tổ chưc hạch toán nguyên vật liệu ở công ty phát triển nông thôn

Lời mở đầu
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta công nghiệp là
ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh
nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây
dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công
trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế.
Do đặc trng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của
sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng nh gạch, cát, xi măng, sắt
thép, và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính
giá thành công trình đợc coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của
công ty. Hầu hết các vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể
công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành
công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch
toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hởng đến giá thành công trình và
kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng
đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công
tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác đợc giá vốn của công
trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy
rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lợc điều chỉnh
giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh
nghiệm công ty đang dần hoàn thiện đợc công tác kế toán của mình góp phần
quyết định đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng
của công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài Tổ chức hạch toán vật t ở
công ty xây dựng và phát triển nông thôn với mong muốn đi sâu vào tìm
hiểu phần hành kế toán này.
Bài viết này gồm có 3 phần nh sau:
kiểm toán 40A Khoa kế toán
1
Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở

công ty xây dựng và phát triển nông thôn.
Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển
nông thôn.
Phần III: Tổ chức kế toán vật t tại công ty.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
2
Phần 1:
Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ
chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng
và phát triển nông thôn
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà n-
ớc thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn trực thuộc
Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, đợc thành lập theo quyết định số
188-NN-TCCB/QĐ ngày 24/3/1993 của Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực
phẩm ( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tiền thân của công ty
là xí nghiệp khảo sát thiết kế ( theo quy chế thành lập và giải thể DNNN ban
hành kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ Tr-
ởng) khi đó vốn pháp định của công ty chỉ có 1.320.300.000( một tỷ ba trăm
hai mơi triệu ba trăm ngàn đồng chẵn).
Công ty có trụ sở chính tại 61B đờng Trờng Chinh- Đống Đa Hà
nội.
Điện thoại: 8696428-8694490.
Fax: 4.84.8.695945.
Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đờng Hồng Bàng
phờng Lê Mao- thành phố Vinh .
Điện thoại: 038.849437.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các
công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ

lợi, điện lực (đờng dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình
xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh
doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật t, vật liệu xây dựng, lập các dự án
đầu t cho các nông trờng, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng thời
kiểm toán 40A Khoa kế toán
3
thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nớc cũng nh nghĩa vụ
đối với Ngân sách Nhà nớc.
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã đợc:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-
BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số
1139/CGP ngày 2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số
40/GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đã đạt đợc trong sản xuất kinh doanh công ty đã
đợcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây
kết quả mà công ty đạt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những
tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460. Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.
+ Vốn NS cấp: 631.224.547.
+ Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.
- Vốn lu động: 1.255.917.033.

+ Vốn NS cấp: 1.057.183.509.
+ Vốn tự bổ sung: 198.733.524.
- Các loại vốn khác: 284.628.755.
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
kiểm toán 40A Khoa kế toán
4
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô
vừa nhng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn
quốc nên công ty tổ chức lực lợng thành 25 đội xây dựng. Sau khi trúng thầu
công ty sẽ giao cho một trong số 25 đội xây dựng để thi công các đội tự lo
nguyên vật liệu, tiến hành thi công và quản lý thi công.
Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđợc tổ
chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là ngời
đại diện cho Nhà nớc vừa là ngời đại diện cho cán bộ công nhân viên trong
công ty. Thay mặt cho công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc ) chịu trách
nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn,
thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân
viên công ty, Đồng thời Giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất
trong công ty.
Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán,
tập hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp
thời các thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế
tài chính của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh
tế của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các
kiểm toán 40A Khoa kế toán
5
Ban giám đốc
Đội XD số 25KT đội XD 25

Đội XD số 1KT đội XD 1
Phòng KHKTPhòng TCHC Phòng tài vụ Đội xây dựng
nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp đầy đủ các
chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nớc đôí
với hoạt động kế toán của công ty.
Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức
quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ
phân phát những tài liệu cho các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình,
tham gia dự thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu
cho các đội khi đợc Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công
các công trình trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong
quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn
phòng đại diện gọi là trung tâm t vấn đầu t và xây dựng đợc lập ra nhằm thực
hiện chức năng t vấn về đầu t xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có
nhu cầu và cũng giúp đỡ công ty có phơng án đầu t xây dựng.
Phần thứ 2:
kiểm toán 40A Khoa kế toán
6
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập
trung thống nhất của kế toán trởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng
thời căn cứ vào đặc trng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu,
cũng nh trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, đ-
ợc phân công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ phận kế toán
tại công ty bao gồm 5 ngời đợc phân chia nh sau:
+ Một kế toán trởng.

+ Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp.
+ Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ.
+ Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm.
+ Một thủ quỹ.
Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.
Kế toán tại các đội xây dựng đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)
Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra
toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế
độ Nhà nớc quy định. Ngoài ra, kế toán trởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp
các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những
biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
7
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị
trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt.
Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo
dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lợng và giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền l-
ơng đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác
thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi
phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó đợc
kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế
toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả
kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi
các TK sau:
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp.

TK 627- Chi phí sản xuất chung.
TK 152 Nguyên vật liệu.
TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 511 Doanh thu bán hàng.
TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
8
KT NH và TSCĐ
KT đội XD số 1
KTTTTM,TL,BHKT VL và TH Thủ quỹ
KT đội XD số 25
Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản
tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng
thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các
nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử
dụng và khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 TGNH.
TK 211 TSCĐ.
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 Quỹ đầu t và phát triển.
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh.

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm xã hội
(KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu
thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập
xuất quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ
quỹ công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lơng và
bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lơng cho cán bộ công nhân viên theo chế

độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng hàng quý kế toán
tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng, BHXH theo dõi các TK sau:
TK 334 Phải trả CNV.
TK 111 Tiền mặt.
TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu
thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ.
Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền
mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm
vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê
kiểm toán 40A Khoa kế toán
9
chứng từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công
ty.
2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài
khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài
chính ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Sử
dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát
triển nông thôn là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập,
phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ đợc phân loại và hạch toán vào các sổ
chi tiết nh sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362, và các sổ tổng hợp: sổ cái
TK, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Niên độ kế toán đợc bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày
31/12. Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm:
+Báo cáo kết quả kinh doanh.
+Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng giải trình thuyết minh.

+Bảng lu chuyển tiền tệ.
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là
sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau:
+ Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,
Sổ tổng hợp đợc ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: đợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở
các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình
đợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp
vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty
đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở
kiểm toán 40A Khoa kế toán
10
mỗi đội có một kế toán riêng nhng những nhân viên kế toán này chỉ làm
nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi
chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế
toán. Quy trình hạch toán nh sau:
Sơ đồ hạch toán kế toán
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.
Công ty sử dụng hình thức kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn
kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Từ năm 1999 trở về trớc công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử
dụng phơng pháp tính thuế là phơng pháp khấu trừ nhng tất cả thuế GTGT

đầu vào đều đợc hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhng từ năm 2000 cho đến
nay do nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi vì trong
kiểm toán 40A Khoa kế toán
11
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) chi tiếtSổ quỹ Bảng kê các CT gốc
CT - GSSổ ĐK CT - GS
Sổ cái
Bảng CĐSPS
Báo cáo
Bảng tổng hợp CT
doanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh
sản phẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nh-
ng cũng có thể sử dụng cho mục đích khác nh ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây
nhà phục vụ cho nhu cầu phúc lợi , Nên việc sử dụng TK3331 là cha hợp lý.
Vì vậy bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử dụng TK1331 để hạch
toán thuế GTGT đầu vào của nguyên vật liệu, hàng hoá và vẫn dùng phơng
pháp khấu trừ thuế.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
12
Phần 3:
tổ chức kế toán vật t ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
3.1.Đặc điểm vật t cuả công ty.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh
trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để
thực hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lợng
lớn về vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng.
Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng,
sắt, thép, có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh tre, nứa, gỗ làm xà

gồ, cốt pha, có những sản phẩm của ngành khai thác nh cát, đá,sỏi, những
vật liệu này có thể qua chế biến hoặc cha qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của
từng công trình. Cũng có loại sử dụng với khối lợng lớn nh xi măng, sắt,
thép, có loại chỉ cần một khối lợng nhỏ nh vôi, ve,đinh,
Hầu hết các loại vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực
thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu chiếm tỷ
trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy chỉ cần
có một sự thay đổi nhỏ về số lợng cũng nh giá mua của vật liệu cũng làm ảnh
hởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh
của doanh nghiệp. Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng và
phát triển nông thôn đòi hỏi phải đợc hạch toán một cách chính xác, rõ ràng
tránh nhầm lẫn và đợc coi là một phần hành đặc biệt quan trọng.
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng rất
khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh
chóng và thuận tiện nh sắt, thép, xi măng, có loại phải đặt làm theo thiết kế
nh cửa gỗ, cửa sắt, lan can, có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp nh
vôi, cát, sỏi, Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho nh xi măng, sắt,
thép, nhng có loại không thể bảo quản trong kho đợc nh gạch, cát, đá, gây
khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hởng tới quá
kiểm toán 40A Khoa kế toán
13
trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm
giảm chất lợng công trình.
ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là
việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh
phòng KHKT mua. Nhng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thực
hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho
các đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử ngời đi mua vật t,
các đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ
gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá

thành cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trờng vật liệu xây dựng khá
phong phú về chủng loại, chất lợng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy
công ty nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt
đầu từ năm 2000 công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật t
trong kho mà tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công
công trình và chuyển tới tận chân công trình. Nh vậy sẽ giảm đợc những chi
phí về bảo quản cũng nh hao hụt trong quá trình dự trữ.
3.2. Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:
Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công
công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác
nhau với số lợng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng
nh sử dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Những vật liệu có tính
năng công dụng nh nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho từng
nhóm đó ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhóm vật
liệu cụ thể theo từng loại thứ tự nh sau:
sổ danh điểm vật liệu
kiểm toán 40A Khoa kế toán
14
Mã vật liệu Tên, quy cách vật liệu
Đơn vị
tính
Cấp I Cấp II Cấp III
152.01 Xi măng
152.01.01 Xi măng Hoàng Thạch kg
152.01.02 Xi măng Bỉm Sơn kg
152.01.03 Xi măng trắng liên doanh kg
152.02 Cát
152.02.01 Cát đen m
152.02.02 Cát vàng m
152.03 Thép

152.03.01 Thép 6 kg
152.03.01.01 Thép 6 liên doanh kg
152.03.01.02 Thép 6 Thái Nguyên kg

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực
hiện phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào
một nhóm mà cha có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ,
nhiên liệu
Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật
liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của
vật liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát, ) làm ảnh hởng đến
tiến độ thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã
cố gắng làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những
loại vật liệu dễ bảo quản nh sắt, thép, đợc sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn
dễ lấy những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất
mát hao hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện
chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất
mát hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm đợc chi phí bốc xếp, vận
chuyển,bảo quản ở kho của đội và công ty.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
15
Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trờng hợp xử lý. Nếu hao hụt trong
định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định
mức do thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thờng còn nếu cha rõ
nguyên nhân thì phải chờ xử lý.
3.3 Đánh giá vật liệu.
Trên thực việc đánh giá vật liệu xuất nhập tồn tại công ty xây dựng và
phát triển nông thôn đợc phản ánh theo giá thực tế.
3.3.1 Với vật liệu nhập mua.
Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là giá

thực tế ghi trên hoá đơn ngời bán( Nếu đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc
dỡ ) hoặc nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu nhập kho là
giá thực tế ghi trên hoá đơn ngời bán cộng với giá phí vận chuyển ghi trên hoá
đơn vận chuyển( giá ghi trên hoá đơn ngời bán và giá phí vận chuyển ở đây
đều đã đợc tách thuế VAT).
3.3.2 Với vật liệu xuất kho.
Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩa
là công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo
yêu cầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho
mà xuất thẳng đến chân công trình thi công nhng kế toán đội vẫn lập phiếu
nhập phiếu xuất kho nh bình thờng, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi
bảo quản vật liệu tại chân công trình, theo dõi số lợng nhập xuất trên thẻ kho
và ký vào phiếu nhập phiếu xuất nh bình thờng. Chính vì vậy nên giá xuất kho
của vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh. Vật liệu xuất kho
thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô
hàng đó ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật liệu xuất
kho đó( Phiếu nhập và phiếu xuất đợc viết cùng một lúc).
3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật t.
3.4.1 Tổ chức nhập vật t.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
16
Từ năm 1999 trở về trớc vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây
dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua. Nếu
vật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên:
+Một liên giao cho thủ kho.
+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.
+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.
Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành một
liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lu đến cuối
tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ. Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây

dựng tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công
không nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật t chỉ
diễn ra trên danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật t của đội đem hoá đơn cho
ngời bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội
sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi
kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lợng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau
đó tổ chức bảo quản vật t ngay tại chân công trình.
Hoá đơn( GTGT) MS01 GTKT- 3LL
Liên 2( giao khách hàng) GP/00B
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACO
Địa chỉ: Thị xã Ninh Bình
Điện thoại: Số TK:
Mã 01 00386036
Họ tên ngời mua hàng: Đặng Sơn Hà.
Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công tr-
kiểm toán 40A Khoa kế toán
17
ờng trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình.
Địa chỉ: Tam Điệp thị xã Ninh Bình.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Số TK:
Mã 01 00103785 1
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Kính 5 ly xây
dựng

m
2
439,17 62.100 27.272.457
27.272.457
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.727.245
Tổng cộng: 29.999.702
Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mơi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm
linh hai chẵn.

Ngày 15 tháng 11 năm
2000
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị.

Phiếu nhập kho số69 MS01-VT.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT.
1/11/1995 của BTC
Họ tên ngời giao hàng: Đặng Sơn Hà.
Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH
Kỳ Anh KALACO.
Nhập tại kho: Công trờng.
STT Tên,nhãn hiệu,

quy cách vật t
MS
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo
CT
Thực

nhập
1 Kính 5 ly xây M
2
439,17 439,17 62.100 27.272.457
kiểm toán 40A Khoa kế toán
18
dựng
Cộng 27.272.457
Cộng thành tiền: Hai mơi bảy triệu hai trăm bảy hai nghìn bốn trăm
năm mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho KT chi tiết Thủ trởng đơn vị
3.4.2 Tổ chức xuất kho vật t.
Phiếu xuất kho do kế toán đội lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập
kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho đợc viết cùng một lúc với phiếu nhập
kho nên thủ kho sẽ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một thời
điểm. Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ gửi
lên phòng tài vụ của công ty ở đó kế toán vật liệu xem xét tính hợp lý của
chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật t.
Phiếu xuất kho theo mẫu nh sau:
Phiếu xuất kho số 69 MS02/VT
Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC .
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Tiến.
Địa chỉ: Đội xây dựng số 18 Công trờng trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình.
Lý do xuất kho: Xuất kho cho thi công công trình trờng công nhân cơ giới I.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
19
Xuất tại kho: Kho công trờng trờng công nhân cơ giới I
STT Tên, nhãn hiệu,

quy cách(sp, hh)
MS
ĐV
tính
Số lợng Đơn
giá
Thành tiền
Theo
CT
Thực
xuất
1 Kính 5 ly xây
dựng
M
2
439,17 439,17 62.100 27.272.457
Cộng 27.272.457
Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Hai bảy triệu hai trăm bảy mơi hai
nghìn bốn trăm năm mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Ngời mua hàng Thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
3.5. Kế toán chi tiết vật liệu
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phơng pháp ghi thẻ
song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
Kế toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
+ Phiếu nhâp kho( mẫu 01 VT).
+ Phiếu xuất kho( mẫu 02 VT).
Mặc dù trên thực tế vật liệu không đợc nhập kho nhng thủ kho của đội
xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho.

kiểm toán 40A Khoa kế toán
20
Sổ tổng hợp X,N,T
Sổ chi tiết NVLPhiếu nhập kho Phiếu xuất
Thẻ kho
Mẫu thẻ kho đợc quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ xuất nhập vật
liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số
thực nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến hành
ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc xuất nhập tồn vật liệu về mặt số lợng.
Do vật liệu chỉ đợc mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất bấy
nhiêu nên không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho đợc mở riêng cho từng loại vật
liệu, định kỳ đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số lợng.
Thẻ kho
Tên nhãn hiệu quy cách: Kính 5 ly xây dựng.
Đơn vị tính: m
3
MS:
Kho : Công trờng CNCG I Ninh Bình - Đội xây dựng số18
Quý IV- 2000
STT Chứng từ Trích yếu Ngày
X-N
Số lợng
SH NT Nhập Xuất Tồn
Tồn kho 01/10 -
1 69-N 15/11 Mua kính 5 ly
xây dựng
15/11 439,17
2 69-X 15/11 Xuất kho cho
thi công
15/11 439,17

Tổng cộng 829,37 829,37
Tồn kho 31/12 -
Phòng kế toán: Thông thờng kế toán vật liệu nhận đợc các chứng từ do kế
toán đội gửi lên. sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ,
kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo số lợng, đơn giá, thành
tiền. Kế toán chi tiết vật t định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số
liệu trên thẻ kho do thủ kho đội lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán
kiểm toán 40A Khoa kế toán
21
chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu theo từng
nhóm, loại vật liệu.
Sổ chi tiết vật liệu
Tên vật liệu: Kính 5 ly xây dựng
Quý IV - 2000
Công ty Diễn giải TK
đ/
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT Sl T. tiền Sl T. tiền Sl Tt
Tồn kho
01/10/2000
-
69 15/11 Mua kính 5
ly xây dựng
1362 62.100 439,17 27.272.457
69 15/11 Xuất kho thi
công
621 62.100 439,1

7
27.272.457

Cộng 829,37 51.503.877 829,3
7
51.503.877
Tồn kho
31/12
-

Ngày 31 tháng 12 năm 2000
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu
kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu trên
cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng.
3.6. Kế toán tổng hợp vật liệu.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
22
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng phơng pháp kê khai
thờng xuyên để hạch toán. Các nghiệp nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản
ánh hàng ngày lên các bảng kê, sổ chi tiết,
Khi đội mua vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá ghi trên hoá đơn không thuế + các chi phí có liên
quan
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 1362: Công ty tạm ứng cho đội xây dựng để mua vật liệu.
Khi xuất kho vật liệu cho thi công:
Nợ TK 621: Chi phí NVLTT.
Có TK 152: Vật liệu xuất kho cho thi công.
Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đa về chi

phí quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thờng. Kế toán
hạch toán nh sau:
Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức cho phép.
Nợ TK 111: Thủ kho phải bồi thờng.
Có TK 152: Số vật liệu thiếu hụt.
Nếu phát hiện vật liệu thừa kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Nợ TK 152
Có TK 642
Nếu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp kế toán ghi:
Nợ TK 642
Có TK 152
Nếu xuất vật liệu ủng hộ, tặng biếu kế toán ghi:
Nợ TK 4312
Có TK 152
Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán đội gửi lên kế toán vl tiến
hành lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ đợc lập riêng cho từng công trình là
bảng tập hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở
kiểm toán 40A Khoa kế toán
23
để lập các chứng từ ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho
đôi xây dựng tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê
TK1362 bên Có để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê
đều do kế toán đội lậpvà gửi lên nhng cũng có công trình bảng kê chứng từ do
kế toán vật liệu lập. Thông thờng kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi chi
phí riêng cho từng công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan đến
công trình nh phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng, đợc tập
hợp trong suốt quá trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ, chứng từ
ghi sổ lập cho công trình đó cũng đợc lu trong cặp hồ sơ đó. Cặp hồ sơ cho
từng công trình sau khi hoàn thành sẽ đợc bảo quản và lu trữ tại phòng tài vụ

cuả công ty.
Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 1362 ( Trích )
Quý IV- Công trình trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình
SHCT
Nội dung
Tổng
số tiền
TK ghi bên Nợ
SCT NTCT TK152 TK1331 TK627
102 04/10 Mua khuôn
cửa cho
công trình
1.280.000 1.241.600 38.400
103 05/10 Mua khoá
Minh Khai cho
công trình
1.360.000 1.319.200 40.800
104 05/10 Mua xi măng 7.040.000 6.400.000 640.000
105 15/10 Nộp tiền
điện thoại
213.524 213.524

110 15/10 Mua kính 5 ly
cho xây dựng
26.654.562 24.231.420 2.423.142

118 15/11 Mua kính 5 ly
cho xây dựng
29.999.702 27.272.457 2.727.245

Cộng 1.141.640.712 87.549.000 15.856.
788
kiểm toán 40A Khoa kế toán
24
Khi xuất vật liệu cho thi công thì kế toán sử dụng bảng kê chứng từ
bên có TK 152 để tập hợp chứng từ xuất.
Việc nhập xuất ở đây chủ yếu liên quan đến 2 TK 152 và TK 1362 vì
vậy bảng kê bên có TK1362 và bảng kê bên có TK 152 đợc sử dụng phổ biến
nhất.
Bảng kê chứng từ bên có TK152
( Công trình trờng CNCG I Ninh Bình)
Quý IV năm 2000
SHCT Nội dung Tổng số tiền TK đối ứng Nợ
SH NT TK621 TK
62 05/10
Xuất ống 48
cho thi công trình
4.562.021 4.562.021
63 05/10 Xuất khuôn cửa để
thi công trình
1.241.600 1.241.600

67 15/10 Xuất kính 5 ly để
thi công công trình
24.231.420 24.231.420

Cộng 1.141.640.712 1.141,640.712
Sau đó trên cơ sở sốliệu đã đợc tập hợp trên các bảng kê chứng từ,
kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ ghi sổ đợc lập
riêng cho từng công trình, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đợc lập cho tất cả các

công trình của cả các đội xây dựng trong công ty.
kiểm toán 40A Khoa kế toán
25