với thời hạn lâu dài. Công việc
tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách nhà nước, giải phóng
được kho tàng trang thiết bị bảo quản, cung cấp vật liệu làm giấy cho các nhà
máy hoặc cơ sở sản xuất.
Do bộ phận văn thư trong công ty đã lập hồ sơ công việc và danh mục hồ
sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu được thực hiện đầy đủ, tạo nên tiền
đề thuận lợi cho lưu trữ công ty, bổ xung được những tài liệu có giá trị vào lưu
trữ lịch sử.
4.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi
thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trước
mắt và lâu dài. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất
mát hư hỏng Cán bộ lưu trữ công ty cần nắm rõ những nguyên nhân gây hư
hại tài liệu để đáp ứng những biện pháp khắc phục cho hợp lý. Ngoài ra cán bộ
lưu trữ cũng cần áp dụng những phương pháp quản lý tài liệu trong kho cụ thể là
việc xắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ, sắp xếp lên giá tủ, tiếp đến là
chế độ bảo vệ: Kiểm tra trạng thái vật lý của tài liệu, thường xuyên vệ sinh tài
liệu trong kho, có các biện pháp phòng cháy chữa cháy kịp thời và nếu cần thiết
25